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ACTA DE REVISIN POR LA DIRECCIN

Cdigo Versin Fecha

FG 002 03 2008-04-18

CITANTE Luz Mariela Sorza Zapata Citacin a Reunin de Revisin por la Direccin Fecha de Reunin Da Mes Ao 16 y 17 11 2011 Acta No. 004 Ordinaria Carcter de la Reunin X Extraordinaria Hora final 12:00m.m 5:00p.m

Lugar de Reunin Auditorio Pedronel Gmez ORDEN DEL DIA

Hora inicio 8:00a.m 1:30p.m

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Resultados de Auditoras Retroalimentacin del Cliente Desempeo de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la direccin Cambios que podran afectar el Sistema de Gestin de la Calidad Recomendaciones de la mejora para el ao 2011 Riesgos actualizados e identificados para la entidad Revisin de la adecuacin de la poltica y los objetivos de la calidad Resultados de la Revisin por la Direccin

DESARROLLO Y DECISIONES 1. RESULTADOS DE AUDITORAS Auditora Externa De los 14 aspectos a mejorar derivados del informe de auditora del ICONTEC (diciembre de 2010) se han implementado y cumplido a satisfaccin 10 mejoras, 2 se estn implementando y tienen con proyeccin para el prximo ao (7.10 Considerar la integracin del sistema con la Norma Tcnica Colombiana 5555/2007 y 7.11 Considerar igualmente, la Norma ISO 27001, como una opcin para el aseguramiento de la informacin.) y 2 observaciones referente a los indicadores de gestin se han trabajado durante el segundo semestre con la revisin y actualizacin del Manual de Indicadores 2011. Ver Informes mensuales del Gestin del Sistema de Gestin de la Calidad 2011. Auditora Interna Entre el 20 de junio al 1 de julio se llev a cabo una auditora interna a los 18 procesos institucionales, obteniendo como resultado: 31 no conformidades y 46 aspectos a mejorar para un total de 77 hallazgos.

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Derivada de los resultados de esta auditora y en concordancia con lo dispuesto en el Procedimiento para la Planificacin y Ejecucin de Auditoras Internas PECV 002, se ejecut del 7 al 14 de septiembre auditora complementara a los procesos de Gestin de la Comunicacin, Gestin Laboratorios, Proyeccin Social y Desarrollo Curricular, obteniendo como resultado 7 no conformidades y 4 aspectos a mejorar para un total de 11 hallazgos. Las auditoras internas nos permitieron evaluar cada una de las Facultades, la formacin para el trabajo y el desarrollo humano con los programas tcnicos laborales y la conformidad de los procesos institucionales frente a los criterios establecidos en las normas ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009 y los procedimientos del Instituto Tecnolgico Metropolitano. Como resultado de la auditora interna se concluye que el Sistema Gestin de la Calidad es: CONVENIENTE porque los resultados de auditoria son tiles para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada o potencial, en pro del mejoramiento continuo del Servicio Educativo. ADECUADO porque se evidenci solo una no conformidad al numeral 4.1f Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos, lo cual demuestra que existe coherencia de los objetivos de los procesos con la Filosofa Institucional y el seguimiento y medicin a travs de los indicadores de gestin. EFICAZ porque al cerrar las acciones se evala la causa de las mismas y se eliminan, lo cual se demuestra con el cierre eficaz del 68% (19 acciones correctivas) del total de las no conformidades detectadas en el ao 2010 (28 acciones correctivas). Y con el cierre eficaz del 81% (25 acciones preventivas) del total de los aspectos por mejorar en el ao 2010 (31 acciones preventivas). Se aclara que en la auditoria del ao 2010 realizada a todos los procesos, se detect 24 no conformidades y 29 aspectos a mejorar, y en la auditoria complementaria 4 no conformidades y 2 aspectos a mejorar. La suma total de los hallazgos dejan como resultado un cierre eficaz del 75%. Vase informe del Sistema de Gestin de la Calidad del 15 de julio de 2011. EFICIENTE porque la inversin de recursos en capacitacin permiti la participacin activa y empoderamiento de los lderes, responsables de procesos y auditores internos en el desarrollo de la auditora, y en la profundidad en los resultados. EFECTIVO porque se evidencia la disponibilidad y actitud positiva para el desarrollo de las auditoras internas, en la iniciativa de implementar acciones por autocontrol (15 acciones en el ao 2011) y la autogestin permanente que se materializa en la reformulacin de reglamentos y estatutos. Es de anotar que la implementacin de acciones por autocontrol requiere la documentacin en el Sistema Mejoramiso, ya que muchas de estas no son registradas.

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Tabla 1. Resultado del primer ciclo de auditora 2011

Tabla 2. Resultados del segundo ciclo de auditoras 2011 (Complementario)

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2. RETROALIMENTACIN DEL CLIENTE Para la retroalimentacin del cliente la Institucin ha diseado encuestas en los procesos de: Desarrollo Curricular, Proyeccin Social, Bienestar Institucional, Gestin del Conocimiento, Internacionalizacin de Conocimiento, Gestin de la Comunicacin, Autoevaluacin, Gestin Financiera y Gestin de Laboratorios, las cuales permiten y permitirn evidenciar la satisfaccin de los diferentes clientes de estos servicios. Ver Anexo N1 Diapositivas de la Revisin por la Direccin de cada proceso. En cuanto a las QRS, la Institucin cuenta con un aplicativo que permite administrar y controlar las quejas, reclamos, sugerencias y solicitud de informacin, el seguimiento se realiza desde Secretaria General. En el presente ao se ejecutaron mejoras al aplicativo QRS en lo referente a los reportes estadsticos, adicionalmente, se reubico el link en el portal web, hacindolo ms visible para el usuario. Se cuenta adems con el link Contctenos que contiene el directorio telefnico.

Evidencias: Accin 636 Mejoramiso, y http://www.itm.edu.co/Contactenos/contacto.asp http://www.itm.edu.co/Contactenos/Quejas_Reclamos.asp

portal

Web

Institucional

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Desde el 1 de Enero hasta el 31 de Octubre del 2011 se recibieron 256 quejas y reclamos. Quejas Reclamos 219 37

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La siguiente tabla muestra la cantidad de quejas y reclamos recibidas por dependencia o problemtica: Dependencia o problemtica Quejas o reclamos Administracin tecnolgica 3 Anlisis de Costos y Presupuestos 7 Anlisis de Costos y Presupuestos a Distancia 16 reas Deportivas y Otros Espacios 6 Aulas Especializadas 5 Aulas de clase 4 Calidad 4 Decanatura Facultad de Artes y Humanidades 4 Decanatura Facultad de Ciencias Bsicas 2 Decanatura Facultad de Ingenieras 1 Decanatura Facultad de Tecnologas 3 Departamento de Sistemas 32 Educacin Continuada 5 Electromecnica 4 Fsica 1 Informtica Musical 1 Ingeniera Biomdica 2 Ingeniera Electromecnica 3 Ingeniera en Diseo Industrial 1 Ingeniera Financiera y de Negocios 2 Gestin Administrativa 6 Jefe Atencin Apoyo al estudiante 26 Mantenimiento de Equipo Biomdico 2 Prcticas Profesionales 4 Ing. Produccin 1 Ing. Sistemas 2 Ing. Telecomunicaciones 1 Problemtica Admisiones y Registro 63 Problemtica Archivo Central 1 Problemtica Atencin Bienestar 2 Problemtica Atencin Mdica 1 Problemtica Biblioteca 2 Problemtica Comunicaciones 3 Problemtica funcionarios 6 Problemtica tesorera 5 Produccin 9 Programa de Egresados 2 Sistemas de Informacin 12 Telecomunicaciones 2

TOTAL
Para mayor informacin ver anexo N2 Anlisis de quejas y reclamos

256

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3. DESEMPEO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO En cumplimiento a los aspectos a mejorar producto de la auditora externa de seguimiento al Sistema de Gestin de la Calidad realizada en diciembre de 2010, referentes a indicadores de gestin (7.3, 7.6 y 7.9), la Oficina de Planeacin, ha revisado y ajustado el Manual de Indicadores de Gestin 2011 con los lderes y responsables de los procesos buscando mejorar los siguientes aspectos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Medir el impacto que genera el ITM a la sociedad. Que los indicadores midan el objetivo del proceso. Categorizacin de los indicadores Frecuencia de medicin Metas de los indicadores que han demostrado su superacin de manera continua Acciones de los indicadores que realmente motiven la toma de acciones de mejora importantes para la Institucin 7. Registros y anlisis de los datos de los indicadores con base en promedios, dado que stos subvencionan los resultados poco exitosos y castigan los muy buenos. Es de anotar que el Instituto Tecnolgico Metropolitano, de acuerdo con el Manual de Indicadores de Gestin, los clasifica en Eficacia, Eficiencia y Efectividad (vase apartado del manual 2.3). No cuenta con indicadores de cumplimiento, el cumplimiento se mide con el logro de la meta esperada. En el mes de febrero, la Escuela de Pedagoga y la Oficina de Planeacin revisaron el Mapa de Procesos del ITM buscando una adecuada interpretacin, incluyendo la revisin y ajuste de los objetivos y alcance de cada proceso, en compaa de los lderes. Adicionalmente cada objetivo ha sido revisado buscando la coherencia con los indicadores de gestin para que permitan medir el logro del objetivo del proceso y el impacto del ITM en la sociedad. Los resultados de los indicadores estn cumpliendo con las metas propuestas o en su defecto estn en el rango de gestin Bueno, lo que demuestra que el desempeo del Sistema de Gestin de Calidad es conveniente para la Institucin y tiene coherencia con la visin, la misin, la poltica, los objetivos de calidad y los del proceso. Ver fichas tcnicas de Indicadores de Gestin 2011. En cuanto al producto o servicio no conforme se ha establecido la metodologa para realizar el control al producto o servicio no conforme en los procesos de cara al cliente: Desarrollo Curricular, Proyeccin Social, Gestin del Conocimiento, Internacionalizacin del Conocimiento, Bienestar Institucional, Gestin de la Comunicacin, Autoevaluacin, Gestin de Biblioteca y Gestin de Laboratorios. Cada lder del proceso identific los productos o servicios no conformes y el tratamiento de los mismos, vase Identificacin del producto o servicio no conforme FGC 018. Si el producto o servicio no conforme es recurrente o sistemtico se formula una accin correctiva envolvente. En cuanto a la conformidad de los productos y/o servicios de cada proceso, se realiz el siguiente control: Desarrollo Curricular. Se observa que los productos y/o servicios no conformes ms recurrentes son: 1. Docente sin digitar la semana, 5 10 y 16 del seguimiento al desarrollo curricular, para lo cual se

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recomienda mayor control por parte de los Jefes de Programa, recordar continuamente a los docentes las fechas pertinentes para cada semana y reportar los casos que se requieran en el formato FGC 019 Control del producto y/o servicio no conformes. Semestre 01 2011 Semana 5: 116 docentes pendientes de 1330(8.7%) Semana 10: 147 docentes pendientes de 1330 (11,1%) Semana 16: 351 docentes pendientes de 1330 (26.4%)

Semestre 02 2011 Semana 5: 55 docentes pendientes de 1183 (4.9%) Semana 10: 97 docentes pendientes de 1183 (7,3%) No se tiene an la semana 16 2. Compromisos Acadmicos Docente sin entregar compromisos acadmicos en las semana 3 del semestre 01-2011. Se reportan 45 docentes que no entregan en la tercera semana del periodo acadmico: Se tiene reportado un nmero que no supera el 10% los docentes de la institucin, ante lo cual cada Jefe de Programa ha realizado las acciones respectivas. Docente sin entregar compromisos acadmicos en la semana 3 del semestre 02-2011. Se reportan 25 docentes que no entregan en la tercera semana del periodo acadmico: Se tiene reportado un nmero que no supera el 10% los docentes de la institucin, ante lo cual cada Jefe de Programa ha realizado las acciones respectivas. 3. Estudiante o Egresado no graduado En el semestre 01-2011 se tiene un total de 1822 egresados no graduados. En el semestre 02-2011 se reportan 80 egresados no graduados con la cual se puede observar la eficacia de las estrategias planteadas al reducir el ndice de egresados no graduados en un 95,6%. 4. Estudiante con bajo rendimiento acadmico o prdida del derecho al programa Se tiene un total de 1992 estudiantes en el semestre, con los cuales cada Jefe de Programa ha empleado diferentes formas de hacer seguimiento y estrategias que posibilitan la recuperacin con calidad del estudiante. Se tiene adems el acompaamiento en SIGA, como estrategia institucional. En el segundo semestre se tiene 1757 estudiantes. En esta se observa una diferencia de 235 estudiantes menos en bajo rendimiento con respecto al semestre anterior entre los semestres. Lo que corresponde a un 11, 8 %.

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Proyeccin Social. Se han presentado los siguientes servicios no conformes: En 84 oportunidades el servicio no conforme relacionado con Prcticas no ajustadas a las necesidades del medio y la formacin de los estudiante. Al cual se le dio el siguiente tratamiento: Para 8 casos: Se coloc nota aclaratoria en la carta de presentacin de los estudiantes para las empresas "Seor empresario, recuerde que el objeto de las Prcticas es que stas se conviertan en un espacio de aprendizaje en el que el estudiante pueda realizar actividades que permitan la aplicacin de los conocimientos tericos adquiridos durante el proceso de formacin acadmica en la tecnologa" Se elabor un acta de retiro previamente concertada con el SENA, la empresa y el estudiante para autorizar que el aprendiz pueda ser remitido a otra empresa. Se orienta al estudiante para realizar una nueva experiencia proyectando sus competencias hacia la bsqueda del xito. Para 76 casos referente a la necesidad de asignarle al estudiante un asesor temtico, se dio el siguiente tratamiento: Se realizaron 2 solicitudes de servicios acadmicos docente para prcticas profesionales, los cuales ya fueron contratados y estn asesorando los estudiantes. En 5 oportunidades el servicio no conforme relacionado con Propuesta diseada y presentada que no cumple los requisitos del cliente. Para lo cual se concert con los clientes, y se redise las propuestas.

Bienestar Universitario Se present un caso de servicio no conforme relacionado con Oportunidad en el Servicio, el tratamiento que se le dio fue: solicitar descargos de la enfermera por la falta de oportunidad en el servicio que reclamaba el estudiante. Teniendo claridad de lo sucedido, se le explic al estudiante y se le pidieron excusas. El estudiante respondi agradecido por la rapidez en la atencin a su queja y entendi la situacin. Se tienen las evidencias. Gestin de la Comunicacin. Se present un caso de producto no conforme con respecto a Publicaciones que no cumplen los requisitos de conformidad (requisitos de pertinencia, calidad, redaccin, diseo e impresin, originalidad y actualizacin de la informacin en las publicaciones). El tratamiento que se est dando es la reclasificacin de los libros, por lo tanto las directivas estn verificando los requisitos legales para proceder a la donacin o descuento. Gestin de Laboratorios. Se present un caso de producto no conforme con respecto a Pruebas y ensayos que no cumplen con los requisitos de la norma aplicable del laboratorio, al realizar un ensayo a la empresa CONCRETODO S.A. en Dic del 2010 de Resistencia al desgaste Disco Ancho NTC 5147, que no cumpla con la norma. El tratamiento que se le dio fue calibrar el equipo con el que se realiza los ensayos y garantizar la competencia del personal que realiza las pruebas. Adicionalmente, se realiz de nuevo el ensayo en enero del 2011, a otra pieza de mrmol del mismo espcimen y se entreg el informe sin costo alguno, el cual cumpli con los requisitos establecidos en la NTC 5147. En los procesos de Gestin del Conocimiento, Internacionalizacin del Conocimiento, Gestin de Biblioteca y Autoevaluacin no se presentaron productos y/o servicios no conformes, de acuerdo con lo definido en la Identificacin del producto o servicio no conforme FGC 018, actualizado a 2 de noviembre.

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4. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS La suma de acciones preventivas y de mejoramiento es del 65% para el ao 2011, cantidad superior a las acciones correctivas, lo que demuestra una cultura de la prevencin. Tipo de acciones correctivas, preventivas y de mejora al 31 de octubre de 2011

35%
Correctiva

53.33%
Preventiva

11.67%
Mejoramiento

Estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora al 31 de octubre de 2011

21.67%
Cerrada

68.34%
Investigando causa/beneficio y solucionando

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Origen de las acciones correctivas, preventivas y de mejora al 31 de octubre de 2011

6.67%
Anlisis de Indicadores

16.67%
Autocontrol

73.33%
Auditora Interna

5. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIN Fruto de la Revisin por la Direccin del ao 2010, se generaron desde cada proceso recomendaciones para la mejora. La implementacin de estas recomendaciones por parte de cada lder han sido objeto de monitoreo desde la Escuela de Pedagoga y la Oficina de Planeacin. Se evidencia comunicaciones de los lderes de procesos, en los meses de octubre y noviembre, en las cuales informan cmo atendieron las mejoras propuestas. El resultado que se obtiene es la implementacin exitosa de gran parte de las acciones propuestas teniendo presente que algunas continan en proceso de ejecucin. Vase comunicaciones en el archivo de gestin de la Escuela de Pedagoga e Informe de cumplimiento de recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisin por la Direccin del ao 2010, con fecha del 17 de noviembre.

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6. CAMBIOS QUE PODRAN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD Los lderes de proceso expresaron los cambios que podran afectar el Sistema de Gestin de la Calidad: PROCESO CAMBIOS Formulacin del Plan de Desarrollo Institucional 20122015 Ajuste a la Estructura Acadmico-Administrativa de acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos Descentralizacin de la oferta acadmica institucional Cambio en la normativa Ajuste de la Estructura Acadmico-Administrativa de acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos Cambios en la legislacin Cambios en otros procesos institucionales Normas nuevas o modificaciones a las existentes por parte del Ministerio de Educacin Nacional Ajuste en la Estructura Organizacional de acuerdo al nuevo Mapa de Procesos. Paro estudiantil o anormalidad acadmica Cambios en la normatividad vigente Cambios en las Polticas Institucionales Ajuste en la Estructura Acadmico-Administrativo de acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos Las polticas de la nueva administracin del Instituto Ajustes en la estructura administrativa y en la operacin del Centro de Investigacin Cambios introducidos por la aplicacin de la ley de CTI (Ley 1286 de 2009) Cambios introducidos por la reforma de la ley 30 de 1992 Prioridades del presupuesto de la nueva administracin municipal Dado que el SGC debe ser simple, con unidad de lenguaje y con documentacin de lo que se hace, este puede verse afectado por la falta de entendimiento de la norma y su esencia. Los cambios en la normatividad interna y externa que afecten directamente el proceso o los procedimientos en cuanto a la movilidad de acadmicos, administrativos y estudiantes y la suscripcin de convenios interinstitucionales de cooperacin. Ajuste de la Estructura Acadmico-Administrativa de acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos Cambios en la legislacin Cambios en otros procesos institucionales

PLANEACIN INSTITUCIONAL

GESTIN DE LA COMUNICACIN

DISEO CURRICULAR Y DESARROLLO CURRICULAR

PROYECCIN SOCIAL

GESTIN DEL CONOCIMIENTO

BIENESTAR INSTITUCIONAL

INTERNACIONALIZACIN DEL CONOCIMIENTO

GESTIN DE BIBLIOTECA

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PROCESO GESTIN DE LABORATORIOS GESTIN FINANCIERA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIN JURIDICA

ADMINISTRACIN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES GESTIN DEL TALENTO HUMANO

AUTOEVALUACIN

EVALUACIN Y CONTROL GESTIN DE LA CALIDAD

CAMBIOS Creacin o eliminacin de laboratorios en la institucin. Actualizacin de la norma NTC-ISO/IEC 17025:2005. Implementacin de Laboratorios Virtuales. Cambios normativos que no se implementen oportunamente en el ITM Incumplimiento en los trminos de respuesta a los usuarios Nuevas disposiciones y normas en materia presupuestal contable, de manejo de recursos y de control interno. La falta de socializacin de las nuevas metodologas en el Sistema de Gestin de la Calidad, ya que con ellas se puede perder unidad de criterio. Cambios sustanciales en la suscripcin de convenios con la Administracin Municipal. Cambios de orden normativo (derogatoria de normas, modificaciones, nulidades, suspensiones provisionales) Cambios en la tasa representativa del mercado de bienes sujetos a importacin Incumplimiento de contratos Cambio en la normatividad vigente Implementacin de nuevas plataformas tecnolgicas Cambios en la metodologa de implementacin de centros de costos y almacenamiento de insumos Cambio en la normativa vigente, Estatuto General, Reglamento de Personal Docente y Administrativo Ajustes que se definan en la Estructura Organizacin El ajuste de la Estructura Acadmico-Administrativa de acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos. La articulacin del Sistema de Gestin de la Calidad con el MECI y la Autoevaluacin (CNA), para garantizar la calidad de programas e institucional, sujeta a los lineamientos del MEN. La aplicacin del decreto 1474 de 2011, Estatuto Anticorrupcin, respecto al seguimiento a la poltica de austeridad del gasto, el cual permite que el sistema de calidad, y sus procesos sigan los lineamientos del buen uso de recursos pblicos. El ajuste de la Estructura Acadmico-Administrativa de acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos La implementacin del nuevo Plan de Desarrollo con la Poltica de Gobernanza que implica modificaciones en la Poltica de la Calidad. La articulacin del Sistema de Gestin de la Calidad con el MECI y la Autoevaluacin, para garantizar la calidad de programas e institucional, sujeta a los lineamientos del MEN.

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7. RECOMENDACIONES DE MEJORA PARA EL AO 2011 En la revisin por la direccin los lderes de los procesos presentaron las siguientes recomendaciones para la mejora. Es de anotar que se hizo una revisin con la Vicerrectora General Maria Victoria Meja Orozco, el Director de la Escuela de Pedagoga Jos Mario Calle Palacio y la Profesional Universitaria-Aseguramiento de la Calidad Mnica Arango Ospina, para decidir cules de las recomendaciones de mejora se incorporan como productos en el plan de accin del ao 2012, las dems son actividades que no requieren incorporarse al plan de accin para su ejecucin. Adicionalmente, se definen cules de stas corresponden al sistema, cules a los procesos y cules a los requisitos, lo que facilitar la evaluacin de la eficacia, luego de su implementacin.
Si va al Plan de Accin 2012 No va al Plan de Accin 2012

Proceso

Recomendaciones de Mejora Implementacin de diseo metodolgico para la gestin de proyectos de inversin (Incluye formulacin, gerencia y evaluacin de proyectos). Sistema Business Inteligence en funcionamiento. Entendido Business Inteligence como la habilidad para transformar los datos que se generan en informacin y la informacin en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones. FONDO EDITORIAL Por costos, eficacia y efectividad la contratacin de un corrector de estilo para el Fondo Editorial debe contemplarse a largo plazo, por productos o por manuscritos recibidos y valorados segn el nmero de cuartillas o caracteres que contengan, comprometidos con un tiempo de entrega acordado, y pagados segn las condiciones expuestas en un contrato de servicios. FONDO EDITORIAL Cambio en la modalidad de contratacin de evaluadores externos.

Mejora del sistema

Mejora del proceso

Mejora de Requisito

PLANEACIN INSTITUCIONAL

GESTIN DE LA COMUNICACIN

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Proceso

Recomendaciones de Mejora COMUNICACIONES: Dada la cantidad de informacin que se genera por parte de las diferentes dependencias institucionales para ser publicada en la pgina web, se recomienda fortalecer el recurso humano encargado de realizar esta labor. COMUNICACIONES: Disponer de personal idneo para que se encargue de la actualizacin permanente de la informacin institucional en las redes sociales. Continuar con las estrategias adoptadas para la apropiacin del SGC por parte de la Comunidad Academica. Continuar con la sensibilizacin de los auditados frente al proceso de la auditoria interna de calidad por Facultades. Implementar un plan de capacitacin en uso de los recursos TIC tanto para docentes como estudiantes. Elaborar un modelo efectivo de seguimiento a los compromisos docentes: registro de notas, seguimiento curricular y compromiso acadmico. Responsabilizar a los funcionarios dentro de su plan de trabajo con actividades concretas del sistema de gestin de la calidad. Afinar y sistematizar los instrumentos y criterios de evaluacin del impacto de los resultados de los proyectos de investigacin. Consolidar el Sistema de Informacin del Centro de Investigacin para que dialogue e interacte de manera ms eficiente con otros sistemas de informacin internos y externos.

Si va al Plan de Accin 2012

No va al Plan de Accin 2012

Mejora del sistema

Mejora del proceso

Mejora de Requisito

GESTIN DE LA COMUNICACIN

DISEO CURRICULAR Y DESARROLLO CURRICULAR

DISEO CURRICULAR Y DESARROLLO CURRICULAR PROYECCIN SOCIAL

GESTIN DEL CONOCIMIENTO

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Proceso

Recomendaciones de Mejora

Si va al Plan de Accin 2012

No va al Plan de Accin 2012

Mejora del sistema

Mejora del proceso

Mejora de Requisito

Estructurar de manera ms tcnica el equipo humano del Centro de Investigacin para responder GESTIN DEL exitosamente a los retos que CONOCIMIENTO imponen la reorganizacin institucional y los nuevos contextos globales. Adoptar las polticas, procedimientos y normatividad para la movilidad entrante y saliente de INTERNACIONALIZACIN estudiantes. DEL CONOCIMIENTO Generar eventos institucionales para una mayor proyeccin sobre Internacionalizacin del ITM. Contar con un sistema de informacin, que recoja las cinco reas de bienestar y los proyectos existentes, adems, de los que puedan surgir. BIENESTAR INSTITUCIONAL Sistematizar las experiencias de los proyectos que se generen en Bienestar, con el fin de poder contar con herramientas que nos permitan la visibilizacin. Implementacin de la biblioteca digital (recursos digitales y repositorios digitales) siempre y cuando se disponga de los recursos en el 2012. GESTIN Rediseo de los espacios de la BIBLIOTECA biblioteca, tales como: Circulacin y Prstamo, Referencia Especializada, Medios Audiovisuales, Procesos Tcnicos, Soporte de Informtica, Salas de Lectura. Implementacin de un sistema Biomtrico para cuantificar sistemticamente el tiempo real de Trabajo Independiente. GESTIN DE Creacin de una propuesta de LABORATORIOS unidad estratgica de negocios para prestacin de servicios de Laboratorio a la Industria.

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Proceso

Recomendaciones de Mejora

Si va al Plan de Accin 2012

No va al Plan de Accin 2012

Mejora del sistema

Mejora del proceso

Mejora de Requisito

Creacin de pgina Web de los laboratorios del ITM articulado con GESTIN DE la pgina Institucional donde los LABORATORIOS estudiantes, docentes y empresarios tengan una mayor articulacin. Capacitacin permanente de los cambios normativos para los GESTIN JURIDICA funcionarios involucrados en los diferentes procesos Implementar el uso del mdulo de inventarios en SEVEN (sera la segunda etapa, ya que la primera se hizo con el fondo editorial), con esto se mejora el control administrativo contable de los diferentes insumos GESTIN que maneja el Departamento de FINANCIERA Sistemas para el buen funcionamiento acadmico administrativo del ITM. Adicionalmente, esto permitir una asignacin adecuada de los consumos a las diferentes reas (costos ABC). Se recomienda efectuar una distincin entre contratos de suministro (a demanda, tracto sucesivo) y contratos de compraventa (ejecucin instantnea), pues actualmente se orientan estos contratos en el ITM, sin hacer la distincin prctica. Se recomienda fortalecer las acciones de vigilancia, control y ADQUISICIN DE supervisin a la ejecucin de BIENES Y SERVICIOS contratos. Dar continuidad y permanencia a los procesos de capacitacin de costos, estudio de mercado, etapas de la contratacin, facturacin, interventora y supervisin y atencin al cliente.

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Proceso

Recomendaciones de Mejora

Si va al Plan de Accin 2012

No va al Plan de Accin 2012

Mejora del sistema

Mejora del proceso

Mejora de Requisito

Establecer mecanismo de control y seguimiento para garantizar el ADMINISTRACIN respaldo de informacin DE BIENES MUEBLES institucional que se tiene en los E INMUEBLES equipo de cmputo en cada una de las dependencias. La propuesta inicial consiste en modificar parcialmente el procedimiento de vinculacin de profesores de hora ctedra, el cual consiste en dar traslado a las facultades para que desde stas se GESTIN DEL ingrese la carga acadmica de los TALENTO HUMANO profesores y se formalice el contrato de ctedra. En esta tarea adems del Dpto. de Personal participan la Oficina de Planeacin, Atencin al Estudiante, Dpto. de Sistemas y las Facultades. Continuar la articulacin del Sistema Integrado de Gestin con la Autoevaluacin. AUTOEVALUACIN Fortalecer la cultura de la Autoevaluacin en respuesta a la necesidad de mejoramiento constante. Disponer de recurso humano que permita tener una mayor cobertura para las auditorias de Control EVALUACIN Y Interno. CONTROL Posicionar la poltica de transparencia, dentro de la Institucin. Integrar la Rendicin de Cuentas Institucional con la Revisin por la Direccin del Sistema de Gestin de la Calidad. GESTIN DE LA Continuar la articulacin del Sistema CALIDAD Integrado de Gestin con la Autoevaluacin Fortalecer las estrategias de apropiacin de la cultura de Calidad

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8. RIESGOS ACTUALIZADOS E IDENTIFICADOS PARA LA ENTIDAD Se ha actualizado el Manual de Riesgos, identificando 77 riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia en los procesos institucionales, de los cuales se valoraron 7 como importantes, 31 como moderados, 27 como tolerables y 10 como aceptables.
ZONA DE RIESGOS
TOTAL DE RIESGOS

PROCESOS

ACEPTABLE TOLERABLE MODERADO IMPORTANTE

INACEPTABLE

Planeacin Institucional Gestin de la Comunicacin Diseo Curricular Desarrollo Curricular Proyeccin Social Gestin del Conocimiento Internacionalizaci n del Conocimiento Bienestar Institucional Gestin de Biblioteca Gestin de Laboratorios Gestin Jurdica Gestin Financiera Adquisicin de Bienes y Servicios Administracin de Bienes Muebles e Inmuebles Gestin del Talento Humano Autoevaluacin Evaluacin y Control Gestin de la Calidad TOTAL

3 1 1 3 1 3 1 3 1

6 4 2

3 3 1 2 1 1

6 7 5 1 4 3 1 1 5 8 7

2 1

2 2 3

2 1 6 1

1 1 2 1 1

2 1 3 1 7 2 77

10

27

31

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Los riesgos que requieren plan de manejo estn en alerta roja. (Ver la siguiente tabla- Manual de Riesgos). Proceso
Gestin del Conocimiento

Riesgo
Retraso ejecucin proyecto en la del de no con de las y/o

Valoracin

Evaluacin

N Accin Emprendida Accin 533 Ver archivo adjunto extrado del sistema mejoramiso Accin 539 Ver archivo adjunto extrado del sistema mejoramiso Accin 580 Ver archivo adjunto extrado del sistema mejoramiso Accin 572 Ver archivo adjunto extrado del sistema mejoramiso

1.16

INACEPTABLE

Internacionalizaci n del Conocimiento

Actividades movilidad que estn articuladas los planes desarrollo de facultades dependencias

0.85

IMPORTANTE

Gestin de laboratorios

Riesgo por manipulacin de materiales o residuos peligrosos Incumplimiento en la evaluacin de los sistemas MECI y SGC

INACEPTABLE

Evaluacin y Control

0.88

IMPORTANTE

9. REVISIN DE LA ADECUACIN DE LA POLTICA Y LOS OBJETIVOS DE LA CALIDAD Durante el presente ao se ajust la Poltica de la Calidad mediante la Resolucin Rectoral N 641 del 1 agosto de 2011, teniendo en cuenta la nueva Misin y Visin que fue aprobada por el Consejo Directivo el 9 de julio de 2011 (Acta N5) y el aspecto a mejorar 7.1 del ICONTEC sobre la alineacin de la Poltica de la Calidad con el Plan de Desarrollo de la Ciudad, el Departamento y el Pas. Adicionalmente, se verific la coherencia de los objetivos de la calidad vigentes (Resolucin Rectoral 476 de 2010) con la poltica y se ratific continuar con los mismos objetivos. POLITICA DE CALIDAD El Instituto Tecnolgico Metropolitano, es una Institucin Universitaria de carcter pblico y del orden municipal, comprometida con el mejoramiento continuo del servicio de educacin superior para la formacin integral del talento humano con excelencia en la investigacin, la innovacin, el desarrollo, la docencia, la extensin y la administracin, que busca habilitar para la vida y el trabajo con proyeccin nacional e internacional desde la dignidad humana y la solidaridad, con conciencia social y ambiental. En procura de la satisfaccin de las expectativas de los clientes.

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10. RESULTADOS DE LA REVISIN POR LA DIRECCIN Las mejoras propuestas en el numeral 7 de este documento son las que permitirn evidenciar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad y se incorporaran al plan de accin, como productos de los procesos para evaluarlos en el ao 2012. Para realizar estas mejoras la direccin est consciente de las necesidades de recursos fsicos, financieros, humanos y tecnolgicos y realizar las apropiaciones presupuestales necesarias, sin embargo esto depende del plan de inversiones, compras y recursos de la vigencia del 2012. De todo lo anterior, se concluye que el Sistema de Gestin de la Calidad: ES CONVENIENTE porque existe coherencia de la filosofa institucional con los objetivos de los procesos y los indicadores de gestin. ES ADECUADO porque los resultados del sistema son tiles para la toma de decisiones en pro del mejoramiento continuo del Servicio Educativo y en la generacin de valor agregado con programas como SIGA, inclusin y las ayudas econmicas que se le brinda a la poblacin para que permanezca en su proceso de formacin. ES EFICAZ porque permite el logro de los objetivos planteados. ES EFICIENTE porque permite la optimizacin de los recursos en cada una de las actividades identificadas en el S.G.C, adicionalmente, la inversin de recursos en capacitacin permiti la participacin activa y empoderamiento de los lderes, responsables de procesos y auditores internos en el desarrollo de la auditora, y en la profundidad en los resultados. ES EFECTIVO por el impacto positivo en la comunidad acadmica, el entorno y el desarrollo de la regin.

LUZ MARIELA SORZA ZAPATA Rectora

Ver anexo (Listado de asistencia)

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