Manual de Seleccion Por Competencias - 1

MANUAL DE SELECCIÓN POR COMPETENCIAS 1
Proceso de Selección
Servicio Nacional de Aprendizaje
SENA
Sede Bogotá Virtual

TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN. 4
2. MARCO CONCEPTUAL. 6
3. OBJETIVO GENERAL. 8
3.1. Objetivos específicos. 8
4. ALCANCE. 8
5. APLICABILIDAD. 9
6. NIVELES DE AUTORIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ORGANIZACIÓN. 9
7. RESPONSABILIDAD. 10
8. COMO SE ESTRUCTURA. 11
9. POLÍTICAS PARA LA BÚSQUEDA DEL TALENTO HUMANO. 14
10. ETAPAS DEL PROCESO 16
10.1. Evaluación del puesto de trabajo. 16
10.2. El currículo. 17
10.3. El Assessment Center. 21
10.4. La entrevista. 21
11. NOTIFICACIÓN CREACIÓN DE LA VACANTE. 27
12. REVISIÓN CREACIÓN DEL PERFIL DEL CARGO. 27
13. PERFIL DE LAS COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES. 28
14. REVISIÓN FUENTE DE RECLUTAMIENTO. 31
15. MECANISMO DE PUBLICACIÓN DE LA VACANTE. 31
16. MODELO HOJA DE VIDA DE A FP. 32

17. DISEÑO Y AVISOS DE PUBLICACIÓN. 32
18. REVISIÓN DE HOJA DE VIDA. 33
19. MECANISMOS DE ANÁLISIS. 34
20. CREACIÓN BASE DE DATOS CANDIDATOS. 35
21. ELECCIÓN DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN. 37
22. REFERENCIACIÓN. 38
23. FORMATO DE REFERENCIA SION. 38
24. DECISIÓN DE CONTRATAR. 40
25. NOTIFICACIÓN EN CASO POSITIVO. 41
26. NOTIFICACIÓN EN CASO NEGATIVO. 42
27. GLOSARIO. 42
28. DOCUMENTO DE REFERENCIA. 44
29. DOCUMENTOS FUENTE 46

1. INTRODUCCIÓN
El Senado de la República ejerce las funciones constitucionales y legales, para
promover el bien común y el desarrollo de la sociedad; por ello igual que cualquier otra
Entidad requiere contar con un talento humano competente, capaz de afrontar los
desafíos y retos de las nuevas realidades organizacionales.
Lo anterior amerita definir un acertado sistema de selección basado en
competencias para que los nuevos ocupantes del puesto por cubrir se alineen
estratégicamente para el logro de metas y objetivos institucionales, teniendo en cuenta
que el proceso de Selección inicia cuando los aspirantes entregan su hoja de vida y
termina cuando se elige uno de ellos.
Para documentarlo tomaremos como base el Manual de Funciones por
Competencia elaborado en la actividad anterior ya que nos aporta información sobre
las responsabilidades del cargo según la estructura jerárquica, los requisitos de
formación, experiencia, conocimientos y habilidades que debe tener el candidato. Por
ello este Manual se centrará en:
a. Evaluar el puesto de trabajo: la evaluación permite dar un peso relativo a las
responsabilidades y las exigencias que deben tener la persona que ejercerá
el cargo.
b. El currículo: instrumento que aporta datos como habilidades y experiencia
laboral de la persona a seleccionar.
c. El Assessment Center: cuyo objetivo es identificar y evaluar los
comportamientos de los aspirantes a través de su proceder en situaciones
laborales concretas, que se podrían vivir a futuro.
d. La entrevista: que consiste en una técnica basada en el modelo de selección
por competencias para medir el potencial de crecimiento y el posible grado
de desempeño en el puesto de trabajo a ocupar.
El proceso se realiza mediante una serie de técnicas que permiten descubrir en
el candidato sus habilidades, competencias y actitudes, con el fin de ubicarlo en un
puesto de trabajo correcto y de esta forma facilitar el desarrollo de sus funciones,
actividades y responsabilidades con resultados efectivos.
Por esta razón el aspirante debe cumplir unos requisitos actitudinales y
aptitudinales que lo hacen idóneo para el puesto de labor. (La idoneidad está
establecida por la descripción del cargo). Así las cosas, este Manual de Selección por
Competencias pretende que la administración tome decisiones acertadas que
favorezcan no solo el desempeño efectivo del seleccionado, sino que se vea
maximizado en la excelente gestión y desarrollo organizacional.

2. MARCO CONCEPTUAL
La Constitución Política de Colombia en su Artículo 122 establece “no habrá

empleo público que no tenga funciones detalladas en la Ley o Reglamento”.
De conformidad con lo establecido en el numeral primero del artículo 41 de la Ley

5ª de 1992, le corresponde a la Mesa Directiva del Senado de la República “Adoptar las
decisiones y medidas necesarias y procedentes para una mejor organización interna en
orden a una eficiente labor legislativa y administrativa”.
El artículo 9o. de la Ley 190 de 1995 señala que las entidades públicas elaborarán
un manual de funciones en el cual se especifiquen claramente las tareas que debe
cumplir cada funcionario de la entidad, y que estas deben ser comunicadas a cada
empleado, quien responderá por el cumplimiento de estas de acuerdo con la ley, el
reglamento y el manual.
El decreto 1785 del 18 de septiembre del 2014, del departamento Administrativo de

la Función Pública, que establece las funciones y los requisitos generales para los
empleos públicos, determina un plazo máximo de seis meses a partir de su publicación,
para que sea ajustado el Manual específico de funciones y competencias laborales de
todos los organismos y entidades del orden nacional.
Por lo anteriormente expuesto, en la actividad anterior se definieron y ajustaron las

competencias requeridas a la Resolución 008 de 2011, las cuales servirán para
justificar los resultados de seguimiento y evaluación que debe realizarse al trabajador y
garantizar procesos de selección adecuados y efectivos, no solo dando cumplimiento a
la Normatividad legal Vigente, sino para facilitar avanzar en la realización de este
trabajo investigativo.
Así las cosas, se hace necesarios documentar a la par este Manual de Selección
por Competencias que incluya aspectos básicos que faciliten: la evaluación del puesto
de trabajo, el análisis del currículo, la aplicación de centros de evaluación y entrevistas
para que la prueba arroje como resultado una adecuada selección de personal en la
organización.
Los beneficios esperados son: mejorar el sistema de selección del Senado, mejorar
la adaptación y adecuación persona–puesto, la reducción de los niveles de rotación,
disminución de los costos de selección, incrementar los niveles de efectividad y el logro
de objetivos y metas institucionales alineados a sus estrategias y sus políticas, durante
los períodos de tiempo proyectados.
3. OBJETIVO GENERAL
Documentar el manual de selección por competencias, que facilite la toma de
decisiones en los procedimientos que se realicen para la escogencia del talento
humano que deben llenar las vacantes de la Corporación, documento que reglamenta y
soporta el proceso de selección desde que se recibe la hoja de vida del aspirante hasta
que se elige uno de ellos.
3.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Determinar las etapas del modelo de selección por competencia que se utilizará en
la organización para la escogencia del personal.
 Identificar las características comunes a todos los cargos de la organización que
deben de ser tenidas en cuenta a la hora de desarrollar el proceso de selección.
 Documentar una lista de chequeo que facilite la evaluación de la hoja de vida del
aspirante.
 Elaborar una lista de chequeo que contenga los aspectos claves a indagar en una
entrevista de trabajo.
4. ALCANCE
El presente manual bajo el modelo de selección por competencias, aplicará a todos
los niveles institucionales, es decir, estratégicos, tácticos y operativos, por lo tanto, la
normativa expuesta en este documento deberá ser tenida en cuenta desde el momento
en que se recibe la hoja de vida del aspirante hasta la vinculación del seleccionado.
5. APLICABILIDAD DEL MANUAL
El Manual de Selección por Competencias será el instrumento para elegir el
personal idóneo teniendo en cuenta sus competencias fundamentadas en el ser,
saber y hacer, cuyos resultados arrojarán la medición para determinar el
seleccionado.
Es de anotar que todo nuevo aspirante a ingresar como candidato a la Entidad,
así como el personal interno que desee optar por un cargo especifico, sin
excepción, estará sujeto a las políticas establecidas en el presente documento.
6. NIVELES DE AUTORIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ORGANIZACIÓN A LA HORA
DE TOMAR DECISIONES SOBRE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN, PROMOCIÓN
Y VINCULACIÓN.
Teniendo en cuenta que la Entidad tiene definidos los niveles estratégico, táctico y
operativo, se deja claro que la única persona que define y decide la Selección de
personal en el Senado de la República es la Directora General Administrativa, persona
que ejerce el más alto grado de autoridad jerárquica dentro del nivel estratégico. A su
vez el Jefe de la División de Recursos Humanos, también del nivel estratégico, es
delegado por la Dirección General Administrativa para aplicar este Manual a toda
aquella persona que presente su hoja de vida para ser tenida en cuenta en el proceso
de selección hasta que realice su selección.

La Sección de Selección y Capacitación, dependencia del nivel táctico, será la
encargada del trámite de posesión de la persona elegida, dando aplicabilidad a lo
documentado en el procedimiento de nombramiento y posesión definido dentro del
sistema de gestión de calidad.
A su vez la Sección de Bienestar y Urgencia Médica, área del nivel táctico, será
la responsable de los exámenes médicos de ingreso de los seleccionados.
1. RESPONSABLES
Directora General Administrativa: Es quien toma las decisiones al más alto nivel y la
única que define en caso de empate. Su actuación concluye con la firma del acto
administrativo de vinculación.
Jefe División de Recursos Humanos: Es responsable de liderar todo el proceso de
selección por competencias, proyectar el acto administrativo de nombramiento,
suscribir acta de posesión, comunicar al interesado las novedades de las diferentes
situaciones administrativas
Jefe de Sección Selección y Capacitación: Es responsable verificar requisitos según el
manual de funciones y requisitos, autorizar afiliaciones al Sistema de Seguridad Social,
Cajas de Compensación, ARL, proyectar acta de posesión y realizar la apertura de la
historia laboral en el sistema de talento humano con que cuente la Entidad a la fecha
de la posesión.
Jefe de la Sección de Bienestar y Urgencia Médica: Es responsable de coordinar la
realización de las evaluaciones médicas ocupacionales de ingreso.
Jefe directo que solicita el personal: Es responsable de apoyar el proceso, a través de
la realización de la entrevista de selección, dentro de la fase de pruebas. En caso de
empate en los resultados de las pruebas, podrá apoyar a la Dirección general con sus
recomendaciones.
8. ¿CÓMO SE ESTRUCTURA?
a. En proceso de Selección externo la Entidad podrá contratar una firma externa
competente, reconocida y avalada por el Departamento Administrativo de la
Función Pública – DAFP- para realizar el proceso, teniendo en cuenta que el
resultado final será entregar una lista de elegibles en estricto orden de mérito, tal
como lo establece la ley 1960 del 2019.
La Dirección General Administrativa será la responsable de tomar las decisiones
luego de que la firma encargada de realizar el proceso entregue la lista de
elegibles de los posibles candidatos, que tendrá una vigencia de dos (2) años.
Cuando se trata de un proceso interno, será liderado por la División de Recursos
Humanos, quien tendrá la misión de documentar un procedimiento claro dentro
del sistema de gestión de calidad que defina el paso a paso, con tiempos,
responsables y registros, que den cuenta de un adecuado y transparente
proceso de selección de personal por competencias.

El mismo debe ser modificado mínimo cada dos años o cuando sea necesario en
caso de cambios en la legislación vigente.
b. Los documentos que deben aportar todos los candidatos, junto al formato
único de hoja de vida del Departamento Administrativo de la Función Pública
–DAFP-, serán:
 Documento de identidad.
 Título de formación profesional y/o acta de grado.
 Título de Postgrado y/o acta de grado.
 Tarjeta profesional o matrícula profesional.
 Certificaciones laborales, las cuales deberán contener: razón social, dirección y
teléfono del empleador, nombre del cargo desempeñado, descripción de las
funciones y fechas dentro de las cuales estuvo vinculado en cada uno de los
cargos.
 Certificaciones de formación para el trabajo y desarrollo humano.
 Certificado de antecedentes judiciales y medidas correctivas.
 Certificado de antecedentes expedido por la junta central de Contadores (para
quien ostente cargos del área financiera).
 Impresión del Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la
Procuraduría General de la Nación y del Certificado de Responsables Fiscales
de la Contraloría General de República.
Nota: “No se evaluará la postulación que no aporte la totalidad de la documentación antes

relacionada”.
c. De las inscripciones que se reciban, se levantará un acta en la cual se

consignará el número de hojas de vida recibidas, relacionando los datos de
identificación de los funcionarios que participaron en el proceso de
inscripción.
d. El proceso de selección requiere dejar las siguientes constancias:
 Estudio de verificación de requisitos del cargo a proveer.
 Constancia de publicación.
 Des fijación y el proyecto de certificación de no existencia del funcionario

con mejor derecho y la justificación de la necesidad de proveer el
mencionado cargo.
e. Enviar hoja de vida seleccionada: La Dirección General Administrativa enviará a
la División de Recursos Humanos la hoja de vida seleccionada, para el cargo de
libre nombramiento y remoción de la planta de personal a proveer, con el fin de
proyectar el respectivo acto administrativo.
f. verificar requisitos para posesión y diligenciar formato de tratamiento de datos
personales: La Sección de Selección y Capacitación será la responsable de
revisar los documentos presentados por el aspirante al cargo, de acuerdo al
formato verificación de requisitos (TH- Fr36). Validar que la Resolución de
Nombramiento y la documentación que acredita los requisitos mínimos del cargo
estén adjuntas en la Plataforma del SIGEP. Una vez verificada la documentación
anterior se debe diligenciar e incluir el formato de Tratamiento de Datos
Personales.
De los servidores públicos que se postularon al proceso, se realizará la

verificación del cumplimiento de requisitos mínimos para el cargo y en
consecuencia se elaborará una lista de admitidos y no admitidos, indicando en
este último caso los motivos de su no admisión.
g. Publicación: El listado de aspirantes será publicado en la página web de la
Corporación y/o en la cartelera de la División de Recursos Humanos, en la fecha
prevista para el efecto en el cronograma.
h. Resultados: Los resultados del proceso de selección por cargo, se publicarán

identificando con número de cédula en orden descendente el puntaje. Para
garantizar el derecho a la contradicción los aspirantes podrán presentar
reclamación sobre el puntaje obtenido durante el día hábil siguiente a la
publicación de los mismos.
i. Reclamación: Para garantizar el derecho a la contradicción los aspirantes podrán

presentar reclamación el día hábil siguiente a la publicación de este listado. El
encargado del análisis de las hojas de vida responderá las reclamaciones que se
presenten el día siguiente a la presentación de la solicitud.
j. Empate: En caso de empate, se aplicarán los siguientes criterios:

 Preferirán personas con limitación, siempre y cuando el tipo o clase de limitación
no -resulten en extremo incompatibles o insuperable frente al cargo ofrecido.
 Personas que hayan sufragado en las últimas elecciones.
 Sorteo donde asistan las personas con empate.
 En todo caso la última palabra la tendrá la Dirección General Administrativa.
k. Desierto: Se declarará desierto el procedimiento cuando; (i) no se hubiere

inscrito ningún aspirante; (ii) ningún aspirante apruebe la evaluación técnica de
conocimientos, habilidades y actitudes y; (iii) ninguno hubiere acreditado
requisitos mínimos para el cargo. La ocurrencia de cualquiera de los anteriores
supuestos faculta al Senado de la Republica de la facultad discrecional para
proveer el empleo ofertado.
9. POLÍTICAS PARA LA BÚSQUEDA DEL TALENTO HUMANO
El Senado de la República consiente de la importancia de vincular personas
idóneas que coadyuven en la ejecución de la misión, visión, política y metas
institucionales, ha diseñado un proceso de Selección de Personal por Competencias,
fundamentado en las ventajas que ofrece a partir de una medición objetiva de
indicadores conductuales, la estandarización de criterios de evaluación y la adecuada
selección del talento humano.
Dentro de los beneficios de una adecuada selección por competencias está el
favorecer posibilidad de identificar las necesidades de capacitación y desarrollo del
candidato, desde el momento en que es contratado y ser utilizado a futuro como parte
del instrumento de evaluación de desempeño; reducir los niveles de rotación de

personal, disminuir los costos de selección y reducir el período de adaptación para
alcanzar un nivel de selección excelente entre otros.
Los documentos que soportarán este proceso son el Manual de Funciones por
Competencias, el Manual de Selección por Competencias, los resultados de las pruebas
practicadas a los candidatos, los registros de las fuentes de reclutamiento utilizadas, las
bases de datos y los actos administrativos de vinculación con sus respectivos soportes.
Lo anterior soportado en la normatividad legal vigente aplicable a un proceso de
Selección por Competencias para entidades públicas, la ley 5ª de 1992 y los documentos
del sistema de gestión de calidad documentados por la Entidad.
La División de Recursos Humanos y la Sección de Selección y Capacitación
apoyarán y liderarán el proceso de Selección a través de la verificación de antecedentes
y la aplicación de pruebas, para que la Dirección General Administrativa pueda tomar
decisiones acertadas basada en las evidencias que le entreguen resultado del proceso.
Los candidatos a optar por los cargos deberán regirse al contenido del manual y
cumplir al 100% con sus disposiciones y requisitos, aprobar las pruebas, entrevistas o
ejercicios a que sean convocados, así como autorizar a la Entidad para el manejo de la
información requerida, en términos de confidencialidad.
Los resultados serán publicados en el link de transparencia de la página
institucional del Senado de la República y/o en la cartelera de la División de Recursos
Humanos, en las fechas previstas según el cronograma del proceso. Para garantizar el
derecho a la contradicción los aspirantes podrán presentar reclamación única y
exclusivamente el día hábil siguiente al correo
recursoshumanosreclutamiento@senado.gov.co
El talento humano seleccionado se compromete a velar por el cumplimiento de la
misión y visión institucional, así como de la ejecución de objetivos, planes, metas y
funciones asignadas.
Los demás colaboradores se comprometen a brindar el apoyo necesario para que
el proceso de selección y de adaptación sea amigable y genere resultados favorables.
A través del cumplimiento de las anteriores directrices la Entidad habrá
seleccionado empleados de alta calidad alineados con los planes estratégicos que
conllevará a beneficios para todas las partes involucradas.
10. ETAPAS DEL PROCESO
10.1 Evaluar el puesto de trabajo: la evaluación permite dar un peso relativo a las
responsabilidades y las exigencias que deben tener la persona que ejercerá el
cargo. Para esta etapa es necesario revisar el perfil del cargo contenido en el
Manual de Funciones por Competencia.
Nota: De acuerdo con el Artículo 384 de la Ley 5 del 1992 y el Artículo 17 del Capítulo II de la Resolución
237 de 1992, por el origen de su nombramiento, los empleados del Senado se clasifican en funcionarios
de elección, de libre nombramiento y remoción y de carrera administrativa.

a. Elaborar y enviar estudio de hojas de vida: Para proveer un cargo de carrera
administrativa se debe enviar solicitud a la Sección de Selección y Capacitación
por parte del Jefe de la División de Recursos Humanos o la Dirección General
Administrativa, a fin de continuar con el trámite correspondiente. La Sección de
Selección y Capacitación debe de realizar el estudio de las hojas de vida de los
funcionarios inscritos en carrera administrativa que cumplan con los requisitos
del cargo a proveer, indicando experiencia, cargo actual del funcionario, si
presenta o no sanciones disciplinarias y última evaluación de desempeño. Para
su posterior envió a la División de Recursos Humanos.
b. Publicar estudios verificación de requisitos: La División de Recursos Humanos
publicará en su cartelera el estudio de verificación de requisitos y se enviará a la
División de Planeación y Sistemas para su publicación en la página web de la
Entidad, por el término de cinco (5) días hábiles.
c. Postular a los aspirantes y radicar hoja de vida: Para proveer un cargo de libre
nombramiento y remoción de la planta de personal, los aspirantes serán
postulados por la Mesa Directiva del Senado de la República, a excepción de los
candidatos al cargo de conductor de las Comisiones Constitucionales y legales
que serán postulados por la Mesa Directiva de la respectiva Comisión de
acuerdo con el (Ley 5 de 1992 art. 376 numeral 5) establecido en el reglamento
del Congreso. Se debe radicar en la ventanilla única de la Unidad de
Correspondencia con destino a la Dirección General Administrativa – DGA,
postulación, junto con la hoja de vida y copia del documento de identidad para la
creación de usuario y contraseña en el SIGEP.

10.2 El currículo: instrumento que aporta datos como habilidades y experiencia
laboral de la persona a seleccionar.
a. Evaluación hoja de vida: La valoración de los antecedentes laborales (logros

académicos y laborales) es un instrumento de selección, predictor del
desempeño laboral de los aspirantes y busca evaluar el mérito mediante el
análisis de su historia académica y laboral o profesional.
Como instrumento de selección, permite la valoración de los antecedentes y
méritos, para determinar el grado de idoneidad de los aspirantes a diferentes
cargos. Consiste en puntuar y valorar los estudios formales, no formales y la
experiencia que excedan los requisitos mínimos de estudio y experiencia
exigidos; siempre y cuando hayan sido acreditados al momento de la
inscripción.
Sobre un total de 100%, los factores y porcentajes a evaluar son:
FACTOR PORCENTAJE
Educación 45%
Experiencia 30%
Antigüedad 15%
Entrevista 10%
Total 100%
Cada uno de los factores se puntuará de 0 a 100 y el puntaje directo se

ponderará según el peso porcentual asignado, y la sumatoria de estos
resultados será la calificación total, que se ponderará sobre el valor establecido
a continuación:
b. Educación: Este factor tendrá un valor máximo de 45%. Se evaluará la
Educación formal y la No formal, según los siguientes criterios valorativos:
Nota: Educación: Se entiende por estudios los conocimientos académicos adquiridos
en instituciones públicas o privadas, debidamente reconocidas por el Gobierno
Nacional, corresponde a la educación superior en los programas de técnico,
tecnológico, pregrado y de títulos de postgrado.
c. Los estudios: Se acreditarán mediante la presentación de certificados, diplomas,

actas grado o títulos otorgados por las instituciones correspondientes. En los
casos en que se requiera acreditar la tarjeta o matrícula profesional, podrá
sustituirse por la certificación expedida por el organismo competente de
otorgarla en la cual conste que dicho documento se encuentra en trámite,
siempre y cuando se acredite el respectivo título o grado.
La educación formal se distribuirá según la siguiente tabla:

VALORACIÓN DEL 50% EQUIVALENTE AL
PORCENTAJE DE FORMACIÓN
Educación 80% Educación 20%
formal para el
trabajo y el
desarrollo
humano
La educación formal en los empleos del nivel profesional se puntuará de la

siguiente forma:
EDUCACIÓN
PUNTAJE
FORMAL EN:
PREGRADO 50
ESPECIALIZACIÓN 60
MAESTRÍA 80
DOCTORADO 100
d. Educación para el trabajo y desarrollo humano : Aquella que se imparte en

entidades públicas o privadas con el objeto de complementar, renovar y
profundizar conocimientos y formar en aspectos académicos o laborales sin
sujeción a sistemas de niveles y grados establecidos para la educación formal.
Las certificaciones deberán contener la siguiente información: Razón social del
centro de capacitación o institución que la haya impartido, especificando el área
de formación y el número total de horas (se tendrá en cuenta únicamente la
formación igual o superior a 6 horas), con la respectiva fecha de realización. (Se
tendrá únicamente en cuenta la formación realizada entre el año 2009 y el
2019).
Es importante precisar que únicamente se tendrá en cuenta los cursos o

diplomados que tengan relación con las funciones del cargo.
Para la valoración se puntuará, teniendo en cuenta la siguiente tabla:
INTENSIDAD DEL CURSO
O DIPLOMADO
PUNTAJE
(POR HORAS)
Mayor a 301 30
251 a 300 28
201 a 250 24
151 a 200 20
101 a 150 18
INTENSIDAD DEL CURSO

O DIPLOMADO
PUNTAJE
(POR HORAS)
51 a 100 15
41 a 50 10
20 a 40 6
Inferior a 20 3
e. Experiencia: Criterios valorativos para la Experiencia: 30%. Se evaluará:

Experiencia relacionada: Es la adquirida en el ejercicio de empleos que tengan
funciones similares a las del cargo a proveer.
La experiencia se acreditará mediante la presentación de constancias escritas,

expedidas por la autoridad competente de las respectivas instituciones oficiales
o privadas.
Constancias de la experiencia laboral: Deberán contener sin enmendaduras:
Razón Social de la entidad que la expide, dirección exacta y teléfono del mismo,
fechas de vinculación y de retiro, descripción de las funciones desempeñadas en
cada cargo ocupado, períodos de desempeño en cada uno de ellos y firma del
representante o responsable.
Para efectos de la puntuación de la experiencia relacionada se tendrá en cuenta
la siguiente tabla:
meses de
experiencia PUNTAJE
relacionada
1 a 12 20
13 a 60 50
61 a 120 80
Más de 121 100
El puntaje directo obtenido en cada factor se ponderará según el peso

porcentual y la sumatoria de estos resultados será la calificación total de los
logros académicos, laborales, la antigüedad y la entrevista. Las constancias
aportadas podrán ser confirmadas a solicitud de la entidad.
f. Antigüedad
De conformidad con el artículo 5° del Acuerdo Sindical del 25 de Julio de 2017, se
tendrá en cuenta el factor antigüedad al momento de valorar las hojas de vida de los
aspirantes. Este factor tendrá un valor máximo de 15% y se ponderará con base en
la siguiente tabla:
Años de
antigüedad en PUNTAJE
el Senado
1 año 4
2 años 8
3 años 12
4 años 15
5 años 19
6 años 23
7 años 27
8 años 31
9 años 35
10 años 38
11 años 42
12 años 46
13 años 50
14 años 54
15 años 58
16 años 62
17 años 65
18 años 69
19 años 73
20 años 77
21 años 81
22 años 85
23 años 88
24 años 92
25 años 96
26 años 100
10.3. El Assessment Center: cuyo objetivo es identificar y evaluar los
comportamientos de los aspirantes a través de su comportamiento en
situaciones laborales concretas, que se podrían vivir a futuro.
a. Prueba técnica de Conocimientos, habilidades y actitudes: Considerando la

especialidad de las funciones asignadas al cargo que se oferta y
exclusivamente para este proceso de selección, los servidores públicos
incluidos en la lista de admitidos presentaran una prueba técnica de
conocimientos, habilidades y actitudes que será realizada por una firma
especializada en la materia, la cual determinará los parámetros de calificación
de la prueba y establecerá los servidores que aprueban o no la misma. Los
Funcionarios que no aprueben la evaluación de Conocimientos, habilidades y

actitudes no continuarán en el proceso de selección.
10.4. La entrevista: que consiste en una técnica basada en el modelo de selección
por competencias para medir el potencial de crecimiento y el posible grado de
desempeño en el puesto de trabajo a ocupar.
a. Entrevista: La finalidad de la entrevista es apreciar las diferentes competencias

comportamentales de los aspirantes a desempeñar el empleo XXXXXXXXX. El
valor de esta prueba será del 10% sobre de la calificación definitiva.
Esta prueba será realizada en dos fases, correspondiéndole a cada fase un valor
porcentual del 5% sobre la calificación definitiva.
La primera fase de la prueba, será realizada por un profesional en psicología
designado por la División de Recursos Humanos.
La segunda parte de la prueba, será realizada por el Jefe de Inmediato de la
Dependencia, en conjunto con el Jefe de la División de Recursos Humanos, en
aras de garantizar la objetividad del proceso de selección.
Surtidas estas etapas del proceso de Selección por Competencias se deberá:
a) Autorizar la provisión de cargo mediante encargo, por la Dirección General
Administrativa: Una vez en firme el estudio de verificación de requisitos, la
Dirección General, procederá a la provisión del cargo mediante encargo si
existen funcionarios de carrera con derecho preferencial al mismo, de no existir
en dicho estudio funcionarios de carrera con derechos al cargo, se procederá a
proveer el empleo mediante nombramiento provisional.
b) Autorizar la provisión de cargo mediante nombramiento en provisionalidad: La
Dirección General debe enviar a la División de Recursos Humanos la solicitud de
nombramiento en la planta de personal, firmado por el Director (a) General,

anexando copia de la cédula y la hoja de vida del aspirante para la creación de
usuario del SIGEP.
c) Proyectar y remitir resolución de nombramiento: La División de Recursos
Humanos proyectará la resolución de nombramiento y remitirán a la Dirección
General Administrativa para la revisión y firma del Director(a) General.
d) Suscribir resolución de nombramiento: La Dirección General Administrativa
firmará la Resolución de Nombramiento y la enviará a la Secretaria General,
siempre y cuando no presente ningún error o inconsistencia, de lo contrario se
devolverá a la División de Recursos Humanos para su corrección.
e) Tramitar acto administrativo por parte de la Secretaría General: La Secretaria
General firmará, fechará, numerará y archivará la resolución original,
posteriormente enviar copia a la División de Recursos Humanos y a las
dependencias que correspondan.
f) Registrar información general portal gestión de talento humano Click: La persona
nombrada deberá ingresar al portal Click y registrar los datos personales.
g) Notificar resolución de nombramiento: La División de Recursos Humanos
notificará al interesado el acto administrativo, indicando que cuenta con un
término de diez (10) días contados a partir de la fecha de la comunicación, para
manifestar por escrito la aceptación o no del cargo.
h) Realizar evaluación médica ocupacional de ingreso o cambio de ocupación: Una
vez notificado el aspirante debe acercarse al consultorio de la Entidad, con el fin
de realizar la respectiva evaluación de ingreso. Para el caso de los conductores

deben presentar: Exámenes psicosensométricos, visiometría, Audiometría,
exámenes de Coordinación Motriz y examen de Psicología.
i) El postulado debe acreditar; además de los requisitos anteriores, los estipulados
en el formato de verificación de requisitos
j) Crear nombramiento en la plataforma sistema gestión de talento humano: La
División de Recursos Humanos ingresará el nombramiento del funcionario en la
plataforma Sistema de Gestión de Talento Humano.
k) Crear usuario y contraseña en SIGEP: La Sección de Selección y Capacitación
creará el usuario y la contraseña de la persona seleccionada, quien debe allegar
la resolución de nombramiento enviada por la Dirección General Administrativa,
e información contenida en los anexos (nombre del postulado, fotocopia del
documento de identidad, número de contacto y correo electrónico), dar de alta
en el SIGEP y crear su usuario y contraseña, para que el postulado registre su
hoja de vida.
l) Realizar afiliaciones a EPS, FONDOS DE PENSIONES Y CESANTÍAS, Y CAJA
DE COMPENSACIÓN FAMILIAR: La persona nombrada debe diligenciar los
formularios de afiliación al fondo de pensiones y cesantías y radicarlos en la
respectiva empresa. Una vez radicada la documentación, previo registro por
parte del nombrado en la plataforma SAT del Ministerio de Salud y Protección
Social, se procede a la vinculación laboral y la afiliación a la Caja de
Compensación Familiar, por parte del funcionario designado en la Sección de
Selección y Capacitación.
m) Elaborar acta de posesión: La Sección de Selección y Capacitación ingresará en
el módulo de vinculaciones del Sistema de Información de Talento Humano, la
información necesaria para generación del Acta de Posesión la cual será firmada
por el nuevo funcionario, los Jefes de la División de Recursos Humanos y de la
Sección de Selección y Capacitación y el Director General.
n) Solicitar prórroga de posesión: De no ser posible realizar la posesión dentro del
término de posesiones establecido en el cronograma expedido por la Dirección
General Administrativa, previa aceptación del cargo, el aspirante podrá solicitar
prórroga de posesión por escrito ante la División de Recursos Humanos.
o) Afiliar a la ARL: La Sección de Selección y Capacitación, afiliará al funcionario
en la plataforma de la administradora de riesgos laborales ARL con quien tenga
vinculo la Entidad.
p) Enviar documentos para la historia laboral: La Sección de Selección y
Capacitación, una vez posesionado el funcionario, enviará a la División de
Recursos Humanos, el acta con las respectivas firmas y todos los documentos
adjuntos, para la apertura o adición de la historia laboral.
q) Realizar apertura o adición de historia laboral: La División de Recursos
Humanos, una vez recibidos los documentos, se abrirá la carpeta o adicionará,
con observancia de las normas del Sistema de Gestión Documental.
Nota 2: Las reclamaciones que presenten los interesados y las demás actuaciones administrativas de la Comisión
Nacional del Servicio Civil CNSC, de la División de Recursos Humanos, de la Junta de Personal del Senado de La
República y de las autoridades que deban acatar las disposiciones de estos organismos, se deben sujetar al
procedimiento especial que legalmente se adopte.

Cuando el empleo corresponda a un cargo de carrera administrativa, se proveerá mediante concurso de acuerdo
con lo establecido en la Ley de carrera administrativa y se tendrá en cuenta en el plan anual de vacantes de la
vigencia.
Si se decide llenar una vacante mediante encargo, mientras se surte la selección correspondiente, se elige el
candidato, entre aquellos empleados de carrera que acreditan los requisitos para su ejercicio. (Artículo 24 de la Ley
909 del 2004).
Cuando la provisión del empleo corresponda a un cargo de carrera administrativa y se decida proveerlo mediante
concurso ya sea para el ingreso o el ascenso al mismo, estos se deben realizar de acuerdo con lo establecido en el
Decreto 1083 de 2015 f. De tratarse de un empleo de carrera cuyo titular se encuentre en situaciones
administrativas que impliquen separación temporal del mismo, se provee el cargo en forma provisional inicialmente
por seis meses y prorrogable hasta el tiempo que dure esta situación, siempre y cuando se identifique que no es
posible proveerlos mediante encargo con servidores públicos de carrera.
Las novedades de nombramiento en los cargos de planta, libre nombramiento y remoción, UTL, de elección y los
ascensos en UTL, deberán ser radicadas en la ventalla única de la Unidad de Correspondencia del Senado con
destino a la DGA dentro del término establecido en el cronograma suscrito por la Directora General Administrativa.
Vencido este término las novedades quedarán para el mes siguiente. Para los casos de nombramiento de
conductores de libre nombramiento y remoción, la Mesa Directiva de las Comisiones postularán los candidatos para
el cargo de Conductor de las Comisiones Constitucionales y Legales (Ley 5 de 1992 art. 384 literal b) radicando en
la ventanilla única de la Unidad de Correspondencia, con destino a la Dirección General. La postulación se
efectuará, junto con la hoja de vida y copia del documento de identidad para la creación de usuario y contraseña en
el SIGEP.
Para el caso de los cargos de carrera, cuando el empleo de conductor corresponda a un cargo de carrera
administrativa, se proveerá de forma definitiva mediante concurso, de acuerdo con lo establecido en la Ley de
carrera administrativa; o temporalmente mediante encargo o nombramiento provisional (Ley 5 de 1992 art. 384 literal
b). Los aspirantes a ocupar el cargo de conductor, deberán realizar exámenes psicosométricos, prueba teórica y
práctica de conducción. Las pruebas deben ser realizadas, por personal que garantice idoneidad en cada campo,
según lo establecido por las leyes que rigen nuestro territorio. La Sección de Bienestar y Urgencia Médica informará
el sitio donde se deberá realizar dichas pruebas.

La competencia para aceptar renuncias corresponde al jefe del organismo o al empleado en quien este haya
delegado la función nominadora (Articulo 2.2.11.1.3 del decreto 1083)
La División de Recursos Humanos requerirá a todos los funcionarios de planta, la actualización del formulario único
de declaración Juramentada de Bienes y Rentas, anualmente, entre el 01 de abril y el 31 de julio de cada vigencia.
El cual deberá reposar en las historias laborales. Lo anterior conforme al artículo 2° decreto 484 de 2017.
Una vez iniciado el trámite de retiro se deberá realizar la entrega del cargo y puesto de trabajo, al jefe inmediato o a
quien se designe y se procederá con la firma del formato de paz y salvo (TH-Fr21).
La competencia para aceptar renuncias corresponde al jefe del organismo o al empleado en quien este haya
delegado la función nominadora (Articulo 2.2.11.1.3 del decreto 1083).
La actualización del Formulario único declaración juramentada de Bienes y Rentas, deberá ser actualizada por todos
los funcionarios en el SIGEP, a más tardar el último día hábil del mes de marzo de cada anualidad, (Titulo 16
decreto 1083 de 2015 y artículo 2° del decreto 484 de 2017. p. La Sección de Selección y Capacitación, realizará
control, posterior a la posesión, de verificación de los títulos aportados por el funcionario, consultando con las
instituciones educativas, tomando una muestra aleatoria del 60% de los cargos de UTL, en grado de asesor y los
cargos de planta que requieran títulos para su posesión.
El Jefe de la Sección de Registro y Control, deberá incluir en la nómina todas las novedades reportadas. El
administrador del sistema, debe realizar copias de seguridad del sistema, y realizar gestión ante el proveedor del
sistema los cambios que requiera y asignar el código de descuentos de nómina, en el aplicativo de nómina.
11. NOTIFICACION/ CREACION DE LA VACANTE
Identificar la vacante de un cargo, teniendo en cuenta que la vacancia se puede
presentar por diferentes circunstancias, establecidas en la normatividad vigente. (Ley
909 de 2004, modificada por la Ley 1960 de 2019).
Para ello es necesario revisar el flujograma de inicio del proceso de preselección,
documentado en la actividad anterior.
12. REVISION CREACION DEL PERFIL DEL CARGO

La revisión del perfil del cargo estará bajo la responsabilidad de la Sección de
Selección y Capacitación, quienes entregarán un concepto de verificación al jefe de la
División de Recursos Humanos (Formato 001 Proceso Selección por Competencias),
para poder continuar el proceso de Selección por Competencias.

13. PERFIL DE LAS COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES.
COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

(Jefe División Bienes y Servicios)
COMUNES POR NIVEL JERÁRQUICO

Transparencia Liderazgo
Pensamiento estratégico: Integridad:
Compromiso con la Calidad del Trabajo Trabajo en Equipo:
Flexibilidad y Adaptación Visión Estratégica:
Comunicación

(Jefe Unidad de Fotocopiado- Jefe de Gestión Documental)
Solución de Problemas de archivo. Dar respuesta sobre los conflictos
que pudiesen generarse a la hora de
la preservación de documentos.
Asesorar sobre la gestión de documentos Dar consejo a las divisiones para que
al personal de las unidades tramitadoras se lleve a cabo la correcta gestión de
documentos al personal de las
unidades tramitadoras.
Influir en la forma de actuar de los Liderazgo
subalternos bajo su mando para lograr un
determinado trabajo, haciendo que este
equipo trabaje con entusiasmo hacia el
logro de sus metas y objetivos.
Iniciativa Predisposición de actuar
proactivamente para idear propuestas
que sirvan a la gestión documental.
Identificar procesos y herramientas que Realizar consultas y búsquedas
beneficien la preservación de documentos
Gestión de documentos y archivos Asumir y llevar a cabo
responsabilidades sobre el proceso
de documentación y archivo.
Coordinar información del archivo Velar por una adecuada organización
y control de la información del archivo
Preparación y fabricación del escrito que Elaborar informes técnicos

comunicará y dará cuenta sobre la
gestión documental institucional, que sea
insumo para la mejora.

ALMACENISTA
Responsabilidad Puntualidad
Transparencia Amabilidad
Orientación al usuario y al ciudadano Manejo de información
Compromiso con la organización Disciplina

SECRETARIA EJECUTIVA
Laborales Conocer el cargo, capacidad de trabajar
en equipo, puntualidad y asistencia
Manejo de la información Manejar con respeto la información
personal e institucional de la que
dispone.
Disciplina Adaptarse a las políticas institucionales.
Relaciones humanas Capacidad para el manejo de conflictos y
de las relaciones interpersonales.
Trabajo en equipo Capacidad de participar activamente en
colaboración y cooperación con sus
compañeros, como actitud opuesta a la
individualidad.
Colaboración Cooperar con los demás con el fin de
alcanzar los objetivos.
Comunicación efectiva Habilidad para transmitir efectivamente
ideas, decisiones, situaciones, etc.
Capacidad de análisis Facultad de comprensión de los aspectos
que están a su cargo
Orientación al cliente Aptitud para dar solución a los
requerimientos del cliente, sus dudas y su

incertidumbre

AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Compromiso con la organización Sentido de pertenencia, Mantener
siempre buenas costumbres y los
valores corporativos (Tolerancia,
respeto, honestidad, compromiso y
servicio).
Disciplina Adaptarse a las políticas
institucionales.
Laborales Conocer el cargo, capacidad de
trabajar en equipo, puntualidad y
asistencia
Adaptación al cambio Capacidad para habituarse a las
situaciones sobrevenidas.
Colaboración Cooperar con los demás con el fin
de alcanzar los objetivos
institucionales.
Relaciones interpersonales Capacidad para el manejo de
conflictos
Servicio al cliente Aptitud para dar solución a los
requerimientos del cliente.
Destreza en informática Aptitud para el uso eficiente de la
informática
Gramática y ortografía Idoneidad para el uso y
conocimiento de la ortografía y la
gramática

MECANOGRAFA
Amabilidad Liderazgo
Responsabilidad Dinamismo
Disciplina Pensamiento estratégico
Orientación al usuario y al ciudadano Adaptación al cambio
Puntualidad Manejo de información
14.REVISIÓN FUENTES DE RECLUTAMIENTO:
a. Internas
Promoción. (ver acuerdo sindical No. 007 del 2018)
Ascenso. Según lo dispuesto en el artículo 24 de las leyes 909 de 2004 y 1960 de 2019
b. Externas
Vinculación: Cuando haya convocatoria efectuada a través de la Comisión Nacional del
Servicio Civil
15 MECANISMOS DE PUBLICACION DE VACANTES
Teniendo en cuenta las diferentes fuentes de requisición de personal, se puede
recurrir a los recursos con que cuenta la Entidad:
A) INTERNOS: Internamente se realiza una convocatoria a concurso mediante la
publicación de un comunicado a través de los diferentes medios de comunicación con
que cuenta la Entidad (Kioskos, Televisión, Carteleras digitales, correos institucionales,
pagina web) donde se detalle las características del perfil del cargo a seleccionar.
B) EXTERNOS: se realizará convocatorias a través de avisos, por los diferentes
medios masivos de comunicación (televisión, prensa, radio, redes sociales, base de
datos, referidos, entre otros.)
16. MODELO HOJA DE VIDA D.A.F.P.
Para este proceso únicamente aplica el formato único hoja de vida del
Departamento Administrativo de la Función Pública.
17. DISEÑO AVISO DE PUBLICACIÓN.
En la División de Recursos Humanos una vacante se genera cuando se
desocupa un cargo por diferentes motivos tales como renuncia, despido, ascenso,
muerte, etc., o bien, cuando se crea por necesidades de la Entidad para dar respuesta
a una operación específica.
Un ejemplo de aviso de publicación es el siguiente:
LA DIRECTORA GENERAL DEL SENADO DE LA REPÚBLICA
HACE CONSTAR
Que se ha agotado el orden de provisión de empleos de Carrera Administrativa, según lo establecido en

el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, para efectos de proveer el cargo de JEFE GRADO 10 DE LA
DIVISION DE BIENES Y SERVICIOS DEL SENADO DE LA REPÚBLICA, y teniendo en cuenta que
mediante comunicaciones de los funcionarios XXXXXXXXXXXXXXXXXX, titulares de los grado 8 y 9,
respectivamente, y XXXXXXXXXXXXXXXXX, quien es titular del grado 09, a quienes les asiste el
derecho preferencial, no aceptaron el encargo, por razones de estricta necesidad del servicio se requiere
realizar por excepción un nombramiento provisional, comoquiera que no hay dentro del personal de la
planta de Carrera Administrativa de la Corporación, funcionarios que cumplan con los requisitos exigidos
para ser encargados, de conformidad con lo establecido en la Resolución No. 08 de 2011 proferida por
la Mesa Directiva del Senado, mediante la cual se adopta el Manual Específico de Funciones y
Requisitos de las Áreas Legislativa y Administrativa del Senado de la República de acuerdo con el
Estudio de Verificación de Requisitos, publicado el XX, el cual se encuentra en firme.
La presente se expide, en Bogotá D.C., a los xxxx (xx) días del mes de xxxxx de xxx, previa certificación
de análisis de las historias laborales de los funcionarios de carrera, realizada por la Sección de Selección
y Capacitación del Senado, el xxx (xx) de xxx de 20XX, para efectos de la provisión del cargo.
XXXXXXXXX
Directora General
18. REVISIÓN DE HOJAS DE VIDA / POSTULACIONES INTERNAS.
De acuerdo al procedimiento interno para la vinculación de personal, la Sección

de Selección y Capacitación revisará las hojas de vida a través del diligenciamiento del
siguiente formato:
ELEMENTO CUMPLE NO
CUMPLE
DATOS PERSONALES:
Nombre, teléfono (fijo y móvil), correo electrónico, dirección y ciudad.
PERFIL PROFESIONAL:
Debe destacar las habilidades y fortalezas tanto personales como de la
carrera, y no debe ser genérico, sino que debe variar de acuerdo con la
vacante a la cual se aplica.
EXPERIENCIA PROFESIONAL:
Debe ir organizada en orden cronológico inverso, incluir el nombre de la
empresa, el cargo, resumen de las funciones o logros y fecha de ingreso y
finalización. Revise que sea coherente con el perfil.
FORMACION:
Debe incluir título adquirido, Institución Educativa, Fecha de inicio y
finalización de los estudios a los que está haciendo referencia y además
ciudad. Es importante tener en cuenta la educación secundaria, pregrado y
cuando aplique también el postgrado.
FORMACION COMPLEMENTARIA:
Debe incluir la información sobre cursos, seminarios o congresos que no
tengan una antigüedad mayor a 2 años. Es importante tener en cuenta las
materias complementarias, el idioma que maneja y el nivel que tiene en ellos.
De igual forma el manejo de herramientas de sistemas (Programas
especializados).
OTROS DATOS DE INTERÉS:

Información sobre deportes, aficiones y distinciones.
RECONOCIMIENTOS Y LOGROS:
Destaque en esta parte aspectos como los reconocimientos que ha tenido
durante su vida universitaria tanto a nivel personal como académico (alumno
distinguido); incluidas también las monitorias.
REFERENCIAS:
No son necesarias, pero si el candidato decide incluirlas, revise tanto las
referencias laborales como las laborales.
Referencias personales
Referencias laborales.
19. MECANISMOS DE ANÁLISIS: Para determinar si un candidato cumple o no los
requisitos exigidos se hará uso del siguiente formato documentado en la Entidad:
ESTUDIO DE VERIFICACIÓN DE REQUISITOS PARA OTORGAMIENTO

Empleo a Proveer: JEFE DIVISION DE BIENES Y SERVICIOS GRADO 10
Dependencia: DIVISION DE BIENES Y SERVICIOS DEL SENADO DE LA REPÚBLICA
Fecha de Fijación: XXXX
Los requisitos exigidos para el mencionado cargo se encuentran en la Resolución 08 expedida por
la Mesa Directiva del Senado de la República el 27 de julio del 2011, mediante la cual se
adoptaron los Manuales del Área Legislativa y Administrativa del Senado de la República, así:
EDUCACIÓN: Título de Formación Profesional en: Economía, Economía y Finanzas, Contaduría
Pública, Administración de Empresas, Administración Pública, Administración Financiera,
Negocios y Finanzas, Ingeniería Industrial o Derecho y título de Formación Avanzada o de
Postgrado según el área.
EXPERIENCIA: Treinta y seis (36) meses de experiencia profesional, específica o relacionada.
EQUIVALENCIAS: Treinta (36) meses de experiencia profesional específica por Título
universitario adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha
formación sea afín con las funciones del cargo.
De conformidad con el estudio de verificación de las historias laborales de los funcionarios
inscritos en carrera, realizado la Sección de Selección y Capacitación del Senado contendido en el
oficio XXXX de fecha, XXXX, se evidencia lo siguiente:
Nombre del empleado Empleo de Perfil Estudios Experiencia Ultima Sanción Encargo Cumple
de carrera carrera del evaluación
cual es titular de
desempeño
XXXX Jefe División Título de Formación Treinta y seis 100% No 0 SI

Bienes y Profesional en: Economía, (36) meses de
Servicios Economía y Finanzas, experiencia
Grado 10 Contaduría Pública, profesional,
Administración de específica o
Empresas, Administración relacionada.
Pública, Administración
Financiera, Negocios y
Finanzas, Ingeniería
Industrial o Derecho y
título de Formación
Avanzada o de Postgrado
según el área.
XXXX Auxiliar Administrador de Experiencia 90 No Grado 07 SI

Administrativo Empresas, 17-08-2000. Profesional 16
Grado 04 Especializado en años 3 meses.
Formulación y y
Evaluación de Proyectos
-05-04-2002.
Especialización en Gestión Experiencia
Publica 19-08-2004 relacionada.
24 años y 4
meses.
CONCEPTO: Del estudio de verificación de requisitos de los funcionarios del Senado de la

República que se encuentran inscritos en carrera, y una vez analizado y agotado el orden de
provisión de empleos de Carrera Administrativa, de conformidad con lo establecido en el artículo
24 de la Ley 909 de 2004, en orden descendente, se observa, que no existen funcionarios titulares
en grado inmediatamente inferior al que se va a proveer, es decir, Grado 05, que ostenten el
derecho preferencial para acceder al mismo mediante encargo. Siguiendo en orden descendente,
en los Grados 04 y 03, los funcionarios titulares de estos niveles que ostentan el derecho
preferencial para acceder al empleo JEFE DIVISION DE BIENES Y SERVICIOS GRADO 10 DEL
SENADO DE LA REPÚBLICA se encuentran encargados en empleos de nivel superior o igual al
que se va a proveer.
Así las cosas y toda vez que se ha agotado el orden de provisión de empleos de Carrera
Administrativa, por razones de estricta necesidad del servicio se requiere efectuar por excepción
un nombramiento provisional, en el empleo denominado JEFE DIVISION BIENES Y SERVICIOS
GRADO 10 DEL SENADO DE LA REPÚBLICA, como quiera que no hay dentro del personal de
la planta de Carrera Administrativa de la Corporación, funcionarios que cumplan con los requisitos
exigidos para ser encargados de conformidad a lo establecido en los Manuales de funciones y
Requisitos del Área Legislativa y Administrativa del Senado de la República.
XXXX XXXX
Directora General Jefe División de Recursos Humanos
SE DESFIJA EL _____________________A LAS _____________________
Firma _______________________________________________________________
20. CREACIÓN BASES DE DATOS DE CANDIDATOS.

La Sección de Selección y Capacitación creará una base de datos de
candidatos, luego de revisar la hoja de vida del candidato, lo cual ahorra tiempo de
selección y permite encontrar candidatos más cualificados. Es importante comprobar la

veracidad de los documentos que presentan los candidatos para cubrir el puesto
vacante.
La misma debe contener la siguiente información:
BASE DE DATOS CANDIDATOS - SENADO DE LA REPÚBLICA 2021

No. Nombre de la persona Docum ento de identidad Correo electrónico Número telefónico de contacto Profesión Experiencia calificada Habilidades específicas Form ación com plementaria Otros datos de interés - Referencias Perfil
1 xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx
Firma de la persona que verifica la información
Fecha de verificación______________________.
Para esta estrategia se puede tener en cuenta las siguientes condiciones:
 Establecer prioridades con vacantes difíciles de cubrir.
 Filtra buscando los mejores.
 Ahorra tiempo.
 Averiguar a través de contactos si encaja el tipo de perfil que se está buscando.
 Conseguir el apoyo de los responsables de contratación.
 Organización: Control de candidatos contactados, sus respuestas y nivel de
interés.
Los datos consignados en el currículo y en la solicitud de empleo deben ser verificados.
Es importante comprobar la veracidad de los documentos que presentan los candidatos
para cubrir el puesto vacante.

21. ELECCIÓN DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN
La elección de estos instrumentos debe ser alineada con los objetivos estratégicos
del Senado de la República dependiendo las características psicométricas y las no
psicométricas como, por ejemplo, su apariencia o su formato grupal o individual, el
tiempo requerido para aplicarlas. Se quiere medir las competencias del candidato
dentro del proceso de selección por méritos, sus capacidades, desempeño, actitud,
entre otros aspectos relevantes a ser tenidos en cuenta para contratar el idóneo.
Los instrumentos de medición se fundamentan en los puntajes obtenidos luego de la
revisión de los siguientes aspectos:
 Información registrada en la hoja de vida.
 Los documentos anexos a la hoja de vida.
 Los resultados de la entrevista inicial
 Los resultados de la entrevista del futuro “jefe directo”
Con lo anterior se mide la veracidad de la información. La honestidad de la
persona para poder continuar con el proceso.
Participarán todas las personas cuyas hojas de vida sean tenidas en cuenta en
el proceso de preselección. Se evaluarán las tres primeras personas que estén
dentro de la lista de elegibles, con los mayores puntajes para cada cargo.
Se realizarán 3 tipos de entrevistas: dos estructuradas: una de conocimiento y
una procedimental y la tercera es actitudinal. Las dos primeras serán aplicadas

por la Sección de Selección y Capacitación y la actitudinal por el jefe que hizo el
requerimiento de personal.
A la Dirección General Administrativa, será enviado un listado en estricto orden
de méritos, luego de los resultados de aplicación de los instrumentos de
medición utilizados, para que sea esa Dirección quien defina la persona que se
va a vincular en el proceso de Selección por Competencias.
22. REFERENCIACIÓN
Se verifica los datos dejados en la hoja de vida con todos los soportes. Para ello
se revisa el formato denominado verificación hoja de vida, registrando el nombre de la
persona que hizo la verificación, la fecha y resultados de la misma, consignándolos en
la base de datos documentada en la actividad No. 20.

23. FORMATO DE REFERENCIACIÓN

24. DECISIÓN DE CONTRATAR / PROMOVER A UN CARGO.
Luego de haberse terminado el proceso de selección complementándolo con los
resultados obtenidos en los exámenes de habilidades y conocimientos se puede
evaluar a los distintos candidatos para elegir cual es el más adecuado para contratarlo.
La Directora General enviará a la División de Recursos Humanos un correo electrónico
dando la instrucción de realizar todos los trámites de vinculación necesarios de la
persona seleccionada.
25. NOTIFICACIÓN EN CASO POSITIVO: LISTA DE DOCUMENTOS DE
VINCULACIÓN.
PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO CODIGO: TH-Fr36

VERIFICACIÓN DE REQUISITOS VERSIÓN: 03
SENADO DE LA REPÚBLICA FECHA DE APROBACIÓN: 2020/11/17
NOMBRE: CEDULA: FECHA: _D__/_M___/_A____

CARGO: PLANTA-DIVISION:
UTL-SENADOR:
No. A NA REQUISITOS
1 SER MENOR DE 70 AÑOS
2 RESOLUCION DE NOMBRAMIENTO
3 OFICIO DE NOTIFICACIÓN DEL NOMBRAMIENTO (reclamar en la Div. Recursos Humanos)
4 OFICIO DE ACEPTACIÓN DEL NOMBRAMIENTO EN EL CARGO. (Anexo No.3)
5 FOTOCOPIA DE LA CÉDULA (ampliada al 150)
6 FOTOCOPIA DE LA LIBRETA MILITAR (menor de 50 años)
7 FORMATO UNICO DE HOJA DE VIDA DEL SIGEP (www.sigep.gov.co)
8 SOPORTES DE ESTUDIO, TARJETA PROFESIONAL SI APLICA Y EXPERIENCIA.
9 DECLARACIÓN JURAMENTADA DE BIENES Y RENTAS DEL SIGEP (www.sigep.gov.co)
10 ANTECEDENTES JUDICIALES DE LA DE POLICÍA NACIONAL. (www.policia.gov.co)
11 CERTIFICADO DE MEDIDAS CORRECTIVAS DE LA POLICIA NACIONAL
12 CERTIFICADO DE ANTECEDENTES FISCALES DE CONTRALORIA www.contraloria.gov.co
13 CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS DE PROCURADURIA www.procuraduria.gov.co
CERTIFICADO DE APTITUD MÉDICO OCUPACIONAL (TH-fr 25) y para conductores Exámenes
14 psicosensométricos.
15 FORMATO AFILIACIÓN APORTES DE LEY (Anexo No.3)
16 FORMATO DE INFORMACIÓN PARA PENSIONADOS (Mayores de 50 años)
17 PANTALLAZO VERIFICACIÓN SISPRO
18 AFILIACIÓN A LA EPS Y CERTIFICACION DE ULTIMA AFILIACION EN SALUD
19 AFILIACIÓN A PENSIÓN, CERTIFICACION ACTUALIZADA DEL FONDO DE PENSIONES
20 AFILIACIÓN A CESANTÍAS: FOMPRECOM o FONDO NACIONAL DEL AHORRO
21 AFILIACIÓN A LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR CAFAM
22 CERTIFICADO DE AFILIACIÓN A LA ARL ACTUALIZADO
23 DECLARACIÓN DE PROCESO DE DEMANDA DE ALIMENTOS. (Anexo 3)
24 DECLARACIÓN JURAMENTADA, QUE LOS DOCUMENTOS QUE ANEXA SON VALIDOS Y VERDADEROS (Anexo No.3)
25 CERTIFICACIÓN EN LA QUE CONSTE EL NÚMERO DE LA CUENTA BANCARIA Y FORMATO (Anexo 3)
26 DOS FOTOS COLOR 3x4
27 FORMATO DE AUTORIZACION DE DESCUENTOS LIQUIDACION DE VACACIONES COLECTIVAS.
28 ENTREGA DE FUNCIONES DEL CARGO (Funcionarios de Planta).
29 FORMATO TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (TH-Fr76)
30 COMUNICACION DE POSESION AL JEFE INMEDIATO. (Entregado por Sección de selección y Capacitación)
31 OFICIO DE BIENVENIDA DEL FUNCIONARIO DE UTL O PLANTA. (Entregado por Sección de Selección y Capacitación)
32 EVALUACION DE INDUCCION (Realizada en la Sección de Selección y Capacitación.)
REQUISITOS
VERIFICACIÓN OBSERVACIONES: la persona posesionada reúne los requisitos contemplados para el cargo de
SISPRO: acuerdo a la resolución0 08/2011 ó Resolución No.009 del 07 de abril/1995.
SI NO
SI NO
NOMBRE Y FIRMA DEL FUNCIONARIO O CONTRATISTA QUE EFECTUO LA REVISIÓN
NOMBRES Y APELLIDOS FIRMA

Funcionario o contratista de Selección y Capacitación Funcionario o contratista de Selección y Capacitación
26. NOTIFICACIÓN EN CASO NEGATIVO: Se presenta el siguiente modelo carta de
agradecimiento por participar en el proceso.
Bogotá, XXXX
Señor(a)
XXXX
La Ciudad
Asunto: Agradecimiento por participar en el proceso.
En nombre del Senado de la República queremos agradecerle su interés y participación

en el proceso de selección adelantado en nuestra Entidad. Si bien por las necesidades
actuales de la Corporación y para este proceso específico no fue seleccionado,
estamos seguros que por sus cualidades personales y laborales podemos contar con
usted en futuros procesos que representen una nueva oportunidad.
De nuevo muchas gracias.
Cordialmente,
XXXX
Jefe División Recursos Humanos
27. GLOSARIO.
- SIGEP: Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP): es el servicio
de la administración pública y de los ciudadanos. Contiene información de carácter
institucional tanto nacional como territorial, relacionada con: tipo de entidad, sector al
que pertenece, conformación, planta de personal, empleos que posee, manual de
funciones, salarios, prestaciones, etc.; información con la cual se identifican las
instituciones del Estado colombiano.
- Libre nombramiento y remoción: modalidad de vinculación para los empleados con
funciones de manejo, confianza y dirección, y que sólo el legislador los puede
determinar.
- Provisión de Cargos: la provisión se entiende como el conjunto de mecanismos
instituidos para suplir las vacancias de los empleos públicos, sean éstas de carácter
definitivo o de carácter temporal Una y otra modalidad deben atender una serie de
principios y derechos comunes consagrados en la Constitución Política, en especial los
referentes a la igualdad de oportunidades para el desempeño de cargos y funciones
públicas; la legalidad de los procesos de selección; el cumplimiento de los requisitos
fijados para desempeñar el correspondiente empleo; la designación imparcial a través
del mérito y las capacidades de los candidatos y el respeto al debido proceso para la
terminación de la relación laboral con el Estado.
- Provisionalidad: la Comisión Nacional del Servicio Civil podrá autorizar encargos y
nombramiento provisionales, sin previa convocatoria a concurso, cuando por razones
de reestructuración, fusión, transformación o liquidación de la entidad o por razones de

estricta necesidad del servicio lo justifique el jefe de la entidad. En estos casos el
encargo o el nombramiento provisional no podrán superar los seis (6) meses, término
dentro del cual se deberá convocar el empleo a concurso. El nombramiento provisional
procederá de manera excepcional cuando no haya personal que cumpla con los
requisitos para ser encargado y no haya lista de elegibles vigente que pueda ser
utilizada.
- Posesión: es la aceptación formal de un empleo público, ante la autoridad
competente prestando juramento de cumplir la Constitución, las leyes y las funciones
del empleo.
- Novedades de nombramiento: hace referencia al reporte periódico de las diferentes
modificaciones contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un
efecto directo en la liquidación mensual y pago de la nómina.
- Encargo: mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera
administrativa, y una vez convocado el respectivo concurso, los empleados de carrera
tendrán derecho a ser encargados de tales empleos si acreditan los requisitos para su
ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido
sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño
sea sobresaliente. El término de esta situación no podrá ser superior a seis (6) meses. -
- Historia Laboral: es una serie documental de manejo y acceso reservado por parte
de los funcionarios de la División de Recursos Humano, en donde se conservan
cronológicamente todos los documentos de carácter administrativo relacionados con el
vínculo laboral que se establece entre el funcionario y la entidad

28. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
2. Listado de vacantes
3. Solicitud de empleo
4. Hoja de vida Departamento Administrativo de la Función Pública
5. Perfil del cargo.
6. Listado de chequeo entrevista.
7. Formato lista de chequeo para verificación de hoja de vida.
8. Lista de chequeo para verificación de antecedentes.
9. Acto administrativo de vinculación.
10. Acta de posesión.
11. Lista de chequeo de cumplimiento de requisitos y aporte de documentos para
posesión.
12. Verificación de datos registrados en SIGEP.
13. Concepto jefe directo que solicita el cargo.
14. Base de datos actualizada.
15. Formato de autorización de manejo de datos.
16. Listado de elegibles en estricto orden de mérito.
17. Flujo grama de inicio del proceso de preselección.
18. Aviso de publicación.

29. DOCUMENTOS FUENTES
Este equipo de trabajo manifiesta que utilizó diferentes materiales que ya se
encuentran documentados en la Entidad y que en su mayoría fueron objeto de ajustes
para este trabajo. Otros fueron tomados de internet, para lo cual se anexan los
siguientes links:
https://es.scribd.com/document/469416860/Proceso-de-seleccion
https://www.coursehero.com/file/24649504/MANUAL-DE-SELECCI%C3%93N-POR-
COMPETENCIASpdf/
http://repositorio.ute.edu.ec/bitstream/123456789/14887/1/67261_1.pdf
http://dianatalentohumano.blogspot.com/2016/07/manual-de-seleccion.html
https://www.senado.gov.co/index.php/documentos/categoria-transparencia/gestion-de-
calidad-y-meci/proceso-gestion-de-talento-humano/procedimientos-2/4284-th-pr10-
procedimiento-nombramiento-posesion-y-retiro-de-funcionarios-1/file.
https://www.senado.gov.co/index.php/documentos/categoria-transparencia/gestion-de-
calidad-y-meci/proceso-gestion-de-talento-humano/formatos-2/formatos-para-
nombramiento-posesion-y-retiro.
https://www.google.com/search?
rlz=1C1CHBF_esCO865CO865&q=FORMATO+DE+REFERENCIACI
%C3%93N&tbm=isch&chips=q:carta+de+referencia,g_1:laboral:UMOK_tybFoI
%3D&usg=AI4_-
kQXuehosDq_LfFwwxJLVolbEba1ig&sa=X&ved=2ahUKEwjutcDVpJnuAhWyTd8KHRc
wAqYQgIoDKAF6BAgBEAo&biw=1366&bih=625#imgrc=a8kfaUhkHmsjrM
https://www.clubensayos.com/Negocios/ESPECIALIZACION-TECNOLOGICA-EN-
GESTION-DEL-TALENTO-HUMANO/4238770.html

Manual de Seleccion Por Competencias - 1

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MANUAL DE SELECCIÓN POR COMPETENCIAS 1

Servicio Nacional de Aprendizaje

Sede Bogotá Virtual

3.1. Objetivos específicos. 8

6. NIVELES DE AUTORIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ORGANIZACIÓN. 9

9. POLÍTICAS PARA LA BÚSQUEDA DEL TALENTO HUMANO. 14

10. ETAPAS DEL PROCESO 16

10.1. Evaluación del puesto de trabajo. 16

10.3. El Assessment Center. 21

11. NOTIFICACIÓN CREACIÓN DE LA VACANTE. 27

12. REVISIÓN CREACIÓN DEL PERFIL DEL CARGO. 27

13. PERFIL DE LAS COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES. 28

14. REVISIÓN FUENTE DE RECLUTAMIENTO. 31

15. MECANISMO DE PUBLICACIÓN DE LA VACANTE. 31

16. MODELO HOJA DE VIDA DE A FP. 32

17. DISEÑO Y AVISOS DE PUBLICACIÓN. 32

18. REVISIÓN DE HOJA DE VIDA. 33

19. MECANISMOS DE ANÁLISIS. 34

20. CREACIÓN BASE DE DATOS CANDIDATOS. 35

21. ELECCIÓN DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN. 37

23. FORMATO DE REFERENCIA SION. 38

24. DECISIÓN DE CONTRATAR. 40

25. NOTIFICACIÓN EN CASO POSITIVO. 41

26. NOTIFICACIÓN EN CASO NEGATIVO. 42

28. DOCUMENTO DE REFERENCIA. 44

29. DOCUMENTOS FUENTE 46

El Senado de la República ejerce las funciones constitucionales y legales, para

desafíos y retos de las nuevas realidades organizacionales.

Lo anterior amerita definir un acertado sistema de selección basado en

estratégicamente para el logro de metas y objetivos institucionales, teniendo en cuenta

termina cuando se elige uno de ellos.

Para documentarlo tomaremos como base el Manual de Funciones por

Competencia elaborado en la actividad anterior ya que nos aporta información sobre

las responsabilidades del cargo según la estructura jerárquica, los requisitos de

formación, experiencia, conocimientos y habilidades que debe tener el candidato. Por

ello este Manual se centrará en:

a. Evaluar el puesto de trabajo: la evaluación permite dar un peso relativo a las

responsabilidades y las exigencias que deben tener la persona que ejercerá

b. El currículo: instrumento que aporta datos como habilidades y experiencia

laboral de la persona a seleccionar.

c. El Assessment Center: cuyo objetivo es identificar y evaluar los

comportamientos de los aspirantes a través de su proceder en situaciones

laborales concretas, que se podrían vivir a futuro.

d. La entrevista: que consiste en una técnica basada en el modelo de selección

por competencias para medir el potencial de crecimiento y el posible grado

de desempeño en el puesto de trabajo a ocupar.

El proceso se realiza mediante una serie de técnicas que permiten descubrir en

el candidato sus habilidades, competencias y actitudes, con el fin de ubicarlo en un

puesto de trabajo correcto y de esta forma facilitar el desarrollo de sus funciones,

actividades y responsabilidades con resultados efectivos.

Por esta razón el aspirante debe cumplir unos requisitos actitudinales y

Competencias pretende que la administración tome decisiones acertadas que

favorezcan no solo el desempeño efectivo del seleccionado, sino que se vea

maximizado en la excelente gestión y desarrollo organizacional.

La Constitución Política de Colombia en su Artículo 122 establece “no habrá

De conformidad con lo establecido en el numeral primero del artículo 41 de la Ley

El decreto 1785 del 18 de septiembre del 2014, del departamento Administrativo de

Por lo anteriormente expuesto, en la actividad anterior se definieron y ajustaron las

Documentar el manual de selección por competencias, que facilite la toma de

decisiones en los procedimientos que se realicen para la escogencia del talento

que se elige uno de ellos.

3.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS

la organización para la escogencia del personal.

 Identificar las características comunes a todos los cargos de la organización que