La presentación se hace con el fin de hacer

conocimiento dentro de las nuevas políticas

archivísticas para Colombia, fue necesario definir
criterios a nivel de las Tablas de Valoración
Documental frente a; conservación, normalización,
control y facilidad de consulta de la información.
Para ello se definieron lineamientos sobre las
etapas para elaborar los Cuadros de Clasificación,
la aplicación de los Cuadros de Evolución de
Estructuras Orgánicas, descripción de pasos para
elaborar las Tablas de Valoración.
–

Son documentos reunidos por una entidad

en el transcurso de su vida institucional
sin ningún criterio archivístico de
organización sin las mínimas condiciones
de conservación y con pocas posibilidades
de ser fuente de información y de
consulta eficiente para los usuarios.
De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo
Acumulado, se forman con los documentos del
Archivo Central o Históricos, que adquieren un
valor permanente. No se eliminan y se protegen
para la investigación, la academia, la historia, la
ciencia y la cultura. Por este motivo es
importante establecer la fecha a partir de la
cual se deben adelantar los procesos de
organización documental para este tipo de
fondos.
Para la elaboración de las TVD, los
documentos de los Fondos
Acumulados, se analizarán desde
una triple perspectiva: “la
trascendencia como testimonio de la
Entidad, la trascendencia de la
actuación de la administración y la
trascendencia de la sociedad en su
conjunto, para cada dependencia.”
Para definir la disposición final del
conjunto de la documentación que
haya sido producida y conservados,
las entidades deberán adelantar el
análisis de sus Fondos Acumulados,
aplicando los principios por los
cuales se rige la organización de los
documentos
Tal como fue formulado en Alemania,
sostiene que los documentos “deben
ser mantenidos en el orden y con las
identificaciones que recibieron en el
curso de la actividad oficial de la
dependencia que los manejo”
El fondo de una entidad lo
constituyen tanto la documentación
producida por la misma como la que
recibe. Una entidad genera
información en tres direcciones:
Para ella misma, Hacia otras
instituciones. Con el fin de facilitar
la comprensión y la organización de
los fondos acumulados.
El fondo se denomina con el nombre completo de la Entidad Productora
(Institución o Persona).
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Estos procedimientos, procesos y metodologías, se plasman en las
siguientes paso, que en ocasiones se trabajan simultáneamente, en
otras consecutivamente Inventario preliminar de unidades de
conservación, clasificación y ordenación: reubicación de las unidades
de conservación por principio de procedencia y orden original
(actualización inventarios) cuadros de Clasificación, valoración
documental: Identificación de documentos afectados por biodeterioro,
evaluación de condiciones medio ambientales y depósitos de
documentos.
 –

Definido por el Archivo General de Distrito AGD

como: Producto del análisis y organización de
un fondo acumulado que presenta el listado de
agrupaciones documentales o series
documentales con anotación de sus fechas
extremas, sus valoración, su disposición final y
los procedimientos a seguir para aplicar la
disposición final.
El objetivo de la Tabla de
Valoración Documental es servir
de instrumento de soporte para
recuperar la memoria institucional
mediante la aplicación de criterios
archivísticos y que permitan
realizar el plan de transferencias
secundarias.
El alcance de la Tabla de Valoración Documental
como elemento archivístico es proporcionar, el
instrumento dentro del Programa de Gestión
Documental que describe en forma sencilla y clara
la totalidad del fondo acumulado y se convierte en
la guía para la organización, selección y expurgo
de los documentos, y se constituye en la base de
las respectivas transferencias definidas en el
cronograma anual para la entidad.
Es el conjunto de acciones, que se
presentan en forma ordenada y cuyo
objetivo es responder a corto,
mediano y largo plazo con actividades
concretas, frente a la organización de
los fondos acumulados y en la
elaboración y aplicación de las TVD,
que es el tema que en este documento
nos concierne.
Una vez aprobada la TVD se procede a su aplicación
y opera a partir del archivo central o Histórico:
Capacitación: Aplicación TVD. Selección: retiro de la
documentación que ha perdido sus valores
primarios y no posee secundarios, acorde con las
TVD, Foliación. Eliminación: elaboración inventarios
Preparación física de la documentación a
conservar: limpieza, retiro de material metálico y
sustitución de unidades de conservación. Inventario:
actualización.
 –

Cualquier entidad necesita un soporte funcional y

administrativo que le permitan desarrollarse
adecuadamente, ya que sin documentos e
información los organismos no podrían ser
administrados adecuadamente en forma eficaz. Ello
implica que con la elaboración de la Tabla de
Valoración Documental se reconstruye como era y
como funcionaba la entidad que produjo el Fondo
Acumulado a intervenir.
Es la fase de la metodología para la
elaboración de las TVD, a través del cual se
identifica y analiza la situación real del
archivo y la conservación de documentos
frente a los diferentes factores internos y
externos que inciden en ella, para precisar
las causas sobre las cuales se debe actuar.
Este procedimiento permitirá
reunir todos los datos que se
puedan extraer relacionadas
con los antecedentes, hechos
y situaciones alusivas al
fondo acumulado en estudio.
 La evaluación a nivel cualitativo
La evaluación a nivel cuantitativo a
permitirá visualizar, detectar y
través del Inventario, se puede
apreciar la situación real del Fondo
identificar a nivel documental el
Acumulado, identificando (Datos del
estado físico, deterioro biológico y
Archivo, Planta física, Sistemas de
las unidades de conservación
Clasificación, Ordenación, Consulta e
(Carpetas, AZ, Legajos, Tomos,
instrumentos de recuperación, Plazos
Libros, paquetes entre otros.
de retención y Conservación).
Algunas veces, por la antigüedad de los
documentos, se desconocen las fuentes
de información pertinentes para llevar
ha cabo esta tarea. En estos casos, es
necesario identificar esas instituciones,
reconstruir su estructura organizativa y
averiguar cuales fueron sus funciones y
actividades, los pasos a seguir serian los
siguientes:
Esta se aplica en los casos en que la
información se pueda obtener
directamente de las personas que
conozcan el desarrollo institucional
y para recopilar testimonios que
exigen respuestas más detalladas y
precisas ya que en ellas se soporta
las actividades de organización del
Fondo Acumulado.
Esta se aplica para ampliar el
conocimiento, mejorar la
comprensión y análisis del caso en
estudio haciendo uso de información
documental y bibliográfica. Este
acercamiento se soporta en la
búsqueda de Actos administrativos
de creación de la entidad,
Organigramas, ETC
El personal encargado de esta actividad
diligenciara Los Cuadros de Evolución de
Estructuras Orgánicas del Fondo Acumulado, el cual
brinda los siguientes resultados: Definir el nombre
de la entidad orgánica, de donde provienen los
documentos, reconstruir la organización jerárquica
de la entidad orgánica, precisar las funciones y
actividades que correspondan a la entidad orgánica
y a cada una de sus partes.
Un CCD es la herramienta que
nos permite codificar e
identificar cada oficina con sus
respectivas series, subseries y
tipologías documentales , para
todas las dependencias que se
reconstruyeron en el fondo
acumulado a organizar.
La aplicación del Cuadro de
Clasificación, consiste en que
los documentos de cada
dependencia de acuerdo a sus
funciones se separan y se
agrupan a través de la serie a la
que pertenecen la cual fue
definida con anterioridad en el
CCD.
El presente apartado ofrece al
lector una conceptualización
básica en cuanto a la
elaboración y el formato a
diligenciar, que le permita tener
un marco teórico practico para
orientar la actividad
profesional, y el desarrollo de
las Tablas de Valoración
Documental.
▪ Código No
▪ Serie o contenido
de la
documentación
▪ Fecha
▪ Valor Documental
▪ Retención
▪ Disposición Final
▪ Procedimientos
Una vez que se ha elaborado la
propuesta de Tabla de Valoración
Documental – TVD para cada unidad
administrativa del fondo acumulado y
sugerido el plazo de retención para
cada serie y/o subserie documental,
deberá ser sustentada y presentada
ante el Comité de Archivo de la
Entidad, quienes deberán evaluarla
para su aprobación.
 CRUCIGRAMA
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