Capítulo 2.

Aspectos Generales de la empresa

Situación Actual y Legal de la empresa:
 Denominación y domicilio
TEXTILES ACRILAN LTDA. Nit:800027656, constituida en el año 1983 en la ciudad de
Cali (Colombia), con la Matricula mercantil N°. 211308-3, con domicilio en Calle 11 #22-
91 Cali, Colombia. Caracterizada por ser una Sociedad Limitada.
 Aspecto Legal
TEXTILES ACRILAN LTDA, se rige por las normas y leyes establecida en la ley
colombiana, los estatutos de la compañía, el código de comercio, como también con los
convenios y contratos suscritos.
 Actividad Económica
La actividad económica de la compañía es la creación de confecciones de prendas en
algodón, a partir del tejido de punto. Como otras actividades económicas la compañía
cuenta tintorería de prendas, bordados y estampados.
 Objeto social principal
Confección de prendas en algodón.
 Estructura Organizacional
Organigrama Funcional General
Organigrama Funcional Administrativo

 Descripción organizacional

 Descripción De Funciones y Responsabilidades

 Cargo: Gerente General
Características Generales:
Es el encargado de dirigir la organización promoviendo el desarrollo y cumplimiento de las
estrategias, proyectadas de acuerdo al plan establecido por la junta directiva, velando
siempre el cumplimiento de las metas trazadas.
Responsabilidades:
- Debe representar legalmente a la Empresa en todos los actos en los que se requiera,
así como también firmar contratos, convenios u otros acuerdos con sociedades o
personas naturales, y todos aquellos informes con las Autoridades competentes.
- Debe elaborar los presupuestos trimestrales, y presentar sus resultados a la Junta
General de Socios, para comprobar el grado de efectividad económica que tiene su
dirección.
- Realizar la selección del personal requerida por la sociedad para el desarrollo de sus
funciones, o contratar los Asesores Externos necesarios para los casos especiales.
- Debe revisar, analizar e informar las novedades presentadas en los informes de los
diferentes departamentos de la empresa, y tomar decisiones correctivas para
enmendar las faltas presentadas.
 Cargo: Revisor Fiscal
Características Generales:
Su función es determinar los estados financieros, revisar y evaluar los componentes y
elementos que integran el control interno.
Responsabilidades:
- Debe cerciorarse de que las operaciones que se celebren por cuenta de la empresa se
ajusten a las prescripciones de los estatutos, y a las decisiones de la junta General de
los socios.
- Debe dar cuenta por escrito, a la junta de socios o al gerente, las irregularidades que
ocurren en la empresa y en el desarrollo de sus negocios.
- Debe velar por que se lleve regularmente la contabilidad de la sociedad.
- Inspeccionar continuamente los bienes de la sociedad y procurar que se tomen las
oportunas medidas de conservación o seguridad de los mismos.
- Autorizar con su firma los balances o informes que se hagan.
 Cargo: Gerente comercial y logístico
Características Generales:
Es responsable de administrar todo el proceso de ventas, promover continuamente la
adquisición de nuevos clientes por parte de los vendedores.
Responsabilidades:
- Debe buscar oportunidades de crecimiento para la empresa.
- Debe desarrollar planes financieros.
- Reconocer las oportunidades comerciales.
- Analizar el desempeño comercial.
- Debe gestionar las operaciones diarias de la empresa.
- Evaluar los posibles riesgos que afecten el crecimiento de la compañía.

 Cargo: Asistente de Servicio al Cliente

Características Generales:
Es el encargado de realizar un servicio de calidad a los clientes y reaccionar con la
eficacia necesaria a las solicitudes que presente la Gerencia, además de mejorar las
experiencias con los clientes.
Responsabilidades:
- Es el encargado de prospectar y fidelizar clientes.
- Debe solucionar problemas del cliente.
- Impulsar las ventas de la empresa.
- Debe recibir y tramitar pedidos, solicitudes y reclamaciones.
 - Analizar las necesidades de los clientes y gestionarlas en equipo con las demás
áreas de la empresa.
- Detectar aspectos de mejora.
- Recopilar información valiosa sobre los clientes, sus necesidades y preferencias.

 Cargo: Asistente de ventas

Características Generales:
Se encarga de buscar y fidelizar nuevos clientes, y crear canales de comunicación con los
clientes.
Responsabilidades:
- Realizar las negociaciones con los posibles clientes.
- Análisis de informes y propuestas en la estrategia general.
- Administración y planificación del área comercial.
- Realizar las ventas telefónicas correspondientes.
- Administrar la información comercial de precios y productos.
- Rescatar la cartera de clientes.

 Cargo: Asistente Comercial

Características Generales:
Su función es identificar a los clientes potenciales e investigar los mercados en que la
empresa planea entrar.
Responsabilidades:
- Debe mantener una comunicación interna en la empresa, es decir debe comunicarse
con todos los empleados para impulsar la productividad de la empresa.
- Debe trasmitir las necesidades y expectativas de los clientes a nivel interno.
- Satisfacer eficazmente las solicitudes presentadas por los interesados en adquirir
los bienes o productos ofrecidos.
- Debe propiciar una comunicación externa, como por ejemplo dar respuesta a las
solicitudes de información y el contacto con agentes comerciales.
- Responder las dudas que tienen los clientes sobre un producto e intentará
satisfacerles.

 Cargo: jefe de Operaciones

Características Generales:
Es el encargado de realizar las asesorías técnicas y generara la investigación de los
proyectos y atención del cliente, preventa, se encarga de la programación textil y del
manejo en todas las etapas de proceso.
Responsabilidades:
- Debe coordinar la eficiente distribución de recursos y tareas.
- Velar por la buena gestión de productos y despachos mediante procesos
automatizados de seguimiento.
- Desarrollar estrategias para la optimización de los procesos.
- Velar por la viabilidad de los procesos.

 Cargo: Analista de Costo de producción

Característica General:
Su función es evaluar los costos de producción con el objetivo de reducirlos, analizando y
aplicando métodos para mejorar los procesos.
Responsabilidades:
- Controla y analiza los consumos de materia prima. -Realiza cálculo de costos de
manufactura de los productos, estado de costo de la producción mensual, re-costeo
de productos.
- Participar en la elaboración de Estados Financieros y presupuesto.
- Evaluar, Soportar y elaborar análisis de los costos de la compañía.
- Responder a los Requerimientos Internos y Externos.
- Cargar el presupuesto de Centros de costos y ventas.

 Cargo: Coordinador de ingeniería y de Diseño.

Característica General:
Tiene la responsabilidad de definir el enfoque estratégico, de precisar el planteamiento
táctico y operativo del diseño del producto, servicio o sistema, y de definir la ventaja
competitiva para la organización gracias a las aportaciones del diseño.
Responsabilidades:
- Coordinar los diseños técnicos de acuerdo a la información recibida por parte del
cliente, para planear, ejecutar y controlar los diseños de su especialidad para el
proyecto.
- Integrar los diseños de su especialidad de acuerdo a los diseños de otras disciplinas.
- Suministrar al cliente la información técnica y económica (presupuesto o tenor)
acorde a la fase de diseño correspondiente.
- Gestionar el alcance, tiempo y costo de los diseños a su cargo.
- Firmar y ser responsables de sus diseños, ante las entidades competentes.
 Cargo: Coordinador de Programación Textil
Característica General:
Es el responsable de la planificación y el control de la producción, de acuerdo con los
planes logísticos de la empresa y los recursos humanos implicados. Sus funciones incluyen
aspectos organizativos, de ingeniería y de gestión de procesos logísticos.
Responsabilidad:
- Es el encargado de dirigir el personal de producción de la empresa.
- Debe organizar y hacer valer los procesos y estrategias de producción determinadas
en la empresa.
- Debe lograr que todo marche de manera fluida y organizada entre los trabajadores.
- Planifica y coordina un programa y sus actividades. Garantizar la aplicación de
políticas y prácticas.

 Cargo: Gerente Administrativo

Característica General:
Realizar la eficaz y eficiente administración de los recursos financieros y físicos utilizados
para el cumplimiento de las metas de la empresa, controlando y evaluando las actividades
de compras, suministro, presupuesto, costeo pago de obligaciones y registro contable que se
realizan para el logro de los objetivos de la empresa.
Responsabilidades:
- Planificar y coordinar procedimientos y sistemas administrativos, así como idear
modos de optimizar procesos.
- Contratar y formar personal, así como asignar responsabilidades y espacio en la
oficina.
- Valorar el rendimiento de la plantilla y ofrecer asesoramiento y orientación para
garantizar la máxima eficiencia.
- Controlar costes y gastos para ayudar en la preparación de presupuestos.
- Asegurar que las operaciones cumplan las políticas y las normativas.
- Mantenerse al día de todos los cambios organizativos y las novedades
empresariales.

 Cargo: Coordinador de gestión humana

Característica General:
Responsable del diseño, implementación y administración del área de Recursos Humanos,
en todos los temas relacionados a selección, capacitación, gestión de desempeño, clima
organizacional, bienestar y desarrollo, entre otros.
Responsabilidades:
- Brindar un soporte integral a los empleados
- Crear y coordinar comunicaciones internas y externas relacionadas con las
iniciativas de Recursos Humanos.
- Dar asesoría a los Gerentes y demás empleados en cuanto a las políticas y
procedimientos de la empresa.
- Reunirse con la Gerencia para identificar y analizar las necesidades actuales y
futuras de la empresa.
- Administrar el proceso de contratación.
- Llevar el registro de los empleados y de las quejas o reclamos.

 Cargo: Coordinador de Contabilidad

Característica General:
Desarrollar la contabilidad interna de la empresa Textiles Acrilán Ltda. Aplicando las
normas y procedimientos vigentes a fin de lograr información oportuna y confiable que
produzca los elementos de análisis para la toma de decisiones en la evaluación,
programación y control de los recursos financieros de la empresa y en cumplimiento de
obligaciones con las entidades estatales.
Responsabilidades:
- Registrar todas las operaciones causadas en la empresa
- Llevar el control de las cuentas por pagar y anticipos a proveedores del exterior, y
prestar atención a sus fechas de pago para evitar que se tengan que registrar como
deuda externa.
- Velar por la adecuada conservación y archivo de los soportes de la información
contable y los libros auxiliares y oficiales conforme a las normas legales vigentes.
- Responder oportunamente a la DIAN por la vigencia de la autorización de la
facturación.

 Cargo: Asistente de Sistemas

Característica General:
Verificar y mantener en optimo estado de funcionamiento los equipos de cómputo y la red
interna de Viva, crear y mantener las aplicaciones web requeridas por las diferentes
estrategias de la corporación para el desarrollo de los diferentes proyectos.
Responsabilidades:
 - Apoyar el mantenimiento de los sistemas operativos y redes de comunicación.
- Brindar mantenimiento preventivo a impresoras y equipo de cómputo.
- Realizar los desarrollos de aplicativos webs requeridos por la Corporación para la
- ejecución de proyectos.
- Mantenimiento de las aplicaciones web que la Corporación utiliza para su
- Funcionamiento
- Dar soporte a las diferentes estrategias de la Corporación sobre implementación
- de herramientas que faciliten su labor.

 Cargo: Coordinador de compras

Característica General:
Su función es la de administrar la adquisición de bienes y servicios consumibles para los
trabajadores de la empresa.
Responsabilidades:
- Realizar las negociaciones para la compra de insumos, y asegurar el abastecimiento
oportuno al área de producción.
- Recibir las órdenes de compra, realizar cotizaciones y obtener las mejores
condiciones de calidad, servicio y costo.
- Mantener estrechas relaciones con los proveedores para generar alianzas
estratégicas (socios de negocios) que propicien
- beneficios mutuos en la comercialización de sus productos.
- Prospectar, negociar y mantener actualizado el catálogo de proveedores.
- Atender a los proveedores en forma personal y/o telefónica.
- Realizar el monitoreo desde que lo surte el proveedor de materiales hasta que se
recibe en almacén, asegurando que cumpla con las especificaciones de tamaño,
color, cantidad, etc. Solicitadas.