CASO COLEGIO XY

Lo más interesante de adquirir conocimiento es confrontarlo contra la realidad y poder

identificar el nivel de aplicabilidad del mismo en este caso a la realidad empresarial, la
Gestión por Procesos es una cátedra muy conocida en el ámbito administrativo y existe
mucha teoría alrededor de este tema, pero de manera práctica ¿las empresas como
aplican este concepto y para que les sirve?, a continuación se planteará un caso
práctico para que apliques el conocimiento adquirido en la clase 4.

El colegio XY es nuevo en el sector educativo, es una institución de carácter privado,

sus directivos ya tienen organizada la nómina y la planta docente, la infraestructura, su
misión, visión y objetivos corporativos.

Los directivos de la institución han indagado con gente conocida en el medio educativo,
qué aspectos deben tener en cuenta antes de generar publicidad y abrir sus puertas al
público, entre la información que han recopilado, todos les han recomendado llevar una
administración con un enfoque basado en procesos y que adicionalmente es importante
que construyan su mapa de procesos de la organización, puesto que este mapa
plasma de manera clara todos los procesos claves de la institución.

Los directivos del colegio XY revisan y organizan todas sus actividades y ya tienen una
lista de sus procesos y a su vez esos procesos los han agrupado de acuerdo al área
para las cuales aplican, dichos grupos de procesos son:

 Dirección Administrativa.
 Admisiones y Matriculas.
 Seguimiento al Sistema de Gestión de Calidad.
 Dirección Financiera.
 Planeación del currículo.
 Bienestar académico.
 Formación y aplicación del currículo académico.
 Mantenimiento e infraestructura tecnológica.
 Compras y adquisiciones.
 Registro y control de notas.
 Recursos Humanos.
 Transporte.
 Gestión Documental.
 Necesidades del cliente.
 Satisfacción del cliente.

Ahora que ya tienen identificados los grandes grupos de procesos, quieren crear el
mapa de procesos, pero no tienen claro como categorizar y asignar dichos procesos en
el mapa.

Dado el planteamiento anterior, vas asumir el rol de uno de los directivos del colegio XY
y vas a ser el encargado de crear el mapa de procesos, la pregunta es ¿cómo vas a
distribuir los procesos en el siguiente diagrama?
De acuerdo a la teoría “Los procesos se suelen clasificar en tres tipos: Estratégicos,
Clave, de Apoyo.
 Procesos Estratégicos:
Procesos estratégicos son los que permiten definir y desplegar las estrategias y
objetivos de la organización. Los procesos que permiten definir la estrategia son
genéricos y comunes a la mayor parte de negocios (marketing estratégico y estudios
de mercado, planificación y seguimiento de objetivos, revisión del sistema, vigilancia
tecnológica, evaluación de la satisfacción de los clientes…).

 Procesos Clave:
Los procesos clave son aquellos que añaden valor al cliente o inciden directamente en
su satisfacción o insatisfacción. Componen la cadena del valor de la organización.
También pueden considerarse procesos clave aquellos que, aunque no añadan valor al
cliente, consuman muchos recursos. Por ejemplo, en una empresa de transporte de
pasajeros por avión, el mantenimiento de las aeronaves e instalaciones es clave por
sus implicaciones en la seguridad, el confort para los pasajeros la productividad y la
rentabilidad para la empresa. 
Los procesos clave intervienen en la misión, pero no necesariamente en la visión de la
organización.
 Procesos de Apoyo:
En este tipo se encuadran los procesos necesarios para el control y la mejora del
sistema de gestión, que no puedan considerarse estratégicos ni clave. Normalmente
estos procesos están muy relacionados con requisitos de las normas que establecen
modelos de gestión. Son procesos de apoyo, por ejemplo:
- Control de la Documentación Auditorías Internas
- No Conformidades, Correcciones y Acciones Correctivas
- Gestión de Productos No conformes Gestión de Equipos de Inspección,
Medición y Ensayo. Etc.
Estos procesos no intervienen en la visión ni en la misión de la organización”.

Domingo Rey Peteiro, Todo-sobre-la-gestión-por-procesos-parte-i. Sinapsys Business Solutions

(recuperado de https://www.sinap-sys.com/es/content/todo-sobre-la-gestion-por-procesos-parte-i
23-01-19)