PROCESO : GESTIÓN DE MEJORAMIENTO

ACTIVIDAD : CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CÓDIGO : GM-PR-004

VERSIÓN : 4

Elaboró: Revisó: Aprobó :

Administrador de Calidad Representante de la Dirección Representante de la Dirección

Fecha: 30/09/2014 Fecha: 22/10/2014 Fecha: 22/10/2014

Toda copia en PAPEL es un ¨Documento no Controlado¨ a Excepción del original, por favor asegúrese de que ésta es la versión vigente del
documento. La impresión o fotocopia, total o parcial, de su contenido, está restringida sin la autorización expresa del Representante de la
Dirección para el Sistema de Gestión de Calidad.
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Código: GM-PR-004

GESTIÓN DE MEJORAMIENTO Versión:4

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22/10/2014
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
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REGISTROS

1. OBJETIVO.

Establecer los controles necesarios para la elaboración, modificación, anulación y

aprobación de los documentos que integran el Sistema de Gestión de Calidad SGC de
la CREG.SST de …..

Establecer los controles a los registros que integran el Sistema de Gestión de SST Calidad de la CREG
en cuanto a su identificación, almacenamiento, tiempo de retención, recuperación y disposición final.

2. ALCANCE.

El Procedimiento de Control de documentos y registros aplica para todos los

documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la CREG desde la detección de la
necesidad de elaborarlo o modificarlo hasta su difusión, administración y/o anulación.

3. GLOSARIO.

 Aprobación: Etapa dentro del procedimiento control de documentos y registros GM-

PR-004 que determina la adecuación y la aceptación del documento.

 Documento: Información y su medio de soporte; hace referencia a

caracterizaciones, procedimientos, manuales, políticas, objetivos, lineamientos,
instructivos, documentos, formatos, listados y matrices. En cuanto a su medio de
soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico y muestra patrón o una
combinación de estos.

 Documento controlado: Son los documentos de origen interno aprobados y

controlados de acuerdo a las disposiciones establecidas en el procedimiento de
Control de documento y registros GM-PR-004 y cuya reproducción y uso
inadecuado por parte de los servidores públicos y/o contratistas se considera como
una Copia No Controlada.

 Documentos externos: Son aquellos documentos que tienen un origen por fuera
de la organización.

 Formato: Forma estándar para registrar información.

 ISODOC: Aplicación utilizada para la administración y control de los documentos de

los procesos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de la CREG, facilitando su
divulgación masiva y rápida adopción por parte todos los servidores públicos,
contratistas y proveedores de servicios de la Comisión.

Toda copia en PAPEL es un ¨Documento no Controlado¨ a Excepción del original, por favor asegúrese de que ésta es la versión vigente del
documento. La impresión o fotocopia, total o parcial, de su contenido, está restringida sin la autorización expresa del Representante de la
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REGISTROS

 Manual de CalidadSST: Documento que especifica el sistema de gestión de SST la

calidad de una organización.

 Plan de Calidad: Documento que específica qué procedimientos y recursos

asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un
proyecto, proceso, producto o contrato específico.

 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

 Registro: Es un tipo especial de documento que presenta resultados obtenidos o

proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

4. ABREVIATURAS.

A.S.G.C.: Administrador del Sistema de Gestión de Calidad.

S.E.G.D.: Sistema electrónico de gestión documental.

 SGSSTC: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajoCalidad.

5. DESARROLLO.

5.1 Políticas.

 El encargado de calidad A.S.G.C., es responsable de los siguientes aspectos :

 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.

 Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de
Gestión de SST
 Calidad (SGC) ISODOC.
 Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en
los puntos de uso.
 Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los
documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención
documental – TDR.

 Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma

 El coordinador del SGSST es el Los líderes de proceso son los responsables

directos de la validación y apropiación de la documentación del Sistema y su
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REGISTROS
articulación con la Visión, Misión, política de Calidad y Objetivos de Calidad SST de
acuerdo con la estructura documental aprobada en los lineamientos para la
elaboración de documentos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) GM-LN-001.
El líder del proceso de SST es el responsable de la revisión, corrección y
actualización con el fin de mantener la mejora continua del Sistema.

 La versión de todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC)

inician con 0.

 Todo documento del Sistema de Gestión de SST Calidad (SGC) que sea impreso
por los servidores públicos y/o contratistas es un DOCUMENTO NO CONTROLADO
a excepción del original.

Los documentos aprobados del sistema de gestión de calidad (SGC) son colocados en
medio magnéticos en la aplicación ISODOC, contarán con protección contra cambios,
con el fin de evitar la modificación de los mismos sin autorización del Administrador del
Sistema de Gestión de Calidad, donde pueden ser consultados por todos los
funcionarios de la Entidad.
 Los documentos de origen externo se identifican y controlan en el Sistema
Electrónico de Gestión Documental – S.E.G.D.

 El Sistema Electrónico de Gestión Documental – S.E.G.D., contiene la aplicación

que permite controlar los documentos externos de la entidad y se soporta en los
lineamientos establecidos en los siguientes procedimientos Recibo y radicación de
correspondencia GD-PR-001, tablas de retención documental GD-PR-002 y
administración documental .GD-PR-003.

 El Técnico Administrativo a cargo del archivo es el responsable de mantener

actualizadas las tablas de retención documental - TRD, con base en los cambios
que se presenten en los documentos y reportados por el A.S.G.C.

 El almacenamiento, tiempo de retención, recuperación y disposición final de los

registros, se encuentra establecido en las tablas de retención documental. Si por
algún motivo se presentan documentos que no se encuentren identificados en ellas,
se les debe definir éstos aspectos en el Listado General de Documentos del
SGSSTC.

 Los documentos y registros se protegen para evitar su deterioro de acuerdo a la

reglamentación vigente, normas de archivo definidas por la CREG y a los
Procedimientos tablas de retención documental GD-PR-002 y administración
documental GD-PR-003.

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REGISTROS

 Los documentos del Sistema de gestión de SST Calidad (SGC) se identifican por su
nombre y código asignado de acuerdo con lo publicado en ISODOC..

 Algunos documentos del SGC son aprobados por el Director Ejecutivo mediante
Resolución, pero siempre con el apoyo del Comité de Calidad para controlar que se
cumpla con los requisitos correspondientes y asegurar la conveniencia del
documento dentro del Sistema de Gestión de Gestión de Calidad (SGC).

 Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan

cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de
Gestión, sin embargoembargo, el registro de la fecha, el responsable de su
aprobación y el detalle de la mejora realizada, siempre deberán registrarse en el
control de cambios del documento (punto 6.). Los cambios menores son:

 Cambios en ortografía.
 Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.
 Re direccionamiento de Hipervínculos.
 Cambio en el nombre de un cargo.

 La Filosofía Corporativa debe ser revisada por un (1) Experto comisionado y

aprobada por el Director Ejecutivo (Experto comisionado).

 Los documentos obsoletos no deben conservarse de manera física en los puestos

de trabajo diferentes al archivo de la oficina de SST biblioteca la administración
documental, si por algún motivo se conservan, se deben guardar en una carpeta con
el nombre: OBSOLETOS, para evitar su utilización. De igual manera, si se
conservan documentos obsoletos en medio magnéticos, se deben conservar en una
carpeta en el mismo medio con el nombre: OBSOLETOS para evitar su utilización.

La aprobación de cualquier documento del Sistema de Gestión de Calidad SST la

realizará el representante de la alta dirección a los documentos misionales, estratégicos
y de evaluación y el subdirector administrativo y financiero a los documentos de los
procesos de soporte con la previa revisión y aval del Comité Operativo de Calidad y
quedará reflejado en el Acta de reuniones CREG PC-FT-004.formato Solicitud de
normalización. (para creación, eliminación o modificación)

 El Manual de Procedimientos de la Comisión de Regulación de Energía y Gas

(CREG) es aprobado y expedido mediante Resolución Administrativa por parte del
Director Ejecutivo.

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REGISTROS

5.2. ACTIVIDADES.

5.2.1. Elaboración, modificación y/o anulación de documentos del SGC.SST

No. Etapa Responsable Documento

INICIO

1. Funcionario de la
CREGCoordinador
Necesidad de crear y/o de SST
modificar un documento.

GM-FT-008
Solicitud de
Coordinador de SST elaboración,
2. Solicita elaboración y/o
Funcionario de la modificación y/o
modificación de documentos
CREG anulación de
documentos

A GM-FT-008
r Solicitud de
c Coordinador de SST
elaboración,
h A.S.G.C.
3. i y Funcionario de la
modificación y/o
Explicar
v anulación de
o CREG
causas documentos

4. NO
1 aprobada?
¿Solicitud

Responsable de
1 SI calidad GM-FT-008
Presentar documento al Funcionario de la Solicitud de
Comité Operativo de CREG elaboración,
1 modificación y/o
calidadControl e
identificación anulación de
documentos
normalización

5.

PC-FT-004
¿Documento aprobado? NO Acta de reunión

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 Aprobar documento antes
de su emisión

Nombre del proceso

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GESTIÓN DE MEJORAMIENTO
Incluir documento y/o Versión:4
actualizar
Nombre su delversión.
documento Fecha Aprobación:
22/10/2014
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
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Divulgar y entregar REGISTROS
documento a cargos
No. involucrados.
Etapa Responsable Documento

21

GM-FT-008
Solicitud de
Representante de la elaboración,
6. Dirección modificación y/o
anulación de
documentos

ISODOC
Responsable de
7. calidad
El A.S.G.C.

GM-LI-001
Listado Maestro
Responsable de de Documentos
8. calidad Sistema de
El A.S.G.C. Gestión de
SSTCalidad
(SGC)
9.
2
1 FIN

Mantener
documento
Coordinador SST
¿Documento requiere
anulación? NO

SI

Responsable de GM-FT-008
calidad Solicitud de
El A.S.G.C. normalización
Anular documento elaboración,
modificación y/o
anulación de
documentos

FIN
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REGISTROS
No. Etapa Responsable Documento
10.

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 Nombre del proceso
Código: GM-PR-004

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Nombre del documento Fecha Aprobación:
22/10/2014
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
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REGISTROS
5.2.2 Documentos externos REVISAR DOCUMENTO DE RADICACIÓN Y
CORRESPONDENCIA DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

5.2.3 Control de Registros.

No. Etapa Responsable Documento

INICIO
Coordinador de SST
Comité de Calidad Oráculo e
1. ISODOC
Identificar registros con nombre
y / o código.

Definir almacenamiento y
2. protección LMROráculo e
de registros de Calidad. ISODOC

Responsable de
calidadEl A.S.G.C.

3.
Coordinador de LMROráculo
SSTEl A.S.G.C.
Definir recuperación de
registros.

Listado Maestro
de registros
Sistema de
4. El A.S.G.C.
Gestión de
Determinar tiempo de retención
y disposición final de los SSTCalidad
registros del Sistema de (SGC) GM-LI-
Calidad. 002

5. PC-FT-004
Verificar que el control de
documentos y registros se
aplique correctamente y
sea eficaz.

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FIN
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REGISTROS
No. Etapa Responsable Documento

El
A.S.G.C.coordinado
r SST

6. CONTROL DE CAMBIOS.

Fecha Nueva
Descripción del cambio Responsable
Modificación Versión
Jorge Andrés Amaya
Creación del documento A.S.G.C
31/08/2005 0
Sandra Milena Tello
Actualización del Procedimiento Responsable de 01/10/2008 1
Planeación
Se modificaron las responsabilidades Sandra Milena Tello
de revisión y aprobación de Responsable de 14/08/2009 2
documentos. Planeación
Revisión, corrección y actualización Ricardo Alonso
total del documento con el fin de Jaramillo
20/06/2011 3
mantener la mejora continua del Responsable de
sistema. Planeación
Se actualiza el procedimiento de Karen Fonseca 22/10/2014 4
acuerdo con la actividad que realiza A.S.G.C
en el comité de calidad, el
representante de la dirección y
subdirección administrativa y
financiero, se deja como documento
soporte de las reuniones el acta de
reunión PC-FT-004, se aclara que el
listado maestro se refleja en la
aplicación ISODOC.

Se actualizan los nombres de los

procedimiento de gestión
documental, en el punto 5.2.2
documentos externo se referencia el
procedimiento de radicación de
correspondencia, en cuanto al control
de registro se aclara que se
evidenciara en el oráculo e ISODOC
y se incluye etapa de verificación en

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Código: GM-PR-004

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CONTROL DE DOCUMENTOS Y
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REGISTROS
el mismo.

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS.

 Solicitud de elaboraciónde normalización , modificación y/o anulación de

documentos GM-FT-008.
 Listado Maestro de Documentos Sistema de Gestión de Calidad ISODOCSST

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