CONTEXTO ORGANIZACIONAL

CODIGO PE-CO-01 VIGENCIA 26-04-2019 VERSIÓN 1

INTRODUCCIÓN

Para la Asociación Colombiana de Ingenieros de Petróleos (ACIPET), conocer las

cuestiones internas y externas que están relacionadas con el desarrollo de sus
actividades es fundamental como parte del conocimiento, identificación de falencias,
fortalezas, amenazas u oportunidades que pueden generar acciones de mejora en los
procesos y definición de nuevas estrategias en pro de la continuidad de la Asociación.

Actualmente la Asociación se encuentra adelantando la implementación de la norma ISO

9001:2015, con el objetivo de asegurar el logro de los objetivos proyectados por la Junta
Directiva, de acuerdo con los cambios en el mercado, la industria y las necesidades de
los Ingenieros de petróleos.

El día 26 de abril en curso fue realizado un taller de planeación estratégica liderado por
la Junta Directiva, aplicando la metodología de evaluación de factores internos y externos
- DOFA, durante la actividad revisaron los focos estratégicos más relevantes como son
la misión, visión, políticas y objetivos. De acuerdo con los resultados obtenidos se deberá
generar un plan de trabajo de manera que se asegure el cumplimiento de las estratégicas
e iniciativas impulsadas.

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1. DIAGNOSTICO AREAS BASICAS DE GESTIÓN

Con parte de la evaluación estratégica fue desarrollado un diagnóstico inicial direccionado

a evaluar la gestión de las cuatro áreas básicas de la Asociación como son: comercial,
operativa, administrativa y financiera, teniendo en cuenta diferentes aspectos de dirección,
organización, planificación, estratégicas, control, evaluación, seguridad, mejora continua
entre otros.

Para la evaluación se utilizaron los siguientes criterios de valoración:

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4

No se ha realizado Se está iniciando Se encuentra Funciona muy bien y
esta actividad, o no su desarrollo e implementado y es un factor clave de
existe actualmente implementación en proceso de éxito o fortaleza del
en la Asociación mejora negocio.

Como se puede observar en la gráfica los resultados en general son positivos, sin
embargo, se hace necesario que en los procesos se fortalezcan los controles, el
establecimiento de políticas e implementación de mecanismos de seguimiento en cada
una de las etapas de los servicios ya sea por medio de capacitaciones o socialización al
interior de la Asociación. El proceso con mayor cumplimiento de los requisitos es el
financiero con un porcentaje del 93%, esto se debe a que continuamente la Asociación
ha generado mayores controles.

DIAGNOSTICO INICIAL
FINANCIERO ;
100% 93%
90%
80% SERVICIO; 71%
COMERCIAL ; 70% ADMINISTRATIV
70% O ; 62%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
COMERCIAL SERVICIO ADMINISTRATIVO FINANCIERO

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2. ELEMENTOS DIFERENCIADORES

La Asociación Colombiana de Ingenieros de Petróleos (Acipet), a través de los años se

ha posicionado en el mercado en imagen, proyecciones y apoyo al gobierno como cuerpo
consultivo. A continuación, se relacionan los principales parametros diferenciadores.

ELEMENTO DIFERENCIADOR

Conocimiento del Sector de más 54 años

Ser cuerpo consultivo del gobierno nacional para temas relacionados con el
sector de hidrocarburos

Equipo de trabajo con experiencia y competencias necesarias

Junta Directiva con participación y directa en la toma de decisiones

Estos elementos diferenciadores deberán ser un estandarte para la definición de

estrategias y acciones de mejora continua que contribuyan al crecimiento y sostenibilidad
de Acipet.

3. ANALISIS DOFA

Es un instrumento metodológico que sirve para identificar aspectos con diferentes

variables y obtener como resultado la definición de estratégicas claras para una
organización. En otras palabras, por ejemplo, la posibilidad de superar una debilidad que
impide el logro del propósito, solo se la dará la existencia de fortalezas y oportunidades
que lo permitan. El instrumento también permite la identificación de acciones que
potencien entre sí a los factores positivos.

Acipet, ha realizado un taller DOFA, liderado por la Junta Directiva en el cual fueron
identificado los principales aspectos de fortalezas, amenazas, debilidades y oportunidades.
Adicionalmente fueron revisados los principales aspectos estratégicos existentes. Como
resultado se obtuvo lo siguiente:

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3.1. CONTEXTO INTERNO

La Asociación Colombiana de Ingenieros de Petróleos (Acipet), durante 50 años

de existencia ha trabajado por el bienestar de los ingenieros de petróleos
colombianos, y le ha prestado soporte técnico a la industria de los hidrocarburos,
mediante la prestación de servicios de capacitación, congresos, información y
conceptos técnicos.

Somos La Cara Humana del Petróleo en Colombia y nuestra imagen refleja el

factor humano que nos caracteriza. Nuestros asociados, sus familias y quienes
hacen vida en la industria son nuestro principal foco de interés.

Al interior de la asociación contamos con un equipo de trabajo profesional,

competente y con experiencia en el desarrollo de las diferentes actividades. La
Asociación cuenta con procesos definidos para asegurar la mejora en la prestación
de los servicios.

La oficina en Bogotá se encuentra ubicada en la Carrera 14 # 97 – 63 piso 5.

La Asociación, ha gestionado bajo la metodología de gestión por procesos todas

las actividades, se han fijado controles de seguimiento en cada uno de los servicios.
El contexto interno fue evaluado teniendo en cuenta las siguientes variables:
Valores, cultura organizacional, conocimientos, infraestructura, recursos
tecnológicos, económicos entre otros, desempeño de los procesos, madurez de la
Asociación y talento humano.

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3.1.1. Debilidades
A continuación, se presentan los aspectos débiles que han sido identificados a nivel
general.

Debilidades
Cultura
1 Fallas en la comunicación interna
Organizacional
Contexto Interno

Conocimientos 2 Información segmentada técnica

Costos asociados a ubicación que impactan

Infraestructura 3 directamente los proyectos y el crecimiento en la
carga administrativa.
No todos los procedimientos se aplican
Desempeño de la 4 actualmente.
organización
(procesos) 5 Falta de estandarización

6 Rotación de personal en cargos claves

Talento Humano
7 Fallas en el clima laboral.

Una vez consolidada la información se han priorizado las siguientes debilidades,

esto con el objetivo de direccionar las estratégicas o acciones a la mejora continua
de estos aspectos.

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3.1.2. Fortalezas

Son todos aquellos aspectos que son relevante en la Asociación de los cuales se
puede obtener aprendizaje y mejora continua si son potencializados
adecuadamente.

Fortalezas
1 Compromiso
Valores
2 Ética

Ser cuerpo consultivo del gobierno para todos los aspectos

3
del sector Oil & Gas.
Conocimientos
4 Información técnica del sector

5 Posicionamiento de la marca.
Contexto Interno

6 Instalaciones propias
Infraestructura
Oficinas modernas que permiten el desarrollo de
7
actividades
La asociación cuenta con todos los recursos necesarios para
8
el desarrollo de sus actividades.
Recursos Profesionales competentes con experiencia y capacidad
(tecnológicos, 9
relaciona con el sector.
económicos,
etc) 10 Alianzas estratégicas con actores del sector

Cumplimiento de requisitos legales en términos de

11
tecnología.
Madurez de la conocimiento del sector y muchos años de experiencia por
12
Asociación parte de la asociación.

13 Personas competentes y profesionales

Talento
Humano 14 Cumplimiento legal de todas las obligaciones laborales.

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3.2. CONTEXTO EXTERNO

La Asociación Colombiana de Ingenieros de Petróleos (Acipet), direcciona sus

servicios hacia la industria de hidrocarburos y los Ingenieros de petróleos quienes
son el mayor activo que podemos tener. Son impulsados beneficios,
capacitaciones, información y oportunidades de crecimiento laboral. Actualmente
son desarrolladas actividades con las comunidades como parte de la prestación de
servicios para la industria.

3.2.1. Amenazas

Son todos los aspectos que pueden impactar negativamente a la Asociación, por
lo general son de carácter externo, sin embargo, existen amenazas internas
derivadas del desarrollo de las actividades, los trabajadores o las condiciones
laborales. A continuación, se relacionan las principales amenazas identificadas.

Amenazas
Legal 1 Demandas penales y laborales

Tecnológico 2 Nuevos delitos informáticos

Contexto Externo

Constitución de nuevas asociaciones y entidades

3
para el sector
Competitivo
4 Terceros en ejecución de eventos.

5 fluctuación en el precio del petróleo.

de Mercado No contar con información técnica estadística de
6
acuerdo con las necesidades del mercado.

No participación del sector ante invitaciones a la

Cultural y social 7
Asociación
Falta de disponibilidad de recursos de manera
Económico 8
continua para la ejecución de proyectos.
Político 9 Cambios gubernamentales que afecten al sector.

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Una vez consolidada la información las amenazas han sido priorizadas de la

siguiente manera:

3.2.2. Oportunidades
Las oportunidades son todos los aspectos positivos que la Asociación puede
potencializar con el objetivo de promover acciones de mejora.

Oportunidades
Fortalecer la figura de cuerpo consultivo del gobierno para
1
todos los aspectos del sector Oil & Gas.
Legal
2 Alineación de estatutos con las necesidades de la asociación.
Contexto Externo

3 Actualizar las herramientas tecnológicas existentes-

Desarrollar un programa para el manejo de información

Tecnológico 4
estadística.

5 Desarrollar el programa de digitalización

6 Fortalecer relaciones con otras organizaciones del sector.

Competitivo 7 Actualizar el portafolio de servicios

8 Promover nuevas iniciativas en pedagogía regional

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9 Actualizar la información estadística de Acipet

Fortalecer la participación ante el comité gremial petrolero y sus

10
iniciativas.
de Mercado
Cultivar un sentido de pertenencia más alto, frente a los nuevos
11
asociados y los recién egresados.

Participar activamente en los eventos de la industria generando

12
Cultural y representación y posicionamiento de marca.
social
13 Fortalecer la percepción de cara humana del petróleo.
Fortalecer los ingresos y provisiones para la continuidad de la
Económico 14
asociación.

Participación y permanente ante el gobierno en los temas

Político 15
relacionados con el fracking.

4. DEFINICIÓN DE ESTRATEGIAS

Como resultado de la actividad la Junta Directiva estableció las principales

iniciativas. A continuación, se relacionan las principales metas proyectadas.

1. En cumplimiento de la Misión, incrementar el # de Asociados de 572 a 1.000

a diciembre 31 de 2020.
2. Lograr excedentes financieros del 10 % al cierre del período Fiscal del 2019
y 2020.
3. Lograr un cumplimiento como mínimo del 90% en la ejecución del plan de
Gestión del Conocimiento & Memoria Institucional al 31 de diciembre de
2020.
4. Realizar al menos una vez al mes una reunión con un actor estratégico de
los Stakeholders de ACIPET durante todo el período de la Junta Directiva
(2019 – 2020).
5. Generar contenidos de marca en medios de comunicación convencionales
como mínimo 10 veces por mes en el período de la Junta Directiva (2019 –
2020).

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FOCOS ESTRATEGICOS

1. Asociados

2. Sostenibilidad Financiera

3. Gestión del conocimiento & Memoria Institucional

4. Relacionamiento

5. Comunicaciones

A través de la metodología de balance Score card han sido establecidos los

principales objetivos, metas y mediciones por medio de las cuales se espera el
cumplimiento.

5. LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS

5.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Actualmente Acipet, cuenta con la siguiente estructura organizacional, todas las

funciones y responsabilidades, se encuentran registradas en los perfiles de cargo
y procedimientos que se han fijado en cada proceso.

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5.2. MISIÓN

Integrar a los Ingenieros de petróleos colombianos y profesionales afines del sector

energético, proteger sus intereses y representarlos en temas relacionados con su
ejercicio profesional y de la industria, ejerciendo el rol como cuerpo técnico
consultivo del Gobierno Nacional y asegurando el crecimiento sostenible de la
Asociación.

5.3. VISIÓN
VISIÓN ACIPET 2025

Ser reconocidos a nivel Nacional e Internacional como una Asociación profesional

experta en temas técnicos, estratégicos y gestores de conocimiento del sector
energético.

Ser el gremio preferido en el que los profesionales encuentren bienestar,

oportunidades de desarrollo personal y profesional, y apoyo a sus
emprendimientos.

5.4. OBJETIVOS ESTRATEGICOS

1. Maximizar la vinculación participativa de nuevos asociados a la Asociación.

2. Ser reconocidos por los Grupos de Interés, como Referente Técnico, gestor
de conocimiento e innovación del sector energético.

3. Contribuir en el desarrollo integral, estandarizado y focalizado de la

profesión y la defensa de los intereses sociales y laborales de los Ingenieros
de Petróleos en Colombia.

4. Obtener la certificación ISO 9001:2015

5. Asegurar las condiciones de seguridad y salud para los trabajadores frente

a la identificación de peligros, valoración del riesgo y la aplicación de
controles efectivos.

6. Implementar, Mantener y Mejorar continuamente la eficacia de los Sistemas

de Gestión Integrados.

7. Promover la mejora en la calidad de vida de nuestros colaboradores, a

través de programas de prevención y condiciones laborales adecuadas.

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CONCLUSIONES

 Una vez efectuada la revisión de todos los lineamientos estratégicos se han

establecido cambios y ajustes en los objetivos.

 Se debe asegurar la implementación de las estrategias fijadas

 Anualmente se deberá efectuar el seguimiento al cumplimiento de los

lineamientos fijados en el presente contexto organizacional.

 La Asociación se debe alinear a los requerimientos de calidad establecidos

de acuerdo con las proyecciones.

 El cumplimiento al Balance score card, se deberá reportar a la junta directiva

anualmente.

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