Trazabilidad en la cadena

logística, canales de
distribución internacionales y
normas técnicas de calidad
 Tabla de contenido

Introducción .................................................................................................................. 3

Mapa conceptual ........................................................................................................... 4

1. Trazabilidad ............................................................................................................... 5
Unidades logísticas ............................................................................................................... 8
¿Qué es trazabilidad? ..........................................................................................................13
Codificación EAN-UCC para la trazabilidad ..........................................................................21
Aplicaciones de la trazabilidad .............................................................................................28
Electronic Data Interchange o Intercambio Electrónico de Datos (EDI) ................................30

2. Canales de distribución internacionales .............................................................. 32

Canales para la exportación .................................................................................................33
Tipos de distribución.............................................................................................................34
Clasificación de los canales de distribución ..........................................................................35
Sistemas de transporte.........................................................................................................36

3. Normas ISO 9000 .................................................................................................... 43

Terminología relacionada con calidad ..................................................................................43
Normas ISO 9000 .................................................................................................................45
Norma ISO 9001 ..................................................................................................................47
Norma ISO 9004 ..................................................................................................................47
Implementación ....................................................................................................................48

Referencias .................................................................................................................. 50
 Introducción

La incursión de una empresa en el mercado actual nacional, internacional o su

participación reconocida en una determinada cadena de suministros, está supeditada al
cumplimiento de unas normas que el mismo mercado exige. Los procesos de cada
compañía deben estar alineados de forma sistemática y tecnológica de tal forma que
cualquier actor de la cadena pueda tener visibilidad de todo el proceso y poder así
actuar y responder a cualquier eventualidad en la prestación del servicio, ya sea por
falencias del producto o variaciones del servicio.

El transporte y la distribución son actividades logísticas de especial consideración para

las empresas, ya que constituyen las dos terceras partes del conjunto de los costos
logísticos. Además, estas actividades son clave dentro del concepto de servicio al
cliente, ya que producen las entregas en el tiempo y la forma acordada, teniendo en
cuenta las expectativas y requerimientos de éste. (Castellanos, 2015)

La trazabilidad, los canales de distribución tanto nacionales como internacionales y las

normas técnicas de calidad son temas de suma importancia en cualquier organización;
puesto que definen su alcance comercial, competitividad y la calidad con la cual
atienden el mercado.

3
 Mapa conceptual

En el mapa conceptual que se comparte a continuación, se evidencia la interrelación

temática del contenido que se plantea en este material de formación:

Trazabilidad en la cadena logística, canales de distribución

internacionales y normas técnicas de calidad

Se van a tratar tres temas principales

Sistemas de Canales de distribución Normas ISO

trazabilidad internacional 9000

Comprende Describe Incluye

Canales para la Terminología.

Unidades logísticas.
exportación.

Proceso de trazabilidad. Tipos de distribución. Definiciones.

Código EAN-UCC. Clasificación de los Normas ISO 9000.

canales.

Aplicaciones de Sistema de transporte. Normas ISO 9001.

trazabilidad.

Geografía económica. Normas ISO 9004.

Rutas y terminales. Implementación.

Modos.

Medios.

4
 1. Trazabilidad

La trazabilidad además de ser un elemento estratégico en la cadena de

abastecimiento, es una herramienta que las organizaciones utilizan para cumplir con
objetivos predeterminados, establecidos para mejorar la seguridad, el control de
calidad, combatir el fraude y administrar con eficiencia la cadena logística. Implementar
un sistema de trazabilidad en una empresa traerá como resultado que ésta pueda
recuperar antecedentes de un producto, conocer el uso, localización y el recorrido de
un artículo desde el inicio hasta el final de la actividad logística.

Conceptos

Artículo comercial: se refiere a “cualquier producto o servicio del cual se requiere

obtener información predefinida, la cual puede tener fijado un precio e incluso una
orden y factura para que sea comercializada entre los participantes de la cadena de
abastecimiento” (EAN International y Uniform Code Council, 2003).

“Esta definición abarca desde las materias primas hasta los productos al consumidor
final y asimismo incluye servicios, todos con sus correspondientes características
predefinidas” (GS1 Colombia, s.f.).

Fuente: SENA

Lote: es el conjunto de unidades de venta de un producto fabricado, producido o

envasado en las mismas condiciones.

5
 Fuente: SENA

Código: es un número que identifica a un artículo comercial de una manera única e

inequívoca.

Fuente: SENA

Símbolo: “es la representación de un código en un formato que puede ser leído por un
lector láser” (Código Zen, 2012).

6
Unidad logística: es un artículo de cualquier tipo utilizado para transporte y/o
almacenamiento, el cual necesita ser administrado a través de la cadena de
abastecimiento.

Fuente: SENA

GLN (Global Location Numbers): son números de localización que se utilizan para
identificar de forma única e inequívoca cualquier ubicación física o virtual.

GTIN (Global Trade Item Number): es una familia de estructuras de datos globales
que se componen de 14 dígitos y que pueden codificarse en varios tipos de portadores
de datos. El GTIN, actualmente solo utiliza los códigos de barras.

Fuente: Ingenieríaindustrialonline.com (2016)

7
Picking: “también conocido como la preparación de pedidos, es la actividad que
desarrolla dentro del almacén un equipo de personas para preparar los pedidos de los
clientes”. (Mauleón, 2003)

Fuente: SENA

Unidades logísticas

Fuente: SENA

Puede decirse que la unidad logística es un grupo de unidades de un producto. El fin

de este grupo es hacer más fácil la distribución y el almacenamiento de estos artículos.

8
La unidad logística más diminuta es la unidad que no puede ser dividida (el producto en
sí mismo) y la unidad más grande puede llegar a ser un contenedor. El administrar
adecuadamente la cadena de suministro está condicionado por las unidades logísticas
que se utilicen, los costos, el tiempo y las condiciones comerciales varían de acuerdo a
la unidad logística que se seleccione.

Las unidades logísticas se condicionan por: volumen o dimensiones, peso, forma,

resistencia, estabilidad, manejabilidad, ecología, costos y unidades contenidas. Hacen
parte de ellas las unidades de consumo, unidades distribución y unidades de
expedición.

Unidad de
expedición
Unidad de consumo Unidad de
distribución
Agrupación de
Unidad en la que el
unidades de consumo
producto se le Unidades agrupadas
que se utilizan para
presenta al que se forman para
facilitar las
consumidor. facilitar el picking.
operaciones de
manipulación.

Fuente: SENA

Unidades de manipulación

Corresponde a la unidad básica del movimiento en la cadena de abastecimiento, suele

ser idéntica a la unidad de venta, algunas de ellas son:

 Unidad suelta

Fuente: SENA

9
 Caja-pack

Fuente: SENA

 Cubeta

Fuente: SENA

 Bandeja

Fuente: SENA

10
 Bombona

Bombona para productos químicos. Bombona para gas propano.

Fuente: SENA

Unidades de almacenaje

Es una unidad básica de almacenamiento, normalmente es igual a la unidad de carga.

Algunas de ellas son:

 Pallets

Fuente: SENA

11
 Contenedor

Fuente: SENA

 Jaula

Fuente: SENA

12
 Soporte de bombonas

Fuente: SENA

Unidades de carga

Son el conjunto de productos de pequeñas dimensiones que se agrupan con el fin de

hacer que su manejo sea más fácil, de esta manera se disminuye la frecuencia con el
cual el material es cambiado de posición y se optimiza el tiempo de carga y descarga
de los vehículos. Las unidades de carga normalmente son idénticas a las unidades de
almacenaje.

¿Qué es trazabilidad?

Fuente: SENA

Es el conjunto de actividades preestablecidas que permiten conocer el histórico, la

localización y el recorrido final de un producto o lote de productos a través de la cadena
logística, utilizando elementos específicos para tal fin. Es la capacidad de rastrear un
producto durante toda la SCM (Supply Chain Management), desde su origen hasta su
destino como producto de consumo. En todas estas actividades se asocian el flujo de
información y el flujo físico de productos, con la finalidad de relacionar en cualquier
momento esta información con lotes de productos.

13
La trazabilidad es la capacidad de rehacer la historia, el trayecto y la implementación
de un producto, identificando:

 El origen de todas las partes que lo componen.

 El detalle de los procesos que se le aplicaron al producto.

 El proceso de distribución y la ubicación después de ser despachado.

Cuando una compañía cuenta con esta información le es posible suministrar productos
definidos a mercados específicos, con la garantía de conocer con veracidad el origen y
la historia del mismo. El concepto de trazabilidad está íntimamente relacionado con
procesos productivos modernos y productos de mayor calidad y valor para el cliente
final o consumidor.

Actualmente se cuenta con la tecnología que permite rastrear con precisión el camino
que recorre un producto en la cadena productiva y de comercialización. La articulación
de Internet con las redes de comunicación, los accesos inalámbricos, el software
especializado, los dispositivos móviles, el GPS y otras tecnologías, hacen posible
detectar el punto exacto y el momento donde se produjo un evento.

El concepto de trazabilidad se divide en dos partes:

1. Trazabilidad interna o trazabilidad en el proceso

Corresponde al registro de la información del producto a medida que circula por las
áreas de una organización, como lo manipulan, sus componentes, las máquinas que
lo intervienen, el tiempo, las especificaciones técnicas, el lote y demás; en otras
palabras, toda la información de las variaciones que tuvo el producto durante cada
proceso hasta que llega al usuario final.

La trazabilidad interna debe relacionar todos los productos que maneja la empresa,
tanto los que son considerados como materia prima hasta aquellos que sufren una
transformación en un proceso productivo, además debe detallar las operaciones que
afectan cada producto.

La trazabilidad interna debe arrojar como resultado las respuestas a los siguientes
interrogantes:

 ¿En qué momento los productos se dividen, son transformados o para el caso de
la materia prima y/o productos semielaborados, se convierten en uno solo?

 ¿Cuál es el resultado de estos procesos?

 ¿Cuáles son sus componentes esenciales?

14
  ¿Cómo es el proceso para crearlos?

 ¿Cuándo se crean?

2. Trazabilidad externa

La trazabilidad externa comprende los procedimientos, actividades y elementos

necesarios para obtener información del movimiento de un producto en la cadena de
abastecimiento.

Se puede dividir en tres procesos:

 Recepción y/o captura de datos del proveedor.

 Trazabilidad interna: utilizar los datos iniciales de recepción más aquellos que se
generen en los procesos internos.

 Expedición y transmisión de la información con los clientes o el siguiente

participante en la cadena de suministros.

Proceso de la trazabilidad

Existen reglas comerciales y requisitos mínimos que se deben cumplir para diseñar e
implementar un sistema de trazabilidad, estos se agrupan de acuerdo a una serie de
responsabilidades que se deben ejecutar en cada paso del proceso.

Planificar y
organizar

Alinear
Utilizar
datos
información
maestros

Registrar
Solicitar
datos de
seguimiento
trazabilidad

Fuente: SENA

15
 Planificar y organizar: determina la forma en que se asigna, compila, comparte y
mantiene la información de trazabilidad. Además determina la forma de administrar
vínculos entre los procesos internos.

Alinear datos maestros: determina la forma en que se asignan identificaciones a las

partes y ubicaciones físicas, a los artículos comerciales y si corresponde, a los bienes.
También determina la forma de intercambiar datos maestros con socios comerciales.

Registrar datos de trazabilidad: determina la forma en que se asigna, aplica y captura

la identificación de trazabilidad y la manera en que se recopilan, comparten y
almacenan datos de trazabilidad durante el flujo físico.

Solicitar seguimiento: determina la forma en que se inicia y se responde a una

solicitud de trazabilidad.

Utilizar información: permite el uso de procesos anteriores para ejecutar las acciones
que correspondan conforme a requisitos legales y comerciales. (GS1 Colombia, 2016)

Metas de un sistema de trazabilidad

Sin importar el campo de aplicación, un sistema de trazabilidad debe responder a la

siguiente información:

Elementos a
Alcance Medios Rendimiento
rastrear

• Contexto. • Campo de • Sistemas de • Confiabilidad.

aplicación. información.
• Objetivos. • Velocidad.
• Lote/unidad • Estándares de
• Destinatario. logística. comunicación e • Precisión.
idenficación
• Vínculos entre EAN-UCC.
• Coherencia.
lotes y unidades
logísticas. • Organización.
• Costos.
• Información
registrada.

• Periodo de
archivo.

Fuente: SENA

Bajo el concepto de la gestión de la información, la trazabilidad consiste en asociar

sistemáticamente un flujo de información a un flujo físico de mercancías de manera que
se pueda recuperar en un instante, determinado la información requerida relativa a los
lotes o grupos de productos determinados.

16
 Fuente: SENA

El sistema se apoya en registros de información en tres niveles:

1. La información que se le agrega al producto a través de una etiqueta y viaja

físicamente con él. Si los productos van agrupados o por lotes, parte de la
información irá en los códigos de barras para lograr la lectura automática de la
misma.

2. La información que se registra en las bases de datos de cada eslabón de la cadena

de suministros, para ser presentada cuando se requiera de manera específica.

3. La información que es transmitida vía electrónica entre los diferentes eslabones de la

cadena logística.

El sistema funciona si cada eslabón tiene sistemas de información y bases de datos

que tengan la capacidad para almacenar la información requerida para lograr la
trazabilidad en tiempo real.

De manera lógica, la revisión de los procesos llevados a cabo para la trazabilidad, se

apoyan en los cumplimientos de los siguientes principios, en todos los puntos de la
cadena logística, propios y ajenos:

Registro Identificación Transmisión

Fuente: SENA

17
Registro de información: cada eslabón de la cadena logística debe contar con un
sistema de información capaz de generar, administrar y registrar la información de la
trazabilidad en tiempo real.

Todas las unidades de consumo tienen impresas la fecha de caducidad o consumo

preferente y/o número de lote.

Todas las unidades de expedición (paletas y/o cajas) están codificadas con un código
EAN/UCC que las identifica como agrupación y tienen impreso el lote y/o fecha de
caducidad o consumo preferente. Este código de agrupación debe estar también
simbolizado para que se pueda capturar automáticamente por los agentes de la cadena
de suministro.

Transmisión: la transmisión de la información de trazabilidad necesaria (número de

lote, fecha de fabricación, consumo preferente u otra información adecuada) al
siguiente eslabón de la cadena de suministros.

Los sistemas de trazabilidad se componen de:

 Sistemas de identificación.

 Sistema de identificación de la unidad del producto.

 Sistema de identificación de embalajes o cajas.

 Sistema de identificación de bultos o estibas.

 Sistemas para la captura de datos.

 Para las materias primas.

 Para la captura de datos en planta de producción.

 Para la captura de datos en almacén.

 Software para la gestión de datos.

 Con capacidad de imprimir etiquetas.

 Con capacidad de grabar chips RFID.

 Con capacidad de almacenar los datos capturados.

 Con capacidad de intercambiar datos con los sistemas de gestión empresariales.

18
Este sistema de trazabilidad debe de disponer de personal capacitado y competente
con el fin de que la información que transite por el sistema sea veraz y confiable.

Componentes principales de la trazabilidad: para implementar cualquier sistema de

trazabilidad se deben tener en cuenta los siguientes elementos fundamentales para
cualquier empresa, de cualquier sector y de cualquier país.

Identificación: una adecuada administración de la trazabilidad debe identificar todas

las entidades que interactúan en el proceso de transformación del producto, lotes de
manufactura y unidades logísticas de forma única y sin confusiones.

Para hacer el seguimiento y el rastreo de una organización, el identificador es vital para

seguir su camino a fin de acceder a toda la información que esté disponible y que se
relacione con ella.

Normalmente a los artículos comerciales se les realiza un rastreo a través de un grupo

que comprende todos los artículos que se relacionan entre sí en su proceso productivo,
es decir, lotes que pasaron por un mismo proceso de transformación o que
experimentaron las mismas condiciones de transporte.

Captura y registro de datos: la administración de la trazabilidad también comprende

el registro de la información en todo el proceso de la cadena de abastecimiento. Los
datos que se rastrean deben incluir los elementos que varían en el proceso productivo,
dependiendo de la línea de producción, el tiempo de manufactura, entre otros datos.
Esta información está directamente relacionada con los identificadores del grupo o lote
del producto o incluso con el número del pedido, orden de producción, el tiempo o
cualquier otra información que permita crear vínculos entre los productos.

La información requerida puede representarse por portadores de datos, un ejemplo de

ellos son los códigos de barras. Ellos permiten que la cadena de abastecimiento
acumule todos los datos de forma simultánea, exacta y eficiente en cualquier momento
del proceso.

Administración de conexiones: los sistemas de trazabilidad también registran la

información de las conexiones de los lotes de producciones y las unidades logísticas a
lo largo de la cadena de abastecimiento.

Dentro de cualquier empresa, el control de dichas conexiones en conjunto con una

contabilidad acertada hace que sea más fácil relacionar lo que se ha recibido vs. lo que
se ha producido y lo que se ha despachado/embarcado y viceversa.

Si alguna de las unidades logísticas que participa en la cadena de abastecimiento

pierde el control de estas conexiones, ya sea hacia atrás o hacia adelante, se produce
una ruptura y a su vez un extravío de la trazabilidad.

19
 Artículos
recibidos

Artículos
producidos

Artículos
despachados

Fuente: SENA

Comunicación

Fuente: SENA

La administración de la trazabilidad también está relacionada con el flujo de la

información respecto al flujo físico de la mercancía.

Para asegurar la continuación del flujo de información cada participante debe pasar los
identificadores de unidades logísticas o lotes al siguiente participante de la cadena de
producción, de esta manera se aplicaría el último elemento de los sistemas de
trazabilidad correspondiente a la comunicación entre las áreas.

20
Una trazabilidad de punto a punto es la forma más adecuada y exacta de dirigir la
trazabilidad en una empresa, cada participante guarda la información que se relaciona
con su proceso. Los identificadores de la trazabilidad de las unidades logísticas y/o
lotes de producción establecen la mínima información que se comunicará en cada fase
del proceso.

En caso de que se presente la necesidad, el socio x puede contactar al socio x-1 o al

socio x+1 para solicitar la información que requiere e igualmente de ser necesario el
último socio contacta a los demás para trasladarse hacia adelante o hacia atrás en la
cadena.

Cada participante de la cadena de abastecimiento es interdependiente, la trazabilidad

del elemento más débil es la que realmente determina el desarrollo del resto del
proceso en conjunto.

La comunicación debe suministrar información clara permitiendo que los socios puedan
intercambiarla de una forma simple y precisa guardando una relación costo-beneficio,
por eso la importancia de utilizar identificadores únicos y fáciles de comprender; el uso
de este lenguaje hará que el flujo de información sea mejor para cualquier grupo de
artículos.

Codificación EAN-UCC para la trazabilidad

Fuente: SENA

El sistema EAN-UCC funciona para todo tipo de industrias, ofreciendo soluciones

comerciales para todas ellas. Cuando las empresas implementan estos estándares de
información pueden obtener una mejor visibilidad del mercado y de los servicios
administrativos, de abastecimiento y logística. Esto incluye todas las partes que
constituyen en la cadena: fabricación, distribución, transporte y consumidores finales.

21
En la actualidad, son muchas las industrias que se benefician del sistema EAN-UCC
incluyendo el sector minorista de alimentos, del sector de la salud, transporte, compras
públicas, empresas prestadoras de servicios, fabricantes de computadores y
equipamiento.

Ventajas de implementar un sistema de codificación

 Procesar la información de manera sistemática con todos los agentes que participan
en la cadena de abastecimiento.

 Utilizar al máximo los sistemas de comunicación e identificación que existen en las

compañías.

 Dejar que los agentes se comuniquen entre sí, con el fin de asegurar la continuidad
entre los diversos socios de la cadena de abastecimiento.

 Aprovechar la automatización que se utiliza para intercambiar datos.

 Fortalecer la transparencia de los sistemas de trazabilidad.

 Controlar los flujos logísticos, devoluciones y retiros de productos.

 Disminuir los costos de las transacciones.

Principios del sistema EAN/UCC

Sistema de numeración: comprende tres tipos de numeración:

1. Número mundial de artículo comercial (GTIN): también se conoce como

estructura de datos, es empleado para identificar de forma inequívoca todos los
artículos comerciales que existen en el mundo. La identificación y la marcación del
símbolo del artículo comercial hacen posible la automatización del punto de venta
minorista, en temas como la recepción de productos, gestión de inventarios,
generación automática de órdenes de compra, análisis de ventas entre otras
aplicaciones comerciales.

2. SSCC: es un número o estructura de datos que se utiliza para identificar de manera

inequívoca las unidades logísticas (transporte y/o almacenamiento). El escaneo de
este código hace que sea posible rastrear y hacer seguimiento de forma individual al
movimiento físico de cada unidad con su respectivo flujo de información, también
permite la implementación de sistemas como el Cross Docking, seguimiento de
embarques, recepción automatizada, entre otros.

22
 Fuente: Ingenieríaindustrialonline.com (2016)

3. Número mundial de localización (GLN): el GLN es un código que se usa para

identificar una empresa o compañía como entidad legal. De la misma manera, el
código GLN también se utiliza para identificar localizaciones físicas o entidades
funcionales dentro de la compañía.

Tipos de código de barras utilizados en el sistema EAN

El sistema EAN/UCC apoya tres tipos de simbologías de código de barras distintos:

a. Simbología ITF-14: está relacionada con los códigos de barras que contiene los
números de identificación de los artículos comerciales que son leídos por las cajas
registradoras minoristas.

Esta simbología es útil cuando no se requiere información adicional de un producto,

por ejemplo, la fecha de vencimiento, dimensiones, lote de fabricación, entre otros; o
cuando se tiene un tipo de embalaje distinto para cada tipo de unidad de
comercialización detallista, este código suele imprimirse sobre el corrugado.

23
 Fuente: Ingenieríaindustrialonline.com (2016)

b. Simbología UCC/EAN-128: EAN internacional y UCC son las únicas que poseen la
licencia exclusiva de su uso. Su propósito no es ser leído por cajas registradoras
minoristas, pues es la única simbología aprobada por el EAN/UCC que faculta la
codificación de información complementaria a la identificación.

Fuente: Ingenieríaindustrialonline.com (2016)

24
Identificación de artículos comerciales

Los artículos comerciales se numeran con un GTIN utilizando cuatro estructuras de

numeración, como lo son: EAN/UCC-8, UCC-12, EAN/UCC-13 y EAN/UCC 14, cada
una de estas estructuras está compuesta por 14 dígitos; elegir una estructura depende
de la naturaleza del artículo. (EAN International y Uniform Code Council, 2003)

Fuente: Gtin info (s.f.)

Composición de la numeración

Indicador: el indicador solo es utilizado para el código EAN/UCC-14. Los valores que
lo componen son del 1 al 8 para artículos comerciales de una cantidad determinada y el
valor 9 para los artículos comerciales de una cantidad indefinida. La forma más simple
de asignar el indicador es hacerlo de forma ordenada, es decir, 1, 2, 3 y 4 para cada
grupo de artículo comercial.

Prefijo de compañía EAN/UCC: los primeros tres dígitos corresponden al prefijo

asignado por el EAN/UCC, este es dado a cada usuario del sistema mediante un orden
de numeración o el UCC. Generalmente, abarca de 6 a 10 dígitos dependiendo del
requerimiento de la compañía.

Referencia del artículo: comúnmente está compuesta de 1 a 6 dígitos, los cuales son
individuales, es decir, que cada número tiene un significado independiente que no está
relacionado con algún tipo de clasificación o información específica.

Digito de verificación: es el último dígito del GTIN, es calculado a partir de los otros
dígitos que componen el código. Su función es asegurar que el código de barras sea
escaneado de forma correcta, es decir, que se haya construido acertadamente.

25
El código debe contener todas las partes del número GTIN, ningún proceso de datos
debe adoptar solo una parte de éste.

Los siguientes son ejemplos de las cuatro estructuras de numeración, cuando una
estructura es seleccionada para un artículo específico y ya cuente con un número
asignado, no está permitido asignar otro número o estructura para dicho artículo.

Código EAN/UCC-13 o GTIN-13

Fuente: EAN International y Uniform Code Council (2003)

El EAN 13 es un código que se utiliza para:

a. Identificar las unidades de un producto que tienen como destino un punto de venta.

b. Identificar los productos con el propósito de poder incluir dicho código en

documentos como facturas, pedidos, albaranes, entre otros.

c. Identificar agrupaciones que no tienen como destino el punto de venta detallista, es

decir, que pasan primero por mayoristas u otros agentes en la cadena de
abastecimiento antes de llevar al detallista.

Código EAN/UCC-14 o GTIN-14

Fuente: EAN International y Uniform Code Council (2003)

Este código permite ir más adentro en la cadena logística, identifica exclusivamente el

producto, hace que sea más fácil diferenciar las cajas de un mismo producto pero que
contengan distintas unidades en su interior.

El código EAN/UCC-14 se utiliza para el almacenaje, sobre todo cuando no es

necesario conocer fechas de caducidad o lotes.

26
Código EAN/UCC-12 o GTIN-12

Fuente: EAN International y Uniform Code Council (2003)

Código EAN/UCC-8 o GTIN-8

Fuente: EAN International y Uniform Code Council (2003)

Es un código corto que se utiliza en casos especiales, por ejemplo, cuando no se

requiere poner información específica del producto como en el caso del EAN/UCC-13 o
también cuando no hay el espacio suficiente para usar uno más largo.

Identificación de unidades logísticas

El rastreo y seguimiento de las unidades logísticas en la cadena de abastecimiento es

un paso vital del sistema EAN-UCC. Para hacerlo, es necesario utilizar un número de
identificación EAN estándar conocido como el SSCC para identificar las unidades
logísticas.

El SSCC puede ser codificado con un código de barras que pueda imprimirse en la
unidad logística con el fin de que las empresas puedan hacer un seguimiento fácil y
preciso para identificarla a medida que viaja por la cadena de abastecimiento en
cualquier parte del mundo. Dicho código debe ser puesto en el despacho, nota de
envío y en todos los mensajes de transporte.

Fuente: EAN International y Uniform Code Council (2003)

27
 Dígito de extensión: es utilizado con el fin de aumentar la capacidad del SSCC, lo
asigna la misma compañía que establece el SSCC.

 Prefijo compañía EAN: es fijado por una empresa que hace parte de EAN, UCC o
por una organización que esté vinculada a la UCC como la encargada de ensamblar
la unidad logística, lo cual hace que el código sea único en el mundo aunque no
identifique el origen de la unidad.

 Referencia del artículo: es el número serial que elige la empresa que ya tiene
asignado el “prefijo de la compañía” para completar el código.

Aplicaciones de la trazabilidad

La trazabilidad está inmersa en la logística y sus herramientas se pueden compartir e

implementar en cualquier empresa, sin importar a que se dediquen. Las aplicaciones
de la trazabilidad no tienen límites, ya que es de gran importancia hacer el seguimiento
de los productos en cualquier empresa y en cualquier etapa de su proceso.

Aplicación de la trazabilidad en algunos sectores económicos:

Sector agropecuario: en este sector la trazabilidad se aplica 100 % de manera muy

eficiente en bovinos, aves, cerdos, pescado, leche, ovejas, entre otros. La identificación
de los animales es uno de los procesos más importantes en este sector. Actualmente
esto se logra con identificación electrónica mediante chips.

Fuente: SENA

Sector agrícola: la trazabilidad en este sector ha sido motivada por la seguridad

alimentaria, las exigencias y normativas en los países importadores y exportadores de
productos vegetales y frutas. Entre ellos, los más importantes bananos, vinos, melones,
piñas y hortalizas.

28
 Fuente: SENA

Sector salud (pacientes): la trazabilidad en este sector ha sido motivada por la

necesidad de reducir costos y operar de manera eficiente. Debido a la globalización de
las organizaciones del sector de la salud, es evidente la necesidad del uso de
estándares internacionales. Mediante el uso del código de barras, la estandarización en
la identificación basada en estándares internacionalmente aceptados y el intercambio
electrónico de documentos, las compañías pueden reducir de manera significativa los
costos logísticos y administrativos.

La trazabilidad juega un papel muy importante en la protección de la salud de los

consumidores, en el seguimiento y la transparencia en la fabricación de alimentos y
medicamentos. Además, mejora la imagen y la caracterización de los productos
favoreciendo la comercialización de los mismos.

Fuente: SENA

29
Sector construcción: la trazabilidad en este sector permite que empresas
constructoras y clientes finales hagan un buen rastreo de sus productos a utilizar en la
obra. La trazabilidad allí inicia cuando el producto llega a la obra, certificados de
calidad, remisiones de compra y datos del proveedor; como acto seguido, se registran
pruebas de laboratorio, fechas de embarque, habilitado, colado y gráficas de
comportamiento.

Fuente: SENA

Electronic Data Interchange o Intercambio Electrónico de Datos (EDI)

Fuente: SENA

30
 Es un conjunto de procedimientos y normas que permiten la comercialización, control y
registro de las actividades (transacciones) electrónicas. Es el intercambio electrónico de
datos y documentos de computador a computador, en un formato estándar
universalmente aceptado, que se realiza entre una empresa y sus asociados
comerciales. Para quien haya implementado el comercio electrónico en su empresa, el
EDI, es un componente vital y estratégico para el intercambio seguro y a tiempo de la
información de negocios. (Neilson, 2009)

Ventajas

 Minimiza tiempos de respuesta.

 Disminuye la intervención del hombre.

 Reduce los costos y riesgos en los pagos.

 Acorta el tiempo para formular órdenes de compra y mejora la seguridad en las

transacciones.

¿Cómo funciona el EDI?

Extrae la información de los programas y transmite los documentos de negocios en un

formato que es comprendido por el computador, a través de líneas telefónicas u otros
mecanismos de telecomunicaciones, sin el uso del papel. Esta información se recibe y
se carga automáticamente en las redes de los asociados comerciales, en un tiempo
corto y sin procesar manualmente los datos recibidos. (Neilson, 2009)

Documentos que pueden ser intercambiados en el EDI

•Órdenes de compra.
•Recibo, cambios y ajustes a las órdenes de compra.
Compras
•Consultas y reportes sobre el estado de las órdenes
de compra.

•Facturas.
Finanzas y •Pagos y notificaciones.
contabilidad •Rechazo y aceptación de pagos.
•Reporte de impuestos.

•Ajustes de inventarios.
Control de •Planificación de producción.
inventarios •Transferencia de productos.
•Niveles de inventarios.

Fuente: SENA

31
 2. Canales de distribución internacionales

Se recomienda repasar el material de formación “Costos logísticos de distribución

desde el proceso de producción” específicamente desde el punto llamado “Canales de
distribución” hasta los “Costos en la distribución”; en este material encontrará toda la
información necesaria para estructurar un canal de distribución con todos sus
componentes.

Es importante recordar la definición de canal de distribución:

Se define como un conjunto de distribuciones comerciales que ligan el productor con el

comprador final. Los canales de distribución también han sido concebidos como un
sistema organizado de comportamiento, donde cada elemento del canal cumple una
función y su subsistencia depende de la eficiencia con la que lleve a cabo sus
funciones.

Intermediarios: son todos aquellos eslabones de la cadena que representan a los

canales de distribución, se encuentran posicionados entre los productores y los
usuarios finales de tales productos. Pueden ser: mayoristas, mercantiles, intermediarios
minoristas o detallistas, agentes y corredores.

Intermediarios minoristas o detallistas: los intermediarios mercantiles son aquellos

que en un momento dado, adquieren los productos como suyos para después
venderlos a otros intermediarios o al usuario final. También son conocidos como
intermediarios comerciales, puesto que revenden el producto que compran.

Agentes y corredores: los agentes o corredores nunca llegan a ser dueños de los
productos que venden, lo que hacen es actuar en representación de los productores o
de intermediarios de tales productos. Tienen como función participar en las actividades
de marketing para facilitar la compra de los productos por quienes los van a consumir
y/o utilizar. Cada intermediario aumenta un porcentaje a los precios de venta de los
productos a cambio del pago de sus servicios.

Abastecimiento: es la fuente de suministro de los bienes de producción necesarios

para el proceso de producción del bien o servicio, el cual en su esencia posee las
características del bien que se va a fabricar.

Cuando una compañía se expande fuera del territorio nacional, el éxito para encontrar
un canal de distribución propicio a las necesidades de la empresa es tan importante
como un territorio propio. En ocasiones, una mala elección de los canales de
distribución hace que una organización pierda grandes sumas de dinero que afecta los
recursos de la empresa, aún más cuando es pequeña o mediana. Darle estructura a un

32
canal de distribución en el extranjero tiene poco que ver con un canal de distribución
local o nacional, partiendo de la base de que no existen dos mercados iguales.

Se deben tener en cuenta algunos aspectos importantes:

Costos
•Los mercados extranjeros suponen mayores
distancias, por lo que los costos de distribución
física son superiores.

Entorno local
•La legislación vigente en un mercado extranjero
puede determinar la estructura del sistema de
distribución.

Control
•La distancia y la estructura de los mercados hacen
que el control del proveedor sobre la distribución
sea muy limitado.

Moneda
•Los pagos dentro del canal de distribución resultan
complicados dado que las monedas son distintas y
se presentan problemas al momento de hacer los
cambios.

Comunicaciones
•La distancia hace que las comunicaciones entre
proveedor e intermediario sean más difíciles.

Fuente: SENA

Las funciones llevadas a cabo por los canales de distribución constituyen

aproximadamente el 50 % del costo total que paga el consumidor final. Por lo que
indudablemente cualquier reducción de gastos de distribución, sin disminuir la calidad
del servicio brindado, constituye un instrumento de competencia muy fuerte.

Canales para la exportación

Seleccionar un canal adecuado depende tanto de la disponibilidad como de la forma en

la que el productor se comporte en el mercado externo. El fabricante establece un
contacto directo con el mercado de exportación a través de los diferentes canales de
33
exportación, se pueden encontrar dos tipos de circuitos:

a. Ruta corta

Expedidor Supermercados

Distribuidor Consumidor

Fuente: SENA

Esta ruta se utiliza cuando entre la parte expedidora y receptora existen hasta dos
figuras comerciales intermediarias.

b. Ruta larga

Locales
Expedidor Mayorista minoristas

Importador Cooperativa Consumidor

de compra

Expedidor Importador Minorista

Agente Mayorista Consumidor

Fuente: SENA

La ruta larga es utilizada cuando entre la expedidora y el receptor existen más de

dos figuras comerciales intermediarias.

Tipos de distribución

Generalmente todas las opciones para distribuir los productos tienen ventajas y
desventajas, por lo que no se puede afirmar cuál de ellas es una mejor opción para la
empresa; debe elegirse de acuerdo a las características del producto y el segmento del
mercado al cual va dirigido. Usualmente los productores no venden los productos
directamente a los usuarios, sino que pasan a través de mínimo un intermediario.

Características principales de cada tipo de distribución:

34
 Distribución Distribución
Distribución intensiva
exclusiva selectiva

- Número - Número
limitado de Mayor número máximo de
intermediarios. de intermediarios.
intermediarios.
- Mejor imagen. - Mayor
disponibilidad y
difusión.
- Mayor control
sobre los
intermediarios y - Menor
mayor margen margen.
de utilidad.

Fuente: SENA

Distribución exclusiva: su característica dominante es el privilegio de exclusividad de

distribución del producto a unos cuantos distribuidores delimitados geográficamente,
pero con una condición clara de que se abstengan de vender sus productos a la
competencia. Este modelo de distribución tiene un control más riguroso de todas las
etapas de comercialización del producto, dado que normalmente se rige mediante un
contrato firmado que contiene las condiciones precisas de promoción y venta. Dichas
condiciones fomentan la buena imagen del producto, el nivel de precios y el margen de
utilidad para la empresa fabricante y sus comercializadores.

Distribución selectiva: para este tipo de distribución se utiliza un pequeño número de

intermediarios y distribuidores que deben cumplir con una cantidad de requisitos y
normas que se refieren principalmente al volumen de compra. En este tipo de
distribución no hay exclusividad, el distribuidor puede comercializar junto a estos
productos, artículos de la competencia.

Distribución intensiva: los productos son puestos en todos los lugares posibles para
ser comercializados, algunos ejemplos pueden ser los cigarrillos, la goma de mascar,
entre otros. La característica principal de esta distribución es la omnipresencia de los
productos en todos los canales posibles.

Clasificación de los canales de distribución

Canal de distribución de bienes de consumo: es hacer llegar los productos

perecederos por distintos canales de distribución hasta las manos de los usuarios
finales de forma fácil y rápida, un ejemplo de ello pueden ser los agricultores que hacen
llegar sus productos a través de una central de abastos o por medio de agentes de
ventas.

35
 Fuente: SENA

Canal de distribución de bienes industriales: es cuando se disponen distintos

canales para llegar a las empresas que incorporan los productos en su proceso de
producción, un ejemplo, son las empresas que fabrican partes de un vehículo y la
venden a las ensambladoras para que lleven a cabo su proceso productivo.

Canal de distribución de servicios: dependen de las necesidades especiales en su

distribución, es decir, cuando el servicio se aplica al demandante en el momento de
producirse. Un ejemplo, puede ser una persona que demanda un servicio de corte de
cabello, éste es aplicado al mismo tiempo en que se produce.

Fuente: SENA

Sistemas de transporte

36
El transporte es un componente vital de la distribución en las cadenas logísticas; por lo
que es fundamental conocer las diferentes opiniones que se presentan con el fin de
determinar cuál es la mejor opción para la empresa. Es por esto, que la competitividad
de los productos que van a ser comercializados dependen del transporte y aún más del
costo de éste; del tiempo de tránsito que se necesita para trasladar los bienes desde su
origen hasta su destino; de la posibilidad de entrega y de la seguridad del medio
utilizado.

Si se realiza una adecuada planeación de los elementos y procesos en los que

participa la distribución y el transporte, los sistemas de negocio que se diseñen e
implementen tendrán éxito, lo que necesariamente llevará a los siguientes resultados:

 Mejoramiento de la relación entre el cliente y/o proveedor.

 Diferenciación y creación de nuevos productos y servicios.

 Optimización de los costos.

Una gestión logística del transporte más un adecuado diseño de distribución, hará
posible que se alcancen los objetivos propuestos en la estructura de la cadena
logística, además de incrementar el valor cualitativo de los procesos industriales.

¿Qué es el transporte?

Desde el punto de vista económico “es una actividad derivada de la demanda de

mercancías, cuya función consiste en trasladarlas de áreas donde su utilidad es baja a
otras de mayor utilidad” (Castellanos, 2009).

Distintas situaciones han generado la necesidad de tener un transporte, algunas de

ellas son:

37
 Diferencias
geográficas

Especialización
de la manufactura

Economías de
escala

Políticas de
cohesión
nacional

Políticas de
relación
internacional

Fuente: SENA

Diferencias geográficas: algunas áreas geográficas son más favorecidas en cuanto a

riquezas minerales, forestales, agrícolas, ganaderas y piscícolas, por cuanto se
necesitan en lugares lejanos, es necesario que sean trasladadas. Este es el caso para
elementos como la madera, los minerales, el petróleo, los cereales, las frutas, carnes,
pescados, entre otros.

Especialización manufacturera: algunas regiones se han especializado en la

producción de artículos que son requeridos en lugares distantes a la producción, tales
como: elementos de metalurgia, productos químicos, material de transporte, equipos
electrónicos, entre otros.

Economías de escala: es un concepto relacionado con la especialización, lo que hace

es determinar producciones que pueden ser susceptibles a la mecanización de
procesos por lo que pueden catalogarse en el concepto de economía en escala:
metalurgia, medios de transporte, industrias químicas, entre otros.

Política de cohesión nacional: se refiere a la interconexión territorial que se genera en

pro de los objetivos socioeconómicos de integración nacional: redes ferroviarias, de
carreteras y servicios marítimos.

Política de relación internacional: puede ser el caso de afinidades económico-

políticas, tales como la Unión Europea, los tratados de libre comercio, entre otros, en su
condición de mercado único o en relación internacional.

Geografía económica: para movilizar las mercancías a través del mundo y con el
propósito de agilizar y dinamizar el intercambio comercial, en el ámbito internacional se
encuentran varias redes de transporte que movilizan y sostienen en gran forma todo el
comercio mundial. A la geografía económica le importa conocer dónde se encuentran

38
las cosas, el motivo por el cual están situadas allí y el origen de los procesos que
afectan tal ubicación, la logística investiga y selecciona las rutas para movilizar las
mercancías.

Rutas y terminales

a. Redes ferroviarias:

Fuente: SENA

 Eurasia: une a Asia occidental con Europa; el lejano Oriente con Europa.

 Asia: esta es la red de la península Indostánica y la de ASEAN (Asociación de

Países del Sudeste Asiático).

 América del Sur: es la red del Cono Sur.

 África: son las redes de África del sur, suroccidental, suroriental, del norte,
oriental y occidental.

 América del Norte: son los sistemas férreos de México, Canadá y Estados
Unidos que están interconectados y prestan servicio entre estos países.

39
b. Transporte terrestre

Fuente: SENA

La mayor parte de las regiones en desarrollo se encuentran intercomunicados con los

países industrializados por medio de redes de carreteras. Sin embargo, debido a la
falta de un comercio bien desarrollado y vigoroso, en algunos países solo existe un
sistema de transporte de carga internacional, en razón a la debilidad de sus
intercambios internacionales y a que no hay suficiente carga de retorno que estimule
el surgimiento de nuevas compañías de transporte. A continuación se explica cómo
se encuentran intercomunicadas las regiones a nivel mundial:

 América: está casi toda intercomunicada por el sistema vial conocido como la
“Carretera Panamericana”.

 Asia, Medio Oriente y Europa: Arabia Saudita, los Emiratos y Kuwait cuentan
con el servicio carretero de carga que los comunica entre sí y están conectados a
través de Jordania, Siria e Irak con toda la red europea a través de Turquía.

 África: vía Marruecos, Argelia y Túnez se conectan entre sí, y con Europa a
través del primero (RO/RO a España) y los segundos a Francia por el mismo
sistema. En este continente se adelanta un agresivo plan de construcción de
carreteras que lo cruzarán de Norte a Sur y de Este a Oeste.

c. Transporte marítimo

Fuente: SENA

40
 Actualmente las cargas marítimas son transportadas por las diferentes líneas
navieras comerciales que operan alrededor del mundo a través de rutas establecidas.
Estos servicios se prestan bajo el esquema “regular” o “arrendado”.

Las rutas principales son aquellas donde tiene lugar el mayor tráfico y generalmente
conectan regiones entre las que existe un flujo comercial importante. De la siguiente
manera:

 África está conectada con el Lejano Oriente, la Costa Este y el Golfo de México, el
sur de Europa.

 Asia, con todo el mundo.

 América Latina, con Europa, Lejano Oriente, Mediterráneo, el Caribe y el Golfo de

México.

 Medio Oriente, con Mediterráneo, Australia y Norteamérica.

Terminales

Los terminales de carga en cada uno de los modos de transporte, en principio, cumplían
la función de prestar los servicios de manipulación de ésta, servir de interfaz entre los
distintos modos de transporte y para la consolidación de cargas. Como el comercio
internacional ha crecido tanto, el manejo de la carga en los terminales las ha llevado a
modernizarse para servir únicamente como centro de tránsito de dichas cargas con el
fin de descongestionar las diferentes terminales. Es por esto, que a nivel mundial se
están desarrollando nuevas terminales especializadas, ligadas a los tráficos que
movilizan cada uno de estos nodos de transporte. Este nuevo esquema es de gran
importancia en la gestión logística de transporte y por ello la descripción de las
condiciones físicas de estos sitios tiene vital relevancia para importadores y
exportadores, ya que allí se están congregando todos los actores de la cadena de
logística.

Los modos y medios de transporte

Se refiere a combinaciones de redes, vehículos y operaciones. Incluyen vehículos,

sistemas de carreteras, ferrocarriles, transporte marítimo (barcos, canales y puertos) y
el transporte aéreo (aeroplanos, aeropuertos y control del tráfico aéreo).

Para determinar con exactitud el modo de transporte más conveniente se deben tener
en cuenta los siguientes puntos:

 Velocidad de la circulación: se encarga de medir los tiempos durante los cuales la

mercadería se encontrará inactiva a disposición para el transporte a través del modo
bajo análisis; debe incluir el tiempo efectivo de tránsito entre los puntos de origen y
destino e igualmente los tiempos de espera y eventuales dilataciones propias de las
terminales involucradas en el tránsito.

41
  Capacidad de carga: se refiere tanto al peso que soporta el medio de transporte
como a las dimensiones de la mercancía en función de las disponibles por la
estructura del tráfico.

 Seguridad en el uso: hace referencia a la relación con el tiempo de tránsito y con el

valor de las mercancías respecto a su condición de peso/volumen.

 Comodidad en el uso: en estrecha relación con la teoría de la localización.

 Capacidad en el uso de red: indica la versatilidad de los modos en los puntos de

transbordo, cuando no fuera posible unir con un mismo origen y destino.

 Costo: valor que origina el uso del modo elegido.

 Consignatario: escoge entre los transportistas que ofrecen sus servicios,

generalmente es el destinatario quien escoge el método de entrega cuando realiza la
compra.

 Naturaleza de la carga.

 Compañía de transporte.

 Destinatario: la entidad a la cual va dirigida la carga. (Castellanos, 2015)

Muchas son las razones que hicieron que el ser humano desarrollara los distintos
medios de transporte que hoy en día existen. Igualmente, la curiosidad y la intriga por
saber que hay más allá de los límites puestos hacen que quiera ir cada vez más lejos,
por lo que para satisfacer su sed de conocimiento debe inventar nuevas formas de
desplazarse.

En las operaciones de exportación la logística del transporte es uno de los puntos más
importantes que se deben tener en cuenta en la cadena de Distribución Física
Internacional, debe ser analizado desde su inicio hasta el momento en que la
mercancía es entregada al cliente final.

El transporte de la carga desde el lugar de origen al puerto o desde el puerto al destino

final, es muy importante tanto para exportadores como para importadores, desde el
punto de vista de tiempo, seguridad en las operaciones y costos. Es por esto, la
importancia de analizar las variables en la elección de la cadena logística del
transporte, que es un elemento muy importante en la distribución física de mercancías,
por lo que debe ser estudiada con detalle para obtener una correcta aplicación y
negociación de los medios que se van a emplear para movilizar las cargas. Además se
pueden tener en cuenta los siguientes factores para la toma de decisiones:

 Contratos internacionales.

 Relación peso-volumen (V/P).

42
 Evaluación de los servicios de la DFI.

 Análisis comparativo de costos y tiempo. (Castellanos, 2015)

3. Normas ISO 9000

Todas las organizaciones, públicas y privadas experimentan cambios y

transformaciones drásticos cada cierto periodo de tiempo, algunos promovidos por el
gobierno y/o por entidades que se encargan de administrar recursos que afectan la
estabilidad política y económica del mundo.

Frecuentemente, estos cambios de actualización traen consigo modificaciones en la

administración, producción, gestión y archivo de los documentos que certifican las
actividades de las empresas. Entre los cambios, se encuentra la normalización de
procesos, servicios y la actualización de métodos de trabajo que dan paso a la
participación en el desarrollo de proyectos corporativos, aparición de la producción
documental dentro de la organización, cambios en los perfiles profesionales de la
empresa, definición e implementación de un sistema de gestión documental, entre
otros.

A continuación, se estudiarán conceptos importantes acerca de las normas técnicas

establecidas para mejorar el desempeño de todas las organizaciones en el mundo.

Terminología relacionada con calidad

 Requisito: necesidad o expectativa establecida de forma implícita u obligatoria.

 Clase: categoría o rango dado a diferentes requisitos de la calidad para los

productos, procesos y sistemas.

 Satisfacción del cliente: percepción del cliente sobre el grado en que se han
cumplido sus necesidades.

 Capacidad: aptitud de una organización, un sistema o un proceso para fabricar un

producto o servicio.

 Sistema: conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan entre

sí.

 Política de calidad: orientación de una organización relativa a la calidad establecida

por la alta dirección de una empresa.

 Objetivo de la calidad: algo que la organización pretende alcanzar en relación con

la calidad.

 Gestión: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.

43
  Control de calidad: parte de la gestión de calidad que se orienta a cumplir con los
requisitos establecidos por el sistema de gestión de calidad.

 Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad de cumplir con

los requisitos del sistema de gestión de calidad. (Expero, s.f.)

Definiciones importantes

 Calidad: “es el total de las características de una entidad que atañe su capacidad
para satisfacer necesidades explicitas e implícitas” (ISO 9001 calidad, 2013).

 Sistema de calidad: “es la estructura organizacional, los procedimientos, procesos y

recursos necesarios para implantar la gestión de calidad” (ISO 9001 calidad, 2013).

 Gestión de la calidad: la gestión o administración de la calidad se refiere a todas las

actividades de la función administrativa general que determinen políticas de calidad,
objetivos y responsabilidades, implementándolas por medios tales como la planeación
de calidad, el control de calidad, el aseguramiento de la calidad y el mejoramiento de
la misma dentro del sistema de calidad.

 Política de calidad y objetivos de calidad: se determinan para proporcionar un

punto de referencia para encaminar la organización. Ambos determinan los resultados
deseados y ayudan a la organización a aplicar sus recursos para alcanzar dichos
resultados. (Peach, 1999)

La política de
Los objetivos de la
calidad es un
calidad deben ser
marco de
coherentes con la
referencia para Ambos direccionan
política de la
establecer y la organización.
calidad y el
revisar los
compromiso de
objetivos de la
mejora continua.
calidad.

Fuente: SENA

Aseguramiento de la calidad: el aseguramiento de la calidad está relacionado con

todas las actividades planeadas de forma sistémica, implementadas dentro del sistema
de calidad, con el fin de ofrecer la seguridad necesaria de que una entidad cumplirá con
los requisitos de calidad. Una entidad es cualquier cosa que pueda considerarse de
forma individual, un ejemplo de ello es un producto, un proceso, una empresa, un
sistema o una persona o un mix de lo anterior. (Peach, 1999)

44
Normas ISO 9000

¿Qué es ISO?

ISO es una organización internacional independiente, no gubernamental, con una

membresía de 163 organismos nacionales de normalización. A través de sus miembros,
reúne a expertos para compartir conocimientos y desarrollar estándares internacionales
voluntarios, basados en el consenso para el mercado, que apoyen la innovación y
proporcionen soluciones a los retos globales. (ISO, s.f.)

¿Qué son las normas ISO?

Se define como una especificación técnica u otro documento accesible al público

establecido con la cooperación y el consenso o la aprobación general de todas las partes
interesadas, basada sobre resultados conjugados de la ciencia, la tecnología y la
experiencia, que contempla ventajas para el conjunto de la comunidad y aprobada por un
organismo cualificado a nivel nacional, regional o internacional. (Núñez, 2007)

Ventajas de las normas ISO

BENEFICIOS EXTERNOS
BENEFICIOS INTERNOS

* Mejor documentación. * Percepción mayor de

* Mayor conocimiento de calidad.
calidad. * Mejora la satisfacción del
* Cambio de cultura usuario.
organizacional. * Ventaja competitiva sobre
* Aumento de la eficiencia y otras empresas.
productividad operacional. * Reducción de auditorias de
* Mejoramiento de la calidad.
calidad. * Aumentando de
* Disminución de costos. participación en el mercado.

Fuente: SENA

¿Qué son las normas ISO 9000?

La serie ISO 9000 es un conjunto de normas genéricas que sirven como guía para la
gestión de la calidad y para señalar los elementos genéricos con que deben contar los
sistemas de calidad para lograr el aseguramiento de la calidad. Las normas ISO 9000
son independientes de cualquier industria o sector económico en particular. Cada
compañía es libre de determinar cómo implantará estas normas a fin de satisfacer sus
necesidades y las necesidades de sus clientes. (Peach, 1999)

La estructura de la familia de las normas ISO 9000 es la siguiente:

45
 ISO 9000:2015 Sistemas de gestión de la calidad.

• Fundamentos y vocabulario: esta norma específica los conceptos y

principios básicos de la gestión de calidad e incorpora términos y
definiciones que se adaptan a todas las normas de gestión de la calidad.

ISO 9001:2015 Sistemas de gestión de la calidad.

• Requisitos: esta norma describe los requisitos que debe satisfacer una
organización que declare estar alineada con la norma. Es la única de las
tres normas que está desarrollada con el propósito de ser empleada para la
certificación por tercera parte.

ISO 9004:2009 Gestión para el éxito sostenido de una organización.

• Enfoque de gestión de calidad: esta norma suministra instrucciones a las

empresas para ayudarlas a alcanzar un éxito que se sostenga a partir de la
implementación de la ISO 9001. Aunque su objetivo general no es certificar,
hay organizaciones que la aplican (a pesar de que en su mayoría no sean
acreditadas, lo hacen para reconocer el modelo de mejora).

Fuente: López (2015)

La familia de las normas ISO 9000 tienen tres usos específicos:

 Guía para la gestión de la calidad.

 Convenios contractuales.

 Aprobación o certificación por entes secundarios.

Certificación o registro por entes terciarios

Cabe aclarar que hoy en día en las situaciones contractuales, una organización “a” que
desea establecer una relación comercial con una organización “b”, se esmera por
identificar si la organización “b” cuenta con un sistema de calidad que fortalezca su
competitividad y alcance de una manera rentable la calidad necesaria para el producto
y/o servicio que la organización “a” desea ofrecer. Para lo cual, la familia de las normas
ISO 9000 ofrecen una valiosa guía para la gestión interna de la calidad.

¿Cuál es el campo de aplicación?

46
Las normas ISO son aplicables a:

 Organizaciones que buscan ser mejores por medio de la implementación de un

sistema de calidad.

 Organizaciones que buscan la confianza de sus proveedores y los requisitos para

sus productos serán satisfechos.

 Entidades interesadas en entender la terminología utilizada en el sistema de gestión

de calidad.

 Aquellos que de una u otra forma asesoran o dan formación sobre el sistema de
gestión de calidad a otras empresas.

Norma ISO 9001

Fuente: SENA

La norma ISO 9001 es la más completa de las normas ya que incluye todos los
elementos que aparecen en la ISO 9002 e ISO 9003. Dicha norma se refiere a las
capacidades de diseño, producción y servicio; se utiliza cuando el proveedor debe
garantizar que un producto cumple con necesidades específicas durante todo el ciclo e
igualmente cuando un contrato exige que un diseño sea elaborado de forma
determinada.

Norma ISO 9004

Es una norma de gestión avanzada que tiene como propósito brindar ayuda para
conseguir el éxito sostenido para cualquier organización en un entorno competitivo,
exigente y cambiante; por medio de un sistema de gestión de calidad.

Dicha norma contiene un enfoque más amplio sobre la gestión de la calidad que la
norma 9001, trata las necesidades y expectativas de todos los involucrados, además

47
de proporcionar una mejor orientación para mejorar de forma sistémica y continua el
desempeño global de la empresa.

La norma ISO 9004 no requiere una certificación externa puesto que busca el aumento
de la calidad mediante la autoevaluación. Además esta norma examina cada uno de los
requerimientos de la norma ISO 9001, los evoluciona y aporta observaciones en las
que se considera el potencial de mejora de la empresa.

Implementación

El proceso consta de cuatro etapas:

Documentación
Implementación
Revisión
Valoración

Fuente: SENA

 Documentación: los documentos son imprescindibles para lograr la calidad óptima

del producto o servicio, por lo que debe desarrollarse un manual de calidad, la
difusión de procedimientos y actividades, técnicas e instrucciones operacionales. La
etapa de documentación tiene un tiempo aproximado de diez meses, sin embargo es
un tiempo que depende de cada empresa de acuerdo a su tamaño y a la
complejidad de sus procesos.

 Implementación: es la capacitación y concientización de las normas ISO en los

altos directivos de la compañía como gerentes, supervisores, líderes de proceso,
inspectores, entre otros, al igual que en todos los funcionarios de la organización.
Sin embargo, es necesario aclarar que es la gerencia la responsable de informar y
educar a los demás empleados, pueden hacerlo con preguntas específicas como:

o ¿Qué es ISO 9000?

o ¿Por qué son importantes?

o ¿Cómo afecta el trabajo de cada uno?

o ¿Cómo se puede involucrar cada funcionario?

o ¿En cuánto tiempo se pondrán en marcha?

o Otra manera de dar a conocer las normas es por medio de videos o charlas
acerca de otras empresas que ya las hayan implementado.

48
 Revisión: se trata de formar auditores internos que tienen como propósito:

o Descubrir las deficiencias en el proceso para ofrecer una orientación correctiva.

o Otorgar a la administración confianza en que el sistema está funcionando

adecuadamente.

o Identificar problemas antes de que lo haga un certificador.

o Corregir los documentos de acuerdo con los hallazgos en las auditorias.

 Valoración: es la auditoria de certificación por parte de entes certificadores, dichos

entes deciden o no certificarlos. El tiempo de la auditoria es de aproximadamente un
mes.

49
 Referencias

Castellanos, A. (2009). Manual de la gestión logística del transporte y distribución de

mercancías. Barranquilla: Ediciones Uninorte.

Castellanos, A. (2015). Logística comercial internacional. Barranquilla: Ecoe ediciones y

Uninorte.

Código Zen. (2012). Código de barras, simbología. Recuperado de

http://www.codigodebarras.pe/

EAN International y Uniform Code Council. (2003). Manual Mundial del Usuario
EAN.UCC. Recuperado de http://comuna.cat/-/ManualMundial.pdf

Expero. (s.f.). Glosario de terminología sobre Sistemas de Gestión de la Calidad.

Recuperado de http://www.expero2.eu/

GS1 Colombia. (s.f.). El lenguaje global de los negocios. Guía de identificación.

Recuperado de https://www.gs1co.org/

GS1 Colombia. (s.f.). Procesos de Trazabilidad en el Estándar GS1. Recuperado de

https://www.gs1co.org/

GTIN info. (s.f.). GTIN definition: information. Recuperado de http://www.gtin.info/

Ingenieríaindustrialonline.com. (2016). Código de barras. Recuperado de

https://www.ingenieriaindustrialonline.com/

ISO 9001 calidad. (2013). Sistema de gestión de calidad según ISO 9001. Recuperado
de http://iso9001calidad.com/

ISO. (s.f.). About ISO. Recuperado de https://www.iso.org/home.html

López, P. (2015). Novedades ISO 9001: 2015. Madrid: FC editorial.

Mauleón, M. (2003). Sistemas de almacenaje y picking. Madrid: Ediciones Díaz de

Santos.

Neilson, J. (2009). Comercio electrónico. Córdoba: El Cid Editor.

Núñez, E. (2007). Archivos y normas ISO. Gijón: Ediciones Trea.

Peach, R. (1999). Manual de ISO 9000 (3ª. ed.). Madrid: McGraw-Hill Interamericana.

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 Control de documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Centro de Gestión de
Daniela Mercados, Logística y
Experta Agosto de
Valencia Tecnologías de la
técnica 2017
Pimienta Información.
Autor Regional Distrito Capital
Centro de Gestión de
Ingrid Mercados, Logística y
Experta Agosto de
Criollo Tecnologías de la
técnica 2017
García Información.
Regional Distrito Capital
Ana María Guionista -
Centro Agroindustrial. Noviembre
Adaptación Mora Línea de
Regional Quindío de 2017
Jaramillo Producción

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