Desarrollo de la auditoría

EVIDENCIA: AA3-EV2
TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la AA2, escoja un (1)

proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y
realice los siguientes puntos:

a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la

asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a
auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNIÓN DE APERTURA DE AUDITORIA (DISTRABES S.A.S)

Representante: Johan Pérez

Dirección: calle 20 A #30-12
Cargo: gerente
Correo: xxxxxxxxxxxxx

Para: responsable del proceso

De: Ejecutor responsable de la auditoria

Fecha: julio 2021

Objetivo
El objetivo de cualquier sistema de auditoría interna es optimizar las operaciones internas de la
empresa y hacer que todos los procesos sean más seguros y eficientes mediante el seguimiento y
el establecimiento de acuerdos de actuación claros.
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Alcance

La auditoría interna tiene como objetivo cumplir con las funciones, actividades,
responsabilidades y procedimientos especificados en las políticas de la empresa.
Además, verifique la confiabilidad de la información contable y monitoree el
funcionamiento normal del sistema de control.

Criterios de auditoria

Políticas, normas, procedimientos o requisitos usados como referencia en la auditoría y

contra los cuales el auditor compara la evidencia. Los criterios pueden incluir
estándares, normas organizacionales específicas y requerimientos legislativos o
regulados.

Sistema gestión de calidad (SGC)

Política de cliente
Manual de procedimientos
Normal iso 9001
Política anticorrupción de la empresa
Procedimiento “gestión humana”

Oficialización de la auditoria

Reunión de apertura
5 de julio 2021, hora 7: am
Reunión de cierre
5 agosto 2021, hora 4:30 pm

Señores
Especialmente les agradezco por asistir a la reunión de apertura de la auditoría de
calidad interna del ciclo 2021 a través de las TIC durante la pandemia de COVID-19.
Como es bien sabido por el Decreto No. 491 promulgado el 5 de julio de 2021,
“Mediante este Decreto se toman medidas de emergencia para asegurar los servicios y
medidas que brindan las autoridades públicas y las personas que desempeñan
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funciones públicas para proteger a los trabajadores y contratistas. servicios a entidades

públicas, en el marco de emergencias económicas, sociales y ecológicas, lógica
organizacional.

Cordialmente,
Control Interno De La Empresa

Indicadores

Indicadores de rotación personal

Indicadores de gestión

Procedimiento a auditar

 Revisión de las actividades en las operaciones

 Inspecciones físicas y recuentos
 Obtención de pruebas de exactitud
 Preparación de reconciliaciones

Responsable área

Funcionarios designados por el área de control interno

ASISTENTES: equipo auditor de gerencia de calidad

NOMBRE CARGO FIRMA

Leonardo silva Auditor
Martha Sánchez Ingeniero industrial

Auditados: coordinador de entrega

NOMBRE CARGO FIRMA

Samuel Hernández Coordinador del proceso
Sandra Martínez Entrega de materiales
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1. ACTIVIDADES

PAS ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

O
1 Convocar a los funcionarios y/o empleados que hacen parte Líder del
Seleccionar los del Sistema de Gestión de Calidad Proceso de
auditores Mejoramiento y
Internos de Si los funcionarios y/o empleados no cumplen con los Evaluación del
Calidad parámetros básicos de competencia establecidos en el Anexo SGC
No. 1, se programa con la Coordinación Nacional del
SIGCMA para que imparta los conocimientos que permitan
una competencia adecuada. Coordinador de
Calidad
Conforma el registro de Auditores Internos de Calidad,
teniendo en cuenta las competencias descritas en el anexo
No 1.
Coordinador de
Verifica y actualiza periódicamente el registro de los Auditores Calidad
Internos de Calidad, teniendo en cuenta el retiro de personal
o ingreso de nuevos auditores.
Coordinador de
Solicita anualmente capacitación para la formación y Calidad
actualización de los auditores internos de calidad.

Coordinador de
Calidad

2 Programar Realiza anualmente, dentro del último trimestre del año

las Auditorías anterior, la Programación de las Auditorías Internas de Coordinador de
Internas Calidad, determinando en su objetivo la verificación de si el Calidad
Sistema de Gestión de Calidad se encuentra conforme con
las disposiciones planificadas, con los requisitos de la Norma
NTCGP 1000:2009 y NTCISO 9001:2008 y con los requisitos
del SGC establecidos por la entidad y, si se ha implementado
y mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.

Selecciona el equipo auditor del registro de Auditores Internos Coordinador de

de Calidad, teniendo en cuenta que las auditorias son Calidad
realizadas por personal independiente de quienes tienen
responsabilidad directa en el proceso.

Aprueba el programa Anual de Auditorías Internas de Calidad Comité General

o sus modificaciones, mediante acta, notificando a los
responsables del Proceso y Auditores líderes.

3 Elaborar el Plan de Auditoría Interna de Calidad en el

Planear las Formato “Plan de auditorías internas de calidad”, para lo cual Auditor Líder
Auditorías debe tenerse en cuenta que, en la agenda de la Auditoría, la
Internas reunión de cierre debe realizarse máximo, dentro de los ocho
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(8) días hábiles siguientes a la ejecución del trabajo de

campo.

Socializa el Plan de Auditoría a los auditados y al equipo

auditor. Auditor Líder

Aprueba el Plan de Auditoría.

Auditado
Elabora la lista de verificación o check list.
Auditor Líder

4 Realiza la reunión de apertura, de acuerdo con lo establecido Auditor Líder,

Ejecutar las en el Plan de Auditoría. Equipo Auditado
Auditorías
Internas Ejecuta el trabajo de campo, teniendo en cuenta el registro de
la evidencia en el formato Lista de Verificación o Check List.

Realiza la reunión de enlace con el fin de recoger los

resultados del Equipo Auditor.

5
Elaborar y Elabora el informe de Auditorías por Proceso, recogiendo los Auditor Líder,
Presentar al informes preliminares presentados por los Equipos Auditores equipo Auditado
Auditado el de Calidad.
Informe de
Auditoría Realiza la reunión de cierre y presenta al auditado los
resultados del Informe de la Auditoria Interna de Calidad.

Si se presentan diferencias respecto del resultado del

informe, entre el auditado y el equipo auditor, éstas serán
transmitidas por el Coordinador Calidad al Comité General del
SPA para que sea conciliada la aprobación del informe.

Envía informe de auditoría aprobado al Coordinador de

Calidad.
6 Elabora el Informe de Conclusiones, dentro del mes siguiente Coordinador de
Elaborar a la finalización de la auditoría. Calidad.
conclusiones y
remitir informes Presenta al Comité General del el Informe de Conclusiones Coordinador de
de las Auditorías Internas de Calidad. Calidad

Valida el Informe de Conclusiones, para que se adelanten las Comité General

correcciones, acciones preventivas y/o correctivas.

7 Realiza la calificación de los auditores internos de calidad,

Evaluar el máximo dentro de los ocho (8) días hábiles a la realización de Auditado
Proceso de la auditoría, en el Formato de Evaluación de Auditores.
auditoría
Solicita, con base en los resultados de los aspectos
evaluados sobre el desempeño de los auditores internos de
calidad, el fortalecimiento de las competencias que se Coordinador de
requieran para el mejoramiento continuo del procedimiento. Calidad
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Formular el Plan
8 de Define las correcciones, acciones correctivas y/o preventivas. Auditados
Mejoramiento
(las acciones
correctivas y
preventivas)

Efectuar Coordinador de
9 seguimiento a Realiza seguimiento a la implementación de las Calidad
los Planes de correcciones, acciones correctivas y/o preventivas.
Mejoramiento
(acciones
correctivas y
preventivas)

b) Revisión documental durante la realización de la auditoría.

No Documento Revisado Observaciones del Documento

1 Informes de Auditoría por Proceso Revisión estándares

2 Lista de Verificación o Chequeo Compresión y conocimientos de políticas

3 Informe de Conclusiones Revisión aprobada

4 Evaluación de auditores Revisión aprobada

c) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

 Durante la auditoria será un dialogo mediante la entrevista al personal

involucrado

d) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).

 Informes de auditoría, lista de verificación o chequeo, informe de

conclusiones.
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e) Generación de hallazgos de auditoría.

Fecha: Auditor (es):

Proceso Auditado: Auditado (s):
No Evidencias de Auditoría Criterios de Hallazgos de la C NC NCm
Auditoria Auditoría M
Informes de Auditoría por Conocimiento respecto Se obtiene evidencias x
Proceso el proceso de auditoria
Lista de Verificación o Estandarización de Se obtiene evidencias x
Chequeo documentos medio magnético
Informe de Conclusiones Conocimiento respecto Se obtiene evidencias x
al informe registrado medio magnético
Evaluación de auditores Conocimiento y Evidencia por medio del x
comparaciones de auditado
evaluación del auditor
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

Se debe realizar constantemente los procedimientos de auditoria

 Los procedimientos auditados a fin de actualizarlos cuando se requiera en

busca de mejoramiento de optimización del mismo.
 Poder implementar las acciones correctivas necesarios.

 Tener en cuenta el número del personal que está a cargo ya que puede
conocer y comprender la política de calidad y objetividad.
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g) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Para que la auditoría sea exitosa, las partes interesadas deben tener un enfoque de
comunicación claro y desarrollar un plan antes de realizar la auditoría. En el plan, se
debe establecer un objetivo de mejora continua que se debe lograr durante la auditoría.
Además, el equipo auditor debe cumplir con algunos requisitos, estos requisitos
cumplen con perfiles completos y transparentes, y no involucran sus emociones
personales.