“Universidad Latinoamericana”

Elaborado por:

Noé Cervantes Mayorga

Presenta el Tema:

“Desarrollo de la guía: seguimiento, control y finalización; entrega final”

De la Materia:

Administración de Proyectos

Tarea de Quinta Clase

Fecha:

León, Gto., a 18 de febrero de 2018.

 “Desarrollo de la guía: seguimiento, control y finalización; entrega final”

El desarrollo de nuevos proyectos es parte fundamental para el crecimiento

de la vida de una empresa y también para nuestra vida personal, es por eso que
es importante conocer el cómo debemos ir llevando paso a paso cualquier
proyecto por mínimo que sea lleva varias etapas para que este sea exitoso.

Entendamos como administración de proyecto como la aplicación de

conocimientos, habilidades, recursos, técnicas y herramientas para poder
desarrollar proyectos de forma efectiva y a su vez ser asertivos, estos proyectos
deben ser generados de forma estratégica y estar alineados a los objetivos que
tiene la empresa, y de igual manera que estén al alcance del poder adquisitivo de
la dicha empresa, todos los proyectos deben ofrecer un valor agregado a la
empresa ya que dé nos ser así dicho proyecto no debería ser tomado en cuenta
para su ejecución

El llevar a cabo un proyecto implica cimentar bien las bases para que todo lo que
conlleva el mismo este soportado y no tengamos fallas al ir agregando nuevas
cosas, es por eso que debemos considerar hasta el más mínimo detalle para que
se pueda llevar a cabo con éxito.

Siempre debemos tomar en cuenta que este proyecto debe ser para un nuevo
beneficio o bien para beneficiar algo que ya tenemos pero buscamos mejorarlo, ya
que muchas de las veces tenemos buenas ideas pero al final no ayudan en nada a
la empresa.

La finalidad de este proyecto es que entendamos mediante la ejemplificación de

un caso real el cómo se va ir llevando paso a paso el proyecto hasta su
estabilización o culminación.
 “Descripción de la empresa.”

La empresa la cual seleccione para mi proyecto de la materia es una

empresa del ramo del calzado que tiene presencia a nivel mundial, y que a lo largo
de 15 años ha tenido un crecimiento muy considerado que la ha posicionado en
una de las marcas más vendidas y reconocidas a nivel mundial.

Crocs, Inc. es un líder mundial en calzado casual innovador para hombres,

mujeres y niños. Crocs ofrece una amplia cartera de productos para toda la
temporada, manteniéndose fiel a su herencia de calzado moldeado. Todos los
zapatos Crocs cuentan con el material Croslite, una tecnología patentada y
revolucionaria que otorga a cada par de zapatos las cualidades suaves, cómodas,
ligeras, no marcadas y resistentes a los olores que los aficionados de Crocs
conocen y aman. Desde su creación en 2002, Crocs ha vendido más de 300
millones de pares de zapatos en más de 90 países alrededor del mundo.

Por mencionar algunas de los logros que ha tenido la empresa a lo largo de los 15
años:

 En los últimos 13 años, Crocs ha vendido más de 300 millones de pares de

zapatos.
 Los zapatos Crocs se venden en más de 90 países, la marca ahora hace
negocios en más de 30 idiomas.
 El emblemático zapato de estilo sueco que Crocs es tan conocido aún
representa más del 45% de las ventas de calzado Crocs.
 A nivel mundial, Crocs tiene más de 500 puntos de venta y continúa
creciendo.
 Desde 2007, Crocs ha donado más de 3 millones de pares de zapatos a
personas necesitadas en todo el mundo como parte de su plataforma global
de responsabilidad social corporativa de Crocs Cares.
  Con sede en Niwot, Colorado, Crocs tiene más de 4.000 empleados en todo
el mundo.
 Crocs se cotiza en el mercado bursátil NASDAQ (NASDAQ: CROX).

La misión es la que se estableció para la planta de México, esta empresa maneja

todos sus objetivos en cascada y la gran mayoría de las plantas que producen
calzado de Crocs tienen en común.

La visión de la empresa es ser la mejor empresa de calzado a nivel internacional,

siempre destacando la buena calidad de nuestros productos siempre buscando la
satisfacción total del nuestros clientes, buscando el posicionamiento global de
nuestros productos y servicios.

La misión es brindar mediante nuestros productos y servicios la mejor satisfacción

al cliente, cumpliendo con los más altos estándares de calidad, y asegurando las
entregas a nuestros clientes en tiempo y forma, con esto generar la confianza para
poder seguir en la satisfacción de nuestros clientes actuales, y con esto atraer
nuevos clientes.

Los valores de la empresa son los siguientes:

 Responsabilidad
 Respeto
 Fidelidad
 Honestidad
 Igualdad
 No a la discriminación
 Lealtad
Por ser una empresa manufacturera existen muchos métodos de mejora continua
que pueden ser aplicados para poder asegurar el cumplimento de las metas y
objetivos trazados.

Tomando como base la misión de la empresa tomo como referencia varios de los
puntos que tiene como objetivo la empresa y el cual están alineados a la misión de
la misma, estos son:

 Entregas a tiempo a un 98% anual

 Calidad al 100% anual
 Satisfacción del cliente medido principalmente mediante las entregas a
tiempo con un 98% anual
 Costo de transformación de producto reducirlo un 15% anual equivalente a
$2.75 dólares por par producido por debajo del a meta

Uno de los proyectos que estoy liderando es el seguimiento de las entregas a

cliente, este es un proyecto que desarrolle a mediados de mayo del 2017, esto con
la finalidad de poder cumplir con el objetivo que tenemos en la planta de tener un
98% de entregas a tiempo anual.

De enero a mayo teníamos un promedio de 94.4% de entregas a tiempo, con este

resultado casi a mitad de año alzo las alarmas y tuvimos que realizar un proyecto
que nos ayudara a mejorar las entregas a tiempo, ya que es un métrico de mucha
importancia ya que al ser una empresa de calzado, contamos con productos de
temporada y si no entregamos a tiempo al cliente corremos el riesgo de quedarnos
con ese producto y tener pérdidas.
El proyecto consiste en darle seguimiento de manera diaria a las entregas que se
tienen proyectadas para la semana, damos seguimiento mediante una junta que
llevamos de manera diaria.

Para este proyecto cuento con el apoyo de un equipo multidisciplinario el cual es

integrado por un miembro de cada área que conforma la empresa, y mediante un
archivo de seguimiento se van asignando acciones por estilo color, y se asigna un
responsable para dicha acción, por ejemplo si la acción es que producción no
puede meter la suela a inyección por falta de materiales, se asigna una acción
para el representante del área de compras y almacén para que nos dé una fecha
de llegada del compuesto utilizado, y otra para el almacén para que revise si hay
este compuesto en alguna ubicación.

Para medir las actividades del equipo multidisciplinario se mide mediante un

balance score card y juntas diarias para revisar el plan de acción por
departamento y analizar que se necesita de otros departamentos y se revisa el
avance de los próximos 3 meses y los pedios retrasados.

De igual manera de monitorea el porcentaje de entregas de la semana en curso y

las dos siguientes semanas.

Actual Wk 49 Total Actual Wk 50 Total Actual Wk 51 Total

Shipped 65,321 Shipped 94,837 Shipped 80,132
Open 6,024 Open 19,629 Open 2,467
OTS Wk 49 91.56% OTS Wk 50 82.85% OTS Wk 51 97.01%
Status Prod type Style name Style code Color name Past due 49 50 51 Total general Risk Comments Issues Owner
Open Assy Crocband 11016-01U Light Grey/Navy 63 6 78 147 Risk1 Pending injection on ks08 (risk on size M9-M10 due to color priorization) Pending Injection Federico
Crocband 11016-04D Graphite/White 119 1 120 - Pending injection on sizes M9 & M10 Pending Assy Guillermo
Crocband 11016-07W Charcoal/Ocean 15 15 - Starts injection on wk50 on ks17 Pending Injection Federico
Crocband 11016-100 White 3 3 - starts inyection WK 50 Pending Injection Guillermo
Crocband 11016-1AS Stucco/Melon 25 12,558 468 13,051 - currently injection KS 12, pending for orders for injection, and strap currentlyPending
injectingInjection
on ks12 Efrain
Crocband 11016-1C3 White/Navy/Pepper 97 97 - Pending xfer Pending xfer Jaime
Crocband 11016-22Y Espresso/Khaki 21 21 - starts inyection WK 50 Pending Injection Guillermo
Crocband 11016-23G Khaki/Espresso 281 281 Risk2 Logo rejected for QA (ETA 50-5) valiate it is CTB Material Shortage Mayra
Crocband 11016-35O Forest Green/Slate Grey 280 12 59 351 - Currently in bonding test Pending Injection Federico
Crocband 11016-40I Navy/Volt Green/Lemon 150 150 Risk3 Shortage on logo and rubber band Material Shortage Mayra
Crocband 11016-410 Navy 293 1,548 120 1,961 - Currently in bonding test Currently injecting Federico
Crocband 11016-41S Navy/Lgr 590 590 - Currently injecting on ks08 Currently injecting Federico
Crocband 11016-42K Navy/Citrus 39 30 30 99 - Starts assembling in line 01 Currently injecting Federico
Crocband 11016-4BE Cerulean Blue/Oyster 27 18 45 - Pending for injection Size M9 starts recovery on wk 51 Pending Injection Federico
Crocband 11016-4O9 Ice Blue 121 121 - Pending unfin injection orders (validate messages for injection and strap for M8)
Pending Injection Ruth
Crocband 11016-50L Ultraviolet/White 705 6 711 - Currently injecting on KS17 Currently injecting Federico
Crocband 11016-54V Viola/Light Grey 316 316 - starts injection Wk50 Validate unfin orders and missing band and validate missing
Pending
strap
Injection Ruth
Crocband 11016-6MB Pearl Pink/Wild Orchid 285 285 - Starts injection KS17 49-5 Pending Injection Federico
Crocband 11016-6MS Garnet/White 390 390 - Pending injection date Pending Injection Federico
Crocband 11016-7A8 Lemon/Grass Green 57 57 - Pending injection date size M9 Pending Injection Federico
Crocband 11016-884 Flame/White 285 285 - Pending injection date size M9 Pending Injection Federico
Crocband Clog K 204537-01U Lgr/Navy 216 61 277 - Starts assembling on wk50 Pending Assy Guillermo
Crocband Clog K 204537-4O5 Cerulean Blue 23 12 35 - Starts injection on KS14 49-5 Pending Injection Federico
Crocband Clog K 204537-4S3 Ice Blue/White 49 49 - shortage in outsole , starts injection 49-6 Pending Injection Federico
Crocband Clog K 204537-59L Vibrant Violet 127 127 - Starts injection on WK50 (validate cancelation) Pending Injection Federico
Crocband Clog K 204537-6U9 Party Pink 60 60 - Starts injection on 49-5 Pending Injection Efrain
Crocband II 11989-4C5 Ocean/Citrus 20 20 - peding injection due to scrap , WK50 recovery Pending Assy Guillermo
Crocband II Kids 11990-060 Black/Black 914 914 - Starts assembling on 49-5 on line 02 Pending Assy Guillermo
Crocband II Kids 11990-43F Electric Blue/Candy Pink 1,842 1,842 - strap ends injection on 49-2 missing compound ETA Material Shortage Mayra
Crocband II Kids 11990-4GT Navy/Ice Blue 1,556 1,556 - Validate CTB (pending trimming validation) Pending Assy Efrain
Crocband II Kids 11990-617 Petal Pink/ Graphite 288 288 - Partially assembled, remaining starts assembly on wk 49 Pending Assy Guillermo
Crocband II.5 Clog 12836-42K Navy/Citrus 14 14 - Currently 192 pairs in bonding test 24 will be recovered on wk49 Pending Injection Federico
Crocband II.5 Clog Kids 12837-08P Charcoal/Sea Blue 727 727 - Validate CTB Pending Assy Guillermo
Crocband II.5 Clog Kids 12837-6FH Party Pink/Ballerina Pink 577 577 Risk1 Validate CTB Pending Assy Efrain
Crocband Kids 10998-4GL Ultramarine 190 190 - Validate injection orders Pending Injection Ruth
Crocs Bump It Clog K 202282-43W Navy/Oyster 333 333 - Pending injection date Pending Injection Federico
Crocs Bump It Clog K 202282-4K6 Navy/Volt Green 83 32 115 - Stars assembly WK 50 Pending Assy Guillermo
Crocs Freesail Clog W 200861-6X0 Candy Pink 176 12 42 230 - Starts injection on ks14 WK50 Pending Injection Federico
Kadee 11215-060 Black/Black 180 12 192 - Starts injection on wk50 Pending Injection Federico
Kadee 11215-0DA Slate Grey 43 103 351 497 - Size W5 currently assembling, remaining will be assembled on Wk50 Currently injecting Federico
Kadee II Flip W 202492-001 Black 2 132 134 - Currently assembling on line 03 currently assembling Guillermo
Kadee II Flip W 202492-410 Navy 27 25 52 - Starts assembling on line 03 after black Pending Assy Guillermo
Injection Baya 10126-001 Black 249 249 - Injected in KS03 Pending Injection Federico
Baya 10126-007 Light Grey 1 59 60 - Starts injection on wk50 due to scrap Pending Injection Federico
Baya 10126-014 Graphite 294 2,774 3,068 - Currently injecting on ks03 Currently injecting Federico
Baya 10126-206 Espresso 12 12 - Pending xfer Pending xfer Jaime
Baya 10126-3N9 Tropical Teal 104 1 138 2 245 Risk2 Starts injecting after Party Pink (risk due to size M6) Currently injecting Federico
Baya 10126-410 Navy 36 82 5 123 - Currently injecting on ks03 Pending Injection Federico
Baya 10126-6U9 Party Pink 297 492 789 - Starts after Graphite Pending Injection Federico
Classic 10001-007 Light Grey 162 162 - Validate pending bulk due to shortage on hanger Pending Injection Ruth
Classic 10001-100 White 1 1 - validate cancelation validate cancelation Noe
Classic 10001-200 Chocolate 49 49 - Validate inventory Pending Injection Federico
Classic 10001-3N9 Tropical Tale 45 6 51 - Currently injecting on ks01 (missing m6) Currently injecting Federico
Classic 10001-44O ChambrayBlue 43 80 123 - Currently injecting on ks06 Currently injecting Federico
Classic 10001-4O5 Cerulean Blue 223 223 - Starts injection on 49-5 Pending Injection Federico
Classic 10001-612 Garnet 30 246 276 Risk1 Missing compound Currently injecting Mayra
Classic 10001-6I2 Carnation 64 64 - Validate orders for classic carnation Pending Injection Ruth
Classic 10001-6L0 Neon Magenta 289 8 297 - Validate orders for classic Neon Magenta Currently injecting Ruth
Classic 10001-7C1 Lemon 2 2 - Pending xfer Pending xfer Jaime
Classic Clog K 204536-4O9 Ice Blue 12 25 37 - validate cancelation validate cancelation Noe
Classic Clog K 204536-57H Amethyst 30 30 - Currently injecting on KS10 Pending Injection Federico
Classic Clog K 204536-6I2 Carnation 38 156 194 - Starts injection wk 50 on ks10 Pending Injection Federico
Classic Clog K 204536-817 Tangerine 6 42 48 - Currently injecting on KS10 Pending Injection Federico
Swiftwater Clog K 202607-4HC Blue Jean/Slate Gray 69 90 159 - Starts injection on Ks04 by 49-6 Pending Injection Efrain
Total general 5,467 6,024 19,629 2,467 33,587

En el año 2017 logramos cerrar el año en 97.4% de entregas a tiempo,

desafortunadamente no se pudo llegar al objetivo, pero mediante este seguimiento
a detalle logramos acercarnos al porcentaje.

Como parte de seguir mejorando y que todos en la empresa estén atentos a este
métrico, se instalaron pantallas en diferentes áreas de la empresa y en ellas se
proyecta el resultado de la semana y del mes en tiempo real, esto brinda más
apoyo a poder lograr el objetivo que se pretende, y de igual manera se mantiene a
todos informados del métrico.
 “Análisis y diagnóstico de la gestión de proyectos”

Como lo mencionaba en la descripción de la empresa en el que

actualmente me encuentro es el seguimiento de las entregas a cliente, este
proyecto busca como finalidad el entregar a un 98% de entregas a tiempo anual.

Objetivo de proyecto

El objetivo que se pretende con este proyecto es asegurar que la producción este
alineada a los requerimientos de los pedidos del cliente a nivel semanal, mediante
esta alineación es asegurar el 98% de pedidos entregados a tiempo en promedio
anual, mediante un equipo multidisciplinario se busca el solventar los problemas
que se puedan derivar al momento de la ejecución del plan de producción.

El problema que se pretende dar solución es principalmente la falta de información

a detalle que se tiene entre los diferentes departamentos, ya que al momento de
ejecutar el plan de producción cada departamento tiende a enfocarse en sus
necesidades dejando de lado al cliente y debido a esto se perdía la trazabilidad en
entre los pedidos de cliente y lo que producíamos, es decir si el cliente pedía
zapatos rojos esta semana nosotros hacíamos verdes que teníamos que
entregarle en 3 semanas más adelante.

Debido a esta necesitad y a al bajo nivel de entregas a cliente por semana, tome
la iniciativa para poder implementar el proyecto que nos permitiera darle
seguimiento puntual a los pedidos de los clientes y con ello poder tener una
manera visual de darle seguimiento a las necesidades de cliente, conforme se ha
ido desarrollando se ha implementado mejoras tales como dar la visibilidad a la
semana actual y las dos siguientes semanas, el detalle de los pares vencidos.
Dado a que este métrico es a nivel corporativo y ha sido asignado a todos en la
organización en escalda, es un métrico que nos incumbe a todos los que
formamos parte de la empresa, debido a esto se está involucrando a todas las
áreas que conforman a la organización.

Para este proyecto busque que el apoyo de todas las áreas para que me
asignaran a dos personas por departamento, esto con la finalidad de que en caso
de que una de ellas no pueda atender a las juntas de seguimiento exista otro
punto de contacto para poder dirigirnos en caso de que surjan acciones para al
área a la que pertenecen.

Las actividades que se desarrollan para este proyecto principalmente son las se
seguimiento por área, es decir se asignan acciones en las cuales los
representantes del área deben asegurarse que se realicen y se ejecuten, y
después deben dar un estatus de cómo van con esa acción para poder dar por
cerrada esa acción y revisar con los demás departamentos si hay algún otro
impedimento que obstruya que se pueda producir el producto.

Por ejemplo tengo que entregar 1,000 pares de un estilo Clásica de color azul para
esta semana y hoy es lunes , la persona responsable de control de producción en
conjunto con planeación nos darán la pauta para saber si podemos producir este
pedido, ellos revisaran primero la capacidad de moldes en conjunto con la
disponibilidad de estaciones por máquina para poder montar los moldes de
inyección y ejecutar la inyección de la suela, después de este análisis se valida
que se cuente con los materiales para poder producir estos pares , ya teniendo
estos dos puntos cubiertos, nos deben de dar una fecha de cuanto entran a
inyección y cuando queda la suela inyectada para poder pasarlos al área de
ensamble.

En caso de tener algún faltante de material se asigna una acción al área de

compras para que nos diga cuando llega el siguiente embarque de materiales para
ese estilo/color, o si tenemos algún molde dañado o una estación dañada se
asigna

Acciones para el área de mantenimiento, y ellos deben darnos un estatus no

mayor a 24 horas, es to con la finalidad de poder buscar alternativas y darle
solución a los problemas que obstruyan su producción.

En caso de que se vea que existe un riesgo mayor debido a que se ve complicado
su ejecución o bien que la llegada de materiales este muy apresado para su
producción , dentro del balance score card se le asigna una alerta en la cual pone
la atención de todos los gerentes de la empresa y con esto se escala a este nivel,
con la finalidad de que estén enterados de que existe un riesgo mayor de que no
se van a producir, y que se involucren en la búsqueda de una solución que nos
permita poder cumplir con el pedido.

El balance score card cuenta con la opción de poder descontar los pares que se
van embarcando en tiempo real, eso permite que la información que presentamos
en los monitores que se encuentran distribuidos a lo largo de la empresa refleje a
detalle los pares que llevamos embarcados, cuanto nos falta por producir, y el
porcentaje al que llevamos la semana, mes y el año.

Al inicio se comenzó con un archivo formulado en Excel en el cual comenzó

alimentar la base de datos para darle vida al balance score card, y el seguimiento
se realizaba mediante correos que tenía que estar enviando cada 3 horas y me
llevaba 30 minutos realizarlo .
Debido a que este proyecto comenzó con una aceptación por parte de las
gerencias y por la falta de recursos en mi departamento de atención a clientes ya
que actualmente somos dos personas en el área, me pidieron que comenzara a
trabajar con el área de aplicaciones de negocio y comenzar a desvalorar un
reporte que pudiera simplificar aún más la información para poder optimizar el
tiempo que esto nos estaba llevando.

Ya contando con la aprobación de las gerencias para invertir me asignaron $3,000

dólares para el desarrollo del proyecto, en el cual se buscó trabajar en los
siguientes puntos:

 Optimización del Balance Score Card

 Visual Management mediante una página web
 Compra de pantallas
 Compra de computadora para alimentar los archivos
 Pago de horas de consultor de desarrollo de página web

Estos fueron los puntos que principalmente se abarcaron para el desarrollo e

implementación del proyecto, este desarrollo se logró optimizar la información a un
simple clic para poder ver la información a detalle y poder descargar los archivos
ahora toman 5-10 minutos.

Existe aún mucho que mejorar para este proyecto, talvez no tanto en la ejecución
de la junta que se tiene para darle seguimiento o en la parte tecnológica que se ha
invertido para su desarrollo.
Las mejoras debemos tenerlas en el desarrollo y crecimiento del personal, ya que
mucha de las carencias que actualmente tenemos dentro de las empresa es con el
talento del personal, debido a que actualmente estamos en una dura competencia
con las demás fábricas de zapato y con la llegada del corredor industrial de
manufactura de vehículos y otros artículos la rotación de personal es muy
elevadas en todas las industrias, y eso ha pegado muy duro a las empresas
dedicadas a la manufactura del calzado.

Debido a este nuevo reto creo que debemos comenzar a desarrollar el talento
interno esto con la finalidad de crear lealtad en la gente ,y que también sirva como
superación para todos los que formamos parte de la empresa, ya que muchas de
las veces decidimos por traer talento de otros lados y arriesgamos a que esta
nueva persona no cuente con las habilidades que buscamos para que desarrolle
en la empresa y esto genera que primero el talento interno que tienes se
desmotive y comienza a buscar otras alternativas , y también para el personal que
llega nuevo no logre por dar los resultados que buscamos y este termine por irse.

Creo firmemente que si tenemos los recursos internos y podemos desarrollarlos es

preferible invertir en la gente de casa, ya que ellos conocen el día a día de la
empresa y eso es un plus que no se puede encontrar con talento nuevo.
 “Análisis y diagnóstico (segunda parte)”

Para este proyecto busque que el apoyo de todas las áreas para que me
asignaran a dos personas por departamento, esto con la finalidad de que en caso
de que una de ellas no pueda atender a las juntas de seguimiento exista otro
punto de contacto para poder dirigirnos en caso de que surjan acciones para al
área a la que pertenecen.

Las actividades que se desarrollan para este proyecto principalmente son las se
seguimiento por área, es decir se asignan acciones en las cuales los
representantes del área deben asegurarse que se realicen y se ejecuten, y
después deben dar un estatus de cómo van con esa acción para poder dar por
cerrada esa acción y revisar con los demás departamentos si hay algún otro
impedimento que obstruya que se pueda producir el producto.

Por ejemplo tengo que entregar 1,000 pares de un estilo Clásica de color azul para
esta semana y hoy es lunes , la persona responsable de control de producción en
conjunto con planeación nos darán la pauta para saber si podemos producir este
pedido, ellos revisaran primero la capacidad de moldes en conjunto con la
disponibilidad de estaciones por máquina para poder montar los moldes de
inyección y ejecutar la inyección de la suela, después de este análisis se valida
que se cuente con los materiales para poder producir estos pares , ya teniendo
estos dos puntos cubiertos, nos deben de dar una fecha de cuanto entran a
inyección y cuando queda la suela inyectada para poder pasarlos al área de
ensamble.

En caso de tener algún faltante de material se asigna una acción al área de

compras para que nos diga cuando llega el siguiente embarque de materiales para
ese estilo/color, o si tenemos algún molde dañado o una estación dañada se
asigna

Acciones para el área de mantenimiento, y ellos deben darnos un estatus no

mayor a 24 horas, es to con la finalidad de poder buscar alternativas y darle
solución a los problemas que obstruyan su producción.

En caso de que se vea que existe un riesgo mayor debido a que se ve complicado
su ejecución o bien que la llegada de materiales este muy apresado para su
producción , dentro del balance score card se le asigna una alerta en la cual pone
la atención de todos los gerentes de la empresa y con esto se escala a este nivel,
con la finalidad de que estén enterados de que existe un riesgo mayor de que no
se van a producir, y que se involucren en la búsqueda de una solución que nos
permita poder cumplir con el pedido.

El balance score card cuenta con la opción de poder descontar los pares que se
van embarcando en tiempo real, eso permite que la información que presentamos
en los monitores que se encuentran distribuidos a lo largo de la empresa refleje a
detalle los pares que llevamos embarcados, cuanto nos falta por producir, y el
porcentaje al que llevamos la semana, mes y el año.
Al inicio se comenzó con un archivo formulado en Excel en el cual comenzó
alimentar la base de datos para darle vida al balance score card, y el seguimiento
se realizaba mediante correos que tenía que estar enviando cada 3 horas y me
llevaba 30 minutos realizarlo .

Debido a que este proyecto comenzó con una aceptación por parte de las
gerencias y por la falta de recursos en mi departamento de atención a clientes ya
que actualmente somos dos personas en el área, me pidieron que comenzara a
trabajar con el área de aplicaciones de negocio y comenzar a desvalorar un
reporte que pudiera simplificar aún más la información para poder optimizar el
tiempo que esto nos estaba llevando.

Ya contando con la aprobación de las gerencias para invertir me asignaron $3,000

dólares para el desarrollo del proyecto, en el cual se buscó trabajar en los
siguientes puntos:

 Optimización del Balance Score Card

 Visual Management mediante una página web
 Compra de pantallas
 Compra de computadora para alimentar los archivos
 Pago de horas de consultor de desarrollo de página web

Estos fueron los puntos que principalmente se abarcaron para el desarrollo e

implementación del proyecto, este desarrollo se logró optimizar la información a un
simple clic para poder ver la información a detalle y poder descargar los archivos
ahora toman 5-10 minutos.
Existe aún mucho que mejorar para este proyecto, talvez no tanto en la ejecución
de la junta que se tiene para darle seguimiento o en la parte tecnológica que se ha
invertido para su desarrollo.

Plan de gestión de riesgos

RIESGO TIPO DE RIESGO IMPACTO ALTERNATIVA DE SOLUCION

El cambio de estilo o
color impacta en la
Asignar maquinas que se
Cambio de productividad de la
puedan designar las
estilo/color por Operativo maquina ya que para el
prioridades para minimizar el
prioridad cambio de estilo color
impacto de la productividad
toma 3-6 has que no
tendrá pares producidos
 Se descuenta por
sistema el producto y se
recibe a la orden
equivocada, para volver
asignar el producto a la
orden correcta se tiene
que reversar la venta
Transferir Asignar candados por medio
por sistema , y retornar
producto a una del sistema para asegurar las
Todos físicamente el producto
orden de primeras entradas que sean las
para poder matar la
cliente a futuro primeras salidas
venta y volver a
transferirlo a la orden
correcta, y se tiene que
solicitar una nueva
orden con la cantidad
que se transfirió a la
orden futura

Cuando se manda un
producto a desperdicio
es por falta de
prevención al momento
del ensamble, o por un
Capacitar a todo el personal
mal manejo de los
involucrado en la parte del
materiales esto impacta
ensamble del calzado para
Producto de forma financiera ya
asegurar que todas las
terminado Estratégico, que son materiales que
personas que tengan contacto
mandado a operativo, financiero son importados y para
en la parte del ensamble
desperdicio poder recuperarlos hay
conozcan el proceso y prevenir
que pedirlos de nuevo
cualquier incidente con el
pero el tiempo de
mismo.
fabricación y entrega
pueden tardar hasta 60
días y esto genera
retrasos en las entregas
a cliente
 Al no seguir el plan de
producción y ensamble
genera que estemos
produciendo producto
que no se necesita y son
de producciones a
Monitorear cada turno el plan
futuro el cual genera un
de producción y ensamble para
Mala ejecución costo extra por qué se
asegurar que se esté
del plan de Estratégico, va tener que almacenar
programando lo que se
producción y operativo, financiero hasta que se tenga que
necesita dentro de la semana
ensamble entregar al cliente, y
en curso y con un máximo de 3
corremos el riesgo de
semanas hacia delante.
que el cliente nos pueda
cancelar el pedido el
cual generaría tener
inventaron de producto
terminado almacenado
sin orden de venta.

Al momento de
consolidar el producto y
etiquetarlo se puede
colocar una etiqueta Agregar una inspección del
que no corresponde al producto al final de la línea de
estío que se está ensamble para asegurar que el
Producto
Cumplimento, encajillando, esto afecta producto que esta encajillando
terminado mal
operativo bastante ya que se sea el que corresponde en la
identificado
identifica hasta que el etiqueta y con ello prevenir
producto está en el que se transfiera
centro de distribución y equivocadamente.
se está empaquetando
el producto para el
cliente final.

Control y seguimiento de riesgos

RIESGO ALTERNATIVA DE SOLUCION RESPONSABLE PERIODO DE SEGUIMIENTO

 Asignar maquinas que se puedan
Cambio de
designar las prioridades para
estilo/color por
minimizar el impacto de la
prioridad
productividad
Transferir Asignar candados por medio del
producto a una sistema para asegurar las
orden de cliente primeras entradas que sean las
a futuro primeras salidas
Capacitar a todo el personal
involucrado en la parte del
Producto ensamble del calzado para
terminado asegurar que todas las personas
mandado a que tengan contacto en la parte
desperdicio del ensamble conozcan el
proceso y prevenir cualquier
incidente con el mismo.
Monitorear cada turno el plan de
producción y ensamble para
Mala ejecución
asegurar que se esté
del plan de
programando lo que se necesita producción/planeació
producción y
dentro de la semana en curso y
ensamble
con un máximo de 3 semanas
hacia delante.
Control de
Cada vez que aplique cambio de
producción/planeació
color fuera de plan
n
Antes de confirmar la
transferencia asegurar las
Área de transferencia fechas del pedido sea de
primeras entradas primeras
salidas
Asegurar que el personal esté
capacitado y evaluado por el
departamento de calidad y el
área de RH para que antes de
Calidad, control de que entre a producción cuente
producción con el conocimiento necesario,
ya estando en producción
asegurar que esté capacitado en
cuando exista algún cambio de
los procesos.
Validar el plan de producción y
Control de ensamble antes de comenzar el
turno en las juntas de arranque
n de turno con los líderes de
banda e inyección
 Asegurar que se cuenten con las
Agregar una inspección del
etiquetas correctas para el
producto al final de la línea de
producto que se está
Producto ensamble para asegurar que el
Calidad, control de ensamblando y no se revuelvan
terminado mal producto que esta encajillando
producción con producciones previas que
identificado sea el que corresponde en la
no les corresponden al producto
etiqueta y con ello prevenir que
que se está ensamblando en el
se transfiera equivocadamente.
turno en curso.

Para el control y seguimiento de los problemas la empresa cuenta con ISO 9001
como parte del Sistema de Gestión de Calidad, esto con la finalidad que se
documenten todos los procesos y se generen manuales, diagramas de flujo , y
cualquier modificación o cambio que se realice al proceso debe ser documentado
y debe ser aprobado por las gerencias para validar cual es el impacto y el alcance
de cada cambio a un proceso o proyecto establecido , y de igual manera que se
documente todo lo relacionado a los nuevos procesos,.

También los objetivos de la empresa están alineados en cascada a todos los

departamentos, esto con la finalidad de asegurar que todos los que formamos
parte de la empresa seamos evaluados con estos y que no sea solamente de uno
o algunos departamentos o personas.

Existen los balance score card por departamentos y cada semana se revisan los
resultados de cada departamento para asegurar que estén alineados con los
objetivos de la empresa y cuál es el resultado semanal de cada área.

Como parte de la finalización del proyecto responderé las siguientes preguntas:

• ¿Qué funcionó?
Este proyecto está enfocado a que todas las áreas estén alineadas a uno de los
objetivos principales de la compañía que es el cumplimento de las entregas a
cliente en tiempo, mediante este proyecto se pretende que todos estemos
involucrados desde nuestros departamentos en el cumplimiento del objetivo y si
necesitamos ayuda de alguna otra área poder solventarlo de una forma más
efectiva.

• ¿Qué no funcionó?

Se está generando una cultura positiva porque ahora hay un foro abierto para
poder solucionar problemas de manera más efectiva y rápida entre los
departamentos, ya que muchas de las veces perdíamos comunicación al momento
de tratar de solucionar los problemas mediante correo electrónico o por teléfono,
ahora además de contar con estos medios podemos solucionarlos y darles
seguimiento mediante la junta que tenemos.

• ¿Qué se puede mejorar?

Existe muchas cosas en las cuales debemos mejorar, una de ellas y creo que es
la principal es en la solución efectiva de problemas, creo que podemos crear
algunos cursos en los cuales podamos trabajar en la solución creativa de
problemas, de igual manera necesitamos trabajar y reforzar más el trabajo en
equipo ya que muchas de las veces seguimos buscando lo mejor para nuestros
departamentos o áreas y dejamos de lado el bien común que deben ser los
objetivos de la compañía.
 “Desarrollo de la guía: planeación y proceso de ejecución”

Vamos a tomar en cuenta el análisis de gestión de riesgos que obtuvimos

en el tercer avance de nuestro análisis de gestión de riesgo, en el cual
encontramos varios riesgos importantes a considerar para nuestro proyecto.

Para esto se va generar un plan para poder generar la planeación, proceso y

ejecución del mismo y que se pueda generar un plan de contención para estos
nuevos riegos.

Como referencia anexo información de referencia la tabla de gestión de riesgos

encontrados en la operación diaria y estos son:

RIESGO ALTERNATIVA DE SOLUCION RESPONSABLE PERIODO DE SEGUIMIENTO

 Asignar maquinas que se
Cambio de
puedan designar las prioridades
estilo/color por
para minimizar el impacto de la
prioridad
productividad
Transferir Asignar candados por medio del
producto a una sistema para asegurar las
orden de cliente primeras entradas que sean las
a futuro primeras salidas
Capacitar a todo el personal
involucrado en la parte del
Producto ensamble del calzado para
terminado asegurar que todas las personas
mandado a que tengan contacto en la parte
desperdicio del ensamble conozcan el
proceso y prevenir cualquier
incidente con el mismo.
Monitorear cada turno el plan
de producción y ensamble para
Mala ejecución
asegurar que se esté
del plan de
programando lo que se necesita producción/planeació turno en las juntas de arranque
producción y
dentro de la semana en curso y
ensamble
con un máximo de 3 semanas
hacia delante.
Control de
Cada vez que aplique cambio
producción/planeació
de color fuera de plan
n
Antes de confirmar la
transferencia asegurar las
Área de transferencia fechas del pedido sea de
primeras entradas primeras
salidas
Asegurar que el personal este
capacidad y evaluado por el
departamento de calidad y el
área de RH para que antes de
Calidad, control de que entre a producción cuente
producción con el conocimiento necesario,
ya estando en producción
asegurar que esté capacitado
en cuando exista algún cambio
de los procesos.
Validar el plan de producción y
Control de ensamble antes de comenzar el
n de turno con los líderes de
banda e inyección
 Asegurar que se cuenten con
Agregar una inspección del las etiquetas correctas para el
producto al final de la línea de producto que se está
Producto ensamble para asegurar que el ensamblando y no se revuelvan
Calidad, control de
terminado mal producto que esta encajillando con producciones previas que
producción
identificado sea el que corresponde en la no les corresponden al
etiqueta y con ello prevenir que producto que se está
se transfiera equivocadamente. ensamblando en el turno en
curso.

El objetivo que se pretende con este proyecto es generar un plan de contención

para los riesgos encontrados en la operación diaria de nuestro proyecto, y con ello
documentar cada uno de ellos y poder buscar una solución efectiva para
solventarlos en tiempo y forma, y de igual manera documentar esta modificación y
anexarla a los procesos ya establecidos con la finalidad de que quede
documentada la modificación al proceso y su posible o posibles soluciones
encontradas junto con la causa raíz de los mismos.

Para ello comenzaremos con el primer riesgo encontrado que es el cambio de

estilo/color por prioridad, este riesgo afecta directamente a la operación ya que al
ejecutar un cambio de estilo/color sin analizar el impacto que tendrá afecta de
forma negativa a toda la operación, ya que puede que se haya cumplido el objetivo
de pares embarcados solicitados en la semana, pero si existe un requerimiento
para la siguientes 3 semanas el equipo de control de producción tendrá que volver
a realizar un cambio de estilo/color y tal vez por el número de pares a completar
no sea productivo realizarlo por la implicación que tiene ejecutar el cambio, ya que
puede tardar un turno hasta de 8hrs en poner a punto una maquina con un nuevo
estilo/color.
Para evitar este riesgo se realizaran juntas diarias con el equipo de planeación,
control de producción y atención a clientes, para poder validar el avance de los
embarques que se tienen contemplados para las siguientes 3 semanas, esto con
la finalidad que no cambien la máquina de estilo/color hasta que se completen al
menos la semana en curso y las siguientes 3 semanas.

El segundo riesgo encontrado fue el transferir producto a una orden de cliente a

futuro, esto tiene un efecto domino en todas las áreas que tiene la empresa, ya
que financieramente hablando se genera una venta a un pedido a futuro y hay que
generar notas de crédito para poder matar la venta realizada, a producción afecta
porque tendrá que volver a producir esos pares y con un grado de urgencia alto, a
planeación tendrá que generar un nuevo plan de producción para solventar esos
pares que faltan, y para atención a clientes tendrá que informar al cliente del error
y dar informe que se tiene que volver a producir los mismos.

Para corregir este problema se pone en práctica una modificaron al formato que ve
el equipo de transferencia el programa para transferir el producto terminado al
pedido correcto, esta implantación contempla que ordene los pedidos en el
sistema de tal manera que la primer orden que aparezca sea la que tiene la fecha
más cercana a transferir , y con ello se evitara que se mande el producto a un
pedido a futuro, de igual manera se estará validando por medio de un reporte que
genera el sistema de forma diaria para validar que las transferencias estén
correctas.

El tercer riesgo que tenemos es el producto terminado mandado a desperdicio,

esto afecta de forma directa a los planes estratégicos, operativos, financieros, esto
pasa cuando se manda un producto a desperdicio es por falta de prevención al
momento del ensamble, o por un mal manejo de los materiales esto impacta de
forma financiera ya que son materiales que son importados y para poder
recuperarlos hay que pedirlos de nuevo pero el tiempo de fabricación y entrega
pueden tardar hasta 60 días y esto genera retrasos en las entregas a cliente.
Para prevenir este riesgo se capacitara a todo el personal involucrado en la parte
del ensamble del calzado para asegurar que todas las personas que tengan
contacto en la parte del ensamble conozcan el proceso y prevenir cualquier
incidente con el mismo, y se estará evaluando el desempeño del personal de
forma semanal para validar que el problema se esté corrigiendo, por medio de la
evaluación la información generada será analizada por el área de calidad y RH
para generar planes de seguimiento y avances del personal.

El cuarto riesgo encontrado es la mala ejecución del plan de producción y

ensamble, esto afecta de forma directa a los planes estratégicos, operativos,
financieros, este es generado al no seguir el plan de producción y ensamble
genera que estemos produciendo producto que no se necesita y son de
producciones a futuro el cual genera un costo extra por qué se va tener que
almacenar hasta que se tenga que entregar al cliente, y corremos el riesgo de que
el cliente nos pueda cancelar el pedido el cual generaría tener inventaron de
producto terminado almacenado sin orden de venta.

Para solución del problema se va monitorear cada turno el plan de producción y

ensamble para asegurar que se esté programando lo que se necesita dentro de la
semana en curso y con un máximo de 3 semanas hacia delante. Validar el plan de
producción y ensamble antes de comenzar el turno en las juntas de arranque de
turno con los líderes de banda e inyección.

Para el quinto riesgo es que el producto terminado este mal identificado, esto
afecta al cumplimiento de los pedidos de cliente, a la opresión de la fábrica, y a la
calidad del producto terminado, es generado al momento de consolidar el producto
y etiquetarlo se puede colocar una etiqueta que no corresponde al estío que se
está encajillando, esto afecta bastante ya que se identifica hasta que el producto
está en el centro de distribución y se está empaquetando el producto para el
cliente final.
Para asegurar que se identifique de manera correcta se estará agregando una
inspección del producto al final de la línea de ensamble para asegurar que el
producto que esta encajillando sea el que corresponde en la etiqueta y con ello
prevenir que se transfiera equivocadamente.

Adicional se va asegurar que se cuenten con las etiquetas correctas para el

producto que se está ensamblando y no se revuelvan con producciones previas
que no les corresponden al producto que se está ensamblando en el turno en
curso.

“Conclusiones”

Como conclusión debo decir que la administración de proyectos es de suma

importancia, ya que de aquí se implementan las mejoras que la empresa necesita
para ser exitosa.

Pero debemos ser cautelosos al momento de poder en práctica los nuevos

proyectos, porque si no está bien aterrizado a las necesidades de la empresa o al
objetivo que buscamos, en lugar de ganar la empresa tendrá pérdidas.

Las empresas hoy en día tratan de generar proyectos para poder estar al día y
seguir dentro del mercado, debido a que hoy en día vivimos en un mundo
globalizado que si no estás innovando comienza la empresa a ser más obsoleta y
queda fuera del mercado al cual pretende, en la industria de la moda como es en
la empresa en la que laboro debemos estar inclusive uno o dos años delante de
las nuevas tendencias que vienen.

Muchas empresas tienen inclusive departamentos específicos que se encargan de

estar desarrollando proyectos que permitan estar en la vanguardia, estos
departamentos se encargan de la implementación de dichos proyectos y darles
seguimiento continuo hasta que estos ya sea culminan o siguen como parte de la
mejora continua que se pretende para empresa.

El tener bien claro lo que pretendemos nos permite que nuestro proyecto tenga el
éxito que pretendemos, también debemos tener en cuenta que debemos ser
flexibles al momento de estar desarrollando proyectos, ya que nos vamos a topar
con complejidades a lo largo del proyecto y debemos cambiar el rumbo en el que
llevamos al proyecto.

Muchos proyectos fracasan al no querer cambiar, y en la actualidad no nos

podemos dar ese lujo, ya que vivimos en un mundo globalizado que está
innovando de forma diaria y si nos quedamos en lo mismo, alguien más va buscar
el cambio en lo que estamos haciendo y se llevara a nuestros clientes.

Otra cosa que debemos buscar siempre es utilizar los recursos que tenemos de
forma interna antes de presupuestar la adquisición de nuevos, porque tal vez la
solución la tenemos a nuestro alcance pero simplemente no lo vemos y esto nos
va generar gastos innecesarios.

El no contar con un análisis general y a detalle del proyecto nos puede dejar con
muchos problemas que van a salir a flote al momento de ir desaforrando el
proyecto, ya que él no planificar el entorno podemos estar omitiendo puntos clave
que no podemos determinar si no medimos el riesgo y el alcance de todo lo
pretendemos.

Al diagnosticar también debemos de estar asegurando que se esté documentando

todo lo que este surgiendo del proyecto, y también ir generando una guía de
capacitación en caso de que la o las personas que estén formando parte del
proyecto queden fuera del mismo, esto con la finalidad de contar la información
necesaria para que la nueva persona pueda ejecutar sin necesidad de que este
realizando algo que no debe y no tenga que aprender a prueba y error.

La importancia de siempre estar analizando lo que está pasando en el día a día

con nuestro proyecto, ya que puede haber periodos de estabilidad que no necesita
mucha supervisión pero siempre es importante estar revisando cualquier anomalía
por mínima que sea, ya que esas pequeñas cosas a la larga puede generar que se
genere un efecto de bola de nieve y después sea más complejo contenerlas.

Para esto siempre es importante el tener un plan de gestión de calidad en el cual

nos permita ir documentando todo nuestro proyecto, también que podamos
generar los diagramas de flujo esto con la finalidad de que podamos ver la
trazabilidad de nuestro proyecto y que departamentos o áreas están involucradas
en cada etapa del proceso, también debemos definir responsables a cada parte
del proceso.

Debemos tomar en cuenta siempre que lo que no es medible no es alcanzable, y

lo que no tiene dueño y no hay un beneficio de por medio nunca tendrá
responsabilidad, es por eso la importancia de que en cada modificación que se
realice al proceso poner alguien que tome la responsabilidad de entregar los
resultados y que esté al tanto de la ejecución, porque muchas de las veces en las
juntas de revisión todos realizan sugerencias de mejora se documentan pero nadie
le da seguimiento de principio a fin y al final quedan como ideas inconclusas que
surgieron pero nadie ejecuto por que no tuvo responsables.

Todo proyecto debe ir acompañado de una mejora, ya que si no vamos a mejorar

nada es mejor no comenzar con él porque al final el resultado y los esfuerzos
serán en vano, es por eso que debemos analizar bien si lo necesitamos, cuanto
nos va costar, que recursos tengo para comenzar, cuanto tiempo me va llevar, y
que buscamos mejorar con la implementación de un proyecto.

Referencias

Crocs. (SA). SN. 06/08/2017, de Crocs Sitio web:

http://www.crocs.com/company/about-crocs.html

Rivera, F. ((2015). Administración de proyectos (2ª. ed.). México: Pearson.

Clifford, G. (2009). Administración de proyectos. México: McGraw-Hill.