Miniguía Organización Documentos de Gestión - Importantísimo

2
MINI-GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS

DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS
EN ARCHIVOS DE GESTIÓN
Esta Mini-Guía pretende ser un apoyo o una orientación para ti, que, como
Archivista, eres responsable de hacer que la gestión documental no se quede
encerrada en las cuatro paredes del Archivo.
Además, mi propósito es aportar un granito de arena a la comunidad de

archivistas de nosonpapeles.com, que pueda serles útil en su camino hacia
visibilizar su labor en la entidad para la que presta su servicio.
No es la verdad absoluta del cómo se hace, es una serie de pasos básicos

que sirvan de guía para que cada vez tú lo hagas mucho mejor.
Si te quedan dudas al respecto de lo que comparto aquí, escríbeme a

info@nosonpapeles.com
Por Edin Gutiérrez

Profesional en Archivística
3
ÍNDICE
Para quién hice esta Mini – Guía ……………………………………………………………………………… 04
Primero… ……………………………………………………………………………………………………………………………… 05
Pasos para la organización de los documentos físicos en los archivos de
gestión …………………………………………………………………………………………………………………………………. 07
Paso #1. Clasificación documental ………………………………………………………………………… 07
Paso #2. Ordenación documental …………………………………………………………………………… 20
Paso #3. Descripción documental …………………………………………………………………………… 22
Pasos para la organización de los documentos electrónicos en el archivo
de gestión ………………………………………………………………………………………………………………………….. 25
Organización documental en unidades de almacenamiento electrónico 25
Paso #1. Clasificación documental ………………………………………………………………………… 25
Paso #2. Ordenación documental …………………………………………………………………………… 28
Organización documental en el correo electrónico …………………………………………. 31
Paso #1. Clasificación documental ………………………………………………………………….….… 31
Paso #2. Ordenación documental …………………………………………………………………….……. 35
Por último …………………………………………………………………………………………………………………………… 44
¿Alguna pregunta? ………………………………………………………………………………………………………… 45
Por Edin Gutiérrez

4
Para quién hice esta Mini – Guía

Esta Mini-Guía es pensada, inspirada y dirigida para que sea utilizada por
personas como tú, que son responsables o hacen parte de un área de gestión
documental.
Porque eres tú, Archivista, quien debe diseñar la estrategia y el plan de acción
para que la gestión documental de tu entidad se visibilice y salga de las cuatro
paredes.
….
Soy consciente que en esta Mini-Guía se quedan muchos elementos y

conceptos por fuera sin explicar. Pero como lo dice el título, es una MINI-GUÍA.
“Conviértete en la persona que atraiga los

resultados que busca” – Jim Cathcart
Por Edin Gutiérrez

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Primero…
Toma esta importante decisión antes de iniciar con la organización de los
documentos de las oficinas:
1. Empezar sin las Tablas de Retención

documental -TRD
2. Empezar con las Tablas de Retención
En Colombia se conoce como
documental -TRD Tabla de Retención
Documental al instrumento
archivístico en el que se
registran los tiempos de
Si tienes la oportunidad de tomar la decisión, mi retención y la disposición final
a las series y subseries
consejo es que cuentes desde antes con la Tabla de documentales que se producen
y reciben desde las áreas
Retención Documental, porque tendrás vía libre para
productoras.
determinar la disposición final de los documentos que
Se toma como base la
se empezarán a producir. estructura organizacional
vigente: orgánico - funcional
(obligatoria para entidades
públicas o privadas con función
Si por algún motivo no puedes iniciar con la Tabla de pública de Colombia), funcional
y por procesos.
Retención Documental, sé muy claro con los
productores de la información con respecto a que no
deben eliminar documentos de archivo.
Te recomiendo estos artículos “7 Razones por las que tu

empresa debe tener La Tabla de Retención Documental” y
“Cómo hacer una Tabla de Retención Documental y no morir
en el intento”.
Por Edin Gutiérrez

6
¿Cómo se conoce a la Tabla de
Retención en otros países?
Costa Rica Uruguay Argentina

Tabla de plazos Tablas de selección
Tabla de plazo
precaucional / Calendario documental y destino
de conservación final
España
Italia Guatemala
Cuadro de
valoración y Massimario di selezione Calendarios de conservación
selección (Programa de selección) y eliminación de documentos
Australia México
General Retention and Disposal Catálogo de disposición

Schedule (GRDS) (Programa general documental
de retención y eliminación)
Por Edin Gutiérrez

7
Ahora sí…
Te compartiré los pasos para la organización de
los documentos físicos en los archivos de
gestión
PASO #1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. Según el Consejo
Internacional de Archivo – ICA, la clasificación documental es la: “organización

sistemática de documentos de archivo en grupos o categorías jerárquicas de
acuerdo a métodos, procedimientos, criterios o convenciones preestablecidas
y representadas en un plan, cuadro o esquema de clasificación.”
Para ejecutar este primer paso, debes iniciar por:
1.1. La identificación documental. Debes identificar la producción

documental de las distintas oficinas productoras, para ello realiza una
entrevista a cada una de ellas en donde establezcas cuáles son las
unidades documentales que producen o tramitan.
Para esta entrevista puedes utilizar un formato

de encuesta con las siguientes preguntas:
Unidad documental:
“Conjunto de documentos
• Nombre de la unidad documental relacionados con un
mismo asunto que es un
• Documentos que la conforman expediente cuando se
compone de varias
• Trámite que desarrolla tipologías o simple
cuando se compone de
• Función que la genera una única tipología”.
• Soporte y formato de los documentos
Por Edin Gutiérrez

8
Si es necesario puedes hacer más preguntas…
Nota importante: Cuando hagas la entrevista en las oficinas no preguntes por documentos
sueltos, sino por unidades documentales, ejemplo: Si te nombran un acta de inicio,
consulta si es en verdad una unidad documental o pertenece a un grupo de documentos
como un contrato de prestación de servicios. Si te nombran un informe de auditoría,
verifica que en verdad sea una unidad documental o que pertenezca a un grupo de
documentos como los programas de auditoría. Aquí está la clave.
Por Edin Gutiérrez

9
1.2. Denomina las unidades documentales

agrupándolas en series y subseries
documentales. Una vez identificadas las
Serie: “Sucesión o conjunto de
unidades documentales para cada área documentos testimonio continuado
de una actividad que son producidos
productora, debes continuar con la por uno o más agentes como
responsables de esa actividad.”
denominación adecuada de las series
Subserie: “Conjunto de documentos
documentales. dentro de una serie, agrupados en
razón de modalidades de la actividad
que testimonia la serie, en razón de
A partir de la estructura organizacional y las destinatarios o de beneficiarios de la
actividad o en razón de criterios
unidades documentales ya identificadas, geográficos.”
debes definir las series y subseries ICA.
documentales.
Un ejemplo de denominación de series:
Serie Subserie
Actas Actas de junta directiva

Actas de reunión
Contratos de arrendamiento
Contratos Contratos de prestación de
servicios
Historias No toda serie debe tener

subseries, todo depende del
Laborales análisis
Informes de gestión
Informes
Informes financieros
Planes Institucionales de
Planes Capacitaciones
Planes de Bienestar Social
Programas de Gestión
Documental
Programas Programas de Seguridad y
Salud en el Trabajo
Por Edin Gutiérrez

10
Te quiero dar algunas recomendaciones a la hora de denominar las

series:
• No denomines series con cualquier nombre que se te venga a la

mente.
• No denomines las series documentales con nombres de
entidades.
• No denomines series documentales con nombres de personas o
fechas.
Si quieres saber más recomendaciones que deberías tener presente

cuando denomines series documentales, consulta este artículo que
tengo en el blog, “7 recomendaciones que deberías tener presente
cuando denomines Series Documentales en los Archivos de Gestión”.
Por Edin Gutiérrez

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1.3. Construye el Cuadro de Clasificación Documental. Una vez ya tienes

todas las series y subseries documentales de las oficinas, elabora el
Cuadro de Clasificación Documental para todas ellas.
En este instrumento se refleja la jerarquización de la documentación

creada y recibida, y se registran las series y subseries documentales con
su respectiva codificación.
Te mostraré una forma de hacerlo:
1.3.1. Diseña un formato para el Cuadro de Clasificación Documental, te

recomiendo utilizar un cuadro de clasificación general y un cuadro de
clasificación por secciones.
Te doy un ejemplo de los campos que puedes utilizar:
Cuadro de Clasificación Documental Cuadro de Clasificación Documental

General por Secciones
Fondo documental
Código Código
Serie Sección
Código Código
Subserie Subsección
Tipología Código
documental Serie
(Opcional) Código
Subserie
Tipología documental
(opcional)
Por Edin Gutiérrez

12
1.3.2. Cuando tengas identificadas las series, subseries y tipología

documental, ubícalas en el formato del Cuadro de Clasificación
Documental General, en donde solo consignarás todas las series y
subseries respetando el orden alfabético de las series y el mismo orden
alfabético en las subseries de cada serie.
Código Serie Código Subserie Tipología documental (opcional)
- Acta de Junta Directiva

01 Actas de junta directiva
- Listado de asistencia
01 Actas
- Acta de Reunión
02 Actas de reunión
01 Boletines de prensa - Boletín de prensa
02 Boletines
02 Boletines informativos - Boletín informativo
- Comprobante de egreso
01 Comprobantes de egreso
- Documento soporte
03 Comprobantes
- Comprobante de ingreso
02 Comprobantes de ingreso
- Documento soporte
- Documentos legales de identificación

- Contrato
01 Contratos de arrendamiento
- Evidencias de ejecución
- Acta de liquidación
04 Contratos
- Contrato
Contratos de prestación de
02 - Acta de inicio
servicios
05 Declaraciones 01 Declaraciones tributarias - Declaración tributaria
- Contrato Laboral
- Hoja de vida
- Examen médico de ingreso
- Certificados de estudio
- Certificados laborales
- Documentos de Identificación
06 Historias 01 Historias laborales
- Referencias personales
- Referencias laborales
- Certificado bancario
- Afiliación de Seguridad Social
- Documentos de retiro o finalización de
vínculo Laboral
Por Edin Gutiérrez

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Código Serie Código Subserie Tipología documental (opcional)
-Concepto de examen de ingreso

-Concepto de examen periódico
- Resultado de mediciones y monitoreo
de ambiente de trabajo
02 Historias ocupacionales -Registro de capacitación, formación y
entrenamiento en SST
-Registro de suministro de elementos y
equipo de protección del personal
- Concepto de examen de egreso
01 Informes contables - Informe contable

02 Informes de gestión - Informe de gestión
07 Informes
- Estados financieros
03 Informes financieros
- Balance General
Planes institucionales de - Plan institucional de capacitación

01
capacitación - Informe de ejecución
08 Planes
- Plan de bienestar social
02 Planes de bienestar social
- Informe de ejecución
Programas de gestión - Programa de gestión documental

01
documental - Evidencia de ejecución
- Programa de salud y seguridad en el

09 Programas
trabajo
Programas de seguridad y - Cronograma
02
salud en el trabajo -Listado de asistencia
- Registro fotográfico
Nota aclaratoria: Este es solo un modelo a modo de ejemplo, por ningún

motivo lo tomes literal para tu entidad por más que creas que esta es la
información que produce, debes desarrollar todos los pasos anteriores y
construir desde cero el CCD para los archivos de gestión de tu entidad.
Por Edin Gutiérrez

14
1.3.3. Asigna una codificación a las oficinas que se muestran en el

organigrama de la entidad, puede ser numérica, alfabética o
alfanumérica.
Si me preguntas, yo siempre prefiero solo utilizar números.
Nota: También puedes hacerlo con los códigos que ya trae los procesos.
Ten muy presente que, en el sector público colombiano, se debe organizar
por estructura orgánica funcional, en el sector privado toma a consideración
el diseño organizacional que tenga la entidad. Si eres de un país diferente a
Colombia, consulta bien la normativa de tu país.
Gerencia
100
Oficina Juridica
101
Dirección Dirección
administrativa comercial
110 120
Gestión Marketing y
Talento humano Ventas
documental publicidad
111 112 121 122
Te recomiendo el artículo “7 puntos claves para la

codificación de estructuras organizacionales”, te
puede ayudar con este proceso.
Por Edin Gutiérrez

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1.3.4. Luego continúa elaborando el Cuadro de Clasificación Documental por oficinas; es decir en el que se muestre para
cada oficina las series, subseries y tipologías documentales que produce.
Fondo documental Código Sección Código Subsección Código Serie Código Subserie Tipología documental (opcional)
- Acta de Junta Directiva

01 Actas de junta directiva
01 Actas
- Acta de Reunión
02 Actas de reunión
07 Informes - Estados financieros
02 Informes financieros
- Balance General
- Acta de Reunión
01 Actas 02 Actas de reunión
Nombre entidad productora
100 Gerencia - Contrato

01 Contratos de arrendamiento
04 Contratos - Documentos legales de identificación

101 Oficina Jurídica
- Contrato
02 Contratos de prestación de servicios - Acta de inicio

07 Informes - Estados financieros
03 Informes fiancieros
- Balance General
Por Edin Gutiérrez

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- Acta de Reunión
07 Informes 02 Informes de gestión - Informe de gestión
- Acta de Reunión
- Contrato Laboral
- Hoja de vida
- Examen médico de ingreso
- Certificados de estudio
- Certificados laborales
- Documentos de Identificación
01 Historias laborales
- Referencias personales
- Referencias laborales
Dirección
110 - Certificado bancario
Administrativa
- Afiliación de Seguridad Social
111 Talento Humano
- Documentos de retiro o finalización
06 Historias
de vínculo Laboral
-Concepto de examen de ingreso

-Concepto de examen periódico
- Resultado de mediciones y monitoreo
de ambiente de trabajo
02 Historias ocupacionales -Registro de capacitación, formación y
entrenamiento en SST
-Registro de suministro de elementos y
equipo de protección del personal
- Concepto de examen de egreso
Por Edin Gutiérrez

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Planes institucionales de - Plan institucional de capacitación

01
capacitación - Informe de ejecución
08 Planes
- Plan de bienestar social
02 Planes de bienestar social
- Programa de salud y seguridad en el

trabajo
Programas de seguridad y salud en - Cronograma
09 Programas 02
el trabajo -Listado de asistencia
- Registro fotográfico
- Acta de Reunión
Gestión 07 Informes 02 Informes de gestión - Informe de gestión
112
Documental
- Programa de gestión documental
09 Programas 01 Programas de gestión documental
- Evidencia de ejecución
- Acta de Reunión
05 Declaraciones 01 Declaraciones tributarias - Declaración tributaria
Dirección - Acta de Reunión

120 01 Actas 02 Actas de reunión
Comercial - Listado de asistencia
Marketing y 01 Boletines de prensa - Boletín de prensa
121 02 Boletines
publicidad 02 Boletines informativos - Boletín informativo
- Acta de Reunión
122 Ventas 01 Actas 02 Actas de reunión
Por Edin Gutiérrez

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- Comprobante de egreso
01 Comprobantes de egreso
- Documento soporte
03 Comprobantes
- Comprobante de ingreso
02 Comprobantes de ingreso
- Documento soporte
07 Informes 01 Informes contables - Informe contable
Por Edin Gutiérrez

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1.3.5. A cada oficina, entrégale su correspondiente Cuadro de Clasificación

Documental.
Allí se mencionan los documentos que produce el área y cómo se deben

clasificar para conformar los expedientes adecuadamente sin que se
presenten mezclas unos entre otros.
Cada área debe identificar su estructura documental en la cual se

especifica la producción documental y cómo se debe realizar su
organización documental.
Ejemplo de clasificación documental:
Fondo Comercializadora HJRTD
Sección Dirección administrativa
Subsección Talento humano
Serie Historias
Subserie Historias laborales
Historia laboral Historia laboral

Luz Pineda Camilo Pérez
Unidad
documental
Historia laboral
Daniel Gómez
Tipologías Historia laboral
Camilo Pérez
documentales
Por Edin Gutiérrez

20
PASO #2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL. Según la archivista
Antonia Heredia Herrera, la ordenación documental es “la operación de unir

los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de
acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano. En nuestro caso los
elementos serán los documentos o las unidades archivísticas, dentro de las
series”.
Básicamente la ordenación documental es establecer qué unidad documental

va primero que la otra, y al interior de ella aplicar el orden original. Ejemplo:
Acta de liquidación
17/12/2020
Evidencias de
ejecución
30/05/2020
Acta de inicio
20/02/2020
Contrato
15/02/2020
- Documentos legales
de identificación
Por Edin Gutiérrez

21
Establece en cada oficina el Sistema de Ordenación más adecuado según las

agrupaciones documentales que producen. Algunos de los sistemas de
ordenación más comunes, son:
Onomásticos,
toponímicos o
Cronológicos,
geográficos,
simples: Orden
Númericos Alfabeticos temáticos:
por fecha o
Orden por
consecutivo
asunto o lugar,
Ejemplo:
Ejemplo:
Contrato 01,
Historia Laboral
Contrato 02.
Gómez Susana,
Mixtos Historia laboral
Soto Marina.
Alfanuméricos: Orden por

asunto y fecha, ejemplo:
Informes enero a marzo,
abril a agosto, septiembre
a diciembre.
En este paso también puedes realizar:

• Depuración,
• Rotulación,
• Hojas de control para las unidades documentales que aplique,
• Foliación, entre otras actividades que consideres necesarias que los
productores de la información apliquen.
Te recomiendo los packs de recursos gratuitos “13 formatos para la
organización documental” y “9 formatos para el control documental”
Por Edin Gutiérrez

22
PASO #3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL. Ya con la información

clasificada y ordenada, debes continuar con la descripción documental.
Según el ICA, la descripción documental es la “creación de una representación

precisa de una unidad de descripción y en su caso las partes que la componen,
mediante la captura, análisis, organización y registro de la información que
sirve para identificar, administrar, localizar y explicar los materiales
archivísticos, así como el contexto y los documentos de archivo que se
producen de la descripción”.
Este paso es importante para poder facilitar la ubicación rápida de la

información.
Aquí te recomiendo utilizar el inventario documental, el cual es un instrumento

archivístico que describe las unidades documentales de las oficinas, y
facilitará llevar un control de los documentos que tiene bajo su poder y
coordinación.
Este artículo te puede ayudar en la elaboración del inventario documental,

“Las 4 leyes para hacer un Inventario Documental épico para tu empresa y
contar con un instrumento muy consultado por tus usuarios”
Te recomendamos utilizar el formato básico de inventario documental que ha

definido el Archivo General de la Nación de Colombia (O el de tu país si ya lo
ha definido tu AGN).
Pásalo a Excel y modifícalo (agrégale más campos) de acuerdo a tus

necesidades.
Por Edin Gutiérrez

23
ENTIDAD REMITENTE: HOJA No:__1____ DE:___1___
ENTIDAD PRODUCTORA: Comercializadora HJRTD REGISTRO DE ENTRADA
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Gerencia AÑO MES DIA Nº T
OFICINA PRODUCTORA: Gerencia 2021 5 13 4
OBJETO: Control de la documentación

No. T: Número de Transferencia
NÚMERO FECHAS EXTREMAS NÚMERO DE FRECUENCIA

NOMBRE DE LA SERIE, UNIDAD DE CONSERVACIÓN SOPORTE NOTAS
DE CÓDIGO (aaaa-mm-dd) FOLIOS DE CONSULTA
SUBSERIE O ASUNTOS
ORDEN
Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro
1 01.01 Actas de junta directiva 2020 1/07/2020 1/11/2020 X 31 Físico Media Folio 29 rasgado
Elaborado por: Entregado por: Recibido por:
Cargo: Ecargado de archivo Cargo: Cargo:
Firma: Luis Perez Firma: Firma:
Lugar: Fecha:
Lugar: Medellín, Colombia Lugar: Fecha:
Por Edin Gutiérrez

24
Con estos pasos estás promoviendo la

organización de los documentos físicos
en los archivos de gestión.
Por Edin Gutiérrez

25
Organización de los documentos electrónicos en

el archivo de gestión
Es exactamente el mismo proceso de organización para los documentos

físicos, siendo el Cuadro de Clasificación Documental el instrumento base.
Te recuerdo, es una mini-guía, así que los pasos que te compartiré son básicos
y rápidos.
Organización documental en unidades de
almacenamiento electrónico
Paso #1. Clasificación Documental. Se clasifican los documentos en

series y subseries, igual cómo se explicó en el primer paso de la organización
de los documentos físicos.
Empieza creando esta estructura en el sistema de gestión documental, en tu

computador o en la unidad de almacenamiento que utilices para ello:
1ra carpeta. Archivo de gestión
En esta carpeta
no se guardan
documentos de
apoyo, ni
documentos
personales.
Por Edin Gutiérrez

26
2da carpeta. Codificación organigrama + Oficina productora (100 Gerencia)
3ra carpeta. Codificación + Series documentales (100-01 ACTAS, 100-04

INFORMES)
4ta carpeta. Codificación + Subseries documentales (100-01.01 Actas de

Junta directiva, 100-01.02 Actas de Reunión) (100-04.01 Informes de
Gestión, 100-04.02 Informes Financieros)
Por Edin Gutiérrez

27
5ta carpeta. Unidad documental
Por Edin Gutiérrez

28
PASO #2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL. Elije un Sistema de
Ordenación (Revisa la página 21 de esta miniguía) para denominar las

unidades documentales.
Además, debes darles un orden a los documentos de tal manera que emulen
la aplicación del principio de orden original.
Te propongo utilizar esta estructura para la ordenación documental de los

documentos (Número de orden + tipología documental). Para los anexos de
un documento principal se debe nombrar consecutivamente según el
documento principal.
Por Edin Gutiérrez

29
Paso #3. Descripción documental. Utiliza el Inventario Documental para llevar el control de la documentación de
cada área de tu empresa.
ENTIDAD REMITENTE:
ENTIDAD PRODUCTORA: Comercializadora HJRTD
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Gerencia
OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
OBJETO: Control de la documentación
FECHAS EXTREMAS (aaaa- NÚMERO

UNIDAD DE ALMACENAMIENTO NÚMERO DE
NOMBRE DE LA SERIE, mm-dd) RUTA DE DE FRECUENCIA DE
# ORDEN CÓDIGO CÓDIGOS HASH FOLIOS / Peso NOTAS
SUBSERIE O ASUNTOS ALMACENAMIENTO DOCUMENT CONSULTA
Correo Disco del archivo
Inicial Final PC Nube SGDA OS
elec. externo
1. Acta de junta directiva 01-06-
2019:3d82b375bf60ad88da7a642 Si la
7127740af información
está foliada
1.1 Planilla de por un SGDA
D:\Documents\Archivo
asistencia:2bf4dce697f1ce060b92 (Sistema de
de gestión\100
95ade1da5c43 Gestión de
Actas de junta directiva Gerencia\100-01 4 (2 pdf, 2
1 01.01 1/07/2020 1/11/2020 X Documento Media
2020 ACTAS\100-01.01 Actas excel)
2. Acta de junta directiva 30-12- Electrónico de
de Junta directiva\Actas
2019:c56701e7fa13f4d5ed31c93d Archivo)
de junta directiva 2019
edd1b1c3 puedes
colocar el
2.1 Planilla de número de
asistencia:2bf4dce697f1ce060b92 folios.
95ade1da5c43
Elaborado por: Entregado por:

Recibido por:
Cargo: Ecargado de archivo Cargo: Cargo:
Firma: Luis Perez Firma: Firma:
Lugar: Medellín, Colombia Lugar: Fecha: Lugar: Fecha:
Por Edin Gutiérrez

30
Los pasos anteriores los puedes aplicar a la información que se halla en las respectivas
unidades de almacenamiento: servidor, disco duro, USB, drive, Dropbox y en el sistema o
software de gestión documental que utilices.
Si tienes un SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo) deberías

replicar los pasos anteriores en el sistema, pues te aclaro que dicho SGDEA te debería permitir
aplicar una organización documental más detallada y aplicar herramientas y mecánicos para el
control de los expedientes, su asignación de metadatos, agilidad en la consulta y parametrizar
tanto el Cuadro de Clasificación Documental como la Tabla de Retención Documental y demás
instrumentos.
Por Edin Gutiérrez

31
Organización documental en el correo
electrónico:
Como la mayoría de oficinas utiliza sus correos electrónicos a través de los
cuales produce y recibe documentos electrónicos de archivo, te quiero
recomendar los mismos pasos de organización para aplicarlos en las mismas
cuentas de correo.
Paso #1. Clasificación documental. Se clasifican los documentos en

series y subseries, igual cómo se explicó en el primer paso de la organización
de los documentos electrónicos.
Crea esta estructura en tu correo electrónico:
Las etiquetas
son las carpetas
en el correo
electrónico,
puedes
modificar su
color y nombre.
1ra carpeta. Archivo de gestión
Por Edin Gutiérrez

32
2da carpeta. Codificación organigrama + Oficina productora (100 Gerencia)
Para agregar una subcarpeta, le das en

los tres puntos de la etiqueta y luego en
“agregar subetiqueta”
3ra carpeta. Codificación + Series documentales (100-01 ACTAS, 100-04

INFORMES)
Por Edin Gutiérrez

33
4ta carpeta. Codificación + Subseries documentales (100-01.01 Actas de

Junta directiva, 100-01.02 Actas de Reunión) (100-04.01 Informes de
Gestión, 100-04.02 Informes Financieros)
Por Edin Gutiérrez

34
5ta carpeta. Unidad documental
Por Edin Gutiérrez

35
Paso #2. Ordenación documental. Así debes guardar los
documentos en la unidad documental, este se guardará automáticamente

cronológicamente.
Hay 5 formas de hacerlo, te las explicaré a continuación:
Nota: La finalidad es que en los correos electrónicos de los

archivos de gestión no queden emails en la bandeja de entrada,
sino que a medida que van llegando, cada uno lo clasifica en su
respectiva unidad documental.
2.1. Moviendo el correo a la carpeta
Abres el
correo que
quieres
mover.
Seleccionas
el icono
“mover a”.
Por Edin Gutiérrez

36
Buscas la
unidad en
donde lo
quieres
mover.
La
seleccionas.
Cuando lo
muevas te
aparecerá
este
recuadro.
Por Edin Gutiérrez

37
2.2. Moviéndolo desde “etiqueta”
Buscas la
unidad
documental
creada.
La
seleccionas
Si quieres
limpiar tu
bandeja de
entrada
elimina la
etiqueta de
“Recibidos”
Por Edin Gutiérrez

38
Serie
Subserie
Unidad
documental
Así se ve la
unidad
documental
con los
correos
Documentos
electrónicos
2.3. Moviendo el correo desde su creación. Todos los correos

relacionados con este, se guardarán automáticamente en la unidad
documental que selecciones.
Redactas el
correo.
Por Edin Gutiérrez

39
Das clic en
los tres
puntos, luego
seleccionas
“etiqueta”.
Buscas la
unidad
documental
destinada
para el
correo.
Cuando lo envíes quedará archivado en la

unidad documental que hayas seleccionado
Por Edin Gutiérrez

40
2.4. Puedes descargar el correo (PDF) y archivarlo en tu computador.

Descargas (OJO, no imprimir, descargar) el correo y lo mueves a la
unidad documental que le corresponda. No lo puedes eliminar de tu
correo electrónico, ya que todos los adjuntos y links se perderán del
PDF que descargues.
Abres el
correo que
quieres
descargar y
seleccionas
el icono
“imprimir”.
Se te abrirá esta
ventana
automáticamente
, y deberás
seleccionar
“guardar como
PDF”, si no lo
descargas así se
perderán los
links o archivos
adjuntos que
encuentren en el
correo.
Por Edin Gutiérrez

41
Luego
seleccionas
la unidad
documental
en donde lo
quieres
guardar y
nombras el
documento,
le das clic
en
“guardar”.
Así se verá en la unidad documental.
Así se ve el correo
electrónico cuando
los abres.
Por Edin Gutiérrez

42
2.5. Descargando el correo electrónico. De esta manera puedes

descargarlo y archivarlo en la estructura que tengas en tu
computador.
Aunque lo elimines de tu correo electrónico permanecerán los
adjuntos y links que se encuentran allí.
Abres el correo que quieres descargar, y seleccionas los tres

puntos que aparecen en el lado derecho, y le das clic en
“descargar mensaje”
Así se verá en la unidad documental.
Por Edin Gutiérrez

43
Paso #3. Descripción documental. En la descripción documental
podrías hacer uso del Inventario Documental que te presenté en el paso #3 de

la organización de los documentos en las unidades de almacenamiento
(Página 29), y allí inventariar aquellas unidades documentales que consideras
son importantes que se relacionen en este instrumento de descripción.
Por Edin Gutiérrez

44
Por último…
Elabora un instructivo con el cual definas las pautas mínimas y básicas que se
deben de llevar a cabo en las oficinas para la organización de los documentos.
Este instructivo debería enfocarse en:
1. Cómo identificar cuáles son los Documentos de Archivo y cuáles son

Documentos de Apoyo.
2. Cómo crear los identificadores o separadores de las Series y Subseries
documentales.
3. Cómo conformar las Unidades Documentales (carpetas con documentos
de un mismo asunto)
4. Cómo es la organización de los documentos con el Principio de Orden
Original al interior de la carpeta
5. Cómo hacer Depuración y Expurgo de las unidades documentales.
6. Cómo realizar la Foliación.
7. Cómo realizar la Ubicación Física de los Documentos en los
Archivadores o las Unidades de Conservación.
8. Cómo diligenciar el Inventario Documental.
9. Cómo Transferir los Documentos que han terminado su trámite a otro
Depósito de Archivo o al Archivo Central.
10. Una sección que explique cómo implementar todo lo anterior a los
documentos electrónicos.
Por Edin Gutiérrez

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Para conocer más acerca de otros temas que te pueden interesar relacionados
con la Gestión Documental, ingresa a mi blog www.nosonpapeles.com
¡Estaré esperándote!
Agradezco que hayas visualizado mi contenido y espero que este E-book te

sirva mucho en el proceso de organización documental que lleves a cabo en
tu entidad, y por supuesto, en la implementación de la Gestión Documental.
¡Un fuerte abrazo!
Algunas fuentes utilizadas en esta Mini - Guía
• Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos

• Archivo General de la Nación de Colombia
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DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS
EN ARCHIVOS DE GESTIÓN
Edin Gutiérrez
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Además, mi propósito es aportar un granito de arena a la comunidad de

No es la verdad absoluta del cómo se hace, es una serie de pasos básicos

Si te quedan dudas al respecto de lo que comparto aquí, escríbeme a

Por Edin Gutiérrez

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Para quién hice esta Mini – Guía

Soy consciente que en esta Mini-Guía se quedan muchos elementos y

“Conviértete en la persona que atraiga los

Por Edin Gutiérrez

1. Empezar sin las Tablas de Retención

Te recomiendo estos artículos “7 Razones por las que tu

Por Edin Gutiérrez

¿Cómo se conoce a la Tabla de

Retención en otros países?

Costa Rica Uruguay Argentina

General Retention and Disposal Catálogo de disposición

Por Edin Gutiérrez

PASO #1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. Según el Consejo

Internacional de Archivo – ICA, la clasificación documental es la: “organización

Para ejecutar este primer paso, debes iniciar por:

1.1. La identificación documental. Debes identificar la producción

Para esta entrevista puedes utilizar un formato

• Soporte y formato de los documentos

Por Edin Gutiérrez

Si es necesario puedes hacer más preguntas…

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1.2. Denomina las unidades documentales

debes definir las series y subseries ICA.

Un ejemplo de denominación de series:

Actas Actas de junta directiva

Historias No toda serie debe tener

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Te quiero dar algunas recomendaciones a la hora de denominar las

• No denomines series con cualquier nombre que se te venga a la

Si quieres saber más recomendaciones que deberías tener presente

Por Edin Gutiérrez

1.3. Construye el Cuadro de Clasificación Documental. Una vez ya tienes

En este instrumento se refleja la jerarquización de la documentación

Te mostraré una forma de hacerlo:

1.3.1. Diseña un formato para el Cuadro de Clasificación Documental, te

Te doy un ejemplo de los campos que puedes utilizar:

Cuadro de Clasificación Documental Cuadro de Clasificación Documental

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1.3.2. Cuando tengas identificadas las series, subseries y tipología

Código Serie Código Subserie Tipología documental (opcional)

- Acta de Junta Directiva

- Documentos legales de identificación

05 Declaraciones 01 Declaraciones tributarias - Declaración tributaria

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Código Serie Código Subserie Tipología documental (opcional)

-Concepto de examen de ingreso

01 Informes contables - Informe contable

Planes institucionales de - Plan institucional de capacitación

Programas de gestión - Programa de gestión documental

- Programa de salud y seguridad en el

Nota aclaratoria: Este es solo un modelo a modo de ejemplo, por ningún

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1.3.3. Asigna una codificación a las oficinas que se muestran en el

Si me preguntas, yo siempre prefiero solo utilizar números.

Te recomiendo el artículo “7 puntos claves para la

ENTIDAD REMITENTE: HOJA No:1 DE:_1___