1601-P-Asg-05-V3 Procedimiento para Autorización o Renovación de Funcionamiento Adulto Mayor

MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1601-P-ASG-05-V3
SALUD PUBLICA Y SEGURIDAD SOCIAL Registrado SIG:

Subproceso Gestión del Aseguramiento 31-03-2020
PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZACIÓN O Documento controlado
RENOVACIÓN DE FUNCIONAMIENTO DE LOS Página 1 de 16
CENTROS PARA LA ATENCIÓN INTEGRAL DEL
ADULTO MAYOR
CONTENIDO
Pág.
1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2
3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE 2
4. MARCO NORMATIVO 3
5. RECURSOS 4
6. GENERALIDADES 4
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 10
8. FORMATOS 14
9. CONTROL DE CAMBIOS 15
10. ANEXOS 16
Fecha: 16-03-2020 Fecha: 26-03-2020
ORIGINAL FIRMADO
CLAUDIA PATRICIA GUTIERREZ

BELKIS GARCIA VERA
BAQUERO
Profesional Especializado Contratista
Directora Aseguramiento
LUZ MARINA BECERRA RAMOS

TANYA LUCERO CORTES GONZALEZ
Profesional Especializado
Secretaria Local de Salud
Elaborado Aprobado
DIEGO MAURICIO VILLA ESPINOSA

Director de Desarrollo Organizacional
REGISTRADO SIG Fecha:31-03-2020
ADULTO MAYOR
1. OBJETIVO
Establecer la metodología para otorgar la autorización o renovación de funcionamiento a los Centros de

Protección Social, Centros Vida y Centros de Día para la atención integral del adulto mayor, los cuales en
adelante se denominaran los Centros; al igual que el seguimiento de vigilancia y control.
2. ALCANCE Y RESPONSABLES
Este procedimiento inicia con la solicitud de autorización o renovación de funcionamiento de los Centros,
continúa con el análisis documental, la visita de verificación de requisitos mínimos esenciales que deben
acreditar y termina con la expedición del acto administrativo de autorización o no de funcionamiento; la
autorización de funcionamiento condicionada puede ser otorgada posterior al análisis documental.
El representante legal de los Centros es responsable de solicitar y entregar la documentación requerida

para la autorización de funcionamiento.
El talento humano del nivel directivo, profesional y técnico de la Secretaría de Salud son los responsables
de analizar la documentación y realizar la visita de verificación de los estándares y criterios mínimos que
deben acreditar los Centros, al igual que las acciones de seguimiento y reporte a la Secretaria de Salud
del Meta.
El Secretario Local de Salud es el responsable de expedir el acto administrativo de autorización o no de

funcionamiento.
3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE
Adulto mayor: es aquella persona que cuenta con 60 años de edad o más.
Autorización de funcionamiento: es el acto administrativo expedido por la Secretaría Local de Salud a
los Centros. Ésta autorización se concede previo informe emitido por el equipo designado, una vez
realizado el correspondiente análisis documental y/o la visita de verificación.
Atención integral: conjunto de servicios que se ofrecen al Adulto Mayor, en los Centros, orientados a
garantizarle la satisfacción de sus necesidades de alimentación, salud, interacción social, deporte, cultura,
recreación y actividades productivas, como mínimo.
Atención primaria al adulto mayor: Conjunto de protocolos y servicios que se ofrecen al adulto mayor,
en los Centros, para garantizar la promoción de la salud, la prevención de la enfermedad y su remisión
oportuna a los servicios de salud para su atención temprana y rehabilitación, cuando sea el caso.
Bienestar social: conjunto de factores que participan en la calidad de la vida de las personas en una
sociedad y que hacen que su existencia posea todos aquellos elementos que dan lugar a la satisfacción
humana o social.
Centro de protección social para el adulto mayor: Instituciones de Protección destinadas al ofrecimiento
de servicios de hospedaje, de bienestar social y cuidado integral de manera permanente o temporal a
adultos mayores.
Centros de día para el adulto mayor: Instituciones destinadas al cuidado, bienestar integral y asistencia
social de los adultos mayores que prestan sus servicios en horas diurnas
ADULTO MAYOR
Centro vida: conjunto de proyectos, procedimientos, protocolos e infraestructura física, técnica y

administrativa orientada a brindar una atención integral, durante el día, a los Adultos Mayores, haciendo
una contribución que impacte en su calidad de vida y bienestar
Criterio: es el requisito que debe cumplir los Centros en cada uno de los estándares definidos en la norma.
Equipo designado: Dos (2) o más personas profesional o técnicos del área de la salud, administrativa y
financiera; asignados para llevar a cabo la evaluación documental y/o la visita a los Centros. El equipo será
coordinado por un profesional especializado de planta.
Estándar: es el conjunto de los requisitos mínimos que deben cumplir los Centros
Hallazgo: Resultado de evaluación de la evidencia recopilada frente a los criterios que hacen parte de los
estándares definidos en la norma.
Hospedaje: Alojamiento temporal y asistencia que se da a alguien. Sinónimo de albergue y asilo.
Instrumento de verificación: herramienta diseñada por la Secretaría Local de Salud con base en los
requisitos mínimos esenciales exigibles según la norma y aplicando un enfoque de riesgos. A cada estándar
se asignó una calificación cuantitativa hasta completar 100 puntos, posteriormente se otorgó una
calificación de 1, 2, 3 o 4 a cada uno de los criterios que conforman los estándares.
No conformidad: incumplimiento de un requisito.
Plan de mejoramiento: es el conjunto de acciones formuladas por los Centros para ser ejecutadas en un
período determinado, con el fin de aumentar la capacidad, cumplir los requisitos mínimos esenciales y
optimizar su desempeño.
Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Seguimiento: es la observación y verificación realizada por la Secretaría Local de Salud, con relación a la
evolución y desarrollo en el cumplimiento de los requisitos por parte de los Centros.
Vejez: Ciclo vital de la persona con ciertas características propias que se produce por el paso del tiempo
en el individuo.
Verificación: confirmar mediante el aporte de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos
especificados para el funcionamiento de los Centros.
Visita: es aquella que se planea con anticipación y es efectiva en el cumplimiento del objetivo.
4. MARCO NORMATIVO
Constitución Política, Artículo 46 establece que el Estado, la sociedad y la familia concurrirán para
la asistencia a las personas de la tercera edad y promoverán su integración a la vida activa y
comunitaria
Ley 1251 de 2008 del Congreso de la Republica, por la cual se dictan normas tendientes a procurar la
protección, promoción y defensa de los Derechos de los adultos mayores
Ley 1276 de 2009 del Congreso de la Republica, en la cual se establecen nuevos criterios de
atención integral del adulto mayor en los Centros vida
Ley 1315 de 2009 del Congreso de la Republica, por medio de la cual se establecen las condiciones
mínimas que dignifiquen la estadía de los adultos mayores en los Centros de protección, Centros de
día e instituciones de salud.
Ley 1850 de 2017 por medio de la cual se establecen medidas de protección al adulto mayor en
Colombia, se modifican las leyes 1251 de 2008, 1315 de 2009, 599 de 2000 y 1276 de 2009, se
penaliza el maltrato intrafamiliar por abandono y se dictan otras disposiciones.
ADULTO MAYOR
Resolución 024 de 2017 del Ministerio de Salud y Protección Social por medio de la cual se establecen
los requisitos mínimos esenciales que deben acreditar los Centros Vida y se establecen las condiciones
para la suscripción de Convenios docente-asistenciales.
Resolución 055 de 2018 del Ministerio de Salud y Protección Social por medio de la cual se modifica
la Resolución 024 de 2017.
5. RECURSOS
• Talento Humano: Secretario Local de Salud, Director Técnico de Aseguramiento y equipo

designado.
• Maquinaria y Tecnología: equipos de cómputo, impresora
• Materiales o Logísticos: elementos de oficina
• Metodológicos: formatos, instrumento de verificación, fotos
• Medio Ambiente: sedes de los Centros del adulto mayor, oficina Secretaria de Salud.
6. GENERALIDADES
6.1. DOCUMENTACIÓN Y SOLICITUD DE FUNCIONAMIENTO
Para la atención integral al adulto mayor los centros de protección social, los centros vida y los centros
de día deben solicitar la autorización de funcionamiento a la Secretaría Local de Salud adjuntando la
siguiente documentación:
✓ Cámara de Comercio actualizada que especifique el representante legal del centro

✓ RUT del establecimiento
✓ Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal
✓ RUT, NIT del representante legal
✓ Documentos que acrediten el dominio del inmueble o de los derechos para ser utilizados por
parte del establecimiento a través de su representante legal
✓ Acreditar el servicio de internet en el Centro
✓ Portafolio de servicios
✓ Reglamento interno
✓ Formulario de los contratos que celebrará el Centro con los residentes o sus representantes
✓ Copia de la cédula de ciudadanía del director técnico responsable, adjuntando copia de su título
de formación tecnológica o profesional.
✓ Carta de aceptación del cargo del director técnico responsable y horario en que se encuentra o
se encontrará en el establecimiento.
✓ Planta de personal con que funciona o funcionará el Centro con estándares y perfiles
personales, profesionales, técnicos y auxiliares
✓ Plan de capacitación para los cuidadores con enfoque en enfermedades crónicas y enfermedad
mental, de acuerdo a las patologías más comunes de la población que atienden.
✓ Plano o croquis a escala de todas las dependencias.
✓ Documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos de prevención y protección contra
incendios y condiciones sanitarias y ambientales básicas.
ADULTO MAYOR
✓ Certificación de las condiciones eléctricas y de gas del inmueble

✓ Documento para la orientación psicosocial, prestada de manera preventiva a toda la población
objeto.
✓ Documento mediante el cual se garantiza el servicio de alimentación a los adultos mayores
(debe contener minutas y otros)
✓ Documento que incluya el plan de atención de emergencias médicas
✓ Plan de evacuación ante emergencias
✓ Ruta de atención
✓ Documento para la valoración integral de la capacidad funcional de cada adulto mayor
✓ Libro foliado para sugerencias o reclamos
6.2. EVALUACIÓN DOCUMENTAL
La documentación presentada junto a la solicitud será evaluada por el equipo designado dentro del término
de un (1) mes, contado a partir de la radicación de dicha documentación. De considerar que la información
es insuficiente se requerirá dentro del mismo plazo la información complementaria, otorgando para el efecto
el plazo máximo de un (1) mes.
De la evaluación documental realizada se emitirá y firmara informe acorde a la documentación presentada.
De no atender el requerimiento por parte del representante legal de los Centros, se expedirá acto
administrativo ordenando el archivo del expediente.
6.2.1. Autorización condicionada. En caso de que las sedes de los Centros no estén funcionando, al
momento de la radicación de la solicitud de instalación y funcionamiento, la Secretaria Local de Salud
otorgará autorización condicionada con el cumplimiento de los requisitos documentales evaluados.
Una vez el representante legal del Centro reporte la novedad de entrada en funcionamiento de las sedes;
la Secretaría de Salud programará y ejecutará la visita de verificación de los requisitos mínimos esenciales
exigibles.
6.3. VISITA
En los casos en que los Centros estén funcionando, al momento de la radicación de la solicitud de
instalación y funcionamiento, una vez recibida la documentación complementaria y de considerarla
suficiente, la Secretaría Local de Salud programará, planificará y ejecutará la visita en un plazo máximo de
un (1) mes, en la que se aplicará el instrumento de verificación de requisitos mínimos esenciales.
Posterior a la ejecución de la visita, el equipo designado deberá emitir un concepto debidamente firmado,
el cual hará parte integral del acto administrativo de autorización, renovación o no de funcionamiento.
ADULTO MAYOR
6.3.1. Ejecución de la visita:
6.3.1.1. Programación y notificación de la visita: la programación de la visita a los Centros estará incluido
en el programa regular de auditorías externas en salud organizado por la Dirección de Aseguramiento y
aprobado previamente por el Secretario Local de Salud. La notificación de la visita a los Centros se realizará
por medio de comunicación oficial enviada en físico a la dirección donde se encuentra ubicado el Centro
aportada por el representante legal, con mínimo tres (3) días hábiles previos a su ejecución.
Criterios de priorización para la selección de los centros a visitar:
Ítem Establecimientos Puntaje

1 Centro en proceso de autorización de funcionamiento 3
2 Centros con más de 5 sedes funcionando 3
3 Centro con autorización de funcionamiento vigente 2
4 Centros con renovación de autorización de funcionamiento 1
Nota: a todos los centros se les debe realizar visita de seguimiento anual.
6.3.1.2. Planificación y elaboración del plan de la visita: la preparación del plan de visita incluye la obtención
previa de la evaluación documental realizada del Centro y/o visitas de seguimiento y control a los Centros,
su estudio y análisis, la asignación de roles al equipo designado para la visita, la preparación del
instrumento de verificación. Igualmente se definirá la hora de inicio y terminación, el objetivo de la visita,
alcance y métodos de verificación.
6.3.1.3. Ejecución de la visita: El equipo designado realizará el desplazamiento al Centro, iniciando la visita
con la reunión de apertura, donde el líder de la visita solicita la presencia del representante legal o quien
haga sus veces, procede a la presentación del equipo visitador, solicita la presencia de los funcionarios del
Centro que entregaran la información, harán la logística y se resolverán las preguntas e inquietudes del
equipo visitador, por último se socializa el objeto, alcance, criterios metodología y procedimientos a ser
empleados durante el transcurso de la visita, explica posibles resultados (no conformidades), invita a la
reunión de cierre indicando fecha y hora de dicha reunión, resuelve cualquier inquietud al respecto,
posterior se firma el registro de asistencia que hará parte del acta de la visita.
Una vez instalados en los lugares de trabajo el equipo visitador solicita información y documentos a los
funcionarios encargados de las áreas respectivas del Centro, recolectando así la información relacionada
con cada uno de los criterios y estándares definidos en el instrumento de verificación, obteniendo de esta
manera las evidencias necesarias, mediante la observación directa, registro fotográfico, entrevistas y
revisión de documentos. Siempre que se encuentre una condición que no cumpla con los requisitos
específicos deberá darse la recomendación técnica pertinente de tal manera que le permita al Centro
formular las acciones correctivas.
Al finalizar la aplicación del instrumento de verificación de requisitos esenciales el equipo visitador elabora
el acta de visita donde conste que personas los recibieron, que documentos se entregaron, que información
no fue entregada (sí es el caso), se solicita la presencia del representante legal, informando de manera
ADULTO MAYOR
general, con la lectura del acta, las fortalezas encontradas y las no conformidades presentadas, de tal
manera que sean comprendidos y reconocidos por el representante legal del Centro; tener en cuenta el
registro de asistencia, retoma el objetivo y alcance de la visita, igualmente se informa que los hallazgos
negativos son la base para la formulación de las acciones correctivas a incluir en el plan de mejoramiento
con su respectivo cronograma y radicación ante la Secretaría Local de Salud.
6.3.2. Informe y Concepto
El equipo visitador, una vez terminada la visita se reúne, con el fin de revisar y analizar las evidencias y
declaraciones de las no conformidades encontradas, la evaluación documental presentada al momento de
la solicitud o renovación, y/o los resultados de la visita de seguimiento y control con la calificación obtenida
en la aplicación del instrumento de verificación. Elaboran el informe, emiten el concepto y firman el mismo,
el informe en mención hará parte integral del acto administrativo de autorización o renovación de
funcionamiento o no del Centro.
Con plazo máximo de diez (10) días hábiles después de realizada la visita, el equipo visitador en
coordinación con el líder de la visita, deberán notificar dicho informe al centro.
Con base en los resultados obtenidos en el instrumento de verificación diseñado por la Secretaría Local de
Salud, se emitirá concepto condicionado de funcionamiento o no de acuerdo a los siguientes rangos:
RANGO CONCEPTO
Entre 0 y 50 puntos No se otorga autorización de funcionamiento
Entre 51 y 84 puntos Se otorga autorización de funcionamiento condicionada
Mayor de 85 puntos Se otorga autorización de funcionamiento
En los casos de solicitud de autorización o renovación de autorización de funcionamiento que obtenga

puntaje mayor de 85 puntos, se otorga autorización de funcionamiento con vigencia de dos (2) años y
seguimiento anual de verificación de requisitos mínimos esenciales.
6.4. EXPEDICIÓN DE ACTO ADMINISTRATIVO DE AUTORIZACIÓN O NO DE FUNCIONAMIENTO
La Secretaría Local de Salud dispondrá de veinte (20) días hábiles, contados a partir de la realización de
la visita, para expedir el acto administrativo que define la autorización o no de funcionamiento de los
Centros. Contra esta decisión proceden los recursos en los términos de la Ley.
La vigencia de la autorización condicionada de instalación y funcionamiento será de 1 año. El representante

legal deberá solicitar la renovación de la autorización de instalación y funcionamiento ante la Secretaria
Local de Salud de Villavicencio, sesenta (60) días calendario, antes de la pérdida de vigencia de la misma,
mediante el diligenciamiento, radicación y presentación de soportes documentales requeridos en el formato
establecido para ello.
ADULTO MAYOR
Los Centros que obtengan autorización de funcionamiento con vigencia de dos (2) años; también deberán
solicitar la renovación de la autorización de instalación y funcionamiento, sesenta (60) días calendario,
antes de la pérdida de vigencia de la misma.
6.4.1. Contenido mínimo. El acto administrativo o resolución de autorización que expida la Secretaría
Local de Salud, debe contener mínimamente los siguientes datos: razón social del Centro, número de
identificación tributaria (NIT), dirección de las sedes operativas, capacidad instalada del centro y el término
de la vigencia de la autorización.
Siempre que se aplique una suspensión de la autorización de manera temporal, el documento debe incluir
el trámite a realizar por parte del representante legal del Centro para recuperar la autorización de
funcionamiento.
6.4.2 Distintivo de autorización de funcionamiento: El distintivo que expida la Secretaría Local de Salud,
debe contener mínimamente los siguientes datos: razón social del Centro, número de identificación
tributaria (NIT), dirección, acto administrativo de autorización, vigencia de la autorización de
funcionamiento, departamento, municipio y capacidad instalada del Centro.
6.4.3 Reporte de novedades. El representante legal del Centro deberá reportar oportunamente a la
Secretaría Local de Salud en el formato establecido para ello, las novedades de apertura o cierre de sedes,
inicio de funcionamiento de las sedes, cambio de dirección, cambio de datos de contacto, cambio de
director técnico, entre otros.
6.5. SEGUIMIENTO Y CONTROL
La Secretaría Local de Salud verificará por lo menos una (1) vez cada año el estado de avance del Centro,
mediante una visita de seguimiento y control con el objeto de verificar el cumplimiento de los requisitos
mínimos esenciales de acuerdo a lo establecido en la normatividad legal vigente.
Otro aspecto a tener en cuenta por parte de la Secretaria Local de Salud, es planear y ejecutar estrategias
que permitan identificar establecimientos que posiblemente prestan servicios de atención al adulto mayor,
sin autorización de instalación y funcionamiento.
6.6. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Como producto de la visita de verificación de requisitos mínimos esenciales o de seguimiento y control el

representante legal del Centro remitirá, dentro del mes siguiente a esta un cronograma con las acciones
correctivas y de mejora que subsanaran las causas de los hallazgos negativos establecidos en el informe
de la visita.
En los casos en que la Secretaria Local de Salud otorgue autorización de instalación y funcionamiento
condicionada con el cumplimiento de requisitos documentales; el Centro deberá reportar la novedad de
inicio de funcionamiento, atender la visita de verificación de requisitos mínimos esenciales y esperar el
ADULTO MAYOR
informe de la visita, en el cual se determina según los resultados obtenidos en el instrumento de verificación,
si se emitirá concepto condicionado o no de funcionamiento.
En cualquier caso, el representante legal del Centro, deberá formular y presentar, un plan de mejoramiento
que permita corregir las causas que generaron los hallazgos plasmados en el informe. El mencionado plan
debe contener las acciones que permitan solucionar cada una de las no conformidades, detallando las
medidas que se tomaran al respecto, fecha máxima de implementación de la acción y responsable de la
misma; el término para subsanar será de 1 año, contado a partir del primer día de vigencia de la
autorización.
Una vez recibido el plan de mejoramiento por parte de los Centros, la Secretaría Local de Salud evaluará
la pertinencia del mismo e informara al representante legal para los ajustes cuando así se requiera.
6.7. SANCIONES
Si se determina el incumplimiento del plan de mejoramiento o la falta de medidas tendientes a corregir las
desviaciones detectadas con respecto al cumplimiento de los requisitos mínimos esenciales, la Secretaría
Local de Salud aplicará la sanción de acuerdo con la gravedad de la infracción, teniendo como criterio el
riesgo ocasionado a la vida de los residentes y la reincidencia.
Las sanciones consistirán en:
- Amonestación verbal
- Suspensión de la autorización temporal o definitiva
- Cierre definitivo
ADULTO MAYOR
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
DESARROLLO EN FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZACION O RENOVACIÓN

DE FUNCIONAMIENTO DE LOS CENTROS PARA LA ATENCION INTEGRAL DEL ADULTO MAYOR
N. ACTIVIDAD DETALLE P.C RESPONSABLE
Radicar la solicitud de autorización de
funcionamiento (1601-F-ASG-29) en la
INICIO
ventanilla única del edificio principal de la Representante
1 X
Radicar la solicitud de
alcaldía municipal, adjuntando la legal del Centro
funcionamiento documentación requerida.
Designar el o los funcionarios

encargados de realizar la evaluación Secretario Local
2 Designa funcionarios
documental. de Salud
Realizar el análisis y la evaluación

documental de la información allegada
Análisis y
por el solicitante dentro del término de un
evaluación (1) mes contado a partir de la radicación Equipo
3 documental X
Si de la solicitud. De considerar que la designado
información es insuficiente, se requerirá
6 por una sola vez, la información
No complementaria.
Presenta
Presentar la información complementaria
información dentro del mes siguiente a la fecha de
complementa SI Representante
4 ria? radicación del requerimiento.
legal del Centro
6
No
Ordenar archivo de Ordenar el archivo del expediente

expediente mediante acto administrativo Secretario Local
5
de Salud
Elaborar el informe (1601-F-ASG-30) del

Elaborar informe de análisis de la documentación radicada Equipo
6 análisis documental X
por el Centro, determinando si está o no designado
en funcionamiento.
11
ADULTO MAYOR
10
Otorgar autorización condicionada en
caso de que las sedes de los Centros no
estén funcionando, elaborando para
Autorización Secretario Local
7 No Condicionada
firma del Secretario Local de Salud el X
de Salud
acto administrativo de autorización
Si
9 condicionada de instalación y
funcionamiento del Centro.
Citar para notificar el acto administrativo Profesional

8 Citar y notificar al representante
legal la Resolución
de autorización condicionada. especializado
Notificar (1601-F-ASG-31) al represente Secretario Local

legal del Centro, el equipo visitador, de Salud/Director
9 Notificar al representante legal
la visita fecha y hora, con mínimo tres (3) días Técnico de
hábiles previos a su ejecución. Aseguramiento
Planificar (1601-F-ASG-32) la visita de
verificación de requisitos mínimos para
Planificar la visita de
verificación de requisitos
determinar los aspectos críticos hacia los
mínimos y determina cuales se enfocará la visita, recopilando
10 aspectos críticos información del Centro tal como: informe Líder de la visita
del análisis de la documentación
presentada, ubicación del Centro,
actuaciones anteriores, planes de
mejoramiento y sanciones.
Asistir al Centro, iniciar con la reunión de
apertura, solicitando la presencia del
Asistir al Centro, iniciar
visita de verificación
representante legal o quien haga sus Equipo
11 veces, además los funcionarios del X visitador/Líder de
Centro que atenderán la visita y se la visita
presenta el equipo visitador, diligenciar el
registro de asistencia (1103-F-SIG-06).
Realizar el recorrido por todas las
Realizar recorrido por las instalaciones del Centro para verificar las
12 instalaciones del Centro Equipo visitador
condiciones relacionadas con cada uno
de los estándares.
Instalar el equipo visitador en el lugar
designado para realizar la verificación de
Realizar la verificación de cada uno de los criterios que conforman
los criterios que conforman el estándar, mediante las siguientes Equipo
cada estándar
13 técnicas: solicitud de documentos, visitador/Líder de
registro fotográfico, videos, observación la visita
12 directa, entrevista, verificación de
registros, entre otros. (1601-F-ASG-33).
ADULTO MAYOR
Elaborar el acta de visita donde conste

que personas los recibieron, que
11 documentos se entregaron, que
información no fue entregada (sí es el Equipo
14 caso). En el documento debe visitador/Líder de
Elaborar acta de visita con
información general y consignarse información general y la visita
relevante relevante de cada uno de los criterios que
conforman los estándares (1103-F-SIG-
05).
Realizar la reunión de cierre solicitando la
presencia de los representantes del
Centro que atendieron la visita, en la
misma se hace lectura del acta de la
visita con la cual se informa de manera
general las fortalezas encontradas y las
15 Equipo visitador
no conformidades presentadas de tal
Realizar reunión de cierre manera que sean comprendidos y
reconocidos por el representante legal
del Centro. Firma del acta de visita de
verificación y registro de asistencia
(1103-F-SIG-06).
Realizar reunión con el fin de revisar y
analizar las evidencias y declaraciones
de las no conformidades encontradas, la
Realizar reunión, revisar y evaluación documental inicial presentada
analizar evidencias, otorgar
calificación y elaborar al momento de la solicitud y la calificación
16 X Equipo visitador
informe y concepto obtenida con la aplicación del
instrumento de verificación. Otorgar la
calificación, generar el informe, emitir el
concepto y firma del mismo. (1601-F-
ASG-34).
Elaborar, dentro de los 20 días hábiles
contados a partir de la realización de la
Elaborar para firma del visita, para firma del Secretario Local de
SLS la Resolución que Profesional
17 define la autorización o Salud el acto administrativo (Resolución) X
Especializado
no que define la autorización o no de
funcionamiento del Centro o su
renovación según sea el caso.
Citar para notificar, al representante legal
del Centro, el acto administrativo de
Citar y notificar la
Resolución autorización o no de funcionamiento, Profesional
18
informando que contra la decisión Especializado
proceden los recursos en los términos de
13
la Ley.
ADULTO MAYOR
Verificar por lo menos una vez cada año

12
el cumplimiento de los requisitos mínimos
esenciales del Centro, para lo cual se Profesional
19 x
Verificar anualmente el efectuará una visita de seguimiento y Especializado
cumplimiento de los requisitos control, desarrollando los ítem a partir del
mínimos esenciales
numeral 7 del presente flujograma.
Evaluar la pertinencia del plan de

mejoramiento que debe presentar el
representante legal del Centro, cuando la
autorización de funcionamiento expedida
Evaluar pertinencia del plan
sea condiciona o como producto de la
Profesional
visita. Se remitirá el informe (1601-F-
20 Especializado
ASG-35) correspondiente al Secretario
/Grupo Auditor
Local de Salud, para que decida sobre las
actuaciones administrativas a tomar
conforme a la normatividad legal vigente
Aplicar sanción sí se determina el

incumplimiento del plan de mejoramiento
o la falta de medidas tendientes a corregir Secretario Local
Aplicar sanción
21 correspondiente las desviaciones detectadas con de Salud
respecto al cumplimiento de los
requisitos mínimos esenciales.
Elaborar informe y reportar a la
Elaborar informe y reportar
Centros autorizados
Secretaria Departamental de Salud, las
Secretaria Local
22 autorizaciones a los Centros, para que X
de Salud
hagan parte del consolidado a remitir al
FIN
Ministerio de Salud y Protección Social.
ADULTO MAYOR
7. FORMATOS
TIEMPO DE
RETENCIÓN DISPOSICION
CÓDIGO NOMBRE ARCHIVO RESPONSABLE FINAL
Gestión Central
1103-F- Visita Director de

Acta de reunión 4 años 10 años Eliminación
SIG-05 Centros Aseguramiento
1103-F- Registro de asistencia a Visita Director de

4 años 10 años Eliminación
SIG-06 eventos y reuniones Centros Aseguramiento
1601-F- Programa de auditorías Visita Director de

ASG-07 externas en salud Centros Aseguramiento
Solicitud de autorización
Centros para la atención 4 años 10 años Eliminación
ASG-29 Centros Aseguramiento
integral del adulto mayor
Informe de la evaluación
documental de los 4 años 10 años Eliminación
Centros
1601-F- Notificación de Visita para

ASG-31 Autorización de Visita Director de
Funcionamiento de los Centros Aseguramiento
Centros
Plan de visita Centros

para la atención integral 4 años 10 años Eliminación
del adulto mayor
Instrumento de
verificación requisitos 4 años 10 años Eliminación
mínimos esenciales
Informe de visita y
concepto para
autorización de 4 años 10 años Eliminación
funcionamiento de los
Centros
ADULTO MAYOR
Informe de la evaluación
de las acciones
correctivas o de mejora 4 años 10 años Eliminación
(plan de mejoramiento) de
los Centros
1601-F- Solicitud de renovación de
ASG-37 la autorización Centros Visita Director de
para la atención integral Centros Aseguramiento
del adulto mayor
1601-F- Reporte de novedades
ASG-38 Visita Director de
Centros para la atención 4 años 10 años Eliminación
Centros Aseguramiento
integral del adulto mayor
NA Distintivo de Autorización NA NA NA NA
NA
de funcionamiento
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN N. FECHA DESCRIPCION MODIFICACIONES

En el ítem 6.3.1.1 “Programación y notificación de la visita”, se
agrega los criterios de priorización para la selección de los
Centros a visitar. En el ítem 6.3.2 “Informe y Concepto” se incluye
el plazo máximo de diez (10) días hábiles después de realizada
la visita para notificar el informe al Centro; así mismo se agrega
para los Centros que obtengan puntaje mayor de 85 puntos
otorgar autorización de funcionamiento con vigencia de dos (2)
años. En el ítem 6.4 “Expedición de acto administrativo de
autorización o no de funcionamiento”, se agregó el término para
solicitar la renovación de autorización, en el contenido mínimo del
acto administrativo deberá incluirse la capacidad instalada del
Centro y en los casos de suspensión temporal, el trámite que
3 31-03-2020
deberá realizar el representante legal del Centro para recuperar
la autorización de funcionamiento. Se agrega el numeral 6.4.2
Distintivo de autorización de funcionamiento que expedirá la
Secretaría Local de Salud y el contenido mínimo del mismo.
En el ítem 6.5 “Seguimiento y control” se elimina el texto de la visita
preparatoria, se ajusta la redacción de la visita de seguimiento y
control a los Centros y se incluye la planeación y ejecución de
estrategias que permitan identificar establecimientos que
posiblemente prestan servicios de atención al Adulto Mayor, sin
autorización de instalación y funcionamiento. Finalmente en el ítem
6.7 “sanciones” se agrega en la Suspensión de la autorización el
término temporal o definitiva.
ADULTO MAYOR
Se modifica el título y el objetivo del procedimiento agregando la

palabra renovación; en el ítem 6.2 evaluación documental se
agrega la emisión de la autorización condicionada, en los casos
de que las sedes de los Centros no estén funcionando, al
momento de la radicación de la solicitud de instalación y
funcionamiento; en el ítem 6.4. Expedición de acto administrativo
de autorización o no de funcionamiento, se agregó la vigencia de
la autorización de 1 año al término del cual el Representante
02 30/07/2018
Legal del Centro deberá solicitar su renovación, el contenido
mínimo del acto administrativo o resolución de autorización, el
reporte de novedades de apertura o cierre de sedes, inicio del
funcionamiento de las sedes, cambio de dirección, cambio de
datos de contacto, cambio de director técnico, entre otros. En el
ítem 7 Flujograma se agregó un paso No. 7 de la emisión de la
autorización condicionada y lo relacionado a la renovación según
corresponda.
01 09/05/2018 Primera versión del procedimiento.
9. ANEXOS

1601-P-Asg-05-V3 Procedimiento para Autorización o Renovación de Funcionamiento Adulto Mayor

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MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1601-P-ASG-05-V3

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Fecha: 16-03-2020 Fecha: 26-03-2020

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6.3.1. Ejecución de la visita:

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6.3.2. Informe y Concepto

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6.4. EXPEDICIÓN DE ACTO ADMINISTRATIVO DE AUTORIZACIÓN O NO DE FUNCIONAMIENTO

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6.5. SEGUIMIENTO Y CONTROL

6.6. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

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7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

DESARROLLO EN FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZACION O RENOVACIÓN

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Realizar el análisis y la evaluación

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Elaborar el informe (1601-F-ASG-30) del

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VERSIÓN N. FECHA DESCRIPCION MODIFICACIONES

Se modifica el título y el objetivo del procedimiento agregando la

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