66 CAPÍTULO 3 Registro de transacciones

Para saber más…

Antes de entrar al registro contable, es primordial que te asegures de que dominas la manera en que las
diferentes operaciones que efectúa una organización económica impactan a la ecuación contable básica.
¿Quieres practicar? Entra a la página en Internet www.mhhe.com/universidades/guajardo5e y encontrarás
una amplia gama de operaciones que cotidianamente efectúan los negocios para poder analizar el impacto
que éstas tienen sobre la ecuación contable básica.
Ahí podrás visualizar el efecto de algunas transacciones de negocios en ambos lados de la igualdad cont-
able, y también encontrarás otras listas que podrás analizar para que posteriormente procedas a validar si
acertaste la respuesta.

Base acumulada: fundamento del registro contable

POD CAST
Escucha directamente del autor
la descripción del concepto
contable de BASE DEVENGADA
La base acumulada o devengada es el fundamento de la contabilización de las transacciones que
efectúa una organización económica, por tanto, es sumamente importante entender la diferencia
entre ambos esquemas de contabilización.
La contabilidad base efectivo reconoce los ingresos cuando se produce una entrada de efec-
tivo y se registran los gastos en el momento en que exista una salida de efectivo; es decir, el
registro se lleva a cabo al momento que se produce un cambio en el efectivo. Para ilustrar lo
anterior, imagine una juguetería que ofrece una promoción para la venta de juguetes. Su publi-
cidad dice: “Compre sus juguetes durante el mes de diciembre y páguelos hasta enero.” Esto
significa que en el supuesto de contabilidad base efectivo, los ingresos se contabilizarán hasta
enero. La utilidad en base efectivo se obtendría de la diferencia entre las entradas de efectivo y
las salidas o desembolsos del mismo. Este esquema de contabilización no es consistente con los
postulados básicos o principios de la contabilidad financiera; sin embargo, es útil para conocer
los flujos de efectivo de los negocios.
La contabilidad base acumulada o devengada reconoce los ingresos cuando se genera la
venta, ya sea que exista o no entrada de efectivo o de algún otro bien. De igual forma, los gastos
se registran cuando se incurre en ellos, exista o no una salida de efectivo o algún otro bien. En
síntesis, los ingresos y gastos se registran cuando se ganan o se incurren, no cuando se reciben
o se pagan. Para ilustrar este concepto se retoma el ejemplo de la juguetería. En el supuesto de
contabilidad base acumulada o devengada, los ingresos por la venta de juguetes realizada en di-
ciembre se haría en ese mismo mes. Este esquema de contabilización facilita la comparación de
los estados financieros de un periodo a otro, es útil para conocer el desempeño de los negocios
y además cumple con los postulados o principios de la contabilidad financiera.

La cuenta: célula de la información contable

Las transacciones de negocios se clasifican en grupos de partidas similares llamadas cuentas.
La cuenta es donde se registran los aumentos o las disminuciones de cada partida provocados
por una transacción de negocios. Todo sistema contable tiene una cuenta por separado para cada
clase de activo, pasivo, capital, ingreso y gasto.
Cada cuenta (también denominada cuenta de mayor) tiene una sección para anotar los au-
mentos y otra para registrar las disminuciones. Mediante el registro contable se pretende clasi-
ficar los efectos de las transacciones realizadas por un negocio en los lugares correspondientes,
es decir, todas las actividades relacionadas con el efectivo en la cuenta de efectivo, todas las de
materiales de oficina en la cuenta materiales de oficina, todas las cuentas por pagar en cuentas
por pagar y así sucesivamente. Si existe la necesidad de crear más partidas, se añaden más cuen-
tas para cubrir esas necesidades.
Para simplificar el dominio del proceso de aumentar o disminuir una cuenta, se creó la
cuenta T, que no necesariamente se usa en las empresas sino que es un método didáctico para
facilitar el aprendizaje. Sin embargo, la aplicación práctica tiene la misma base o lógica que la
cuenta T.




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 Catálogo de cuentas 67

Figura 3.1
Columna del Columna del
Cuenta T.
debe o cargos haber o abonos

BANCOS 1010-01
DEBE HABER
CARGO ABONO
5 000
Movimientos 2 300

Saldo de la cuenta
(saldo deudor) 2 700

Partes de una cuenta

La cuenta tiene dos columnas básicas, que son importantes para registrar las operaciones de
negocios. En estas columnas se registran los aumentos y las disminuciones que se llaman movi-
mientos. Las columnas se identifican con el nombre de debe y haber, o bien, de cargo y abono.
Según la naturaleza de la cuenta, el lado que se utilice para registrar los aumentos y las disminu-
ciones será diferente. Para identificar las partes de la cuenta se presenta la figura 3.1.

Para saber más…

¿Te has fijado que en los estados financieros de las empresas, las cifras de “utilidad” y “efectivo” no coinci-
den? ¿Quieres saber por qué? Consulta una vez más la página electrónica www.mhhe.com/universidades/
guajardo5e y encontrarás la respuesta a esta interesante pregunta…

Saldo de la cuenta
El saldo de la cuenta, o la cantidad restante, es la diferencia entre las columnas del debe y el
haber. Para obtener el saldo se suman las columnas del debe y el haber y se resta la suma total
de los cargos de la suma total de los abonos. La columna con el importe más alto determina si
el saldo es un debe (saldo deudor) o un haber (saldo acreedor).

Saldo normal
El saldo normal o habitual de una cuenta se conoce como el movimiento contable que hay que hacer
(cargo o abono) para incrementarla. Debido a que se necesita un cargo para aumentar las cuentas de
activo y de gastos, el saldo normal de éstas es deudor, por tanto, se dice que es de naturaleza deu-
dora. Como para aumentar un pasivo, una cuenta de capital o una de ingresos se necesita un abono,
el saldo normal de éstas es acreedor, por ello se dice que es de naturaleza acreedora. Cuando una
cuenta termina con un saldo anormal, es decir, diferente de su naturaleza, se pone entre paréntesis
o se imprime en rojo. Posteriormente, cuando se analicen las reglas del cargo y el abono, se hará
referencia a los saldos normales de los conceptos básicos (activo, pasivo, capital, ingreso y gasto).

Catálogo de cuentas
El catálogo de cuentas representa la estructura del sistema contable. Este catálogo es una lista que
contiene el número y el nombre de cada cuenta que se usa en el sistema de contabilidad de una enti-
dad económica. Dicho listado debe relacionar los números y los nombres o títulos de las cuentas, y
éstas deben colocarse en el orden de las cinco clasificaciones básicas: activo, pasivo, capital, ingreso
y gasto. Generalmente, en este catálogo las cuentas de activo comienzan con el número uno, las cuen-
tas de pasivo con el dos; las de capital con tres; las de ingreso con cuatro, y las de gasto con cinco.




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 68 CAPÍTULO 3 Registro de transacciones

Para saber más…

No hay nada como un buen catálogo de cuentas que permita efectuar de forma eficiente el proceso de regis-
tro de las operaciones de una organización económica.
En la página electrónica www.mhhe.com/universidades/guajardo5e encontrarás algunos ejemplos intere-
santes de catálogos de cuentas que se usan en empresas reales, para que procedas a analizarlos. Por medio
de ellos podrás conocer cómo están estructurados y su aplicación práctica.

Reglas para el registro contable

Para registrar las operaciones o transacciones de los negocios es necesario que el alumno conoz-
ca las reglas básicas de la contabilidad, introducidas por fray Luca Pacioli. Se trata de la lógica
contable que se basa en la premisa “a todo cargo corresponde un abono”.

Reglas del cargo y el abono

Para aumentar o disminuir las cuentas se ha establecido un par de reglas muy sencillas, que
son básicas para el registro de las operaciones. Estas reglas se reducen a saber qué movimiento
contable se debe realizar para aumentar o disminuir cada cuenta. A estas reglas se les conoce
también como reglas del cargo y del abono y son las siguientes:
• Cargo: Movimiento del lado izquierdo de la cuenta. Representa un aumento en las cuentas
de activo y gasto y una disminución en las cuentas de pasivo, capital e ingreso.
• Abono: Movimiento del lado derecho de la cuenta. Representa una disminución en las
cuentas de activo y gasto y un aumento en las cuentas de pasivo, capital e ingreso.
Las reglas del cargo y el abono son fundamentales para el registro contable de las transac-
ciones de negocios. Es conveniente aclarar que algunos sinónimos del término cargo son débito
y debe. Igualmente, algunos sinónimos del término abono son crédito y haber. Para comprender
mejor esta regla contable se presenta la figura 3.2, en la cual se indica cómo aumenta y disminu-
ye cada cuenta contable y cuál debe ser el saldo normal de las mismas.

Manual contable
El manual contable, también llamado guía de contabilización, representa la estructura del sis-
tema de contabilidad de una entidad económica. Se trata de un documento independiente en el

Figura 3.2 ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

Reglas del cargo y el

abono.

Cargo para Abono para Cargo para Abono para Cargo para Abono para
aumentar disminuir disminuir aumentar disminuir aumentar

Saldo normal Saldo normal Saldo normal

DEUDOR ACREEDOR ACREEDOR

INGRESOS GASTOS

Cargo para Abono para Cargo para Abono para

POD CAST disminuir aumentar aumentar disminuir
Escucha directamente del autor
la explicación de las reglas de Saldo normal Saldo normal
cargo y abono. ACREEDOR DEUDOR

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 Concepto de diario general 69

que, además de los números y títulos de las cuentas, se describe de manera detallada lo que se
debe registrar en cada una de ellas, junto con los documentos que dan soporte a la transacción,
así como lo que representa su saldo.
Este manual sirve de referencia al registrar las transacciones contables. Mediante el catálogo
de cuentas (que por lo general se detalla en las primeras páginas del manual contable) y del
manual o guía contabilizadora puede lograrse una excelente visión del sistema contable y deter-
minar cómo deben registrarse las transacciones.
Antes de estudiar la contabilización de las transacciones de negocios, es necesario que el
alumno se familiarice con determinados conceptos que integran el material básico para el re-
gistro de las mismas. En seguida se definen las siguientes herramientas: diario general, mayor
general y balanza de comprobación.

Concepto de diario general

El diario general es un libro o medio magnético en el cual quedan registradas, cronológicamen-
te, todas las transacciones efectuadas en un negocio, de acuerdo con los principios de contabili-
dad y en función del efecto que éstas hayan tenido en las cinco cuentas básicas de activo, pasivo,
capital, ingreso y gasto.
Con este paso, el proceso contable del negocio adquiere un historial o registro completo de
los sucesos, en orden cronológico y en un solo lugar. Cada operación registrada debe tener, por
lo menos, un cargo y un abono compensatorio igual.

Para saber más…

Cuando existen dudas sobre cuál es la cuenta contable correcta que se debe utilizar para proceder al registro
de una transacción de negocios, debe consultarse el catálogo de cuentas, el manual contable, o ambos.
En la página electrónica www.mhhe.com/universidades/guajardo5e se presenta un ejemplo del manual
contable, en el que se incluyen las cuentas más importantes que forman parte del sistema de contabilidad de
una empresa y los motivos principales por los cuales debe afectarse cada una. Consulta dicho manual todas
las veces que lo consideres necesario durante el estudio de este libro.

En cada transacción registrada, la suma de los cargos tiene que ser igual a la suma de los
abonos, mecanismo que se conoce como contabilidad por partida doble. En otras palabras, para
que el asiento sea correcto tiene que estar balanceado.
Al proceso de registrar las operaciones o transacciones de negocios en el diario general se le
denomina asentar. Las siete partes básicas de un asiento de diario son:
1. Fecha.
2. Nombre de la(s) cuenta(s) a cargar.
3. Nombre de la(s) cuenta(s) a abonar.
4. Cantidad(es) a cargar.
5. Cantidad(es) a abonar.
6. Explicación.
7. Referencia.
Los asientos deben prepararse de manera clara y exacta. Siempre debe recordarse que, des-
pués de determinado tiempo, tanto quien efectúa el asiento como otras personas tendrán necesi-
dad de leerlo y entenderlo. Por tanto, es necesario utilizar un formato estándar en las empresas.

Registro de las operaciones en el diario general

A continuación se presenta un ejemplo sobre cómo se realiza el proceso de registro de transac-
ciones en el diario general.
El 10 de junio del 200X, Office Clean, S.A., que se dedica a brindar el servicio de limpieza
de oficinas, compró a una agencia de automóviles una camioneta tipo pick-up para integrarla
a su equipo de transporte. La camioneta tuvo un costo de $180 000 y para ello se expidió el




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