CÓDIGO: PO-PAINFAT-01

PROCEDIMIENTO DE
MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA FISICA
VERSIÓN: 07

1. OBJETIVO

Definir los lineamientos para la programación y ejecución del mantenimiento preventivo y correctivo
y/o adecuación de la infraestructura física de Tandem.

2. ALCANCE

Aplica para todas las sedes de Tandem, inicia con la necesidad de mantenimiento de la
infraestructura física ya sea preventivo, correctivo y/o adecuaciones hasta la ejecución y entrega a
satisfacción.

3. RESPONSABLES

• Director de Custodia
• Director Administrativo y Financiero
• Supervisora logística
• Coordinador de Custodia
• Líder de calidad y/o producción
• Gestora Administrativa
• Auxiliar de infraestructura

4. DEFINICIONES

• Mantenimiento correctivo: Consiste en la corrección de averías, daños o fallas cuando

estas se presentan sin ser planificadas.

• Mantenimiento preventivo: Asegurar el correcto funcionamiento de la infraestructura

con el fin de evitar futuros daños.

• Cronograma mantenimiento de infraestructura: descripción gráfica y ordenada de un

conjunto de funciones y tareas que se llevan a cabo en un tiempo estipulado bajo la
responsabilidad del proceso de infraestructura.

ELABORÓ APROBÓ
REVISÓ
Nombre: Leidy Ruiz Nombre: Leydy Ruiz Nombre:
Cargo: Director de Custodia Cargo: Directora de Custodia Cargo:
Fecha: 22/08/2023 Fecha: 22/08/2023 Fecha:
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MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA FISICA
VERSIÓN: 07

5. GENERALIDADES

• Las actividades de mantenimiento preventivo se programarán durante el primer bimestre del

año y quedarán registradas en el Formato FO-PAINFAT-09 cronograma de mantenimiento de
infraestructura.

• Para el caso de mantenimientos correctivos y/o adecuaciones deben solicitarse a través del
aplicativo Help Desk (Ver DM#148662 Instructivo o solicitud de soporte informático e
infraestructura).

• Las actividades programadas o aquellas solicitadas a través de Help Desk, pueden ser
ejecutadas por el auxiliar de infraestructura o por el proveedor seleccionado según
corresponda, cuando éstas sean ejecutadas por un contratista o proveedor deberá cumplir con
lo establecido en el ver DM#82337 Manual del contratista y/o proveedor.

• Semanalmente la gestora administrativa realizará el seguimiento y registro de los casos

abiertos en help desk.

• Las órdenes de compra serán cargadas en SAP una vez a la semana los días viernes, de tal
forma que la aprobación de la vicepresidencia se dé en los siguientes 5 días hábiles.

6. DESCRIPCION

6.1 Ejecución y seguimiento cronograma de mantenimiento de infraestructura.

Mensualmente la gestora administrativa realizará seguimiento a las actividades programadas

en el cronograma de infraestructura indicando si fue ejecutada, en el caso de no haberse
realizado la actividad, deberá registrar en el cronograma la justificación de la no realización de
dicha actividad.

Así mismo, de forma mensual durante los 10 primeros días hábiles de cada mes, la dirección
de custodia verificará la ejecución del cronograma, con el fin medir el indicador de
cumplimiento y enviar reporte al departamento de HSEQ.

6.2. Chequeo de instalaciones y herramientas de trabajo.

• Mensualmente el coordinador o líder de bodega y/o auxiliar de infraestructura, realiza el

chequeo de instalaciones en el formato FO-PAINFAT-02 junto con el representante del
COPASST de la sede, como parte del programa de inspección y mantenimiento de sistemas de
almacenamiento e instalaciones físicas del plan de conservación del Sistema Integrado de
Conservación (Ver documento #DM 102636).

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Nombre: Leidy Ruiz Nombre: Leydy Ruiz Nombre:
Cargo: Director de Custodia Cargo: Directora de Custodia Cargo:
Fecha: 22/08/2023 Fecha: 22/08/2023 Fecha:
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MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA FISICA
VERSIÓN: 07

• Mensualmente el coordinador o líder de bodega, realizará la inspección de las herramientas de

trabajo asignadas y equipos de medición en el formato FO-PAINF-XX con el fin de verificar el
estado de las mismas.

Estas herramientas pueden ser:

• Scanner de custodia
• Herramientas de carga
• Dataloger
• Deshumidificadores entre otros.

• Los deterioros o fallas evidenciados en el chequeo e inspección deberán ser registrados por el
líder de proceso o área. a través del aplicativo Help Desk. (Ver DM#148662 Instructivo o
solicitud de soporte informático e infraestructura).

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Nombre: Leidy Ruiz Nombre: Leydy Ruiz Nombre:
Cargo: Director de Custodia Cargo: Directora de Custodia Cargo:
Fecha: 22/08/2023 Fecha: 22/08/2023 Fecha:
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MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA FISICA
VERSIÓN: 07

6.3. Registro y seguimiento de mantenimientos correctivos y/o adecuaciones help desk

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Nombre: Leidy Ruiz Nombre: Leydy Ruiz Nombre:
Cargo: Director de Custodia Cargo: Directora de Custodia Cargo:
Fecha: 22/08/2023 Fecha: 22/08/2023 Fecha:
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PROCEDIMIENTO DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO,
Y/O ADECUACIÓN DE INFRAESTRUCTURA FISICA
VERSIÓN: 07

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS

• Manual de contratistas DM#82337

• Procedimiento de selección y evaluación de proveedores DM#2185

• Instructivo de Help Desk DM#148662

• FO-PAINFAT-02 Formato de chequeo de instalaciones

• FO-PAINF-XX Formato de inspección de herramientas de trabajo.

7. CONTROL DE CAMBIOS

RAZON DE LA
VERSION FECHA
ACTUALIZACION
Inclusión del FO-PAINFAT-02
1 18-Dic-2017
Formato Control de orden y aseo
Inclusión gestión de flota
2 29-Jun-2018
Ajustes en el objetivo, alcance,
generalidades, responsables y
descripción del procedimiento.
3 23-Ago-2018
Inclusión del FO-PAINFAT-09
Cronograma de mantenimiento de
infraestructura,
Ajuste Diagrama Chequeo de
4 24-May-2021 Instalaciones, se incluye el
registro en help desk
Inclusión de verificación de
5 15- Jun-2021 diligenciamiento total de los
registros
Inclusión cargo auxiliar de
6 19 – Sep -2022
infraestructura.
Inclusión de documentos
relacionados, aclaración de
7 22 – Agol-2023
generalidades y descripción del
procedimiento.

ELABORÓ APROBÓ
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Nombre: Leidy Ruiz Nombre: Leydy Ruiz Nombre:
Cargo: Director de Custodia Cargo: Directora de Custodia Cargo:
Fecha: 22/08/2023 Fecha: 22/08/2023 Fecha: