REGISTRO DE TRANSACCIONES

INTRODUCCIÓN
La contabilidad se basa en un sistema de partida o registro doble, por tanto, cada transacción que realice una
organización afectará a dos o más cuentas del sistema contable. Para procesar adecuadamente la información
económica de los negocios es importante conocer las cuentas que integran un sistema contable, de qué
manera se afectan y cómo se clasifican para su presentación en los estados financieros.

LA ECUACIÓN CONTABLE BÁSICA

La ecuación contable básica se muestra dice que:
activo = pasivo + capital
y representa la relación entre activos, pasivos y capital contable. De un lado están los activos totales y del otro
las fuentes de financiamiento y los derechos legales y económicos sobre estos activos (pasivo y capital
contable).

Por su parte, el capital contable agrupa dos elementos: el capital social, que expresa las aportaciones de los
accionistas y las utilidades retenidas, que representan las utilidades generadas por el negocio y reinvertidas
en el mismo.

A su vez, las utilidades retenidas están integradas por las utilidades de periodos anteriores no repartidas más la
utilidad del periodo actual, disminuidas por los dividendos, es decir por aquella porción de las utilidades
repartidas entre los accionistas.

Finalmente, la ecuación utilidad del periodo actual = ingresos - gastos indica que dicha utilidad está
integrada por los ingresos menos los gastos.

LA CUENTA: CÉLULA DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

Las transacciones de negocios se clasifican en grupos de partidas similares llamadas cuentas. La cuenta es
donde se registran los aumentos o las disminuciones de cada partida provocados por una transacción de
negocios. Todo sistema contable tiene una cuenta por separado para cada clase de activo, pasivo, capital,
ingreso y gasto.

Cada cuenta (también denominada cuenta de mayor) tiene una sección para anotar los aumentos y otra para
registrar las disminuciones. Mediante el registro contable se pretende clasificar los efectos de las transacciones
realizadas por un negocio en los lugares correspondientes, es decir, todas las actividades relacionadas con el
efectivo en la cuenta de efectivo, todas las de materiales de oficina en la cuenta materiales de oficina, todas las
cuentas por pagar en cuentas por pagar y así sucesivamente. Si existe la necesidad de crear más partidas, se
añaden más cuentas para cubrir esas necesidades.

Para simplificar el dominio del proceso de aumentar o disminuir una cuenta, se creó la cuenta T, que no
necesariamente se usa en las empresas, sino que es un método didáctico para facilitar el aprendizaje. Sin
embargo, la aplicación práctica tiene la misma base o lógica que la cuenta T.

PARTES DE UNA CUENTA

La cuenta tiene dos columnas básicas, que son importantes para registrar las operaciones de negocios. En
estas columnas se registran los aumentos y las disminuciones que se llaman movimientos. Las columnas se
identifican con el nombre de debe y haber, o bien, de cargo y abono. Según la naturaleza de la cuenta, el lado
que se utilice para registrar los aumentos y las disminuciones será diferente. Para identificar las partes de la
cuenta se presenta la siguiente figura:

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El saldo de la cuenta, o la cantidad restante, es la diferencia entre las columnas del debe y el haber. Para
obtener el saldo se suman las columnas del debe y el haber y se resta la suma total de los cargos de la suma
total de los abonos. La columna con el importe más alto determina si el saldo es un debe (saldo deudor) o un
haber (saldo acreedor).

El saldo normal o habitual de una cuenta se conoce como el movimiento contable que ha que hacer (cargo o
abono) para incrementarla. Debido a que se necesita un cargo para aumentar las cuentas de activo y de gastos,
el saldo normal de estas es deudor, por tanto, se dice que es de naturaleza deudora.

Como para aumentar un pasivo, una cuenta de capital o una de ingresos se necesita un abono, el saldo normal
de éstas es acreedor, por ello se dice que es de naturaleza acreedora. Cuando una cuenta termina con un
saldo anormal, es decir diferente de su naturaleza, se pone entre paréntesis o se imprime en rojo.

El catálogo de cuentas representa la estructura del sistema contable. Este catálogo es una lista que contiene
el número y el nombre de cada cuenta que se usa en el sistema de contabilidad de una entidad económica.
Dicho listado debe relacionar los números y los nombres o títulos de las cuentas, y éstas deben colocarse en el
orden de las cinco clasificaciones básicas: activo, pasivo, capital, ingreso y gasto.

REGLAS PARA EL REGISTRO CONTABLE

Para registrar las operaciones o transacciones de los negocios es necesario que el alumno conozca las reglas
básicas de la contabilidad, introducidas por Fray Luca Paccioli. Se trata de la lógica contable que se basa en la
premisa “a todo cargo corresponde un abono”.

Para aumentar o disminuir las cuentas se ha establecido un par de reglas muy sencillas, que son básicas para
el registro de las operaciones. Estas reglas se reducen a saber qué movimiento contable se debe realizar para
aumentar o disminuir cada cuenta. A estas reglas se les conoce también como reglas del cargo y de/abono y
son las siguientes:

Cargo: movimiento del lado izquierdo de la cuenta. Representa un aumento en las cuentas de activo y gasto y
una disminución en las cuentas de pasivo, capital e ingreso.
Abono: movimiento del lado derecho de la cuenta. Representa una disminución en las cuentas de activo y
gasto y un aumento en las cuentas de pasivo, capital e ingreso.

Las reglas del cargo y el abono son fundamentales para el registro contable de las transacciones de negocios.
Es conveniente aclarar que algunos sinónimos del término cargo son débito y debe. Igualmente, algunos
sinónimos del término abono son crédito y haber.