Pronunciamiento #139 2021 - Osce-Dgr

PRONUNCIAMIENTO Nº 139-2021/OSCE-DGR
Entidad : Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la

Protección de la Propiedad Intelectual
Referencia : Concurso Público N° 1-2021-INDECOPI-1, convocado para la

contratación de “Servicio de almacenamiento externo y
custodia de los documentos del archivo central del
INDECOPI”
1. ANTECEDENTES
Mediante el formulario de Solicitud de Emisión de Pronunciamiento, recibido el 21 de

junio de 2021, subsanado con fecha 32 y 113 de junio de 2021, el presidente del comité
de selección a cargo del procedimiento de selección de la referencia remitió al
Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) la solicitud de
elevación de cuestionamientos al pliego absolutorio de consultas y observaciones
presentada por el participante POLYSISTEMAS CORP S.A.C. en cumplimiento de lo
dispuesto por el artículo 21 del Texto Único Ordenado de la Ley N° 30225, Ley de
Contrataciones del Estado aprobado mediante Decreto Supremo Nº 082-2019-EF, en
adelante la “Ley”, y el artículo 72 de su Reglamento, aprobado por el Decreto Supremo
Nº 344-2018-EF, en adelante el “Reglamento”.
Firmado digitalmente por

Asimismo, cabe precisar que en la emisión del presente pronunciamiento se utilizó el
POMASONCCO VILLEGAS
Elizabeth FAU 20419026809 soft
Motivo: Doy V° B°
orden establecido por el comité de selección en el pliego absolutorio4, y los temas
Fecha: 16.07.2021 23:53:07 -05:00
materia de cuestionamientos del mencionado participante, conforme al siguiente
detalle.
● Cuestionamiento N° 1: Respecto a la absolución de la consulta u observación

N° 41, referido a la “Cantidad máxima de consultas”.

N° 64, referido al “Responsable del traslado inicial de documentos”.

FERNANDEZ GUTIERREZ Cesar
Luis FAU 20419026809 soft
Motivo: Doy V° B° N° 5, referido al “Lugar de los inventarios”.
Fecha: 16.07.2021 23:05:28 -05:00

N° 117, referido a los “Estantes”.

Firmado digitalmente por ROJAS
N° 62, referido a “Otras penalidades”.
ROSADO Silvia Giovana FAU
20419026809 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 16.07.2021 22:45:45 -05:00
1
Trámite Documentario N° 2021-19431238-LIMA.
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3
4
Para la emisión del presente Pronunciamiento se utilizará la numeración establecida en el pliego absolutorio en versión PDF.
1
N° 29, referido al “Tipo de caja”.
Asimismo, de la revisión de la solicitud de elevación del recurrente, se aprecia lo

siguiente:
- Al cuestionar la consulta u observación N° 41, señaló lo siguiente:
“No obstante, no queda totalmente claro cuántas páginas por día requerirá la Entidad de
forma regular (en situaciones no urgentes), pues, no precisa con exactitud una cantidad mínima
y máximo. Hecho que realmente es importante conocer; ya que, de ello depende no sólo la
cantidad de personal que debemos destinar a esa tarea, sino además medir si realmente el
tiempo que se otorga a esa actividad es suficiente o no, pues, al no fijar un límite podría
requerirse cantidades exorbitantes que no se puedan atender y se apliquen penalidades que son
elevadas”.
Al respecto, cabe precisar que, mediante la referida consulta u observación N° 41,

se solicitó “confirmar cuál es la cantidad máxima de consultas imágenes
escaneadas que se exigirán por turno en un día.
- Al cuestionar la consulta u observación N° 5, señaló, entre otros aspectos, lo

siguiente:
“(...) Sin embargo, no queda claro qué ocurrirá si luego de que el contratista participe en el
acto de colocación de documentos en las cajas y cuando reciba las cajas en su almacén, éste
advierta que la cantidad de documentos que se ingresaron en las cajas en el acto de colocación
no coinciden con los documentos que llegaron en las cajas que reciba en su almacén y que
posteriormente serán inventariadas. Es decir, quien será el responsable por la pérdida,
deterioro o cualquier otro hecho que provoque que la documentación recibida no sea la misma
que se contabilizó en el acto de colocación de cajas”.
Al respecto, cabe precisar que, mediante la referida consulta u observación N° 5,

se solicitó “confirmar si el inventario se realizará en el local del actual proveedor
o en las instalaciones del nuevo proveedor.
En ese sentido, cabe precisar que, los extremos citados de la solicitud de elevación,
no fueron abordados en las referidas consultas u observaciones; por lo que, al
tratarse de pretensiones adicionales que debieron ser presentadas en la etapa
pertinente, éstas devienen en extemporáneas y, por ende, este Organismo Técnico
Especializado no se pronunciará al respecto.
Sin perjuicio de ello, respecto al extremo señalado de la consulta u observación N°

41, en virtud del Principio de Transparencia, cabe precisar que la Entidad, remitió
el Memorandum N° 000327-2021-ARC/INDECOPI, mediante el cual señaló que
“no se puede indicar la cantidad de páginas a escanear debido a la variabilidad de
la tipología documental (denuncia, notificación, informe, resolución, entre otros)
que el área solicite, sin embargo, la cantidad de imágenes a escanear por pedido
no excederá el tope máximo precisado en el cuadro (que se detalla en el
Cuestionamiento N° 1 del presente Pronunciamiento)”
2
2. CUESTIONAMIENTOS
Cuestionamiento N° 1 Respecto a la cantidad de

consultas
El participante POLYSISTEMAS CORP S.A.C. cuestionó la absolución de la consulta

u observación N° 41, toda vez que, según refiere:
“De acuerdo con lo dispuesto en la página 41 del Pliego de Absolución de Consultas y

Observaciones, se podrá apreciar que, mi representada consultó la cantidad máxima de
consultas (entiéndase, requerimientos) de imágenes escaneadas exigiría la Entidad por turno
en un día; toda vez que, tal como están redactadas las Bases dejarían entrever sin quedarnos
completamente claro que la Entidad podría pedir 1000 consultas de imágenes escaneadas, cuyo
retraso estaría afectado con la aplicación de la penalidad, tal como podrá apreciar a
continuación (…).
Al respecto, el Comité de Selección nos indicó que al parecer habría un error de interpretación
y que la cantidad máxima de consultas diarias por imágenes sería de 1 a 5000 imágenes al
mes; respuesta que en vez de aclarar nuestra consulta nos confunde aún más por las razones
que explicamos a continuación.
En primer lugar, tras revisar las bases (la cual por cierto no es muy clara con los términos
utilizados respecto del servicio de escaneo de imágenes) y haciendo un esfuerzo por entender
el alcance del servicio, apreciamos que en numeral 5.2.4 de las Bases se establece que, el
contratista deberá considerar que la Entidad requerirá mensualmente (no diarias) 5000
imágenes escaneadas; respecto de las cuales, podrá requerir como máximo en calidad de
pedidos urgentes 06 “viajes” al mes, comprendiendo en cada “viaje” una cantidad mínima de
1 imagen y máxima de 1000 por pedido, tal como podrá apreciar a continuación:
En primer término es evidente que el término viaje que utiliza la Entidad no es el correcto para
referirse al servicio de escaneado de imágenes; ya que es un término utilizado para el traslado
de archivos. Sin perjuicio de ello y haciendo el esfuerzo por entender la redacción, entendemos,
más no estamos cien por cierto seguros, que la Entidad podrá requerir como máximo 6
solicitudes de escaneados de imágenes como urgente al mes, siendo que en cada solicitud
requieran de 1 a 1000 páginas por escanear.
(...)
En ese sentido, teniendo en cuenta que, el artículo 72.4 del Reglamento de la Ley de
Contrataciones prescribe que, la absolución de consultas y observaciones debe ser motivada,
pedimos a Usted se sirva requerir aclarar la consulta previamente formulada”.
Pronunciamiento
Al respecto, cabe indicar que en el numeral 5.2.4 -Traslado- de los términos de

referencia Capítulo III de la Sección Específica de las Bases Administrativas, se aprecia
lo siguiente:
“5.2.4. Traslado
5.2.4.1. Traslado de documentación durante la ejecución del servicio
3
(…)
El contratista deberá considerar que el Indecopi requerirá mensualmente los siguientes
servicios sin costo adicional:
● 3080 consultas (cajas). Lo cual considera la entrega de la caja registrada en el inventario,
es decir 44 viajes libre mensualmente con una capacidad de traslado máximo de 70 cajas
por viaje.
● 9240 consultas (expedientes o documentos). Lo cual considera la entrega de los
documentos registrados en el inventario, es decir 44 viajes libres mensuales con una
capacidad de traslado máximo de 310 documentos por viaje.
● 5000 imágenes escaneadas a solicitud del área, es decir libres mensuales enviadas al
correo electrónico del personal del Archivo Central.
● Las solicitudes de pedidos que se efectúen de 08:30 a 11:30 horas se entenderán entre las
12:30 y 15:30 horas del mismo día de la solicitud.
● Las solicitudes de pedidos que se efectúen de 11:31 a 17:30 horas se atenderán entre las
08:30 y 09:30 horas del día hábil siguiente.
● La cantidad máxima de pedidos urgentes será de 06 viajes al mes considerando en cada
viaje que puede contener lo siguiente:
a) Una cantidad mínima de 01 caja y máxima de 70 cajas por viaje, y/o
b) Una cantidad mínima de 1 documento y máxima de 150 por viaje, y/o
c) Una cantidad mínima de 1 imagen y máxima de 1000 por pedido.
● Cabe precisar que después del servicio de consulta, el contratista deberá recoger las cajas
que ya han sido consultadas dentro del turno de la mañana y de la tarde, en el mismo
horario de entrega de la consulta.
Las solicitudes para la entrega de cajas que contengan la documentación del Indecopi que se
realicen en calidad de urgente se atenderán dentro de las 03 horas siguientes de recibida la
solicitud. Para este caso el contratista deberá considerar en su sistema una opción para
indicar si el pedido es urgente. Las solicitudes con carácter de urgente se efectuarán dentro
del horario de atención del servicio que va entre las 08:30 a 17:30 horas de lunes a viernes.
En caso las solicitudes se requieran a partir de las 15:31, las cajas deberán ser entregadas al
día siguiente hábil a las 08:30 horas
El traslado de las cajas deberá realizarse en vehículos cerrados: Furgón cerrado para
traslado de carga o Van cerrada, tipo panel para traslado de carga” (El subrayado y
resaltado es nuestro).
En razón de ello, el participante POLYSISTEMAS CORP S.A.C. a través de la consulta

u observación N° 41, solicitó “confirmar cuál es la cantidad máxima de consultas,
imágenes escaneadas que se exigirán por turno en un día, considerando que como
están redactadas las Bases podrían realizar un pedido de 1000 consultas y se podría
entender que si no se atienden su totalidad podríamos ser penalizados”.
Ante ello, el comité de selección indicó que “(…) al parecer hay un error en la
interpretación, la cantidad máxima de consulta diarias por imágenes 1 a 5000
imágenes al mes de acuerdo al numeral 5.2.4 tercera viñeta”.
Con relación a ello, y, en atención a la Notificación Electrónica efectuada por este

Organismo Técnico Especializado, la Entidad remitió el Memorándum N° 000292-
2021-ARC/INDECOPI de fecha 10 de junio de 2021, indicando lo siguiente:
“Al respecto se precisa que en el numeral 5.2.4 de los términos de referencia (pág. 22 de las
bases), se señala que el contratista deberá considerar como parte del servicio mensual, entre
otros requerimientos, la solicitud de 5000 imágenes escaneadas, no habiéndose previsto en
el requerimiento una cantidad diaria, por ello con ocasión de la absolución de la consulta,
se precisó que la cantidad 5000 imágenes a requerir es de forma mensual, conforme se señala
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en la tercera viñeta del del numeral 5.2.4 de los términos de referencia.
En ese sentido, se reafirma que la cantidad de imágenes mensuales a solicitar al contratista
es de 5000 de acuerdo con el estimado efectuado en base a las necesidades de las áreas
usuarias, considerando que por la situación coyuntural de la emergencia sanitaria existe una
mayor demanda de este tipo de requerimientos por parte de las áreas legales y resolutivas
para la resolución de sus expedientes.
Bajo este contexto, no se cuenta con información que permita efectuar un estimado de la
cantidad de imágenes de forma diaria, por lo que el postor deberá considerar la información
contemplada en la tercera viñeta del numeral 5.2.4 de los términos de referencia al
momento de elaborar su oferta” (El subrayado y resaltado es nuestro).
Asimismo, en atención a la Notificación Electrónica N° 3 efectuada por este

Organismo Técnico Especializado, la Entidad remitió el Memorandum N° 000327-
2021-ARC/INDECOPI, indicando lo siguiente:
“1.- (…) A fin de aclarar lo solicitado, y conforme a lo establecido en los términos de

referencia (numeral 5.2.4.1), se considera pertinente elaborar un cuadro con las cantidades
por tipo de pedido (normal y urgente) el cual se detalla a continuación:
“El contratista debe considerar que el INDECOPI requerirá mensualmente los siguientes
2.- (…) se solicitará como máximo 6 pedidos escaneados de imágenes como urgente al mes,
siendo que en cada pedido se requerirá la cantidad mínima de 1 y máxima de 1000
imágenes. A fin de aclarar lo solicitado y conforme a lo establecido en los términos de
referencia (numeral 5.2.4.1) se ha elaborado el cuadro indicado en el párrafo precedente.
3.- Sobre las aclaraciones mencionamos lo siguiente:

i. La atención de casos no urgentes (pedidos normales) se efectuará a través de
solicitudes de pedidos que serán registrados en la página web (on line) que el
contratista brinde al INDECOPI para las solicitudes de pedido de acuerdo con lo
establecido en el numeral 5.2.4.1 (segundo párrafo) de los Términos de
Referencia.
ii. No se puede indicar la cantidad de páginas a escanear debido a la variabilidad de
la tipología documental (denuncia, notificación, informe, resolución, entre otros)
que el área solicite, sin embargo, la cantidad de imágenes a escanear por pedido
no excederá el tope máximo precisado en el cuadro detallado en el numeral 1 de
la presente respuesta (125 imágenes por pedido) (…)”.
Al respecto, cabe señalar que, en el artículo 16 del T.U.O de la Ley y el artículo 29 del
Reglamento, se establece que la Entidad es la responsable de elaborar el requerimiento
5
(en caso de servicios los términos de referencia), debiendo contener la descripción
objetiva y precisa de las características y/o requisitos funcionales relevantes para
cumplir la finalidad pública de la contratación, y las condiciones en las que debe
ejecutarse la contratación.
Asimismo, en el numeral 29.8 del mencionado artículo, se señala que el área usuaria
es responsable de la adecuada formulación del requerimiento, debiendo asegurar la
calidad técnica y reducir la necesidad de su reformulación por errores o deficiencias
técnicas que repercutan en el proceso de contratación.
Por su parte, el Principio de Transparencia, consignado en el literal c) del artículo 2 de

la Ley establece que la Entidad debe proporcionar información clara y coherente con
el fin que esta sea comprendida por todos los potenciales proveedores, es así que, el
artículo 51 del Reglamento y la Directiva N° 23-2016-OSCE/CD, disponen que al
absolver las consultas y/u observaciones, el comité de selección deberá detallar de
manera clara y motivada la respuesta a la solicitud formulada por el participante y el
análisis del mismo.
En tal sentido, el Principio de Transparencia contempla el derecho a la información en

la compra pública, el cual tiene esencialmente por objeto garantizar que no exista
riesgo de favoritismo y arbitrariedad por parte de la Entidad convocante; para lo cual,
se exige que todas las condiciones del procedimiento estén formuladas de forma clara,
precisa e inequívoca en las Bases o en las respuestas brindadas en el pliego absolutorio,
con el fin de que, por una parte, todos los postores razonablemente informados y
normalmente diligentes puedan comprender su alcance exacto e interpretarlas de la
misma forma y, por otra parte, la Entidad convocante pueda comprobar efectivamente
que las ofertas presentadas por los postores responden a los criterios aplicables al
contrato.
Ahora bien, de lo expuesto, se advierte que el recurrente formula cuestionamiento a la

absolución de la consulta u observación N° 41, bajo el sustento de que i) la Entidad no
habría sido clara en su absolución, y, ii) solicitando que se confirme que “la Entidad
podrá requerir como máximo 6 solicitudes de escaneado de imágenes como urgente
al mes, siendo que en cada solicitud requieran de 1 a 1000 páginas por escanear” .
En consecuencia, es pertinente señalar lo siguiente:
- Sobre el primer punto, se aprecia que, la Entidad, al absolver la referida consulta u

observación, no brindó de manera clara su respuesta, siendo que, recién con motivo
de sus memorandos brindó mayores alcances al respecto.
- Sobre el segundo punto, cabe precisar que:
i) Tanto del contenido del artículo 16 del TUO de la Ley, como del artículo 29 del
Reglamento, se desprenden las facultades exclusivas que posee el área usuaria
de la Entidad convocante, para poder elaborar el requerimiento; siendo – por
tanto – la única responsable de que los mismos sean adecuados y que se asegure
su calidad técnica.
6
Ahora bien, en el presente caso, se aprecia que la Entidad -en el numeral 5.2.4.1
‘Traslado de documentaión durante la ejecución del servicio’, consignado en los
términos de referencia de las Bases- precisó lo siguiente:

por viaje.
● 9240 consultas (expedientes o documentos). Lo cual considera la entrega de los documentos
registrados en el inventario, es decir 44 viajes libres mensuales con una capacidad de
traslado máximo de 310 documentos por viaje.
● 5000 imágenes escaneadas a solicitud del área, es decir libres mensuales enviadas al correo
electrónico del personal del Archivo Central.
La cantidad máxima de pedidos urgentes será de 06 viajes al mes considerando en cada viaje
que puede contener lo siguiente:
ii) A través de su Memorándum N° 000292-2021-ARC/INDECOPI, el área usuaria

de la Entidad señaló que “no se cuenta con información que permita efectuar un
estimado de la cantidad de imágenes de forma diaria”.
iii) Mediante su Memorándum N° 000327-2021-ARC/INDECOPI, el área usuaria

de la Entidad:
- Señaló que a fin de aclarar lo establecido en el numeral 5.2.4.1 de los términos

de referencia, se ha elaborado el cuadro siguiente -que contiene las cantidades
por tipo de pedido (normal y urgente):
- Precisó que los pedidos de imágenes escaneadas serán enviadas al correo

electrónico del personal del Archivo Central o a través del portal web del
contratista.
- Confirmó -dado que las cantidades son las mismas que se consignaron el los
términos de referencia- que se solicitará como máximo: i) 6 viajes de cajas
7
como urgente al mes (con un total de 420 cajas como máximo al mes), y que
en cada viaje se requerirá la cantidad mínima de 1 y máxima de 70 cajas, y,
ii) 44 viajes de cajas no urgentes (normales) al mes (con un total de 3080 cajas
como máximo al mes), y que en cada viaje se requerirá la misma cantidad
mínima y máxima que en el caso de los pedidos urgentes.
- Aclaró que se solicitará como máximo: i) 6 pedidos de escaneados de

imágenes como urgente al mes (con un total de 6000 imágenes escaneadas
como máximo al mes), y que en cada pedido se requerirá la cantidad mínima
de 1 y máxima de 1000 imágenes, y, ii) 40 pedidos de escaneado de
imágenes no urgentes (normales) al mes (con un total de 5000 imágenes
escaneadas como máximo al mes), y que en cada pedido se requerirá la
cantidad mínima de 1 y máxima de 125 imágenes.
- Precisó que se solicitará como máximo: i) 6 viajes de expedientes o

documentos como urgente al mes (con un total de 900 expedientes o
documentos como máximo al mes), y que en cada viaje se requerirá la
cantidad mínima de 1 y máxima de 150 expedientes o documentos, y, ii) 44
pedidos de expedientes o documentos no urgentes (normales) al mes (con un
total de 9240 expedientes o documentos como máximo al mes), y que en cada
pedido se requerirá la cantidad mínima de 1 y máxima de 210 expedientes
o documentos.
En este extremo, se aprecia que la Entidad redujo el número máximo de

documentos o expedientes máximos en cada viaje, puesto que en los
términos de referencia se estableció ‘máximo 310 por viaje’, mientras
que en su memorando se consignó ‘máximo 210 por viaje'.
iv) La Entidad ha precisado que no se puede indicar la cantidad de páginas a

escanear debido a la variabilidad de la tipología documental (denuncia,
notificación, informe, resolución, entre otros) que el área solicite, sin embargo,
la cantidad de imágenes a escanear por pedido no excederá el tope máximo
precisado en el cuadro detallado.
En ese sentido, considerando el tenor de lo cuestionado por el recurrente, este

Organismo Técnico Especializado, en virtud a lo expuesto en los párrafos precedentes,
ha decidido ACOGER PARCIALMENTE el presente cuestionamiento. Por lo que,
se implementarán las siguientes disposiciones al respecto:
- Se adecuará el numeral el numeral 5.2.4 -Traslado- de los términos de referencia

Capítulo III de la Sección Específica de las Bases Administrativas, se aprecia lo
siguiente:
-
“5.2.4. Traslado
5.2.4.1. Traslado de documentación durante la ejecución del servicio
(…)
8
por viaje.
● 9240 consultas (expedientes o documentos). Lo cual considera la entrega de los
documentos registrados en el inventario, es decir 44 viajes libres mensuales con una
capacidad de traslado máximo de 310 210 documentos por viaje.
● 5000 imágenes escaneadas a solicitud del área, es decir libres mensuales enviadas al
correo electrónico del personal del Archivo Central.
(...)
● La cantidad máxima de pedidos urgentes será de 06 viajes al mes considerando en cada
viaje que puede contener lo siguiente:
A fin de aclarar lo solicitado, se considera pertinente elaborar el siguiente cuadro con las
cantidades por tipo de pedido (normal y urgente) el cual se detalla a continuación:
● Cabe precisar que después del servicio de consulta, el contratista deberá recoger las cajas
que ya han sido consultadas dentro del turno de la mañana y de la tarde, en el mismo
horario de entrega de la consulta.
(...).
- Se deberá tener en cuenta lo señalado por la Entidad en su Memorándum N°

000327-2021-ARC/INDECOPI, respecto a que:
“No se puede indicar la cantidad de páginas a escanear debido a la variabilidad de la

tipología documental (denuncia, notificación, informe, resolución, entre otros) que el área
solicite, sin embargo, la cantidad de imágenes a escanear por pedido no excederá el tope
máximo precisado en el cuadro detallado”.
- Corresponde que el Titular de la Entidad imparta directrices correspondientes a fin

que el comité de selección absuelva todas las consultas y/u observaciones formuladas
por los participantes, de tal manera que se realice un análisis detallando de manera
clara y precisa lo solicitado por cada participante, de conformidad con lo señalado en
el artículo 72 del Reglamento y en la Directiva No 2 3-2016/OSCE/CD.
Asimismo, se dejará sin efecto todo extremo del pliego absolutorio y de las Bases que
se opongan a las disposiciones precedentes.
9
Finalmente, cabe precisar que, de conformidad con el artículo 9 del T.U.O. de la Ley,
los funcionarios y servidores que intervienen en el proceso de contratación encargados
de elaborar el requerimiento, estudio de mercado, el pliego absolutorio y el Informe
Técnico, así como la atención de los pedidos de información requeridos, en virtud a la
emisión del presente pronunciamiento, con independencia del régimen jurídico que los
vincule a la Entidad, son responsables de la información que obra en los actuados para
la adecuada realización de la contratación.
Cuestionamiento N° 2 Respecto al responsable del

traslado inicial de documentos

“De acuerdo con lo dispuesto en la página 64 del Pliego de Absolución de Consultas y Observaciones, podrá
apreciar que, bajo el entendido que la Entidad será responsable del traslado inicial de los documentos en
cajas del antiguo proveedor que deberán ser devueltas luego de que lleguen a nuestro almacén, mi
representad solicitó a la Entidad nos confirmen que si estas cajas se dañaban durante el traslado o antes de
recibir los documentos, sería Indecopi quien asumiría el costo de estas cajas o, de lo contrario, se permita a
los postores incluir en su propuesta un precio unitario por aquella caja dañada que, evidentemente, no se
podría devolver al antiguo proveedor (…).
No obstante, respecto de nuestra consulta, el Comité de Selección señaló no responder porque las Bases del
concurso no habían señalado este supuesto.
Sin embargo, si parecíamos el numeral 5.2.1 del Capítulo III “Requerimiento” de las Bases, Usted podrá
apreciar que las Bases establecieron que Indecopi será el responsable de transportar las cajas de su antiguo
proveedor al nuevo. Asimismo, se indica que el contratista procederá a inventariar las 52012 cajas en sus
instalaciones, así como, deberá otorgar implementos para el correcto traslado de documentos a sus almacenes.
A continuación, evidenciamos un extracto de dicho numeral:
Lo cual hace que sea indispensable que el Comité de Selección o la Entidad atiende nuestra consulta; toda
vez que, ésta ha sido formulada en atención a lo dispuesto en el numeral 5.2.1 del Capítulo III
“Requerimiento” de las bases y con el afán de determinar quién será el responsable por el daño de las cajas
que el contratista reciba y no pueda devolver en un estado adecuado, no inservible; toda vez que, no estaría
en sus manos del Contratista garantizar el estado de las cajas mientras lo custodia el antiguo proveedor y
durante el traslado a las nuevas instalaciones.
En ese sentido, teniendo en cuenta que, el artículo 72.4 del Reglamento de la Ley de Contrataciones prescribe
que, la absolución de consultas y observaciones debe ser motivada, pedimos a Usted se sirva requerir aclarar
la consulta previamente formulada” (El subrayado y resaltado es nuestro).
Pronunciamiento
10
Al respecto, cabe indicar que en el Anexo I de los términos de referencia Capítulo III
de la Sección Específica de las Bases Administrativas, se aprecia lo siguiente:
“Anexo I – Cantidad de cajas proyectadas por la custodia y almacenamiento externo

(…)
Cabe precisar que las cajas en las que se encuentran actualmente los documentos del
Indecopi, no son de su propiedad por lo que el Indecopi será responsable del traslado inicial
de los documentos (carpetas, legajos, archivadores de palanca, empastado y paquetes) en sus
respectivas cajas del antiguo contratista como préstamo que deben ser devueltos, en dichas
cajas se llevara hacia las instalaciones del contratista ganador de la buena pro, conforme a
lo indicado en el numeral 5.2.1 de los términos de referencia” (El subrayado y resaltado es
nuestro).
Por su parte, en los numerales 5.2.1 y 5.2.5 de los Términos de referencia,se estableció
lo siguiente:
“5.2.1. Inventariado
Inicialmente, y por única vez, el Indecopi será el encargado de transportar las cajas al
almacén del contratista (en las cajas del anterior contratista se llevará la documentación que
luego serán devueltos al contratista), luego, en sus instalaciones, el contratista procederá a
inventariar las 52012 cajas aproximadamente (cantidad de cajas que cuenta el Indecopi al
inicio del servido) recibidas del Indecopi y trasladar el contenido de dichas cajas a las cajas
que serán proporcionadas por el contratista. El traslado diario será de 1000 cajas
aproximadamente diarias en 52 días hábiles. Se precisa, que el contratista otorgara los
implementos para el correcto traslado de los documentos a sus almacenes (Paletas y vitafilm).
(...)
5.2.5. Término del Servicio:
El responsable del Archivo Central del Indecopi, a través de correo electrónico, con una
anticipación mínima de cinco (5) días calendario, comunicará al contratista, con copia al área
de Seguimiento Contractual de la Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial, el proceso
de transferencia de las cajas desde su almacén hasta el almacén del nuevo contratista
ganador de la buena pro, lo cual tomará aproximadamente 63 días hábiles con el traslado
de aproximadamente 1000 cajas diarias.
Se precisa que este traslado estará a cargo del Indecopi. Por su parte el contratista brindará
en sus almacenes los implementos para el correcto traslado, como paletas y vitafilm, así como
facilitará las cajas para el traslado de los documentos, las cuales serán devueltas vacías de
forma paulatina al contratista durante el período de transferencia.
(...)”.

u observación N° 64, solicitó lo siguiente:
i) Confirmar que las cajas que se dañen en el proceso serán pagadas por el
INDECOPI.
ii) Confirmar que, en la propuesta económica, se incluirá un ítem o precio

unitario por caja malograda en el proceso de traslado o trasegado.
11
Ante ello, el comité de selección indicó que “(…) se informa que su consulta no está
señalada en las bases del concurso por lo cual no se puede considerar”.
Al respecto, en atención a la Notificación Electrónica efectuada por este Organismo

Técnico Especializado, la Entidad remitió el Memorándum N° 000292-2021-
ARC/INDECOPI de fecha 10 de junio de 2021, indicando lo siguiente:
“Al respecto se precisa que como parte de las condiciones del servicio a contratar se establece
en el numeral 5.2.1 de los términos de referencia, que al inicio del servicio y por única vez, el
Indecopi se encargará de transportar los documentos del almacén del actual contratista a las
instalaciones del nuevo contratista (que se contratará producto del presente procedimiento
de selección), utilizando las cajas del actual contratista y que luego serán devueltas. Por lo
que se precisa que en este proceso de transferencia al inicio del servicio no genera uso de cajas
del contratista materia del presente procedimiento de selección.
Sin embargo, en el numeral 5.2.5 de los términos de referencia se ha previsto que al finalizar
el servicio el Indecopi estará a cargo del traslado de los documentos desde el almacén del
contratista hasta el almacén del nuevo contratista, para lo cual el contratista (quien se
contrate producto del presente procedimiento de selección) facilitará las cajas para el traslado
de los documentos luego serán devueltas vacías de forma paulatina durante el período de
transferencia, estimado en 63 días hábiles aproximadamente.
En ese sentido, siendo que en los términos de referencia se prevé que el Indecopi será el
responsable del traslado de los documentos tanto al inicio como a la finalización del servicio,
se precisa que en el servicio que contrate Indecopi para dichas actividades se incluirá que de
ocurrir algún daño en las cajas durante el traslado y trasvase (excepto deterioros producto
del uso normal) este será asumido por el proveedor contratado para el traslado de los
documentos” (El subrayado y resaltado es nuestro).


12
contrato.
Ahora bien, en atención al tenor de lo cuestionado por el recurrente, se precisa que, el

comité de selección en la absolución de la consulta u observación materia de análisis
se limitó a señalar que la consulta del participante no estaría consignada en las Bases
del presente procedimiento de selección.
Es así que, recién mediante su Memorándum N° 000292-2021-ARC/INDECOPI la

Entidad precisó que:
i) Como parte de las condiciones del servicio a contratar (consignadas en el numeral

5.2.1 de los términos de referencia), se ha establecido que al inicio del servicio y
por única vez, el Indecopi se encargará de transportar los documentos del almacén
del actual contratista a las instalaciones del nuevo contratista (que se contratará
producto del presente procedimiento de selección), utilizando las cajas del actual
contratista y que luego serán devueltas.
ii) Como parte de los términos de referencia (en el numeral 5.2.5) se ha previsto que
al finalizar el servicio el Indecopi estará a cargo del traslado de los documentos
desde el almacén del contratista hasta el almacén del nuevo contratista, para lo cual
el contratista (quien se contrate producto del presente procedimiento de selección)
facilitará las cajas para el traslado de los documentos luego serán devueltas vacías
de forma paulatina.
iii) El Indecopi será el responsable del traslado de los documentos tanto al inicio
como a la finalización del servicio, aclarando que en el servicio que se contrate
para dichas actividades se incluirá que de ocurrir algún daño en las cajas
durante el traslado y trasvase (excepto deterioros producto del uso normal)
este será asumido por el proveedor contratado para el traslado de los
documentos.
En ese sentido, considerando que la pretensión del recurrente está orientada a: i)

cuestionar la deficiente absolución de la consulta u observación N° 64, y ii) que se
determine quién será el responsable por el daño de las cajas durante el traslado a las
nuevas instalaciones, en la medida que la Entidad, recién mediante su Memorándum
N° 000292-2021-ARC/INDECOPI brindó alcances sobre lo solicitado; este Organismo
Técnico Especializado ha decidido ACOGER el presente cuestionamiento; por lo que,
se emitirá las siguientes disposiciones.

13
“En los términos de referencia se prevé que el Indecopi será el responsable del traslado de
los documentos tanto al inicio como a la finalización del servicio, se precisa que en el servicio
que contrate Indecopi para dichas actividades se incluirá que de ocurrir algún daño en las
cajas durante el traslado y trasvase (excepto deterioros producto del uso normal) este será
asumido por el proveedor contratado para el traslado de los documentos”.
- Corresponde que el Titular de la Entidad imparta directrices correspondientes

a fin que el comité de selección absuelva todas las consultas y/u observaciones
formuladas por los participantes, de tal manera que se realice un análisis
detallando de manera clara y precisa lo solicitado por cada participante, de
conformidad con lo señalado en el artículo 72 del Reglamento y en la Directiva
N° 23-2016/OSCE/CD.
Cuestionamiento N° 3 Respecto al lugar de los

inventarios

apreciar que, mi representada consultó a la Entidad el lugar de ejecución del inventario de las cajas que
recibiría inicialmente, a lo cual, el Comité confirmó que se llevaría a cabo en las instalaciones del nuevo
proveedor (…).
Ahora bien, teniendo en cuenta dicha respuesta y tras revisar las Bases apreciamos que en el numeral 5.2.1
se indicó que el contratista realizará un inventario al recibir las cajas y documentos en sus instalaciones,
es decir, se trata de un inventario posterior a la recepción. No obstante ello, en ese mismo numeral se
precisa que, de forma previa al traslado de las cajas, es decir, antes de que las cajas lleguen al almacén del
contratista, éste deberá validar que el listado (no queda claro si es un inventario) que le proporcione la
Entidad se condice con la documentación que será colocada en las cajas o de lo contrario informe a la
Entidad algún error o incongruencia, de forma previa a su traslado y entrega para custodia del contratista,
tal como podrá apreciar a continuación:
(...)
la consulta previamente formulada”.
14
Pronunciamiento
Al respecto, cabe indicar que en el numeral 5.2.1 -Inventariado- de los términos de

lo siguiente:
“5.2.1. Inventariado
● Inicialmente, y por única vez, el Indecopi será el encargado de transportar las cajas al
almacén del contratista (en las cajas del anterior contratista se llevará la documentación
que luego serán devueltos al contratista), luego, en sus instalaciones, el contratista
procederá a inventariar las 52012 cajas aproximadamente (cantidad de cajas que
cuenta el Indecopi al inicio del servicio) recibidas del Indecopi y trasladar el contenido
de dichas cajas a las cajas que serán proporcionadas por el contratista (...).
El contratista procederá a verificar el inventario de las 52012 cajas aproximadamente

recibidas del Indecopi y remitirá una base de datos que tiene que ser entregada en CD
o DVD en un plazo máximo de 6 meses después de haber iniciado el servicio. Al respecto
se precisa que, la base de datos contiene: 11 campos y los detalles son: N° Caja, N°
Paquete, Área, Descripción 1, Descripción 2, Observación, Detalle, N° Expediente, Año,
Fecha de Inicio y Fecha Final.
● Con posterioridad al primer envío, el inventariado de los documentos que se deriven al

contratista para su custodia, durante cada mes, deberá ser realizado por el contratista
dentro de las instalaciones del Indecopi. Para tal efecto el contratista deberá disponer
como mínimo de dos personas de manera permanente en las instalaciones del Indecopi,
de lunes a viernes, en horario de oficina, desde las 8:30 hasta las 17:30 horas.
● La estación de trabajo, que requiera dicho personal, será provista por el contratista, el
cual como mínimo deberá considerar: escritorio, equipo de cómputo, un celular, modem
wifi y útiles de oficina. Deberá instalarse en el INDECOPI al inicio del servicio.
● El contratista verificará previo al traslado de las cajas que el listado que el Indecopi le
brinde corresponda con la documentación que es colocada en las cajas. De existir
algún error o incongruencia entre el listado y los documentos esta deberá ser corregida
antes de su envío para custodia.
● El contratista deberá proporcionar todos los meses una base de datos actualizada de la
documentación que está siendo inventariada y trasladada para su custodia. Dicha base
de datos tiene que ser entregada en disco óptico (CD o DVD). Se precisa que, la base de
datos contiene: 11 campos y los detalles son: N° Caja, N° Paquete, Área, Descripción 1,
Descripción 2, Observación, Detalle, N° Expediente, Año, Fecha de Inicio y Fecha Final.
Por último, el contenido de las cajas deberá ser visualizada en su página web (on line)
cuando se haga búsqueda por caja” (El subrayado y resaltado es nuestro).

u observación N° 5, solicitó confirmar si el inventario se realizará en el local del actual
proveedor o en las instalaciones del nuevo proveedor.
Ante ello, el comité de selección indicó que “Se confirma que el inventario se realizará
en las instalaciones del nuevo contratista”.
Asimismo, en atención a la Notificación Electrónica efectuada por este Organismo

15
“Al respecto se confirma que hemos dado respuesta a la absolución de su consulta sobre el
numeral 5.2.1 de los términos de referencia, primera viñeta segundo párrafo referida al
inventario inicial (página 20 de las bases).
El contratista procederá a verificar el inventario de las 52012 cajas

aproximadamente recibidas del Indecopi y remitirá una base de datos que tiene que
ser entregada en CD o DVD en un plazo máximo de 6 meses después de haber iniciado
el servicio. Al respecto se precisa que, la base de datos contiene: 11 campos y los
detalles son: N° Caja, N° paquete, Área, Descripción 1, Observación, Detalle, N°
Expediente, Año, Fecha de Inicio y Fecha Final.
A fin de ampliar sobre la consulta en su solicitud de elevación esta se encuentra relacionada al

desarrollo del servicio contratado a cargo del personal In House sobre el crecimiento
vegetativo de los documentos de manera mensual en el Archivo Central.
El contratista verificará previo al traslado de las cajas que el listado que el Indecopi
le brinde corresponda con la documentación que es colocada en las cajas. De existir
algún error o incongruencia entre el listado y los documentos esta deberá ser
corregida antes de su envío para custodia.
Por lo tanto, se indica que el proceso de inventariado, conforme a lo señalado en los términos
de referencia, tiene dos actividades diferentes relacionadas con la custodia de los documentos:
⮚ Inventario Inicial.
⮚ Inventario durante la ejecución del servicio.
Por lo que el inventario inicial se realizará en las instalaciones del contratista, conforme se
precisó en la absolución de su consulta, y el inventario durante la ejecución del servicio se
realizará en las instalaciones del Indecopi, conforme se señala en la segunda viñeta del
numeral 5.2.1 de los términos de referencia” (El subrayado y resaltado es nuestro).

habría motivado su absolución, y, ii) se aclare la respuesta considerando algunos
extremos de los términos de referencia.
16
- El comité de selección -en la absolución de la consulta u observación materia de
análisis- indicó que, el inventario se realizará en las instalaciones del nuevo
contratista.
- Mientras que, recién a través del Memorándum N° 000292-2021-ARC/INDECOPI,

la Entidad aclaró que “el proceso de inventariado, conforme a lo señalado en los
términos de referencia, tiene dos actividades diferentes relacionadas con la
custodia de los documentos: Inventario Inicial e Inventario durante la ejecución
del servicio”.
En dicho memorándum, aclaró, también que el inventario inicial se realizará en las

instalaciones del contratista, conforme se precisó en la absolución de su consulta, y
el inventario durante la ejecución del servicio se realizará en las instalaciones del
Indecopi, conforme se señala en la segunda viñeta del numeral 5.2.1 de los términos
de referencia.
En ese sentido, considerando el tenor de lo cuestionado por el recurrente, y, en la

medida que la Entidad, recién mediante su memorándum ha aclarado lo solicitado, este
Organismo Técnico Especializado ha decidido ACOGER el presente cuestionamiento.
Por lo que, se emitirá las siguientes disposiciones al respecto:

“Se indica que el proceso de inventariado, conforme a lo señalado en los términos de

referencia, tiene dos actividades diferentes relacionadas con la custodia de los documentos:
⮚ Inventario Inicial.
⮚ Inventario durante la ejecución del servicio.
Por lo que el inventario inicial se realizará en las instalaciones del contratista, conforme se
precisó en la absolución de su consulta, y el inventario durante la ejecución del servicio se
realizará en las instalaciones del Indecopi, conforme se señala en la segunda viñeta del
numeral 5.2.1 de los términos de referencia”.
- Corresponde que el Titular de la Entidad imparta directrices correspondientes

a fin que el comité de selección absuelva todas las consultas y/u observaciones
formuladas por los participantes, de tal manera que se realice un análisis
detallando de manera clara y precisa lo solicitado por cada participante, de
conformidad con lo señalado en el artículo 72 del Reglamento y en la Directiva
N° 23-2016/OSCE/CD.
17
Cuestionamiento N° 4 Respecto a los estantes

apreciar que, la empresa IRON MOUNTAIL PERÚ S.A. consultó a la Entidad si era necesario que la
estantería donde se custodiarán las cajas deben ser de composición 100% metálica, alegando presuntamente
que dicha exigencia es acorde con el Reglamento Nacional de Edificaciones (…).
Al respecto, el Comité absolvió su consulta confirmando que, la estantería debía ser 100% metálica, como
aparentemente indicaban las Bases y acorde a los dispuesto con el Reglamento Nacional de Edificaciones.
No obstante, tras las Bases apreciamos que, en el numeral 5.2.3 del Capítulo III “Requerimiento”, no se
indicaba que, el contratista debía contar con una estantería 100% metálica, sino solamente se indicaba que
cuente con una estantería metálica acorde con el Reglamento Nacional de Edificaciones, lo cual, no
necesariamente implica que toda la estantería sea 100% metálica, tal como lo reproducimos a continuación:
Ahora bien, si revisamos el Reglamento Nacional de Edificaciones no se observa en ningún extremo que,
dicha norma exija que las estanterías que se utilicen para almacenar documentos o cajas deben ser
obligatoriamente 100% metálicas o se detalle alguna característica técnica mínima que deba cumplir la
misma.
En ese sentido, teniendo en cuenta que, muchas empresas poseen estantería metálica con patas de madera,
dicha exigencia adicional (no contemplada en las bases iniciales ni mucho menos en las Especificaciones
Técnicas) provocará una limitación en la participación de varias empresas que cuentan con este tipo de
estantes, restringiendo así la participación exclusiva de aquellas que como el participante que formuló la
consulta cuenta con ese tipo de estantes. Tal es el así que, restringir el tipo de inmobiliario a uno que sea
100% metálico vulneraría el Principio de Competencia establecido en el literal e) del artículo 2 de la Ley de
Contrataciones del Estado que prescribe lo siguiente: “los procesos de contratación incluyen disposiciones
que permiten establecer condiciones de competencia efectiva y obtener la propuesta más ventajosa para
satisfacer el interés público que subyace a la contratación. Se encuentra prohibida la adopción de prácticas
que restrinjan o afecten la competencia”.
En ese sentido, teniendo en cuenta lo antes expuesto y considerando que, en el estudio de mercado la Entidad
no exigía que la estantería fuese 100% metálica, pedimos a Usted se sirva requerir aclarar la consulta
previamente formulada”.
Pronunciamiento
Al respecto, cabe indicar que en el numeral 5.2.3 -Custodia- de los términos de

lo siguiente:
“5.2.1. Custodia
El contratista debe contar con un almacén de custodia, con las siguientes características:
18
● Deberá ser cerrado (tachado de material noble y/o estructura metálica) y será utilizado
exclusivamente para la custodia de archivos documentales; asimismo, deberá contar con
estantería metálica (acorde con el Reglamento Nacional de Edificaciones).
● (…)”. (El subrayado y resaltado es nuestro).
En razón de ello, a través de la consulta u observación N° 117, se solicitó precisar si

sería necesario que la estantería donde se custodiarán las cajas de INDECOPI, serán de
composición 100% metálica.
Ante ello, el comité de selección indicó que “Se confirma que la estantería metálica
es al 100% según lo que se estipula en las bases del concurso”.
Con relación a ello, en atención a la Notificación Electrónica efectuada por este

“Al respecto se precisa que en el que en el numeral 5.2.3 de los términos de referencia se
establece que el contratista debe contar para la custodia de los documentos con un almacén
cerrado (techado de material noble y/o estructura metálica) con estantería metálica (acorde
con el Reglamento Nacional de Edificaciones).
Por lo que, cuando mencionamos “100% estantería metálica” de acuerdo con la consulta
formulada por el participante nos referimos a que la estantería del almacén debe ser
íntegramente metálica (bases y soportes) a fin que pueda ofrecer las garantías de mantener
la integridad estructural, con relación a la resistencia al peso de las cajas a almacenar, así
como no se genere algún riesgo en la conservación de los documentos (como incendios,
humedad, etc)” (El subrayado y resaltado es nuestro).
Asimismo, la Entidad remitió el Memorándum N° 000327-2021-ARC/INDECOPI, de

fecha 30 de junio de 2021, indicando lo siguiente:
“(…) se precisa que si bien el Reglamento Nacional de Edificaciones no menciona de manera

específica la condición de uso de “estantería 100% metálica”, sin embargo, en las bases del
procedimiento de selección, Capítulo I (Generalidades) del numeral 1.10 de la sección
específica, se menciona la Directiva del Archivo General de la Nación (AGN) Nº 01-2019-
AGN/DC "NORMA PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS EN
LA ENTIDAD PÚBLICA”, la misma que en su numeral 7.2.1, señala: “El mobiliario a instalar
en el repositorio y área de procesos técnicos de preferencia es de material metálico o de acero”
(énfasis agregado); así mismo en su numeral 7.2.5. indica: “La estantería debe ofrecer
garantías de que mantendrá su integridad estructural, con resistencia al peso, además de ser
funcional en cuanto a las dimensiones y características de los documentos. Se emplea pintura
epóxica para evitar la corrosión, de modo que no afecte en el soporte o medio físico del
documento”, y en el numeral 7.2.6 señala “Los modelos de estantería son:
a. Fijo o de ángulo ranurado,

b. Móvil o compacto
c. Mini racks”
En base a ello, el Indecopi como entidad pública debe observar los lineamientos emanados
por el AGN como órgano rector de los archivos del Sector Público, y con el fin de garantizar
el cuidado del patrimonio documental de la nación (custodia, conservación y preservación),
se consideró en los términos de referencia que el contratista debe contar con un almacén
19
cerrado (techado de material noble y/o estructura metálica) y deberá contar con estantería
metálica (numeral 5.2.3), precisándose en atención a la consulta de uno de los participantes,
que la estantería debe ser “100% metálica”, ello debido a que los documentos en soporte de
papel al estar acumulados en cajas que generan peso el cual debe estar soportado en una
estantería 100% metálica que mantenga su integridad a la resistencia del peso y que no genere
agentes biológicos (como insectos, larvas de polillas, entre otros) que puedan afectar a la
conservación de los documentos”.
Aunado a ello, en atención a la Notificación Electrónica N° 3 efectuada por este

“(…) Con la finalidad de ampliar la respuesta emitida en atención al cuestionamiento referido

a la absolución de la consulta N° 117 del participante POLYSISTEMAS CORP S.A.C., se
señala que en el año 2018 el Indecopi convocó el mismo objeto de contratación del “Servicio
de Almacenamiento Externo y Custodia de los Documentos del Archivo Central de Indecopi”
correspondiente al CP-SM-2-2018-INDECOPI-1, en donde producto de dicho
procedimiento de selección resultó ganador de la buena pro la empresa POLYSISTEMAS
CORP S.A.C., quien viene prestando dicho servicio a la Entidad de acuerdo con el contrato
N° 039-2018/GAF-CP-INDECOPI suscrito con dicho contratista el 17 de Agosto de 2018.
Ahora bien, de la revisión de los términos de referencia del antes mencionado procedimiento
de selección, se observa que las características requeridas para el almacén no han variado
con relación al procedimiento de selección que actualmente se encuentra en curso (CP N° 001-
2021-INDECOPI), tal como se detalla a continuación:
Asimismo, se puede mencionar que como área usuaria, el Archivo Central del Indecopi ha
efectuado visitas de supervisión a las instalaciones de POLYSISTEMAS CORP S.A.C. para
verificar las condiciones del almacenamiento de la documentación, constatándose que se
está cumpliendo con las características referidas a la “estantería metálica”, como se
evidencia en diversas imágenes fotográficas obtenidas de los almacenes de dicha Empresa, las
cuales fueron realizadas antes de la declaratoria de la emergencia sanitaria del COVID-19. A
continuación se presentan para una mejor apreciación:
(…)
En ese sentido, conforme se aprecia en las tomas fotográficas se puede evidenciar que el
almacén de la empresa POLYSISTEMAS CORP S.A.C. (actual contratista) cumple con la
20
condición establecida en los términos de referencia del CP N° 001-2021-INDECOPI-1
referida a la “estantería metálica”, y como se puede observar su estructura es 100% metálica.
Finalmente, indicar que en cumplimiento a lo señalado por el Archivo General de la Nación

(AGN) en la Directiva N° 01-2019-AGN/DC “Norma para la Conservación de Documentos
Archivísticos en la Entidad Pública”, numeral 7.2.1, 7.2.5 y 7.2.6. el INDECOPI como
entidad pública se debe garantizar el cuidado (custodia, conservación y preservación) del
patrimonio documental que emite producto de las funciones que realiza. Por lo tanto, debido
a que los documentos se encuentran organizados en cajas que generan peso, es necesario
que sean almacenados en estanterías metálicas cuya estructura mantenga su integridad para
que no se afecte a la buena conservación de los documentos, tal como se ha indicado en
informes anteriores” (El subrayado y resaltado es nuestro).


contrato.

absolución de la consulta u observación N° 117, bajo el sustento de que “en el
requerimiento, no se indicaba que, el contratista debía contar con una estantería
100% metálica, sino solamente se indicaba que cuente con una estantería metálica”.
21
Reglamento, se desprenden las facultades exclusivas que posee el área usuaria de
la Entidad convocante, para poder elaborar el requerimiento; siendo – por tanto –
la única responsable de que los mismos sean adecuados y que se asegure su calidad
técnica.
En el presente caso, la Entidad a través del requerimiento consignado en su Bases

estableció que ‘el contratista debe contar con un almacén de custodia, con las
siguientes características: (...) deberá contar con estantería metálica (acorde con
el Reglamento Nacional de Edificaciones)’.
ii) Mediante sus memorandos -emitidos con ocasión de la solicitud de elevación y en

atención a las notificaciones remitidas por esta Dirección-, la Entidad ha señalado,
entre otros aspectos, que cuando se menciona “100% estantería metálica” de
acuerdo con la consulta formulada por el participante “nos referimos a que la
estantería del almacén debe ser íntegramente metálica (bases y soportes) a fin
que pueda ofrecer las garantías de mantener la integridad estructural, con
relación a la resistencia al peso de las cajas a almacenar”.
En dichos documentos la Entidad ha indicado las razones por las cuales resultaría
necesario que la estantería cumpla con la condición de ser metálica -conforme lo
establecido en las Bases de la convocatoria-, aclarando que en atención a la
consulta u observación N° 117, se habría precisado que “la estantería debe ser
“100% metálica”, ello debido a que los documentos en soporte de papel al estar
acumulados en cajas que generan peso el cual debe estar soportado en una
estantería 100% metálica que mantenga su integridad a la resistencia del peso y
que no generen agentes biológicos (como insectos, larvas de polillas, entre otros)
que puedan afectar a la conservación de los documentos”.
iii) Mediante su Memorándum N° 000369-2021-ARC/INDECOPI, la Entidad ha

precisado que en el año 2018 se convocó un procedimiento de selección (CP-SM-
2-2018-INDECOPI-1) bajo el mismo objeto de contratación del procedimiento
materia de análisis, siendo que, aquel procedimiento se habría adjudicado a la
empresa POLYSISTEMAS CORP S.A.C. (quien ha presentado su solicitud de
elevación), la misma que viene prestando dicho servicio.
Asimismo, ha precisado que en el referido CP-SM-2-2018-INDECOPI-1, se

estableció la misma condición respecto a que la estantería sea metálica, y que, de
las visitas efectuadas al almacén del actual proveedor (POLYSISTEMAS CORP
S.A.C.), se aprecia que cumple con la precisión efectuada al absolver la consulta
u observación N° 117; es decir, la estantería con la cual se está brindando
actualmente el servicio es 100% metálica.
En ese sentido, considerando el tenor de lo cuestionado por el recurrente, en la medida

que la Entidad ha señalado que al absolver la consulta u observación N° 117 habría
efectuado una precisión (100% metálico) a una de las condiciones que ya se
encontraban establecidas en las Bases (estantería metálica), y ha declarado que el
recurrente viene prestando actualmente el servicio objeto de la presente convocatoria
22
con estantería que cumple con tal precisión; este Organismo Técnico Especializado ha
decidido NO ACOGER el presente cuestionamiento.
Cuestionamiento N° 5 Respecto a otras penalidades

apreciar que, mi representada solicitó a la Entidad reconsiderar el monto de las penalidades que aplicaría
ante el retraso durante la atención de los servicios y/o cumplimiento de las obligaciones (…).
Esta consulta fue formulada teniendo en cuenta que, en el numeral 5.15 de las Bases se detalló el siguiente
cuadro de “Otras penalidades”:
A partir de la lectura de este cuadro, solicitamos que el Comité considere y evalúe la proporcionalidad de la
aplicación de estas penalidades, toda vez que consideramos que presenta naturaleza confiscatoria, toda vez
que, tomando en cuenta que este servicio es de prestaciones mensuales, si se llegase al monto de 10% por
penalidad, la Entidad podría resolver el Contrato. No obstante, no tuvimos una respuesta puntual y motivada
sobre la imposibilidad de reducir las penalidades, teniendo en cuenta que las penalidades buscan siempre
garantizar la proporcionalidad de la aplicación de la penalidad o, en su defecto, ii) exponer las razones por las
que sí resulta proporcional dicha aplicación y carece de carácter confiscatorio que afectaría al contratista.
la consulta previamente formulada”.
Pronunciamiento
23
Al respecto, cabe indicar que en el numeral 5.15 -Otras penalidades- de los términos
de referencia Capítulo III de la Sección Específica de las Bases Administrativas, se
aprecia lo siguiente:
Otras penalidades
CAUSAL DE
APLICACIÓN DE
PENALIDAD
PARA LOS
1. Forma de cálculo Procedimiento de verificación
TRASLADOS DE
LOS PEDIDOS
URGENTES (num.
5.2.4.1 de los TDR)
1.1 Hasta 30 minutos 1% del monto total Cargo de la guía de remisión de la

acumulados al mes. facturado por el mes documentación recibida del
del servicio. almacén donde se custodia los
documentos.
1.2 A partir de 31 2% del monto total Cargo de la guía de remisión de la

minutos y hasta 60 facturado por el mes documentación recibida del
minutos del servicio. almacén donde se custodia los
acumulados al mes documentos.
1.3 A partir de 61 3% del monto total Cargo de la guía de remisión de la

1.4 Más de 90 minutos 5% del monto total Cargo de la guía de remisión de la

acumulados al mes facturado por el mes documentación recibida del
documentos.
CAUSAL DE
APLICACIÓN DE
PENALIDAD
2. PARA LOS Forma de cálculo Procedimiento de verificación
TRASLADOS DE
LOS PEDIDOS
NORMALES
1% del monto total Cargo de la guía de remisión de la

Hasta 30 minutos facturado por el mes documentación recibida del
2.1
acumulados al mes del servicio. almacén donde se custodia los
documentos.
A partir de 31 2% del monto total Cargo de la guía de remisión de la

2.2
A partir de 61 3% del monto total Cargo de la guía de remisión de la

2.3
24
Más de 90 minutos
facturado por el mes documentación recibida del
2.4 acumulados al mes
documentos.
(…)

u observación N° 62, solicitó que “las penalidades por demora sean reconsideradas,
ya que se habla de porcentajes de la facturación total del mes, lo cual es
desproporcionado, debiendo ser por evento y no por minutos acumulados”, puesto que
“si un solo documento llega tarde 1 minuto al mes, las bases señalan que aplicarán
una penalidad del 1% del monto mensual de la factura”.
Ante ello, el comité de selección indicó que “(…) se señala que la penalidad se aplica
a los minutos contabilizados al mes del servicio de acuerdo a lo establecido en el
numeral 5.15 indicando en las bases del concurso”.
Con relación a ello, en atención a la Notificación Electrónica efectuada por este

“De forma ampliatoria se precisa que la penalidad señalada en el inciso 1.1 del numeral 5.15
de los términos de referencia, solo se aplicará cuando el contratista en el mes de pago acumule
30 minutos de retraso, es decir por retrasos acumulados menores a 30 minutos en el mes, no
generará aplicación de dicha penalidad”.
Asimismo, en atención a la Notificación Electrónica N° 3 efectuada por este

“En primer lugar, debemos mencionar que la finalidad de la determinación de las

penalidades en la contratación pública, como lo ha señalado la doctrina en diversas
opiniones, es desincentivar el incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista y
resarcir posibles perjuicios que dicho incumplimiento le cause a la Entidad (Opinión 131-
2019/DTN)
Bajo este contexto, se determinó en los términos de referencia (numeral 5.15) otras
penalidades para el caso que el contratista incurriera en retrasos en la atención de los pedidos
urgentes y pedidos normales efectuados por el Indecopi.
(…)
Estas penalidades se determinaron en función a la criticidad que representa para la Entidad
el incumplimiento en la atención oportuna de los requerimientos de la documentación por
parte de los diversos órganos del Indecopi, que por cierto la mayor parte de documentación
que se requiere custodiar corresponden a expedientes de diversos casos que conoce el Indecopi
como parte de sus funciones al servicio de la sociedad. En ese sentido, se requiere que el
contratista (Almacén donde se custodia los documentos) entregue oportunamente la
documentación o expedientes requeridos, a fin que los órganos del Indecopi puedan cumplir
adecuadamente con los plazos legales para la resolución de quejas, denuncias y procesos
administrativos, los cuales muchos de ellos tienen plazos sumarísimos, por lo que incurrir en
retrasos en la atención y resolución de dichos procesos, podrían generar apercibimientos, o
menoscabo en el debido proceso, derecho de defensa del consumidor o usuario, así como
25
multas compulsivas, progresivas o sanciones administrativas en perjuicio de la Entidad.
Adicional a ello, también se reciben requerimientos de información de parte del Congreso de
la República, Contraloría General de la República, Poder Judicial, Ministerio Público y
Policía Nacional del Perú, los cuales son solicitados en plazos de “muy urgentes”.
Por tales razones, esta área usuaria se ratifica en los supuestos y montos de las otras
penalidades determinadas en el numeral 5.15 de los términos de referencia, debido que con
ello se garantiza de algún modo que el Indecopi pueda contar con la documentación de forma
oportuna y no se genere riesgo en el cumplimiento de los plazos legales de los procedimientos
y actos resolutivos y administrativos.
Ahora bien, respecto a los parámetros que se deben observar al momento de establecer la
aplicación de “otras penalidades”, es decir que sean objetivas, razonables y congruentes con
el objeto de la contratación (Opinión N° 163-2018/DTN), se sustenta a continuación:
Razonabilidad de la penalidad:
Para demostrar la razonabilidad de la determinación de las otras penalidades cuestionadas
por el participante POLYSISTEMAS CORP S.A.C., presentamos a continuación con ejemplos
la proporcionalidad en montos de los supuestos penalizables:
a) Pedidos urgentes
b) Pedidos normales
Con este ejemplo podemos observar, que el peor escenario que se podría presentar es cuando
26
el contratista incumpla mensualmente más de 90 minutos en los pedidos tanto normales como
urgentes, por lo que se aplicaría (para el ejemplo) una penalidad máxima de S/ 50.00 Soles, y
si mantuviera el mismo nivel incumpliendo por todo el plazo de prestación, recién en el mes
36 (último mes de servicio) llegaría a acumular S/ 1,800.00 Soles de penalidad por cada
supuesto; lo que representa por cada uno de ello el 5% del monto del contrato. En otras
palabras, en el peor escenario para el contratista, si generase el máximo incumplimiento en
ambos supuestos, recién en el mes 36 (último mes del servicio) llegaría a acumular el monto
máximo de las otras penalidades (1,800.00 +1,800.00=3,600.00), por lo que con ello se
demuestra que la penalidad guarda absoluta proporcionalidad con la gravedad y reiteración
del incumplimiento, teniendo en cuenta que el retraso representa para el Indecopi criticidad
para el cumplimiento de sus funciones, conforme a lo antes señalado.
En todo caso, no es la finalidad de las Entidades aplicar penalidades, por ello se rechaza la
adjetivación de “carácter confiscatorio”, sino de desincentivar el incumplimiento del
contratista, y por lo general se espera contar con prestaciones eficientes y oportunas por parte
de los contratistas, por lo que los incumplimientos deberían ser excepcionales.
Congruencia de la penalidad:
Sobre este punto se señala que las penalidades cuestionadas están referidas al incumplimiento
del contratista en los plazos establecidos para la atención de los pedidos normales y urgentes,
los cuales son prestaciones que se solicitan al contratista como parte del servicio de
almacenamiento y custodia de los documentos del Archivo Central del Indecopi, por lo que
dichos supuestos de penalización guardan absoluta relación con el servicio objeto de
convocatoria, habiéndose establecido como medio de medición al tiempo que demoraría el
contratista en atender los pedidos”.
Al respecto, cabe precisar que el artículo 163 del Reglamento, establece que los
documentos del procedimiento de selección pueden establecer penalidades distintas a
la penalidad por mora, siempre y cuando sean objetivas, razonables, congruentes y
proporcionales con el objeto de la contratación. Para estos efectos, incluyen los
supuestos de aplicación de penalidad, distintas al retraso o mora, la forma de cálculo
de la penalidad para cada supuesto y el procedimiento mediante el cual se verifica el
supuesto a penalizar.
Al respecto, cabe precisar que la Opinión N° 163-2018/DTN, señala que:
“Cabe señalar que los parámetros antes indicados deben ser observados por la Entidad al
momento de establecer la aplicación de “otras penalidades” en los documentos de selección;
así, (i) la objetividad, implica que la Entidad establezca de manera clara y precisa los tipos de
incumplimiento que serán penalizados, los montos o porcentajes de la penalidad para cada tipo
de incumplimiento, y la forma o procedimiento mediante el que se verificará la ocurrencia de
tales incumplimientos, según la naturaleza y características particulares de cada contratación;
(ii) la razonabilidad, implica que cada uno de los montos o porcentajes de la penalidad que se
aplicará al contratista sean proporcionales a la gravedad y reiteración del incumplimiento; (iii)
la congruencia, implica que la penalidad se aplique ante el incumplimiento de alguna obligación
relacionada con el objeto de la convocatoria”.

habría motivado su absolución, y, ii) solicitando que “se reconsidere y evalúe la
proporcionalidad de la aplicación de estas penalidades, toda vez que consideramos
que presenta naturaleza confiscatoria” o “en su defecto exponer las razones por las
27
que sí resulta proporcional dicha aplicación y carece de carácter confiscatorio que
afectaría al contratista”.
- Sobre el primer punto, se aprecia que, la Entidad, al absolver la referida consulta u

observación, no brindó de manera motivada su respuesta, siendo que, recién con
motivo de sus memorandos brindó mayores alcances al respecto.
- Sobre el segundo punto, cabe precisar que:
Reglamento, se desprenden las facultades exclusivas que posee el área usuaria
de la Entidad convocante, para poder elaborar el requerimiento; siendo – por
tanto – la única responsable de que los mismos sean adecuados y que se asegure
su calidad técnica.
Ahora bien, en el presente caso, se aprecia que la Entidad -en el numeral 5.15
consignado en los términos de referencia las Bases- ha establecido un listado de
supuestos de ‘otras penalidades’ a aplicarse en la presente contratación.
ii) Mediante su Memorándum N° 000327-2021-ARC/INDECOPI, la Entidad ha

ratificado dicho extremo de su requerimiento, precisando que “la finalidad de
la determinación de las penalidades es desincentivar el incumplimiento de las
obligaciones a cargo del contratista y resarcir posibles perjuicios que dicho
incumplimiento le cause a la Entidad” y que “estas penalidades se determinaron
en función a la criticidad que representa para la Entidad el incumplimiento en
la atención oportuna de los requerimientos de la documentación por parte de
los diversos órganos del Indecopi”.
Asimismo, mediante dicho documento, ha precisado las razones por las cuales
los supuestos de penalidad establecidos en el numeral 5.15 de los términos de
referencia cumplen con los parámetros de objetividad, razonabilidad y
congruencia -conforme lo establecido en el artículo 163 del Reglamento.
iii) La Entidad ha declarado que “no es la finalidad de las Entidades aplicar

penalidades, por ello se rechaza la adjetivación de “carácter confiscatorio”,
sino de desincentivar el incumplimiento del contratista, y por lo general se
espera contar con prestaciones eficientes y oportunas por parte de los
contratistas, por lo que los incumplimientos deberían ser excepcionales”.
iv) Mediante su Memorándum N° 000327-2021-ARC/INDECOPI, la Entidad

precisó que la penalidad señalada en el inciso 1.1 del numeral 5.15 de los
términos de referencia, solo se aplicará cuando el contratista en el mes de
pago acumule 30 minutos de retraso, es decir por retrasos acumulados
menores a 30 minutos en el mes, no generará aplicación de dicha penalidad.
Sobre este aspecto, se podría apreciar que tal cual está redactado dicho
supuesto de penalidad en los términos de referencia (‘hasta 30 minutos
28
acumulados al mes’) no resultaría congruente con lo señalado en el referido
memorándum y que, incluso, habría llevado a confusión -como lo señalado por
el participante en la consulta u observación N° 62 al precisar que “si un solo
documento llega tarde 1 minuto al mes, las bases señalan que aplicarán una
penalidad del 1% del monto mensual de la factura”.
Por lo tanto, dicho extremo del supuesto a penalizar debe ser ajustado.
En ese sentido, considerando el tenor de lo cuestionado por el recurrente; este

Organismo Técnico Especializado ha decidido ACOGER PARCIALMENTE el
presente cuestionamiento; por lo que, se implementarán las siguiente disposiciones:
- Se adecuará el numeral 5.15 -Otras penalidades- de los términos de referencia del

Capítulo III de la Sección Específica de las Bases Integradas definitivas, conforme
al siguiente detalle:
Otras penalidades
CAUSAL DE APLICACIÓN DE
PENALIDAD PARA LOS
1. TRASLADOS DE LOS PEDIDOS Forma de cálculo Procedimiento de verificación
URGENTES (num. 5.2.4.1 de los
TDR)
1.1 Hasta 30 minutos acumulados al 1% del monto total Cargo de la guía de remisión de la
mes. facturado por el mes documentación recibida del
documentos.
1.2 A partir de 31 minutos y hasta 60 2% del monto total Cargo de la guía de remisión de la
minutos acumulados al mes facturado por el mes documentación recibida del
documentos.
(...)
CAUSAL DE APLICACIÓN DE
PENALIDAD PARA LOS
2. Forma de cálculo Procedimiento de verificación
TRASLADOS DE LOS PEDIDOS
NORMALES
Hasta 30 minutos acumulados al facturado por el mes documentación recibida del
2.1
mes del servicio. almacén donde se custodia los
documentos.
(…)

“la penalidad señalada en el inciso 1.1 del numeral 5.15 de los términos de referencia, solo
se aplicará cuando el contratista en el mes de pago acumule 30 minutos de retraso, es decir
por retrasos acumulados menores a 30 minutos en el mes, no generará aplicación de dicha
penalidad”.
- Corresponde que el Titular de la Entidad imparta directrices correspondientes a

fin que el comité de selección absuelva todas las consultas y/u observaciones
formuladas por los participantes, de tal manera que se realice un análisis detallando
de manera clara y precisa lo solicitado por cada participante, de conformidad con
lo señalado en el artículo 72 del Reglamento y en la Directiva N° 23-
2016/OSCE/CD.
29
Cuestionamiento N° 6 Respecto al tipo de caja

“(...) nuestra consulta no fue dirigida con la finalidad de que INDECOPI determine el tipo de cajas que deban
ser utilizadas o si las cajas que deberán ser utilizadas sean con la tapa integrada o no. Nuestra consulta fue
dirigida al aspecto de la seguridad que se debe tener en con cada tipo de caja, ya que cuando hablamos de una
caja con la tapa integrada solo requiere un solo precinto de seguridad, mientras que en el resto de las cajas
que tienen base y tapa, requieren dos troqueles, donde se deberían utilizar dos precintos de seguridad.
En ese sentido, la respuesta de INDECOPI fue:
“No se puede delimitar el tipo de caja a utilizar, lo que si está delimitado es la capacidad mínima 1.18
pies cúbicos para conservar los documentos y que sea resistente al apilarse 5 cajas. 2. Sobre los
precintos numerados bastará que uno solo este numerado por caja, si al momento de la atención un
precinto se rompe solo bastará el cambio de este precinto el otro precinto quedarse en la caja”.
En así que consideramos que la respuesta no ha sido satisfactoria, en tanto que cuando hablamos de cajas
que requieren de 2 precintos el postor debería usar los 2 precintos y tenerlos registrados tanto en su base de
datos como en los reportes que van al cliente, lo que podría implicar una posibilidad de vulneración de los
aspectos de confidencialidad que la misma entidad está solicitando en el concurso.
la consulta previamente formulada (…)”.
Pronunciamiento
Al respecto, cabe indicar que en el numeral 5.2.2 -Encajado y agrupados- de los

términos de referencia Capítulo III de la Sección Específica de las Bases
Administrativas, se aprecia lo siguiente:
“5.2.2. Encajado y agrupados

Los documentos contenidos en las cajas deberán encontrarse agrupados por bolsas u otro
elemento que permita estar empaquetada y las cajas serán suministradas por el contratista. El
empaquetado y encajado lo realizará personal del contratista en las instalaciones del Indecopi.
El contratista deberá efectuar el cambio de las cajas a pedido del Indecopi a fin de mantener
en buenas condiciones los documentos almacenados. Dicho cambio se realizará en las
instalaciones del Indecopi o en el almacén externo.
Las cajas que el contratista utilice para guardar los archivos deberán cumplir con las
30
siguientes características:
● Cartón corrugado, con una capacidad mínima de apilamiento para resistir el peso de 5
cajas superpuestas sin deformarse.
● La caja deberá estar diseñada para albergar y conservar los documentos. La caja deberá
tener como mínimo 1.18 pies cúbicos.
● Las cajas deberán utilizar un precinto de seguridad numerado que va relacionado con
el número de la caja (numeración única).
Cada vez que las cajas sean solicitadas se romperán los precintos seguridad, en presencia de
un colaborador de Archivo Central del Indecopi, solo se aplica la excepción de romper el
precinto cuando el Archivo Central solicite vía correo el traslado solo de los documentos. Al
momento de la devolución la caja deberá contar con un nuevo precinto de seguridad numerado
y el contratista deberá actualizar la información con el nuevo número del precinto.
El suministro de cajas, bolsas y/o u otro elemento que permita el agrupamiento de los
documentos se adecuará a los horarios establecidos en el numeral 5.2.4.1” (El subrayado y
resaltado es nuestro).

u observación N° 29, solicitó que se confirme que “los postores que usarán la caja de
2 troqueles, necesariamente ambos precintos deben ser numerados y que ambos
precintos deben figurar en la base de datos y ser visualizados en el aplicativo web que
se requiere, con la finalidad de garantizar de que la caja no se ha abierto mientras
estuvo en la custodia” y que “para la atención de consultas basta que se cambie tan
solo el precinto que se apertura”.
Ante ello, el comité de selección indicó que “(…) 1. No se puede delimitar el tipo de
caja a utilizar, lo que sí está delimitado es la capacidad mínima 1.18 pies cúbicos para
conservar los documentos y que sea resistente al apilarse 5 cajas. 2. Sobre los
precintos numerados bastará que uno solo esté numerado por caja, si al momento de
la atención un precinto se rompe solo bastará el cambio de ese precinto el otro
precinto puede quedarse en la caja”.
Asimismo, en atención a la Notificación Electrónica efectuada por este Organismo

“Para la presente contratación se precisa de forma ampliatoria:

1. Que las cajas de dos troqueles deben contar desde el inicio del servicio con dos
precintos numerados los cuales deben estar registrados en su base de datos.
2. Si durante la atención del servicio para la apertura de la caja se rompe uno de los
precintos numerados, solo bastará con reemplazar ese precinto numerado y
registrarlo en su base datos por el tema de seguridad del contenido de la caja de
acuerdo con el numeral 5.2.2. penúltimo párrafo de los términos de referencia”.
31


contrato.
De lo expuesto, se aprecia que, el comité de selección -al absolver la consulta u

observación N° 29, indicó que “no se puede delimitar el tipo de caja a utilizar” y que
bastará que uno de los precintos esté numerado por caja, siendo que, si al momento de
la atención un precinto se rompe solo bastará el cambio de ese precinto el otro precinto
puede quedarse en la caja.
Sin embargo, mediante su Memorándum N° 000292-2021-ARC/INDECOPI, el área

usuaria de la Entidad precisó que i) “las cajas de dos troqueles deben contar desde el
inicio del servicio con dos precintos numerados los cuales deben estar registrados en
la base de datos” y ii) “si durante la atención del servicio para la apertura de la caja
se rompe uno de los precintos numerados, solo bastará con reemplazar ese precinto
numerado y registrarlo en su base datos por el tema de seguridad del contenido de la
caja de acuerdo con el numeral 5.2.2 penúltimo párrafo de los términos de referencia”.
Cabe señalar que, efectivamente, lo señalado en el párrafo precedente resultaría

congruente con lo establecido en el numeral 5.2.2 de los términos de referencia -en el
extremo referido a que “al momento de la devolución la caja deberá contar con un
nuevo precinto de seguridad numerado y el contratista deberá actualizar la
información con el nuevo número del precinto”.
En ese sentido, considerando que la pretensión del participante estaría orientada a que
se confirme que “cuando hablamos de cajas que requieren de 2 precintos el postor
32
debería usar los 2 precintos y tenerlos registrados tanto en su base de datos como en
los reportes que van al cliente”, y, en la medida que ello ha sido aclarado, recién con
el referido memorándum, este Organismo Técnico Especializado ha decidido
ACOGER el presente cuestionamiento; por lo que, se emitirá las siguientes
disposiciones.
- Se incluirá en el numeral 5.2.2 -Encajado y agrupados- de los términos de

referencia Capítulo III de la Sección Específica de las Bases Integradas
Definitivas, lo siguiente (según lo señalado por la Entidad en su Memorándum N°
000292-2021-ARC/INDECOPI):
- Las cajas de dos troqueles deben contar desde el inicio del servicio con dos precintos
numerados los cuales deben estar registrados en su base de datos.
- Si durante la atención del servicio para la apertura de la caja se rompe uno de los precintos
numerados, solo bastará con reemplazar ese precinto numerado y registrarlo en su base
datos por el tema de seguridad del contenido de la caja de acuerdo con el numeral 5.2.2.
penúltimo párrafo de los términos de referencia.
- Corresponde que el Titular de la Entidad imparta directrices correspondientes a

fin que el comité de selección absuelva todas las consultas y/u observaciones
formuladas por los participantes, de tal manera que se realice un análisis detallando
de manera clara y precisa lo solicitado por cada participante, de conformidad con
lo señalado en el artículo 72 del Reglamento y en la Directiva N° 23-
2016/OSCE/CD.
3. ASPECTOS REVISADOS DE OFICIO
Cabe señalar que, este Organismo Técnico Especializado ha visto por conveniente
hacer indicaciones puntuales a partir de la revisión de oficio, según el siguiente detalle:
3.1. Respecto a los documentos para la admisión de la oferta:
Al respecto, de la revisión del numeral 2.2.1.1 -Documentos para la admisión de la

oferta- del Capítulo II de la Sección Específica de las Bases Integradas, se aprecia lo
siguiente:
2.2.1.1 Documentos para la admisión de la oferta
33
(…)
e) Copia de lay-out (plano de distribución) a fin de acreditar que el postor cuenta con un área
de recepción y salida de cajas, un área de digitacion y un área de recepción de pedidos.
Con relación a ello, cabe señalar que las Bases Estándar aplicables al presente objeto,
establecen que en caso se determine que adicionalmente a la declaración jurada de
cumplimiento de los Términos de Referencia, el postor deba presentar algún otro
documento la Entidad debe precisar con claridad qué componente de los términos de
referencia serán acreditados, aclarando que, en este literal no debe exigirse ningún
documento vinculado a los requisitos de calificación del postor, tales como: i)
capacidad legal, ii) capacidad técnica y profesional: equipamiento e infraestructura
estratégica, calificaciones y experiencia del personal clave y iii) experiencia del
postor. Tampoco se puede incluir documentos referidos a cualquier tipo de
equipamiento, infraestructura, calificaciones y experiencia del personal en general.
De lo expuesto, se advierte que, la Entidad estaría exigiendo que el postor presente

un plano de distribución, lo cual, no se condice con los lineamientos establecidos en
las Bases Estándar objeto de la presente contratación, toda vez que, no correspondería
presentar el referido documento en la etapa de presentación de ofertas, máxime si en
esta etapa, el postor no tendría certeza de quedar adjudicado con la buena pro.
En ese sentido, considerando lo señalado por la Entidad, con ocasión de integración

definitiva de las Bases, se implementará una disposición al respecto:
- Se adecuará en el numeral 2.2.1.1 -Documentos para la admisión de la oferta-

del Capítulo II de la Sección Específica de las Bases Integradas definitivas, según
el siguiente detalle:
2.2.1.1 Documentos para la admisión de la oferta

(…)
e) Copia de lay-out (plano de distribución) a fin de acreditar que el postor cuenta con un
área de recepción y salida de cajas, un área de digitación y un área de recepción de pedidos.
- Se incluirá en el numeral 2.3 del Capítulo III de la Sección Específica de las

Bases Integradas definitivas, lo siguiente:
“Copia de lay-out (plano de distribución) a fin de acreditar que el postor cuenta con un área
de recepción y salida de cajas, un área de digitación y un área de recepción de pedidos”.
Asimismo, se dejará sin efecto todo extremo del pliego absolutorio y de las Bases
que se opongan a la disposición prevista en el párrafo anterior.
3.2. Respecto a la duplicidad:
De la revisión del acápite 6 del numeral 3.1 del Capítulo III de la Sección Específica
de las Bases, se aprecia que la Entidad habría consignado de manera reiterada los
Requisitos de Calificación consignados en el numeral 3.2 del Capítulo III de la
Sección Específica; respectivamente.
34
Por lo que, a fin de evitar confusión entre los potenciales postores, con ocasión de la
integración definitiva de las Bases, se suprimirá el contenido del acápite 6 de los
Términos de Referencia.
Asimismo, se dejará sin efecto todo aquello que se oponga a la disposición prevista
en el párrafo precedente.
3.3. Respecto a la obligación de los postores:
De la revisión de la absolución de las consultas u observaciones N° 65, N° 76, N° 79

y N° 111, se aprecia lo siguiente:
Consulta Absolución
Consulta N° 65: Respecto a su consulta se señala lo siguiente: 1.

Favor de confirmar que para que se cumple con Para acreditar con el cumplimiento de este
la infraestructura estratégica y que nuestra requisitos la infraestructura estratégica se
propuesta no sea descalificada que documentos necesita copia de los documentos que sustente la
debemos presentar. Será el plano de propiedad, la posesión, el compromiso de
distribución de los ambientes o capaz se hace compra venta u alquiler u otro documento que
referencia al ITSE o algún otro documento. Se acredite la disponibilidad de la infraestructura.
solicita que se enumere todos los documentos 2. Además se complementará con los
que debemos incluir para que nuestra propuesta documentos y precisiones mencionados en el
no sea rechazada. numeral 5.2.3 página 21 y que son aceptadas
por los postores en el anexo 2.

¿Este documento bastará para acreditar la Para acreditar con el cumplimiento de este
infraestructura estratégica a la que se refiere el requisitos la infraestructura estratégica se
literal B.2 de la página 39 de las Bases necesita copia de los documentos que sustente la
Infraestructura Estratégica propiedad, la posesión, el compromiso de
compra venta u alquiler u otro documento que
acredite la disponibilidad de la infraestructura.
2. Además se complementará con los
documentos y precisiones mencionados en el
numeral 5.2.3 página 21 y que son aceptadas
Consulta N° 79: Al respecto se indica que la Licencia de

Confirmar que la copia simple de la licencia de funcionamiento es parte de la capacidad legal
funcionamiento bastará para acreditar la de los requisitos de calificación y no de los
infraestructura estratégica requerida en este requisitos de Infraestructura estratégica. Sobre
literal los requisitos de su consulta se indica lo
siguiente:
1.Para acreditar con el cumplimiento de este
requisitos la infraestructura estratégica se
necesita copia de los documentos que sustente la
propiedad, la posesión, el compromiso de
compra venta u alquiler u otro documento que
acredite la disponibilidad de la infraestructura.
2. Además se complementará con los
documentos y precisiones mencionados en el
numeral 5.2.3 página 21 y que son aceptadas
35
Respecto a la Infraestructura Estratégica, por Para acreditar con el cumplimiento de
favor indicar objetivamente cuál es la este requisito de la infraestructura estratégica
Infraestructura Estratégica a acreditar, y con se necesita copia de los documentos que sustente
qué documentos ¿objetivamente se acreditará. la propiedad, la posesión, el compromiso de
Tal cual está solicitado la Infraestructura compra venta u alquiler u otro documento que
Estratégica en las bases, resulta muy genérica y acredite la disponibilidad de la infraestructura.
nada especifica. Por ejemplo, extintores, 2. Además se complementará con los
sistema de detección temprana de incendios, documentos y precisiones mencionados en el
sistema de extinción de incendios con tuberías y numeral 5.2.3 página 21 y que son aceptadas
bomba de agua según el tamaño del almacén, por los postores en el anexo 2.
sistema de CCTV en almacén, etc.
De lo expuesto, se advierte que la Entidad ha señalado que para acreditar el requisito

de calificación ‘Infraestructura estratégica’- “se complemente con documentos y
precisiones mencionados en el numeral 5.2.3”, lo cual, podría dar a entender que se
estarían solicitando documentos adicionales para dicha acreditación. Aspecto que
resultaría contrario a los lineamientos establecidos en las bases estándar -la cual
establece que tal requisito de calificación se acredita con “Copia de documentos que
sustenten la propiedad, la posesión, el compromiso de compra venta o alquiler u otro
documento que acredite la disponibilidad de la infraestructura estratégica
requerida”.
En ese sentido, se implementarán las siguientes disposiciones al respecto:
- Se deberá tener en cuenta que el requisito de calificación ‘Infraestructura

estratégica’ se acreditará mediante “Copia de documentos que sustenten la
propiedad, la posesión, el compromiso de compra venta o alquiler u otro
documento que acredite la disponibilidad de la infraestructura estratégica
requerida”.
- Se adecuarán los extremos correspondientes a la absolución de las consultas u

observaciones N° 65, N° 76, N° 79 y N° 111, consignadas en las Bases Integradas,
conforme al siguiente detalle:
“Además se complementará con los documentos y precisiones mencionados en el numeral 5.2.3

página 21 y que son aceptadas por los postores en el anexo 2”.
Asimismo, se dejará sin efecto todo extremo del pliego absolutorio y de las Bases
que se opongan a las disposiciones previstas en el párrafo precedente.
3.4. Respecto al requisito de calificación “Habilitación”:
De la revisión del literal A -Capacidad legal- de los requisitos de calificación del

Capítulo III de la Sección Específica de las Bases Integradas, se aprecia lo siguiente:
36
“A. CAPACIDAD LEGAL
HABILITACIÓN
Requisitos:
El postor debe contar con:
● Licencia Municipal de funcionamiento vigente correspondiente al giro del rubro de la
contratación del (los) almacén(es) donde brindará el servicio.
Acreditación:
Se acreditará con las copias simples de la licencia municipal vigente o constancias o certificados
vigentes, emitido por la municipalidad o entidad competente de la jurisdicción donde se ubican
los almacenes”.
Al respecto, cabe señalar que, la Dirección Técnico Normativa a través de la Opinión

N° 186-2016/DTN ha establecido que, la habilitación de un postor, está relacionada
con cierta atribución con la cual debe contar el proveedor para poder llevar a cabo la
actividad materia de contratación, este es el caso de las actividades reguladas por
normas en las cuales se establecen determinados requisitos que las empresas deben
cumplir a efectos de estar habilitadas para la ejecución de determinado servicio o estar
autorizadas para la comercialización de ciertos bienes en el mercado.
De lo señalado, se advierte que, la “Licencia Municipal” no contaría con las

características para ser considerado un requisito de “Habilitación” tal como lo señala
la Opinión mencionada; por lo que, se emitirá la siguiente disposición:
- Se suprimirá el literal A -Capacidad legal- de los requisitos de calificación del

Capítulo III de la Sección Específica de las Bases Integradas definitivas,
conforme al siguiente detalle:
“A. CAPACIDAD LEGAL

HABILITACIÓN
Requisitos:
El postor debe contar con:
• Licencia Municipal de funcionamiento vigente correspondiente al giro del rubro
de la contratación del (los) almacén(es) donde brindará el servicio.
Acreditación:
Se acreditará con las copias simples de la licencia municipal vigente o constancias o
certificados vigentes, emitido por la municipalidad o entidad competente de la jurisdicción
donde se ubican los almacenes”.
- Se adecuará el numeral 2.3 del Capítulo III de la Sección Específica de las Bases
Integradas definitivas, lo siguiente:
“Licencia Municipal de funcionamiento vigente correspondiente al giro del rubro de la

contratación del (los) almacén(es) donde brindará el servicio”.
Asimismo, se dejará sin efecto el pliego absolutorio todo aquello que se oponga a la
disposición prevista en el párrafo precedente.
3.5. Respecto a la acreditación de la formación académica:
37
De la revisión del literal B.3.1 -Formación académica- de los requisitos de
calificación del Capítulo III de las Bases Integradas, se aprecia lo siguiente:
“B.3.1. FORMACIÓN ACADÉMICA

Requisitos:
Título profesional de las carreras de Administración de Empresas o Economía o Contabilidad o
Ingeniería Industrial o Historia o Ingeni”ería de Computación e Informática del personal clave
requerido como SUPERVISOR. Se incluye el grado académico de Bachiller como requisito para
el puesto de requerido como también las carreras de Bibliotecología e Ingeniería de Computación
y Sistemas a solicitud de las consultas y observaciones hechas por los postores.
Acreditación:
El título profesional requerido será verificado por el comité de selección en el Registro Nacional
de Grados Académicos y Títulos Profesionales en el portal web de la Superintendencia Nacional de
Educación Superior Universitaria - SUNEDU a través del siguiente link:
https://enlinea.sunedu.gob.pe/
En caso el título profesional requerido no se encuentre inscrito en el referido registro, el postor
debe presentar la copia del diploma respectivo a fin de acreditar la formación académica
requerida.
De lo expuesto, se aprecia que la Entidad con ocasión del pliego absolutorio, aceptó
incluir en la formación académica del ‘Supervisor’ el “grado de bachiller”; sin
embargo, la acreditación no habría sido adecuada en atención a ello, por lo que, se
emitirá la siguiente disposición.
- Se adecuará el literal B.3.1 -Formación académica- de los requisitos de

calificación del Capítulo III de las Bases Integradas definitivas, conforme al
siguiente detalle:
“El grado o título profesional requerido será verificado por el comité de selección en el
Registro Nacional de Grados Académicos y Títulos Profesionales en el portal web de la
Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria - SUNEDU a través del
POMASONCCO VILLEGAS
siguiente link: https://enlinea.sunedu.gob.pe/
Elizabeth FAU 20419026809 soft
Motivo: Doy V° B°
En caso el título profesional requerido no se encuentre inscrito en el referido registro, el postor
Fecha: 16.07.2021 23:53:47 -05:00
debe presentar la copia del diploma respectivo a fin de acreditar la formación académica
requerida”.
Asimismo, se dejará sin efecto el pliego absolutorio todo aquello que se oponga a la
disposición prevista en el párrafo precedente.

4. CONCLUSIONES
FERNANDEZ GUTIERREZ Cesar
Luis FAU 20419026809 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 16.07.2021 23:06:58 -05:00
En virtud de lo expuesto, este Organismo Técnico Especializado ha dispuesto:
4.1 Se procederá a la integración definitiva de las Bases a través del SEACE, en

atención a lo establecido en el artículo 72 del Reglamento.
4.2 Es preciso indicar que contra el pronunciamiento emitido por el OSCE no cabe
Firmado digitalmente por ROJAS
ROSADO Silvia Giovana FAU
interposición de recurso administrativo alguno, siendo de obligatorio cumplimiento
20419026809 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 16.07.2021 22:46:41 -05:00
para la Entidad y los proveedores que participan en el procedimiento de selección.
38
Adicionalmente, cabe señalar que, las disposiciones vertidas en el pliego
absolutorio que generen aclaraciones, modificaciones o precisiones, priman sobre
los aspectos relacionados con las Bases integradas, salvo aquellos que fueron
materia del presente pronunciamiento.
4.3 Corresponde al Titular de la Entidad requerir el respectivo deslinde de

responsabilidades a los funcionarios encargados de la presente contratación, dado
que, no se habría atendido oportunamente los pedidos información requeridos por
el OSCE, relativos a las solicitudes de elevación de cuestionamientos al pliego de
absolución de consultas y observaciones e Integración de Bases.
4.4 Una vez emitido el pronunciamiento y registrada la integración de Bases definitivas

por el OSCE, corresponderá al comité de selección modificar en el cronograma del
procedimiento, las fechas del registro de participantes, presentación de ofertas y
otorgamiento de la buena pro, teniendo en cuenta que, entre la integración de Bases
y la presentación de propuestas no podrá mediar menos de siete (7) días hábiles,
computados a partir del día siguiente de la publicación de las Bases integradas en
el SEACE, conforme a lo dispuesto en el artículo 70 del Reglamento.
4.5 Finalmente, se recuerda al Titular de la Entidad que el presente pronunciamiento

no convalida extremo alguno del procedimiento de selección.
Jesús María, 16 de julio de 2021
Código: 6.1, 6.3 y 12.5
Firmado digitalmente por GUTIERREZ

CABANI Ana Maria FAU
20419026809 hard
Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 16.07.2021 23:57:52 -05:00
39

Pronunciamiento #139 2021 - Osce-Dgr

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Pronunciamiento #139 2021 - Osce-Dgr

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PRONUNCIAMIENTO Nº 139-2021/OSCE-DGR

Entidad : Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la

Referencia : Concurso Público N° 1-2021-INDECOPI-1, convocado para la

Mediante el formulario de Solicitud de Emisión de Pronunciamiento, recibido el 21 de

Firmado digitalmente por

● Cuestionamiento N° 1: Respecto a la absolución de la consulta u observación

● Cuestionamiento N° 2: Respecto a la absolución de la consulta u observación

Firmado digitalmente por

● Cuestionamiento N° 4: Respecto a la absolución de la consulta u observación

● Cuestionamiento N° 5: Respecto a la absolución de la consulta u observación

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- Al cuestionar la consulta u observación N° 41, señaló lo siguiente:

Al respecto, cabe precisar que, mediante la referida consulta u observación N° 41,

- Al cuestionar la consulta u observación N° 5, señaló, entre otros aspectos, lo

Al respecto, cabe precisar que, mediante la referida consulta u observación N° 5,

Sin perjuicio de ello, respecto al extremo señalado de la consulta u observación N°

Cuestionamiento N° 1 Respecto a la cantidad de

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Asimismo, en atención a la Notificación Electrónica N° 3 efectuada por este

“1.- (…) A fin de aclarar lo solicitado, y conforme a lo establecido en los términos de

3.- Sobre las aclaraciones mencionamos lo siguiente:

Por su parte, el Principio de Transparencia, consignado en el literal c) del artículo 2 de

En tal sentido, el Principio de Transparencia contempla el derecho a la información en

Ahora bien, de lo expuesto, se advierte que el recurrente formula cuestionamiento a la

En consecuencia, es pertinente señalar lo siguiente:

- Sobre el primer punto, se aprecia que, la Entidad, al absolver la referida consulta u

- Sobre el segundo punto, cabe precisar que:

El contratista deberá considerar que el Indecopi requerirá mensualmente los siguientes

ii) A través de su Memorándum N° 000292-2021-ARC/INDECOPI, el área usuaria

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- Señaló que a fin de aclarar lo establecido en el numeral 5.2.4.1 de los términos

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- Aclaró que se solicitará como máximo: i) 6 pedidos de escaneados de

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En este extremo, se aprecia que la Entidad redujo el número máximo de

iv) La Entidad ha precisado que no se puede indicar la cantidad de páginas a

En ese sentido, considerando el tenor de lo cuestionado por el recurrente, este

- Se adecuará el numeral el numeral 5.2.4 -Traslado- de los términos de referencia

- Se deberá tener en cuenta lo señalado por la Entidad en su Memorándum N°

“No se puede indicar la cantidad de páginas a escanear debido a la variabilidad de la

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Cuestionamiento N° 2 Respecto al responsable del

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Ahora bien, en atención al tenor de lo cuestionado por el recurrente, se precisa que, el

Es así que, recién mediante su Memorándum N° 000292-2021-ARC/INDECOPI la

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En ese sentido, considerando que la pretensión del recurrente está orientada a: i)

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- Corresponde que el Titular de la Entidad imparta directrices correspondientes

Cuestionamiento N° 3 Respecto al lugar de los

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