UNIDAD No.

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ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS Y AUDITORÍA DE LA
PRODUCTIVIDAD

4.1 Administración de la productividad por objetivos

La administración por objetivos se define como la estrategia empresarial en la
que todos los empleados y directivos de una empresa trabajan con el fin de
alcanzar los objetivos que previamente se han propuesto.
La productividad por objetivos es un sistema implantado para elevar el
rendimiento de los trabajadores enfocado al incremento de la productividad. Es un
sistema de administración diseñado para facilitar la planeación y el control
organizacional, la organización y la asignación de labores, la solución de
problemas y la toma de decisiones, la motivación y el autocontrol. Es un sistema
que permite que algunas de las cosas que la organización está haciendo se hagan
en forma lógica y sistemática.
“Los objetivos son necesarios en cualquier área donde el desempeño y los
resultados afectan directa y vitalmente a la supervivencia y prosperidad del
negocio” Peter Diverkef (1954).

4.1.1 Formulación de los objetivos de la productividad

Consideraciones al momento de formular objetivos

 Objetivo específico. El objetivo a cumplir tiene que ser concreto para

cualquier trabajador de la empresa. Si no, difícil será alcanzar un objetivo o
meta.
 Objetivo medible. Debemos establecer objetivos medibles y establecerlos
desde una visión realista para nuestro negocio.
 Objetivo Alcanzable. establecer un objetivo que sea inalcanzable será
absurdo y puede conllevar a la desmotivación de los trabajadores.
 Objetivo realista. A veces, podemos tener demasiado afán de perfección y
podemos llegar a marcar objetivos poco realistas. Así que hay que ser
consciente de hasta dónde se puede llegar y marcar objetivos totalmente
realistas, si no pueden llegar a convertirse en una auténtica pesadilla.
  Objetivo temporizado. Hay que establecer un tiempo determinado en el que
se realizará dicho objetivo, y cualquier profesional de la empresa debe
saber cómo de cerca se está para conseguir de conseguirlo.
Pasos para establecer objetivos en una empresa para una mayor
productividad
1. Identificación del objetivo: El primer paso de cómo establecer objetivos en
una empresa es identificar los objetivos que queremos para nuestro
negocio cuyas características sean las citadas en el apartado anterior. Hay
que ser específicos a la hora de fijarlos, es decir, cuánto aumentará nuestra
participación en el mercado o hacer una estimación de las ganancias que
va a suponer el cumplimiento de dicho objetivo, por ejemplo, no vale sólo
con decir que aumentará y punto.
2. Identificación de los objetivos y los beneficiarios: Una vez que hayamos
fijado los objetivos, hay que establecer quién se beneficiará de ellos; la
organización, accionistas, ciertos trabajadores, los clientes, etc. Aunque, en
algunos casos, estos objetivos serán generales por lo que no será tan
necesario este paso.
3. Fijar plazo de realización: En el tercer paso de cómo establecer objetivos en
una empresa se deben fijar los límites de tiempo para cada objetivo
teniendo en cuenta qué acciones serán prioritarias para nuestra empresa.
Es recomendable elaborar cronogramas que permitan dividir el objetivo en
pequeñas metas para trabajar en el día a día para dichas metas pequeñas
que, al final, sumarán el objetivo principal.
4. Identificar los posibles obstáculos: Aunque es muy posible que aparezcan
obstáculos inesperados en el camino, hay que establecer aquellos de los
cuales seamos conscientes de su posibilidad de aparición. De esta manera
se podrán adelantar estrategias para resolverlos.
5. Identificar las habilidades y conocimientos requeridos: En nuestro quinto
paso de cómo establecer objetivos en una empresa, ya conoceremos
cuáles son los problemas a los que nos tendremos que enfrentar y, por
tanto, deberemos establecer las habilidades y los conocimientos necesarios
para hacerlo y así en un futuro saber la mejor persona o departamento para
llevarlo a cabo.
6. Identificar los departamentos o personas que van a trabajar: A veces, varios
departamentos deben trabajar unilateralmente para, finalmente, conseguir
los objetivos generales de la empresa. Para ello, habrá que especificar los
objetivos de dicho departamento, informar a todos los involucrados y fijar
responsabilidades a llevar a cabo por cada miembro del departamento. La
comunicación con los empleados es fundamental, pues contribuirá a que
estos hagan suyos los objetivos y trabajen para lograrlos.
 7. Desarrollar un plan de acción: El plan de acción debe ser el trabajo diario
bajo unas condiciones de planeación previa donde se contemple el tiempo
que se le va a dedicar, las labores a desarrollar, las personas que
ejecutarán cada una de ellas, los problemas que pueden aparecer y las
soluciones para cada uno de ellos.
8. Periodo de evaluación: Lo más recomendable en cómo establecer objetivos
en una empresa en cuanto al tiempo, es fijar periodos de evaluación parcial
de los objetivos para evitar sorpresas cuando llegue la hora de su
cumplimiento o para reajustar dicho tiempo de cumplimiento.
9. Comparación gráfica del avance: Por último, en cómo establecer objetivos
en una empresa queremos resaltar la importancia de la comparación gráfica
del avance en el cumplimiento de los objetivos ya que estas nos mostrarán
con mayor claridad el avance registrado hasta el momento y nos permitirá
tomar las decisiones adecuadas para seguir con el trabajo hasta
conseguirlo.
Ejemplo

4.1.2 La Administración por objetivos como un sistema para la productividad

La administración por objetivos (APO) es un método de trabajo en el que se
evalúa el rendimiento de los empleados y la productividad de la compañía a partir
de metas establecidas previamente. Los objetivos deben estar inspirados en las
habilidades de los empleados y, a su vez, es esencial fijar tempos para lograrlos.
Principios de la Administración por Objetivos (APO)
Sistema de administración por objetivos
La administración por objetivos consiste en una serie de pasos interdependientes
e interrelacionados:
1. La formulación de un enunciado claro y conciso de los objetivos.
En primer lugar, se establecen los objetivos organizacionales. Este punto es muy
importante porque definen las acciones que las empresas tienen que seguir para
lograr la efectividad de su trabajo. Los objetivos deben ser administrados de forma
apropiada, para que se alcancen en los tiempos determinados.
2. El desarrollo de planes de acción realistas para su logro.
En segundo lugar, los objetivos organizacionales son comunicados por parte de la
dirección a todos los empleados de la organización. El director o superior debe
comunicar no sólo los objetivos generales de la organización, sino también todo el
plan de acción, las estrategias y el modo de proceder que se debe seguir en el
trabajo.
Es decir, se define lo que cada trabajador tiene que hacer para lograr el
cumplimiento de los objetivos. Esto es determinante para alcanzar los resultados
esperados. En esta fase cada trabajador elabora un listado de objetivos en los que
se verán reflejadas sus tareas y obligaciones.
Claro que, los objetivos laborales son supervisados y aprobados por el superior.
Con el fin de que se comprometan los superiores y los empleados subordinados.
El compromiso establecido es algo primordial para la consecución de resultados.
3. La revisión y medición sistemática del desempeño y del logro.
En tercer lugar, se debe dar seguimiento al rendimiento y avance alcanzado.
Puesto que esto garantiza que el proceso de la administración por objetivos
resulte eficaz.
En esta fase se requiere:
 Elaborar planes y objetivos de corto y largo plazo.
 Implementación de controles que resulten efectivos.
 Diseñar una estructura organizacional clara donde se definan los niveles
de autoridad y la asignación de las responsabilidades. Para que esto ayude
a la toma de decisiones.
 Identificar lo que resulta inútil y contraproducente para el rendimiento y el
alcance de los objetivos.
  Utilización de términos comunes y conceptos relacionados con la
administración por objetivos. Esto ayudará a la medición más objetiva del
rendimiento y del avance de los planes.

4. La toma de las medidas correctivas necesarias para lograr los resultados

planeados.
Finalmente, se debe realizar un proceso de retroalimentación continua, sobre la
medición del rendimiento y de las metas alcanzadas. Esto con el fin de que todas
las personas involucradas conozcan sus avances y puedan tomar medidas
correctivas sobre su propio desempeño.
También es importante que se tengan reuniones periódicas con los superiores y
empleados subordinados. En estas reuniones periódicas se podrá valorar y revisar
el grado de progreso alcanzado para la consecución de los resultados.

4.2 Auditoría de Productividad

La Auditoría de Productividad es un diagnóstico previo que proporciona en poco
tiempo una evaluación inicial del nivel de productividad de todos los factores
involucrados en la productividad de una empresa.
Especialmente diseñada para las organizaciones que desean identificar de
manera rápida y objetiva las desviaciones que afectan a su productividad,
definiendo, además, las acciones necesarias para su solución.
La Auditoría de Productividad consiste en auditar un proceso concreto para
obtener una información objetiva y real. Se realizan mediciones de gerencia,
recursos humanos, recursos financieros, recursos materiales, gestión del
mercado, maquinaria y tecnología. En la ingeniería industrial es común realizar
estos procesos en los procesos envolventes a la línea de producción
(desplazamientos, almacenamientos, planificaciones de producción, etc.).
Igualmente se estudiará los partes de producción históricos existentes en la
empresa, con el objetivo de ampliar la objetividad de la información.
4.2.1 Modelo para evaluar la productividad
Modelo Integral de la productividad
El objetivo del modelo es generar estrategias de optimización de la productividad y
analizar los diferentes procesos empresariales, las metodologías de gestión
utilizadas y el manejo de los insumos tangibles e intangibles que inciden en su
mejoramiento, a partir de la evaluación de la estrategia empresarial.
El modelo propone una metodología integral para la optimización de la
productividad, que parte de la evaluación del manejo de las estrategias
empresariales y de la organización de los diferentes procesos para finalmente
proponer un sistema de gestión apropiado. Incluye una “Guía de diagnóstico”,
en la cual analizan las distintas variables para generar estrategias de optimización.
Tiene en cuenta también los insumos intangibles, resalta su importancia dentro de
las variables y analiza, además, cómo se deben involucrar para conseguir los
mejores resultados. El modelo, entonces, constituye una metodología de
administración de los factores claves para la optimización de la productividad y
tiene en cuenta las siguientes variables:

 El diagnóstico del proceso de creación de valor y de la propuesta de valor

para los clientes.
 El diagnóstico de la gestión estratégica empresarial.
 La alineación de los recursos empresariales alrededor de los objetivos y
estrategias.
 Las metodologías para realizar la administración de los procesos
empresariales utilizados para la optimización de la productividad y la
calidad.
 Una metodología para el diseño de indicadores de gestión a partir del
cliente.
 La gestión sobre los costos y activos empresariales.
 El sistema de calidad y mejoramiento continuo.

Las teorías de la productividad hacen énfasis en la medición y optimización de los

factores tangibles de la productividad, pero no relacionan la estrategia empresarial
con la optimización de la productividad, como tampoco la optimización de los
factores intangibles en un proceso sistemático, coherente y correlacionado, en el
cual la productividad y la rentabilidad son el resultado de una alineación entre las
estrategias, los procesos y los recursos utilizados.
Por último, analiza cómo se pueden diagnosticar y calificar los distintos factores,
para realizar una optimización de cada uno y poder hacer la comparación con
otras empresas o entidades del sector. La visión estratégica de la acción
empresarial es importante debido a su capacidad de orientar las actividades y los
recursos empresariales a la consecución de objetivos. El sistema empresarial
transforma los insumos tangibles e intangibles en componentes de la propuesta de
valor para el cliente. Los procesos empresariales buscan la transformación de
estos insumos (que tienen un costo asociado) en componentes de la propuesta de
valor. La propuesta de valor posee unos componentes inherentes al producto o
servicio (como precio, calidad, rendimiento y diseño) y otros componentes
complementarios (como marca y servicio). Mientras la propuesta de valor mejor
logre los componentes adecuados para el cliente, tanto más el cliente estará
dispuesto a pagar un mejor precio por ella y se habrá creado más valor.
Por esto la gestión debe estar orientada a optimizar los procesos de
transformación de los insumos (costos) en una propuesta de valor diferenciada
que permita obtener una mayor rentabilidad. Para orientar la gestión de los
procesos a la estrategia, se clasifican en creadores de valor, de transformación y
de apoyo. Los procesos son estratégicos si hacen parte de la acción empresarial
para la consecución de los objetivos y son imprescindibles para su consecución.
Los procesos creadores de valor son todos aquellos que están participando en el
desarrollo de la propuesta de valor:

 Procesos de innovación de productos y servicios

 Procesos de creación de relaciones- Gestión de clientes
 Procesos reguladores y sociales
4.2.2 Acciones para administrar la productividad
1. Investigar de la situación actual de la organización.
Debes conocer el funcionamiento de la empresa para determinar aquellas
situaciones en las cuales se puede enfocar para aplicar la mejora productiva y
aumentar la eficiencia de la empresa.
2. Identificar las áreas de oportunidad en la empresa.
Se hace un estudio nuevamente de la situación actual de la compañía por medio
de la medición de los indicadores planteados al principio del plan, de manera que
se tengan los indicadores de inicio con los indicadores ya con los cambios
realizados, de esta manera se podrá comprobar y ver la mejora que se tuvo en la
aplicación de la productividad.
Es fundamental identificar aquellas áreas de manera específica y ver los procesos
más detalladamente en los cuales se puede aplicar alguna metodología de mejora
productiva. Este punto se puede llevar a cabo con la detección de los factores
primarios (producto, producción), externos (proveedores, energía, capital) y
factores de la organización (tecnología, equipo, fuerza laboral), a medida que se
busca las mejoras a realizar.
3. Planteamiento de objetivos.
Una vez que fueron localizadas las áreas que se van a trabajar, se plantean los
objetivos con base en el enfoque productivo y al equipo de trabajo. Estos objetivos
deben ser alcanzables y lograr las metas que se proponen en este mismo punto.
4. Fijación de plazos.
Se deben fijar los límites de tiempo para cada objetivo teniendo en cuenta qué
acciones serán prioritarias para nuestra empresa. Es recomendable elaborar
cronogramas que permitan dividir el objetivo en pequeñas metas para trabajar en
el día a día para dichas metas pequeñas que, al final, sumarán el objetivo
principal.
5. Involucrar al equipo.
Los requerimientos que se utilizarán para medir la productividad serán la mano de
obra, los materiales que se van a utilizar en los procesos entre otros
requerimientos. Para la administración de la productividad debe de existir un
programa y se derive un plan que proporcione totalmente la forma para poder
establecer las estrategias de productividad, muy similar a los sistemas de calidad,
comprendiendo estrategia de la operación, misión (indicando quien quiere ser uno
con respecto al mercado o mundo de los negocios). El equipo es parte primordial
de la aplicación de la productividad en cualquier organización, la buena
participación y el involucramiento por parte del personal es vital para el éxito del
proyecto.
6. Evaluar la eficiencia productiva y las capacidades que se tengan con base
en los indicadores planteados

 Se determina la medición de la productividad según el enfoque financiero,

de procesos o de mano de obra.
 Se identifican aquellos indicadores que ayudarán a medir los distintos
factores importantes que se involucren en el enfoque al cual se está
orientando el proyecto.
 Se evalúan esos indicadores.
 Se utilizan las distintas metodologías de mejoramiento.
  La medición de los distintos factores de la organización también es medidos
y a su vez son utilizados como indicadores, tal es el caso de eficiencia,
capacidades, productividad total, parcial, etc.
7. Implementar cambios y mejoras.
Llevar a cabo la implementación de las distintas técnicas de mejoramiento, ya sea
de modelo cualitativo, cuantitativo o financiero.
8. Controlar mejora.
Estar en constante supervisión y estudio del funcionamiento y comportamiento de
los procesos de las distintas áreas de la organización, es importante tener
constante medición de los indicadores que la compañía haya realizado según sus
necesidades y compararlos continuamente con las mediciones que se vayan
obteniendo de manera que si surge algún cambio se hagan implementaciones al
momento.