MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS “DISTRIBUIDORA LAP”

APRENDIZ

LILIA GUADALUPE RAMIREZ ERAZO

INSTRUCTORA

Carmen Tulia Loaiza

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
ESPECIALIZACIÓN TECNOLOGICA GESTIÓN DE TALENTO HUMANO POR
COMPETENCIAS
FICHA 2343252

2021
MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS “DISTRIBUIDORA LAP”

PRESENTADO POR:

LILIA GUADALUPE RAMIREZ ERAZO

TRABAJO PRESENTADO A:
INSTR. Carmen Tulia Loaiza

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
ESPECIALIZACIÓN TECNOLOGICA GESTIÓN DE TALENTO HUMANO POR
COMPETENCIAS
FICHA 2343252
2021
1. JUSTIFICACIÓN

Para cualquier organización es indispensable desarrollar mecanismos que

contribuyan a realizar sus actividades adecuadamente, de manera que los
objetivos trazados sean alcanzados con los mejores resultados posibles, con
mayor razón las entidades públicas, ya que el efecto de su gestión interna se
ve directamente reflejado en las políticas sociales que son aplicadas a la población.
Con base en lo anterior, el Ministerio de Protección Social, tiene la responsabilidad de
elaborar el Manual como una herramienta que le permita establecer claramente las
funciones de los empleos que conforman su estructura organizacional y los
requerimientos necesarios para su desempeño, convirtiéndose de este modo en
un soporte administrativo, legal y técnico, que facilite el desarrollo de sus
actividades. El Manual de Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias Laborales
pretende ilustrar a los funcionarios acerca de cada uno de los empleos que
conforman la Entidad: su identidad, ubicación en la estructura organizacional,
propósito, funciones, perfil de competencias requerido para la adecuada
ejecución y la contribución de cada uno de ellos en el desarrollo institucional.
30Es un instrumento que le permitirá al Grupo de Administración de Personal
ejecutar los procesos del área, de acuerdo con la normatividad vigente y con
las necesidades reales del Ministerio, es decir, que proveerá al grupo de
criterios suficientes para determinar los perfiles ocupacionales idóneos a los
cargos, en cuanto a la educación, experiencia y competencias laborales,
para luego ofrecerlos a las demás dependencias cuando ellas requieran integrar
nuevos funcionarios a sus grupos de trabajo..

2. POLITICAS Y NORMAS

El mismo nos permitirá determinar de manera adecuada los diferentes motivos o

razones por las cuales la empresa no ha logrado posicionarse en forma adecuada,
siendo estos determinados de manera interna, los cuales han involucrado el proceso de
ventas como tal en su bajo volumen, con una mala relación laboral de los trabajadores y
otras instancias que han permitido una continua rotación del personal.

Para que las alternativas de solución de la empresa en cuestión se hagan visibles, se

deberá prescindir en actividades como, comprometer a la unidad de talento humano y a
la parte administrativa para solucionar las diferencias y procurar por que la empresa
evolucione de forma adecuada, permitiendo así un desarrollo óptimo para beneficio de
la empresa y del mismo campo laboral.

3. EVIDENCIAS

3.1. ORGANIZACIÓN

Debemos de tener en cuenta que desde el inicio de funciones de la empresa, su

creador, el Señor Luis Alberto Preciado, se motivó porque la misma entidad tuviera un
enfoque adecuado para que a en un tiempo conveniente se pudiera establecer como
una gran institución empresarial, para lo cual tuvo en cuenta su propósito esencial
encaminado a varios factores, como son:

MISIÓN

Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo,

con altos estándares de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada de
distribución, orientada a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de
tenderos, ofreciendo un excelente servicio y precios competitivos. Contamos con un
equipo humano comprometido y capacitado. En concordancia actuamos en procura del
bienestar para nuestros empleados, nuestros proveedores y la comunidad en general,
logrando una adecuada rentabilidad.
Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello
buenas prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea.

VISIÓN

Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y
eficiencia en la distribución de productos de Consumo Masivo, garantizando a nuestros
clientes altos estándares de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en sus
necesidades como en sus expectativas.

Para el desarrollo de la empresa, tenemos en cuenta algunos valores establecidos con

el propósito de un adecuado tratamiento del talento humano involucrado con la
empresa, así como los clientes:

La seguridad y la salud

Nos importan: la salud y seguridad de nuestros empleados, de todas las personas que
trabajan bajo nuestra responsabilidad, así como de aquellas que se benefician con
nuestros productos y servicios.

El talento humano involucrado con la empresa

Nos importan: nuestros empleados, su crecimiento personal, su desarrollo profesional y

su bienestar general.

La responsabilidad con el medio ambiente y la comunidad

Nos importan: las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por ello adoptamos
conductas que cuidan del medio ambiente lo que hace que sea un negocio con un
desarrollo sostenible comprometidos con nuestra responsabilidad como ciudadanos del
mundo.

La calidad

Nos importa: la calidad de nuestros productos y servicios.

Las relaciones interpersonales
Nos rige: la transparencia en el desarrollo de nuestras relaciones interpersonales tanto
a nivel externo como interno con todos los grupos de interés.

3.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

4. HALLAZDOS EN EL DIAGNÓSTICO DE LA DISTRIBUIDORA LAP

4.1 TAMAÑO DE LA EMPRESA

Teniendo en cuenta las características, podemos destacar que en los diez (10) años en
los cuales la empresa ha permanecido en el mercado, una de las máximas
características es la de hacer crecer el negocio de una forma adecuada, permitiendo la
apertura de algunos puntos de venta y el establecimiento de sucursales en seis (6)
ciudades, para esto contar con un número adecuado de vehículos, además de los que
se requieran para cumplir con las características del negocio.

Cada centro encargado de la distribución cuenta con un número de dieciocho (18)

puestos de trabajo, con contratación directa, encargados de labores administrativas y
comerciales; en labores de bodegaje y transporte se cuenta con un margen de veinte
(20) a veinticinco (25) empleados con contratación indirecta, con los cuales podemos
determinar una planta de personal distribuida de la siguiente manera:

Trabajadores directos: Ciento sesenta y ocho (168), de los cuales, sesenta (60) hacen
parte de la dirección general, la cual se encuentra establecida en la capital; y ciento
ocho (108) empleados distribuidos en los seis (6) centros de distribución y venta.

Trabajadores indirectos: Establecidos entre ciento veinte (120) y trescientos (300)

empleados, los cuales dependen en estabilidad de la temporada de cierre de ventas.

4.2 OBJETO

La Distribuidora LAP (Luis Alberto Preciado), se encuentra dedicada a la

comercialización de productos de consumo masivo, procurando establecer en ellos
adecuados estándares de calidad, por medio de una cadena privada de distribución que
presta su adecuado servicio y precios adecuados para la comunidad de tenderos.

4.3 DATOS DE LA DISTRIBUIDORA LAP

Razón Social: Distribuidora Luis Alberto Preciado. LAP SAS

• NIT: 800.436.543 – 9
• Dirección Sede Principal: Calle 71 No. 4 – 345
• PBX: 8 34 90 00
• LAP@lapsas.com.co
• Página Web: www.lapsas.com.co
• Representante Legal: Santiago Preciado González
• Documento identidad Representante Legal: 80.000.000 de Bogotá

Entidades de Regulación

• Superintendencia de Industria y Comercio

• Fenalco

Sector

• Consumo Masivo

4.4. AMBIENTE ORGANIZACIONAL

Se cuenta con un equipo humano comprometido y capacitado. En concordancia
actuamos en procura del bienestar para nuestros empleados, nuestros proveedores y la
comunidad en general, logrando una adecuada rentabilidad.

Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello
buenas prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea.

4.5 ESTRUCTURA LABORAL

La estructura organizacional de la Distribuidora LAP, se encuentra conformada de la

siguiente manera: Gerencia, Dirección Financiera, Dirección Administrativa y de
Logística. Las compras y todo el manejo comercial se encuentra en cabeza del Señor
Preciado, pues él considera que allí está el éxito de su negocio.

4.6 RELACIONES

Las relaciones en las que se encuentra la Distribuidora LAP (Luis Alberto Preciado), se
encuentran dadas por aspectos como la amabilidad, respeto y cordialidad, principios
establecidos por el fundador de la entidad, siendo así que los mismos le fueron
enseñados a Santiago (su hijo mayor) quien tiene el cargo de Gerente General, persona
de buen carácter y facilidad para establecer conversaciones, su principal anhelo es la
de contar con un alto equipo que le pueda ayudar en la dirección, así como la de tener
trabajadores comprometidos con la empresa en alto grado.

4.7 AUTORIZAD Y LIDERAZGO

Santiago, el hijo mayor del Señor Luis Alberto, se encuentra en un nivel de jerarquía
inferior al de la Junta Directiva (actual característica de la administración moderna). En
la siguiente parte de la estructura se encuentra la Dirección financiera y Administrativa a
cargo del Señor Ricardo Vargas, como también la oficina encargada de logística en
manos del Señor Fernando Pérez, quien tiene como función la de recibir informes de la
oficina de Coordinación comercial y mercadeo, donde trabaja el Señor Carlos
Rodriguez y también de la Coordinación del Talento Humano, liderada por la Señora
Carolina Prieto.

Las personas encargadas como Gerentes, establecidos en los Centros de Distribución

fuera de la ciudad, hacen su correspondiente reporte a cada una de las áreas teniendo
en cuenta el asunto que se va a tratar: La encargada de la parte comercial con el
Gerente, la oficina de compras, pagos, arreglos de vehículos, contratación de personal
y aquella de terminación de contratos con los directores de las diversas áreas. El
funcionamiento de la parte comercial está regido en forma exclusiva bajo la directriz del
Señor Luis Alberto; por tal razón, los jefes de área no tienen una adecuada capacidad
para proceder en la toma de decisiones, sus capacidades de innovación y liderazgo
están limitadas y esto hace que su empoderamiento sea mínimo, lo cual deja entrever
un sistema retrogrado y ortodoxo.
Orden jerárquico:

• Nombre: Carlos Rodríguez

• Cargo: Coordinador Comercial
• Responsabilidades: Ventas, y pago por comisiones para los vendedores de la
empresa.

• Nombre: Fernando Pérez

• Cargo: Director de Logística
• Responsabilidades: Distribución y Transportes.

• Nombre: Ricardo Vargas

• Cargo: Director Financiero y Administrativo
• Responsabilidades: Contabilidad y Cartera.

• Nombre: Carolina Prieto

• Cargo: Coordinadora de Talento Humano
• Responsabilidades: Nomina, Reclutamiento y Selección de Talento Humano.

Por motivo de que la organización estableció un software propio, se ha visto restringida

la capacitación en cuanto tiene que ver a temas relacionados con el desarrollo personal,
mercadeo y ventas, pues el Señor Luis Alberto, piensa que si el negocio va a ser
exitoso, esto debe centrarse en la propia gestión de cada uno de los participantes; en el
tiempo se han establecido algunas capacitaciones relacionadas con manejo de
productos, por tal razón la Señora Carolina Prieto, encargada del área de Talento
Humano, no ha podido capacitarse ni mucho menos tener una actualización en los
nuevos procesos relacionados con su cargo.

5. HALLAZGOS

• Se presenta una falta de oportunidades para el establecimiento del desarrollo

ejecutivo.
• Existe escaso tiempo con el que se pueda involucrar el pensamiento de orden
estratégico.
• Existe un inadecuado clima de trabajo, pues se observan conflictos que repercuten el
accionar laboral
• Se tiene en cuenta que no hay una definición adecuada en cuanto a la planeación del
objeto del negocio
• No hay un adecuado proceso comunicativo, ni mucho menos trabajo colaborativo
entre las divisiones.
• Hay multifuncionalidad en las diferentes unidades de la entidad.
• No hay un lineamiento en cuanto a las funciones que debe cumplir cada unidad de la
empresa.
• Bajo rendimiento en cuanto tiene que ver a beneficios y una notoria baja expectativa
de retorno.

6. CRONOGRAMA DE TRABAJO SUGERIDO PARA LA APLICACIÓN EN LA

EMPRESA

Apoyar a todas las personas en el desarrollo de sus competencias laborales, las cuales
pueden ser entendidas como habilidades o destrezas que se analizan por medio de un
conocimiento previo, lo cual podrá lograrse mediante la implementación de las
siguientes acciones:

• La empresa debe de tener en cuenta la elaboración de un manual de funciones, lo

cual permitirá que cada empleado tenga en cuenta las características de su cargo
dentro de la misma.
• Proporcionar espacios o medios para la realización de actividades con las cuales se
pueda mejorar el clima laboral, el desarrollo de una mejora en relaciones
interpersonales.
• La entidad debe de contar con un manual de procesos y procedimientos con el cual se
pueda organizar de una forma más adecuada las diferentes áreas que participan en el
desarrollo de la misma.
• Las relaciones laborales no únicamente son para los empleados, se debe de tener en
cuenta a aquellos que cumplen cargos directivos y con los cuales se pretenda mejorar
las relaciones como el mejoramiento en sus labores.
• Brindar re inducciones, o medios informativos con las cuales los empleados conozcan
muy bien los objetivos que se ha trazado la empresa frente a lo que son la Misión, la
visión y los principios corporativos.
• Tratar de que existan capacitaciones u orientaciones para todos los empleados, desde
el gerente hasta el último rango de la estructura organizacional, con el visto bueno de la
oficina de talento humano, en miras del mejoramiento del ambiente laboral.
• Tener en cuenta posibilidades que les pueda permitir a los empleados una mayor
adecuación laboral, con posibilidades de ascender en cargos, bonificaciones,
comisiones o estímulos que puedan mejorar las características de desarrollo de la labor
asignada.

7. CONCLUSIONES RELACIONADAS CON LA VIABILIDAD PARA LA

IMPLEMENTACIÓN DE LA MGPCTH
La empresa Distribuidora LAP (Luis Alberto Preciado), debe aceptar la aplicación de la
MGPCTH con las cuales se podrá lograr:

- Adecuados conocimientos en base al entrenamiento recibido por parte de los

empleados en la aplicación de su cargo
- Definición adecuada del rol de trabajo de cada uno de los empleados, así como a
concentración en las funciones asignadas.
- Beneficios laborales para los trabajadores, con lo cual podrán sentir compromiso
frente a la empresa y su función.
- Implementar la MGPCTH adoptando una nueva estructura y modelo empresarial
encaminado a la mejora.