Cmo ha impactado el uso de las TIC en la administracin de empresas?

Las TIC han cambiado de una forma impresionante la manera en que se administra
una empresa. Pero hablar de forma general de las TIC me parce muy aventurado,
considero que en su conjunto han aportado muchsimo, pero en esta ocasin me
gustara hablar de algunos elementos que han hecho posible este cambio, como lo es
el hardware, software, Internet, las redes sociales as como algunos factores externos
que si bien, no son parte directa de las TIC, han contribuido a los cambios constantes
que vemos en la administracin de empresas da con da, la cual tiende a hacia un
mundo cada vez ms globalizado.
Para iniciar con el desarrollo del tema me gustara compartir una experiencia personal
que tuve en mis inicios en el rea administrativa, en realidad no tiene tantos aos ya
que fue a mediados del 2005, sin embargo, no perdamos de vista que cuando
hablamos de TIC, el tiempo tiende a ser muy relativo y el simple hecho que hablar de
un ao o dos representa cambio tecnolgico impresionante. Ese ao fui contratado en
el rea de Finanzas como analista de facturacin y me toc vivir dos cambios
impresionantes de forma simultnea, el primero relacionado con el cambio en la forma
de hacer las cosas, la segunda por los cambios en la legislacin, pero sin lugar a duda
ambas se lograron por los avances tecnolgicos.
La facturacin de los embarques a clientes, se realizaba en el almacn de producto
terminado, pero que se facturaba? Antes de poder ejecutar la facturacin, era
necesario ingresar al sistema contable las existencias de los diferentes tems que se
comercializan y esto era muy simple, en cuanto llegaba un triler con aproximadamente
3,500 productos diferentes, toda la documentacin era entregada a dos capturistas, los
cuales iban revisando factura por factura para ingresar de manera manual lo recin
adquirido Cul fue el cambio? Un enfoque simple pero diferente, se lleg a un
acuerdo para que el proveedor generara un archivo electrnico con todos los artculos
que estaba embarcando y enviarlo al capturista a travs del correo electrnico. El
tiempo del traslado fsico de los productos era el mismo, pero el capturista aprovechaba
Informtica Administrativa
|
Uso de las TIC en la
administracin de empresas

para revisar el listado recibido y en cuanto el triler llegaba al almacn, simplemente se

haca una carga masiva de informacin y en cuestin de minutos, el sistema contable
mostraba todas las existencias disponibles. De verdad que se escucha algo muy simple
en este momento, pero realidad nos ahorr muchsimo tiempo en la actividad.
Pas algo similar con la facturacin, en ese momento, contbamos con una Impresora
de matriz de punto Epson DFX-5000, que si bien no era la ms actual, por sus
caractersticas tcnicas era bastante confiable y eficiente. Uno de los problemas era su
mantenimiento, el nico proveedor en ese momento se tena que trasladar
aproximadamente 100 km, pero realmente nuestro dolor de cabeza era el hecho de
tener que esperar casi dos horas para que terminara de facturar el embarque del da. Si
el proceso se lograba sin errores, ya era ganancia, pero si por algn motivo se
interrumpa, el proceso se repeta desde el comienzo. Unos aos despus surgi la
facturacin electrnica y el proceso se redujo a minutos.
Algunos aos despus, otro de los cambios que se dieron en la empresa es el tipo de
hardware usado, anteriormente, lo nico que se poda observar era el uso de desktop y
telfonos celulares, los equipos porttiles era de uso exclusivo para gerentes y
directores. Con la disminucin de costos, con el incremento caractersticas y/o
capacidades de los equipos, ahora la mayora de las empresas han optado por la
adquisicin laptops u otros equipos porttiles y por el uso de telfonos inteligentes.
Algo que definidamente ha revolucionado radicalmente la administracin de empresas,
es el software y no me refiero a los sistemas contables que hay en el mercado ni
tampoco a Microsoft Office, que si bien son excelentes herramientas usadas en la
administracin, creo que lo que realmente ha impactado de forma impresionante es la
virtualizacin de servidores y el uso de la nube. Actualmente colaboro en una empresa
transnacional con presencia en todo el mundo, su corporativo est en Milwaukee, sin
embargo, gracias a la virtualizacin y al uso de la nube, son capaces de supervisar en
tiempo real la administracin de cada una de las filiales sin importar en que parte del

Informtica Administrativa
|
Uso de las TIC en la
administracin de empresas

mundo se encuentre ubicada. Algunas de las aplicaciones que son usadas bajo este
esquema son las siguientes:
1) Citrix.- Por medio de esta software tenemos el acceso a otras aplicaciones tales
como el SAP y el IFS, el primero es muy conocido porque considero que est de
moda, el segundo es usado para la administracin de proyectos de ingeniera en
todo el mundo, las principales ventajas de tener acceso a travs de Citrix, es que
la aplicacin no debe ser instalada en los equipos (clientes) pues estos slo son
usados para la conexin, por tal motivo, en caso de actualizaciones, slo se
hacen en un equipo (Servidor). La otra ventaja es que se encuentra instalada en
la nube, por lo que los costos de tener un centro de cmputo propio simplemente
se ven disminuidos considerablemente.
2) Hyperion.- Qu es de un administrador sin el acceso a la informacin
financiera? Peor an si la informacin se genera en todas las partes del mundo.
En trminos contables, la informacin financiera puede se consulta en el
Balance General y en el Estado de Resultados. Hyperion no es otra cosa ms
que el medio para consolidar la informacin financiera que se genera en cada
una de las filiales y que puede ser consultado en tiempo real desde la casa
matriz. Como en el caso anterior, tanto la aplicacin como toda la informacin
generada, es resguardada en la nube.
3) Blackline.- Otro tema 100% contable con las conciliaciones de las cuentas de
balance, si bien, un buen administrador debe ser capaz de entender lo que de
forma general dicen los nmeros, tambin debe tener la habilidad de validar la
integridad de la informacin y para ello, creo que Blackline es una de las mejores
aplicaciones para este fin. Definitivamente la herramienta beneficia a los
usuarios de la informacin (administradores, dueos, auditores, etc.) ya que en
un solo lugar, tienen acceso a todas las filiales del mundo en tiempo real, sin
embargo, el beneficio tambin lo tienen contadores ya que todo se maneja de
forma electrnica, desde las firmas hasta los papeles de trabajo y documentos
que sustentan el valor que refleja la cuenta contable. Y nuevamente, olvdate del
espacio de almacenamiento, todo queda en la nube.
Informtica Administrativa
|
Uso de las TIC en la
administracin de empresas

Estoy convencido que el beneficio de la virtualizacin y del uso de la nube, no slo

radica en la disminucin de costos para las empresas que lo usan, tambin lo es el
tema de la seguridad. Si se usan los protocolos adecuados, por lo nico que debe
preocuparse una empresa referente al resguardo de la informacin, es por sus
colaboradores, ya que son estos lo que realmente pueden hacer un mal manejo de la
misma.
Ahora hablemos un poco del Internet, no debemos perder de vista que de nada nos
sirve tener el mejor hardware o software, si no contamos con el medio para que
interacten entre s sin importar la distancia, pero no perdamos de vista que el Internet
no slo sirve para conectar clientes con servidores, el hecho de que actualmente
podamos transmitir voz y datos, tambin ha contribuido a que las empresas bajen sus
costos. Por ejemplo, con el uso de la tecnologa IP se evita el pago de llamadas de
larga distancia; por otro lado, olvidmonos del tiempo empleado y de los gastos de
viaje para trasladarse a todo el mundo para asistir a reuniones o conferencias de altos
ejecutivos, a travs de Internet podemos participar en tiempo real en cualquier evento
de este transmitiendo datos, video y sonido a travs del internet.
Respecto a las redes sociales, considero que no todas las empresas pudieran sacar
provecho de ellas. Por ejemplo, el Facebook puede que sirva para actividades de
marketing y promocin para algunas empresas de servicio, pero para aquellas
empresas en las que su negocio es la tecnologa especializada, dudo mucho que este
medio pudiera ayudarle. Por el contrario, considero que un mal manejo podra enviar un
mensaje errneo o que ste sea enviado a las personas incorrectas. Siempre he
pensado que la informacin debe ser compartida de manera oportuna pero slo a las
personas correctas.
Por ltimo, me gustara comentar que hay algunos factores externos que contribuyen
en el uso de las TIC en la administracin, como ejemplo de ello podemos mencionar el
acelerado cambio tecnolgico, la competencia entre fabricantes y oferentes de servicio
y los cambios en la legislacin. Ninguno de estos factores depende de las empresas,
Informtica Administrativa
|
Uso de las TIC en la
administracin de empresas

sin embargo, estas ltimas si se ven beneficiadas por que al existir ms competencia,
los precios bajan y es ms probable que las empresas puedan tener acceso a los
productos. Sobre la legislacin, si bien la facturacin electrnica el primer beneficiado
es el gobierno, como lo mencione antes, las empresas tambin pueden sacar provecho
de la situacin ya que el proceso es ms sencillo y rpido.
En conclusin, pienso que en su conjunto, los acelerados cambios en las TIC han
facilitado muchsimo la administracin de la empresas, pero considero que lo ms
valioso es que han permitido una perfecta inclusin en un mundo cada vez ms
globalizado.
Es claro que las empresas han hecho negocios en todo el mundo desde hace muchos
aos, pero las TIC les han facilitado la administracin de dichos negocios. Lo podemos
observar en la tendencia que estn siguiendo las empresas transnacionales al
centralizar ciertas tareas administrativas en un solo lugar. Por ejemplo, en la empresa
en la que laboro la administracin de activo fijo y las cuentas por cobrar de
Latinoamrica, estn centralizadas en Mxico; en Europa, se tiene centralizadas las
cuentas por pagar de todas las filiales ubicadas en Europa y Latinoamrica.
Para finalizar, creo que en su conjunto las TIC permiten que los sistemas de
informacin de las empresas funciones de forma correcta, en tiempo real, y sobre todo
con mucha seguridad.

Informtica Administrativa
|
Uso de las TIC en la
administracin de empresas