PROCEDIMIENTO GENERAL

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1. OBJETIVO
Describir el método que ha implementado y mantiene AH para la gestión y control de la
documentación y de los registros del SGC.
2. ALCANCE
A toda la documentación del SGC.
3. DEFINICIONES
Copia Controlada: es la copia fiel del documento original aprobado, que garantiza al usuario
de la misma que el Representante de la Dirección mantiene la revisión actualizada de este
documento y lo reemplazará en caso de modificación.
Copia No Controlada: no garantiza al usuario que el documento está en la última versión o
revisión aplicable. Son utilizadas solamente para información o divulgación.
4. DESARROLLO Y RESPONSABILIDADES
DOCUMENTOS
4.1 Manual de la Calidad: Es el documento de primer nivel del SGC. En él se definen los
lineamientos generales para la correcta implementación y mantenimiento del Sistema de
Gestión de la Calidad de ARENA HNOS. El RD es el responsable de la administración, control
y archivo del Manual de la Calidad.
4.1.1 Estructura: Está compuesto por 8 Capítulos. Cada uno tiene en forma
independiente sus páginas numeradas, un número de revisión y una fecha de
vigencia.

Su contenido es:

 Tabla de contenido
 Registro de las revisiones
 Presentación de la Empresa
 Documentos de la Certificación
 Explicación del SGC
 Descripción por capítulos del cumplimiento de cada uno de los requisitos del
Sistema
 Gestión de la Calidad. Entre ellos se destaca:
 Alcance del SGC
 Política de la Calidad
 Planes de la Calidad
 Organigrama y responsabilidades
 Referencias a los procedimientos documentados

Revisó RD: Aprobó RD:

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4.1.2 Preparación, Revisión, Aprobación y Control de Cambios:

Procedimientos Procedimientos
Manual de la Generales que Generales Otros
Calidad afectan a todos específicos Documentos
los procesos del proceso

Incluye Incluye IT y Registros de

Incluye IT y Registros Incluye Técnicos y
Diagramas de la Calidad Diagramas de
de la Calidad Externos
Proceso Global Proceso Específicos
Designa el
Representante de Representante de la Designa el Responsable
Prepara Responsable del
la Dirección Dirección del Proceso
Proceso
Representante de Representante de la Representante de la Representante de la
Revisa
la Dirección Dirección Dirección Dirección
Representante de la Responsable del
Aprueba Dirección Responsable del Proceso
Dirección Proceso

Cuando se produce un cambio en el contenido de un documento, el mismo es

identificado mediante el sistema “Control de cambios” del MS Word el que consiste en
destacar de esta forma el Texto introducido. El texto reemplazado se elimina. Estos
cambios se mantienen hasta la siguiente modificación en que se transforma su tipo de
letra a “normal”, mientras que las nuevas modificaciones se escriben como se describe
anteriormente y así sucesivamente. Todo cambio genera una nueva Revisión que se
asienta en el Listado de Documentos y Registros de la Calidad. El Representante de la
Dirección, comunica a los usuarios de Intranet, vía e-mail, los cambios producidos en
los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, conservando las confirmaciones
de lectura como evidencia de su notificación. A su vez, mantiene un Listado de
Distribución que indica las personas que consultan/reciben documentación del SGC, el
medio en que reciben o consultan (papel, intranet) y la forma de actualización de los
cambios (comunicado vía e.mail, nueva copia sobre papel del documento).

4.1.3 Identificación: Es identificado como Manual de la Calidad de ARENA Hnos., sin

asignarle una identificación alfa/numérica.

4.1.4 Formato: En la primer hoja se indica el título del documento, su fecha de vigencia,
número de revisión, la aprobación y la numeración de las hojas.

4.1.5 Medio y Control: El Manual de Gestión de la Calidad se mantiene en medio

magnético en la Intranet, pudiendo ser consultado por pantalla por todos los usuarios.
Los documentos de la carpeta “Calidad” son “sólo lectura” y exclusivamente el
Representante de la Dirección es quien incluye, cambia o remueve los distintos archivos
de la referida carpeta.

El original sobre papel con la firma de quien lo aprueba, es mantenido por el

Representante de la Dirección y como evidencia de la aprobación por parte de quien
corresponda.
No se emiten copias sobre papel de este documento y solamente se permite su consulta
en pantalla.
Las versiones superadas de estos documentos son transferidas a la carpeta
“Documentos Obsoletos” únicamente por el Representante de la Dirección.
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4.2 Diagramas de Proceso: Son los documentos de segundo nivel del SGC de ARENA Hnos.
En ellos se describen los procesos esenciales y secundarios del Sistema de Gestión de la
Calidad.
4.2.1. Estructura: Consiste en un diagrama que indica las entradas y salidas de los
procesos, menciona los Procedimientos Generales que se aplican, quienes los aplican
y cómo se mide su eficacia.

4.2.2. Preparación, Revisión y Aprobación: se efectúa según lo indicado para el

Manual de Gestión de la Calidad en el punto 4.1.2.

4.2.3. Identificación: Están identificados con un título en el punto 4.1.1 del Manual de la
Calidad de ARENA Hnos.

4.2.4. Formato: Se imprime en hojas membretadas del SGC como parte del Manual de
la Calidad y se exhiben en una cartelera de fácil acceso del personal.

4.3 Procedimientos Generales: Forman parte de los Procedimientos Documentados de tercer

nivel del SGC de ARENA Hnos. En ellos se describen las tareas que se realizan en las distintas
Áreas, fijándose además los límites de responsabilidades de cada una de las mismas y el
grado de avance de cada tarea al momento de ser transferidas a otras Áreas que debieran
proseguir el proceso.

4.3.1. Preparación, Revisión y Aprobación y Control de Cambios: se efectúa según

lo indicado para el Manual de Gestión de la Calidad en el punto 4.1.2.

4.3.2. Identificación: Los Procedimientos Generales, se identifican con una sigla que
se conforma según el siguiente ejemplo, aplicado al presente Procedimiento

General:

Sigla: AH-PG-4.2.3-01, en donde:

• AH: iniciales de ARENA Hnos

• PG: iniciales de Procedimiento General.

• 4.2.3: punto de la Norma ISO 9001:2000 del cual devienen.

• 01: número correlativo de los procedimientos que devienen de un mismo punto

de la Norma ISO 9001:2000.

4.3.3. Formato: El formato adoptado por Arena Hnos para sus Procedimientos
Generales, es el utilizado en el presente y de su observación pueden determinarse sus
características.

4.3.4. Medio y Control: Los Procedimientos Generales se mantienen en medios

magnéticos en la Intranet, pudiendo ser consultados por pantalla por los usuarios que
pueden acceder al Server. Los documentos de la carpeta “Calidad” son “sólo lectura” y
exclusivamente el Representante de la Dirección es quien incluye, cambia o remueve
los distintos archivos de la referida carpeta.

El original sobre papel con la firma de quien lo aprueba, es mantenido por el

Representante de la Dirección y como evidencia de la aprobación por parte de quien
corresponda.
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Copias controladas sobre papel:

Las copias controladas de los Procedimientos Generales, son distribuidas por el

Representante de la Dirección a aquellos usuarios que no pueden acceder al Server.

Dichas copias son identificadas en la primera página, con un sello de color rojo con la
leyenda:

El número asignado a cada copia, se corresponde con el que figura en la Lista de

Distribución del documento.
Si por alguna razón una copia controlada sobre papel no pudiera ser destruida, se la
identifica con un sello que indique:

Copias No Controladas sobre papel: Todas las copias que no se identifiquen como
Copias Controladas, son consideradas como Copias No Controladas.

Firmas: A efectos de garantizar la autenticidad en los controles y aprobación de los

documentos el RD posee un Registro de Firmas de las personas con dicha función.

4.3.5 Contenido:

Objetivo: describe la razón por la cual se ha confeccionado el Procedimiento General.

Alcance: documentos, procesos, áreas, actividades, etc., alcanzadas por el

Procedimiento General.

Definiciones: cuando corresponda, se aclara la terminología empleada en el

Procedimiento General.

Desarrollo y Responsabilidades: describe qué se hace y quién hace las actividades que
se indican en el objetivo.

Registros de la Calidad: enumera los registros de la Calidad que evidencian el

desarrollo de las actividades e informa el lugar donde se archivan, el responsable de
dicha actividad, el período de almacenamiento y la disposición final.

Anexos: para mayor aclaración, en los anexos se muestran planillas, formularios, etc.,
usados en la actividad que describe el documento.

Documentos Relacionados: son otros documentos que complementan al documento en

cuestión. Pueden indicarse cuando corresponda documentos de origen externo como
los son los legales y reglamentarios.

4.4. Instrucciones de Trabajo: Forman parte de los Procedimientos Documentados de tercer

nivel del Sistema de Gestión de la Calidad de ARENA Hnos. En ellas se describen como se
realizan las tareas en las distintas Áreas o Sectores con suficiente grado de detalle, adecuado
al perfil de cada puesto de trabajo.
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4.4.1. Preparación, Revisión, Aprobación y Control de Cambios: se efectúa según lo

indicado para el Manual de Gestión de la Calidad en el punto 4.1.2.

4.4.2. Identificación: Las Instrucciones de Trabajo se identifican con una sigla que se
conforma según el siguiente ejemplo:

AH-IT-7.5.1-01-01

AH: iniciales de ARENA Hnos.

IT: iniciales de Instrucciones de Trabajo

7.5.1-01: número del Procedimiento General del cual se desprende.

01: número correlativo de las Instrucciones de Trabajo que devienen de un

mismo procedimiento

4.4.3. Formato: De acuerdo a su estructura se imprimen en hojas membretadas del

SGC, o se emplea cualquier otro formato necesario para priorizar su correcta
interpretación.

4.4.4. Medio y Control: según lo indicado en el punto 4.3.4 para Procedimientos

Generales.

4.4.5. Contenido: Libre, de acuerdo al objetivo para el cual fue desarrollado.

4.5. Documentos Técnicos: Actualmente no se generan Documentos Técnicos.

4.6. Documentos Externos: Forman parte de los Procedimientos Documentados de tercer nivel
del Sistema de Gestión de la Calidad de ARENA Hnos. Se denominan de este modo a los
documentos tales como: Normas, Planos, Manuales, Catálogos, Listados, Especificaciones
técnicas, etc., que son generados externamente a ARENA Hnos. pero que son utilizados en los
procesos abarcados por el SGC.

El Responsable de cada Área es el encargado de administrar y conservar todos los

Documentos Externos que se utilizan en su Área. Para su control genera y mantiene
actualizada la Lista de Documentos Externos de su Área.

4.7. Registros de la Calidad: Son los documentos de cuarto nivel del SGC de ARENA Hnos. En
el Listado de Documentos y Registros de la Calidad se detallan los Registros de la Calidad del
Sistema de Gestión de la Calidad de AH. En el mismo se indica el Procedimiento General o la
instrucción de trabajo del cual proviene.

La forma en que los registros son tratados se describe en cada Procedimiento General
donde se define:
Quien es el responsable de confeccionar los Registros de la Calidad.
Donde son almacenados.
Período de tiempo en el cual se mantienen.
La disposición de los mismos.

Los Registros de la Calidad permanecen legibles, fácilmente identificables y

recuperables en el lugar donde se los ha asignado hasta su desecho.
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Los siguientes puntos son implementados por los responsables de confeccionar,

almacenar y mantener los Registros de la Calidad:

Los registros de la Calidad en AH, se confeccionan en forma digital y sobre papel.

La correcta conservación de los registros en medios de almacenamiento digital está

garantizada por el respaldo que periódicamente se efectúa en el sistema informático.

Cuando los Registros de la Calidad se confeccionan sobre papel, siempre son guardados en
carpetas o en cajas archivos las que a su vez son almacenadas en bibliotecas o estanterías
conocidas por quienes confeccionan y/o utilizan los mismos, estas se encuentran en lugares
adecuados y protegidos de agentes de deterioro.

Tanto en las carpetas como en las cajas archivos, los Registros de la Calidad son ordenados
por fechas en forma descendente, es decir que el Registro de la Calidad de fecha más reciente,
es el primero que se encuentra al abrir la carpeta o caja archivo.

Cuando un nuevo Registro de la Calidad se incorpora al Sistema de Gestión de la Calidad o

bien cuando algún Registro de la Calidad es modificado o eliminado, el Representante de la
Dirección asienta el cambio en el formulario Registro de Registros de la Calidad.
4.8. Generalidades:
4.8.1. El Manual de la Calidad y algunos Procedimientos Generales afectan a todos los
procesos por igual, ya que son inherentes al funcionamiento del Sistema de Gestión de la
Calidad de ARENA Hnos., tales como:
 La Gestión y el Control de los Documentos y Registros de la Calidad
 El control de los Productos No Conformes
 Las acciones Correctivas y Preventivas
 Las Auditorías Internas
5. REGISTROS DE LA CALIDAD
Registro Conservad Medio de Archivo/Lugar de Período de Disposició
o por Almacenamiento Archivo n
F.702
Listado de
Documentos
y Registros Magnético/ \\Server\Calidad\GERENCIA\
Tiempo indeterminado
del SGC CONTROL DE DOCUMENTOS
F. 703
Listado de RD
Distribución
F. 704 Hasta que Destrucción
Listas de sean
Distribución Bibliorato Calidad superadas
por nuevas
versiones
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y Registros de la Calidad Página: 7 de 7

F.708 Hasta que Destrucción

Registro de sean
firmas Bibliorato Calidad superadas
por nuevas
versiones
F.705 RA
Listado de
Magnético
Documentos
\\Server\Compartido\Calidad - ISO9001\ Tiempo indeterminado
Externos
CONTROL DE DOC
por
Área

6. ANEXOS
No tiene.
7. DOCUMENTOS RELACIONADOS
No tiene.