SGC Consejo Superior de la Judicatura

Sistema Penal Acusatorio de Bogot

PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD

Elabor Revis Aprob

Lder de Proceso Coordinacin de Calidad Comit del SGC

Fecha: 25-02-2013 Fecha: 25-03-2013 Fecha: 24-06-2013

1. OBJETIVO
Determinar si el Sistema de Gestin de Calidad se encuentra conforme con las disposiciones planificadas, con
los requisitos de la Norma NTCGP1000:2009 y de la Norma NTCISO9001:2008 y con los requisitos del SGC
establecidos por la entidad y, si se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.
2. ALCANCE
El procedimiento de auditora de Calidad tendr alcance a toda la red de procesos del SGC.

3. RESPONSABLE

El responsable es el Lder del Proceso de Mejoramiento y Evaluacin del SGC

4. DEFINICIONES
Accin correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
detectada u otra situacin indeseable.

Accin preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
potencial u otra situacin potencialmente indeseable.

Alcance de la auditora: Extensin y lmites de una auditora.

Auditado: Organizacin (rea) que es auditada.

Auditor: Persona con la competencia para realizar una auditora.

Auditor lder: Persona calificada para gerenciar y desempear auditoras.

Auditora interna: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al
evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestin de la Calidad con
los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.

Cliente: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

Conclusiones de la auditora: Resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar
los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la misma.

Criterios de auditoria: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Equipo auditor: Uno o ms auditores que realizan una auditora.

Evidencia de la auditora: Registros declaraciones de hechos u otra informacin que sea pertinente para los
criterios de auditora y que son verificables. La evidencia puede ser cualitativa o cuantitativa.

Hallazgo de auditoria: Resultados de la evaluacin de las evidencias de la auditora reunida, contra los

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criterios de auditora. Indican conformidad o no conformidad con los criterios y oportunidades de mejora.

Informe consolidado de conclusiones: En este informe se consolidan todos los informes individuales de
auditora interna de calidad, y debe contener:

a) Balance de los hallazgos y aspectos por mejorar;

b) El grado de conformidad del sistema de gestin con los criterios de la auditora;
c) La eficaz implementacin, mantenimiento y mejora del sistema de gestin; y
d) La capacidad del proceso de revisin por la direccin para asegurar su continua idoneidad,
adecuacin, eficacia y mejora del sistema de gestin.

Lista de verificacin o chequeo (check list): Documento que contiene las preguntas que sern formuladas
en el ejercicio de auditora, de conformidad con los requisitos legales, del usuario y de la norma de calidad.

No conformidad real: Incumplimiento de un requisito.

Observacin: Incumplimiento de un requisito en un rea o proceso de la organizacin, sin que este sea
reiterativo en el sistema.

Plan de auditoria: Descripcin de las actividades en el sitio y los preparativos de una auditora.

Programa de auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo determinado y

dirigidas hacia un propsito especfico.

Reunin de apertura: Es la primera actividad que se debe considerar en la agenda del Plan de Auditora; a
ella asisten los auditores y auditados. En la reunin de apertura, los auditores presentan a los auditados el
alcance, la agenda y la metodologa a emplear (entrevistas, revisin de documentos y registros, observacin
en el sitio).

Reunin de cierre: Es la ltima actividad programada en la agenda del plan de auditora. En esta reunin el
equipo auditor presenta el Informe de Auditora Interna de Calidad con los hallazgos (no conformidades u
observaciones) encontrados durante la misma.

Reunin de enlace: Esta reunin la realiza el Auditor Lder con su equipo auditor, para efectos de redactar el
informe preliminar de los hallazgos de la auditora que se presentaran en la reunin de cierre.

5. NORMATIVIDAD
Circular No. 06 de 2005 expedida por el Departamento Administrativo de Funcin Publica
NTC-ISO 19011. Directrices para la Auditora de los Sistemas de Gestin de Calidad y/o Ambiental.
NTCGP1000:2009. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica (8.2.2)

6. ACTIVIDADES

PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Convocar a los funcionarios y/o empleados que hacen parte Lder del Proceso
Seleccionar los del Sistema de Gestin de Calidad del SPA de Bogot a de Mejoramiento y
auditores participar como Auditores de Calidad. Evaluacin del
Internos de SGC
Calidad Si los funcionarios y/o empleados no cumplen con los
parmetros bsicos de competencia establecidos en el Anexo
No. 1, se programa con la Coordinacin Nacional del SIGCMA Coordinador de
para que imparta los conocimientos que permitan una Calidad
competencia adecuada.

Conforma el registro de Auditores Internos de Calidad,

teniendo en cuenta las competencias descritas en el anexo Coordinador de
No 1. Calidad

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 6. ACTIVIDADES

PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

Verifica y actualiza peridicamente el registro de los Auditores

Internos de Calidad, teniendo en cuenta el retiro de personal Coordinador de
o ingreso de nuevos auditores. Calidad

Solicita anualmente capacitacin para la formacin y

actualizacin de los auditores internos de calidad. Coordinador de
Calidad
Realiza anualmente, dentro del ltimo trimestre del ao
anterior, la Programacin de las Auditoras Internas de Coordinador de
Calidad, determinando en su objetivo la verificacin de si el Calidad
Sistema de Gestin de Calidad del SPA se encuentra
conforme con las disposiciones planificadas, con los
requisitos de la Norma NTCGP 1000:2009 y NTCISO
9001:2008 y con los requisitos del SGC establecidos por la
entidad y, si se ha implementado y mantiene de manera
Programar
eficaz, eficiente y efectiva.
las Auditoras
2 Coordinador de
Internas
Selecciona el equipo auditor del registro de Auditores Internos Calidad
de Calidad, teniendo en cuenta que las auditorias son
realizadas por personal independiente de quienes tienen
responsabilidad directa en el proceso.
Comit General
Aprueba el programa Anual de Auditoras Internas de Calidad del Centro de
o sus modificaciones, mediante acta, notificando a los Servicios SPA
Responsables del Proceso y Auditores lderes.

Elaborar el Plan de Auditora Interna de Calidad en el Formato

Plan de auditoras internas de calidad, para lo cual debe Auditor Lder
tenerse en cuenta que en la agenda de la Auditora, la reunin
de cierre debe realizarse mximo, dentro de los ocho (8) das
hbiles siguientes a la ejecucin del trabajo de campo.

Planear las Socializa el Plan de Auditora a los auditados y al equipo

3
Auditoras auditor. Auditor Lder
Internas
Aprueba el Plan de Auditora.
Auditado
Elabora la lista de verificacin o check list.
Auditor Lder

Realiza la reunin de apertura, de acuerdo con lo establecido

en el Plan de Auditora.

Ejecutar las Ejecuta el trabajo de campo, teniendo en cuenta el registro de Auditor Lder,
4
Auditoras la evidencias en el formato Lista de Verificacin o Check List. Equipo Auditado
Internas
Realiza la reunin de enlace con el fin de recoger los
resultados del Equipo Auditor.
5
Elaborar y Elabora el informe de Auditoras por Proceso, recogiendo los Auditor Lder,
Presentar al informes preliminares presentados por los Equipos Auditores equipo Auditado
Auditado el de Calidad.
Informe de
Auditora Realiza la reunin de cierre y presenta al auditado los
resultados del Informe de la Auditoria Interna de Calidad.

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 6. ACTIVIDADES

PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

Si se presentan diferencias respecto del resultado del

informe, entre el auditado y el equipo auditor, stas sern
transmitidas por el Coordinador Calidad al Comit General del
SPA para que sea conciliada la aprobacin del informe.

Enva informe de auditora aprobado al Coordinador de

Calidad.
Elabora el Informe de Conclusiones, dentro del mes siguiente Coordinador de
a la finalizacin de la auditora. Calidad.

Presenta al Comit General del SPA el Informe de Coordinador de

Elaborar Conclusiones de las Auditoras Internas de Calidad.
6 Calidad
conclusiones y
remitir informes Valida el Informe de Conclusiones, para que se adelanten las Comit General
correcciones, acciones preventivas y/o correctivas. del SPA

Realiza la calificacin de los auditores internos de calidad,

mximo dentro de los ocho (8) das hbiles a la realizacin de Auditado
la auditora, en el Formato de Evaluacin de Auditores.

Solicita, con base en los resultados de los aspectos

Evaluar el
7 evaluados sobre el desempeo de los auditores internos de
Proceso de
calidad, el fortalecimiento de las competencias que se Coordinador de
auditora
requieran para el mejoramiento continuo del procedimiento. Calidad

Formular el Plan
de Define las correcciones, acciones correctivas y/o preventivas. Auditados
Mejoramiento
8 (las acciones
correctivas y
preventivas)

Efectuar
seguimiento a Realiza seguimiento a la implementacin de las correcciones,
los Planes de acciones correctivas y/o preventivas.
Coordinador de
Mejoramiento
Calidad
9 (acciones
correctivas y
preventivas)

7. REGISTROS
RESPONSABLE CRITERIO
LUGAR DE TIEMPO DE DISPO
CODIGO NOMBRE DE DE
ARCHIVO RETENCIN SICIN
DILIGENCIARLO ARCHIVO
Archivo
Oficina en
Informes de Responsable
Coordinacin No aplica 5 aos medio
Auditora por designado
de Calidad magnti
Proceso
co
Programa de Coordinador de Oficina Orden 5 aos Archivo

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7. REGISTROS
RESPONSABLE CRITERIO
LUGAR DE TIEMPO DE DISPO
CODIGO NOMBRE DE DE
ARCHIVO RETENCIN SICIN
DILIGENCIARLO ARCHIVO
en
Auditoras
Coordinacin medio
Internas de Calidad Cronolgico
de Calidad magnti
Calidad
co
Archivo
Plan de
Oficina en
Auditoras Auditores de Orden
Coordinacin 5 aos medio
Internas de Calidad Cronolgico
de Calidad magnti
Calidad
co
Archivo
Lista de Oficina en
Auditores de Orden
Verificacin o Coordinacin 5 aos medio
Calidad Cronolgico
Chequeo de Calidad magnti
co
Archivo
Oficina en
Informe de Coordinador de Orden
Coordinacin 5 aos medio
Conclusiones Calidad Cronolgico
de Calidad magnti
co
Archivo
Oficina en
Evaluacin de Orden
Auditados Coordinacin 5 aos medio
auditores Cronolgico
de Calidad magnti
co

8.ANEXOS

Anexo 1 competencias Auditores Internos de Calidad

9. CONTROL DE CAMBIOS

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Versin: 00 Pg. 5 de 5
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