Organización documental 2

Descripción documental e
instrumentos
Unidad de aprendizaje 3
Actividad evaluativa
 Actividad evaluativa unidad de aprendizaje 1

Descripción documental e instrumentos

Para esta actividad debes organizar mínimo 20 documentos de archivo, bien sea
que correspondan a tu archivo personal o a documentos de la compañía en la que
trabajas; con estos documentos deberás aplicar todos los conocimientos adquiridos
en la unidad y las condiciones que se presentan a continuación.

Para el desarrollo de la actividad, deberás realizar lo siguiente:

1- Ordena la documentación aplicando el principio de orden original y los

criterios para la organización de archivos enmarcados en el acuerdo 042 de
2002, Articulo 4° numeral 3. Así como los criterios que se dan en la circular
004 de 2003.

2- La documentación debe ser foliada según los criterios enmarcados en el

acuerdo 042 de 2002, Articulo 4° numeral 4 y lo estipulado en la cartilla de
archivo general de la nación sobre foliación de archivo.

3- Realiza la hoja de control, de acuerdo a la explicación dada en la unidad.

4- Las carpetas deberán estar marcadas y rotuladas de acuerdo a la siguiente

información y según el acuerdo 042 de 2002 artículo 4° numeral 5 (fondo,
sección, subsección, serie, subserie, unidad documental, número de folios,
fechas extremas).

Nota:
De esta actividad usted deberá enviar las respectivas evidencias, aportando fotos
que muestren los rótulos, la foliación realizada y la ordenación dada a los
documentos.
SOLUCIÓN

Solo manejan carpeta

Esta es la manera cuatro aletas, no folian
como rotulan las los documentos
carpetas en la
empresa italcol
 Rotulación de la
caja

Este es un ejemplo de cómo archivan la documentación en la empresa italcol, a

continuación, la manera como realice el trabajo y como entiendo que debe de
llevar el principio de orden original y los criterios para la organización del archivo.

Marcación y rotulación de
la carpeta
 Fondo, sección, subsección,
serie, subserie, número de
expediente, número de folios y
fechas extremas, número de
carpeta
 Número de folio

Número de folio
35 folios en total
 HOJA DE CONTROL

FECHA TIPO DOCUMENTAL No DE

FOLIO
30/04/2012 Certificado médico ingreso ocupacional 1
13/10/2018 Certificado de Incapacidad 2
05/12/2018 Certificado incidente laboral 3
14/02/2019 Constancia cita medica 4
20/03/2019 Certificado de incapacidad 5
17/04/2019 Certificado de incapacidad expedida medico particular 6
30/07/2019 Certificado de incapacidad 7
8
11/08/2019 Exámenes médicos
14/08/2019 Exámenes de laboratorio 9
04/10/2019 Control medico 10
12/11/2019 Certificado de incapacidad 11
20/11/2019 Cita medica 12
24/11/2019 Certificado cita odontológica 13
03/12/2019 Exámenes médicos 14
02/02/2020 Control anual medico ocupacional 15
04/03/2020 Certificado de incapacidad 16
10/03/2020 Historial medico 17
20/04/2020 Certificado cita medica 18
28/04/2020 Control cita medica 19
30/06/2020 Examen medico 20