CASO DE ESTUDIO

La magia, es el arte de hacer que las cosas sucedan…

Sin importar el proyecto en que nos involucremos, desde emprender la elaboración de una maqueta para el colegio o
la planificación de un viaje de negocios o vacación, tendremos que acometer la tarea atravesando por un número
definido de etapas o fases.
Grande o pequeño, acortado o extenso en su impacto estratégico, todo proyecto pasa más o menos por seis fases
genéricas fundamentales que conforman su Ciclo de Vida:
1. Concepción / Definición
2. Presentación / Aprobación (Inicio)
3. Diseño / Planificación
4. Preparación
5. Ejecución / Implementación y Control
6. Cierre.
Por supuesto, dependiendo de la importancia, alcance, complejidad y/o tamaño del proyecto, dichas fases podrán
subdividirse a su vez en sub-fases más pequeñas, que han de replicar en forma aproximada el mismo esquema en forma
secuencial.

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La expresión “ciclo de vida” nos recuerda que todo proyecto es “único” usando en el tiempo y el espacio cierta
combinación de personas y materiales en búsqueda de la consecución de un fin determinado. La conquista de este fin
es lo que le otorga al proyecto la categoría de éxito o fracaso con que usualmente se evalúa el resultado del mismo.
Todo proyecto representa una articulación de recursos en función del cumplimiento de determinados objetivos. Desde
cierto punto de vista, para explicar la concepción de un proyecto podemos utilizar una muy antigua definición del
concepto “magia”. En efecto, los viejos taumaturgos1 decían: “la magia es el arte de hacer que las cosas sucedan “. Esta
definición es perfecta en su simplicidad y eficacia. Es lo que la vuelve útil a nuestro propósito. A fin de cuentas, todo
proyecto nace de la voluntad de que algo suceda. En este sentido todo buen Director de Proyectos es, literalmente, un
“mago”. Necesitamos “magia” para terminar la maqueta propuesta, “magia” para llegar hacer ese viaje de negocios o
vacaciones, etc. Es decir, “magia” para conseguir que cualquier idea que surja en nuestra mente llegue a concretarse en
la realidad.
En síntesis, todo proyecto es en principio sólo una idea, una abstracción. Lo que hace que un proyecto se vuelva tal, son
los pasos que damos para hacer que dicha idea se convierta en algo concreto.
Concepción/ Definición: Situados en este punto el primer paso que damos para conseguir que nuestra idea suceda es
la definición de lo que queremos. Nunca debemos olvidar que las ideas más geniales caben en una sola frase, máximo
dos. No se necesita más. La película King Kong de Peter Jackson (2005), cuyo presupuesto fue de más de 200 millones
de dólares, nació de la siguiente línea explicativa: “Una expedición captura un gorila gigante. La fiereza de la bestia es
dominada por el amor de una mujer” y punto. Definir una idea es como vestirla. La idea pura es como una doncella
desnuda… una Cenicienta. Una definición genial la viste de etiqueta.
Una vez “vestida” la idea comenzamos a elaborar la Ficha del Proyecto, que contempla el título, el área de ejecución, la
definición, los objetivos, los resultados esperados, los beneficios, los riesgos, las necesidades de recursos materiales,
humanos y tecnológicos involucrados. Es el momento de describir los ejecutores, los plazos, las metodologías, los
mecanismos de evaluación, etc. Con esto le hemos proporcionado vestimenta a nuestra idea desnuda, además de un
traje adecuado, la limusina o carruaje para llevarla a la fiesta en palacio.
Presentación/Aprobación: Ya con la definición clara en nuestras manos podemos presentarle la idea a quien queramos.
Como quien dice, una vez vestida la doncella, la presentamos en sociedad. La reunión con los encargados de darle el
visto bueno al proyecto es “la fiesta” propiamente tal. Una buena idea, bien “vestida” y traída al baile como corresponde,
no podrá menos que lucirse. El “sí” en la boca de los altos mandos de la organización le pone la corona a la princesa.
Encerrada en nuestra cabeza la idea no era más que una Cenicienta anónima. Una vez conquistado el permiso de
ejecución se ha vuelto princesa. Nuestra voluntad ha sido el “hada madrina” … ahora ha llegado el turno del “mago”.
Diseño: El “mago” ha de planificar la conquista de los objetivos. ¿Cómo hacer que suceda lo que queremos que suceda?
Se trata de precisar los aspectos técnicos que harán posible que la “princesa” conquiste al “príncipe” (esto es, que la idea
se haga realidad). Es la etapa de estudio del proyecto, el análisis de la idea y del entorno, de la factibilidad, etc. En esta
etapa ha de velarse por que el proyecto se ajuste a la misión y visión estratégica de la organización. Es necesario
balancear correctamente la ecuación RECURSOS–COSTOS–PLAZOS (que definen la realidad del proyecto) para
minimizar los riesgos y garantizar la obtención de los beneficios esperados. De este modo, habrá que identificar las
actividades una a una –jerarquizándolas según su importancia estratégica–, definiendo una secuencia de ejecución
adecuada en función de dicha realidad. Esta fase concluye con la entrega de los documentos que establecen todas las
formalidades del proyecto precisando las condiciones administrativas, financieras y organizativas para su realización.
Preparación: Luego viene la etapa de la preparación. El “mago” dispone todos los elementos en su tablero. El menú está
definido, están los ingredientes, sólo falta preparar el banquete, invitar a los comensales, poner la mesa. En esta fase

1 Persona que tiene poderes para hacer milagros o actos prodigiosos.

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corresponde hacer un análisis de la adecuación estratégica de los recursos y valores de la organización en función de
la planificación previamente establecida. Esto hace viable el proyecto y lo impulsa hacia el éxito esperado. Recién después
de eso se elige a los actores, se preparan los instrumentos de medida, se capacita y motiva al personal a objeto de
prepararlos y “encantarles”. Un buen líder siempre sabe cómo encantar a sus colaboradores. Es cosa de convencerlos:
estamos todos en el mismo bote.
Ejecución / Implementación: Esta es la fase operativa en la que se realiza el trabajo. La princesa comienza a bailar con el
príncipe. Uno a uno entra en acción los actores en la secuencia debida. Esta fase de implementación puede subdividirse
a su vez en sub-fases que contemplan la ejecución de actividades planificadas en la formulación, como la construcción
o el arreglo de instalaciones, la adquisición de activos, etc. Por supuesto, siempre habrá contratiempos. Es necesario
pesquisarlos y obtener la retroalimentación debida de parte de los colaboradores hacia arriba y hacia abajo en la cadena
de mando. Los canales de comunicación han de mantenerse permanentemente abiertos, despejados, para que la
información fluya libremente. Es en este momento que afloran las debilidades de las etapas anteriores. Un proyecto que
ha sido concebido, definido, diseñado, planificado y preparado de manera impecable va a correr de forma más fluida.
Piénsese en una orquesta: si se ha escogido bien la pieza y los ejecutantes, y si estos han tenido el tiempo justo para
prepararse, para hacer los arreglos debidos, afinar los instrumentos, experimentar, ensayar, conocerse… el concierto será
una maravilla. En caso contrario, ni hablar, a más de uno le chirriarán los dientes. Los Sistemas de Control se cimientan
sobre la base de una buena retroalimentación en todos los niveles del proceso, la evaluación constante, las reuniones
efectivas, el registro histórico, etc.
Cierre: Después del largo camino recorrido llega el momento de concluir. Por fin el “mago” ha conseguido que las cosas
sucedan. La princesa (la idea) se ha casado con el príncipe (la realidad). Se dice frecuentemente que es más difícil concluir
que iniciar un proyecto. Y es la pura y santa verdad. El cierre o culminación de un proyecto contempla traspasar al cliente
o mandante –sea externo o interno– toda la información recopilada en relación a las actividades realizadas. En la
evaluación del proyecto concurre el análisis de los resultados, de las actividades ejecutadas, de los recursos empleados,
las entregas, etc. Igualmente, se analiza el impacto real del proyecto y se asimila la experiencia en función de proyectos
futuros.
Por lo general un proyecto bien ejecutado culmina con la implementación de un Sub-Proyecto de Cierre que
comprende una Planificación de Culminación y Puesta en Marcha, junto con la entrega al mandante de un registro de
todo lo ocurrido durante el ciclo de vida del proyecto. El concepto de Puesta en Marcha hace alusión a todas aquellas
actividades que han de iniciarse con posterioridad al cierre de la fase de ejecución del proyecto que las hizo factibles.
Estas actividades validan que el proyecto ha cumplido con las especificaciones de calidad y funcionabilidad
contempladas en el diseño. La formulación de un programa de Puesta en Marcha inteligente detecta y corrige posibles
fallas o desajustes en el diseño garantizando la calidad del producto final.
Conclusión
Si se siguen fielmente con seriedad y profesionalismo todos los pasos del ciclo de vida de un proyecto podemos estar
seguros que todos los involucrados vivirán muy felices y tendrán muchos… pero muchos proyectos exitosos en sus vidas
(maquetas de colegio, viajes, producción de películas… o lo que sea). A fin de cuentas, los Directores de Proyectos son
los “magos” de las organizaciones.
El uso de estos criterios generales puede ser utilizados si usted piensa que le son útiles o agréguele otros propios si lo
considera necesario, pero no se complique más de la cuenta a este nivel, lo importante es que pueda explicar en forma
breve pero concisa si su proyecto fue exitoso o no. El mundo está cambiando constantemente, lo que nos servía en el
pasado solo es pertinente hoy en forma muy lateral y la gestión de proyectos no es ajena a esto.

Fuente: Artículo de "Ignacio Orrego" mayo de 2012, adaptado por Jorge Dennis Gutiérrez Dávila para el Curso Administración Estratégica de Proyectos y Negocios

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