P-BS-01 Etapa Precontractual y Contractual V7

CÓDIGO: P-BS-01
PROCEDIMIENTO ETAPA
VERSIÓN: 07
PRECONTRACTUAL Y CONTRACTUAL
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ETAPA PRECONTRACTUAL Y CONTRACTUAL
REVISÓ APROBÓ
GERENTE DE ASUNTOS REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
CONTRACTUALES
HEYDY CAROLINA VILLAR BRAVO LUIS CARLOS LONDOÑO VARGAS

CÓDIGO: P-BS-01
PROCEDIMIENTO ETAPA
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1. OBJETIVO
Garantizar que las actividades de contratación de bienes y servicios que requieren
los distintos procesos de la Gobernación del Meta se realicen bajo parámetros de
eficacia, eficiencia, calidad, oportunidad y transparencia en cumplimiento de las
normas que rigen la actividad contractual en Colombia.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia desde la identificación de la necesidad de bienes y servicio
y aplica para la etapa pre contractual y contractual de los contratos de prestación
de servicio, interadministrativo, Convenios asociativos y suministro, contratación
directa sin oferta, Arrendamiento, Convocatoria Pública, Licitación Pública,
selección abreviada, con el fin de cumplir con los requisitos establecidos en la
Administración Central de la Gobernación del Meta.
Aplica para todos los procesos de la Gobernación del Meta.
3. DEFINICIONES
 Comodato o préstamo de uso: Es un contrato en que la una de las partes
entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga uso
de ella y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso.
Este contrato no se perfecciona sino por la tradición de la cosa
 Concurso de Méritos: Corresponde a la modalidad prevista para la selección
de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso
abierto o de precalificación. En este último caso, la conformación de la lista de
precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer
listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros, criterios de
experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, según
sea el caso De conformidad con las condiciones que señale el reglamento, en
desarrollo de estos procesos de selección, las propuestas técnicas o de
proyectos podrán ser presentadas en forma anónima ante un jurado plural, impar
deliberante y calificado.
 Contratación directa: Es el procedimiento mediante el cual se celebran
contratos autorizados en la normatividad vigente, sin que sea necesaria la
obtención previa de varias ofertas.
 Contrato de arrendamiento: Es un contrato por el cual una de las partes,
llamada arrendador, se obliga a transferir temporalmente el uso y goce de una
cosa, mueble o inmueble a otra parte denominada arrendatario (Entidad), quien
a su vez se obliga a pagar por ese uso o goce un precio determinado.
 Contrato de compraventa: Es aquel contrato que suscriben dos personas y por
el cual una de ellas se obliga a entregarle a la otra una determinada cosa y la
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PROCEDIMIENTO ETAPA
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otra parte se compromete a pagar una suma monetaria determinada

previamente por la misma.
 Contrato de Consultoría: Son contratos de consultoría los que celebren las
entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de
proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad
para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de
coordinación, control y supervisión: La interventoría, asesoría, gerencia de obra
o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos,
anteproyectos.
 Contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión:
Contrato en el cual una de las partes se compromete a prestar a la otra una serie
de servicios a cambio de un precio.
 Contrato de suministro: El suministro es el contrato por el cual una parte se
obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma
independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios.
 Contrato interadministrativo: Acto jurídico generador de obligaciones que
celebran las entidades públicas, de acuerdo a lo previsto en el derecho privado
o en disposiciones especiales, o derivados del ejerció de la autonomía de la
voluntad.
 Convenio interadministrativo: Acuerdo entre entidades públicas para
asociarse con el fin de cooperar con el cumplimiento de funciones
administrativas, o de prestar conjuntamente servicios que se hallen a su cargo.
 Facturación: Forma que debe expedirse en las operaciones con comerciantes,
importadores o prestadores de servicio, o en las ventas a consumidores finales.
 Licitación Pública: Es el procedimiento administrativo para la adquisición de
suministros, realización de servicios o ejecución de obras que celebren los entes,
organismos y entidades que forman parte del Sector Público.
 Selección Abreviada: Prevista para aquellos casos en que por las
características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la
cuantía o destinación del bien, obra o servicio puedan adelantarse procesos
simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
4. RESPONSABLES
 Ordenadores del gasto.
 Servidor público de la dependencia Ordenadora del gasto
 Director Departamento Administrativo de Planeación Departamental
 Gerente de Asuntos Contractuales
 Gerente de inversión Pública y Banco de Proyectos
 Proponente / Contratista
 Gerente de Presupuesto de la Secretaria de Hacienda
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PROCEDIMIENTO ETAPA
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 Supervisor
 Interventor
 Secretario Administrativo
 Comité de contratación
 Estructurador
5. DESARROLLO
5.1 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE

APOYO A LA GESTIÓN – CONTRATACIÓN DIRECTA SIN OFERTA
NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO
INICIO
Ordenador del Identificar la necesidad del Identificar la

1 necesidad del bien
Gasto bien o servicio
o servicio
ETAPA PRECONTRACTUAL:
Servidor público NO
de la Verificar si se financia con Proyectos de inversión
Por
2 dependencia Recursos de Inversión o Inversión 5 radicados en el Banco
Ordenadora del funcionamiento de programas
gasto SI
Servidor público Solicitud F-BS-01.

de la Diligenciar solicitud de Certificación Solicitud certificado del
3 dependencia certificado banco de Banco Programas banco de programas y
Ordenadora del programas y proyectos y Proyectos proyectos de inversión.
gasto
Departamento
Administrativo de
Planeación Verifica y Expide
(Gerencia de Verificar y expedir Certificado Banco Certificación banco de
4 Inversión Pública certificación banco de de Programas programas y proyectos
y Banco de programas y proyectos (Sistematizado)
Proyectos)
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Diligenciar y firmar formato Diligencia Formato F-BS-02.

Ordenador del de necesidad, perfil y Necesidad, perfil y Perfiles, obligaciones
5 Certificado no existencia
gasto certificado de no existencia y certificado de no
de personal personal existencia de personal.
F-BS-02.
Verificar la NO existencia de Verificar la No
Gerente de Perfiles, obligaciones y
6 personal para la necesidad existencia de personal
Talento Humano certificado de no
evidenciada.
existencia de personal
NO
7 ¿Existe personal? 9
SI
SI: Asignar e informar

Secretario Asignar
8 funciones al personal de Acto Administrativo
Administrativa funciones
planta.
FIN
Secretario NO: Firma formato de F-BS-02.
Administrativa – necesidad, perfil y Firma Perfiles, obligaciones y
9
Gerente Talento certificado de no existencia Certificación certificado de no
Humano de personal existencia de personal
Grupo Elaborar el análisis de
Estructurador precios del mercado
F-BS-08 Control De
Se realiza basado en el
Legalidad Hasta
decreto mediante el cual se Analizar Liquidación
Establece los requisitos, precios de
10 equivalentes y criterios para mercado Análisis del Mercado
determinar los honorarios de
o
contratistas de prestación
F-BS-05
de servicios profesionales y
Estudios Previos
apoyo a la gestión de la
administración central del
Departamento del Meta
Grupo
Solicitud F-BS-03
Estructurador
Diligenciar Solicitud de Disponibilidad Solicitud certificado de
11
disponibilidad presupuestal. Presupuestal disponibilidad
presupuestal
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Secretaría de Verificar fuente y
Hacienda Verificar fuente y disponibilidad de
12
(Gerente de disponibilidad de recursos recursos
Presupuesto)
Secretaría de NO
Hacienda
¿Hay disponibilidad de
13 (Gerente de SI Fin del Proceso
recursos?
Presupuesto)
Secretaría de
Certificado de
Hacienda Expedir
Expedir certificado de disponibilidad
14 (Gerente de Certificado
disponibilidad presupuestal presupuestal
Presupuesto)
(Sistematizado)
15 Grupo Elaborar F-BS-05

Elaborar Estudios Previos Estudios
Estructurador Estudios Previos
Previos
Ordenador del Revisar y firmar Estudio Revisar y F-BS-05

16
gasto Previo. firmar Estudios Previos
Hacer entrega a la Gerencia

Realizar F-BS-05
Grupo de asuntos contractuales los
17 Entrega de Estudios Previos y
Estructurador estudio previo y sus anexos
estudios anexos
en medio magnético y físico
pevios
Software de
Auxiliar Información
Administrativo contractual
Asignar número interno del Numerar
18 Gerencia de
proceso para el reparto
Asuntos F-BS-33
contractuales Formato Recibo de
Procesos Interno
Gerente de Realizar Reparto del F-BS-33

19 Asuntos proceso y asignara Reparto del Formato Recibo de
Contractuales Estructurador Proceso Procesos Interno
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Revisar estudio previo y sus Revisar el

20 Estructurador
anexos proceso
SI
¿Presenta inconsistencias 15
21
el Proceso?
NO
Solicitar número para la Solicitar número

22 Estructurador creación del proceso de proceso SECOP ll
electrónico
Gerencia de Asigna Número

23 Asuntos Asignar número del proceso SECOP ll
Contractuales
Numerar y Diligenciar el
Numerar y
pliego electrónico (según
estructurar
24 Estructurador documento externo, “Guía SECOP II
Contratación Directa sin
Oferta” en el SECOP II)
Realiza la
invitación a F-BS-06
Ordenador del Realiza la invitación a
25 presentar Invitación a Presentar
gasto presentar propuesta
propuesta Propuesta
Realizar pliego de
condiciones electrónico del Realizar pliego
SECOP II y enviarlo al de condiciones
26 Estructurador electrónico SECOP II
Gerente de Asuntos
contractuales para su
revisión y aprobación
Realizar revisión de la Revisión y
Gerente de
Pliego de condiciones aprobación de
27 Asuntos SECOP II
electrónico y si cumple con pliego
Contractuales
los requisitos aprobarlo
Aprobar el Pliego de Aprobar Pliego
Ordenador del condiciones electrónico con
28 SECOP II
Gasto sus anexos para su
aprobación
CÓDIGO: P-BS-01
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Realizar Invitación a
presentar propuesta,
Ordenador del mediante el SECOP ll Invitar a
29 presentar SECOP II
Gasto (según documento externo,
“Guía Contratación Directa propuesta
sin Oferta” en el SECOP II)
Presentar propuesta, Presentar

30 Proponente Anexar soportes, en la propuesta, SECOP II
plataforma SECOP II Anexar
soportes
Verificar y confirma si el
proponente cumpla con los Verificar y
31 Estructurador confirmar SECOP II
requisitos solicitados en el
estudio previo información
37
32 ¿Cumplen requisitos?
SI
NO
Informar mediante SECOP ll

Adjuntar
al proponente y Ordenador
33 Estructurador requisitos SECOP II
del gasto incumplimiento de
faltantes
requisitos
Adjuntar
34 Proponente Adjuntar requisitos faltantes requisitos
faltantes
Verifica y confirma si el Revisar

proponente cumpla con los documentos
35 Estructurador
estudio previo
NO
36 Estructurador ¿Cumplen requisitos? 25
SI
ETAPA CONTRACTUAL:
Diligenciar el F-BS-9.
Diligenciar el certificado
37 Estructurador certificado Certificado idoneidad
idoneidad del proponente
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Verificar y publicar
F-BS-9.
Ordenador del Certificado de idoneidad del Verifica y firma
38 Certificado idoneidad
Gasto proponente certificado del proponente
idoneidad
Diligenciar y enviar Minuta
de Contrato al Ordenador
Enviar minuta para
39 Estructurador del Gasto para su SECOP II
aprobación a través de aprobación
SECOP II
Firmar electrónicamente del Firma de F-BS-10.

Ordenador del
40 Contrato y notificación de contrato
Gasto
asignación al supervisor Contrato o convenio.
Enviar Contrato al Enviar contrato

Ordenador del
41 proveedor para su para aprobación SECOP II
Gasto
correspondiente aprobación
Aprobar
42 Proveedor Aprobar el contrato contrato SECOP II
Publicar el contrato una vez

Publicar
Ordenador del se cuente con la
43 contrato SECOP II
Gasto aprobaciones por las partes
interesadas
Auxiliar Enviar a la Gerencia de
Administrativo de Presupuesto de la Envío del
expediente Libro Radicador
44 la Gerencia de Secretaria de Hacienda, el
Formato
Asuntos expediente contractual en
Contractuales físico
Secretaria de
Expedir Registro Generar registro Registro presupuestal
Hacienda
45 presupuestal de Presupuestal de de compromisos
(Gerencia de
compromisos compromisos (Sistematizado PCT)
Presupuesto)
Secretaria de Enviar a la Gerencia de
Envío del
Hacienda Asuntos Contractuales,
46 expediente Libro Radicador
(Gerencia de expediente contractual en
Presupuesto) físico
Auxiliar
Administrativo de Registrar información en Alimentar base
47 la Gerencia de base de datos de de datos Base de Datos
Asuntos Información Contractual
Contractuales
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Gerencia de Realizar entrega al Entrega de
48 asuntos Supervisor del expediente expediente
Contractuales Contractual
Organizar carpeta según Organizar

carpeta F-RF-31
49 Supervisor normas de archivo y
Hoja de control
diligenciar Hoja de control
F-BS-12
50 Supervisor Suscribir acta de inicio Suscribir acta
Acta de inicio
Publicar acta de inicio y

51 Supervisor Suscribir acta SECOP II
registro presupuestal
Pasa al procedimiento P-
52 BS-09 Pago y Liquidación FIN
de Contratos
5.2. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO:
INICIO

o servicio
Por
gasto SI
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gasto
Departamento
Administrativo de
Planeación Verificar y expedir Verifica y Expide Certificación banco de
4 (Gerencia de certificación banco de Certificado Banco programas y proyectos
Inversión Pública programas y proyectos de Programas (Sistematizado)
y Banco de
Proyectos)
Estructurador precios del mercado Analizar
precios de F-BS-08 Control De
mercado Legalidad Hasta
Verificando las condiciones
5 Liquidación
del mercado inmobiliario del
sector que se requiere
Análisis de Mercado
Se realiza basado en las
cotizaciones suministradas
Grupo
Solicitud F-BS-03
Estructurador
Diligenciar Solicitud de Disponibilidad Solicitud certificado de
6
disponibilidad presupuestal. Presupuestal disponibilidad
presupuestal

7
Presupuesto)
Secretaría de NO
Hacienda
8 (Gerente de SI Fin del Proceso
recursos?
Presupuesto)
Secretaría de
Certificado de
Hacienda Expedir
Presupuesto)
(Sistematizado)
Secretaría Acto administrativo de Elaborar

10 Administrativos justificación contratación Estudios Acto Administrativo
(Secretario) directa Previos
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11 Grupo Elaborar F-BS-05

Elaborar Estudios Previos Estudios
Previos
Revisar y
Ordenador del Revisar y firmar Estudio firmar F-BS-05
12
gasto Previo. Estudios Previos

Realizar F-BS-05
Grupo de asuntos contractuales los
13 Entrega de Estudios Previos y
Estructurador estudio previo y sus anexos
estudios anexos
en medio magnético y físico
pevios
Software de
Administrativo contractual
Asignar número interno del Numerar
14 Gerencia de
proceso para el reparto proceso
Asuntos F-BS-33
Procesos Interno
Gerente de Realizar Reparto del F-BS-33


16 Estructurador
anexos proceso
SI
17
el Proceso?
NO

electrónico
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Gerencia de
19 Asuntos Asignar número del proceso Asigna Número SECOP ll
Contractuales
pliego electrónico (según
documento externo, “Guía Numerar y
20 Estructurador estructurar SECOP II
Realiza la
Ordenador del Realizar la invitación a
propuesta Propuesta
Realizar pliego de
condiciones electrónico del
SECOP II y enviarlo al Realizar pliego
22 Estructurador Gerente de Asuntos de condiciones SECOP II
contractuales para su electrónico
Realizar revisión de la Revisión y

Gerente de
Pliego de condiciones aprobación de
23 Asuntos SECOP II
electrónico y si cumple con pliego
Contractuales
los requisitos aprobarlo
Aprobar y Publicar el Pliego
de condiciones electrónico Aprobar pliego
Ordenador del a proponente
24 con sus anexos para su SECOP II
Gasto
aprobación
mediante el SECOP ll Invitar a
Ordenador del presentar
25 (según documento externo, SECOP II
Gasto propuesta
“Guía Contratación Directa

soportes
CÓDIGO: P-BS-01
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Verificar y confirma si el
proponente cumpla con los Verificar y
27 Estructurador confirmar SECOP II
estudio previo información
33
SI
NO

Adjuntar
faltantes
requisitos
Adjuntar
faltantes

31 Estructurador
estudio previo
NO
SI
ETAPA CONTRACTUAL:
Verificar y publicar
Verifica y firma F-BS-9.
Ordenador del Certificado de idoneidad del
34 certificado Certificado idoneidad
Gasto proponente
35 Estructurador del Gasto para su Enviar minuta para SECOP II
aprobación a través de aprobación
SECOP II
CÓDIGO: P-BS-01
PROCEDIMIENTO ETAPA
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Firma electrónica del Firma de F-BS-10.

Ordenador del
36 Contrato y notifica la contrato
Gasto
asignación al supervisor Contrato o convenio.

Ordenador del para aprobación
37 proveedor para su SECOP II
Gasto
Aprobar
Publicar el contrato una vez Publicar

Ordenador del se cuente con la contrato
39 SECOP II
interesadas
Libro Radicador
40 la Gerencia de Secretaria de Hacienda, el expediente
Formato
Secretaria de
Hacienda
(Gerencia de
Presupuesto)
Secretaria de Enviar a la Gerencia de
Hacienda Asuntos Contractuales, Envío del
42 expediente Libro Radicador
Auxiliar
Contractuales

F-RF-31
45 Supervisor normas de archivo y carpeta
Hoja de control
CÓDIGO: P-BS-01
PROCEDIMIENTO ETAPA
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F-BS-12
Acta de inicio

de Contratos
5.3. CONTRATO INTERADMINISTRATIVO:
INICIO
Servidor público
de la Identificar la
Identificar la necesidad del
1 dependencia necesidad del bien
bien o servicio
Ordenadora del o servicio
gasto
Radicar el Proyecto con
Servidor público todos los soportes en el
de la Departamento Radicación del
2 dependencia Administrativo de proyecto, en el banco
Ordenadora del Planeación Departamental de programas y
gasto (Oficina Técnica de proyectos
Inversión Pública)
Por
gasto SI
Servidor público
Solicitud F-BS-01.
de la Diligenciar solicitud de
Certificación Solicitud certificado del
4 dependencia certificado banco de
Banco Programas banco de programas y
Ordenadora del programas y proyectos
y Proyectos proyectos de inversión.
gasto
CÓDIGO: P-BS-01
PROCEDIMIENTO ETAPA
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Departamento
Administrativo de
Planeación Verifica y Expide
(Gerencia de Verificar y expedir Certificado Banco Certificación banco de
de Programas
5 Inversión Pública certificación banco de programas y proyectos
y Banco de programas y proyectos (Sistematizado)
Proyectos)

6
Presupuesto)
Secretaría de
Hacienda NO
7 (Gerente de Fin del Proceso
recursos? SI
Presupuesto)
Secretaría de
Certificado de
Hacienda Expedir
Presupuesto)
(Sistematizado)
Servidor público Elaborar Acto Administrativo
de la de Justificación de la Acto Administrativo de
dependencia Contratación directa y Acto Administrativo Justificación para
9 Ordenadora del autorización para contratar de Justificación contratacion Directa-
gasto los Convenios de contratación directa Autorizacion para
Asociación Firmado por el Contratar
Gobernador
Elaborar Estudios Previos
Nota: Para los CONVENIO

INTERADMINISTRATIVO
se realizara mediante la
asociación entre entidades
10 Grupo públicas. F-BS-05
Para los CONVENIOS DE Elaborar
ASOCIACIÓN se realizara Estudios
mediante la Constitución de Previos
asociaciones y fundaciones
para el cumplimiento de las
actividades propias de las
CÓDIGO: P-BS-01
PROCEDIMIENTO ETAPA
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entidades públicas con
participación de particulares
Revisar y
Ordenador del Revisar y firmar Estudio firmar F-BS-05
11

de Asuntos Contractuales Realizar F-BS-05
Grupo
12 los estudio previo y sus Entrega de Estudios Previos y
Estructurador
anexos en medio magnético estudios anexos
y físico pevios
Software de
Administrativo Numerar contractual
Asignar número interno del
13 Gerencia de
Asuntos F-BS-33
Procesos Interno
Gerente de Realizar Reparto del F F-BS-33


15 Estructurador
anexos proceso
¿Presenta inconsistencias SI 10
16
el Proceso?
NO

electrónico
CÓDIGO: P-BS-01
PROCEDIMIENTO ETAPA
VERSIÓN: 07
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Gerencia de Asigna Número

18 Asuntos Asignar número del proceso SECOP ll
Contractuales
pliego electrónico (según Numerar y
19 Estructurador documento externo, “Guía estructurar SECOP II
Realiza la
Ordenador del Realiza la invitación a
propuesta Propuesta
Realizar pliego de
condiciones electrónico del
SECOP II y enviarlo al Realizar pliego
21 Estructurador de condiciones SECOP II
Gerente de Asuntos
Contractuales para su electrónico
Realizar revisión del Pliego Revisión y
Gerente de
de condiciones electrónico y aprobación de
22 Asuntos SECOP II
si cumple con los requisitos pliego
Contractuales
aprobarlo
Aprobar y Publicar el Pliego Aprobación
Ordenador del de condiciones electrónico pliego a
23 SECOP II
Gasto con sus anexos para su proponente
aprobación
Ordenador del mediante el SECOP ll Invitar a
24 presentar SECOP II
Gasto (según documento externo,
“Guía Contratación Directa propuesta

soportes
CÓDIGO: P-BS-01
PROCEDIMIENTO ETAPA
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Verificar y confirma si el Verificar y
proponente cumpla con los confirmar
26 Estructurador SECOP II
requisitos solicitados en el información
estudio previo
37
SI
NO

Adjuntar
faltantes
requisitos
Adjuntar
faltantes

30 Estructurador
estudio previo
NO
SI
ETAPA CONTRACTUAL:
Verificar y publicar Verifica y firma F-BS-9.

Ordenador del Certificado de idoneidad del certificado
33 Certificado idoneidad
Gasto proponente idoneidad del proponente
34 Estructurador del Gasto para su Enviar minuta para SECOP II
aprobación
aprobación a través de
SECOP II
CÓDIGO: P-BS-01
PROCEDIMIENTO ETAPA
VERSIÓN: 07
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Firma electrónica del Firma de

Ordenador del F-BS-10.
35 Contrato y notifica la contrato
Gasto Contrato o convenio.
asignación al supervisor

Ordenador del para aprobación
36 proveedor para su SECOP II
Gasto
Aprobar

Publicar
interesadas
Adquirir F-BS-11
39 Proveedor Adquirir las garantías. garantías Acta de aprobación de
garantías
Auxiliar
Administrativo F-BS-11
40 Gerencia de Verificar las garantías. Verificar Acta de aprobación de
Asuntos garantías garantías
contractuales
Auxiliar
Administrativo
41 Gerencia de Aprobación de garantías. Aprobación de Acta de Aprobacion
Asuntos garantías
contractuales
Recibir aprobación de las
garantías y entregar en Recibir aprobación
42 Contratista
Hacienda para el registro
presupuestal.
43 la Gerencia de Secretaria de Hacienda, el expediente Libro Radicador
Secretaria de
Hacienda
(Gerencia de
Presupuesto)
CÓDIGO: P-BS-01
PROCEDIMIENTO ETAPA
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Secretaria de Enviar a la Gerencia de Envío del
Hacienda Asuntos Contractuales, expediente
45 Libro Radicador
Auxiliar
Alimentar base
Administrativo de Registrar información en
de datos
46 la Gerencia de base de datos de Base de Datos
Contractuales

carpeta F-RF-31
Hoja de control
F-BS-12
Acta de inicio

de Contratos
CÓDIGO: P-BS-01
PROCEDIMIENTO ETAPA
VERSIÓN: 07
PÁGINA: 23 DE 31
5.4. PROCESOS DE SELECCIÓN CON CONVOCATORIA PÚBLICA
INICIO

o servicio
Por
gasto SI

gasto
Departamento
Administrativo de
Planeación Verificar y expedir Verifica y Expide Certificación banco de
4 (Gerencia de certificación banco de Certificado Banco programas y proyectos
Inversión Pública programas y proyectos de Programas (Sistematizado)
y Banco de
Proyectos)
Estructurador precios del mercado
F-BS-08 Control De
Analizar
Legalidad Hasta
Verificando las condiciones precios de
5 Liquidación
del mercado del sector que mercado
se requiere
Análisis de Mercado
Se realiza basado en las
cotizaciones suministradas
Grupo
F-BS-03
Estructurador Solicitud
Diligenciar Solicitud de Solicitud certificado de
6 Disponibilidad
disponibilidad presupuestal. disponibilidad
Presupuestal
presupuestal
CÓDIGO: P-BS-01
PROCEDIMIENTO ETAPA
VERSIÓN: 07
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7
Presupuesto)
Secretaría de
Hacienda NO
8 (Gerente de Fin del Proceso
recursos? SI
Presupuesto)
Secretaría de
Certificado de
Hacienda Expedir
Presupuesto)
(Sistematizado)
Grupo Elaborar F-BS-05

10 Elaborar Estudios Previos Estudios
Previos
Ordenador del Revisar y firmar Estudio F-BS-05

11 Revisar y
firmar

de Asuntos Contractuales Realizar F-BS-05
Grupo
12 los estudio previo y sus Entrega de Estudios Previos y
Estructurador
anexos en medio magnético estudios anexos
y físico pevios
Software de
Administrativo Numerar contractual
Asignar número interno del
13 Gerencia de proceso
Asuntos F-BS-33
Procesos Interno
Gerente de Realizar Reparto del Reparto del F-BS-33

14 Asuntos proceso y asignara Proceso Formato Recibo de
Contractuales Estructurador Procesos Interno
CÓDIGO: P-BS-01
PROCEDIMIENTO ETAPA
VERSIÓN: 07
PÁGINA: 25 DE 31
Revisar el
Revisar estudio previo y sus proceso
15 Estructurador
anexos
SI
16
el Proceso?
NO
Presentar carpeta del

proceso al Comité de Presentar
Ordenador del Contratación. Deberá carpeta del
17 Acta de Comité
Gasto contener los soportes proceso
solicitados hasta esta
actividad.
Verificar la carpeta del Presentar

Comité de
18 proceso con los soportes y carpeta del
contratación
emitir respuesta proceso
SI
¿La respuesta del Comité NO
19 21
de Contratación es positiva?
No: Retirar los documentos

Dependencia para atender a las Retirar los
20 donde se genera observaciones y realizar las documentos y 17
la necesidad correcciones que haya a corregir
lugar

electrónico
Gerencia de
22 Asuntos Asignar número del proceso Asigna Número SECOP ll
Contractuales
CÓDIGO: P-BS-01
PROCEDIMIENTO ETAPA
VERSIÓN: 07
PÁGINA: 26 DE 31

pliego electrónico (según Numerar y
23 Estructurador documento externo, “Guía estructurar SECOP II
Realizar pliego de
condiciones electrónico del Realizar pliego
SECOP II y enviarlo al de condiciones
24 Estructurador electrónico SECOP II
Gerente de Asuntos
contractuales para su
Realizar revisión del
Gerente de Proyecto de Pliego de Revisión y
25 Asuntos condiciones electrónico y si aprobación del SECOP II
Contractuales cumple con los requisitos proyecto pliego
aprobarlo
Gerente de Dar respuesta a los Respuesta a

26 Asuntos observaciones y solicitudes observaciones SECOP II
Contractuales al proyecto de pliegos
Ordena apertura
Ordenador del Ordenar apertura del del proceso Resolución de apertura
27
gasto proceso del proceso
Revisar y Publicar el Pliego Envió de pliego

Ordenador del de definitivo de condiciones a proponente
28 SECOP II
Gasto electrónico con sus anexos
para su aprobación
Ordenador del Designación de comité

29 Designar comité evaluador evaluador Acto Administrativo
Gasto

soportes
Gerencia de Cierre del Proceso y Cierre del Proceso y

31 Asuntos Trasladar ofertas al comité traslado al comité evaluador SECOP II
Contractuales evaluador
CÓDIGO: P-BS-01
PROCEDIMIENTO ETAPA
VERSIÓN: 07
PÁGINA: 27 DE 31
Gerencia de Publicación del Informe de Publicación del

32 Asuntos evaluación en el término Informe de SECOP II
Contractuales que ordena la Ley evaluación
Adjudicar o Declarar NO
Ordenador del Adjudica 10
33 Desierto el proceso de
Gasto
Contratación
SI
ETAPA CONTRACTUAL
Gerencia de
Elaborar la Minuta del Diligenciar minuta F-BS-10.
34 Asuntos
Contrato del contrato Minuta del contrato
Contractuales
Secretaría
Revisión jurídica de los
Jurídica
documentos y diligenciar el F-BS-08
35 (Gerencia de Revisión jurídica de
formato de control de Control de legalidad
Asuntos los documentos
legalidad
Contractuales)
de Contrato al Ordenador Enviar minuta para
36 Estructurador del Gasto para su aprobación SECOP II
aprobación a través de
SECOP II
Firma electrónica del Firma de

Ordenador del contrato F-BS-10.
37 Contrato y notificar
Gasto Contrato o convenio.
asignación al supervisor

Ordenador del
38 proveedor para su para aprobación SECOP II
Gasto
Aprobar

Publicar
interesadas
41 Administrativo de Presupuesto de la Envío del Libro Radicador
la Gerencia de Secretaria de Hacienda, el expediente
CÓDIGO: P-BS-01
PROCEDIMIENTO ETAPA
VERSIÓN: 07
PÁGINA: 28 DE 31

Secretaria de
Hacienda
(Gerencia de
Presupuesto)
Secretaria de Enviar a la Gerencia de Envío del
Hacienda Asuntos Contractuales, expediente
43 Libro Radicador
Auxiliar
Contractuales

carpeta F-RF-31
Hoja de control
F-BS-12
Acta de inicio

de Contratos
CÓDIGO: P-BS-01
PROCEDIMIENTO ETAPA
VERSIÓN: 07
PÁGINA: 29 DE 31
6. Generalidades:
En caso de incumplimiento del objeto del contrato realizar el Procedimiento Liquidación
de Contratos P-BS-09, LIQUIDACIÓN UNILATERAL DEL CONTRATO
En el momento de la invitación el proponente no cumple con los requisitos, se deberá

realizar la invitación a un nuevo proponente.
Cesión de Contratos
Esta modificación permite ceder el contrato de un Proveedor a otro. El Proveedor al que

la Entidad va a ceder el contrato debe estar registrado en el SECOP II. Al realizar la
cesión, el SECOP II genera un contrato para el nuevo Proveedor y solo permite al primer
Proveedor consultar los detalles del contrato establecidos hasta su cesión.
7. REGISTROS
Registro Responsable Como Donde Tiempo de Disposición

conservarlo conservarlo conservación final
F-BS-01. Funcionario Medio Físico Carpeta del Según tablas Según tablas
Solicitud designado de Contrato o de retención de retención
certificado del cada Convenio documental documental
banco de dependencia
programas y
proyectos de
inversión
F-BS-02. Director Medio Físico Carpeta del Según tablas Según tablas
Perfiles, operativo de Contrato o de retención de retención
obligaciones y desarrollo Convenio documental documental
certificado de organizacional
no existencia
de personal.
F-BS-03 Funcionario Medio Físico Carpeta del Según tablas Según tablas
Solicitud designado de Contrato o de retención de retención
certificado de cada Convenio documental documental
disponibilidad dependencia
presupuestal
Funcionario Medio Físico Carpeta del Según tablas Según tablas
F-BS-05
designado de Contrato o de retención de retención
Estudios
cada Convenio documental documental
Previos
dependencia
F-BS-06 Funcionario Medio físico Carpeta del Según tablas Según tablas
Invitación a designado de Contrato o de retención de retención
presentar cada Convenio documental documental
propuesta dependencia
CÓDIGO: P-BS-01
PROCEDIMIENTO ETAPA
VERSIÓN: 07
PÁGINA: 30 DE 31
Registro Responsable Como Donde Tiempo de Disposición

conservarlo conservarlo conservación final
F-BS-08.
designado de Contrato o de retención de retención
Control de
cada Convenio documental documental
Legalidad
dependencia
Certificado designado de Contrato o de retención de retención
idoneidad del cada Convenio documental documental
proponente. dependencia
Minuta del designado de Contrato o de retención de retención
contrato o cada Convenio documental documental
convenio dependencia
Acta designado de Contrato o de retención de retención
Aprobación de cada Convenio documental documental
garantías. dependencia
F-BS-12. Acta designado de Contrato o de retención de retención
de inicio cada Convenio documental documental
dependencia
F-BS-33 Funcionario Medio Físico Carpeta del Según tablas Según tablas
Formato designado de Contrato o de retención de retención
Recibo de cada Convenio documental documental
Procesos dependencia
8. HISTORIAL
VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS

01 Según acto Inicial
administrativo
02 Según acto Reingeniería de procesos
administrativo
03 15 de abril de 2010Revisión y ajuste como resultado de la
Acción Correctiva No 01 del 15 de febrero
de 2010
04 24 de Octubre de Actualización procedimientos con respecto
2012 a la normatividad vigente
05 20 de Junio de 2013 Se realizan ajustes en la descripción de las

actividades, se ajusta de acuerdo a la
designación de cargos y los formatos
soporte del proceso.
CÓDIGO: P-BS-01
PROCEDIMIENTO ETAPA
VERSIÓN: 07
PÁGINA: 31 DE 31
06 5 de Diciembre de El termino plan de compras se modifica por

2016 el (plan adquisición), para dar cumplimiento
al decreto 1082 y a Colombia compra
eficiente.
07 31 de Marzo 2020 Se reformula el objetivo en su totalidad con
la finalidad cumplir con la estructura del
“qué”, “cómo”, “para qué”, “cuándo”, “cuánto
Se ajusta responsables según Ordenanza
995 del 2018 y decreto 250 del 2019
Se elimina determinación de los tiempos de
las actividades dado que en el SECOPP ll se
establecen estos tiempos
Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.
Nota: Servidores que participaron en la actualización del Procedimiento
Nombre Dependencia
Jaidy Elaika Nieto Gerencia de Presupuesto
Ángela Patricia Zamudio Gerencia de Asuntos Contractuales
Blanca Nubia Alfonso Gerencia de Contaduría
Alicia Gusca Gerencia de Contaduría
Cesar Alberto Obando Gerencia de Asuntos Contractuales
Daniela Duque
Yainer Urrea Moreno Gerencia de Asuntos Contractuales
Crystal Páez Gerencia de Presupuesto
José Vicente Céspedes Jefe de Oficina de Control Interno
María José Rey Gerencia de Contaduría
Neisan Niria Rodríguez Gerencia de Tesorería
Alis Cristina Gómez Gerencia de Presupuesto
Ana María Ocampo Gerencia de Rentas
Andrés Felipe Monroy Secretaria de Hacienda
Arístides de Jesús Díaz Gerencia de rentas
Fabián Alejandro Muñoz Gerencia de Contaduría
Leidy Viviana Martínez Gerencia de Tesorería
Neisan Niria Rodríguez Gerencia de Tesorería
Rafael Ortiz Rojas Secretaria Ambiente
Uar Naya Cheediak Gutiérrez Gerencia de Rentas
Viviana Alejandra Umaña Gerencia de Asuntos Contractuales
Yaneir Urrea Moreno Gerencia de Asuntos Contractuales
Erika Pineda Dueñas Secretaria Administrativa
Andrés Saravia Mojica Gerencia Desarrollo Organizacional
Rómulo Muñoz Echeverry Gerente Desarrollo Organizacional

P-BS-01 Etapa Precontractual y Contractual V7

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CÓDIGO: P-BS-01

ETAPA PRECONTRACTUAL Y CONTRACTUAL

HEYDY CAROLINA VILLAR BRAVO LUIS CARLOS LONDOÑO VARGAS

otra parte se compromete a pagar una suma monetaria determinada

5.1 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Ordenador del Identificar la necesidad del Identificar la

Servidor público Solicitud F-BS-01.

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Diligenciar y firmar formato Diligencia Formato F-BS-02.

SI: Asignar e informar

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

15 Grupo Elaborar F-BS-05

Ordenador del Revisar y firmar Estudio Revisar y F-BS-05

Hacer entrega a la Gerencia

Gerente de Realizar Reparto del F-BS-33

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Revisar estudio previo y sus Revisar el

Solicitar número para la Solicitar número

Gerencia de Asigna Número

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Presentar propuesta, Presentar

Informar mediante SECOP ll

Verifica y confirma si el Revisar

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Firmar electrónicamente del Firma de F-BS-10.

Enviar Contrato al Enviar contrato

Publicar el contrato una vez

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Organizar carpeta según Organizar

Publicar acta de inicio y

5.2. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO:

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Ordenador del Identificar la necesidad del Identificar la

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Secretaría de Verificar fuente y

Secretaría Acto administrativo de Elaborar

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

11 Grupo Elaborar F-BS-05

Hacer entrega a la Gerencia

Gerente de Realizar Reparto del F-BS-33

Revisar estudio previo y sus Revisar el

Solicitar número para la Solicitar número

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Realizar revisión de la Revisión y

Presentar propuesta, Presentar

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Informar mediante SECOP ll

Verifica y confirma si el Revisar

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Firma electrónica del Firma de F-BS-10.

Enviar Contrato al Enviar contrato

Publicar el contrato una vez Publicar

Organizar carpeta según Organizar

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Publicar acta de inicio y

5.3. CONTRATO INTERADMINISTRATIVO:

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Secretaría de Verificar fuente y

Nota: Para los CONVENIO

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO