TRATAMIENTO DE PROPIEDAD DEL CLIENTE Y DEL

PROVEEDOR
Fecha de emisión: Fecha de actualización:
CÓDIGO: P-RYT-07-V6 Página 1 de 4
15/05/2014 01/07/2020

1. OBJETIVO:
Establecer los lineamientos que permitan identificar, proteger, controlar y salvaguardar los bienes de propiedad del cliente y/o del proveedor,
cuando estos son dispuestos bajo la responsabilidad total o parcial de las sedes recreacionales, para la prestación del servicio o la operación de la
sede.

2. ALCANCE:
Este procedimiento inicia con la identificación de la propiedad del cliente y/o del proveedor, de acuerdo a la necesidad propia de cada sede, la
clasificación si es eventual o permanente, la definición de condiciones y termina con la devolución de la propiedad al cliente o proveedor.

3. DISPOSICIONES GENERALES:
 Es responsabilidad del funcionario designado en la Sede Recreacional, salvaguardar toda información o bien que sea de propiedad del
cliente y/o del proveedor y a su vez realizar los registros necesarios para su control, ingreso y devolución del mismo, según los términos
acordados con el cliente y/o proveedor.
 Las sedes recreacionales que reciben, custodian y administran la propiedad del cliente y/o del proveedor, les corresponde garantizar los
espacios adecuados para la conservación y salvaguarda de los bienes y de los registros de este proceso.
 Previo a oficializar el trámite o solicitud por parte del cliente y/o del proveedor, es indispensable verificar la realización de los registros
de inventario o inspección del bien a salvaguardar.
El funcionario de la Sede Recreacional en el momento de custodiar o guardar un bien tangible o intangible,
debe verificar que el registro este firmado por el cliente o testigo en constancia de su aceptación.
 En el momento de entregar el bien al cliente o proveedor, debe realizar una revisión de los registros iniciales y su estado, en presencia
del cliente, proveedor o apoderado y hacer firmar el registro de entrega.
 Para los préstamos de elementos recreativos al cliente, se solicitará documento que soporte la devolución del elemento recreativo una
vez el cliente termine de hacer uso de este.
 Para préstamo de llaves de lockers, el cliente hará un depósito que respalda su reemplazo en caso de pérdida, cuyo valor estará de
acuerdo a los costos y será definido dentro de las tarifas aprobadas.

4. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS:
 PROPIEDAD DEL CLIENTE O PROVEEDOR: Comprende tanto los bienes tangibles como intangibles suministrados por el
cliente, para ser utilizados e incorporados en la prestación de un servicio.
 PROPIEDAD: Derecho fundamental por virtud del cual los sujetos de derecho, tienen reconocido y asegurado la titularidad, el uso y
disfrute de bienes de la personalidad de carácter patrimonial.
 IDENTIFICACIÓN: Hace referencia a la existencia de documentos o elementos que permitan reconocer e individualizar un bien
tangible o intangible, en términos de su información o datos asociados.
 VERIFICACIÓN: Comprobación puntual de las condiciones y requisitos iniciales y finales de un producto o servicio.
 PROTECCIÓN: Definición de las condiciones mediante las cuales se garantiza la conservación de las características y del estado de
un bien tangible o intangible.
 SALVAGUARDAR: Medida de control que garantiza la custodia y el amparo de un producto o servicio.

5. PROCEDIMIENTO:
DOCUMENTO
SECCIÓN N° DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE
Y/O REGISTRO
5.1 PRÉSTAMO DE ELEMENTOS RECREATIVOS Y LLAVES DE LOCKER
Auxiliar de
Recreación / Planilla de préstamo
5.1.1 Registra al cliente en la planilla de alquiler de implementos recreativos y/o llaves de Auxiliar operativo implementos
locker de mantenimiento / recreativos
Aux administrativa

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DOCUMENTO
SECCIÓN N° DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE
Y/O REGISTRO
Auxiliar de
Recreación / Planilla de préstamo
5.1.2 Solicita al cliente documento como soporte para el préstamo del elemento recreativo Auxiliar operativo implementos
y/o llaves de locker de mantenimiento / recreativos
Aux administrativa
Auxiliar de
Recreación / Planilla de préstamo
5.1.3 Entrega al cliente documento soporte una vez se devuelven los elementos Auxiliar operativo implementos
recreativos prestados y/o llaves de locker y el depósito en caso que aplique. de mantenimiento / recreativos
Aux administrativa
IDENTIFICACIÓN DE LA PROPIEDAD DEL CLIENTE O DEL
5.2
PROVEEDOR
Asistente de Eventos
Formato de Bienes
Identifica la propiedad del cliente o del proveedor en la prestación del servicio o en / Auxiliar
y/o mercancías de
5.2.1 la ejecución de un proyecto o programa específico y elabora los registros necesarios Administrativa /
propiedad del
según el servicio prestado. Auxiliar Operativa
Cliente o proveedor
de Recreación.
REGISTRO Y COMUNICACIÓN AL CLIENTE O PROVEDOR DE LAS
5.3
CONDICIONES ENCONTRADAS EN EL BIEN
Asistente de Eventos
Formato de Bienes
/ Auxiliar
Comunica al cliente o proveedor las condiciones encontradas en el bien y registra su y/o mercancías de
5.3.1 Administrativa /
estado en los formatos definidos en cada dependencia. propiedad de Cliente
Auxiliar Operativa
o proveedor
de Recreación.
CUSTODIA DEL BIEN POR PARTE DE FUNCIONARIO DE LA SEDE
5.4
RECREACIONAL
Asistente de Eventos
Formato de Bienes
/ Auxiliar
Vela por la conservación del bien del cliente o proveedor mientras esté bajo su y/o mercancías de
5.4.1 Administrativa /
control hasta el momento de su reintegro propiedad de Cliente
Auxiliar Operativa
o proveedor
de Recreación.
ENTREGA DEL BIEN POR PARTE DE FUNCIONARIO DE LA SEDE
5.5
RECREACIONAL
Asistente de Eventos
Formato de Bienes
Entrega el bien y evalúa si la entrega fue conforme a las condiciones pre- / Auxiliar
y/o mercancías de
5.5.1 establecidas con el usuario: Si la entrega fue conforme, o durante la utilización no se Administrativa /
propiedad de Cliente
registraron deterioros o pérdidas del bien, se actualizan los registros Auxiliar Operativa
o proveedor
de Recreación.
TOMA DE CORRECTIVOS SI EL BIEN NO ES ENTREGADO A
5.6
SATISFACCIÓN
Asistente de Eventos
Si la entrega al cliente no fue conforme, porque la cantidad de paquetes o elementos / Auxiliar
5.6.1 relacionados no corresponde, realiza las anotaciones e informa a la Gerencia de Administrativa / Correo electrónico
recreación para aplicar las determinaciones que se consideren pertinentes. Auxiliar Operativa
de Recreación
Asistente de Eventos
Si la entrega al proveedor no fue conforme por que durante la utilización se
/ Auxiliar
registraron deterioros o pérdida de los bien no descritos dentro de las condiciones,
5.6.2 Administrativa / Correo electrónico
realiza las anotaciones y reporta a la gerencia de recreación, para escalar el caso con
Auxiliar Operativa
el área pertinente.
de Recreación

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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS Y CONTROL DE REGISTROS ASOCIADOS:

6.1 DOCUMENTOS DE REFERENCIAS:
N/A

6.2 CONTROL DE REGISTROS:

LUGAR DE CLASIFICACIÓN
RECUPERACIÓ TIEMPO DE DISPOSICIÓN
NOMBRE ALMACENAMIENT CLASIFICACIÓN DE LA RESPONSABLE
N RETENCION FINAL
O INFORMACIÓN
Planilla de
Carpeta Física:
préstamo Por orden Asistente de
Registro de préstamo de Formatos y Registros 1 Año Destruir Interna
implementos implementos
cronológico Eventos
recreativos
Formato de
Bienes y/o Carpeta física:
mercancías de Registro de bienes y Por orden Asistente de
Formaos y Registros 1 Año Destruir Interna
propiedad de mercancías del cliente o cronológico Eventos
Cliente y/o del proveedor
proveedor
Correo Servidor de correo Por orden Asistente de
Comunicación indefinido N/A Interna
electrónico electronico cronológico Eventos

7. HISTÓRICO DE CAMBIOS:

VERSIÓ
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO SECCIÓN Nº FECHA REVISÓ APROBÓ
N
Se adicionó disposición relacionada con 3. Disposiciones FIRMA:
Angélica Rodríguez
el préstamo de elementos recreativos y Generales NOMBRE: Napoleón
Zuluaga
se ajustaron las descripciones de las 5. Procedimiento De La Rosa Peinado
V2 25/07/2014 Gerente Unidad de
actividades del procedimiento. Subdirector Servicios
Recreación y
Sociales y Unidades de
Turismo Social
Negocio
Angélica Rodríguez
Zuluaga Edwin Díaz Viecco
Se cambia nombre, cargo y firma de quien Pie de página del
V3 aprueba el documento. documento
26/07/2016 Gerente Unidad de Jefe de División de
Recreación y Turismo Servicios Sociales
Social
Se cambia nombre, cargo y firma de quien
Diana Rojas
aprueba el documento.
Coordinador de Edwin Díaz Viecco
Además de ser el tratamiento a la propiedad Pie de página del
V4 del cliente se incluye la gestión a la propiedad documento
17/05/2018 Programas de Jefe de División de
Recreación Familiar y Servicios Sociales
del Proveedor, para ampliar el alcance del
Empresarial
procedimiento.
Gino Merlano Osorio Leila González
Se cambió logo y responsable de aprobación
Gerente Unidad de Dominguez
V5 de acuerdo a cambio en estructura Logo 19/06/2019
Recreación y Turismo
organizacional. Subdirector Servicios
Social Sociales
1.objetivos, 2
Se modificó el objetivo, el alcance, las Leila González
Alcance, 3 Gino Merlano Osorio
disposiciones generales y se ajustó el Dominguez
disposiciones Gerente Unidad de
v6 procedimiento para ser aplicado a todas las
generales, 5
01/07/2020
Recreación y Turismo
sedes, también se actualizo el control de Subdirector Servicios
procedimiento y 6 Social Sociales
registros.
control de registros

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ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

FIRMA: FIRMA: FIRMA:

NOMBRE: Espedito Gómez NOMBRE: Gino Merlano Osorio NOMBRE: Leila González Dominguez
Administrador de Logística y Mantenimiento Gerente Unidad de Recreación y Turismo Social Subdirector Servicios Sociales

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