Estrategia.

Planificación

Eventos,
Ceremonial y
Protocolo
La Estrategia: Planificación
¿A cuántos eventos de distinta índole usted ha concurrido donde a su criterio todo salió bien?
Sin dudas a varios. Pero, ¿usted conoce la trastienda de ese evento? ¿Sabía que el orador
principal se olvidó del discurso en la oficina y hubo que darle una copia? ¿Tenía conocimiento
que al arribar el presidente de la empresa al lugar de la reunión le tiraron una taza de café
encima y hubo que proveerle una camisa limpia? ¿Se dio cuenta que hubo un corte de luz,
que se subsanó por medio de un generador móvil que estaba preparado para esa
contingencia? Obviamente que en ese momento no se dio cuenta. Y después se enteró
porque trascendió en los medios o bien nunca lo supo, ni lo sabrá. El éxito del evento pese a
la contingencia que se presentó fue posible gracias a la planificación y previsión, que
sumadas a la actuación rápida, serena y certera de los organizadores permitió concretar la
reunión programada sin molestias o inconvenientes para los concurrentes, invitados o público
en general.

La organización de eventos como herramienta de comunicación se define en base a la

planificación, identificando de esta manera el proceso lógico y coherente que ejercerán las
actividades contenidas en dicha organización de eventos, para alcanzar el éxito deseado y
administrar eficazmente los recursos. Esta planificación debe contener las acciones concretas
dirigidas a cumplir objetivos específicos.

Cuando se ha planificado correctamente se conseguirá el éxito en la realización. Pues al

investigar, analizar, planificar se minimizan los márgenes de error. El concepto de error cero
no existe en el mercado de eventos y reuniones, pues no estamos tratando con objetos, sino
con personas. A esto, debemos agregarle otros factores de incertidumbre como fenómenos
climáticos (una tormenta de magnitud, un terremoto), cortes de luz, alguna crisis política
súbita (impredecible), enfermedades, fallecimientos, accidentes, atentados, robos, protestas
(marchas y piquetes). Todo influye en nuestro evento, según la temática y públicos objetivos.
No obstante si hemos planificado correctamente previendo variantes e incluso tenemos el
salvador plan B nos permitirá capear el temporal y salir airosos de la contingencia.

Siempre algo falla, lo importante es estar preparados para solucionar ese fallo y superar el
problema. Por ello es importante que el plan general y el plan B sean comprensibles, claros,
ambos deben establecer objetivos y procedimientos para llevar adelante el evento.

Para cada objetivo de la organización de un evento se deben definir acciones a efectuar,

anticipar los posibles problemas a resolver o situaciones conflictivas a sortear, priorizar
soluciones, asignar recursos y responsabilidades, y diseñar medidas de seguimiento que
permitan evaluar los avances y resultados.

En este módulo veremos los pasos a seguir para la correcta planificación y que el evento
alcance los objetivos fijados, la selección de lugar donde realizaremos el evento, los
proveedores a contratar y todo lo necesario para organizar un evento con éxito.
Definición de objetivos

Habiendo comenzado por la investigación preliminar respecto a la naturaleza del evento, se

ha realizado un diagnóstico de situación, se ha procedido a la toma de decisión de realizar el
evento, se ha decido la tipología del mismo o tipo de plan y se ha llegado al momento de
definición de objetivos.

El proceso de definición de objetivos generales y específicos (estos últimos en caso de

haberlos) es fundamental para organizar el plan del evento y sus alternativas. Ya hemos visto
qué son los objetivos, ahora debemos determinar cuál es el objetivo o los objetivos a alcanzar
a través del evento. La pregunta que nos debemos hacer es ¿qué se quiere comunicar?, a
través de cada actividad que se lleve a cabo, el objetivo debe ser mensurable, es decir
factible de ser medido. Una vez definido el objetivo general se determinan los objetivos
específicos, si éstos se justifican, no hay que tratar de forzar la determinación de objetivos
que no tengan un sentido o real necesidad. Los objetivos se aplican tanto a la etapa de la
planificación como a la ejecución y en la evaluación se pondera si se alcanzaron o no y
cuáles fueron las causas del éxito o el fracaso.

Cronograma de trabajo

La correcta asignación de tiempos para realizar tareas de organización requiere de una

cuidadosa planificación previa de tiempos, tareas, necesidades, lógica, pertinencia. El equipo
organizador de un evento o comité organizador debe tener claramente especificados los
objetivos que debe cumplir y en que tiempos debe hacerlo.

De no planificarse correctamente los tiempos, podría peligrar la concreción del evento, que se
produzcan resultados no deseados, o en el peor de los casos que el evento fracase, recuerde
lo estudiado en la asignatura Organización de Eventos I cuando nos referimos a la correcta
asignación de tiempos para las tareas de organización. También por no manejar
correctamente los tiempos de organización, tal vez se incrementen los costos recargando el
presupuesto o debiendo ejecutarse gastos que desequilibrarían el presupuesto. Por lo
expuesto en este módulo estudiaremos como realizar un cronograma o diagrama de Gantt.

Al fijar la fecha de un evento si hemos tenido en cuentas las previsiones ya estudiadas,

(que no coincida con otros eventos similares, que no sea un día feriado, patrio, festivo,
religioso-no sólo de religión Católica.), es decir, cuándo ocurrirá, un aspecto fundamental a
tener en cuenta es la determinación de la duración de cada una de las actividades. A esta
mecánica se la denomina habitualmente calendarización del evento.

La correcta Calendarización de un evento, permite evaluar la factibilidad de la realización.

Estimando si existe una distribución uniforme de tareas, si los plazos son factibles de ser
cumplidos, si el tiempo es suficiente para ejecutar las acciones previstas. Ejemplo:
Invitaciones, definir el mapa de invitados, redactar y diseñar invitaciones, mandarlas a
imprimir, personalizarlas, organizar su distribución por mensajería y correo, confirmar la
recepción y asistencia; elaborar el listado de invitados para controlar ingreso y finalmente
agradecer la participación en el evento. Esta acción tiene como pasos previos, decidir a
quién se va a invitar, confeccionar el mapa de invitados, redactar el texto, instruir al
diseñador gráfico para que realice el pertinente diseño con variantes para elegir el mejor, a
criterio de los organizadores, elegir el papel y sobre, color, gramaje, seleccionar la
imprenta, pedir plazos de entrega y precios, evaluar calidad de trabajo de la imprenta.
Determinar qué invitaciones se enviarán por mensajería, cuáles se entregarán en mano y
las que se enviarán por correo, ¿qué correo se utilizará? Público o privado. ¿Qué tiempo
tarda el correo en enviar las invitaciones al destinatario más alejado? ¿Cuáles serán los
costos de diseño, impresión, envío? Como se desprende de lo expuesto sólo la tarea de
invitar, requiere de diversas acciones que involucran a distintas áreas o comisiones de
trabajo, que deben analizar y buscar precios, calidad, tiempo de realización del trabajo,
tiempo de entrega. Por lo que el rubro invitaciones implica mucho tiempo más de los treinta
o quince días de anticipación con que se deben enviar las invitaciones y los cinco días
previos al evento para confirmar.

Administrar los tiempos correctamente y realizar las tareas con anticipación permite corregir
errores, mantener los costos dentro de lo previsto en el presupuesto y ser proactivos, no
reactivos. El tiempo que algunos ensayistas califican como el más preciado tesoro del ser
humano, si es administrado correctamente es nuestro aliado, de lo contrario, es el enemigo
más temible. He asistido a eventos en los que el tiempo estuvo mal administrado y se
evidenciaba en la falta de previsión de algunos elementos, la improvisación y en suma eso
conspiró para que sean eventos mal organizados y fracasados.

El desarrollo del Diagrama de Gantt

A los fines de calendarizar los tiempos de organización de un evento, hay diferentes
herramientas gráficas de apoyo que hacen posible distribuir los tiempos de las distintas
actividades y hacen posible una mirada rápida y totalizadora de la secuencia operativa de la
organización. Permitiendo estimar si los tiempos asignados a cada actividad (máximos y
mínimos) son razonables entre sí o hay desajustes que deben ser corregidos.
La técnica de representación gráfica más adecuada para organizar un evento es el
denominado Diagrama de Gantt, ya que su sencillez hace fácil su confección y
comprensión y es útil para programar el conjunto de actividades de organización de un
evento.

Historia
Un gran contribuyente al área de la administración científica fue Henry L. Gantt, su filosofía
administrativa se describe por su afirmación de que "las diferencias esenciales entre los
mejores sistemas del día de hoy y los del pasado radican en la forma en que las tareas son
«programadas» y la forma en la cual su ejecución es recompensada"1. Siguiendo su propio
razonamiento, Gantt trató de mejorar los sistemas o las organizaciones mediante
innovaciones en la programación de las tareas y compensaciones o premios.

El diagrama que lleva su apellido, es la primera herramienta de programación que él

desarrolló, esta gráfica proporciona a los administradores un resumen fácilmente
comprensible del trabajo que ha sido programado para periodos específicos, el avance de
este trabajo y quien los ha realizado.

1
Buenas tareas. www.buenastareas.com/.../Diagrama.../103737.html (septiembre de 2010)
Henry L. Gantt (1861-1919). Elaboró teorías para eficientizar sistemas y organizaciones, su
aporte más difundido es el diagrama que lleva su nombre.

El Diagrama de Gantt es unos de los primeros métodos y el más utilizado en la

administración de proyectos. A través de este gráfico se puede planificar diversas
actividades en un periodo determinado o chequear los avances de un proyecto con lo que
puede aplicarse un esfuerzo adicional a las partes rezagadas de una operación antes que
se vea amenazado el cumplimiento de la fecha de terminación global.

El Diagrama de Gantt tiene como objetivo fundamental el cumplimiento de sus actividades y

la culminación del proyecto planeado de una forma ordenada y coherente.

El Diagrama de Gantt es una matriz de doble entrada, en la que se asientan, en las líneas,
las distintas actividades que se deben realizar para organizar el evento, en nuestro caso
específico. Y en las columnas el tiempo en el que se llevarán a cabo esas tareas o
actividades. Una barra o coloreado frente a cada actividad representa el período de tiempo
que insumirá realizar dicha tarea. La longitud de barra o coloreado frente a cada actividad
representa el período de tiempo que durará la misma, indicando la fecha de comienzo y
terminación de dicha actividad. En este diagrama las unidades tiempo están expresadas en
semanas, tomando como indicador la decisión internacional de adjudicarle al mes cuatro
semanas.

Para confeccionar el diagrama de Gantt debemos:

a) Listar y ordenar las actividades: Consiste en establecer la lista de actividades

ordenadamente, según el momento en que deben ser realizadas. En el
establecimiento de la secuencia debe ser lógico, (primero redactar el texto de la
invitación, luego diseñar, elegir el diseño apropiado y enviar a impresión,
personalización, selección de correo, envío, confirmación de asistencia y
elaboración de listado de invitados que asistirán para control), comenzando con la
actividad más próxima que se denomina inicial y finalizado con la última actividad
llamada final. Entre ambas actividades hay que establecer las demás según la
secuencia lógica de prelación entre ellas.
b) Construcción de barras. Estimación de tiempos de duración de cada
actividad: Seguidamente hay que estimar el tiempo que dura cada actividad, o
 tiempo de realización. Tengamos en cuenta que el tiempo de realización está
relacionado con los recursos, para la determinación del tiempo debemos saber con
que recursos contamos, humanos, financieros, técnicos y materiales, de manera tal
que exista una real posibilidad de llevar adelante la actividad en el tiempo previsto.
Como asimismo la pertinencia “política” de realizar una actividad en determinado
tiempo, (si debemos fijar la fecha de una conferencia de prensa de un evento y
sabemos que hay en ese momento un conflicto gremial en esa empresa y que
durante la conferencia los periodistas tratarán de inquirir sobre ese tema
desviándose la atención del motivo de la convocatoria no es conveniente realizarla,
o mucho peor si el gremio arma un piquete de protesta frente al lugar donde se lleva
a cabo la conferencia de prensa, ¿Quién supone usted que capitalizará la
convocatoria de prensa?). En el Diagrama de Gantt no se puede reflejar la
incertidumbre de tiempo de realización de una actividad, hay que hacer cálculos que
comprendan las dos posibilidades “lo más pronto posible” y “lo más tarde posible”.
Algunos organizadores al día siguiente de de la fecha “lo más tarde posible” cortan
el gráfico con una línea roja vertical indicando que es el punto denominado “Dead
line” a partir del cual la realización del evento no es posible o se corren riesgos de
que salga mal. Esta línea de corte no está prevista en el Diagrama de Gantt, pero
se debe aplicar para tomar la decisión de hacer o no el evento.
c) Confección del gráfico: La confección del gráfico teniendo en consideración el
calendario de operaciones o actividades, asignándole barras horizontales o
coloreadas a cada actividad, cuya longitud es representativa de cada actividad,
indica las unidades de tiempo.

Recordamos aquí que para confeccionar el Diagrama de Gantt debemos contar

anticipadamente con el presupuesto, estimado según el análisis de las necesidades
financieras que demandarán las actividades que van desde la contratación de personal y
servicios, hasta la adquisición o alquiler de bienes. Hay que asegurarse que el suministro
de insumos sea el correcto en cada momento de la organización del evento, que sea el
adecuado en función de las actividades de cada fase de la organización. Es decir que el
diagrama o cronograma de actividades sea el adecuado para la interdependencia de una
actividad con otra y que el flujo de recursos que es necesario para realizar dichas
actividades se cuente para realizar las mismas en el tiempo previsto.

Ejemplo: Si tenemos que enviar a imprimir invitaciones, que contemos con el dinero
necesario para retirarlas en el tiempo previsto, teniendo en cuenta la tramitación
administrativa de una orden de trabajo que pasa por distintas áreas de una empresa, hasta
la autorización del pago y la emisión del cheque de dicho pago, o si se abonará en efectivo,
o si el proveedor del servicio deberá gestionar el pago ante la empresa en los tiempos
internos de la misma en que se realizan pagos a proveedores. Cada empresa cliente tiene
una mecánica de pagos determinada, hay que conocer dicha mecánica, para poder estimar
los tiempos. Pues aunque el gasto esté previsto en el presupuesto, si no se han previsto los
tiempos de tramitación de dicho pago, se retrasará la entrega de los materiales. Este
problema no se plantea cuando se trata de empresas clientes pequeñas o medianas que
habitualmente disponen los pagos en efectivo o cheque con la aprobación del dueño o
gerente, teniendo en cuenta las disponibilidades financieras de la empresa. Si el cliente es
una repartición gubernamental, la tramitación de pagos está reglada por un instrumento
legal interno que establece modos de adquisición, contratación y pago de servicios o
bienes.
Un último ejemplo: Una empresa multinacional organizaba un importante evento en su
planta con la presencia de autoridades nacionales y extranjeras. Decidieron adquirir
banderas de mástil y ceremonia de sus países de origen. Se realizaron los trámites de
búsqueda de calidad, precio y plazo de entrega en los tiempos establecido en el diagrama
de organización, no obstante la tramitación del pago tenía que pasar por las instancias
administrativas internas, las que pese a una orden de la presidencia de la empresa que
disponía que debían realizar rápidamente la gestión de pagos destinados al evento en
cuestión, tenían que solicitarle al proveedor que era de otra provincia que cumpla con los
requisitos impositivos necesarios, tales como constancia de inscripción y pagos de
impuestos nacionales y provinciales, pese a que Internet nos facilita estos trámites, el plazo
de pago se extendió, hasta la remisión del cheque a la otra provincia y el posterior envío de
las banderas. Resultado: las flamantes banderas llegaron después del evento. Para el
evento hubo que pedir prestadas banderas usadas al gobierno provincial y a los consulados
de esos países en la provincia.

Usted, como organizador de eventos, debe investigar la organización administrativa del

cliente, para poder conocer la tramitación de pagos y plazos de los mismos. O bien realizar
el desembolso de gastos de organización de su peculio, corriendo el riesgo de que el
reintegro posterior sea mucho tiempo después del evento, no se le reconozcan gastos o se
pida el cambio de comprobantes y facturas, lo que generará una pérdida de dinero para
usted.

Siempre el diagrama de distribución de tiempos tiene que ser adecuado, luego de la

confección del presupuesto.

Se aconseja que cada área de trabajo o comisión realice su cronograma de trabajo de

acuerdo al cronograma general del evento.
Modelo de Diagrama de Gantt, a la izquierda está la entrada en filas con las actividades a
realizar y las semanas están expresadas en columnas numeradas. El sombreado es tiempo
que lleva cada actividad, la flecha roja que atraviesa el gráfico es la “dead line” que indica el
hasta donde ciertas actividades se deben haber realizado y que si no se lo ha hecho haga
peligrar el resultado o la concreción del evento.

Búsqueda y selección de los proveedores

El organizador de eventos debe elaborar una base de datos de proveedores por cada rubro, a
la que recurrirá en el momento de realizar las compras de los insumos necesarios para el
evento, la contratación de servicios y alquileres. No hay una lista tipo de proveedores para
eventos, pues pueden hacer falta desde alfileres, hasta… ¡alquilar un elefante! (tuvimos que
alquilar uno a un circo de Buenos Aires para el lanzamiento de un producto, fue muy
complicado conseguir el teléfono del empresario del circo, discutir el monto del contrato,
firmar el contrato, pagar el combustible del camión que trajo al elefante, pedir los permisos de
tránsito y sanidad del animal, pagar los viáticos del chofer, el cuidador y su ayudante,
alojarlos en la ciudad y comprar, la comida para el animal, etc.).

Otro detalle a tener en cuenta que no es menor, es el costo o precio de los bienes y servicios,
si bien es cierto que debemos tratar de cuidar los gastos al organizar un evento, no por ello
hay que adquirir lo más barato o económico, pues lo barato y de mala calidad puede hacer
peligrar el éxito del evento. En una ciudad del interior, cuyo nombre obviaré, se organizó un
acto para el cual tuvieron que alquilar una estructura tubular para el palco. Contrataron la más
barata, en el medio del acto el palco cedió y fuera del susto y un par de golpeados sin
importancia fue un papelón. El acto fracasó y al funcionario que contrató a la empresa lo
despidieron. Nunca pagaron el alquiler del palco y demandaron a la empresa.
Según el monto a erogar por los bienes o servicios podemos comprar directamente o bien
recurrir a un concurso de precios. El concurso de precios se realiza con un mínimo de dos
proveedores, debiendo confeccionarse un pliego de condiciones o pedido de precios que
contemple:

a. Características detalladas y calidad del bien o servicio a adquirir o contratar

b. Cantidad de bienes a adquirir
c. Precio base en caso de haberlo, por unidad y por cantidad
d. Precio final incluyendo impuestos (IVA)
e. Plazo de entrega
f. Forma y plazos de pago
g. Lugar, fecha y hora tope para la reopción de los sobres con las propuestas
h. Lugar, fecha y hora en la que se realizará la apertura de sobres y adjudicación de la
adquisición o contrataciones

Es indispensable tener en cuenta la solvencia, trayectoria y capacidad comercial de los

proveedores, para evitar sorpresas desagradables.
Elaboración del presupuesto

Elaboración del presupuesto

Los recursos económicos son los recursos monetarios con que se cuenta para realizar un
evento. Estos pueden provenir directamente de una partida asignada por el cliente o empresa
para tal fin o del esponsoreo y venta del evento. En los eventos que se autofinancian la
procedencia de los fondos es mixta, proviene de los sponsors del evento y del cobro del una
inscripción o derecho de participación. En los eventos culturales o artísticos los fondos
provienen de una empresa o productor y se recuperan con sponsors y la venta de entradas.

Para organizar el presupuesto se deben analizar por área el requerimiento de fondos que
tendrán para llevar adelante las tareas encomendadas para ejecutar el evento. Una vez que
cada área ha elevado al coordinador de finanzas su presupuesto se integra el presupuesto
general del evento, aconsejándose estimar un 10% sobre ese monto para gastos
imprevistos y egresos misceláneos.

Cuando usted es contratado para realizar un evento sus honorarios pueden ser fijados
entre el 10% y el 15% del monto total del evento y debe ser incorporado en el mismo en el
rubro honorarios.

Hay dos tipos de presupuestos:

1. Fijo: Es decir que se asigna un monto determinado de antemano en una

partida presupuestaria para tal fin al que se deberá ajustar al realizar el
evento.
2. A estimar: Nosotros debemos estimar el presupuesto según los gastos
que se deba afrontar para organizar el evento.

Hay que tener en cuenta, para integrar el presupuesto, las compras a los proveedores, el
pago de honorarios al organizador y su equipo; los impuestos, sellados, tasas, gabelas y
cargas sociales.
Modelo de planilla de presupuesto
Cliente: Nabuco Fragrances & Cosmetics
Evento: Lanzamiento de la marca

Proveedor Rubro Descripción Valor Unitario Valor Total

Imprenta Soler Tarjetería Invitac 500 Tarjetas $ 2.500
sobres
GAMA Correo Privado Envío 500 tarjeta $ 2 $ 1.000
Catering “Díaz” Catering Cocktail para $ 150 $ 75.000
inv.
Martín Coria Diseño Gráfico Diseño vs. $ 2.000
Jennifer-Mauro Foto y Filmac. Cobertura foto $ 2.000
film.
Pedro Ríos Sonido y luces Sonido e Ilumina $ 8.000
Valeria Torres Locutora Locución $ 3.000
DJamfa Grupo Covers Musicalización $ 5.000
Andy Falcione DJ Ambient mús. $ 3.000
Hotel Torres Hotelería Aloj. Vs. (6 pax) $ 300 $ 1.800
Promofull Promoción 4 Promotoras $ 500 $ 2.000
Promofull Merchandising 600 kits sorpresa $ 60 $ 36.000
SADAIC Tasa Porc. 600 inv. $ 3.000
Open Eye O de Ev. Organización $ 14.430
integral
Ev.
Total $ 158.730

Aspectos legales
En cada país, provincia, ciudad hay una legislación que regula el funcionamiento de locales
para eventos y su habilitación. Lo ideal es averiguar en el municipio o en la sede policial más
cercana al lugar del evento cuáles son los requisitos que hay que cumplir, si el salón está
habilitado para funcionar, si hay que pedir permiso, ante quién, si hay obligatoriedad de
contratar seguros para cubrir a los asistentes o si el lugar donde se realiza el evento tiene
seguro. Si va a haber actuaciones artísticas hay que consultar con el área que ejerce el poder
de policía del municipio o comuna local para pedir los permisos correspondientes.

Asimismo hay que averiguar si se deben pagar tasas o impuestos por ejecutar el evento, por
ejemplo en el caso de difundir música o que haya algún espectáculo hay que pagar SADAIC,
CAPIF, ARGENTORES, Sindicato de Artistas de Variedades, etc., que son entidades
gremiales que recaudan derechos de autoría sobre música, textos teatrales, actuaciones y
algunas otras especialidades del mundo del espectáculo.

Asimismo es conveniente que todo el personal afectado al evento tenga al día su situación
impositiva (Monotributo o la categoría que le corresponda), como asimismo su ART
(Aseguradora de riesgos del trabajo).
 Legislación para autorizar el funcionamiento de una discoteca de la
Municipalidad de la Ciudad de Rosario (rosario.gov.ar)
Habilitación para discoteca

 Requisitos
 Costos

Descripción


Mediante este trámite puede obtener la habilitación municipal de una discoteca.

Características:

- Son aquellos locales donde se difunde música, con pista y actividad de baile, con
acceso libre para mayores de 14 años y menores de 18 años.

- La difusión musical podrá provenir de medios electrónicos.

- Si se contratan números en vivo deberá contarse con escenario y camarín para

ambos sexos, y los mismos deberán ser aptos para menores.

- Podrán funcionar con expendio de bebidas y/o con anexo de bar y/o restaurante,
para lo cual deberán adecuarse a la normativa vigente a dicha actividad.

- No podrán tenerse y/o expenderse bebidas alcohólicas, ni cualquier otra prohibida

para menores de 18 años.

- Los horarios en que podrán desarrollar sus actividades serán:

--- lunes a jueves y domingos de 20 hs. a 24 hs.

--- viernes, sábados y vísperas de feriados de 20 hs. a 02 hs.

¿Quién puede realizarlo?

El interesado o terceros con acreditación suficiente.

Para realizar el trámite se debe concurrir con original y fotocopia del documento de
identidad del interesado. Si es persona jurídica, se deberá presentar original y
fotocopia del contrato social y/o estatutos y/o acta de asamblea según corresponda.

Todas las firmas del/los titular/res en los formularios estarán certificadas por:
Escribano, Tribunales, Banco o efectuadas en presencia del Funcionario Municipal
interviniente. No se acepta certificación de Bancos ni de la Policía.
 ¿Dónde se realiza el trámite?

 Edificio Aduana / Ases. Legal y Técnica (S.O.P.)

Domicilio: BELGRANO GRAL. MANUEL 328 2º - Tel. 4802287
Requisitos

1. Realizar el siguiente trámite:

Habilitación para espectáculos públicos
2. Factor ocupacional:
o Será de 3 (tres) personas cada 2 (dos) metros cuadrados de la superficie útil.
o Deberán adecuarse las salidas de emergencia y sanitarios para uso del público
a la cantidad máxima autorizada de asistentes.
3. Localización:

Estos locales podrán localizarse en predios donde:

o No exista uso de viviendas residenciales en todo su perímetro.

o De existir residentes linderos, cuando la totalidad de los mismos manifiesten su
consentimiento expreso.
o Cuando no exista además oposición expresa del 33% (treinta y tres por ciento)
o más de los vecinos cuyas residencias se encuentren dentro de los 50
(cincuenta) metros lineales, a ambos lados y de frente al local.

Estos locales sólo podrán localizarse en edificios:

o Cuando los demás inmuebles del edificio no estuviesen destinados para el uso
de viviendas residenciales.
o Cuando los demás inmuebles del edificio estuviesen destinados para el uso de
viviendas residenciales, se requerirá la autorización de los vecinos de las otras
plantas.

Estos locales no podrán localizarse a menos de 200 metros respecto a

establecimientos de salud con internación y salas velatorias, contados por recorrido
peatonal de eje divisorio a eje divisorio más cercano a dichos establecimientos.
Asimismo, deberán ubicarse a más de 200 metros de una confitaría bailable o
cabaret – whiskería, no pudiendo localizarse más de una por cuadra en ambas
veredas.

Cualquiera sea la superficie del local que se pretenda habilitar, los metros lineales
para el ejercicio de la oposición serán contados de eje divisorio a eje divisorio más
cercano, por recorrido peatonal y tomando el mismo eje y la misma distancia, con
relación a los vecinos de enfrente.
4. Superficie:
o La superficie máxima autorizada para estos locales es de 500m2 (quinientos
metros cuadrados) útiles.
o Las discotecas, cualquiera sea su superficie, no podrán localizarse en las
áreas de radicación promovidas declaradas o a declararse.
5. Seguridad:

Los titulares de las habilitaciones tendrán a su cargo la seguridad interna del local,
así como la tranquilidad del entorno externo, para lo que deberán contar con: a)
seguridad interna privada debidamente identificada, contratada en proporción a la
capacidad máxima de asistentes; b) policía adicional; c) agentes de tránsito y de
control urbano; d) detector de metales e) cumplimentar las normas de seguridad
previstas en la Ordenanza N° 7048.

6. Aspectos constructivos:

Se deberá optar por una solución técnica que garantice una efectiva reducción del
nivel sonoro y vibratorio de acuerdo a:

o Alternativa a: retiro de frente y sector circundante, doble pared con cámara de

aire desolidarizada.
o Alternativa b: suelo flotante o desolidarizado, doble pared flotante y cielo raso
para distribución sonora igualitaria.
o Otras alternativas: deben lograr técnicamente el mismo resultado que el
establecido mediante las alternativas anteriores.

Requisitos complementarios: a) ventilación mecánica; b) salidas de emergencia; c)

sanitarios; d) baños para discapacitados; e) luces de emergencia.

7. Nivel sonoro:

El máximo nivel de ruidos permitidos para la difusión de música es de 80 db. A. Los

locales deberán contar con controlador y/o compresor de sonido.

8. Vibraciones:

En estos locales serán exigidas las medidas reglamentadas por el Departamento

Ejecutivo Municipal, el que determinará las tablas de efecto de vibraciones sobre
las personas y las estructuras, los niveles máximos permisibles, el control de
fuentes de las vibraciones y el procedimiento y los medios de medición de los
mismos.

9. Aspectos bromatológicos.
 Estos locales deberán cumplir la normativa vigente, conforme a la actividad
autorizada.

10. Desarrollo de la actividad:

Exclusivamente en lugares cerrados y cubiertos.

Costos

Mismo costo que en el trámite Habilitación para espectáculos públicos.

Reglamentos y contratos

En el caso de las ferias y exposiciones las mismas tienen un reglamento para los expositores
que ordena el funcionamiento interno de la feria y especifica claramente derechos y
obligaciones de los expositores: que cantidad de energía eléctrica se proveerá a cada stand,
cuantas personas pueden estar afectadas por cada stand, que elementos son prohibidos
ingresar, que deben un responsable del stand a la hora de apertura de la feria, a que hora se
deben retirar los expositores, etc.

Toda contratación de personal temporario para el evento, servicios y cualquiera otra

prestación que requiera el evento debe ser formalizada por medio de un contrato, el que debe
estar depositado en la administración del evento debidamente sellado, con el sellado de ley,
antes del evento. No puede haber personal, ni ningún tipo de servicio trabajando o
funcionando sin el debido contrato realizado según la legislación vigente.

El éxito o el fracaso de un evento o reunión dependen de la correcta determinación de los

objetivos, el aprovechamiento del tiempo, la estimación del personal que se ha de afectar, la
selección de proveedores, conocer las reglamentaciones en materia de seguridad, higiene y
sanidad, prever plan B y de emergencias, adjudicar roles de emergencia, contratar seguros,
pagar impuestos, tasas y sellados que corresponda en el ámbito público. Planificar con tino,
sentido común y previsión. Nunca dejar cabos sueltos o situaciones que se solucionarán
solas, pues las situaciones poco planificadas o dejadas para último momento son un dolor de
cabeza potencial y peligroso. Nada se arregla solo, como dice una de la famosas “Leyes de
Murphy” “si algo puede empeorar seguramente lo hará”. Y ya que estamos citando a Murphy
recordemos también aquella ley que dice: “si todo está saliendo bien con poca planificación
hay algo que está fallando y no tardará en explotar causando el mayor daño posible”.

La importancia de la Selección del lugar: Selección y montaje. La ambientación

Selección del lugar

De acuerdo a la cantidad de participantes, tipo de actividad a realizarse, estación del año con
respecto al clima y presupuesto fijado para cubrir el alquiler del lugar (en caso de que sea
alquilado y no se desarrolle en instalaciones propias) se selecciona la sede del evento. La
misma debe ser funcional a los objetivos fijados y qué queremos transmitir a través del
evento. Si el lugar es pequeño e incómodo, no tiene estacionamiento cubierto, si es de difícil
acceso, obviamente no transmitiremos una buena impresión.

Para seleccionar la sede del evento se tiene en cuenta:

 Accesibilidad
 Si cuenta con capacidad para albergar la cantidad de invitados al evento (incluida la
cantidad de baños)
 Si posee un estacionamiento cubierto o al aire libre y con seguridad
 Condiciones edilicias (en buen estado y con acceso para discapacitados, si posee
todos requisitos de seguridad) y de higiene
 Si está habilitado por los organismos oficiales pertinentes
 Reputación y trayectoria
 Si posee personal capacitado, electricistas, ordenanzas, valet parking, recepcionistas,
(si no se alquila un salón sin personal)
 Aire acondicionado frío/calor
 Si posee equipos de sonido propio, luces, efectos de luces
 Si posee mobiliario y accesorios para eventos (tarimas, podios)
 Si posee cobertura de servicio de emergencias médicas
 Accesibilidad para personas discapacitadas

La categoría, confort, atención y los recursos tecnológicos (Wifi) son importantes a la hora
de seleccionar el lugar idóneo para nuestro evento.

Los hoteles y lugares para eventos ofrecen datos para relevar en sus páginas web.
Consulte www.holidayinncba.com; www.aca.org.ar; www.chateaumilenium.com;
www.dinosauriomall.com.ar
La limpieza, el buen estado edilicio y del mobiliario, la accesibilidad, el correcto
funcionamiento de los recursos instalados, son tips a tener en cuenta para elegir el salón
donde se realizará una conferencia o congreso. Ese espacio será durante el tiempo que dure
el evento la sede del mismo y es importante para la imagen que se transmitirá del evento
contar con una sede en buenas condiciones.

Puerta de ingreso para discapacitados motrices en un predio donde se realizan ferias y

exposiciones. Siempre debemos tener en cuenta que pueden asistir a eventos masivos
personas discapacitadas y es importante tener en cuenta que esas personas puedan acceder
al lugar donde se realiza el evento sin sufrir inconvenientes.

Aquí tenemos la puerta para discapacitados integrada a un dispositivo de molinetes que se

abren con tarjetas magnéticas en un salón de conferencias y reuniones de una repartición
pública nacional.
En eventos magnos tales como Olimpíadas y ferias internacionales, se inspecciona
previamente la ciudad sede candidata para comprobar las facilidades que tienen de acceso
para discapacitados en los aeropuertos, terminales de buses y trenes. El espacio público no
sólo pertenece a los transeúntes que pueden sortear obstáculos sino también a las personas
discapacitadas, se debe observar cuidadosamente estos detalles para elegir la ciudad sede y
el lugar donde se llevará a cabo el evento.

Montaje
De acuerdo al tipo de evento, la cantidad de invitados y el presupuesto con que se cuenta se
elije y se diseña el espacio funcional donde se realizará. Usted, como organizador de
eventos, debe tener relevados predios, salones, hoteles, clubes, estadios, donde pueda
organizar un evento que le hayan encargado y realizar un montaje acorde.

Una vez seleccionado el sitio donde se realizará el evento. Debe pedir que le entreguen un
plano en escala del sitio que ha elegido. De acuerdo al tipo de actividad que se realizará
durante el evento y la cantidad de personas que asistirán al mismo usted deberá realizar el
diseño del espacio funcional.

Aspectos a considerar para el diseño del espacio funcional:

 Comodidad
 Espacio
 Fluidez
 Descansos
 Alimentos
 Materiales
 Buena Visión
 Sanitarios

Tips específicos a tener en cuenta para el diseño del espacio funcional:

1. Tamaño y forma del sitio del evento, que se adecue a la cantidad de invitados y a la
naturaleza del evento.
2. Si es al aire libre, en un salón, en un predio ferial, en carpa
3. Si es al aire libre (un recital) prever contar con un pronóstico extendido para no tener
que suspender el evento por mal tiempo.
4. Si es en un salón
 Cantidad de invitados
  Si el evento será de pié o si los invitados estarán sentados
 Si posee columnas que obstaculicen la visión, el tránsito o la distribución de
sillas y mesas.
 Orientación de ubicación de invitados según accesos
 Corredores para que los invitados y organizadores puedan transitar si se trata
de un evento donde hay que colocar sillas o mesas y sillas
 Ubicación de sanitarios
 Si hay discapacitados entre los invitados, rampas, ascensores y sanitarios
apropiados
 Instalaciones eléctricas, de sonido e imagen que no pongan en riesgo a los
invitados.

Plano tentativo de un evento con recepción separada a la que se ingresa por un deck, luego
por un corredor se ingresa al salón principal donde se ofrecerá una comida, está prevista una
pista de baile, frente al escenario.

De acuerdo al tipo de evento se realiza la visita previa al salón y con el lay out del salón se
hace un proyecto de diseño del espacio en el que se realizará el evento.

Recuerde:

 Planifique los sitios de ingreso y egreso de los invitados, hay salones o predios que
permiten ingresar por un sitio y salir por otro. Si los invitados deben salir por el mismo
lugar que ingresaron organizar detalladamente recepción y despedida, para evitar
aglomeraciones y contratiempos.
 Si en el evento participarán invitados especiales o autoridades gubernamentales,
prevea un ingreso diferenciado con su correspondiente estacionamiento, para facilitar
un rápido ingreso y egreso.
 No colocar la mesa principal o presidencial de espaldas a ventanas o puertas.
 No colocar mesas u obstaculizar la salida y retorno de personal de servicio, de las
cocinas o del office.
 Dejar espacio suficiente para acceso a los sanitarios.
 No obstaculizar las puertas del sitio donde se realiza el evento y la salida o salidas de
emergencias.
  Colocar el sistema de audio de manera tal que no obstaculice el tránsito, ni que aturda
a los invitados que están cerca.
 Si se colocarán pantallas o pantallas de plasma que sea en lugares en los que permita
visualizarlas claramente con respecto a la altura y ángulo de enfoque respecto a los
invitados.
 Si hay cableado no debe estar colocado en zonas de tránsito, y si hubiera que hacerlo
por un lugar donde hay tránsito cubrirlo con alfombras o encintarlo al piso.
 Si hay que colocar proyectores, éstos deben estar colocados en una estructura
tomada del cielorraso o techo, nunca sobre mesas delante de la pantalla.
 El sitio para manejar el sonido y el audio debe estar enfrentado al escenario
preferentemente en el fondo del salón, si éste no cuenta con una cabina para tal fin.
 Parking diferenciados: VIP (para invitados especiales), de invitados en general, de
emergencias (ambulancias, bomberos, de fácil ingreso y salida), de proveedores, (fácil
acceso de carga y descarga).

Mesa central de una comida armada de modo imperial, nótese el espacio que hay entre ellas
y las restantes mesas que son circulares, por donde podrán transitar cómodamente el
personal de servicio y los invitados. Es preferible que en el sitio del evento sobre espacio y
que debamos decorarlo u ornamentarlo para “rellenarlo”, a que se esté en un evento donde
para que pase un mozo o un invitado todos debamos ajustarnos sobre la mesa, o levantarnos
de nuestro lugar. Además, en todo evento siempre hay que calcular el lugar y los servicios
con una flexibilidad que permita agregar una mesa o dos, una fila de sillas o hacer lugar para
invitados que no teníamos previstos, a quienes usualmente se los denomina “colados”; por
experiencia le digo, aunque usted extreme los controles, siempre habrá algún “colado” que
logrará ingresar y, a veces, habrá que resignarse y darle una ubicación.

3.3 Manejo del Espacio. Composición.

Según el tipo de evento y los invitados involucrados se realizará el montaje conveniente.
Ergonomía del Cuerpo Humano. La funcionalidad de Muebles y Accesorios.

El término Ergonomía tiene origen griego y se refiere al estudio de los datos biológicos y
tecnológicos que permiten la adaptación entre el hombre y las máquinas y los objetos. La
Ergonomía usa nociones de la Ingeniería, Diseño Industrial, Psicología, Sociología,
Fisiología, Biomecánica, entre otras ciencias y disciplinas para cumplir con sus objetivos de
comodidad y eficiencia. Todo mueble ergonómico fue diseñado especialmente para
adaptarse al hombre.

En lo específico a nuestra asignatura la aplicación de la Ergonomía está destinada a dar

comodidad y seguridad a los participantes de un evento.
Aquí podemos apreciar un corte longitudinal de un sector de plateas de un estadio donde las
gradas y los asientos están colocados a determinada altura y ángulo para que los
espectadores estén cómodos y puedan ver el evento deportivo sin obstáculos.

Aplicando la Ergonomía se realiza el montaje de un evento. En nuestra asignatura el montaje:

son todas aquellas actividades desarrolladas en un tiempo determinado con el fin de que el
espacio para los trabajos o exposición esté listo para alguna actividad (colocación distribución
de mesas y sillas, mamparas, antepechos, displays especiales de decoración, cableado
instalación eléctrica y de mobiliarios y equipo, entre otras).

El espacio Standard que normalmente se asigna al cuerpo humano es de 0,75 m, en una

mesa de trabajo.

Distribución de espacios para mesas y sillas

1. “Analizar el cuerpo humano, silla, mesa y plaza de servicio o trabajo como sistema
integral. (Aplicar la ergonomía).
2. Comprender la dimensión humana y las diversas posturas que el cuerpo toma.
(Principios de anatomía).
3. Considerar la máxima anchura del cuerpo de una persona con mayor tamaño
corporal, pensando que los codos pueden estar extendidos; esta medida oscila de 76
cm., a, hasta un mínimo admisible de 61 cm. La provisión de 76 cm., por persona
deja espacio suficiente espacio para los codos.
4. El tamaño del salón, de las mesas, sillas y la cantidad de comensales.
5. La distancia entre el canto de una mesa y la pared u otro obstáculo físico debe ser
suficiente debe ser suficiente para acomodar el espacio que ocupa la silla y la máxima
anchura de cuerpo de una persona de gran tamaño que circule por el espacio que
separa silla y pared. Considerar lo más lejos posible que puede estar la silla de la
mesa; es necesario tener una holgura confortable en lo referente al espacio que ocupa
la silla, que cambia de posición varias veces en el curso de una comida.
6. La distancia aconsejable entre el perímetro de la mesa y la pared u obstáculo físico
más cercano para circular por detrás de las personas es de 122 cm., para evitar
interferir con las medidas de la silla. La distancia mínima que se considera suficiente
para estos movimientos es de 90 cm., que permite el desplazamiento eventual de la
silla hacia atrás. La comodidad sugiere una distancia mesa-pared de 152 cm., con
vista a un paso de circulación y acceso directo con la silla apartada de la primera a
una distancia máxima, y la mínima distancia con circulación es de 91 a 107 cm., con la
desventaja de obligar a las personas a acercar la silla a la mesa. Con el objeto de
 habilitar dos pasos de circulación por detrás de la silla apartada de la mesa debe ser
de 228 a 243 cm., espacios claramente generosos.
7. El especio perimetral destinado a las personas debe ser suficiente para acomodar la
máxima anchura corporal, considerando la separación de codos, los costados y
elementos de trabajo.
8. La zona óptima de servicio es de 46 x 76 cm.
9. Debe de considerarse los espacios necesarios para una buena circulación alrededor
de las mesas.
10. La altura del asiento respecto al suelo será aquella que permita a los pies apoyarse
firmemente en el mismo. La mayoría de las personas estarán cómodas con una altura
de asiento de 40 y 43 cm.
11. Dejar espacio suficiente entre la parte superior del muslo y la inferior de la mesa, con
un mínimo de 20 cm.
12. Es recomendable que el respaldo tenga las características adecuadas para dar
superficie de apoyo a la región lumbar.
13. La altura del plano superior de la mesa respecto al suelo debe oscilar entre 74 y 76
cm.
14. La altura a que debe prender una lámpara o aparato de iluminación suspendido sobre
la mesa de comedor se basará en la dimensión humana. La solución ideal la dan los
aparatos de iluminación dotados de mecanismo regulador de altura.
15. Definir las dimensión las dimensiones adecuadas de las mesas está en función del
número de personas que se piensa sentar a su alrededor y el tipo de actividad.
16. Es muy importante considerar la relación entre campos de visión, la altura de los ojos
y la exposición de mercancías.
17. El sistema de exposición más imaginativo carece de valor si es visible sólo para un
limitado número de personas. Para eludir todo obstáculo para la visión, en caso de
dos personas, una de gran y otra de pequeño tamaño. La medida a antropométrica a
tener en cuenta es natural del ojo en posición sedente.
18. La eficiente separación de asientos resulta esencial para estructurar líneas visuales
óptimas en los espacios que incorporan sistemas audiovisuales. Las líneas visuales y
los ángulos de visión también están en función de la distancia entre el borde de la
mesa y la pared en que se instala el sistema audiovisual”.2

2
Fleitman Schvarcer, Jack, Eventos y Exposiciones, una organización exitosa. Editorial McGraw-Hill
Interamericana Editores. México DF. 1997. Pags. 250 y 251.
Plano de distribución de 15 mesas circulares para una comida. La numeración es interna para
el personal de servicio, no guarda orden de precedencia protocolar. La mesa principal está
identificada con la letra “P” y las mesas de apoyo están indicadas con los números de mesas
a las que corresponden. El ingreso principal (de invitados) está indicado con la letra “A” y el
ingreso de servicio (mozos) se halla entre la mesas 11 y 12. Las columnas de servicio de
mozos se han indicado del 0 al 4

Mesa imperial armada en un salón para una comida. Nótese los amplios espacios de servicio
detrás de las sillas y el espacio entre los puestos de los comensales que permitirá comer
cómodos y una interacción fluida.

Zonas de la mesa
a. Zona de servicio: Allí se encuentran los cubiertos, la vajilla, el plato del pan, las
copas y la tarjeta de sitio frente al plato del comensal. Se denomina en la gastronomía
“puesto”.

b. Zona compartida: es la superficie central de la mesa, donde se colocan elementos a

compartir, botellas de agua, jarras de gaseosa, saleros, pimenteros y también se
hallan los centros de mesa, candelabros y otros arreglos ornamentales.

Zona de Servicio de una comida, presentada para servir un caldo de entrada, la cuchara
corresponde que esté a la derecha delante del cuchillo. Una vez que tomamos asiento la
servilleta se coloca sobre nuestra falda. Sólo falta la tarjeta de sitio frente al plato.
Pequeños elefantes plateados para tomar las tarjetas de sitio frente al plato del comensal, se
trata de objetos propios para un evento social, para las comidas protocolares o
empresariales, la tarjeta de sitio o tarjeta mesera tiene un pliegue de la propia cartulina que
le sirve de sustento.

Mesa imperial armada en la terraza de una vivienda particular, la zona compartida de la mesa
está decorada con un camino de tela sobre el que se han colocado velas y un cenicero cada
dos personas.

Jack Fleitman3 sostiene que las dimensiones de la zona compartida “pueden variar de
acuerdo al tipo de actividad, clase de alimentación, del servicio que se proporcione,
circunstancia y número de personas”.

Agregando que: “En las mesa rectangulares con capacidad para seis personas, de 137 x 244
cm., la zona de servicio tendrá, aproximadamente, 46 x 76 cm. y quedará una zona
compartida central con una profundidad de 46 cm.”.

“En las mesas rectangulares con capacidad para seis personas de 137 x 244 cm., la zona de
servicio tendrá, aproximadamente 46 x 76 cm., y quedará una zona compartida central de
profundidad de 46 cm.”.

“Las mesas rectangulares por su forma reducen significativamente la superficie y la zona

compartida. La mesa rectangular de 152 x 167cm., en cambio, teniendo una superficie
similar, de acomodo a seis personas y disfrutan de las zonas de servicio y compartida de una
manera óptima”

3
Op.cit.
“Una mesa cuadrada para ocho personas, el lado puede tener 137 y 152 cm., eligiéndose la
segunda medida para acomodar a personas de gran tamaño y brindar una zona de trabajo
más holgada”.

Ambientación
La ambientación se obtiene con el mobiliario, cortinas, alfombras, plantas, mantelería,
servilletería, vajilla, luces interviniendo la iluminación y el sonido. Puede ser temática de
época (fiesta romana), étnica (japonesa, brasilera), de estación (invierno, verano), de lugar
(playa, bosque), cinematográfica (similar a la de una película), de un lugar famoso (simular un
teatro, un bar conocido). Decoradores y arquitectos se ocupan de ambientar el sitio para que
cumpla con el objetivo comunicacional deseado.

Decoración de una mesa de adorno de un restaurante resuelta con hojas y flores dentro de
floreros con agua. Detalles simples que crean un ambiente especial. El buen gusto debe
primar sobre lo pretencioso o rebuscado.

Decoración y ambientación con flores, en el caso de las flores que se coloquen sobre una
mesa donde se comerá recordamos una vez más que no deben tener aroma, por más
agradable que éste sea. No es grato comer envuelto en perfume. En el caso de la
ambientación de un living si se puede tener flores con aroma. Aunque algunos especialistas
sostienen que tampoco deben ser flores que exhalen perfumes.
La ambientación con living en las fiestas se utilizan bastante en la actualidad, el buen gusto
debe primar en la elección del diseño del mobiliario, aquí tenemos un mobiliario sobrio y una
decoración acorde. Si los muebles son de alquiler tiene que estar sanos y limpios, es
desagradable sentarse sobre muebles desvencijados corriendo el riesgo de caerse,
ensuciarse o romperse la ropa. Máxime si hay muebles con tapizado blanco como en el caso
de esta fotografía.

Ambientación temática de oriente para una fiesta social, cuenta con una sombrilla y una
cómoda alfombra con cojines, que suple al living en el exterior de la tienda.

Montaje interior y exterior de una carpa árabe (jaima) para un casamiento. En este caso el
menú y la uniformología de los mozos completaban la ambientación.

La iluminación y el sonido

Cuando se debe crear un determinado clima para un evento la utilización de luces es

una herramienta importante para ambientar. La utilización de luces para crear
ambiente y dotar de “clima” a la presentación de una persona, paisaje u objeto, es
propia de la cinematografía, el teatro, los espectáculos, los pubs y discotecas, la
ópera, la fotografía artística y comercial. También para ambientar un evento. Si se
desea realizar una ambientación adecuada y además resaltar una persona o producto,
debemos consultar a un iluminador profesional, que nos diseñará un proyecto de
esquema de iluminación para luego realizar una puesta de luces.

La luz no sólo ilumina ambientes y personajes. Según su color, orientación y

características les dará una determinada forma y dotará a esos ambientes o
personas de un determinado carácter.

Características de la luz
La luz que recibe un cuerpo o superficie es reflejada por la misma y luego percibida
por el ojo. Cuando observamos la luz sobre un cuerpo vemos la luz reflejada, en
cambio si nosotros somos el cuerpo iluminado veremos la luz incidente.

Hay dos tipos de luces artificiales: De fuente expandida (Ej. Bombillas eléctricas
comunes), y de fuente concentrada (lámparas que emiten un haz luminoso recto).

Las fuentes para iluminar una persona u objeto pueden ser dirigidas para que
iluminen directamente o rebotadas para que iluminen rebotando los rayos sobre una
superficie y luego lleguen a la persona u objeto a iluminar.

A las luces dirigidas se las denomina en el ámbito cinematográfico y teatral luces

duras y las rebotadas luces suaves. Las luces duras permiten visualizar en todos sus
detalles la persona, objeto o ambiente iluminado y las suaves dan una sensación más
difusa.

Cuando se ilumina a una persona se suele aplicar la puesta triangular de luces que
posee los siguientes componentes:

a. Luz principal: ilumina el rostro y está colocada en un ángulo de 45º respecto a

la dirección de la mirada de la persona iluminada.
b. Luz de relleno: equilibra la otra mitad de la cara. La diferencia de nivel se
denomina ratio.
c. Contraluz: está colocada detrás de la persona, “despega” la figura del fondo.

Fórmulas de iluminación básica:

1. Iluminación de silueta: Se ilumina de atrás (contraluz) al objeto o persona y

hay ausencia de luz principal.
2. Iluminación frontal: Las fuentes de luz están direccionadas sobre rostros y
objetos en la misma posición que quienes observan.
3. Iluminación amplia: cuando hay poco ratio entre la luz de relleno y la luz
principal.
4. Iluminación estrecha: cuando mucho ratio entre la luz de relleno y la luz
principal.
5. Iluminación contrastada: cuando hay mucho ratio entre la persona u objeto y
el fondo.
6. Iluminación de contraluz: es cuando la más alta la luz de contraluz que las
demás luces.
Cuando se va a realizar una puesta de luces habitualmente el responsable de
iluminación nos envía un rider con los requerimientos en materia de luces y como
deber ser el armado o puesta de luces. Una vez que hemos consultado con nuestros
proveedores confirmamos la disponibilidad de los recursos, o bien si no se cuenta con
todos los recursos solicitados, enviamos un contrarider detallando los recursos con
los que podemos contar o que podemos contratar por costo económico.

Luces de fuente concentrada en una disco, suele ser utilizadas con cabezales móviles,
en este caso forman figuras, suelen ser audiorítmicas, es decir funcionan con el
sonido, a través de una programación o de forma manual. Cuando se manejan de
forma manual, de acuerdo al ritmo o si se trata de una presentación especial lo hace el
LJ (Light Jay).

Aquí vemos una ambientación con luz que comúnmente se denomina indirecta, en
este caso se ha utilizado la modalidad rebotada, lo que da un efecto de iluminación
suave. También hay luces dirigidas desde el techo hacia el piso iluminando un sector
en especial. La puesta se completa con dos arbolillos que dan un toque particular a la
iluminación creando un ambiente cálido e íntimo.
Aquí se han utilizado lámparas con leds para iluminar las columnas y “pintarlas” de
distintos colores rebotando en el entorno y pintándolo. A nivel del piso hay lámparas
de color de fuente concentrada de color azul. El ambiente está iluminado en el sector
del fondo de la fotografía por rebote. Un detalle: cada mesa está iluminada por una
vela encendida. Un toque que distingue. El tipo de lámparas led.

Luces rebotadas iluminan el ingreso a un evento. Nótese que los tachos a derecha e
izquierda iluminan hacia el techo, detrás de ellos hay sendos arreglos vegetales, a
derecha e izquierda haciendo camino hay velas. En el lobby notamos una importante
araña que da luz rebotada sobre todo el ambiente.
 Layout de puesta de luces de un espectáculo

Fachada de un edificio iluminada en los contornos de ventanas, arcos, balcones, torre

y molduras, ilumina por rebote todo a su alrededor.

Camino de luces que conducen a una carpa, en este caso se han utilizado velas. A mi
criterio están demasiado cerca una de otras lo que da demasiada luminosidad
rebotada, sería conveniente espaciarlas un poco. Y deberían retirarlas a la salida de
los invitados si éstos se retiraran de día o bien reemplazarlas por otro tipo de
iluminación para evitar accidentes o un incendio en el predio natural que se aprecia.
Sector Lounge iluminado con luces suaves, sólo hay luz dirigida sobre la mesa y
algunos detalles de ornamentación.

Mesa y sillas vestidas para una comida, iluminadas por luces de rebote, sólo hay
directa una luz sobre cada mesa, lo que permite a los comensales comer
cómodamente.

Un récord Guinnes para celebrar los 850 años de la fundación de Moscú.

El 06/09/1997 Moscú celebró sus 850 años. Uno de los puntos culminantes de la
celebración (a mi criterio el punto más alto), fue cuando el músico francés Jean Michel
Jarre hizo su presentación denominada “Oxígeno en Moscú” un tecno-concierto frente
a la Universidad Lomonosov, con láseres que pintaron todos los edificios y el edificio
de la universidad que servía de fondo, el músico utilizó un arpa láser, pantallas
gigantescas que estaban montadas sobre la universidad transmitían en vivo el acto, un
show de música y luces que deslumbró a más de tres millones y medio de asistentes.
Este evento incluyó un saludo en pantallas de un cosmonauta ruso que estaba
orbitando la tierra en una estación espacial, la proyección de imágenes en láser de la
historia de Rusia en las paredes de la universidad, mientras Jarré y su banda tocaban
y el cierre apoteósico con un coro multitudinario compuesto por el coro del ex ejército
rojo, el coro de niños del teatro Bolshoi y bailarines del teatro Bolshoi en vivo y fuegos
artificiales. Este evento histórico ingresó al famoso libro de récords Guinnes.

Jean Michel Jarré frente a sus sintetizadores y teclados que ejecutó para el concierto
“Oxígeno en Moscú”.

Escenario montado frente a la universidad Lomonosov que está iluminada con la frase
“Moscú” y el isologotipo “Oxigeno en Moscú”. Sonidos, luces y láseres crearon un
evento que tuvo repercusión mundial.

El escenario iluminado y sobre el edificio universitario se proyecta la imagen de un

cosmonauta ruso, acompañada por iconografía estelar. En el recital se evocaron
visualmente también, los aspectos más relevantes de la historia de Rusia en
imágenes.

Luces y fuegos artificiales que pintan de rojo el escenario y el edificio universitario,

permiten ver parcialmente el público frente al escenario.

Momentos culminantes de “Oxígeno en Moscú” proyección de edificios sobre el edificio

universitario y fuegos artificiales.

El evento al que no hemos referido, donde además de la música de Jarré, la

arquitectura, las luces y los efectos lumínicos fueron los protagonistas, que deleitaron
al público que lo presenció, son la muestra más acabada de un megaevento
conmemorativo, donde los aspectos estéticos acompañaron a la música. Una cuidada
puesta en escena para transmitir un concepto a más de tres millones y medio de
espectadores en vivo y al mundo. Además el alcalde de Moscú Yuri Luzhkov y Oleg
Belikov, director ejecutivo de los fastos, eligieron a Luciano Pavarotti, Jean Michel
Jarré y Andréi Konchalovski (cineasta ruso) como responsables de los números
artísticos conmemorativos centrales. Entendiendo que la celebración del 850
aniversario de Moscú era un evento que trascendía las fronteras del país. Por lo que
para conmemorarlo convocaron a artistas internacionales, que junto a un destacado
cineasta local, destacaron los logros artísticos y culturales de Rusia. Jarré a su versión
de Oxígeno le agregó coros y pasajes remixados de música local (rusa) además de la
proyección sobre el edificio de la universidad Lomonosov de los hitos más importantes
de la historia rusa. Un verdadero ejemplo de comprensión de la trascendencia de la
efeméride que se celebra, sin caer en un falso nacionalismo, se abre la convocatoria a
artistas de relieve mundial, para que sea un verdadero festejo universal. Un ejemplo a
imitar.
Sonido
Este recurso es clave para todo evento, ya que la musicalización ambienta y amplifica
discursos y alocuciones. Si las luces fallan se puede improvisar llegado el caso y en la
emergencia (se improvisa sólo si se produce un contratiempo), siempre tendremos previsto
tener un generador eléctrico y luces de auxiliares. Pero si el sonido falla o se escucha mal,
hay acoples o distorsiones el evento fracasa. La música acompaña, crea clima. No debe
aturdir ni ser estridente cuando se está comiendo (no se aconseja electrónica, rock o
reggaeton).

Los micrófonos deben ser bien colocados para no estorbar y poder ser utilizados
correctamente. El sonido se prueba sin que estén los invitados ya que es muy molesto o
muestra de improvisación estar haciendo prueba de sonido con el público presente. La
distribución de los elementos de sonido se hace de modo tal que no obstaculicen a los
participantes y se pueda escuchar correctamente. Los cables se colocan de modo que nos
sean pisados o no se tropiece alguien con ellos.

El sonido y las luces deben estar armados, montados y probados una hora antes como
mínimo de que empiece el evento. Cuando actúen grupos musicales en vivo se le debe
proveer con anticipación el rider (requerimiento de equipo de sonido, micrófonos y elementos)
con tiempo al sonidista para que cuando se ensaye y ecualice tenga todos elementos. Si hay
actuaciones acompañadas con música grabada se le entrega el CD con anticipación al
sonidista y se le aclara que temas se utilizarán, igualmente se hace si se va ejecutar el himno
nacional o himnos de otros países. El sonidista e iluminador responden ante una sola
persona que les da las instrucciones y les indica que debe hacer en caso de un imprevisto.

Para acceder a una lista de proveedores de distintos tipos de servicios puede consultar
www.revistamilopciones.com

El sonidista debe estar ubicado de manera tal que no obstaculice el evento y que pueda
escuchar como está saliendo el sonido, por eso no se tiene que poner la mesa de sonido al
lado del escenario sino enfrente. En la fotografía vemos aun DJ de un evento social colocado
estratégicamente en un sitio que le permitirá trabajar cómodo.
Planta de sonido o “rider” de una banda con los requerimientos básicos especificados y
donde deben estar colocados los retornos (mon) los micrófonos para los instrumentos,
incluyendo los micrófonos de la batería y las voces. Debajo de la batería esta el rectángulo
del tapete para evitar las vibraciones. Con este rider se arma el sonido y cuando llega el
grupo para ensayar con su sonidista, éste verifica y prueba todo el armado y ecualiza a la
banda.

Planta de sonido y luces combinadas están indicadas las especificaciones técnicas con
íconos de distintos colores como referencia.

Los equipos
También hay que prever contar con los equipos necesarios tales como proyectores, laptops,
puntero láser. En fin todo elemento expositivo que sea necesario utilizar en el evento. Si
necesitamos alquilar pantallas, televisores de led, proyectores, todo debe ser probado y tener
equipo de repuesto ante cualquier falla. Si utilizaremos equipos alquilados, debemos
familiarizarnos para su correcto uso.
“Teleprompter”, este aparato permite leer los discursos en su pantalla
semitransparente y se adecua a los ritmos de lectura del orador, es uno de los
materiales de apoyo didáctico que se utilizan en reuniones diplomáticas o políticas de
alto nivel.

La planificación de emergencias y medidas de seguridad

Plan de emergencias

Los organizadores del evento deben tener un plan de emergencias en caso de un

imponderable o siniestro y que se deba evacuar el lugar, en el plan se asignan roles de
evacuación a los organizadores para que la misma se produzca de manera ordenada y se
evite el pánico. La mayor cantidad de tragedias se producen cuando se declara el pánico y
todos tratan de salir a la vez. La policía o bomberos pueden suministrar planes de evacuación
y capacitar a los organizadores para asumir los roles de evacuación y como utilizar
matafuegos y mangueras.

También debe estar previsto quién llama a emergencias, bomberos y ambulancias o servicios
de emergencias médicas, en algunos casos se da alerta del evento a las autoridades
sanitarias del municipio o provincia y se arman corredores sanitarios tentativos (para derivar
rápidamente a heridos graves), poniendo en alerta a los hospitales o centros asistenciales
más cercanos, con disponibilidad de camas, sangre y plasma. Estas medidas se implementan
cuando hay visitas de estado o Jefes de Gobierno. Incluso se puede llegar a demarcar un
sector para que aterrice un helicóptero sanitario, que haya una unidad de emergencias de
alta complejidad con dotación completa en el sitio y un estacionamiento especial para
ambulancias, a los efectos de que puedan salir rápidamente si hay una emergencia.
 Plan de Evacuación
Planta 2

N° 7 salida
A • 8 8

8 7
7
7
7
Escalera de
7
Incendio

Plano de un plan de evacuación donde están señaladas las salidas y escaleras de incendio,
es importante que todo el personal afectado al evento tenga un rol asignado y conozca los
planos de evacuación. Incluso se aconseja una recorrida previa al lugar del evento para
reconocer los sitios que conoce por el plano.
Plan de Evacuación General

 Mantener la calma
 Seguir las instrucciones del coordinador de piso
 En caso de no existir coordinador seguir la señalización
establecida hacia las zonas de seguridad, y evacuar según
la escalera que le corresponda, y área de seguridad en la
planta baja
 No volverse por objetos olvidados
 No correr
 Quitarse los tacones altos
 Utilizar las escaleras de emergencias

EXTINCIÓN DE INCENDIOS – USO DE MATAFUEGOS – PLAN DE EVACUACION

Por Lic. Quím. MARCELO H. FIGUEROA

“CLASES DE FUEGO

Clase A: Fuego de materiales combustibles sólidos (madera, tejidos, papel,

goma, etc.). Para su extinción requieren de enfriamiento, o sea se elimina el
componente temperatura. El agua es la sustancia extintora ideal. Se usan matafuegos
Clase A, ABC o espuma química.

Clase B: Fuego de líquidos combustibles (pinturas, grasas, solventes, naftas,

etc.) o gases. Se apagan eliminando el aire o interrumpiendo la reacción en cadena.
Se usan matafuegos BC, ABC, AFFF (espuma química).

Clase C: Fuego de equipos eléctricos de baja tensión. El agente extintor no

debe ser conductor de la electricidad por lo que no se puede usar agua (matafuego
Clase A ni espuma química). Se usan matafuegos Clase BC ó ABC. (Una vez cortada
la corriente, se puede usar agua o extintores Clase A o espuma química AFFF).

Clase D: Fuego de ciertos metales combustibles (magnesio, titanio, zirconio,

sodio, potasio, etc.). Requieren extintores con polvos químicos especiales.

Clase K: Fuego de aceites vegetales o grasas animales. Requieren

extintores especiales para fuegos Clase K, que contienen una solución acuosa de
acetato de potasio.
TIPOS DE MATAFUEGOS

Extintores de agua Clase (A)

Los extintores Clase A contienen “agua” que actúa disminuyendo la temperatura y

la reacción química del fuego. El agua está presurizada con un gas inerte. El agua sale
por una manguera con un pico al final (para un chorro fino).
Aplicaciones típicas: fuegos de madera, papel, cartón, algodón, plásticos, gomas,
telas, etc.

Extintores de espuma (AB)

Los extintores de espuma además de bajar la temperatura aíslan la superficie en
llamas del oxígeno. El agua y la espuma conducen la electricidad y no deben usarse
en fuegos Clase C. La espuma química conduce la electricidad y sale por una
manguera provista de pico (chorro fino)
Los extintores de agua con espuma AFFF son diseñados para proteger áreas que
contienen riesgos de fuego Clase A (combustibles sólidos) y Clase B (combustibles
líquidos y gaseosos).
Aplicaciones típicas: Industrias químicas, petroleras, laboratorios, comercios de
distribución de productos químicos, transporte, buques, aeronavegación, etc.

Extintores de dióxido de carbono (BC)

Desplazan o eliminan el oxígeno de la reacción química del fuego creando una
atmósfera inerte y disminuyen el calor debido al enfriamiento que causa el dióxido de
carbono al expandirse.
Deben usarse únicamente para extinguir fuegos Clase B o C. Estos matafuegos son
poco efectivos para fuegos clase A, porque tienen pobre poder extintor aunque pueden
usarse para fuegos chicos.
Los extintores de dióxido de carbono son diseñados para proteger áreas que
contienen riesgos de incendio Clase B (combustibles líquidos y gaseosos) y Clase C
(equipos eléctricos energizados). Las toberas de salida son de plástico o goma, para
evitar que a las personas se les congele la mano.
Aplicaciones típicas: Industrias, equipos eléctricos, viviendas, transporte, comercios,
escuelas, aviación, garajes, etc.
 Extintores de Polvo Químico Seco (ABC)
Actúan interrumpiendo la reacción química del fuego.
El polvo químico ABC es el extintor más utilizado en la actualidad y es efectivo para
fuegos clase A, B y C. Sale por una manguera con un orificio de la misma sección que
ella.
En los fuegos clase A actúa enfriando la superficie en llamas ya que se funde,
absorbiendo calor y además, crea una barrera entre el oxígeno del aire y el
combustible en llamas. Tiene que saberse que como desventaja, el polvo químico es
algo tóxico para las personas, ensucia mucho y es oxidante de metales y circuitos
electrónicos. Para equipos electrónicos sofisticados, se recomienda matafuego ABC
de gas HCFC 123 (gas Halon o Freón, ecológicos).
Los extintores de polvo químico seco son diseñados para proteger áreas que
contienen riesgos de fuego Clase A (combustibles sólidos), Clase B (combustibles
líquidos y gaseosos), Clase C (equipos eléctricos energizados).
Aplicaciones típicas: Industrias, oficinas, viviendas, transporte, comercios, escuelas,
garajes, etc.

Extintores para fuegos Clase K (a base de de Acetato de Potasio) (K)

Estos extintores contienen una solución acuosa a base de acetato de potasio, para
ser utilizados en la extinción de fuegos de aceites vegetales o grasas animales, no
saturados, para los que se requiere un agente extintor que produzca un agente
refrigerante y que reaccione con el aceite produciendo un efecto de saponificación que
aísla la superficie del oxígeno del aire. La fina nube vaporizada que sale del extintor,
previene que el aceite salpique o salte encendido, atacando solamente la superficie
del fuego. Los extintores a base de acetato de potasio para fuegos de clase K fueron
creados para extinguir fuegos de aceites vegetales en freidoras de cocinas
comerciales o incendio de grasas en acopios industriales o en restaurantes o cocinas
industriales. La solución sale pulverizada.
Aplicaciones típicas son: restaurantes, cocinas industriales, etc.

Extintores a base de productos Halogenados (ABC)

Actúan, al igual que los extintores a base de polvo, interrumpiendo la reacción
química del fuego.
Tienen la ventaja de ser agentes limpios, no ensucian (es un gas) y son aptos para
fuegos de las clases A, B y C. Por ello se los recomienda en centros de cómputos,
equipamientos sofisticados electrónicos (audio, aparatos científicos, computadoras,
televisión, etc.)
Los extintores de HCFC 123 bajo presión son diseñados para proteger áreas que
contienen riesgos de fuego Clase A (combustibles sólidos), Clase B (combustibles
líquidos y gaseosos) y Clase C (equipos eléctricos energizados). El gas sale por una
manguera con final con expansión.
Aplicaciones típicas: áreas de computadoras, comunicaciones, bibliotecas,
documentos, galerías de arte, laboratorios, etc.

Extintores de Polvo para fuegos clase D

Son similares a los de químico seco, pero actúan separando el oxígeno del
combustible o eliminando el calor. El polvo sale por una manguera con un final con
expansión.
Solamente son efectivos para fuegos clase D metales combustibles.

Extintores de Agua Vaporizada (AC)

Los extintores de agua pulverizada son diseñados para proteger todas las áreas que
contienen riesgos de fuegos Clase A (combustibles sólidos) y Clase C (equipos
eléctricos energizados) en forma eficiente y segura. Son muy modernos.
Tienen una boquilla de salida especialmente diseñada para producir una salida del
agua en forma de niebla , que sumado a que el agente extintor es agua destilada muy
pura, lo convierten en un agente extintor que no conduce la electricidad y además no
daña los equipos electrónicos que no son atacados por el fuego. El tanque del
matafuego es de acero.
Aplicaciones típicas son: servicios aéreos, edificios de departamentos, bancos
museos oficinas, hospitales, centro de cómputos, industrias electrónicas, centro de
telecomunicaciones, escuelas, supermercados, etc.
Nota:
En el caso de los matafuegos de agua y espuma química, la manguera termina en un
pico.
En los casos de matafuegos de dióxido de carbono, la manguera de goma termina en
un grueso mango aislante seguido de una tobera, o directamente, del matafuego se
observa una tobera; esto es para impedir el congelamiento de la mano cuando el
dióxido de carbono se descomprime bruscamente.
En el caso de los matafuegos ABC, encontramos 2 tipos: de polvo y de gas HCFC
(halón o freón).
Los matafuegos de polvo poseen una manguera de goma que por lo general finaliza
simple con la misma sección y en algunos casos se observa una boquilla de aluminio
de abertura plana.
Los matafuegos de gas HCFC poseen una manguera con un terminal pequeño en forma de
corneta.

Los anillos de plástico de color: los matafuegos deben tenerlos en forma obligatoria
por Norma IRAM y es la garantía que tenemos, de que el proveedor revisó el interior
del matafuego y le renovó la carga, sí o sí, una vez vencido, aunque no se haya
descargado. Porque para cambiar el anillo, hay que descargar el matafuego y
destornillar el cabezal. Ahí es donde se le debe cambiar el anillo. A cada año le
corresponde un color prefijado de anillo plástico, con los colores siguientes:
Los que se recargan en el 2008 Verde claro
Los que se recargan en el 2009 Naranja
Los que se recargan en el 2010 Marrón claro
Los que se recargan en el 2011 Negro
Los que se recargan en el 2012 Amarillo
....siguiendo sucesivamente el orden de los colores....

Origen de un incendio
Los incendios siempre comienzan siendo pequeños, por lo general, por algún descuido
humano o por problemas eléctricos y van adquiriendo mayor dimensión e intensidad si
encuentran oxígeno y combustibles disponibles. En el interior de un edificio puede que
el oxígeno se agote a medida que crezca el tamaño del incendio. Si hay oxígeno
suficiente y la combustión es relativamente completa, como resultado, el incendio es
muy rápido. Las temperaturas llegarán a un orden de entre 35º y 400º C. En ella
aumentan las llamas y la temperatura sube de 400º a 550° C. Se reduce
drásticamente el contenido de oxígeno, retrocediendo el fuego a su punto de origen y
se mantiene latente en forma de brasas, al no poder propagarse por falta de oxígeno.
La producción de calor es muy elevada, con temperaturas de 550 hasta 1.100° C. En
esta etapa, la combustión incompleta emite un humo denso, quedando atrapado en el
interior del edificio junto con los gases combustibles sobrecalentados, estos gases se
calientan por encima de su temperatura de inflamación, la que no se puede producir
por falta de oxígeno. Si penetra aire en el lugar antes de desalojar los gases, éstos
pueden inflamarse y provocar una explosión súbita llamada explosión de humo, que es
la que tanto daño hace a las estructuras y a los bomberos.

Humo

En un incendio nuestro peor enemigo es el humo, es por ello, que debemos saber que
hacer frente a esta situación. Causa más muertes primero, que el fuego mismo.
Manténgase cerca del piso para evitar el humo y los gases tóxicos. El mejor aire se
encuentra cerca del piso. Los gases y el calor ascienden, la respiración se hace
dificultosa cuanto más alta está la cabeza. Por ello es conveniente gatear o moverse
arrastrándose por el piso (reptando). Si es posible, cubra su boca y nariz con un trapo
húmedo para ayudar a su respiración. Las escaleras serán su ruta primaria de escape.
Una vez que esté en la escalera, descienda (si no hay fuego) y nunca vaya hacia un
piso más alto. A menos que no pueda descender, diríjase a las terrazas o trate de
pasar en forma segura a las propiedades vecinas solicitando ayuda. No salte del
edificio. Muchas personas mueren absurdamente en la desesperación. Espere a que
llegue la ayuda que solicitó.

USO DE LOS MATAFUEGOS

Como utilizar un extintor portátil frente al fuego • Gire el pasador o clavija, quite el
pasador que traba el gatillo. Para ello gírelo y al girar rompa el precinto. • Apunte la
boquilla del extintor hacia la base de las llamas. • Apriete el gatillo, manteniendo el
extintor en la posición vertical. • Mueva la boquilla de lado a lado, cubriendo el área del
fuego con el agente extintor.

RECUERDE
• Si su ruta de escape se ve amenazada… • Si se le acaba el agente extintor…. • Si el
uso del extintor no parece dar resultados… • Si no puede seguir combatiendo el fuego
en forma segura… ¡ABANDONE EL AREA INMEDIATAMENTE!

Modo de uso del extintor

En caso de incendio....RECUERDE:
 Llamar lo más rápido posible a los Bomberos.
 Conservar la calma y actuar con rapidez.
 En un incendio, evalúe de cortar la electricidad en los sectores que se
necesite.
 Antes de iniciar la evacuación, piense en las vías de escape más viables.
 Si decide atacar el fuego, sitúese entre las puertas de salida y el fuego.
 Elija el matafuego apropiado.
• Ataque al fuego dirigiendo los chorros del matafuego a la base del fuego.

Antes de abrir la puerta de una habitación que tenga fuego, toque la puerta con la
palma de la mano. Si está muy caliente, aléjese, hay llamas del otro lado.
 • Si decide abrir la puerta, no lo haga de golpe, es muy peligroso; ábrala lentamente. •
Al abrir la puerta de la habitación incendiada, hágalo pegado a la pared y del lado del
picaporte, nunca de frente.
• Aprenda el manejo y funcionamiento de los equipos matafuegos que posea.
• No utilice agua para apagar los fuegos eléctricos.
• No utilice el ascensor como vía de evacuación. Puede quedar atrapado y varado.
• Para evacuar un edificio, utilice las escaleras y hágalo de manera pausada, no se
fatigue porque requerirá más aire del que hay. No traslade objetos que quiera salvar.
• Una vez en la escalera, muévase con cautela, agachado. • Tápese la nariz y la boca
con un pañuelo, de ser posible húmedo.
• En un incendio, muévase reptando; los gases y el calor ascienden y la respiración es
tanto más difícil si respira con la cabeza erguida la atmósfera superior.
• Si se le prenden las ropas, no corra, tírese al suelo y ruede.
• Al huir de un fuego, si fuera posible, cierre las puertas y ventanas que pueda en su
camino.

Si se encuentra atrapado en una habitación:

• Tape con trapos, de ser posible húmedos, las rendijas de puertas y ventanas. •
Cierre todas las puertas.
• Hágase ver a través de los cristales, agitando un objeto visible que llame la atención.

PLAN DE EVACUACIÓN

La presente Capacitación ante Riesgos o Siniestros está diseñada para formar

personas que deseen precaverse y entrenarse para contrarrestar sucesos súbitos y
desgracias. Este escrito es general, orientativo y sirve de base para los cursos.

Por ello contempla un Plan de Evacuación de aplicación general, el cual se pondrá en

ejecución ante casos de siniestros o emergencias, cuyo fin es el de prever y
comprender las medidas que será necesario ejecutar y la responsabilidad de las
personas que deban o puedan intervenir.

El Plan cumple con las exigencias de la normativa vigente Ley 1.346/04 Gobierno de la
Ciudad de Buenos Aires; Dec. Reg. Nº 1.082/04 para casos de incendios y pautas
reglamentarias de Defensa Civil del GCBA.

TIPOS DE RIESGOS Los tipos de riesgos pueden ser muchos, pero los que obligan a
la ejecución de un plan para contrarrestarlos, son los riesgos por inundación o
pérdidas masivas de agua, escape de gases, derrames de sustancias químicas o
patogénicas, explosiones de sustancias o equipos, cortocircuitos eléctricos, incendio,
derrumbes o catástrofes naturales como sismos, huracanes, etc.

FORMULACIÓN DEL PLAN DE EMERGENCIA: Para la formulación del plan se

tuvieron en cuenta las diferentes situaciones que pueden presentarse, distinguiendo
los momentos en que se desarrolla la actividad normal de los otros en que sólo
funciona la administración y de aquellos horarios en los que no se cumplen actividades
salvo las de vigilancia.
BRIGADA

“Es el conjunto de personas que actúan entrenadas y coordinadamente para

ejecutar determinadas tareas con capacidad y responsabilidad”.

� La “brigada”, está formada por personas responsables, entrenadas y capaces

para realizar cierta función en forma coordinada con otras, que fueron
capacitadas para detectar ciertos sucesos, evaluar posibilidades de
contingencias, tomar medidas correctas y operar medios técnicos con
eficiencia.

� Por cada turno y para sectores de determinadas dimensiones, se requiere una

brigada mínima. La misma está compuesta por 4 funciones básicas que
cumplen los siguientes roles (cada función puede ser cubierta por 1, 2 o más
personas).

� Responsable del control del siniestro.

� Responsable del corte de suministros.

� Responsable informante.

� Responsable de evacuación.

� 1) Responsable del control del siniestro: es la persona que evaluará el riesgo

o la contingencia y actuará como corresponde para contrarrestarla. Llevará a
cabo los primeros auxilios. Pueden intervenir una, dos o más personas. Según
sea el siniestro, hará uso de herramientas o medios técnicos diversos. Como
ser:

� Incendio: evaluará el foco y apagará el fuego con el extintor correcto y

siguiendo una técnica lógica.

� Cortocircuitos eléctricos: evitará el fuego, desconectará equipos, interrumpirá

el flujo eléctrico y solicitará que lo hagan desde el tablero.

� Derrame de sustancias químicas: contendrá los derrames, los neutralizará.

� Derrame de sustancias patógenas: contendrá los derrames y efectuará la

desinfección del área y los objetos contaminados.
 � Pérdidas de agua o gases: obturará las salidas, pondrá a resguardo y alejará a
las personas y objetos, solicitará la ayuda de la brigada e indicará tomar ciertas
precauciones.

� Explosiones: evaluará el/los daños a las personas o los bienes. Efectuará los
primeros auxilios. Evitará males secundarios.

� 2) Responsable del corte de suministros: es la persona que actuando

subsidiariamente, sabiendo la ubicación del tablero eléctrico, la ubicación de
los disyuntores y termomagnéticas, proceda al corte de la electricidad. Ídem
podría cortar los suministros de gas y de agua si fuera necesario, según la
contingencia.

3) Responsable informante: es la persona que actuando subsidiariamente,

informa a los directivos y al personal cercano, acerca del hecho que está
ocurriendo, para alertarlos y principalmente, al responsable de la evacuación,
para que en caso de que sea necesario, comience a guiar a las personas para
salir del edificio. En el caso de que el siniestro cobre formas mayores, será el
encargado de dar aviso a las fuerzas de seguridad externas con previo
consentimiento de la Dirección.

� 4) Responsable de evacuación: en el caso de que haya necesidad de evacuar,

es la persona que ordena la salida, guía a las personas por las rutas o pasillos
seguros hacia la salida, verifica que no haya nadie que no haya sido avisado o
que esté trabajando y no se entere del siniestro y que reúne y cuente a los
individuos en el lugar de encuentro acordado.

Medios técnicos necesarios

� Reconocimiento de los tipos de riesgos más probables.

� Plan preconcebido para actuar ante una emergencia.

� Planos de evacuación para saber ubicar las salidas, sentidos de escape y

memorizar la ubicación de matafuegos, hidrantes y llaves de corte de los
servicios.

� Luces de emergencia. Señalización correcta y suficiente.

� Extintores de incendio. Sistema hidrante.

� Equipos adicionales básicos para evacuación y elementos de protección

personal.

� Botiquín de primeros auxilios.”

Señalética básica que debe haber en todo lugar donde se realizan eventos. Antes contratar
un salón, usted debe verificar si se halla la señalética, colocada, los matafuegos requeridos (y
que no estén vencidos), luces de emergencias, puertas que abran hacia fuera y si cuentan
con plan de emergencias y evacuación. Si le parece demasiado lo que estoy consignando
recuerde la tragedia de Cromañón y otras discos, o el incendio del supermercado en
Paraguay. Nadie espera que los accidentes o los incendios sucedan; conocer el lugar estar
preparados, saber cómo actuar, no sólo ayuda a salvar vidas de otros, sino también la propia.
Además, como organizador, usted es responsable por las personas que están el evento.

Plano general de la Creamfields, están indicados los lugares de emergencias, bomberos cruz
roja y salidas de emergencias del predio donde se realiza la fiesta. Una organización
responsable debe colocar señalética indicadora, difundir y suministrar este tipo de planos.
Este detalle, que no es menor indica no sólo la previsión, sino también la calidad del evento.
Diversión sí. ¡Pero segura!
En todo evento que las circunstancias lo requieran el servicio de emergencias médicas debe
estar en el predio. Atentos a actuar ante cualquier requerimiento. El personal médico y
paramédico debe estar alerta, para que no se repita lo sucedido en un recital de rock que un
asistente tuvo un inconveniente de salud y pese a estar la ambulancia en el lugar los médicos
no estaban en ningún lado, hasta que dieron con ellos en la carpa VIP, comiendo, bebiendo y
sacándose foto con las “celebrities”. Cuando llegaron a atender al enfermo, éste había
fallecido…

Medidas de Seguridad

La seguridad de un evento puede ser supervisada por las fuerzas del orden o una empresa
privada contratada a tal fin. Seguridad del lugar: Puertas que abran hacia fuera, salida de
emergencia señalizada (y sin obstaculizar y abierta), luces de emergencia, señalética
luminosa, materiales inflamables con tratamiento ignífugo, matafuegos de distinto tipos y
mangueras, instalación eléctrica y de gas habilitada y en buen estado de uso, no puede haber
almacenadas en el lugar del evento substancias u elementos inflamable o tóxicos. El lugar del
evento debe estar habilitado por la autoridad de aplicación en la materia y no pueden entrar
una cantidad de personas mayor al límite establecido por la legislación vigente en el lugar
que se realiza el evento.

El personal de seguridad está para evitar algún contratiempo, ingreso de una persona no
invitada, robo, altercado, cuidar a las personas y bienes mientras se desarrolla el evento.
Cuando hay eventos con concurrencia oficial el lugar del evento es chequeado por la Brigada
de Explosivos de la policía y bomberos.

Se debe tener cobertura de emergencias en el lugar, botiquín de primeros auxilios, guantes

descartables y es aconsejable que el personal afectado al evento tenga nociones de primeros
auxilios. Si bien hay personal de seguridad privada o policías en el evento pueden auxiliar
momentáneamente a alguien que sufra algún tipo de problema de salud o accidente.
Personal de seguridad privado al ingreso de la “Creamfields” la famoso megafestival de
música electrónica que se realiza en Buenos Aires. Es conveniente por la concurrencia de
público mixto al evento, la presencia de guardias femeninas que pueden controlar e incluso
cachear a alguna mujer por algún inconveniente. El personal uniformado tiende a imponerse
con su presencia ante cualquier descontrol o disturbio. Aunque habitualmente en estas fiestas
de música electrónica no suele haber desmanes ni exaltados. Sólo se va a bailar y a disfrutar
de la música (y, ¿por qué no?) a mostrarse y fotografiarse en los sectores VIP que montan
las empresas sponsors.

La logística
La transportación del personal que organiza y en algunos casos especiales de quienes
participan del evento es aplicar la logística al evento. Es necesario prever vehículos, buses,
transporte, aéreo, fluvial o marítimo; de acuerdo a las necesidades, es decir contratar con
tiempo dichos medios, comprobar si poseen las licencias de autorización pertinentes, si están
en buenas condiciones de uso, si están limpias, si cuentan con personal capacitado. Si es
necesario prever la alimentación de este personal o son contratados con un viático que cubra
sus necesidades alimentarias durante el desempeño de sus funciones como chofer,
conductor, piloto, como asimismo prever que tengan un sitio donde descansar y poder
disponer de baños.

También hay prever dichas cuestiones para el personal afectado al evento, que cuente con
cambiadores, duchas, baños, lugares donde dejar la ropa si tiene que cambiarse, un buffet
con catering para organizadores y una cabina telefónica o teléfono móvil para sus llamadas
de emergencias.

El guión del evento

El guión del evento es el relato de lo que sucederá en el momento de ejecución del evento y
será leído por un locutor idóneo. Está compuesto por una introducción donde se da la
bienvenida a los participantes, se anuncia el motivo del evento, un vocativo donde se nombra
a las autoridades que presiden, quiénes están presentes, anunciándose a renglón seguido las
actividades que se desarrollarán. Debe ser sobrio no estar adjetivado en exceso y guardar la
línea comunicativa del evento.
A veces se desarrolla un guión técnico, que es el desarrollo del evento en cuanto a
musicalización, proyecciones, uso de luces mientras se desarrolla el evento, en ese caso en
el guión del evento se realizan las aclaraciones en distinta tipografía y color de letra de las
intervenciones de luces, sonidos y filmaciones que interactuarán con la palabra hablada. Se
debe ensayar la interacción entre el guión y el guión técnico para evitar fallas en su ejecución.
El locutor del evento deberá contar con el guión definitivo por lo menos cuarenta y ocho horas
antes del evento para que lo pueda estudiar. A veces se realiza un ensayo 24 horas antes
donde se corrigen los puntos de ambos guiones. Es posible hacer agregados y correcciones
de último momento para solucionar situaciones planteadas en el momento, no obstante hay
que minimizar al máximo la improvisación. Por ello, hay que contratar a un buen locutor con
experiencia y oficio que pueda salvar algún inconveniente no previsto durante el acto o
evento.

La estrategia de comunicación: Identidad, MKT, Publicidad, Promoción,

Gestión de prensa
Identidad
Identidad visual del evento

La identidad visual del evento, debe estar diseñada y aplicada de manera tal que transmita,
sea coherente o refuerce lo queremos comunicar a través de él. La ambientación,
uniformología del personal afectado o el dress code, señalética, construyen la identidad visual
de un evento. El coordinador general debe convocar a un profesional en diseño gráfico para
que elabore un proyecto de identidad visual del evento, luego de aprobado dicho proyecto el
diseñador se encarga de confeccionar un instructivo de aplicación de isologotipos, colores,
texturas, tamaños, tipografía, etc., para que todos los materiales, uniformes, colores de luces
y efectos sean coherentes. A veces, el diseñador gráfico trabaja en conjunto con
escenógrafos, arquitectos y decoradores para cumplir con la demanda de eventos complejos
que requieren además mobiliario, ambientación, disfraces.
Soportes gráficos diseñados por un estudio de diseño gráfico, que transmite la identidad
visual del evento.
Isologotipo y aplicación de un congreso, están especificadas las tipografías y el cuerpo
(tamaño) de las mismas.

Proyecto de stand con la identidad de la empresa, se ha trabajado integralmente adecuando

el mobiliario en su formato, color y materiales para que sea coherente y pertinente.

Señalética del Estadio del Club River Plate, están aplicados los colores del club con tipografía
de fácil lectura, e incluso tiene agregado el isologotipo de un sponsor, una buena manera de
generar ingresos además de cumplir con la finalidad de indicar los accesos.
Cartelería conmemorativa aplicada en un acto de la Unión Europea, el wall está colocado
detrás del podio centrado sobre el escenario, ideal para las fotografías y filmaciones. Se ha
aplicado muy bien la vinculación con el color de la bandera de la Unión Europea, en la
alfombra, cartelería, podio (vulgarmente llamado atril) y el wall.

MKT (Marketing), Publicidad, Promoción, Gestión de prensa.

A la organización de eventos como servicios se le pueden aplicar los principios generales del
MKT, entendiendo éste según la definición de Jay C. Levinson “Marketing es todo aquello que
se haga para promover una actividad, desde el momento que se concibe la idea, hasta el
momento que los clientes comienzan a adquirir el producto o servicio regularmente”.

De esta disciplina podemos tomar los siguientes elementos para aplicar a la organización de
eventos:

 Misión: Establecer qué espera de su entidad, cuáles serán los valores y creencias que
la sostendrán a lo largo del tiempo, qué beneficio brindará a sus clientes.
 Objetivos: de carácter cualitativo y cuantitativo, crecimiento económico, prestigio.
 Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas): Es un estudio
profundo de todo nuestro potencial.
 Unidad de negocio: Determinaremos cuáles son las unidades de negocio de nuestra
empresa. Un organizador de eventos puede tener como unidades de negocios. 1
Diseño Gráfico a cargo de un profesional 2. Prensa a cargo de un periodista. Pueden
tener distintas tarifas y ser manejadas independientemente, con un presupuesto
propio y un plan de comercialización diferente.
 Analizar el mercado: Cuál es la demanda posible para cada unidad de negocio.
Mercado atendido (usuarios) Mercado posible de atacar (potenciales clientes)
 Segmentación de mercado: Geográfica (por zona), Demográfica (edad, ocupación),
Psicográfica (personalidad), Conducta (beneficio, uso). Atributos de la segmentación:
Medible, alcanzable, amplia y homogénea, posible.
 Posicionamiento: Cómo deseamos ser percibidos por el cliente. Las cuatro
dimensiones claves: Atributos del servicio, beneficios, comparación, imagen.
 Desarrollo práctico: Describa el mercado meta, beneficios a obtener, propuesta de
servicios, posicionamiento, objetivos de ventas y utilidades, estrategia de precios,
planificar comunicaciones y promociones, mensaje publicitario (Apelando a una de
estas tres dimensiones: La razón, la emoción, la moral). Ofrezca beneficios. Venda los
 beneficios no el servicio. Elija los medios de comunicación, el alcance y el
presupuesto de cada campaña.
 Evalúe: Periódicamente el plan de acción, no sólo los resultados.

Desde el punto de vista de la utilización de un evento como herramienta en una estrategia de

MKT, es una de las opciones habituales para presentar un producto, posicionar la imagen de
una persona u entidad.

Publicidad
La publicidad tradicional denominada ABL (Above the line), (Sobre la línea): incluye todas las
actividades publicitarias relacionadas con medios masivos donde el objetivo es lograr el
mayor número de impactos aunque no siempre se llegue exclusivamente al target o grupo
específico en el que se quiere incidir. Por ello, los contenidos en estos medios deben ser
especialmente cuidados ya que además de ser vistos por el segmento objetivo, serán vistos
también por otros que pueden incluir menores de edad, adultos mayores, adolescentes,
grupos étnicos y religiosos con diversas creencias... Algunos expertos en mercadotecnia
afirman que esta estrategia se utiliza para posicionar y construir marcas. Recurre al BTL que
en algunos casos se vehiculiza a través de eventos. Ej. La campaña publicitaria: avisos en
medio gráficos, vía pública, spots televisivos, radiales es ABL. El evento artístico: Es BTL
durante dos horas un público segmentado, jóvenes, estarán participando de un evento
artístico donde la marca del organizador “Personal” estará siempre presente.

Promoción
Se puede observar esta actividad desde dos puntos de vista, como promoción del evento,
entonces estaremos entregando flyers, haciendo acciones de promoción con promotoras y
promotores del evento o bien se utilizará el evento para promocionar una actividad, persona,
producto, empresa o entidad. En este caso último el evento será una herramienta de
comunicación, más en el marco de una estrategia comunicacional o de MKT.

Gestión de prensa
En la mayoría de los eventos, salvo casos muy particulares, actos o reuniones a
puertas cerradas que por la gravedad de los temas a tratarse sea necesaria la reserva,
se prepara un plan de prensa para obtener la cobertura mediática del evento o la
difusión por envío de material fotográfico o fílmico acompañado por una gacetilla de
prensa o un “press kit”.

Cuando estamos organizando un evento debemos realizar una cuidadosa selección de

la agencia que se encargará de la prensa del mismo y/o el periodista que se contratará
para que elabore el plan de prensa según los objetivos fijados y en base a las
necesidades de cobertura y los públicos a los que se desea llegar con el mensaje,
elabore un mapa de medios.

Un evento es el resultado del trabajo conjunto de diversos profesionales. Aunque

usted sea el organizador o coordinador general debe convocar a especialistas de cada
área para llevar adelante el evento. No caiga en el error tan común de ser “todólogo”
(especialista en todo), que son personas que saben, opinan y hacen de todo y que
generalmente se terminan equivocando o cometiendo un error que hace peligrar la
ejecución del evento o la consecución de sus fines. Recuerde que Leonardo da Vinci
fue uno de los pocos hombres que abarcaba un amplio arco de conocimientos y
especialidades desde pintura, anatomía y física hasta ingeniería y cocina. A partir de él
hubo muy pocos hombres por no decir casi ninguno que haya abarcado con autoridad
y pericia tanto. ¿Qué quiero decir con esto? Que para manejar el tema de prensa
debemos convocar a una agencia o periodista, no improvisar nosotros planes de
prensa, realizar contactos ni elaborar gacetillas caseras. Para las otras áreas que
integran la comunicación y la organización también debemos buscar a especialistas,
desde diseñadores gráficos hasta iluminadores, chefs, escenógrafos y expertos en
seguridad.

Aunque hemos manifestado que el evento para quienes asisten personalmente tiene
un alto impacto y si ha sido correctamente programado y ejecutado y el asistente o
participante queda conforme con él, en la modalidad “boca a oído” o “boca a boca”
difunde el mensaje de la reunión por lo que personas que no fueron al evento se
enteran de que sucedió en él por un tercero y luego también lo comentan lográndose
así una difusión “viral” de lo sucedido, claro que al transmitirse de esta manera la
noticia corremos el riesgo que se produzca el efecto de “teléfono descompuesto” y
entonces el mensaje sufrirá alteraciones no deseadas. Para evitar la situación
planteada se deberán fijar las políticas de comunicación, un plan de prensa es lo
adecuado para difundir el evento y que llegue a conocimiento de las personas que no
asistieron. Es obvio que a un evento no podemos invitar a todo el mundo, pero
queremos que además de los públicos objetivos que tenemos especial interés que
concurran a nuestro evento, queremos que otras personas se enteren, entonces
recurrimos a la difusión de nuestra reunión por distintos medios de comunicación, por
imágenes, crónicas verbales y escritas.

Modelo de un mapa de medios

Aunque la consultora de comunicación o el periodista contratado para desempeñar

esta tarea lo confeccionarán, a modo ilustrativo se inserta un modelo de mapa de
medios.

Mapa de Medios: Inauguración Gasoducto Virtual en Jovita Provincia de Córdoba

Medios Nombre del Nombre Teléfono Correo Dirección
Internacionales Medio del fijo y móvil electrónico Calle,
contacto número,
ciudad,
país

Televisión
Aire
Cable
Radios
AM
FM
Gráficos (diarios
y revistas )
Ediciones
digitales de
medios
televisivos,
radiales y
gráficos

Paneles de
noticias de
buscadores
Sitios Web de
interés

Blogs
Medios Nacionales
Mismos ítems

Medios provinciales, regionales y locales

Mismos ítems

Modelo de Plan de Prensa

El siguiente plan de prensa fue implementado en ocasión de inaugurarse en la localidad de

Jovita, provincia de Córdoba el primer gasoducto virtual proyectado y ejecutado totalmente en
Argentina. Por lo novedoso de la tecnología se esperaba (y se logró) exportar esta tecnología
a otros países del mundo para proveer de gas natural por distribución de red para uso
domiciliario, sin realizar tendido de cañerías desde el gasoducto, ya que por la baja densidad
poblacional de estas localidades no podrían financiar el costo de la obra. El gasoducto virtual
consiste en una red de distribución por cañerías en una pequeña ciudad o pueblo desde una
planta en las afueras del mismo, donde llega transportado y comprimido en camiones en
envases especiales de gran capacidad. En dicha planta se descomprime y distribuye luego.

“Gas para todos”

Inauguración y puesta den marcha del primer gasoducto virtual del país y el mundo

Cliente: GNC Galileo

Objetivo: Lograr publicaciones y difusión a nivel internacional, nacional y provincial de la

puesta en marcha del primer “gasoducto virtual”, tecnología desarrollada totalmente en la
Argentina por GNC Galileo para proveer de gas natural a poblaciones de baja densidad
habitacional sin el tendido de cañerías.
Desarrollo: Se trabajará con un mapa de medios para informar a los periodistas
seleccionados quiénes serán informados de la actividad a través del envío de material
informativo, gacetillas de prensa, gestión de notas, convocatoria al evento con seguimiento
telefónico, vía E-Mail y seguimiento de resultados a través de una agencia de auditoria de
medios contratada a tal fin.

Acciones puntuales

Antes del evento

1. Selección de Periodistas y Medios, confección de mapa de medios
2. Presentación de plan de prensa (cronograma)
3. Elaboración de material de difusión, gacetillas, “press kit” e invitaciones
4. Confección de agenda y gestión de notas
5. Envío y confirmación de invitaciones para asistir al evento (acreditaciones)
6. Seguimiento telefónico y por correo electrónico
7. Conferencia de prensa de presentación del producto
8. Control de lo difundido por los Medios a través de seguimiento de agencia de auditoría
de medios.

Durante evento
9. Recepción de periodistas acreditados
10. Entrega de “press kit” y obsequios institucionales

Después de evento
11. Seguimiento de publicaciones y notas
12. Envío de agradecimientos.
13. Medición y Evaluación
14. Presentación del informe

Cronograma de actividades

Fecha: Día, mes, año

Confección de mapa de medios

Confección de gacetillas,
Fecha:
Confección y envío de invitaciones (para acreditarse y participar en el evento)
Fecha:
Gestión de notas
Fecha:
Confirmación de asistencia a Conferencia de Prensa y evento
Fecha:
Conferencia de Prensa
Fecha:
Evento
Fecha:
Seguimiento y envío de agradecimientos
Fecha:
Medición y evaluación
Fecha:
Entrega de informe

Tips para redactar una gacetilla

Consejos para enviarnos su gacetilla

Fuente: www.infonews.com

Fecha de Publicación: domingo, 16 marzo 2008

¿Qué destino quiere para su gacetilla: que sea publicada o arrojada al canasto?
(o a la papelera de reciclaje!)

No sería exagerado afirmar que la redacción y presentación de una gacetilla es un arte

que no todos cultivan. En gran medida, la redacción y presentación de un comunicado
de prensa marcan su destino: que sea publicado o arrojado al canasto.

Pero no debe caer en el error de suponer que una cuidadosa redacción y una prolija
presentación garantizan por sí solas su publicación. En primer lugar el tema que trate
o la información que brinde debe ser tan atractiva que despierte el interés del medio y
del periodista, cuya opinión no siempre puede coincidir con la suya.

Y no olvide algo fundamental: no delegue su representación en el correo (postal o

electrónico), ni en el fax. Establezca un contacto personal, enriquezca su relación los
medios y periodistas especializados en el tema o actividad que Ud. desarrolle, anuncie
el envío de la gacetilla y asegúrese que haya sido recibida.

Incluimos aquí una serie de consejos para la confección de comunicados de prensa,

basándonos en nuestra experiencia y en la consulta a periodistas de distintos medios.
Si desea formular alguna opinión o sugerencia que mejore nuestros consejos no dude
en enviarnos un e-mail con sus comentarios.

Secretos de una gacetilla exitosa

Al redactar una gacetilla piense en un título de impacto; un copete de no más de tres

líneas que sintetice lo más atractivo de la información y luego desarróllela.

Una gacetilla debe ser sobria, evitando redacciones ampulosas y llenas de adjetivos,
propias de la publicidad comercial, que sólo sirve para que el periodista tenga que
quitar la adjetivación superflua o rehacer completamente la información. El hecho de
que muchas agencias de publicidad funcionen como agencias de prensa indujo a esta
deformación.

Sea específico en el mensaje. Un periodista apurado puede resumir la noticia tomando

dos o tres conceptos que tal vez sean descartables y secundarios. Comience por lo
fundamental y deje lo accesorio para el final.

Tenga cuidado que no falte nada esencial: día, horarios, nombres, etc. Aunque
parezca imposible llegan invitaciones en donde no figura el horario o el día
correspondiente. Antes de redactarla anote todo lo que no debería faltar.

Firme las gacetillas. Incorpore al final de la información los datos de la persona

(nombre, cargo, teléfono, fax) para ampliar la información en la empresa y en la
agencia de prensa. Incorpore en todos los casos el e-mail para una fluidez en la
comunicación. Una gacetilla es una comunicación oficial de la empresa, no la convierta
en una especie de anónimo. Firmar como "departamento de prensa" no es correcto.

Esté dispuesto a brindar un verdadero servicio al periodista. Las agencias de prensa

nunca deben ser una barrera que se interponga entre los medios y las organizaciones.

Los cuidados si emplea Internet

Si envía la gacetilla por Internet debe adoptar cuidados específicos. Trate de incluir la
información dentro del cuerpo del e-mail. Los archivos adjuntos de Word o similares
pueden contener virus o ser incompatibles con los procesadores del periodista que los
recibe.

No presione "enter" sino hasta terminar el párrafo. El texto de cada párrafo se

acomoda automáticamente en el respectivo programa de correo electrónico. Si
presiona enter en cada línea se torna un texto difícil de comprender e imposible de
imprimir.

No envíe fotos adjuntas en el e-mail a menos que se lo soliciten. Tenga en cuenta el

medio a quien le envía la información (diario, revista, Internet, etc.) y ofrezca enviar la
foto contra pedido por correo en algún soporte magnético (disquete - CD- Zip - etc.),
con la resolución y tamaño adecuado para cada caso. Si tiene un web site puede
referenciar donde bajar las fotos mediante un link.

En el caso que le soliciten el envío de fotos para su publicación en Internet mándelas

en un e-mail aparte de la información, teniendo en cuenta que cada foto no debería
superar los 150 KB aproximadamente en formato JPG y no enviar más de dos fotos en
un e-mail, ya que demoraría y entorpecería la recepción de los mensajes de correo
electrónico del destinatario y puede ser borrado del servidor sin que la información
llegue a destino.

No utilice tablas o gráficos en medio de la información, no todos los sistemas son

compatibles. Utilice fotos de los gráficos o tablas y envíelos como documentos
adjuntos teniendo en cuenta lo detallado en el párrafo anterior.

Incluya claramente como referencia los links donde ampliar la información respectiva.

No envíe el e-mail con fondos ni imágenes animadas que demoran la recepción

de los mismos y hasta llegan a hacer ilegible el contenido.
No envíe repetidas veces la misma información, ya sea en el mismo día o al mes
siguiente, perderá credibilidad, con enviar una sola vez una gacetilla de prensa es más
que suficiente, es muy molesto recibir lo mismo en más de una oportunidad o por
distintos medios (correo y/o fax y/o e-mail) y tener la tarea adicional de verificar en
archivo dicha información.

Para verificar su fue recibida la información consulte al medio o al periodista a quien le

envió la información personalmente.

Decida previamente que soporte (papel o medio electrónico) usará para enviar la
información, teniendo en cuenta el tipo de medio recibirá la misma. Lo lógico sería
usar principalmente papel (correo o fax) o el e-mail, para los medios gráficos,
televisivos o radiales y el correo electrónico para las sitios en Internet.

Los periodistas y el medio van a agradecer estos cuidados.

Modelo de Gacetilla

“Gacetilla de prensa – 15/03/2…

Agradecemos su difusión

Revista 90+10 – Nº 2

90+10, la nueva revista bimestral dedicada al diseño, la creatividad y la comunicación

en Argentina lanzó su segundo número.

En esta edición (marzo-abril) muestra el trabajo de excelentes diseñadores y creativos

como el arq. Fabián Parra, el fotógrafo Gabriel Rocca, la agencia creativa La
Comunidad, la diseñadora de indumentaria Marina Casas y Brión, una empresa
dedicada a la comunicación a través de su arte industrial que ahora incursiona en la
experimentación y que ponemos bajo la lupa de Carolina Muzi, periodista
especializada en diseño. A esto sumamos una reflexión del arq. Roberto Busnelli
sobre el espacio y una completa galería con imágenes de exhibiciones que ya pasaron
y otras que recién empiezan, como ¡Dios es Argentino! Se presenta el Programa
Innovar, una buena y esperada idea. El personaje referente entrevistado es Raúl
Shakespear, que cuenta con más de 30 años de experiencia en su labor de exprimir
ideas como diseñador y comunicador. Cuenta además con las secciones habituales de
noticias breves, agenda, guía de contactos y resumen en inglés.

El precio de venta en Argentina es de $14. Disponible en Kioscos de revistas y

librerías (Yenny/El Ateneo, Tienda Malba, Librería técnica CP67, Librería Concentra,
Editorial ComTools, La Paragráfica, Librería Prometeo y Librerías Santa Fe).
Más info: www.90mas10.com.ar | info@90mas10.com.ar

Móvil: 444444444

Atentamente.
Lic. Gonzalo Fargas
Editor / Director”
 Bigliografía
Di Génova, A. E. (2010). Ceremonial empresarial: el ceremonial de relaciones públicas. Buenos Aires,
AR: Ugerman Editor.

Jijena, S. R. (2015). Organización de eventos: problemas e imprevistos, soluciones y sugerencias (3a.

ed.). Buenos Aires, AR: Ugerman Editor.