LISTA DE IMÁGENES

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Imagen 1 Archivo actual Jorge Triana ……………………………………….. 15
Imagen 2 Archivo digital Jorge Triana ……………………………………….. 17

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 LISTA DE TABLAS

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Tabla 1 Formato Tabla de Retención Documental …………………………….
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Tabla 2 Flujograma ………………………………………………………………
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 PRESENTACIÓN

El presente manual es un instructivo que guía al lector en cada uno de los procesos
archivísticos, para dar a conocer el paso a paso que maneja la unidad productiva dentro de
la empresa.

Con los rápidos avances, en la actualidad los archivos también han tenido cambios en
cuanto a sus funciones, ya que deben adaptarse para acoger a la ley que determina las
funciones del archivo las cuales son identificar, salvaguardar y preservar los documentos y
asegurar que van a ser accesibles y comprensibles. Las actividades que se incluyen en la
función del archivo comienzan en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos y
terminan al final de dicho ciclo, y han de tener presente el objetivo principal del archivo, que
es asegurar la conservación y la preservación del valor probatorio de las actividades o
transacciones realizadas por los creadores de los documentos.

Los aprendices SENA, han decidido apoyar el proceso de gestión documental de la unidad
productiva, la cual se encuentra en la actualidad, adaptándose a los nuevas normas que
establece la ley para el tema archivístico.

Uno de los temas de mayor importancia para una empresa es el que hace referencia al buen
funcionamiento en el sistema de documentación, para las eficientes labores en el control de
archivo, por cuanto de manera gradual se ha venido trabajando.

El presente manual, tiene varios objetivos fundamentales. En primer lugar, brindar a los
Gerentes de las decisiones del manejo del archivo, la información básica sobre los diferentes
procesos con que cuentan para llevar a cabo el Sistema de Gestión Documental.

En segunda instancia, dar a conocer a los funcionarios de cada área que tienen a su cargo
el archivo, con el propósito de que estos apliquen la normatividad y se cumpla con el
correcto diligenciamiento.

En tercer lugar, tiene como objeto presentar, en detalle, la aplicación del proceso
archivístico, ya que este es prioritario dentro del plan de calidad de toda empresa y muchas
veces presenta un déficit por la falta de conocimiento.

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 1. ¿CÓMO ES EL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

La gestión documental no es un tema sencillo de realizar, allí entran a tomar

un papel relevante la conservación y preservación del documento con el fin
de encontrarlo en óptimas condiciones en el mayor tiempo posible.

Por ello, se debe tener en cuenta que toda gestión de documentos debe
llevar una serie de procesos o fases, a continuación se mencionan como se
realiza en la empresa Jorge Triana S.A.S la caracterización de este proceso:

Fase I. Planificación documental.

En esta primera fase, se hace referencia a lo que será del archivo y su

valoración, su documentación y su soporte tecnológico. Se debe tener en
cuenta su análisis legal, tecnológico, el para qué será utilizado y su proceso
archivístico.

Fase II.Prearchivística.

Así, como en la fase anterior, en esta fase de igual manera prima la

producción, la gestión y trámite, y valoración documental. En pocas palabras,
es un proceso determinado y analítico con el fin de asegurar qué información
será almacenada en la parte de archivo y qué grado de valor o importancia
tiene.

También, se produce el documento electrónico. En primer lugar pasa por la

gestión y se le valora su necesidad de formar sí o no, parte del archivo.

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Fase III. Archivística.

En el caso del material físico, se tiene en cuenta ya para su etapa final que
es archivarlo, la organización, la transferencia, posibles tratamientos,
disposición del documento, su ciclo de vida y una última valoración.

Y, el documento electrónico, se organiza y se le realiza una nueva

valoración. Esta valoración consta de un análisis sobre su utilidad, la
disposición de cierta información a las personas.

2. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las tablas de retención documental son el listado de series, subseries y
tipos documentales producidos o recibidos por las oficinas, en el que se
asigna el tiempo de retención de los documentos, tanto en el archivo de
gestión como en archivo central e histórico, de esta manera es el instrumento
para el proceso de organización y clasificación de los documentos de cada
una de las oficinas que disponga la empresa, es muy importante ordenarlos
alfabéticamente.

Dentro de la empresa Jorge Triana S.A.S, la señora Pilar Wannony es quien

realiza las TRD ya que su cargo dentro de esta es la administración de la
empresa.

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Se elaboran periódicamente y su apoyo inmediato es el auxiliar
administrativo, entre las dos verifican la documentación, su ciclo de vida y su
tipo documental.

En primer lugar, el auxiliar administrativo es quién tiene el informe específico

de la documentación existente, la cual no ha sido registrada en las TRD, así,
la misma le irá proporcionando la información a la Administradora para que
de esta manera, ella la vaya diligenciando. A la hora de la elaboración de las
mismas, se debe tener en cuenta la foliación del documento, el tipo de
documento, es decir, si es acta, resoluciones, instructivos, entre otros.

A continuación, se explica el paso a paso de como llenar la TRD

1.Codigo: código y nombre de la oficina de mayor jerarquía de la cual

depende la oficina que produce la documentación y es responsable de la
misma

2.Series y tipos documentales: En este campo se define si es una serie

administrativo o una serie comercial, además se define que tipo de
documento es si es acta, acuerdo, factura, entre otros.

3.Retencion: en este espacio nos habla de la durabilidad de los documentos

en el archivo de gestión y archivo central esta columna registra el tiempo (en
años)

Archivo de gestión: Se coloca si el documento esta dentro de los 6 meses a

los 2 años.

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Archivo central: Se coloca si el documento esta dentro de los 2 años a los 5
años

4.Conservación Total (CT): Los documentos que tienen valor permanente, es

decir, los que por disposición legal o por su contenido informan sobre el
origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad,
convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Se marca esta
casilla con una (X), para señalar que la serie o subserie documental se debe
conservar permanentemente por considerarse de valor histórico

5.Eliminación (E): Proceso mediante el cual se destruyen los documentos

que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal, que no poseen ningún
valor histórico o relevancia para la investigación. Se marca esta casilla con
una (X), para señalar que la Serie o Subserie Documental se debe eliminar
totalmente, una vez cumplido su tiempo de retención en el Archivo de
Gestión o en el Archivo Intermedio, según sea el caso

6.Selección (S): En este campo se determina la conservación parcial de

algunos documentos que por carácter cualitativo, representativo o especial
deben de conservarse integralmente de un conjunto que es eliminado. Se
marca esta casilla con una (X), para señalar que de la Serie o Subserie
Documental se debe conservar una muestra representativa de la
documentación, una vez cumplido su tiempo de retención en el Archivo
Intermedio.

7. En esta casilla se debe colocar el proceso que se realiza con el

documento.

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 Tabla 1. Formato tabla de retención documental
A continuación, se muestra el paso a paso del diligenciamiento de las TRD
en Jorge Triana y Compañía SAS:

1. Se transcribe la entidad quién elaboró la TRD, en este caso, Jorge

Triana y Cía. SAS.
2. Se transcribe la oficina o área quién realizó la tabla, por ejemplo, el
área de Contabilidad (quien es la que más produce y recepciona
documentos).
3. Por lo general, las TRD llevan una serie de hojas, no sólo una. Así que
se especifica el número de hoja (en la que se encuentra la tabla), por
ejemplo, 1/5, 2/5, 3/5, y demás.
4. Luego, se indica el código con el que será identificado cada tipo de
documentación registrada allí.
5. Así mismo, se especifica el tipo de documento que se registrará, por
ejemplo, si es un manual, acta, y demás.
6. Ya en la parte de retención, se especifica el ciclo de vida en el archivo
de gestión y central. La unidad productiva, prolonga un ciclo de vida en el

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archivo de gestión un tiempo de 2 años, y en el archivo central, un ciclo de 6
años, tal como lo establece la Cámara de Comercio de Bogotá.
7. Posteriormente, se indica el tipo de soporte del documento, si es físico
o electrónico. Por lo general, la empresa maneja la documentación
físicamente, son pocos los documentos virtuales. Luego se procede con la
disposición final del mismo, en este caso, la empresa maneja la conservación
total de sus archivos.
8. Finalmente, se indica el procedimiento de tal documento. Allí, la
unidad productiva decide si la información se digitaliza y el soporte se
conserva. Y, posterior a este paso, firma el responsable y la fecha de la
elaboración. En tal caso, firman tanto la Administradora de Empresas, como
su Auxiliar Administrativo.

LEY 594 DEL 2000

Esta ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que
regulan la función archivística del Estado.
Allí se establece la gestión de documentos, la cual rige que las entidades
elaboren y adopten sus respectivas TRD.

3. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

Comprende la clasificación, descripción y ordenación para la localización y
consulta de documentos. Además, para la conservación de los mismos.

Dentro de la unidad productiva de Jorge Triana S.A.S se maneja una

organización básica. Tienen un lugar específico y adecuado para la
organización del documento. Es responsabilidad del encargado organizar el
mismo, según lo establece la empresa, en este caso, por fecha o soporte.

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La encargada de tal organización, es el auxiliar administrativo,ya que es una
de sus labores a realizar.

En primer lugar, se tiene en cuenta la fecha del documento, y el tipo de

soporte, si es papel, fotografías o digital.

 En el caso del material físico, se archiva en carpetas A-Z, en la

estantería que se encuentra en el segundo piso del área
administrativa.
En esta área reposan los documentos que se usa con contancia
después de dos años se les hace el proceso exijido por la ley “ se
explica en el ciclo de vida”.
la empresa tiene un archivo desde el año 2009 en un lugar de buena
temperatura y un espacio que se acomoda para cuidar y proteger papel. (ver
fotos)

Imagen 1. Archivo actual Jorge Triana y SAS

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Fuente: Jorge Triana y Cia SAS.

3.1 ORDENACIÓN DIGITAL

Después del proceso de organización, clasificación y ordenación, la

dirección administrativa solicita que se realice un archivo en excel donde se
deje por escrito todo el contenido encontrado.
La misión principal de la compañía en cuanto a Gestión Documental, es
cumplir el ciclo de vida de los documentos el cual consta de 6 años en el
archivo central, como objetivo es volver los documentos físicos a digital.

Gracias a la tecnología en Gestión Documental, las organización es más

rápida en el uso de la información, reduciendo costos, ahorro en tiempo,
seguridad en los documentos, para así tener una mayor productividad. La
empresa Jorge Triana S.A.S envía los documentos a Iron Mountain para
que ellos se encarguen del proceso de digitalización.
(ver foto)
Imagen 2. Archivo digital Jorge Triana.

Fuente en: Jorge Triana SAS

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 4. CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO
El sistema de archivo se basa en tres fases o etapas, fundamentales para su
proceso de preservación y conservación:

Archivo de gestión:
Es donde reposan los diferentes documentos consultados constantemente.
En Jorge Triana y Cía. SAS. Cada área de la empresa, envía todo tipo de
documentos al archivo de gestión constantemente, aquellos que aún siguen
necesitando para el desarrollo de sus actividades. En esta fase de archivo, el
ciclo de vida de los documentos es de 2 años, ya que así lo estableció la
misma.

Archivo central:
Reposan los documentos que no son usados con frecuencia.
En la empresa, el archivo central se maneja en el segundo piso, allí se
conservan aquellos documentos que son fundamentales, pero que ya no son
necesarios para su uso o manejo diario, y se conservan durante 6 años, tal
como lo estableció la Cámara de Comercio de Bogotá.

Archivo histórico:
Se trasfieren los documentos de archivo de gestión y central, conservándolos
permanentemente.
La unidad productiva, adquirió la prestación de servicios con la empresa
“IRON MOUNTAIN”, la cual conserva en el archivo histórico todo tipo de
documento que ya haya cumplido los 6 años en el archivo central. Es decir,

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luego del tiempo establecido por la ley, la documentación se transfiere a la
empresa prestadora de servicios archivísticos, y allí los conservan según el
acuerdo que

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se establezca. Por lo general, la empresa tiene archivo histórico por más de
15 años.

5. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS
A continuación se describen los diferentes procesos por los que pasa un
documento con el fin de pasar al archivo:

 Producción documental:
Generación de documentos en unidad administrativa en cumplimiento de las
diversas funciones.
 Clasificación documental:
Se hace en grupos jerárquicos (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la
estructura orgánica funcional, en la empresa Jorge Triana y Cia S.A.S esta
labor la realiza el asistente administrtaivo, donde debe clasificar los
documentos desde los más amplios hasta los más específicos.

Selección documental:
Es donde se determina el destino final de todo documento, en la empresa el
asistente administrativo se encarga de identificar la durabilidad del
documento, determinando su importancia y necesidad de uso, ya que la
empresa maneja 3 secciones por piso, donde se encuentra el archivo de
gestión, central e histórico.

 Tipo documental:
La empresa maneja toda clase de documentos como los son:
Factura, resolución, acuerdo, circular, memorando, actas, certificaciones,
entre otros.

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  Documento de apoyo:
La empresa maneja estos documentos como lo son tarjetas de presentación,
tarjetas protocolarias, brochure, instructivos, etc.

 Documento facilitativo:
La empresa maneja estos tipos de documentos ya que ellos tienen sedes en
3 ciudades y se les facilita para evitar movilidad, para cosas minimas como
las mensionadas a continuación: carta para autorización o apertura de
cuenta.
Es importante tener en cuenta que cada serie documental, dependiendo de
sus características administrativas y funcionales, se puede dividir en sub
series.

6. FOLIACIÓN
La foliación se realiza en el orden en que van llegando los documentos. Esta
debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, en la empresa
Jorge Triana SAS , se realiza de forma digital para evitar manchas y que se
dañe el documento. (ver foto)
Imagen 3. Foliación
Fuente:

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 7. FLUJOGRAMA
Flujograma Descripción Responsable Evidencia

INICIO

En este proceso, se reciben todos los documentos Se deja registro escrito del proceso y
Recepción de externos e internos que llegan a la empresa. La Gerencia Administrativa y firma de recibido por parte de cada
documentos
persona encargada verifica la veracidad de los Auxiliar Administrativo persona a quién se le fue entregado el
mismos y procede a entregarlos según corresponda. documento.

Se prepara el material documental tanto físico como

virtual, con el fin de tener acceso a él cuando sea
Gestión y
Trámite necesario. De esta manera se verifica que cumpla con Auxiliar Administrativo Se deja registro escrito en planilla
los requisitos de planeación, copias, anexos y demás
soportes.

Distribución del En este caso, la empresa inica el flujo de documentos

documento en la parte interna y externa de la empresa, según la Auxiliar Administrativo Se deja registro con fecha y soporte
dependencia competente.

En este proceso, la empresa tiene un lugar específico y

adecuado para la organización del documento. Es
Organización del Mensajero y Auxiliar Registro de firmas de quien recibió y
responsabilidad del encargado organizar el mismo,
documento Administrativo entregó
según lo establece la empresa, en este caso, por fecha
o soporte.

Periódicamente, la empresa realiza su tabla de

¿Las TRD las retención documental, con el fin de prolongar el ciclo de
manejan No vida de cada documento en cada fase. Y de esta Se deja registro de la elaboración de la
regularmente? Auxiliar Administrativo
manera, asigna un responsable para el manejo, control TRD.
e inventario de los diferentes documentos, y así tener
un resultado efectivo en el manejo y desarrollo.

Si

La Administradora de
Empresas, maneja las
TRD en la empresa, con la
documentación más
reelevante.

No
Cada oficina de la unidad,
no realiza las TRD
constantemente, ya que
manejan los datos y toda
información documental de
manera virtual.

La empresa envía documentos al archivo de gestión,

aquellos que aún se usan constantemente y son de
gran importancia, como por ejemplo facturas, soportes
¿Dentro de la contables, contratos, actas, entre otros.
unidad, se
cumple con el No En cada área de la unidad productiva, se conservan los Gerencia,Compras,
sistema de Constancia de firma en la planilla de la
documentos durante 2 años. Comercial, Ingenieria y
archivo en sus persona responsable
Luego, pasados los 2 años, la documentación pasa al Auxiliar administrativo
archivo central, donde los documentos se conservan 6
años, según lo establece la ley.
Finalmente, después de haber completado los 6 años,
todo el archivo custoadiado en el central, se manda al
Si archivo histórico, custotiados en IRON MONTAIN.

Además, cumple con los

tiempos destinados según
la ley.

El archivo histórico no lo
maneja la empresa, sino que
lo mandan a IRON
MOUNTAIN.

FIN

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 GLOSARIO

 Acervo documental: conjunto de documentos que se custodian

en una institución.
 Archivo: es el conjunto de documentos producidos por personas
físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de su
actividad, desarrollo de una función específica por una oficina en
marco de los objetivos.
 AZ: Se le denomina AZ aceta azeta porque en su frontal muchos
fabricantes ponían las letras de la A a la Z pues se suele archivar
de forma alfabética dentro de las carpetas
 Conservación documental: Comprende las estrategias y técnicas
específicas, relativas a la protección de los materiales tanto
impresos como digitales, custodiados en archivos, bibliotecas,
mediatecas, frente al deterioro, los daños y el abandono de los
documentos.
 Documentación: es la ciencia que consiste en documentar y se
encuentra identificada por el proceso de información que otorgará
datos específicos sobre la información.
 Foliación de documentos: Es una acción administrativa que
consiste en enumerar correlativamente cada na de las hojas o
folios, de todo documento archivístico recibido y/o generado por
una entidad. Se realiza en el orden en que van llegando los
documentos.
 Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades.
 Iron Mountain: es una compañía estadounidense de servicios de
administración de información empresarial. Brinda servicios de
información y recuperación de datos.
 Manual: Instrumento administrativo que contiene en forma
explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos,
políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los
órganos de una institución.

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 Preservación documental: Es la parte de la gestión de
documentos digitales que trata de preservar tanto el contenido
como la apariencia de los mismos.
 Serie: Grupo de documentos correspondientes a un mismo
asuntos, generados en
 Soporte documental: es el medio en el cual se contiene
información, este varía según los materiales y tecnología que se
emplea.
 Subserie: Es un asunto específico que por sus características
forma de la parte de la serie.
 Tratamiento documental: comprende la custodia de la
información, organización y gestión de archivos documentales, así
como la captura de datos mediante sistemas manuales y
automáticos.
 Unidad productiva: consiste en un conjunto de máquinas, bienes
o productos que le permitirán desarrollar una actividad generadora
de ingresos.

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