MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1102-P-GRA-03-V5

PROCESO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Registrado SIG:

Subproceso de Gestión de Recursos Administrativos 11/02/2021
Documento
PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE ELEMENTOS
controlado
DE CONSUMO
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CONTENIDO

Pág.

1. OBJETIVO 1
2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2
3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE 2
4. MARCO NORMATIVO 3
5. RECURSOS 4
6. GENERALIDADES 4
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 4
8. FORMATOS 7
9. CONTROL DE CAMBIOS 8
10. ANEXOS 8

Fecha: 08/02/2021 Fecha: 10/02/2021

ORIGINAL FIRMADO

ÁLVARO PATIÑO MONTOYA

Director Apoyo a la Gestión

KAREN LORENA SANBRIA JAIME IVAN PARDO

profesional universitario Secretario de Desarrollo Institucional
Elaborado Aprobado

JACQUELIEN HENAO NARANJO

DIRECTORA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
REGISTRADO SIG Fecha: 11/02/2021
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1. OBJETIVO:
Programar y establecer los lineamientos necesarios para garantizar el suministro de
elementos de consumo dentro de las cuales se incluyen los de mantenimiento usados para el
edificio y demás oficinas de la administración central, para prestar un servicio con eficiencia
y celeridad.

2. ALCANCE Y RESPONSABLES:
Este procedimiento inicia con el diagnóstico de las necesidades anuales y periódicas de
elementos de consumo y mantenimiento para programar y realizar la distribución de los
mismos de manera mensual y/o cuando sea necesario y se encuentren disponibles a la
persona encargada de cada dependencia y a las personas de mantenimiento.

3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE:

ELEMENTOS: En otros sentidos, se conoce como elemento a la parte integrante de algo,

a las pieza que forman una estructura y a los componentes de una agrupación humana. Por
ejemplo: “La CPU es el elemento central de una computadora”, “Mi equipo de trabajo está
formado por cuatro elementos básicos: el martillo, el destornillador, los clavos y los
tornillos”, “La policía ha detectado el accionar de elementos subversivos dentro de la
universidad pública”.

CONSUMO: Significa gastar o (destruir) es la acción y efecto de consumir o gastar, bien sean
productos alimenticios y otros géneros de vida efímera, bien, entendiendo por consumir como
el hecho de destruir, utilizar comestibles u otros bienes para satisfacer necesidades o deseos,
o gastar un producto.

GESTIÓN: La gestión es un conjunto de procedimientos y acciones que se llevan a

cabo para lograr un determinado objetivo. Es decir, en términos generales, la gestión es
una serie de tareas que se realizan para acometer un fin planteado con antelación. La palabra
gestión suele relacionarse principalmente con el mundo corporativo, con las acciones que
desarrolla una empresa para alcanzar, por ejemplo, su objetivo de ventas o de ganancias.

MANTENIMIENTO: Acciones que tienen como objetivo preservar un artículo o restaurarlo a

un estado en el cual pueda llevar a cabo alguna función requerida. Estas acciones incluyen
la combinación de las acciones técnicas y administrativas correspondientes.

PROGRAMAR: Programación es la acción y efecto de programar. Este verbo tiene varios

usos: se refiere a idear y ordenar las acciones que se realizarán en el marco de un proyecto;
al anuncio de las partes que componen un acto o espectáculo; a la preparación de máquinas
para que cumplan con una cierta tarea.

PRODUCTOS: Cualquier objeto que puede ser ofrecido a un mercado que pueda satisfacer
un deseo o una necesidad. Sin embargo, es mucho más que un objeto físico. Es un completo
conjunto de beneficios o satisfacciones que los consumidores reciben cuando compran; es la
suma de los atributos físicos, psicológicos, simbólicos y de servicio.

SUMINSITRO: Cuando se habla de suministro se hace referencia al acto y consecuencia

de suministrar (es decir, proveer a alguien de algo que requiere). El término menciona
tanto a la provisión de víveres o utensilios como a los objetos y efectos que se han
suministrado.
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4. MARCO NORMATIVO

• Ley 42 de 1993 Art. 107 “Los órganos de Control Fiscal verificarán que los bienes del Estado
estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal
fin, pudiendo establecer responsabilidad fiscal a los tomadores cuando las circunstancias lo
ameriten”.

• Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y el derecho al acceso
a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”

• Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la

Administración Pública”.

• Ley 489 de 1998, Reglamentada Parcialmente por el Decreto Nacional 910 de 2000, “Por
la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden
nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las
atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y
se dictan otras disposiciones”.

• Ley 152 de 1994: Establecer los procedimientos y mecanismos para la elaboración,

aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de los planes de desarrollo, así como
la regulación de los demás aspectos contemplados por el artículo 342, y en general por el
capítulo 2° del título XII de la Constitución Política y demás normas constitucionales que se
refieren al plan de desarrollo y la planificación.

• Ley 1150 de 2007: “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la
contratación con Recursos Públicos”.
• Ley 1474 de 2011: “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la
gestión pública”.

• Ley 594 de 2000: “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.”

• Decreto 19 de 2012: “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.

• Resolución 174 de 2012: “Por medio de la cual se deroga la Resolución 061 de 2012 y se
adoptan decisiones en materia de desconcentración y delegación de la actividad contractual
del municipio de Villavicencio”.

• Decreto 1082 de 2015, "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector Administrativo de Planeación Nacional".

• Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector de Función Pública.

• Decreto 1499 de 2017 MIPG Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

• NTC-ISO 31000: 2009 Gestión de Riesgos principios y Guías.

• NTC-ISO 27001 de 2006: Tecnología de la información. Técnicas de seguridad. Sistemas de
gestión de la seguridad de la información (SGSI). Requisitos.
• Norma ISO 9001: 2015 Norma técnica Internacional de Gestión de la Calidad.
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5. RECURSOS

• Talento Humano: Profesional en Administración de Empresas y Derecho, Técnico

Administrativo y Jefe de Oficina.

• Maquinaria y Tecnología: Equipos de Cómputo, impresoras, equipos de comunicación,

servicio de Internet.

• Medio Ambiente: Oficina con muebles suficientes y adecuados, sala de trabajo para
reuniones con grupos de los diferentes procesos.

6. GENERALIDADES

• Elementos de consumo: Son aquellos bienes que por el primer uso que se hace de ellos o
porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad
o materia independiente. “Como por ejemplo”

- Cafetería: Café, azúcar, aromática, mezclador plástico, botellones de agua, vasos

desechables, servilletas.
- Papelería: Elementos necesarios para la operación normal de la administración central.
- Combustible.
- Elementos de ferretería: Elementos necesarios para el mantenimiento de la
Administración Central.
- Suministro de tóner.
- Repuestos de Aires acondicionados.

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

7.1 DESARROLLO EN FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE
ELEMENTOS DE CONSUMO

N. ACTIVIDAD DETALLE P.C RESPONSABLE

INICIO Inicia con la elaboración del

estudio previo para adquirir
los elementos de consumo
y/o mantenimiento de
acuerdo al presupuesto
asignado.
Etapa Precontractual Radicar en la Oficina de Profesional
Contratación para el inicio del Universitario.
proceso de selección del
X Técnico,
contratista, y realizar
seguimiento mediante Administrativo y/o
Formato Hoja de Ruta (1102- Operativo.
F-GRA-14).
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La Oficina de Contratación,
Etapa contractual se encarga del proceso
Designación de contractual y delega como Oficina de
supervisor responsable a la Secretaría Contratación
de Desarrollo Institucional
2
quién a su vez delega al Secretaria de
funcionario competente para Desarrollo
la supervisión según Formato Institucional
(1010-F-GCT-74-).

Suscribir el acta de inicio

formato (1010-F-GCT-09)
Acta de Inicio con el supervisor designado. Profesional
Universitario.
3 X
Técnico, Administrativo
y/o Operativo.

El Almacén deberá verificar y

registrar en el aplicativo PCT
4
los elementos contratados
para corroborar las
especificaciones técnicas y
sus características,
generando comprobante de
entrada de consumo.

Recepción de Almacén Municipal

Durante la recepción del
elementos suministro de recargas de los
extintores, el supervisor del
4 contrato y el área de X
seguridad y salud en el
trabajo, realizaran la
inspección de la recarga por
Dirección de Apoyo a
medio del formato (1101-F-
la Gestión.
GRM-101) Inspección de
Extintores, el cual será
anexado al informe de
supervisión.

Asignar mediante el formato

Asignación de los
(1102-F-GAL-02) Asignación
Elementos
Elementos de Consumo y
Devolutivos.
5 Almacén Municipal
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Distribución y Distribuir los elementos a las

entrega personas encargadas de
acuerdo a las solicitudes de
las dependencias de la
Administración Central, Profesional
solicitadas en el formato Universitario
(1102-F-GRA-12) Solicitud
y/o Entrega Elementos. Técnico
6 Administrativo

Los Extintores serán Dirección de Apoyo a

ubicados nuevamente en la Gestión.
cada una de las
dependencias de donde
fueron retirados para su
respectiva recarga.

Una vez desarrolladas y

7 ejeutadas todas las
FIN actividades e finaliza con el
procedimiento.

7.2. DESARROLLO EN FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DEL

COMBUSTIBLE

N. ACTIVIDAD DETALLE P.C RESPONSABLE

Inicia con la elaboración

INICIO estudio previo para adquirir
los elementos de consumo
Profesional
y/o mantenimiento de
Universitario
acuerdo al presupuesto
asignado y radicar en la
1 Etapa precontractual Oficina de Contratación para X Técnico
el inicio del proceso de
Administrativo
selección del contratista, y
Oficina de
realizar seguimiento
mediante Formato Hoja de Contratación .
Ruta (1102-F-GRA-14)
2

La Oficina de Contratación,
se encarga del proceso
contractual y delega como
responsable a la Secretaría Oficina de
Etapa Contractual Contratación
Designación de de Desarrollo Institucional
2 supervisor quién a su vez delega al
funcionario competente para Secretaria de
la supervisión según Formato Desarrollo
(1010-F-GCT-74). Institucional
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Profesional
Acta de Inicio Universitario.
Suscribir el acta de inicio
3 formato (1010-F-GCT-09)
Técnico,
con el supervisor designado.
Administrativo y/o
Operativo.
Suministrar el combustible de
acuerdo a la demanda de las
Distribución y dependencias de la
entrega Administración Central
evidenciándose en los
4 informes del supervisor y sus Dirección de Apoyo a
apoyos basados en el la Gestión.
software soporte del
proveedor. Nota: Solo se
suministra combustible a los
carros autorizados mediante
microchip, por el supervisor.
Una vez desarrolladas y
FIN
5 ejeutadas todas las .
actividades e finaliza con el
procedimiento.

8. FORMATOS

TIEMPO DE
RETENCIÓN DISPOSICION
CÓDIGO NOMBRE ARCHIVO RESPONSABLE
FINAL
Gestión Central
Hoja de ruta Control de Profesional 2 0 Eliminación
1102-F-GRA-14 etapa
precontractual Suministros Universitario
Formato acto
administrativo Control de Profesional
1010-F-GCT-74 2 0 Eliminación
para designar Suministros Universitario
supervisor
Formato acta de Control de Profesional
1010-F-GCT-09 2 0 Eliminación
Inicio Suministros Universitario
Solicitud y/o
entrega Control de Profesional 2 0 Eliminación
1102-F-GRA-12 elementos de
consumo y/o Suministros Universitario
mantenimiento
1101-F-GRM- Inspección de Control de Professional 2 0 Eliminación
101 Extintores Suministros Univeritario
Asignación de
Elementos de Control de Professional
1102-F-GAL-02 2 0 Eliminación
Consumo y Suministros Univeritario
Devolutivos
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9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN N. FECHA DESCRIPCION MODIFICACIONES

Se actualizó en el procedimiento Para Gestión de Elementos
de Consumo 1102-PGRA-03-V4 pasa a Versión 5
3. Definiciones y Terminología applicable.
05 11/02/2021 4. Normatividad Vigente Se incluye la normatividad legal
vigente applicable al procedimiento.
6. Generalidad. Se incorpora al procedimiento el suministro de
tóner y repuestos de aires.
Se modifica el nombre del procedimiento teniendo en cuenta
que los elementos de mantenimiento hacen parte del mismo
consumo.
Se actualiza el numeral 7.1. del flujograma para añadir los
controles respectivos al procedimiento y se modifican las
04 13-11-2019 actividades número 2,3,4,5,6 del Procedimiento para la Gestión
de Elementos de Consumo y Mantenimiento.
Se actualiza el numeral 7.2. flujograma para añadir los
controles respectivos al procedimiento y se modifican las
actividades número 2 y 3 del Procedimiento para Gestión del
Combustible.
Se fusiona la actividad 1 y 2 de cada flujograma ya que la
03 09-11-2017 elaboración del estudio previo se hace con base en el
presupuesto asignado.
Se modifica las generalidades en la cual se especifican los
elementos de consumo y mantenimiento, se actualiza el
flujograma para añadir los controles respectivos al
02 18/07/2017 procedimiento con el flujograma para la gestión del
combustible.
Se añaden nuevos formatos para el control del procedimiento.
Codificación anterior PR-1120-03-V1 de fecha 1/12/2008. Se
01 28/11/2013 modifican numerales, 2 alcance y responsables; 8 Registros;
9 control de cambios.

10. ANEXOS