Tecnólogo en Gestión Empresarial

Código: 1904936

Aplicación del proceso administrativo evento para el lanzamiento de Cabinas de

Desinfección de la empresa Multifibras TPF

Gladys Agudelo Cruz CC. 24.714.578

Daniela Albao Ocampo CC.1.007.802.610

Instructor (a):
Carlos Arturo Tamayo Sánchez

Centro Pecuario y Agro empresarial SENA - La Dorada Caldas

Cra. 1 #21-42, La Dorada, Caldas
24 Abril 2020
gladysagudelocruz20@gmail.com

1
 Contenido
Introducción............................................................................................................................3
Presentación de la Empresa.....................................................................................................3
Misión.....................................................................................................................................3
Visión......................................................................................................................................4
Presentación del Producto.......................................................................................................4
Descripción del Evento...........................................................................................................4
1. Planeación........................................................................................................................4
1.1 Procedimiento de planificación....................................................................................5
1.1.1 Propósito o misión:...................................................................................................5
1.1.2 Objetivos..................................................................................................................6
1.1.3 Estrategias................................................................................................................6
1.2 Cuadro tácticas/actividades..........................................................................................8
1.3 Plan financiero...........................................................................................................15
1.4 Políticas......................................................................................................................18
1.5 Plan de contingencia..................................................................................................19
1.6 Plan de acción............................................................................................................20
2. Organización..................................................................................................................22
2.1 División del trabajo....................................................................................................23
2.1.1 Coordinación logística............................................................................................23
2.1.2 Coordinación financiera.........................................................................................24
2.1.3 Coordinación de medios de comunicación.............................................................25
2.1.4 Puntos de información............................................................................................26
2.1.5 Manejo de la información.......................................................................................27
3. Dirección........................................................................................................................28
4. Control...........................................................................................................................28
Conclusión............................................................................................................................32

2
 Introducción

La organización de un evento requiere una amplia planificación y una serie de preparativos,

ya que parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la celebración del evento. En la
mayoría de las ocasiones, la organización parece que funciona como un reloj, ya que los
eventos se desarrollan sin problemas y de acuerdo con el programa. La planificación
anticipada es la clave para que un evento de un capitulo sea todo un éxito.

Adicionalmente un evento es ante todo una herramienta de gestión táctica del área
Marketing y de relaciones públicas de una empresa o institución. Es decir, importa
beneficios tanto sea para la prosecución de los objetivos comerciales como para los
comunicacionales e institucionales. Así mismo, por la naturaleza de los temas con lo que
trabaja imagen, vinculación con los públicos, negocios posee claras connotaciones
estratégicas, de forma tal que un evento reporta una serie acciones que impactan en las
metas organizacionales de corto, mediano y largo plazo

Por lo anterior descrito, el presente trabajo se realiza con el fin de argumentar

detalladamente el evento corporativo destacando cada uno de sus componentes específicos
planeación, organización, dirección y control de la empresa MULTIFIBRAS TPF “Un paso
adelante” que tendrá como objetivo promocionar su nuevo producto al mercado Cabinas de
Desinfección,

3
 Presentación de la Empresa

MULTIFIBRAS TPF; Es una empresa multinacional perteneciente al sector industrial;

creada en febrero de 2008; dedicada al diseño, construcción y equipamiento de todo tipo de
parques Acuáticos, temáticos, piscinas, toboganes, Figuras, cascadas, roca artificial,
Hongos, Palmeras, jacuzzis, cavas, conos difusores, tanques, entre otros, alta técnica y
entornos decorativos con métodos modernos para obtener los mejores resultados y la más
alta calidad, material en poliester reforzado con fibra de vidrio. Ubicada en la calle 69 b
No. 71b-83 La Europa - en la ciudad de Bogotá D.C

Misión

Somos una empresa Colombiana dedicada a brindar un servicio integral profesional y de

calidad. Nuestros clientes son la razón de nuestra existencia, conociendo sus necesidades e
ideas logramos avanzar de forma completa la realización de sus proyectos. La
construcción y tematización es dirigida mayormente a entornos naturales para que sonidos
colores y vegetación conviertan su espacio en un paraíso confortable.
Nuestro éxito radica en la atención personalizada al cliente ofreciendo calidad, precio
competitivo y puntualidad en la entrega aplicando métodos; procesos normativos que se
traducen en seguridad, bienestar y economía.

Visión

Para el 2022 ser la empresa número uno (01) líder en el sector industrial en el diseño y la
fabricación de piscinas, toboganes y parques acuáticos – temáticos, entregando a nuestros
clientes excelentes productos en químicos, equipos y accesorios, asesorándolos de tal forma
que satisfaga sus necesidades por encima de sus experiencias. A través de nuestras
estrategias habremos aumentado nuestra participación en el mercado.

4
 Presentación del Producto

La Cabina de Desinfección Está fabricada de una estructura de Poliéster reforzado en fibra

de vidrio 2 mm. Acrílico de alta densidad, tubería INOX y PVC, media pulgada alta
presión, manguera caucho de media alta presión, motobomba ½ caballo media pulgada;
bandeja de 50 mm pozo para desafección del calzado, piso con grabado antideslizante,
detecta el ingreso de la persona e inicia su proceso a través de un sistema de aspersión con
boquillas que permiten atomizar el líquido se activa por medio de sensores al cerrar la
puerta; luces UV tipo LED ultravioleta que ayuda a la desintegración de cualquier tipo de
virus o germenes. La desinfección se da en 10 segundos gracias al químico especial
Proenviriix, el cual no es toxico, no mancha ropa, no irrita la piel y no es peligroso para las
personas. Este producto químico combate la propagación y contiene agentes
antibacterianos, antimicrobianos y antivirales. Adicional se tendrá Paneles solares: En los
espacios libres que no cuentan con corriente para darle autonomía nocturna con 04 horas
aproximadamente.

Cuando MULTIFIBRAS TPF, observó que varias empresas utilizaban pulverizadores de

jardín, máquinas para pintar u otras herramientas para desinfectar a sus empleados antes de
empezar la jornada laboral, se le ocurrió que mecanizar y automatizar ese proceso a través
de una cabina, podría ser de mucha ayuda.

Así nace su proyecto de cabinas de desinfección “La máquina detecta automáticamente la

presencia del individuo y activa el nebulizador del líquido desinfectante, por lo que es
necesario que el usuario cierre los ojos, abra las palmas de las manos y, mientras contiene
la respiración, gire 360°C para que este llegue a todo el cuerpo. El proceso dura 10
segundos”. La empresa plantea lanzarlo al mercado regional, su costo de fabricación es
asequible, se produce con materia de fácil acceso al país.

Descripción del evento

5
El evento es de tipo corporativo, corresponde al lanzamiento de un nuevo producto
(Cabinas de Desinfección); el cual busca abrir varios mercados en la región, impulsando la
implementación de estos mecanismos de bioseguridad de uso permanente y adecuado;
generando un aporte social de cultura de autocuidado con el fin de mitigar los riesgos de
contaminación diaria que se producen por el mal uso de los recursos del medio ambiente.
Esta invitación se llevara a cabo en las instalaciones del Comité de Ganaderos el próximo
30 de Mayo de 2020 a partir de las 10:00 horas del día; en el Municipio de La Dorada
Caldas.

1. Planeación

Primera etapa del proceso administrativo, en la cual se tendrá que velar por el cómo llevar
de la mejor manera el evento, mediante estrategias y velar por el que todo lo que se prevea
en esta etapa sea cumplido de la mejor manera.
Hay que aprovechar al máximo la implementación de un nuevo servicio que no existe en la
región y cercanos. Se contará con la factibilidad de realizar el evento en todos los ámbitos,
producto a promocionar y el presupuesto adecuado para que todos los procesos se lleven a
cabo. Lo que se quiere conseguir con el evento es la implementación de las Cabinas de
desinfección en la región, ser pioneros en ellos, y sobre todo ayudar al medio ambiente.
Para poder alcanzar todos los objetivos, deberemos contar con el apoyo de total del
personal de la empresa, hacer una excelente planeación teniendo en cuenta todos los puntos
para poder llevar a cabo el evento y que de los resultados esperados. Habrá personal
capacitado encargado de diferentes sectores de la organización, de la mano de un
coordinador general del proyecto.
Los plazos que se estiman es implementar el nuevo producto a finales de este año, por
ende, el evento se debe realizar dentro de los meses siguientes, con plazos de 2 meses para
la preparación total del evento. Los recursos es decir el presupuesto con el cual se cuenta
para poder realizar el evento, saldrá de la empresa, cada paso especifico de hará de manera
adecuada con el personal apto para cada uno de ellos, ya sea personal de la empresa o se
contratación de personal para la ejecución del mismo. Se contará con un plan financiero en
el cual se van a establecer los gastos y el cómo se va a usar el presupuesto. Se estudiaran

6
los posibles inconvenientes y con ello hacer un plan para solventar de mejor manera cada
uno de ellos.

1.1. Procedimiento de planificación

1.1.1. Propósito: Implementar las CABINAS DESIFECCION en las empresas

prestadoras de servicios públicos, para lograr mitigar el impacto de la propagación
de virus y bacterias que se producen por el mal uso de los recursos del medio
ambiente. Al pensar en la ejecución de este nuevo proyecto se tuvo en cuenta las
empresas con mayor impacto en adquirir virus y bacterias, Hospitales, Clínicas,
Empresas dedicadas a la recolección de basuras y relleno sanitario (ESP),
Tratamiento de aguas negras y constructoras.

1.1.2. Objetivo General

Lanzar al mercado las nuevas cabinas de Desinfección con la más alta tecnología no
empleado en la región y de esta manera aumentar la demanda en la empresa generando un
gran impacto ante los asistentes del evento.

1.1.3. Estrategias

1.1.3.1. Lograr que el plan de medios alcance el 100 % del público objetivo

 Contar con los servicios tecnológicos para realizar proyección sobre el proceso de
diseño y material de calidad y fabricación del producto.
 Instaurar la fecha y el lugar más apropiado para ejecutar el evento.
 Buscar un lugar con las condiciones optimas y/o adecuadas para desarrolar el
evento.
 Contratar los medios de comunicación más sonados en la región que se encarguen
de la publicidad del lanzamiento del producto.

7
 Contratar Servicio de Catering con un alto nivel de Responsabilidad ética y glamour
quien traerá su personal para atender los invitados

1.1.3.2. Implicar el 100% del personal en el proceso del evento.

 Designar tareas específicas con cada uno de los colaboradores.

 Comunicar a los colaboradores el proceso de desarrollo y los fines del evento
 Capacitar al personal de la empresa todo lo relacionado con el nuevo producto.
 Realizar reuniones periódicas de cómo va cada colaborador con las tareas asignadas.

1.1.3.3. Comprobar la asistencia de un 90% del público objetivo.

 Invitación a través de la información suministrada de las Planillas de Base de Datos

de las empresas potenciales adquirir nuestro producto.
 Confirmar asistencia de los invitados.
 Elaboración de los oficios “Invitaciones”
 Contratación Prestación de Servicios de mensajería

1.1.3.4. Lograr que el 100% de los clientes se lleve una buena imagen de la
organización y realización del evento

 Realizar sorteos entre los asistentes con bonos de descuento para la obtención del
producto.
 Determinar los recursos que se va a implementar para llevar a cabo dicho evento
 Contratar el personal idóneo que se encargue de la animación y promoción del
producto.
 Decoración del evento
 Realizar publicidad al evento y a su vez al producto, por medio de la página web de
la empresa y mediante las redes sociales de cobertura municipal y regional

8
 1.1.3.5. Lograr la comodidad de los invitados ofreciendo productos de calidad
y excelente atención.

 Contratar al personal profesional en catering

 Elegir el menú que se va a ofrecer en el día
 Hacer reservación 2 meses antes de los productos a elegir para el catering
 Se asignará un determinado espacio en el evento para realizar el aperitivo

1.2. Cuadro de Tácticas / Actividades

OBJETIVO: Lograr que partícipe todo el personal de la empresa, en todos los ámbitos del
proceso administrativo para realizar el evento
1.1.3.1 ESTRATEGIA: Lograr que el plan de medios alcance el 100 % del público objetivo
Fecha Fecha
Actividades Responsable(s) Costo Notas
Inicio Final
Buscar un lugar
con las El auditorio
condiciones incluye Sonido -
optimas y/o iluminación,
Gladys $1.500.000 01/05/2020 30/05/2020
adecuadas para Silletería - Aire
desarrolar el acondicionado-
evento. espacio cafetería

Contar con los Daniela $150.000 28/05/2020 30/05/2020 El alquiler de

servicios video beam por
tecnológicos hora $25.000 x 6 h
para realizar
proyección
sobre el proceso
de diseño y
material de
calidad y

9
fabricación del
producto
Contratar
Servicio de
Catering con un
Este servicio
alto nivel de
incluye pasa
Responsabilidad
bocas, cocteles,
ética y glamour Gladys $1.333.200 02/12/2019 30/05/2020
aromáticas, café e
quien traerá su
hidratación,
personal para
meseros
atender los
invitados

Cuñas Radiales
Contratar los cinco emisoras
medios de locales Cada cuña
comunicación equivale $25,000
más sonados en son 6 cuñas al día
la región que se Gladys $6.000.000 22/05/2020 30/05/2020 (3 en la mañana y
encarguen de la 3 en la tarde)
publicidad del durante 8 días
lanzamiento del hábiles antes del
producto lanzamiento del
producto

OBJETIVO: Hacer partícipe a todo el personal de la empresa, en todos los ámbitos del
proceso administrativo para realizar el evento
1.1.3.2. Estrategia: Involucrar el 100% del personal en el desarrollo de la actividad
Fecha Fecha
Actividades Responsable(s) Costo Notas
Inicio Final

10
Designar tareas
específicas con cada 03/04/202 29/05/202
Director $100.000  
uno de los 0 0
colaboradores.

Comunicar a los
colaboradores el Representante 03/04/202 29/05/202
$100.000  
proceso de desarrollo y Legal 0 0
los fines del evento

Capacitar al personal
de la empresa todo lo 03/04/202 29/05/202
Director $100.000  
relacionado con el 0 0
nuevo producto.

Realizar reuniones
periódicas de cómo va 03/04/202 29/05/202
Director $100.000
cada colaborador con 0 0
las tareas asignadas.

OBJETIVO: Obtener la participación de la mayoría de los clientes

1.1.3.3. Estrategia: Comprobar la asistencia de un 90% del público objetivo

Responsable(s Fecha Fecha
Actividades Costo Notas
) Inicio Final

11
Invitación a través
de la información
suministrada de las
Planillas de Base de 03/04/202 29/05/202
Director $100.000  
Datos de las 0 0
empresas
potenciales adquirir
nuestro producto.

Confirmar asistencia Asistente 03/04/202 29/05/202

$30.000  
de los invitados Administrativo 0 0

Elaboración de los
Asistente 03/04/202 29/05/202
oficios $37.600  
Administrativo 0 0
“Invitaciones”

Contratación
Prestación de 03/04/202 29/05/202
Director $200.000
Servicios de 0 0
mensajería

OBJETIVO: Impactar a nuestros clientes y medios con el plan de promoción y medios

1.1.3.4. Estrategia: Lograr que el 100% de los clientes se lleve una buena imagen de la
organización y realización del evento
Responsable(s Fecha Fecha
Actividades Costo Notas
) Inicio Final

12
Realizar sorteos
entre los asistentes
con bonos de Representante 29/05/202
$15.000.000 03/04/2020  
descuento para la Legal 0
obtención del
producto
Determinar los
recursos que se va a
29/05/202
implementar para Director $30.000 03/04/2020  
0
llevar a cabo dicho
evento
Contratar el personal
idóneo que se
encargue de la 29/05/202
Director $37.600 03/04/2020  
animación y 0
promoción del
producto.
Decoración del Asistente 29/05/202
$200.000 03/04/2020
evento Administrativo 0
Realizar publicidad
al evento y a su vez
al producto, por
medio de la página 29/05/202
Publicista $600.000 03/04/2020  
web de la empresa y 0
mediante las redes
sociales de cobertura
municipal y regional

OBJETIVO: Conseguir la comodidad de los invitados durante el evento

1.1.3.5. Estrategia: Lograr la comodidad de los invitados ofreciendo productos de
calidad y excelente atención,
Responsabl Fecha Fecha
Actividades Costo Notas
e(s) Inicio Final

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Contratar al personal 03/04/20 30/05/20
Director $600.000  
profesional en catering 20 20

Elegir el menú que se va $1.333.20 03/04/20 30/05/20

Director  
a ofrecer en el día 0 20 20

Hacer reservación 2
Asistente
meses antes de los 03/04/20 30/05/20
Administrat $200.000  
productos a elegir para el 20 20
ivo
catering
Se asignará un
Asistente
determinado espacio en el 03/04/20 30/05/20
Administrat $100.000
evento para realizar el 20 20
ivo
aperitivo

1.3. . Plan Financiero

MULTIFIBRAS TPF – Cabinas de Desinfección

Hoja de Presupuesto General
ITEM DETALLES NO. DIAS CANTIDAD V/UNITARIO V/TOTAL
Alquiler Auditorio
(Sonido -
1 iluminación, Silletería 1 1 $1.500.000 $1.500.000
- Aire acondicionado-
espacio cafetería)
Publicidad (cinco
(05) emisoras locales;
2 seis (06) cuñas al día 8 240 $25.000 $6.000.000
03 en la mañana y 03
en la tarde)
3 Servicio de catering 1 120 $11.110 $1.333.200
(pasabocas, cocteles,
aromáticas, café e

14
 hidratación, meseros)

4 Impresiones 1 47 $300 $14.100

Servicio de
Mensajería y
5 4 47 $500 $23.500
Confirmación de
Asistencia
Alquiler de video
6 1 6 $25.000 $150.000
beam x horas
Arreglos de mesa
7 1 1 $90.000 $90.000
central
Contratación
8 animación y 1 1 $150.000 $150.000
promoción
Compras de Bombas
9 1 2 $35.000 $70.000
LED
Recordatorios
10 (Agendas - 1 120 $6.000 $720.000
Lapiceros).
11 Donación 1 3 $5.500.000 $16.500.000
Contratación Servicio
12 1 4 $100.000 $400.000
de Hospedaje
Contratación Servicio
13 2 12 $20.000 $240.000
de Restaurante
Contratiempos no
14 1 1 $500.000 $500.000
previstos
TOTAL $27.690.800

1.4. Políticas

 Los colaboradores de la empresa deberán portar el carnet y el Uniforme (Camisa

Blanca manga larga Jean y Calzado Cerrado).
 Se sugiere al ingresar al evento dejar sus celulares en silencio para evitar
interrupciones y contestarlos en caso de emergencia.

15
 Los invitados y acompañantes deben presentarse 15 minutos antes de dar apertura al
evento.
 Toda la información financiera será confidencial, soló se dará rendición de cuentas a
los empleados de Multifibras.
 Asegurarse el buen orden y comportamiento de todos los asistentes al evento.
 Realizar un chequeo general para evitar contratiempos durante el evento.

1.5. Plan de Contingencia.

PLAN DE CONTINGENCIA
POSIBLES
ACCION
AMENAZAS
Capacitar al personal tanto administrativo como operarios en una
posible emergencia en caso de haber alguna amenaza natural
Capacitar al personal tanto administrativo como operarios sobre el
Aglomeración - Manejo de un número elevado de Atención al público.
Posibles caídas No permitir el ingreso y consumo de bebidas alcohólicas durante el
evento.
No permitir el ingreso de ningún tipo de arma, pólvora, humos o
gases.
Verificar el cableado de los equipos eléctricos
Incendios
Verificar los equipos de extinción y rutas de evacuación.
Fallas Revisar la locación, silletería, escaleras, tarima, iluminación, sonido,
estructurales micrófonos. Ascensor.
En caso de desórdenes y falla en los filtros de ingreso se debe dejar
Accidentes del fluir el público más rápidamente hacia el interior del Lugar hasta que
personal interno - se estabilice ese foco de desorden.
externo Aplicación de las normas del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el trabajo
Revisión de las normas de asepsia y salubridad (Vencimientos,
Intoxicaciones Licencias, Manipulación de Alimentos) que se hayan suministrado
alimenticias en el l evento expendan en lugar de la actividad. Se puede solicitar
apoyo a la Secretaría de Salud.

16
1.6. Plan de Acción.

Abril Mayo
Item Actividades
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Definir el tipo de evento que se va a
1
realizar                    
Reunión el personal para brindar
2 información sobre el nuevo
lanzamiento                    
Determinar los objetivos y las
3
estrategias                    
Establecer, fecha , hora y lugar del
4
evento                    
Elegir el segmento de mercado y
5
crear invitaciones                    
Dar a conocer el día del evento
6 mediante los medios de
comunicación                    
7 Alquiler de Auditorio                    
Cotizar el Servicio de Catering y
  seleccionar lo que se va a ofrecer
durante el evento                    
Cotizar el servicio de mensajería -
 
impresiones                    
6 Cotizar alquiler de video beam                    
7 Cotizar Arreglo de mesa central                    
8 Contratación animación y promoción                    
9 Compras de Bombas LED                    
Cotización para la compra de
10
Recordatorios (Agendas - Lapiceros)                    
12 Cotización Servicio de Hospedaje                    
13 Cotización Servicio de Restaurante                    

17
 2. Organización

Se incluirá el presupuesto y los recursos necesarios; con el desarrollo de un cronograma, la

selección y reserva del espacio en el que se realizara el encuentro, tramitación de permisos
y autorizaciones, supervisión de los servicios de transporte, los servicios de catering,
coordinación logística integral entre otros. Se asignaran con el equipo de trabajo las
diferentes tareas que realizaran cada uno antes durante y después del evento

Agenda del evento.-

HORA DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

07:00 A.M -09:30 A.M Preparación y adecuación de locaciones.
Inicio del evento-recibimiento de invitados y ubicación de los
09:30 P.M - 10:00 A.M
mismos. Suministro de Hidratación, tinto, aromáticas.
Himno Nacional, Himno Municipal, Palabras del Representante
10:30 A.M - 11:00 A.M
Legal
11:00 AM - 11:30 AM Exposición del Nuevo Lanzamiento "Cabinas de Desinfección"
11:30 AM - 11:45 AM Entrega del Coctel – Pasabocas
Entrega de la donación a los principales instituciones de salud
11:45 AM - 12:00 M
pública.
12:30 -01:00 PM Rueda de Prensa.

Métodos

La llegada del personal de logística, estará a cargo de la Asistente Administrativa; quien

tiene la planilla de cada actividad a desarrollar y de dirigir el personal, verificara que el
auditorio se encuentre en óptimas condiciones (Cafetería – Baños). Decoración de Mesa de
centro (mantel – arreglo floral), pendones.

El personal de la empresa debe estar en el lugar del lanzamiento 3 horas de antelación para
ultimar detalles.

18
El servicio de catering debe estar 1 hora antes de iniciar el evento con el fin de organizar el
stand de la cafetería (los pasabocas y coctel) preparados.

La prensa y/o medios de comunicación debe presentarse 30 minutos antes de la apertura

Se tendrá un colaborador de la empresa en la entrada del Auditorio para darles la

bienvenida a los invitados.

Se tendrá en la tarima la cabina de desinfección física para enseñar el material con que fue
construido, como funciona y finalmente lograr hacer pedidos. A través de efectos visuales
se proyectara las etapas de producción (material utilizado y acabados).

Una vez se cuente con el 90% de los invitados, la persona encargada de la animación leerá
el itinerario con el fin de cumplir las etapas del lanzamiento.

Seguidamente pasara el Representante Legal para dar la descripción detallada del Porqué la
creación de la Cabina, como llevo a cabo el diseño y fabricación de la misma, con que
materiales lo construyo y que beneficios traerá el obtenerla en cada una de las
organizaciones.

Después de realizar el protocolo se tendrá un espacio una hora después de la apertura para
que los invitados gocen de un excelente coctel y pasa bocas. Se estableció un coctel de
shangai (sin alcohol) (Zumo de papaya, Zumo de naranja, Sirope de Mango, Maracuyá);
pasabocas: Muffins de arándanos - cupcakes de almendra sin gluten e hidratación.
Totalmente saludables para el cuerpo humano.

La hidratación será periódicamente, al igual que el café y el té. A cargo del señor Sergio
Castro Cheff egresado del Sena y con un alto nivel de Responsabilidad ética y glamour
quien traerá su personal para atender los invitados.

19
 2.1 Conformación del Equipo de Trabajo

REPRESENTANTE LEGAL

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

COORDINADOR LOGISTICO COORDINADOR FINANCIERO

EQUIPO DE PUBLICISTA ASISTENTE

COMUNICACION Y ADMINISTRATIVO
REDES SOCIALES

Personal Directo de la
Personal de entretenimiento CATERING empresa

Manejo de la Información Meseros

Puntos de Información

20
2.3. Comités

2.3.1 Comité de coordinación general:

Este comité estará conformado por las personas encargadas de realizar un chequeo en todas
las actividades que se tengan programadas (antes, durante y después del evento), guiaran y
orientaran el resto de comités. Desde la logística hasta la recopilación de datos.

2.3.2 Comité de coordinación logística:

Este comité parte desde la organización y realización del evento, la contratación del
personal que se requiere, publicidad, compras con una estricta vigilancia según el
cronograma estipulado debe manejarse con mucha transparencia

2.3.3 Comité de coordinación financiera:

Conformado por el personal que administrar la caja menor, supervisando que el dinero sea
destinado conforme a la relación del presupuesto solicitad, capacita al personal que los
gastos debe estar acompañados con su factura correspondiente. Hará un estudio diario de
los gastos para llevar el registro podrán ajustarlo según sus necesidades.

2.3.4 Comité de Medios de comunicación:

Este comité será el encargado de la contratación de la publicidad, emisoras, canales de

televisión, adicional a ello el diseño de imagen y videos que estarán en las redes sociales
con el fin de generar mayor impacto entre los invitados.

2.3.5 Comité de Puntos de información:

Serán los encargados de suministrar en forma física (volantes y folletos) y brindar la

información del producto a lanzar ante los participantes.

21
 2.3.6 Comité de Base de datos:

Serán los encargados de contactar con cada uno de los invitados, recopilar la información y
verificar su asistencia.

3. Perfiles y Funciones de los equipos.

3.1. Coordinador General.-

La Coordinación General estará a cargo del Director Administrativo, capacidad de

liderazgo, excelente manejo de personal, manejo de presupuesto, comunicación asertiva.
Se encargara de entregar los suministros necesarios al delegado quien va a participar de
dicho evento, guiará y orientara al resto del personal, adicional entregara periódicamente el
reporte de novedades al Jefe Inmediato, con el fin de ahorrar costes extraordinarios.

Perfiles y funciones de los equipos

Coordinador General
Perfil Funciones
Debe poseer conocimiento Manejo adecuado del personal y asignación de labores
en todos los ámbitos de la Establece y distribuye el presupuesto preliminar
Supervisa periódicamente las divisiones de la
empresa y organización de
organización
eventos: Manejo de personal, Prepondera una excelente comunicación con los empleados
manejo de presupuesto, Dispuesto (a) a solventar de manera eficiente y eficaz los
delega funciones, liderazgo, posibles problemas que se puedan presentar en el
habilidades de desarrollo del evento.
Establecer objetivos y metas
comunicación, relaciones
Supervisar el trabajo del comité organizador
públicas, habilidad para la Controlar el uso del presupuesto
resolución de conflictos, Aprobación de contratos con otras empresas para el evento
Definir inventarios
motivación del personal, Definir las diferentes áreas para la organización
trabajo en equipo, habilidad
de trabajo bajo presión Establecer lista de seguimiento de actividades

22
3.2. Coordinación logística

La logística estará a cargo de la Mano derecha del Representante Legal, cuenta con la
capacidad de liderazgo, un alto nivel de responsabilidad dinamismo y la experiencia para
desarrollar este tipo de eventos corporativos. Se encargara de entregar los suministros
necesarios al personal quien va a participar de dicho evento, adicional entregara
periódicamente el reporte de novedades al Jefe Inmediato, con el fin de ahorrar costes
extraordinarios

Perfiles y funciones de los equipos

Coordinador de logística
Perfil Funciones
Se requiere de Realización de cotizaciones de alojamiento y alimentación de los
personas con invitados
conocimientos de Coordinar el proceso de las compras necesarias para la logística
Seguimiento de ejecución de actividades durante el evento
ofimática, manejo Logística en general del evento
de comunicación
Coordinación de una mesa de información con facilidades para los
verbal y escrita,
invitados (celular, impresora, papel, cinta, grapadora, cds, usb)
experiencia en Realizar seguimiento de llegada y salida de invitados
logística de Solucionar los imprevistos que se presenten en el evento
Organización del material para entregar (informes, vales, etc)
eventos, tolerancia Seguimiento al cumplimiento de los tiempos según la agenda del
al trabajo bajo evento
presión, dinámica, Adecuar al maestro de ceremonia o animador
Tener buena atención con los empleados
organizada, buena
presentación
personal, amable,
habilidades de Realizar seguimiento al sonido, iluminación, baños e hidratación del
manejo de tiempo. evento

3.3. Coordinación financiera

23
Labor que desempeña el Representante Legal de la empresa; Estará a cargo de subdividir el
presupuesto para la realización del evento, distribuyendo un monto respectivo y adecuado a
la persona asignada para que cumplan con su labor. Desarrollará de la mano con su
asistente personal el trabajo de planear y ejecutar el evento.

Perfiles y funciones de los equipos

Coordinador financiero
Perfil Funciones
Personal de la empresa o se Gestión de contabilidad
contrata personal con aptitudes y Gestión administrativa
Plan financiero del evento
conocimiento en: formación Supervisar la contabilidad previa y durante el evento
profesional en administración y
Supervisar cualquier contrato que vaya a realizar la
finanzas, facilidad de trabajo en
empresa, con otras, para la realización del evento
equipo, orientación en posibles
clientes y resultados, capacidad Recolectar la información del uso del presupuesto de
de trabajo bajo presión. las diferentes áreas

3.4. Coordinación de medios de comunicación

El Director de Multifibras TPF; contratará con los medios de comunicación más sonados
locales con el fin de realizar campañas publicitarias sobre el nuevo proyecto de lanzamiento
Cabinas de desinfección.

Perfiles y funciones de los equipos

Coordinador de medios de comunicación
Perfil Funciones
Se requiere de personal Manejo de software básico (plataformas web, microsoft
con conocimiento sobre office)
los medios de Manejo de redes sociales
Encargarse de las entrevistas realizadas durante el evento
comunicación básicos, Realizar seguimiento a las ruedas de prensa durante el evento
capacidad de desarrollar Desarrollar los comunicados de prensa de la organización
Difundir la realización del evento
ruedas de prensa,
Encargarse de la comunicación al interior de la empresa

24
 durante el evento
entrevistas y comunicados Desarrollar un plan de comunicación óptimo
de prensa.
3.5. Puntos de información

Se dispondrán dos puntos de información; para transmitir a los asistentes la importancia de

adquirir el nuevo producto, sus características entre otros. Se dispondrán folletos, se tendrá
a disposición pendones con la información detallada

Perfiles y funciones
Puntos de informacion
Perfil Funciones
Se requiere de personal con Manejo de software básico (plataformas web, microsoft
conocimiento sobre
los office)
medios de comunicación Manejo de redes sociales
Encargarse de las entrevistas realizadas durante el evento
básicos, capacidad de Realizar seguimiento a las ruedas de prensa durante el
desarrollar ruedas de evento
prensa, entrevistas y Desarrollar los comunicados de prensa de la organización
Difundir la realización del evento
comunicados de prensa.
Encargarse de la comunicación al interior de la empresa
durante el evento
Desarrollar un plan de comunicación óptimo

3.6. Manejo de la información

Estará a cargo del asistente administrativo, el cual finalmente reportara las novedades del
evento, tales como las posibles fallas o el cumplimiento de objetivos. Atender llamadas,
tener la agenda actualizada, utilizar de forma óptima los recursos, y pago de los servicios
prestados.

25
Perfiles y funciones
Manejo de la informacion
Perfil Funciones
Se requiere de personal Manejo de software básico (plataformas web, microsoft office)
con conocimiento sobre Manejo de redes sociales
Encargarse de las entrevistas realizadas durante el evento
los medios de Realizar seguimiento a las ruedas de prensa durante el evento
comunicación básicos, Desarrollar los comunicados de prensa de la organización
Difundir la realización del evento
capacidad de desarrollar
Encargarse de la comunicación al interior de la empresa
ruedas de prensa,
durante el evento
entrevistas y
comunicados de prensa. Desarrollar un plan de comunicación óptimo

4. Dirección

Esta etapa desarrolla un rol increíblemente interesante y creativo conlleva a tener éxito en
el mismo, la planificación; la organización y control son pilares fundamentales e
imprescindibles, evitando fallos, los nervios y los errores. Para desempeñar esta dirección
se necesita conocimientos de protocolo, del mercado de proveedores, métodos
organizativos, una mente organizada y una buena formación que nos dé seguridad en lo que
realizamos.
Tener claros los objetivos de la compañía, el tiempo es su mejor aliado, sus contactos de
red de proveedores ahorran tiempo, y por último tener un plan B; el factor imprevisto o
problema tiene que estar contemplado. Por ello, si tenemos un Plan B para el lugar, material
o personas con las que vamos a contar, nos evitará sufrir contratiempos irremediables.

En lo que respecta a la tercera etapa del proceso administrativo, se concentra en hacer

partícipe al personal de la empresa, a todos los empleados, de manera tal que con una
motivación, ofreciéndoles algún tipo de beneficio o regalo, sientan que el evento de tanto
de la empresa como de ellos, y de esta manera hacer que se esfuercen más es hacer que
todo los planeado salga de la manera prevista.

26
Primero, todo el personal involucrado en realización del evento de lanzamiento se le dará
un día libre con una salida a piscina, entrada y comida sin costo alguno, será un dia de
esparcimiento lúdico – recreativo (Ingreso a la Hacienda la Julia – Refrigerio – almuerzo –
refrigerio; derecho a piscina, juegos de azar, juegos deportivos) con derecho a llevar a un
acompañante.Incentivando a los colaboradores a realizar el evento de la manera más óptima
posible de esta manera no sólo será un incentivo será una integración que contribuirá a la
mejora del clima organizacional en la empresa.

Segundo, la comunicación se garantizará a través de radios de comunicación, via telefonica

y correos electrónicos a cada uno de los colaboradores y así estar al tanto de cómo va el
progreso del evento de lanzamiento en las diferentes áreas en tiempo real.

5. Control

Este ultimo punto del proceso administrativo, se deberá comunicar al Representante

Legal; el reporte novedades, actividades y cuentas presentadas por cada uno de los
colaboradores que tienen sus tareas específicas.

Segundo, Por parte del coordinador financiero se determinará el pago a los proveedores
para llevar a cabo dicho evento. Este a su vez entregara el reporte de gastos al
representante legal.

Tercero; la asistente administrativa unificará detalladamente los informes de cada de los

colaboradores para realizar uno final, teniendo en cuenta el reporte financiero total,
lecciones aprendidas y por último las conclusiones; comparando lo obtenido con lo
planteado inicialmente. A través de una plantilla de control se tendrá la evaluación de
resultados

Para culminar, se deberá tener en cuenta el cuadro de inconvenientes, donde se realizara las
acciones o medidas correctivas antes o durante del evento.

27
Actividades de control    
Nombre de la empresa: MULTIFIBRAS TPF  
Nombre del proyecto: Lanzamiento Cabina de
Desinfección  
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA NOVEDAD
Se tenía previsto en
el auditorio De la
Cámara de
Alquiler Auditorio (Sonido - Comercio pero por
iluminación, Silleteria - Aire cuestiones de daños
Coordinador Logística 05/05/2020
acondicionado- espacio de infraestructura se
cafetería) decidió en el
Auditorio del
Comité de
Ganaderos
Publicidad (cinco (05)
emisoras locales; seis (06) Coordinador
14/04/2020 S/N
cuñas al día 03 en la mañana Financiera
y 03 en la tarde)
Servicio de catering
(pasabocas, cocteles, Coordinador Logística 15/05/2020 S/N
aromáticas, café e

28
hidratación, meseros)
Asistente
Impresiones 05/05/2020 S/N
Administrativa
Servicio de Mensajería y Asistente
05/05/2020 S/N
Confirmación de Asistencia Administrativa
Alquiler de video beam x Asistente
28/05/2020 S/N
horas Administrativa
Asistente
Arreglos de mesa central 28/05/2020 S/N
Administrativa
Contratación animación y
Coordinador Logística 15/05/2020 S/N
promoción
Asistente
Compras de Bombas LED 28/05/2020 S/N
Administrativa
Recordatorios (Agendas -
Coordinador General 12/05/2020 S/N
Lapiceros[)
Donación Coordinador General 29/05/2020 S/N
Contratación Servicio de
Coordinador Logística 29/05/2020 S/N
Hospedaje
Contratación Servicio de
Coordinador Logística 29/05/2020 S/N
Restaurante
Coordinador
Contratiempos no previstos 29/05/2020 S/N
Financiera

6. Conclusión

La realización de este trabajo ha sido un punto importante y de mucha utilidad para la

empresa Multifibras TPF, ya que de esta manera se obtuvieron datos e identifico el
mercado potencial del producto, nos deja la enseñanza de la importancia de manejar una
comunicación asertiva y un excelente trabajo en equipo todas direcciones hacia un mismo
fin. Teniendo en cuenta los pasos para tener el éxito en la organización (Planeación,
organización, dirección y control).

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 Referencias
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https://www.venuesplace.com/es/idea/333-como-organizar-un-congreso-paso-a-
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