MANUAL DE CONTABILIDAD

ADMINISTRATIVA, ENFOCADO EN LA
LEGALIZACION DE LA ASOCIACIÓN
HILANDERA DE TENJO.

Secretaria de Desarrollo
Económico y Ambiente

Bogotá, Marzo de 2013

Contenido
INTRODUCCIÓN....................................................................................................................2
CAPITULO 1 - INTRODUCCIÓN A LOS TERMINOS Y PROPOSITOS DE LA
CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA....................................................................................3
INTRODUCCIÓN....................................................................................................................3
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE..........................................................................................3
TIPOS DE SOCIEDADES......................................................................................................3
EMPRESA ASOCIATIVA DE TRABAJO (EAT)..................................................................5
PASOS PARA CREACIÓN DE UNA ASOCIACIÓN..........................................................7
CAPITULO 2 - CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Y LA CORRECTA TOMA DE
DESICIONES.........................................................................................................................12
INTRODUCCIÓN..................................................................................................................12
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE........................................................................................12
PLANEACIÓN YCONTROL.................................................................................................12
Planeación.............................................................................................................................12
Matriz DOFA..........................................................................................................................14
Organigrama de la asociación.............................................................................................15
CAPITULO 3- SISTEMA DE CONTABILIDAD PARA LA ASOCIACIÓN......................16
INTRODUCCIÓN..................................................................................................................16
OBJETIVOS DEL APRENDIZAJE......................................................................................16
SISTEMA DE CONTABILIDAD...........................................................................................16
CONTABILIDAD BÁSICA....................................................................................................16
Estado de resultados............................................................................................................22
Balance inicial........................................................................................................................22
Sistema De Evaluación De Inventarios..............................................................................24
CONCLUSIONES.................................................................................................................26
GLOSARIO............................................................................................................................27
BIBLIOGRAFIA......................................................................................................................28
WEBGRAFIA.........................................................................................................................28

1
 INTRODUCCIÓN

El crecimiento del emprendimiento que se ha venido generando en el

municipio de Tenjo, a través de los incentivos que ha ofrecido la alcaldía; a
motivado la creación de un red empresarial de artesanos y así entre ellos
mismos unir conocimientos, experiencia y tecnología para conformar
asociaciones que logren obtener mayores ingresos para los habitantes del
municipio y de esta manera fortalecer el crecimiento económico.

Debido a este incentivo generado por las personas que conforman esta red,
se ha conformado un grupo de mujeres y hombres, que unen su tiempo,
talento y conocimiento en el trabajo con lana virgen, logrando obtener
productos artesanales que vale la pena dar a conocer, por su dedicación y
empeño.

A raíz de esto hemos elaborado un manual, que permite brindar a los

integrantes de La Asociación Hilandera de Tenjo, parte de los conocimientos
adquiridos durante nuestro proceso de formación como estudiantes de
Contaduría Pública.

Dicho manual contiene conceptos claves para la legalización de la

asociación, dando a conocer el procedimiento paso a paso para su
formalización; además de esto mencionamos aspectos importantes para la
contabilidad administrativa y damos a conocer conceptos básicos de
contabilidad que les permitirá manejar criterios contables, para aplicarlos en
el desarrollo de su actividad.

Esperamos con este documento facilitar el aprendizaje y proceso de

legalización, de esta asociación y de los demás integrantes de la red
empresarial.

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 CAPITULO 1 - INTRODUCCIÓN A LOS TERMINOS Y PROPOSITOS DE
LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

INTRODUCCIÓN

La contabilidad administrativa suministra información clave a los

administradores para la correcta toma de decisiones, podremos evidenciar y
verificar si la actividad desarrollada es o no auto sostenible. Para lograr esto
es necesario que los integrantes de la asociación conozcan términos claves
que les permitirá hacer una correcta planeación y cumplimiento de los
objetivos planteados. En este capítulo analizaremos los diferentes términos y
conceptos que ayudaran a la asociación a formalizarse de la manera
correcta, para obtener beneficios, ya sean tributarios o financieros.

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

Tendremos como objetivos finales los siguientes:

 Definir los tipos de sociedades

 Analizar por qué la Empresa Asociativa de trabajo es la más
apropiada para la Hilandera
 Definir e identificar las principales características de la EAT
 Explicar paso a paso el procedimiento para su formalización

TIPOS DE SOCIEDADES

En Colombia existen varios tipos de sociedades, que tienen características

diferentes según la cantidad de socios que integren cada sociedad y el fin
con el que se crea la sociedad.

 Sociedad Limitada: Este tipo de sociedad es conformada por mínimo

dos socios (2) y máximo veinticinco (25), los cuales quedan inscritos
mediante una escritura púbica, con el fin de estipular el tiempo de
duración, delegar funciones como las del representante legal quienes
se guiaran bajo unos estatutos, su capital se forma en cuotas de igual
valor, y deberá ser guiado con la sigla “Ltda.” o la palabra completa
“limitada”.

 Sociedad colectiva: Esta sociedad se conforma entre dos (2) socios

o más quienes por su condición responden solidariamente e
ilimitadamente por todas las operaciones sociales. De igual manera
esta sociedad debe quedar inscrita mediante escritura pública en el
que se nombra el tiempo de duración, la administración puede ser
3
 delegada a personas ajenas a la sociedad. Los socios entregan los
aportes ya sea en especie, trabajo o dinero. Deberá ser guiado por las
palabras “y compañía”, “hermanos” o “e hijos”.

 Sociedad en comandita simple: Es conformada por uno (1) o más

socios gestores o uno (1) o más socios comanditarios o capitalistas,
los socios gestores responden solidaria, ilimitada y directamente las
operaciones y los socios o comanditarios responden por sus aportes,
es definido el tiempo de duración mediante escritura pública. Los
únicos que pueden administrar son los socios gestores, se debe
colocar el nombre completo o apellidos de los socios seguido de la
palabra “y compañía” o “& cia.” y seguido de la abreviación “s. en c”.

 Sociedad Anónima: se conforma entre mínimo cinco (5) accionistas

mediante escritura pública, los cuales responden hasta el monto de
sus aportes o capital respectivo, se define el tiempo de duración,
estatutos y debe quedar documentado en un artículo de fundación.
Se delega la asamblea general quien a su vez delibera al revisor fiscal
y a la junta directiva, y esta define al gerente, como representante
legal. Debe estar seguido de la palabra “sociedad anónima” o en su
sigla “S.A.”

 Sociedad en comandita por acciones: se conforma mediante

escritura pública entre uno (1) o más socios gestores y por lo menos
cinco (5) socios capitalistas, los socios gestores responden solidaria,
ilimitada y directamente con las operaciones de la empresa, los socios
capitalistas responden por sus aportes. Debe ser acompañado con el
nombre completo o apellidos de los socios adicionando la palabra “y
compañía” o la sigla “& cia.” seguido de la palabra “sociedad en
comandita por acciones” o su sigla “SCA”.

 Empresa Asociativa de trabajo: Debe contar con mínimo tres (3)

personas y máximo diez (10) personas. Esta es una organización
económica productiva quienes como asociados aportan su tiempo, sus
capacidades laborales por un tiempo indefinido. Se tiene como
objetivo la distribución, comercialización y producción de bienes, se
constituye por medio de un acta de constitución adicionando los
estatutos por medio de una escritura pública.

 Sociedad Agrarias de Transformación: su finalidad consiste en

"Desarrollar actividades de postcosecha y comercialización de
productos perecederos de origen agropecuario y la prestación de
servicios comunes que sirvan a su finalidad". Puede ser socio
cualquier persona natural con la condición de tener un título agrario. El
número mínimo de socios es de tres (3) personas.

4
Según los resultados del diagnóstico inicial, se logró identificar el interés de
los hilanderos es buscar el progreso integral de los integrantes, aportar sus
conocimientos en el trabajo con lana virgen y comercializar los productos
fabricados. Es por esto que la sociedad más apropiada para los fines
esperado por los integrantes, es crear una Empresa Asociativa de Trabajo, a
continuación demostraremos las principales características de la asociación
y de los pasos para su legalización.

EMPRESA ASOCIATIVA DE TRABAJO (EAT)

La EAT es una persona jurídica, sin ánimo de lucro que tiene como objetivo
la producción, comercialización y distribución de bienes ya sean de servicio
básicos, de consumo familiar, prestación de servicios individuales o
conjuntos, entre otros.

Se define como una organización económica productiva, en la cual sus

asociados aportan sus conocimientos, tecnología y capacidad laboral por un
tiempo indefinido, todo esto para cumplir con los objetivos planteados por la
asociación, debe contar con mínimos tres asociados y máximo diez.

Una asociación se debe constituir con un acta de constitución, junto con los
estatutos de la misma por documentos privado o escritura pública, la junta de
asociados debe reunirse por lo menos cada dos (2) meses, con el fin de
diseñar nuevos objetivos por cumplir, responsables y el cumplimiento de las
actividades desarrolladas en el periodo anterior.

Las EAT se pueden constituir mediante los siguientes documentos:

 Acta de constitución, junto a los estatutos

 Por documento privado, que debe contener los estatutos, este
documento debe estar debidamente firmado y reconocido ante
un notario, presentación ante un juez o al momento de realizar
la presentación personalmente frente a la persona autorizada
por la cámara de comercio.
 Por escritura pública, esta modalidad se utiliza siempre que se
aporte a su capital un bien inmueble. Al igual que los anteriores
debe ir acompañado de los estatutos.

Características se las EAT

 Su duración es indefinida
 Incentiva la integración con otras organizaciones de carácter social
 El ingreso y retiro de sus asociados es voluntario

5
¿Quiénes pertenecen a la junta de asociados?

Pertenecen a los asociados los fundadores registrados en los estatutos y los

que ingresen posteriormente, con la condición que debe estar debidamente
registrado.

Funciones Junta De Asociados

 Elegir director de la asociación en los estatutos.

 Reformar los estatutos cuando sea necesario
 Elegir tesorero de la asociación
 Vigilar el cumplimiento de las funciones del director
 Decidir la aceptación o retiro de los asociados
 Constituir una reserva para la estabilidad económica de la asociación

El Director es el representante legal de la asociación y deberá cumplir con

las funciones estipuladas en los estatutos.

Registro

Debe ser registrada la persona jurídica de la Empresa Asociativa de trabajo

en el Ministerio de trabajo y Seguridad social.

Aportes

Los aportes de cada asociado pueden ser: en dinero, en activos, laborales o

laborales adicionales. Estos aportes se llevaran para cada asociado en un
registro separado.

Clases de aportes

 Dinero: En efectivo o cheque

 Activos: Bienes muebles o inmuebles
 Laborales: Fuerza de trabajo personal, valor máximo por socios 40%
por socio.
 Laborales adicionales: Tecnología, Propiedad intelectual o industrial
registrada a nombre del aportante, valor máximo 25% del valor de
aportantes laborales.

Reservas Obligatorias

 Estabilidad económica

6
 Equivale al 20% del excedente líquido, hasta completar el 50% del
capital suscrito.
 Seguridad social de los asociados

No puede exceder del 10% de las utilidades liquidas del ejercicio

Ventajas y prohibiciones de una EAT

Ventajas

 Aumenta la capacidad de negociación y representación

 Incentiva y facilita los procesos de integración comunitaria,
capacitación, integración, entre otras.
 Las EAT que están legalmente constituida y que cumplan con las
exigencias establecidas en el decreto 1100 de 1992 y disposiciones
tributarias, estarán exentas del impuesto de renta y complementarios.
 El SENA dará capacitaciones, consultoría y asistencia técnica, en
aspectos organizativos de gestión empresarial y de tecnología, ya que
este presenta anualmente un plan operativo de apoyo a las empresas
asociativas de trabajo.
 El Ministerio de trabajo y Seguridad social apoya y promueve el
desarrollo de las EAT.

Prohibiciones

 No pueden ejercer funciones de empleador o de intermediación

 No pueden dejar de establecer las reservas previstas por la junta
directiva
 No pueden realizar actividades diferentes a las establecidas en el
objeto social de la asociación

PASOS PARA CREACIÓN DE UNA ASOCIACIÓN

 Idea de negocio
 Consultas
 Elaboración de los estatutos
 Acta de constitución
 Registro único tributario
 Registro único empresarial y social (RUES)
 Registro mercantil cámara de comercio

7
Idea de negocio

Es necesario describir a que se va a dedicar la empresa y hacia quien va

dirigida.

Consultas

Este paso no es obligatorio para la constitución de la asociación, pero es de

gran importancia para evitar inconvenientes al momento de diligenciar los
formularios.

 Consulta del nombre:

Validar posible nombre de la empresa, ya que este puede estar

registrado anteriormente y no sería aceptado en ninguna de las
entidades.

 Consulta de marca:

Validar que la marca elegida para los productos no se encuentre anterior

mente registrada.

 Consulta de actividad económica:

Esta consulta va relacionada a un código que corresponde a la actividad

económica que se va a desarrollar. Este comúnmente llamado código
CIIU, es necesario para el diligenciamiento de los formularios.

 Consulta del uso del suelo:

Esta consulta se hace para verificar que la actividad económica se
pueda desarrollar según la ubicación en la que se va a realizar.

Estas consultas se pueden realizar a través de la página

http://www.crearempresa.com.co/Consultas/ConsultaNombre.aspx

8
Registro Único Tributario (Rut)

El RUT sirve para tener información veraz, actualizada, clasificada, de todas

las personas o entidades obligadas a inscribirse, esto para poder lograr
mayor recaudo en las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias de
todas las personas obligadas a tener RUT.

A partir del 1 de febrero de 2005, para inscribir y matricular l constitución de

una EAT debe hacer previamente la inscripción del registro único tributario, el
formulario a diligenciar se encuentra en la página de la DIAN-
www.dian.gov.co.

Se debe tener en cuenta al diligenciar el formulario que todas las casillas

obligatorias estén completas, que al imprimir el formulario aparezca “para
tramite en Cámara”. Para el caso de la asociación es necesario que la
representante tenga RUT donde especifique que pertenece al régimen
simplificado y otro con nombre de la Asociación Hilanderas de Tenjo.

Estatutos

Son las reglas y lineamientos que se deben tener en cuenta en desarrollo de

objeto de la empresa, estas son estipuladas al inicio, por los fundadores de la
asociación. Los asociados deben tener conocimiento desde el ingreso a la
asociación y deben dar cumplimiento total a ellos.

9
Acta de constitución

En la reunión donde se tome la decisión de crear la empresa asociativa de

trabajo se deberá elaborar un acta que deberá contener los siguientes
elementos:

 Nombre, apellidos, identificación y domicilio de los asociados.

 Nombramientos de los órganos de administración
 Firma de las personas que actuaron como presidente y secretario de
la reunión, con presentación personal ante el funcionario de la cámara
de comercio o registradas ante un notario o un juez.
 Adjuntar los estatutos firmados por todos los constituyentes

Registro único Empresarial Y Social (RUES)

El RUES brinda al estado, a los empresarios, a los contratistas, a la sociedad

en general, a las entidades sin ánimo de lucro, a las entidades de economía
solidaria, una herramienta confiable de información unificada a nivel nacional
e internacional. Es administrado por las cámaras de comercio y se basan en
un criterio de economía, eficiencia y buena fe.

El formulario de este registro se encuentra en

http://camara.ccb.org.co/documentos/11012_Formulario_RUES.pdf

Registro Mercantil

El registro mercantil, permite a todos los empresarios acreditar públicamente

su calidad de comerciante y ejercer cualquier actividad comercial. Este
también permite que los empresarios accedan a información sobre sus
posibles clientes, proveedores o conocer su competencia.

 La matricula

Es un requisito legal que tienen todos los comerciantes, la matrícula

mercantil hace pública la calidad de comerciante, hace visible al empresario,
frente a los que pueden ser clientes potenciales.
¿Cómo efectuar el registro de la escritura y de la matrícula de la asociación?

1. Presente el documento de constitución: Esta puede ser en original o

una copia autenticada al momento de radicar el documento
2. Anexar los siguientes formularios:

 Formulario caratula única empresarial

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  Formulario de registro con otras entidades: este formulario
contiene información para La Secretaria De Hacienda Distrital,
A La Dirección De Impuesto Y Aduanas Nacionales Dian Y A La
Secretaria De Distrital De Planeación.
 Formulario RUT

Realice los siguientes pagos:

Cancele el valor de los derechos de inscripción por el acta de constitución,

documento privado, la escritura pública, según el caso, y por la matrícula
mercantil de la empresa, los cuales liquidará el cajero, con base en el activo
total que se diligencie en el formulario Carátula Única Empresarial de la
empresa.

La inscripción del documento de constitución causa, adicionalmente, un

impuesto de registro a favor del departamento de Cundinamarca y del Distrito
Capital de Bogotá, en una tarifa del 0,7% sobre el valor del capital. Este
rubro no se causará si se aportan bienes Inmuebles al capital de la empresa.
En ese evento, es necesario elevar la constitución a escritura pública y
acreditar la cancelación del impuesto de registro en la Oficina de
Instrumentos Públicos.

La Cámara de comercio al efectuar la matricula mercantil, remite a la DIAN la

información necesaria para la asignación del NIT este quedara consignado
en el certificado de la matrícula.

11
 CAPITULO 2 - CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Y LA CORRECTA
TOMA DE DESICIONES

INTRODUCCIÓN

En este capítulo se verán reflejados aspectos importantes para el correcto

funcionamiento de la asociación, de esta manera podrán crecer como
empresa y ser reconocidas, no solo en Tenjo si no también en los municipios
aledaños, y por qué no en Bogotá. Para cumplir con esto es necesario que
todos los integrantes estén enfocados hacia el mismo objetivo, que desde el
inicio de esta asociación se planteen objetivos claros y alcanzables, que
sirvan de motivación para todos y que entre ellos mismos puedan realizar
control de cumplimiento de lo planeado, en caso de no cumplir con alguno de
ellos hacer la debida retroalimentación y mejora continua.

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

 Importancia de la planeación para la asociación

 Como elaborar la misión, visión y objetivos de la asociación
 De qué manera hacer control

PLANEACIÓN YCONTROL

Planeación

Para el inicio de la asociación es necesario establecer aspectos

administrativos, que ayudaran a la asociación fijar metas, propósitos por
cumplir en el desarrollo de la actividad, en otras palabras es ¿Qué es lo que
se quiere? Y ¿ Cuándo y cómo se lograra?. Para esto es necesario saber
cómo se definen cada uno de estos aspectos. A continuación se
evidenciaran aspectos importantes de la misión, visión y objetivos de la
organización:

 Misión: Define el negocio, las necesidades que satisfacen y el

mercado al cual se enfoca el producto o servicio. Este debe responde
a la pregunta ¿Para que existe la organización?
 Visión: Describe la situación deseada de la empresa en el futuro, esta
ayuda a enfocar un objetivo, para que todos los integrantes de la

12
 organización estén enfocados por el mismo camino. Este debe
responder ¿A dónde queremos llegar en los próximos años?

 Objetivos: Son los resultados que la empresa desea obtener y hacia

dónde quiere llegar. Crear objetivos en una empresa es de gran
importancia para el éxito de la misma, ya que estos sirven como
motivación para todos los integrantes de la compañía. De esta manera
se enfocan los esfuerzos hacia una misma dirección, permite evaluar
los resultados obtenidos y se plantean estrategias que permitan el
cumplimiento.

Los objetivos deben ser: Medibles, Alcanzables, Claros, Desafiantes,

Realistas y Coherentes.

Existen objetivos dependiendo el plazo en que se planea o se puedan

cumplir, a corto, mediano y largo plazo. Los de corto plazo son considerados
a nivel de operaciones, se hacen generalmente para un plazo no mayor a un
año. Los de mediano plazo son objetivos que se usan generalmente para
áreas o departamentos, se denominan tácticos y estos requieren a sus ves
de una serie de objetivos de operaciones (corto plazo), estos se elaboran
para un plazo entre uno y tres años. A largo plazo son denominados
estratégicos y se elaboran para un cumplimiento entre tres y cinco años,
estos definen el rumbo de la empresa y requieren a su vez de objetivos
tácticos (mediado plazo).

Figura tomada del articulo Planeación estratégica por Julio Carreto, MBA

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A continuación sugerimos una misión y visión para la Asociación Hilandera
de Tenjo, no podemos formular los objetivos que se desean alcanzar, ya que
estos deben ser planteados por los integrantes y ellos mismo hacer
retroalimentación de estos cada dos meses en sus reuniones ordinarias.

 Misión

Nuestra misión es ofrecer productos fabricados con la virgen, para los

habitantes de Tenjo y municipios aledaños, ofreciendo calidad y
productos modernos que permitan llegar a diferentes generaciones

 Visión

Ser recocidos a nivel departamental, como una asociación emprendedora

que busca el crecimiento económico del municipio de Tenjo, a través de
sus productos de alta calidad, al igual que su esfuerzo y dedicación en la
elaboración de sus productos.

Matriz DOFA

Esta es otra herramienta que ayuda a los empresarios a tomar decisiones

adecuadas, sobre las (D) debilidades, (O) oportunidades, (F) fortalezas y (A)
amenazas, que existen al inicio o en el transcurso del funcionamiento de la
asociación, logramos identificar tres de cada uno de estos elementos y el
resultado es el que presentamos a continuación:
MATRIZ DOFA
FORTALEZAS DEBILIDADES
F1 Conocimientos necesarios D1 Pocos recursos
por parte de los asociados económicos
D2 Coordinación
F2 Gran adaptación a las D3 Falta de liderazgo
demandas
F3 Voluntariado:motivación y
compromiso
OPORTUNIDADES No desaprovechar los Aprender a negociar con
O1 Capacitaciones por recursos como son las otras personas en cuanto a
parte del SENA capacitaciones, entregas de materiales puesto que seria
O2 Facilidad en beneficios, y materiales para una ventaja si se consigue a
financiación por entidades el uso de la asociacion un precio favorable los
bancarias materiales
O3 Beneficios tributarios
AMANEZAS Estudiar la posible Establecer quien
A1 Competencia de competencia para no tener direccionara los recursos
grandes empresas riesgo de bajar la produccion tanto fisicos como
A2 Falta de materia prima en cuanto la elaboracion de responsabilidades para que
A3 Control entidades productos para la region no existan inconvenientes
gubernamentales dentro de la asociacion

Matriz DOFA elaborada por construcción propia

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Organigrama de la asociación

Es la estructura formal de la asociación, este se elaboró de acuerdo con la

información suministrada por los integrantes, se tienen en cuenta la
autoridad, los diferentes niveles de jerarquía y la relación entre cada uno de
ellos.

Organigrama de la Asociación Hilandera de Tenjo elaborado por

construcción propia.

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 CAPITULO 3- SISTEMA DE CONTABILIDAD PARA LA ASOCIACIÓN

INTRODUCCIÓN

Se han tomado los términos más importantes, que competen al sistema de

contabilidad para la asociación, definimos de una manera clara y concisa
cada uno de los términos. Se elaboró un Estado de resultados con corte de
31 de diciembre de 2012 y nos basamos en este para elaborar el Balance
inicial, para el inicio de la asociación.

OBJETIVOS DEL APRENDIZAJE

 Enseñar conceptos básicos de contabilidad

 Importancia del sistema contable

SISTEMA DE CONTABILIDAD

El área de contabilidad de la empresa donde se clasifican, se registra y se

interpreta toda la información financiera de la asociación, para la correcta
toma de decisiones. La adecuada implementación dentro de la asociación es
de vital importancia para la toma de decisiones en todo lo que tienen que ver
con la producción y fabricación de los productos elaborados con lana virgen.

CONTABILIDAD BÁSICA

Es necesario definir los aspectos básicos de la contabilidad, para que cada

uno de los integrantes de la asociación puedan en cualquiera momento pedir
cuentas de la situación financiera de la misma. A continuación se definen los
conceptos más relevantes para la asociación:

Definición

 Contabilidad: Es un sistema por medio del cual se lleva un registro

completo, ordenado y en forma permanente de todas las
transacciones comerciales que realiza la empresa, durante un
ejercicio económico que corresponde al año calendario (1 de enero a
31 de diciembre) y que nos permite conocer en cualquier momento, su
verdadera situación económica y financiera.

En general, la contabilidad es el registro del movimiento de lo que se

tiene y de lo que se debe, de lo que se compra y de lo que se vende,
de lo que le deben a la empresa y lo que se ha adquirido a crédito, de
16
 lo que se gasta en producir y en vender así como de las ventas que se
realiza por la actividad productiva y comercial, de igual manera lo que
permite determinar las pérdidas o ganancias, y la toma de decisiones
económicas oportunas.

 Catálogo de cuentas: Es la relación de una manera ordenada y

clasificada de las cuentas y subcuentas que contiene el Plan único de
cuentas y que son identificadas por un código numérico.

Su estructura corresponde de la siguiente manera:

 Clase: Primer digito

 Grupo: los dos primeros dígitos
 Cuentas: los cuatro primero dígitos
 Subcuenta: los seis primeros dígitos
 Auxiliares: sietes o más dígitos
Las clases son:

Clase 1. Activo
Clase 2. Pasivo
Clase 3. Patrimonio
Clase 4. Ingresos
Clase 5. Gastos
Clase 6. Costo de ventas
Clase 7. Costo de producción de operación
Clase 8. Cuentas de Orden Deudoras
Clase 9. Cuentas de Orden Acreedores

La contabilidad se clasifica en:

Cuentas Reales
Cuentas Nominales
Cuentas de orden

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 Activo
Pasivo
REALES Patrimonio

Ingreso
CU Gastos
EN NOMINALES Costos
TA
S
Deudores
CUENTAS Acreedores
DE ORDEN

Gráfico de cuentas elaborado por construcción propia.

Cuentas Reales: Representan los valores tangibles como las propiedades y

las deudas; forman parte del Balance General. Dentro de las cuentas reales
se encuentran:

 Activos: Representa todos los bienes físicos y derechos por cobrar

que tengan un valor en dinero y que le pertenecen a la empresa.
Ejemplo Bienes: Maquinaria ( Telar, Rueca, Inventario)
o Derechos: Ventas a crédito

 Pasivos: Se refiere a todas las obligaciones y/o deudas que tienen

que pagar a terceras personas por cualquier concepto, Ejemplo:
créditos a bancos, cuentas por pagar a proveedores, prestamos
maquinaria de la Alcaldía.

 Patrimonio: Representa los aportes de los dueños, propietarios o

socios para constituir la empresa, además incluye las utilidades y
reservas.

Cuentas nominales: Son llamadas también como de resultado, porque al

final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos.
Dentro de las cuentas Nominales se encuentran:

 Ingresos: Son los valores en términos monetarios que recibe la

empresa como resultado de las transacciones comerciales con el fin
de obtener una ganancia y que vaya en beneficio de la misma.
Ejemplo: Ventas productos de Hilandería.

 Gastos: Son todos los desembolsos o salidas de dinero que realiza la

empresa para el desarrollo de sus actividades productivas y de
18
 administración y que son valores No recuperables. Ejemplo:
Transportes a Tabio y ferias en otros municipios.

 Costos: Representa el valor económico incurridos en la obtención de

un bien y que son requeridos para su proceso. Ejemplo: costo de la
lana, mano de obra, costos indirectos de fabricación.

Cuentas de orden: son los valores que reflejan los hechos que pueden
llegar afectar la estructura económica de la empresa, de igual manera sirven
de control y de información en cuanto a una conciliación si se presenta
diferencias en los registros contables de la empresa.

Dentro de las cuentas de orden se encuentran:

 Cuentas de orden Deudoras: son todos los derechos que se

cuantifican por las diferentes circunstancias o hechos que se
presenten. Ejemplo: Bienes y valores entregados en custodia o en
garantía.

 Cuentas de orden Acreedoras: son todas las obligaciones que se

cuantifican por las diferentes circunstancias o hechos que se
presenten. Ejemplo: Bienes y valores recibidos en custodia o en
garantía.

Esquema de la cuenta “T”: Este esquema permite realizar los registros

contables que se generan por los diferentes movimientos en la empresa. Los
elementos de la cuenta son:

1. Concepto o nombre de la cuenta

2. Código de la cuenta
3. Debito
4. Crédito
5. Saldo
Ejemplo:
Caja general (1)
110505 (2)

(3)Débito Crédito (4)

200.000 120.000
300.000 170.000
150.000

650.000 290.000
(5)
360.000
19
  Debito: Es el valor que se refleja en la columna izquierda.
 Crédito: Es el valor que se refleja en la columna derecha.

Partida doble: la función de la partida doble consiste en registrar un valor en

dos cuentas el cual tiene que ser iguales una de la otra es decir una con
valor débito y otra con valor crédito.

Ejemplo: Caja Vehículos

Débito Crédito Débito Crédito
5.000.000 5.000.000

 Ecuación patrimonial: Debe existir un equilibrio entre las cuentas del

activo, pasivo y patrimonio, para esto se utiliza una fórmula
matemática para que haya igualdad, esta es:

Activo = Pasivo+ Patrimonio

Pasivo= Activo- Patrimonio
Patrimonio= Activo – Pasivo

Ejemplo:

Activo Pasivo
Bancos $ 600.000 Bancos $500.000
Equipo de oficina $3.000.000 Proveedores $900.000
Clientes $1.200.000 Total $1.400.000
Terrenos $1.800.000
Total $ 6.600.000 Patrimonio
Aporte de socios $5.200.000

Activo = Pasivo+ Patrimonio:

$6.600.000=$1.400.000+$5.200.000

Pasivo= Activo- Patrimonio:

$1.400.000=$6.600.000-$5.200.000

Patrimonio= Activo – Pasivo

$5.200.000=$6.600.000-$1.400.000

20
Estados Financieros
Son los documentos que cada empresa debe preparar al terminar un
ejercicio contable con la finalidad de conocer la situación financiera y obtener
conocimiento de las utilidades o perdidas en dicho ejercicio. Los estados
financieros básicos son:

Balance General
Estado de resultados
Estado de cambios en el patrimonio
Estado de cambios en la situación financiera
Estado de flujos de efectivo
A continuación explicamos los dos estados financieros que aplican para la
asociación y elaboramos cada uno de ellos según la información
suministrada por la directora de la asociación.
 Balance General: Es la representación de lo que la empresa tiene y
de lo que debe, lo que realmente le pertenece al propietario o socios a
una fecha determinada.

 Estado de Resultados: En este documento se detalla los ingresos y

gastos, y a su vez se verifica si la empresa obtuvo ganancia o pérdida.

 Ganancia: Es la utilidad obtenida de los ingresos de la empresa

menos los gastos.

 Perdida: Es el resultado obtenido de los excesos de los gastos por

encima de los ingresos.

21
Estado de resultados

La información que se refleja a continuación, fue tomada de las ventas más

relevantes durante el año 2012.

Estado de Ganancias y Pérdidas

Asociacion hilanderas de Tenjo
del 1 enero al 31 de diciembre de 2012
Ventas Netas 1.500.000
Ruanas 1.240.000
Otros 260.000
(-)Costo de ventas 600.000
Utilidad Bruta 900.000
(-)Gastos de operación 50.000
Transporte 50.000
Utilidad Operacional 850.000
(-)Gastos financieros 0
(+)Ingresos financieros 0
(+)Ingresos diversos 0
Utilidad antes de imp. 850.000
Estado de resultados elaborados por construcción propia

Balance inicial

Los datos reflejados en este balance hace referencia a las cifras con corte a
28 de febrero de 2013, el valor que se encuentra en caja corresponde a las
ventas de la última feria, las cuentas por cobrar hace referencia a una ruana
que debe el señor Manuel integrante de la asociación, las existencias es el
inventario con el que cuentan a la fecha de inicio, los activos y las cuentas
por pagar hacen referencia a la maquinaria relacionada en el contrato en
comodato con la Alcaldía.

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 BALANCE INICIAL
ASOCIACIÓN HILANDERAS DE TENJO
CORTE A 28 DE FEBRERO DE 2013

CUENTA Y DETALLE $
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
Caja 60.000
Cuentas por cobrar 160.000
Cuentas por cobrar diversas -
Existencias 630.000
Cargas diferidas -
TOTAL ACTIVO CORRIENTE $ 850.000

ACTIVO NO CORRIENTE
Inmuebles, maquinaria y equipo 3.666.000
Depreciación acomulada -

TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE $ 3.666.000

TOTAL ACTIVO $ 4.516.000
PASIVO
PASIVO CORRIENTE
Cuentas por pagar ( Alcaldia) 3.666.000
Total pasivo corriente $ 3.666.000

PASIVO NO CORRIENTE -
Total pasivo no corriente -
TOTAL PASIVO $ 3.666.000
PATRIMONIO
Utilidad 850.000
TOTAL PATRIMONIO $ 850.000

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO $ 4.516.000

Nombre y firma del Contador Nombre y firma del Tesorero

Nº. Matrícula DNI :

Balance general elaborado por construcción propia

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Sistema De Evaluación De Inventarios

Hemos diseñado un sistema de evaluación de inventarios bastante sencillo

para la asociación, en este caso se tomó las ruanas como producto principal,
consultamos su costo y el inventario existente a la fecha y este es el
resultado.

RUANAS
Cantidad
Costo Valor
de
unitario total
  unidades
Inventarios inicial 3 $ 95.000 $ 285.000
Producto terminado 2 $ 100.000 $ 200.000
Cantidad total 5 $ 485.000
 
 
Ventas periodo 1 Unid.
Inventarios final 4 Unid.  
Sistema de evaluación de inventarios elaborado por construcción propia

¿Cómo determinar el costo del producto?

COSTO DEL PRODUCTO= Costo Materia Prima + Mano de obra +

Costo de fabricación

El costo de la RUANA se determinó de la siguiente manera:

COSTO DELA RUANA= $ 60.000+ $ 30.000 + $ 5.000

Costos Materia prima= ($ 12.000 Hilada * 5 Libras de lana) = $ 60.000

Mano de Obra= Elaboración del producto $30.000
Costo de fabricación= Transporte a Tabio

Determinar el costo de los productos es importante para conocer la

rentabilidad de los mismos, es necesario tener claro cada uno de los
términos mencionados anteriormente y de esta manera determinar el costo
de cada uno de los producto elaborados por la asociación. Teniendo el costo
de cada producto es posible determinar el precio indicado, que deje un
margen de utilidad suficiente para el auto sostenimiento de negocio.

Una de las ventajas de la Empresa asociativa de trabajo, es que permite la

reducción de costos tanto de fabricación como de mano de obra.

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Todos los elementos mencionados en este capítulo son importantes para la
toma de decisiones, ayudan a tener un control importante sobre la situación
financiera de la asociación y el cumplimiento de los objetivos planteados al
inicio y en cada una de las reuniones ordinarias, con base en esto hacer una
retroalimentación y mejora continua para la asociación.

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 CONCLUSIONES

 Cada una de las partes que contiene este manual, se realizó

pensando en el aporte que iba a generar a la asociación, se
identificaron las principales necesidades y este fue el resultado
obtenido.

 El trabajo desarrollado durante la elaboración de este manual, se hizo

con la convicción del cumplimiento de los objetivos planteados al inicio
de la práctica.

 El aprovechar las herramientas de la planeación y control que ofrece

la contabilidad administrativa permitirá que la asociación de
hilanderos de Tenjo logren un continuo mejoramiento para la toma de
decisiones a futuro.

 La asociación es la manera más adecuada para el trabajo de los

hilanderos de Tenjo, ya que de esta manera podrán adquirir
beneficios y reducir los costos de producción de cada uno de sus
productos.

 La buena y correcta toma de decisiones permitirá que la asociación

Hilandera de Tenjo logre una mayor eficiencia frente a otras
organizaciones ya que se proyectara con una mayor ventaja
competitiva

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 GLOSARIO

Sociedad: La formada por comerciantes, personas de negocios o

accionistas de alguna compañía.

Organización sin ánimo de lucro: Es una entidad cuyo fin no es adquirir un

beneficio económico, suelen tener una figura jurídica de fundación,
asociación o cooperativa.

Organigrama: Esquema de la organización de una empresa o de una tarea.

Costo: Representa la fabricación de un producto, es el esfuerzo económico

que se debe realizar para lograr un objetivo operativo (pago de salarios,
compra de materiales, entre otros)

Materia prima: Elementos que se incluyen en la elaboración de un producto,

se transforma e incorpora en in producto final.

Mano de obra: Esfuerzo físico y mental, que se aplica durante el proceso de

elaboración de un producto.

Costo de fabricación: Son todos aquellos costos que no se relacionan

directamente con la manufactura, pero contribuyen y forman parte del costo
de producción.

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 BIBLIOGRAFIA

 GUDIÑO CORAL, Contabilidad 2000, Mc. Graw Hill

 Libro “CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA UN ENFOQUE
GERENCIAL DE COSTOS”- Estefania Yermanos Fontal y Luisa
Correa- Universidad ICESI 2011.

WEBGRAFIA

 www.ccb.gov.co
 www.bogotaemprende.com/
 http://www.dian.gov.co/
 www.wordreference.com

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 Elaborado por:

Luisa Fernanda Riveros

Nury Elizabeth Puentes

Estudiantes Contaduría Pública

Fundación Universitaria Agraria de Colombia

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