Contabilización de activos fijos

CÓDIGO:
INSTRUCTIVO DE CONTABILIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS I07-GF

MACROPROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA
PROCESO DE GESTIÓN CONTABLE VERSIÓN:
V.2.2-2019
Establecer el procedimiento para la contabilización de compras nuevas, adiciones y reducciones, retiros y proceso
OBJETIVO
de depreciación de los bienes muebles e inmuebles de la compañía.
Incluye el registro, desde el área administrativa y financiera, de activos nuevos, de retiros por hurto, de retiros
ALCANCE por venta, obsolescencia o donación; contabilización de movimientos de activos por cambios de ubicación y
responsable, contabilización con depreciaciones y pago a proveedores de activos.
DEFINICIONES
No. TÉRMINO DEFINICIÓN
Es aquel activo que no está destinado para ser comercializado, sino para ser utilizado, para ser
1. Activo Fijo
explotado por la empresa.
2. Depreciación Es un mecanismo que reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de este.
3. Adición Es la mejora realizada a un activo fijo, es decir se llevan como un mayor valor del activo fijo.
Capitalización de un  Aumentan el valor del activo, ya sea en cantidad (ampliación) o calidad (mejora).
4.
activo • Aumenta la vida útil del Bien.
5. Rut Registro Único Tributario.
El levantamiento de inventario de activo fijo tiene como propósito verificar, registrar e
Inventario de activos identificar físicamente los activos fijos de la Empresa, colocar etiquetas o placas con código de
6.
fijos barras, imprimir resguardos, conciliar y depurar el inventario físico con la información
contable.
CONDICIONES GENERALES
1. Toda factura se debe presentar en original y dos copias (sin tachones ni enmendaduras) el original de la remisión firmada
por el funcionario que recibe y la factura debe reunir los requisitos de ley.
2. Las Órdenes de Compra por medio de las cuales se adquieren Activos Fijos deben detallar claramente y por separado cada
elemento.
3. Toda factura que relacione un activo fijo debe registrarse en el Software de Apoteosys, detallando en el concepto el número
de la factura, la orden de compra y el número de placa.
ELABORO/MODIFICO REVISÓ APROBÓ

Nombre: Alba Milena Restrepo Ramirez Jenny Paola Cortés Morales (e)/Beatriz Prado Herdoíza Alberto Remolina Parra
Cargo: Profesional Contable y de Impuestos Coordinadora de Contabilidad/ Profesional de P y C. Director Administrativo y Financiero
Fecha: Marzo de 2019 Marzo de 2019 Mayo de 2019
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4. La Dirección Administrativa en conjunto con la Coordinación Contable y Revisoría Fiscal deben establecer políticas generales
para la contabilización, capitalización, identificación de activos fijos , activos de control y su marcación e igualmente el
avalúo técnico de los activos.
5. El método de depreciación establecido por la compañía es el de línea recta.
6. Se establece como cuantía mínima de activos el valor establecido en la resolución expedida cada año por la Contaduría
General de la Nación con el fin de establecer la vida útil del activo para la depreciación.
7. La vida útil de los activos será de acuerdo a la norma (Decreto 2649), para los activos que por su valor se consideran
activos de menor cuantía serán depreciados el mismo año de adquisición.
8. Los activos que finalicen su vida útil serán retirados de la cuenta propiedad planta y equipo y serán contabilizados
automáticamente en cuentas de orden con el 10% de su valor de adquisición.
9. Cualquier traslado, retiro y cambio de responsable de un Activo debe ser informado mensualmente al responsable del
manejo de Activos Fijos para generar el movimiento contable respectivo.
10. Cuando se realice orden de compra para la o mantenimiento de un activo que incremente o capitalicen el activo según las
políticas establecidas, debe incluir en el objeto el código del activo para que pueda ser identificado al momento de su
contabilización.
11. La dirección Administrativa debe reportar al área de contabilidad anualmente el inventario de activos.
12. Los activos dados de baja y/o hurtados, deben ser reportados oportunamente al área de contabilidad con los respectivos
soportes.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE N° DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES OBSERVACIÓN FRECUENCIA
DE CONTROL
1. REGISTRO ACTIVOS NUEVOS
Profesional Ver Requisitos de
Contable 1.1 Recibir la Factura y/o Cuenta de Cobro y factura y/o cuenta
Por demanda X
verificar que cumpla con los requisitos de ley. de cobro en el
Formato A03-GF
1.2 Verificar que venga anexo los documentos Documentos:
correspondientes.  Remisiones
Por demanda X
debidamente
firmadas por un

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ACTIVIDAD
DE CONTROL
funcionario de
Capital Salud
EPS-S con
Nombre claro,
Cargo, fecha y
sello.
 Póliza Original si
es requerida en
la Orden de
Compra.
Para los Casos de
Cuenta de Cobro
debe anexar el
Rut.
1.3 Verificar que las facturas y/o cuentas de cobro
N.A Por demanda X
se encuentren descargadas en Comprarnet.
1.4 Solicitar a la supervisión de activos fijos la
N.A Por demanda
asignación de placa.
Supervisor(a) de 1.5 Enviar al área contable el número de placa Esta solicitud debe
activos fijos asignada al activo. ser enviada por Por demanda
correo electrónico.
Profesional 1.6 Realizar la causación de la factura en el Detallando en el
Contable software Apoteosys. concepto el
número de la
factura, la orden Por demanda
de compra y el
número de placa.
Se debe hacer

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ACTIVIDAD
DE CONTROL
directamente en el
software de
Apoteosys y en
caso de cargue
masivo se puede
realizar mediante
archivo plano en
Excel.
1.7 Realizar entrega de la factura al área de Se debe anexar el
tesorería para el respectivo pago. documento
soporte de la
causación. Mensual
Se realiza la
entrega mediante
el formato F36-GF.
Profesional de 1.8 Revisar que todos los documentos enviados del
Tesorería área contable cumplan con todos los requisitos N.A Por demanda X
para efectuar el giro.
1.9 Efectuar transferencia electrónica o giro en
N.A Por demanda
cheque al proveedor
1.10 Archivar los comprobantes de pago. N.A Por demanda
2. REGISTRO DE RETIROS POR HURTO
Supervisor (a) de 2.1 Enviar al área contable Formato F06-GA de acta
Activos Fijos de aprobación del comité para baja de activos N.A Por demanda
fijos con sus respectivos soportes.
Profesional 2.2 Recibir los documentos enviados por el
N.A Por demanda
Contable Supervisor de Activos Fijos y revisarlos.
2.3 Enviar al área administrativa el valor del activo N.A Por demanda

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ACTIVIDAD
DE CONTROL
registrado en libros.
2.4 Registrar la baja del activo del software
N.A Por demanda
Apoteosys.
2.5 Recibir del área administrativa el valor a
recuperar aceptado por la Administradora de N.A Por demanda
Seguros.
2.6 Registrar en el sistema Apoteosys el valor a
N.A Por demanda
recuperar del activo.
2.7 Generar comprobante contable y archivar. N.A
3. REGISTRO DE RETIROS POR VENTA OBSOLESCENCIA O DONACIÓN
Supervisor (a) de 3.1 Enviar al área contable la documentación Enviar los
Activos Fijos describiendo la forma en la cual se da de baja el siguientes
activo. documentos al
área contable:
. F06-GA-Formato
de acta de
aprobación del
comité para baja
de activos fijos
Por demanda
con sus
respectivos
soportes.
. En caso de
Donación deben
enviar Certificado
de Donación de la
entidad
beneficiada.

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ACTIVIDAD
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. En caso de venta
del activo debe
enviarse el
contrato de
compra venta del
activo.
Profesional 3.2
Recibir los documentos enviados por la N.A
Por demanda X
Contable Supervisora de Activos Fijos y revisarlos.
3.3 Registrar la baja del activo del software N.A
Por demanda
Apoteosys.
3.4 Generar comprobante contable y archivar. N.A Por demanda
4. CONTABILIZACION DE MOVIMIENTOS DE ACTIVOS POR CAMBIOS DE UBICACIÓN Y RESPONSABLE
Supervisor (a) de 4.1 Enviar mensualmente al área contable un
Activos Fijos archivo de los activos con los movimientos de N.A Mensual
ubicación realizados.
Profesional 4.2 Elaborar un archivo plano en Excel para
Contable movimientos masivos o cambios de ubicación
N.A Por demanda
para movimientos individuales y actualizar en el
software de Apoteosys.
4.3 Generar comprobante contable y archivar. N.A Por demanda
5. CONTABILIZACION CON DEPRECIACIONES
Profesional 5.1 Bajar reporte de Apoteosys de la cuenta de
N.A Mensual
Contable activos del mes.
5.2 Verificar y realizar depreciación y contabilizarlo
Mensual
mediante archivo plano. N.A X
5.3 Generar contabilización, imprimir soportes y

N.A Mensual
archivar.

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ACTIVIDAD
DE CONTROL
6. PAGO A PROVEEDORES DE ACTIVOS
Tesorero 6.1 Revisar que las facturas y/o cuentas de cobro
N.A Por demanda X
vengan con los anexos.
6.2 Programar el giro de facturas ya sea por
transferencia electrónica o cheque de acuerdo a N.A
Por demanda
las fechas establecidas.
Director 6.3 Revisar y autorizar el pago de facturas.
Administrativo y N.A X
Por demanda
Financiero
6.4 Efectuar la transferencia electrónica o girar el N.A
Por demanda
cheque al proveedor.
Tesorero 6.5 Entregar al proveedor el cheque, hacer firmar el N.A
comprobante y anexar a los soportes carta de
Por demanda
autorización si se requiere.
ACTIVIDADES DE CONTINGENCIA
EVENTO ACTIVIDADES DE CONTINGENCIA RESPONSABLE
Realizar archivo manual en Excel y luego
Falla Tecnología: Fallas en el sistema Apoteosys. cargar las novedades al software apoteosis. Profesional Contable.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO
A03-GF Requisitos de factura y/o cuentas de cobro.
Decreto 2649 de 1993 Principios de contabilidad generalmente aceptados.
Formato de acta de aprobación del comité para baja de activos fijos con sus respectivos
F06-GA
soportes.
F36-GF Formato de entrega de facturas para pago.

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5.3 Generar contabilización, imprimir soportes y

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