INTRODUCION

La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es decir

desde los inicios de la humanidad misma, la palabra archivo se utiliza generalmente
para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación
de documentos que pueden ser, documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre
otros y que obviamente ostentan una importancia vital en la identidad y la
reconstrucción histórica de una nación. Esto nos demuestra lo importantes que han
sido para la evolución cultural, social, política y científica de la humanidad ya que
los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada en ellos ya que
su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para la
administración, y la investigación.
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios, tales como los egipcios
que plasmaban su información en templos, las civilizaciones de Roma y Grecia
dejaban escritos en madera y mármol, los arcadios, sumerios y babilonios los cuales
tallaban sus escritos en pieles, madera arcilla entre otros. Todas estas culturas
dieron pie a la evolución del archivo ya que eran una herramienta de control de la
población y de la riqueza. Con el paso del tiempo vemos que los archivos se fueron
dando una gran importancia para la administración y la cultura, porque los
documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad. Actualmente, en los
países más desarrollados el interés por la investigación se apoya en los archivos
existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado que, ya no se poseen
sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes documentales nacional.
Los archivos son el conjunto de documentos, sea cual fuese su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural ya bien sea por una persona
natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión. Estos conjuntos
de documentos poseen ciertas características que brindan ventaja a la organización
adicionando elementos de competitividad las cuales son:
 Economía: ahorrando costos derivados por el tiempo de búsqueda de
documentación.
 Simpleza: ya que identifica el contenido de la información de manera sencilla
 Funcionalidad: permitiendo la operación de archivar y consultar la
documentación de manera eficiente.
 Exactitud: ya que brinda una clasificación precisa al momento de archivar.
 Tecnicidad: se registra las situaciones en la toma de decisión del
responsable, para no delegar equivocadamente al personal.
Adicionalmente los archivos se pueden clasificar en cuatro grandes clases que
varían según su organización, su uso, su naturaleza y según su ciclo vital. Según
la organización se pueden dividir en cuatro categorías que son:
 Archivo centralizado: es cuando una sola dependencia controla toda la
documentación de la organización.
 Archivo descentralizado: es aquel que lleva cada una de las dependencias
de la organización, es decir, es independiente de todo proceso archivístico.
 Archivo descentralizado con control descentralizado: es aquel depósito de
información que lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de
cada oficina.
 Archivo descentralizado con control centralizado: es el depósito de archivo
que se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con
 archivo descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo
central.
Según su uso, el cual va a depender del tiempo en el que lo requiere la organización
y se clasifican en tres categorías:
 Archivo activo: está compuesto por documentos del año actual o anterior pero
que se encuentran en tramitación.
 Archivo semiactivo: son los documentos que varían en su periodo de
conservación y su consulta es menor.
 Archivo inactivo: son los documentos que su periodo de duración es
perpetuo.
Según su naturaleza, la cual está relacionado con el tipo de entidad que realiza el
proceso de archivo y se divide en:
 Archivo público: es todo documento perteneciente de la entidad estatal.
 Archivo privado, de interés público: son documentos que por su valor
histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
 Archivo privado: son documentos que pertenecen a empresas privadas o
personas jurídicas.
Y según su ciclo vital que se divide en tres categorías:
 Archivo de gestión: que corresponde a la documentación que está sujeta o
depositada a la consulta administrativa.
 Archivo central: que es la agrupación de documentos que han sido
transferidos de los diferentes archivos de gestión de cada dependencia y que
a pesar de que su consulta no es frecuente siguen vigentes.
 Archivo histórico: son aquellos que se transfieres del archivo central a un
archivo de conservación permanente.

Categorización de los archivos se clasifican en:

 Archivo general de la nación
 Archivo general del departamento
 Archivo general del municipio
 Archivo general del distrito
La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la
actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los
archivos, igual han tenido que adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación
de los documentos, valoración y selección, preservación, y acceso y su uso. Sin
dejar atrás el más importante de los documentos de archivo son los que están
plasmados como evidencia histórica y son tratados con suma delicadeza para
conservar su preservación.
 CONCLUSIONES

El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de la

humanidad.
El archivo es la historia de una entidad pública, privada o un país en la
conservación de los documentos.
El archivo parte consulta de la información.
El archivo genera información eficaz y contundente.
El archivo es funcional de fácil manejo y consulta.
El archivo conserva información verídica
 BIBLIOGRAFIA

https://www.alquiblaweb.com/2012/06/11/origen-de-los-archivos/

http://archivo-tec.blogspot.com/p/blog-page_23.html

https://es.calameo.com/read/00527690824ee95b13ec0
https://es.slideshare.net/paholandrea/ley-594-general-de-archivos-de-colombia