PROCESO GESTIÓN DOCMENTAL Y ARCHIVO VERSIÓN 01

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CONTROL DE PRÉSTAMO Y
INSTRUCTIVO FECHA
CONSULTA DE DOCUMENTOS 07/12/2020
VIGENCIA

1. OBJETIVO
Establecer las actividades operativas para ejercer el control de préstamos y consultas
documentales en los archivos de gestión y el archivo central de la entidad, así como
disposiciones para el correcto uso de los formatos asociados a esta actividad.

…
2. ALCANCE
Va desde la atención de las solicitudes de préstamo y consulta de documentos, la
estandarización de las actividades operativas para la adecuada prestación del servicio
archivístico, hasta las disposiciones para el correcto uso de los formatos asociados a esta
actividad.

…
3. CONDICIONES GENERALES

El préstamo y consulta documental es uno de los principales servicios ofrecidos por los archivos de
gestión y el archivo central en la entidad. Específicamente, es en donde se materializa el propósito
de estos archivos particularmente a través de la atención de las necesidades de información de los
usuarios. Por tal razón es fundamental estandarizar las actividades operativas que permiten prestar
un adecuado servicio y correcta administración de los documentos de archivo en la entidad.

Estas son las disposiciones generales que se debe tener en cuenta para la prestación de este servicio
archivístico.

a) Establecer el periodo de tiempo máximo del préstamo documental. Para el caso de los archivos
de gestión. Se recomienda un tiempo máximo de 15 días calendario.

b) La unidad mínima de préstamo documental es una carpeta.

c) Siempre que se va a realizar un préstamo documental se debe consultar el índice de información

reservada y clasificada para determinar la viabilidad del préstamo.

d) Utilizar formato registro de préstamos documentales.

e) El Formato Único de Inventario Documental (FUID) es el instrumento a partir del cual se realiza
el acceso, recuperación y control de las carpetas en cada uno de los archivos de la entidad.

El registro de los préstamos documentales de cada Dependencia se deberá llevar en el formato

Planilla de préstamos documentales

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4. DEFINICIONES O GLOSARIO
Archivo de gestión: archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,
sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Depuración: retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos
de gestión.

Documento de apoyo: documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones,
que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus
funciones.

Documento administrativo o de archivo: registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Expediente administrativo: conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo

de un mismo trámite o procedimiento vinculados y relacionados entre sí y que se conservan
manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución
definitiva.

Folio: hoja de libro, de cuaderno o de expediente al que corresponden dos páginas.

Ordenación documental: fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias
dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

Organización documental: proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la

descripción de los documentos de una institución.

Signatura topográfica: identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de

conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

Unidad de conservación: cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que
garantice su preservación e identificación a través de la descripción en los inventarios documentales.
Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o
tomos.
…
5. DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO
…
CARGO O ROL DE
DOCUMENTOS O
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PERSONA
REGISTROS
RESPONSABLE

Recibir la solicitud de préstamo documental.

Los usuarios de los archivos de gestión o central realizan

la solicitud de préstamo documental por tres canales de
comunicación: Funcionarios y/o
Comunicación
contratistas de la
- Comunicación oficial interna oficial
entidad
- Correo electrónico
- Solicitud verbal

Cualquiera que sea el canal, el funcionario encargado del

archivo recibe la solicitud y comienza con el trámite

Verificar la solicitud de préstamo de documental.

Funcionario y/o
Una vez recibida la solicitud se debe verificar que cumpla Contratista encargado N/A
con las siguientes condiciones para proceder con la del archivo
preparación:

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CARGO O ROL DE
DOCUMENTOS O
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PERSONA
REGISTROS
RESPONSABLE
- Las carpetas y/o expedientes solicitados se
encuentran bajo la custodia del archivo en donde
se recibe la solicitud.

- Las carpetas y/o expedientes solicitados se

encuentran disponibles (no estén en préstamo o en
un proceso de intervención técnica).

- Las carpetas y/o expedientes solicitados no tienen

ningún tipo de clasificación o reserva, parcial o total
de acuerdo a lo descrito en el Índice de información
clasificada y reservada.

Nota: en caso de que no se cumplan las condiciones, se

le notificará al usuario por el mismo medio en el cual se ha
realizado la solicitud la razón por la cual se ha denegado
(parcial o totalmente) el préstamo documental solicitado.
Preparar el préstamo documental.
Funcionario y/o
Consultar la ubicación física de la carpeta y/o el expediente
contratista encargado N/A
solicitado en el FUID y retirar del lugar de almacenamiento
del archivo
asegurándose que correspondan a la solicitud de préstamo
realizada por el usuario.
Tarjeta afuera

Ubicar la tarjeta afuera que es el documento que

Funcionario y/o
remplazara en el sitio físico de donde fue extraído el
contratista encargado N/A
expediente que se va a prestar. Esta tarjeta será retirada
del archivo
una vez sea devuelto el expediente.

Registrar el préstamo documental. Funcionario y/o Anexo 4 Planilla

contratista encargado Control de
Genera el registro en la Planilla de Control de Préstamos del archivo Préstamos
a cada una de la carpeta y/o el expediente solicitado.
Recibir las carpetas o expedientes que han sido
prestados.

Se verifica que las carpetas o expedientes documentales

que han sido prestados se encuentran:

- Completos de acuerdo a las condiciones en que fueron

prestados. Funcionario y/o
contratista encargado N/A
- No han sido incluidos documentos de archivo en las del archivo
carpetas.

Nota: si no se cumple con alguna de las condiciones

descritas anteriormente, se debe notificar al funcionario
que entrega los documentos prestados la inconformidad
encontrada para tomar las acciones preventivas o
correctivas necesarias y hacer la anotación en la casilla de
observaciones del control de préstamos.
Cerrar el préstamo documental Funcionario y/o Anexo 4 Planilla
contratista encargado Control de
Registrar en la Planilla Control de Préstamos la devolución del archivo Préstamos
de las carpetas o expedientes prestados.
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VIGENCIA

CARGO O ROL DE
DOCUMENTOS O
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PERSONA
REGISTROS
RESPONSABLE

Archivar las carpetas y expedientes que han sido devueltos

y retirar la tarjeta afuera que estuvo remplazando el
expediente.

6. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS FECHA
01 Primera versión del documento 07/12/2020
….
7. CONTROL DE FORMALIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

HERMES ARTURO PEREZ GASCA MEDARDO RODRIGUEZ BECERRA

Coordinador Grupo Conservación
Documental
HERMES ARTURO PEREZ GASCA
Coordinador Grupo Conservación
MEDARDO RODRIGUEZ BECERRA
Documental
Subdirector Administrativo y Financiero
Subdirección Administrativa y Financiera
Subdirector Administrativo y
Financiero
Subdirección Administrativa y
Financiera
Validado a través del correo
mrodriguezb@mininterior.gov.co con
fecha del 07/12/2020

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