Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
OrganizacionDelMantenimiento - Universidad Del Zulia
OrganizacionDelMantenimiento - Universidad Del Zulia
FACULTAD DE INGENIERÍA
ESCUELA: INDUSTRIAL
1. ORGANIZACIÓN DE MANTENIMIENTO.....................................................1
1.1. Generalidades.........................................................................................................2
1.2. Conceptos básicos..................................................................................................4
1.2.1. Unidad de mando.......................................................................................5
1.2.2. Amplitud de control...................................................................................4
1.2.3. Homogeneidad de las tareas.......................................................................4
1.2.4. Delegación de autoridad y responsabilidad...............................................4
1.3. Requerimiento de la fuerza de trabajo..........................................................4
1.4. Políticas generales de mantenimiento...........................................................4
1.4.1. Categoría general con respecto a la asignación del trabajo.......................4
1.4.2. Políticas con respecto a la fuerza de trabajo..............................................4
1.5. Empresa y Organización...............................................................................4
1.5.1. Principios Fundamentales de una Organización........................................4
1.6. La Función de Mantenimiento................................................................................4
1.7. Reglas y Principios de Organización Aplicados al Mantenimiento.......................4
1.8. Principios Básicos de la Organización de Mantenimiento.....................................4
1.9. Centralización o descentralización.........................................................................4
1.9.1. Mantenimiento Centralizado (Geográficamente).......................................4
1.9.2. Mantenimiento Descentralizado..........................................................................4
2. INTEGRACIÓN DE RECURSOS......................................................................4
2.1. Recurso humano.....................................................................................................4
2.1.1. Generalidades.............................................................................................4
2.1.2. El Personal de Mantenimiento..................................................................4
2.2. Almacenes y materiales de mantenimiento............................................................4
2.3. Etapas que comprende el control de los materiales de mantenimiento..................4
2.3.1. Adquisición y Compra.............................................................................4
2
2.3.2. Recepción y almacenamiento.....................................................................4
2.3.3. Control de inventarios................................................................................4
2.3.4. Solicitud y despacho..................................................................................4
2.4. Utilización de contratistas......................................................................................4
- Bibliografía...........................................................................................................................4
1. ORGANIZACIÓN DE MANTENIMIENTO
3
1.1. Generalidades
La organización es una manera útil de actuar y no un fin en sí misma. Justamente por esta
falta de celo organizativo, los elementos que la componen deben ser creativos.
La primera considera que una organización establecida es teóricamente correcta y que las
personas son instrumentos básicos que deben adaptarse a ella, capaces de realizar el
trabajo y aceptar órdenes sin iniciativa y sin ejercer influencia.
La segunda proposición considera que la organización debe ser un medio para lograr el
funcionamiento correcto de cualquier área, y requiere tomar en cuenta a las personas que la
están utilizando, éstas traen actitudes, valores, objetivos y tienen un motivo o son inducidos
a participar en el sistema de comportamientos de la organización.
No hay una organización de mantenimiento básica que pueda ser utilizada en todos los
casos. La organización, en general, es una combinación voluntaria de personas y recursos, diseñada
para satisfacer situaciones específicas técnicas, geográficas y de personal, dirigida a la conservación
de objetivos y fines y caracterizada por un sistema de interrelaciones que se producen entre los
elementos que la componen.
Para que una organización sea eficaz, se debe asegurar la máxima uniformidad posible en la
emanación de las órdenes y directrices a fin de facilitar el control de su cumplimiento y permitir
determinar exactamente la responsabilidad de cada quién.
Cada subordinado debe saber quién es sujete y que sólo tiene uno.
El área a cubrir por los espacios de control debe ser tan amplia como sea posible, pero
restringida convenientemente a cada uno de los componentes de la empresa dotados de funciones
de responsabilidad. Es decir, que se debe adaptar a las necesidades prácticas de la organización.
De distancias. Cuando los controles se imparten desde lejos, éstos son inútiles e
irracionales.
En la asignación de las tareas específicas a cada individuo se han de tener en cuenta los
límites de eficiencia y onerosidad del trabajo a realizar.
En lo que atañe a la responsabilidad y autoridad, se debe tratar de que se delegue tan cerca
como sea posible del punto donde es necesaria la acción o la ubicación de la decisión, dándole
correspondencia a los dos, es decir, que tenga la misma extensión. De lo contrario sería
responsabilizar a personas de hechos y situaciones sobre las que no tienen posibilidades de influir.
Es importante destacar que la ejecución basada en la autoridad no puede ser tan efectiva
como la que se basa en el esfuerzo cooperativo. Si el esfuerzo que se gasta en asegurar una
autoridad sagrada o estricta se usa para establecer una relación interdepartamental adecuada, la
cooperación resultante mejoraría la efectividad del departamento de Ingeniería de Mantenimiento
como miembro del equipo de producción.
1.3. Requerimiento de la fuerza de trabajo
Kneigh considera que con mucha frecuencia se ha afirmado que la relación del personal de
mantenimiento con respecto al de producción, es una medida de adecuación y eficiencia relativa
del Departamento de Mantenimiento, pero esta afirmación puede conducir a errores debido a que
una planta con máxima instrumentación y equipos requiere cantidad mínima de personal de
producción y puede requerir un alto número de técnicos de mantenimiento o personal especializado.
Mientras que una planta que emplee una gran cantidad de personas en labores manuales con un
mínimo de máquinas, puede funcionar con una fuerza de mantenimiento que sea sólo una fracción
de personal de producción. Así que el tipo de maquinaria y equipos implícitos en una organización
pueden tener una gran influencia en los requerimientos de la fuerza de trabajo y mantenimiento.
Uno de los factores más utilizados para estimular los requerimientos de la fuerza de
trabajo en mantenimiento es su relación con el costo anual de mantenimiento y la inversión de la
planta promedio. Para una planta nueva, Kneigh recomienda que esta relación debe estar entre el
7% al 15%, tomando en cuenta el valor del equipo a los precios actuales. Mientras que con
referencia al mantenimiento de edificios, la cifra recomendada por Kneigh deberá variar entre el 1
1/2 al 3% de la inversión anual. Experiencias practicadas recomiendan que este porcentaje debe
relacionarse con el costo de los inmuebles aprecio actual, sin incluir el costo de los terrenos. En
Venezuela, la Fiscalía General de Mantenimiento recomendaba invertir el 5% del situado a
presupuesto de los entes. Teniendo presente lo anterior, se estima que el costo de la mano de obra,
eliminando gastos, estaría entre el 40 y 60% del total de ellos.
La fuerza de trabajo
Al control
La programación se puede considerar como una herramienta efectiva, de gran ayuda para
aumentar la eficiencia de cualquier organización. Según Kneight, "la planeación es una forma de
programar, y estima que debe haber tanta planeación como sea necesaria para aumentar la eficiencia
total hasta que esa inversión arroje mejores resultados que el costo de operar sin ella". Una
diferencia notable entre la planeación y la programación es que la primera es de aspecto estático y
la segunda es dinámica.
El aspecto de la planeación puede ser un medio para ejercer un mejor control (horas-hombre
y material utilizado), así como un instrumento de reducción de los costos de operación.
Según Newbroght, se deben tener presentes los siguientes principios básicos cuando se está
programando:
Los programas deben basarse en lo que es más probable que ocurra, más que en lo
deseable.
Hay que tener presente que puede presentarse la necesidad de hacer cambios al
programa.
Los plazos de entrega prometidos deben incluir un margen de tiempo para conseguir
material, efectuar trámites y planear, así como obtener máquinas y mano de obra
adecuada.
Todo programa tiene que fundarse en un estudio de costos más bajo, así como de la
fecha de entrega.
Una pregunta que a menudo se hace el programador es referente a la duración del proceso
de programación. Una solución es hacerlo funcionar semanalmente, pero con posibilidades de
modificarlo diariamente. Todo esto está sujeto al análisis que se haga en cada organización.
La mayoría de las veces, esta distribución es del tipo fluctuante (ver ejemplo en la figura
1.2), y al analista de esta situación se le presentan cuatro alternativas:
Figura 1.2
1. Tratar de tener impersonal para cubrir las necesidades mayores situación no práctica
y costosa (nivel máximo).
2. Mantener una fuerza de trabajo constante un poco mayor que el nivel medio, o sea, la
fuerza media, para tratar de que la organización siempre esté ocupada.
Al efectuar comparaciones de costo puede resultar que el costo de utilizar contratistas sea
más alto que el uso del personal propio, ya que el contratista debe pagar salarios más altos hacerse
cargo de sus gastos indirectos de operación y obtener su utilidad. Pero al escoger esta última
alternativa de la organización se está evitando una serie de problemas a sus ejecutivos y pérdidas de
tiempo de concentración, lo que redunda en que los directivos aumentan su creatividad y logran
incrementar la productividad de las actividades de la organización.
Carácter. Los contratistas seleccionados deben ser confiables y seguros, de tal forma
que los trabajos se inicien y terminen de acuerdo con un programa establecido.
Todo el mundo está consciente de que una empresa es una organización de personas, es
decir, que está formada por personas que trabajan, coordinadas de algún modo, para conseguir unos
objetivos que a todos interesan, aunque ese interés pueda deberse a motivos muy diferentes. Cuando
falla el lado humano de la empresa, el problema reside en que no funciona adecuadamente como tal
organización humana que es, y no debe buscarse la razón del fallo en aquellas propiedades o
aspectos de la empresa que la convierten en un tipo particular de organización, como podrían ser el
número de sus componentes, el tipo de actividades que desarrolla o las características de los
procesos.
Para que exista organización no basta con que exista el conjunto de personas ni siquiera es
suficiente que todas ellas tengan un propósito común. Lo verdaderamente
decisivo es que esas personas se organicen, coordinen su actividad, ordenando esa acción conjunta
hacia el logro de unos resultados que todas quieren alcanzar.
2. Comunicación del propósito. Que las personas que actúan en la organización sepan y
sean capaces de llevar a cabo las acciones necesarias para el logro de los objetivos.
3. Motivación. Que las personas de la organización quieran efectivamente llevar a cabo las
acciones encaminadas a la consecución de los resultados y se esfuercen en conseguirlos.
Principios de Jerarquía. Cuanto más claras sean las líneas de autoridad que van desde
el más alto ejecutivo de la empresa hasta cada subordinado, más efectivos serán el proceso de toma
de decisiones y las comunicaciones en la organización.
Principio de la Definición Funcional. Cuanto más clara sea la definición que tenga un
puesto o departamento de los resultados esperados, de las actividades que han de llevarse a cabo, de
la autoridad organizacional delegada y de las relaciones de autoridad y de información con otros
puestos, más adecuadamente podrán los individuos responsabilizados contribuir al logro de los
objetivos de la empresa.
El Proceso de Organizar
Esto indica que para cumplir esa función, la organización de Mantenimiento requiere
conocer una serie de factores propios y externos que le conduzcan a determinar las acciones
necesarias para "Atender todos los servicios de todo lo que es preciso para conseguir todos los fines
propuestos"; es decir se hace imperante conocer:
Todo lo anterior implica la necesidad de establecer una organización que permita llevar a
cabo las tareas de recolección, análisis y emisión de información, para lograr de una manera óptima
la función de mantenimiento.
sión y Control) y operativos (atención de los servicios, ejecución de las intervenciones, etc.).
presa, tampoco existe a nivel de mantenimiento un organigrama "tipo" de aplicación general; cada empresa deberá crear el organigrama
de mantenimiento del Hospital Central de Maracay.
Jefe de
Departamento
Mantenimiento
21
Figura 1.5. (Continuación)
En relación al mantenimiento de los equipos e instalaciones de una empresa y en atención a
su organización, existen una serie de funciones que se relacionan de una
manera directa con los mismos; estas funciones se titulan OPERADOR, ASESOR y MANTENEDOR. A
continuación se definen estos conceptos indicando sus objetivos.
Operador
Es la persona encargada de la operación o manejo del equipo y/o instalación. Es quien inicia
o solicita el trabajo que deberá ejecutarse.
El objetivo del Operador es reducir al mínimo el costo total de producción, incluyendo las
perdidas por operaciones, el mantenimiento y las inversiones de capital.
Asesor
Mantenedor
Es la persona encargada de mantener el equipo. Son los que reciben las solicitudes de
trabajo, las planifican, programan su ejecución y las ejecutan.
El objetivo de los mantenedores es asegurarse que los equipos e instalaciones satisfagan los
requerimientos disponibilidad especificados por el operador, a un costo mínimo.
La actividad de los mantenedores se divide en varias funciones principales, las cuales son
esenciales para obtener óptimos resultados, estas funciones son:
b. Funciones de Registro
Para controlar y contratar la labor a realizar se debe tener al día el inventario de todo el
activo físico de la empresa. Esto se materializará en el archivo de fichas de máquinas e
instalaciones, en el cual se recogerán todos los datos e incidentes referentes a las mismas.
c. Funciones Organizativas
d. Funciones de Planificación
Se deberá calcular, prever y distribuir la carga de trabajo entra los efectivos disponibles,
equilibrando en lo posible las reparaciones de urgencia y los trabajos irregulares con los servicios
regulares de rutina, revisiones planificadas de las máquinas y las ampliaciones o modificaciones
previstas. Además se deberá coordinar el uso de los otros departamentos, tales como Transporte y
Materiales, con el fin de hacer el mejor empleo de los recursos de la Empresa.
e. Funciones Administrativas
El departamento de Mantenimiento tiene que llevar toda la labor administrativa necesaria
para el buen funcionamiento del sistema, como es el registro de toda clase de datos, el establecer los
calendarios de mantenimiento, la puesta al día de los manuales, la gestión de stocks de piezas de
repuestos, etc., así como el seguimiento y control de los costos de mantenimiento.
f. Funciones de Control
En las figura 1.6, 1.7, 1.8, 1.9 y 1.10 se muestran diferentes ejemplos de la administración y
control del Mantenimiento.
Fuentes de información
c) Repuestos,
e) Mantenimiento de emergencia.
a) Clasificación y consecuencias,
d) Efectos en el tiempo.
c) Rendimiento.
Documentos
c) Tipo de máquina,
i) Aquellos otros datos que puedan ser de interés de los usuarios de las fichas,
- Sistema de prioridad:
a) Ejecución inmediata: 1
- Descubrir inmediatamente los trabajos que han significado costos elevados para así
controlarlos mejor;
- Señalar los trabajos que representan intervenciones repetidas para, previo análisis,
reducirlas significativamente;
- Se identificarán las unidades, líneas con los mayores costos de mantenimiento y/o
tiempos de parada más prolongados;
- Se seleccionan las tres (3) unidades y/o líneas con mayores costos de
mantenimiento y/o menor disponibilidad a efectos de priorizar las acciones tendientes a optimizar
rápidamente su comportamiento;
- Se compararán los costos del mantenimiento programado contra los costos del no
programado y de la disponibilidad alcanzada para los equipos en cuestión;
- Se compararán los costos de mano de obra y materiales por equipo y/o línea
productiva.
Procedimientos
Esta parte del manual contendrá los diagramas de flujo operacionales que se utilizan en la
empresa para desarrollar las intervenciones no planificadas (emergencias) y planificadas, en
particular Mantenimiento Preventivo.
Figura 1.6. Depto. Mantenimiento: Administración y control Flujo y procesamiento de
información: Hojas revisión/inspección
Figura 1.7. Depto. Mantenimiento: Administración y control Flujo y procesamiento de
información: Carga y actualización del historial de equipo e instalaciones
Figura 1.8. Depto. Mantenimiento: Administración y control Diagrama de flujo Órdenes de trabajo
e información
Figura 1.9. Depto. Mantenimiento: Administración y control Ejemplo de flujo y
procesamiento de información: Órdenes de trabajo
Figura 1.10. Depto. Mantenimiento: Administración y control Ejemplo de flujo y
procesamiento de información en la empresa a continuación
Nota:
Representar a este sistema frente a la Gerencia General y/o su staff gerencial, a los
demás departamentos de la empresa y a las autoridades nacionales con competencia en
las temáticas propias del ámbito de actividad de mantenimiento en cada empresa en
particular.
Enlace natural entre la gerencia y los trabajadores encargados de realizar las tareas de
mantenimiento propiamente dichas, operación de los servicios a la producción, etc. Su capacitación
debe ser preferentemente técnica que cubra también, y como mínimo, la mayoría de las técnicas del
trabajo requeridas en el Área de Mantenimiento. También debe contar con un conocimiento general
de la tecnología de los procesos productivos y de los servicios a atender, así como conocer los
conceptos básicos de limpieza, higiene y seguridad industriales. También en este nivel se requiere
que sean líderes, cuenten con aptitudes para dirigir y motivar al personal a su cargo en la correcta y
eficiente ejecución de las tareas.
Personal operativo
Taller
Zonas
Para este segmento del Área de Mantenimiento se requiere que, además de capacitación
técnica básica como mecánicos montadores, dispongan de conocimiento de la tecnología de los
procesos productivos cuyos equipos e instalaciones atienden, así como de un buen ejercicio de las
relaciones humanas y, paralelamente, un acatamiento exclusivo al Área de Mantenimiento.
Servicios
Deben contar con formación técnica básica y con un buen conocimiento de la tecnología de
los procesos a atender.
Con respecto a estas estructuras organizativas es necesario tener en cuenta una serie de
reglas y principios de organización aplicados al mantenimiento.
3. Los Jefes de Sección y los órganos bajo su mandato, deben ser homogéneos, es decir:
manejar el mismo lenguaje y tener unos objetivos comunes. Cada Jefe no debe tener un
número de subordinadas excesivo que le impida controlarlos y atenderlos. El número
de niveles de autoridad deberá ser mínimo.
5. En general, los "staff" o servicios de apoyo de las secciones ejecutoras, deben ser lo
más centralizados posible, ya que la práctica demuestra que su eficacia es mayor en
esta forma.
8. En caso de existir más de una solución para los planteamientos propuestos deberá
calcularse el costo esperado de cada alternativa, evaluando los costos parciales
producidos por las personas, locales, maquinaria, transporte, materiales, etc. A la vista
de estas condiciones económicas, se elegirá la solución más favorable para proceder a
su implantación.
2. El mantenimiento debe considerarse como una fase del negocio tan importante como
las operaciones.
b. Planificación.
c. Autorización.
d. Programación.
e. Ejecución.
f. Evaluación.
7. El supervisor que pide el trabajo normalmente obtendrá un estimado del costo antes
de autorizar el trabajo. (Salvo casos de emergencia).
b. Mantenimiento en el Campo: las cuadrillas van a los sitios de los equipos para
hacer mantenimiento preventivo o reparaciones.
c. Mantenimiento en Taller: el trabajo se lleva a un sitio fijo, centralizado. Este
nivel de mantenimiento cubre: fabricación de piezas, ensamblaje, reparaciones y
reacondicionamientos mayores.
b. Productividad de la fuerza-hombre.
13. Los costos de mantenimiento deben reportarse en tal forma que el costo de mantener
una instalación o equipo mayor pueda determinar con facilidad.
16. Mantenimiento debe tener un programa para probar las condiciones de los equipos,
preferiblemente por excepción. Debe investigarse y tomarse acción
correctiva en los casos de variaciones en frecuencia de fallas, utilización de repuestos,
rendimiento, o costos de mantenimiento.
En la práctica, ninguno de los dos sistemas es la solución óptima para evitar las dificultades
en la distribución del trabajo. Bibliografía especializada sobre mantenimiento recomienda un
sistema de transacción en que coexistan ambos, el mantenimiento centralizado y el descentralizado
o de área, y ha resultado ser más efectivo.
Este punto se limita a señalar las diferencias y semejanzas de los sistemas en relación con
sus características.
El mantenimiento de este tipo debe trabajar en estrecha armonía con la producción, la cual
debe guiarlo en lo que se refiere a la reparación del equipo de producción. Este tipo de arreglo, si
está bien organizado, hace que el mantenimiento tenga un flujo continuo.
El tipo de organización proporciona personal bien adiestrado que conoce todos los
equipos de la planta.
Talleres centralizados en cuanto a la localización y especialización, generalmente bien
equipados y con muy buena experiencia.
Para atender las emergencias se cuenta con todo un personal bien adiestrado. Durante
los períodos flojos, los trabajadores pueden preparar mejoras, construir nuevos equipos
o reparar equipos en reserva.
Debido a la amplitud total que requiere este tipo de organización, los costos pueden
ascender hasta un punto peligroso. Por tal motivo, este tipo de mantenimiento requiere
de controles muy estrictos.
a. Organización Monoartesanal
Es aquella donde los grupos de trabajo están separados por especialidades (Fig.
1.4).
Ventajas:
Desventajas:
Tiende a incrementar los costos de transporte y los tiempos de viaje. Estos factores
guardan relación directa con las distancias entre los centros de operación y la
localización de las cuadrillas.
Programación exigente.
b. Organización Múltiartesanal
Es aquella donde los grupos de trabajo están formados por personal de diferentes especialidades
(Fig.1.15).
Ventajas:
Desventajas:
47
Figura 1.14
Figura 1.15
Procedimiento de Trabajo
48
El procedimiento utilizado, en el sistema centralizado comienza luego de la falla, con una
requisición dé materiales y mano de obra, firmada por el supervisor. Esta requisición debe incluir el
número de solicitud, la identificación del equipo, el departamento en que se encuentra, la fecha de
envío, la fecha en que se requiere el servicio y la descripción del trabajo que se desea.
Debido a que bajo el mantenimiento centralizado (que goza de amplitud total, de su propia
organización y no tiene enlace directo con, ningún departamento específico), los costos pueden
ascender hasta un punto peligroso, los controles deben ser muy estrechos; sin embargo, el sistema
para mantener controlados estos costos puede ser casi el mismo que para el mantenimiento
descentralizado.
El personal resulta eficiente en la conservación de equipo dentro de sus propias áreas, pero
cuando se le utiliza en otras áreas, en las que las personas no conocen el equipo, es posible que
hagan que aumenten los costos de mantenimiento.
Bajo este arreglo, el superintendente de áreas debe decidir los aspectos de prioridad. SI el
trabajo va a ser enviado fuera de su área, la responsabilidad y prioridad se convierte en un
problema de los supervisores que deben realizar el trabajo. Si varias áreas solicitan trabajos de
emergencia al mismo tiempo, el problema de prioridad tiene que resolverse en niéveles
superiores.
La oficina del superintendente de áreas debe tener los esquemas de los programas y se le
debe avisar de las fechas de terminación de los trabajos. Tal información, que tiene que ver con el
trabajo realizado afuera del área, debe trasmitirse a la supervisión de mantenimiento dentro del área.
Los departamento que colaboran como, costos, tiempo y almacenes, normalmente reciben su
notificación directa de los departamentos que están llevando a cabo el trabajo.
Figura 1.16
51
La fuerza laboral requerida en el mantenimiento por áreas, normalmente es mayor que
en el mantenimiento centralizado, debido a la dificultad de desplazarse el trabajador de un área a
otra.
Fácil programación.
No es posible que los costos se salgan de control, por el tipo de organización y por
el estrecho contacto de la supervisión de área con su equipo y con las cuadrillas
de mantenimiento.
La fuerza laboral es mayor. Esto puede originar mantenedores ociosos cuando todo
el equipo de un área esté en buenas condiciones.
52
Origina problemas complejos como prioridades, transporte, compras, etc.
Los criterios a considerar para decidir una "descentralización" mayor o menor del
servicio de mantenimiento son:
El planteamiento inicial deberá ser la centralización, por las ventajas de este sistema en
cuanto al control de personal, mejor distribución del trabajo y una dotación de los talleres y
almacenes ventajosa con respecto a los sistemas descentralizados. Es evidente que en fábricas
pequeñas, con una sola especialización y con un costo de paradas pequeño, el sistema ideal es el
centralizado.
En este tipo de empresa ninguno de los dos sistemas es la solución' óptima para las
dificultades en la distribución de los trabajos.
Facilitar una pronta referencia para las guías de los responsa- bles de la
administración y para el personal en el área del mantenimiento.
Para que los manuales sean eficaces es obligatoria una revisión y puesta
al día de los mismos.
Si se utilizan los manuales de una forma eficaz se pueden reducir los costos de
mantenimiento, así como también se puede incrementar la moral de trabajo de los
trabajadores y dar la importancia que le corresponde a la gestión del mantenimiento.
EJEMPLO
b) Vaciar la tubería del lado plano del disco, ya que en este sentido se
encuentra el asiento de hule y retén.
b) Marcar la posición del anillo retén (en dos puntos como mínimo).
e) Ensayar la posición del nuevo asiento y el anillo retén, indicada gracias a las
marcas que se hicieron previamente (inciso b). Dibujar con un lápiz sobre el asiento del
disco las marcas de los agujeros del retén, usando el anillo retén como plantilla para el
trazo.
Desmontar el asiento del disco y perforar los agujeros trazados (del mismo diámetro que
los tornillos).
2.1.1. Generalidades
Los recursos humanos son los más importantes ya que pueden mejorar el empleo y el
diseño de los recursos materiales y técnicos, lo cual no sucede a la inver- sa.
Las experiencias, los conocimientos, las habilidades, etc., son intangibles; solo se
perciben a través del comportamiento de las organizaciones. Los miembros de ellas
prestan un servicio a cambio de una remuneración económica y afectiva.
Los recursos humanos son escasos ya que no todo el mundo posee las mismas
habilidades, conocimientos. Hay muy pocas personas que se
destacan en cierta actividad es por eso que se dice que son escasos. Por lo cual
hay personas u organizaciones dispuestas a cambiar dinero u otros bienes por el
servicio de otros, surgiendo así los mercados de trabajo.
El personal debe ser calificado con una preparación intelectual media y capacitad para
discernir de una manera lógica, así como tener la habilidad manual necesaria; de acuerdo a los
equipos que va a mantener.
Las fallas de este personal producen defectos cada vez que interviene en los equipos,
razón por la cual es necesario antes de contratar más personal capacitar bien a los ya existentes
para mejorar su calidad.
Es necesario considerar qué tipo de productos conviene almacenar y una vez decidida su
especificación se tiene que determinar qué cantidad interesa mantener de cada uno de los
productos indicados.
Hay que considerar un tipo de equilibrio ya que mantener grandes inventarios significa
reducir las carencias de modo sustancial. Lo contrario ocurre al almacenar existencias en poca
cantidad. Prevenir las carencias almacenando mucho inventario es equivalente a tener una
especie de seguro; cuanto más se paga, más seguridad se obtiene. Ponderando los costos
provocados por rupturas de inventario con los costos de prevenir esas carencias, se llega a la
decisión sobre el nivel de inventarío a partir del cual se piden u ordenan más existencias,
concretamente la decisión sobre cuándo hacer el pedido.
Estos problemas son los tres fundamentales en relación con el control de inventarios:
Hace unos treinta años se descubrió la propiedad de que la mayoría de las gamas de
existencias almacenadas se distribuyen según una ley logarítmica normal (estadísticamente
hablando), y se puede decir que, aproximadamente en término medio, los tres grupos de
artículos A, B, C, siguen la siguiente ley:
El grupo C representa el resto de los artículos, o sea, el 50-70% del total de los
mismos, y sólo significa el 5-10% del valor total de uso.
Es una necesidad en casi todas las compañías saber la composición de sus inventarios. Es
por ello que existen formas de clasificarlos según su importancia.
El sistema de clasificación ABC nos ayuda a clasificar los inventarios en tres categorías:
A: Muy importantes.
B: Medianamente importantes. C:
COSTO
($) ($)
Electrodomestic 3 300000 900000 75 25 -- A
Ropa 20 10000 200000 92 50 -- B
Alimentos 18 5000 90000 99 75 -- C
Papelería 100 100 10000 100 100 -- C
Tabla.2.1. Resumen de clasificación de los artículos
Hay varias formas por las que el método ABC puede simplificar las cuentas
físicas:
Asignar personal menos calificado para los artículos C que para los A.
Contar las existencias cada vez que se hace un pedido, de esta forma se
contará más veces A que C.
Desarrollar un sistema de muestreo estadístico, similar a los que se
emplean en el control de calidad, en la recepción de artículos.
Piezas de recambio
Solo sirven para el mantenimiento, por lo cual se hace más factible colocarlo bajo la
gestión única del jefe de mantenimiento para no correr riesgos de duplicación de empleos con el
almacén general.
Los formatos se pueden adaptar a las circunstancias particulares de cada uno de los
interesados, pero es conveniente destacar que todo ello se debe basar en los lineamientos de las
Normas Venezolanas COVENIN.
En los almacenes debe existir una zona donde se recibe, clasifica e identifica el material
comprado para luego ser depositado, por lo cual la función principal es la inspección a que se
somete un material recibido con el objeto de verificar y comprobar que está en orden y en
buenas condiciones.
El control del inventario es uno de los aspectos que en la micro y pequeña empresa es
muy pocas veces atendido, sin tenerse registros, un responsable, políticas o sistemas que le
ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.
Esta es la fase en la que el material se necesita para ser usado por el personal de
mantenimiento.
Este material puede ser solicitado a través de una requisición al almacén, donde se
describa el material, la cantidad necesitada, número de orden de trabajo de mantenimiento
donde será usado y algo muy importante, las personas que solicitan y la autorizada para la
solicitud.
Los contratistas pueden usarse solamente durante los periodos de fuertes cargas de
trabajo, en tareas que no son de naturaleza repetitiva y que caen dentro de la categoría ocasional
y/o en la de trabajos de emergencia. En algunas plantas todo el
trabajo de mantenimiento y construcción se lleva a cabo por contratistas, sobre base rutinaria.
En otras plantas que tienen sus propios técnicos.
Generalidades.
Algunos trabajos en las plantas requieren equipo especial y técnicas especiales durante
un periodo limitado. Un contratista es un poco más flexible en lo que se refiere a obtener dichas
técnicas especiales y equipo, mientras que dicho equipo puede no requerirse normalmente o no
estar disponible para ser usado en la planta.
Carácter: Deben ser hombres de negocios con una reputación de alta integridad,
confiables y seguros, en tal forma que los trabajos se inicien y terminen de acuerdo con un
programa previamente arreglado.
Con esta información, cada contratista puede ser calificado de acuerdo con sus
posibilidades. Tal clasificación debe incluir lo siguiente:
Finanzas: Debe ser capaz de llevar adelante las obligaciones financieras de un trabajo.
Esto protegerá al propietario contra embargos y paros del trabajo. La información en relación
con la situación financiera de un contratista se puede obtener del mismo contratista o por medio
de una investigación realizada a través de agencias mercantiles independientes, que se
organizan con este fin.
Consideraciones administrativas.
El estudio debe incluir los métodos del contratista en lo que se refiere a estimaciones,
toma de tiempo, cargo, relaciones con los trabajadores, seguro y a veces otros aspectos.
Seguro: Los contratistas deben asegurarse o desear tener un seguro amplio para
proteger al propietario mientras están empleados en una planta. Los tipos de seguro y las
cantidades aseguradas están influidas por el trabajo, por su localización y por las leyes estatales
bajo las que se ejecuta el trabajo.
Antes de emplear a cualquier contratista deben mostrarse los certificados de seguro para
ser aprobados por el propietario.
Selección de contratistas.
Una vez que se ha obtenido toda la in formación sobre contratistas potenciales, se debe
hacer un análisis final y comparación de las calificaciones totales, teniendo en mente las
calificaciones mínimas necesarias para el trabajo considerado.
Tener una organización efectiva, con una buena reputación basa en carácter y
cumplimiento, en relación con trabajos anteriores
Tener estabilidad financiera.
Tipos de trabajo.
El trabajo desarrollado por los contratistas puede realizarse por tres tipos generales de
contratos: de suma total, de precio unitario y de administración. La forma de contrato usada
depende del tipo de trabajo, de la flexibilidad requerida por un trabajo y de la ventaja que tiene
uno sobre el otro, en una situación determinada con respecto al propietario.
Si para una tarea bajo estudio se requiere de todas las cuadrillas para terminarla con
éxito, se debe considerar si se va a retener a un solo contratista como contratista general y que él
administre, en calidad de subcontratos, el trabajo de los técnicos que no es realizado por su
fuerza de trabajo propia, o si se va a controlar el trabajo de varios técnicos en forma separada.
La forma en que se va a llevar a cabo la tarea depende del tamaño, de la complejidad y de las
habilidades de los representantes del ingeniero de la planta. Si se deja una obra a un
contratista general para que administre todos los técnicos que no son suyos propios por
subcontratos, el contratista general se responsabiliza de la administración y coordinación total
de los subcontratistas. Aunque ciertamente el costo de una tarea que se realiza en esa forma es
mayor, debido a los honorarios del contratista general por administrar los subcontratos, en
algunas tareas grandes este arreglo puede ser deseable. Un factor compensante es que el
contratista general permite normalmente que las partes de trabajo que no sean ejecutadas por su
fuerza laboral propia queden en manos de subcontratistas que él conozca.
Como resultado, cada subcontratista se encuentra más posibilitado para integrar mejor
su fuerza de trabajo con la de otros subcontratistas, mejorando con ello la realización y calidad
de la obra.
Si se deja que los diferentes trabajos se realicen o ejecuten por contratistas diferentes, la
carga de la administración y coordinación de la obra corresponderá por entero a los
representantes del ingeniero de la planta. En tareas relativamente pequeñas se puede hacer esto
y se puede obtener un ahorro igual a la cantidad de los honorarios que se le pagarían a un
contratista general. Sin embargo, en trabajos más grandes se pueden encontrar dificultades, a
menos que el grupo de ingeniería esté bien organizado. Se pueden realizar muchos trabajos
ventajosamente por medio de una combinación de los métodos descritos. Por ejemplo, algunas
partes de un contrato grande, como es el aspecto arquitectónico, pueden manejarse por un
contratista, mientras que todas las tareas especializadas, como la excavación, el apilamiento y
los trabajos mecánicos, pueden ser manejados por subcontratistas responsables de esos aspectos.
Control de contratistas.
El representante del ingeniero de la planta tiene una parte vital en el control del
contratista. El puede empezar examinando los planos de ingeniería en lo que se refiere a
terminación o corrección, y luego integrarlos con las especificaciones que sean necesarias para
definir el alcance del trabajo.
Como este funcionario está tan estrechamente involucrado con la obra, es natural
esperar que él intervenga en el examen y aprobación de las facturas del contratista y en los
documentos adicionales, como hojas diarias de tiempo, comprobantes de materiales remitidos
por les abastecedores y documentos referentes a la renta del equipo. Estos documentos, que
apoyan las facturas del contratista, pueden requerirse únicamente cuando se usa un tipo de
contrato de administración.
Después de la terminación de la obra y antes del pago final, se debe hacer una última
inspección para proceder a la aceptación en presencia del contratista, para asegurar la
satisfacción y corrección de detalles pequeños en el trabajo, en caso de que se requiera. Un
contratista que sabe que se va a llevar a cabo dicha inspección, se asegurará de que se realice
un buen trabajo por su personal, para evitar costos indebidos después de la terminación de la
obra.
Garantías y multas.
Siempre que sea posible se deben establecer garantías en las especificaciones, para
cubrir fallas en las instalaciones originadas por mano de obra defectuosa o por materiales
incorrectos proporcionados por el contratista. El periodo garantizado varía con los materiales
usados. Por ejemplo, los techos pueden ga- rantizarse por un período de diez a veinte años
después de su terminación, el trabajo mecánico y de estructuras de acero puede garantizarse por
un año, y otras fases como aspectos arquitectónicos pueden no incluir garantía. Sin embargo,
cuando resulta aplicable, es aconsejable que un contratista firme un contrato de garantía para
salvaguardar al propietario.
Las multas pueden usarse bajo ciertas condiciones. Si la consideración del tiempo es lo
crítico para terminar una instalación en una fecha precisa y desde el punto de vista financiero le
costará al propietario, se puede usar una multa a discreción del propietario para protegerlo y
dar un incentivo adicional al contratista
para terminar el trabajo de acuerdo con lo programado. Sin embargo, el uso de una multa puede
llevar a la realización de un trabajo malo o defectuoso, para asegurar la terminación de acuerdo
con lo programado. En general, si se emplea un contratista respetable, no se necesitan las
multas.
EJEMPLO:
9. Medidas cautelares. Las partes del presente comprenden que los servicios que
prestará el contratista y los derechos y privilegios otorgados a la empresa
conforme al presente son de naturaleza especial, única y singular, lo que les
aporta un valor extraordinario cuya pérdida no podría resarcirse en forma
razonable o adecuada a través de daños y perjuicios en ninguna acción legal y
que la violación de cualquiera de las disposiciones del presente contrato por
parte del contratista podría ocasionar un daño irreparable a la empresa. El
contratista acuerda expresamente que la empresa tendrá derecho a recurrir a
medidas cautelares y otro tipo de recursos compensatorios en caso de que el
contratista no cumpla alguna de las disposiciones del presente contrato, o para
impedir que esto suceda. No obstante, la utilización de dicho recurso
compensatorio no deberá interpretarse en modo alguno como una renuncia a
otros derechos o recursos que pueda tener la empresa, ya sea relativos a daños
y perjuicios o de otro tipo. Se interpretará que los diversos derechos y recursos
de los que goza la empresa conforme al presente contrato o a otras fuentes son
de naturaleza acumulativa y que ninguno de ellos significará la exclusión del
otro o de cualquier otro derecho o recurso contemplado por el derecho.
14. Sucesores a título universal y particular. Todas las disposiciones del presente
contrato serán vinculantes y beneficiarán a las partes y a sus herederos, de
existir, y a sus sucesores a título universal y particular.
15. Ley aplicable. La legislación del estado de [ ] regirá la validez del presente
contrato, la interpretación de sus términos y la interpretación de los derechos y
obligaciones de las partes.
16. Arbitraje. Toda disputa que surja de los términos del presente contrato o de su
interpretación será resuelta en [ ], conforme lo estipula el
reglamento de la Asociación de Arbitraje de los Estados Unidos, y la decisión
al respecto podrá registrarse en el tribunal competente.
17. Títulos. Los títulos de cada sección no se deben considerar parte del presente
contrato y no deberán interpretarse como una descripción exacta del contenido
de dicha sección.
19. Cesión. El contratista no deberá ceder ninguno de los derechos emanados del
presente contrato o delegar el cumplimiento de las obligaciones contempladas
sin el consentimiento previo de la empresa, otorgado por escrito.
[Nombre]
[Dirección]
[Nombre]
[Dirección]
[Nombre de la empresa]
Por:
Por:
Responderá directamente ante [nombre] y ante cualquier otra parte designada a tal
efecto por [nombre] en conexión con el cumplimiento de las obligaciones emanadas en virtud
del presente contrato. Asimismo, desempeñará cualquier otra tarea que acepte a solicitud
razonable de la empresa.
A partir de ese momento, el contrato sólo podrá extenderse por acuerdo mutuo entre las
partes, salvo terminación anticipada en virtud del presente contrato
REMUNERACIÓN: (Elija A o B)
A. A modo de remuneración total por los servicios prestados en virtud del presente, la
empresa pagará los servicios del contratista a una tarifa por hora de [monto en dólares]; el pago
total no deberá superar un monto de [monto en dólares] sin autorización previa por escrito,
otorgada por un representante de la empresa. Dicha remuneración será pagadera en un plazo de
30 días a contar a partir de la recepción de la factura mensual del contratista en concepto de
servicios prestados, acompañada de la documentación correspondiente.
B. A modo de remuneración total por los servicios prestados en virtud del presente
contrato, la empresa pagará al contratista la suma de [monto en dólares], pagaderos [fecha y
condiciones de pago].
3. CONTROL DE LA GESTION DE MANTENIMIENTO
3.1. Definición
Es un proceso que consiste en asegurar que las actividades reales se ajusten a las
actividades planificadas. Permite mantener a la organización o sistema en buen camino.
3.2. Importancia
Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen
planes exitosamente.
Ser flexibles.
Ser económicos.
Ser oportunos.
Ser frecuentes.
Rápido y flexible
Permanente
Comprensible
Informativo
Herramientas de control
Índices de control.
Índices de control
Índices de planificación
HH trabajadas / HH disponibles.
HH extraordinarias / HH disponibles.
HH mantenimiento / HH producción.
Índices de costos
Presupuesto de mantenimiento
Costos de mantenimiento
Parámetros de costos
Repuestos
Materiales
Mano de obra
Equipos y herramientas
Centros de costos
Son las áreas de la empresa que tienen manejo y control sobre el consumo de recursos
(material, mano de obra, etc.).
Elementos de costos
Materiales directos
Programas de producción
Falta de planificación.
Proyectar los costos de mantenimiento, tanto por equipo como por centro de
costos.
El presupuesto es un plan de acción que fija normas económicas o me-tas para que se
base en ellas el departamento de mantenimiento durante el ejercicio presupuestario. Pero
para que el presupuesto pueda ser un instrumento de control es preciso que el desempeño se
compare con él y se haga una valoración. El control mediante el presupuesto permite al
Director Empresarial saber si el desempeño se efectúa en forma satisfactoria o dar los pasos
indispensables para corregir cualquier problema, antes de que termine la vigencia del
presupuesto. Los informes de variaciones mensuales son el medio por el cual el controlador
notifica al ingeniero de fábrica de cualquier deficiencia en el desempeño. En estos informes
deberán hacerse constar tanto los sobregastos como los bajogastos, toda variación deberá
investigarse y ser explicada.
La dirección del mantenimiento entiende que hay una fluctuación normal en el costo de
las reparaciones y que es imposible una adhesión exacta a los gastos mensuales
pronosticados, excepto para maniobras en gran escala. La gerencia de la compañía reconoce
esto con frecuencia fijando límites, digamos el 5 al 10% en más o en menos como
razonables. Sin embargo, una variación de esta magnitud siempre positiva o siempre
negativa puede resultar en una variación acumulativa de proporciones considerables en un
largo período. Por esta razón, la variación acumulativa deberá recibir tanta atención como
los totales a corto plazo.
3.6. Centros de responsabilidad
Dichos centros son la médula del sistema de control, la evaluación se realiza en base al
cumplimiento de los objetivos asignados a cada una de estas unidades organizacionales.
Para que un centro de responsabilidad pueda ser considerado como tal, el directivo
responsable del cumplimiento de las funciones asignadas, tiene que haber recibido la delegación
de la autonomía para la toma de decisiones; si no existe delegación de esta autonomía, lo que
ocurre en las empresas organizadas de manera fuertemente centralizada, no se puede hablar de
centros de responsabilidad.
BIBLIOGRAFIA
Marcín Guzmán, Claudia Soledad y Romero García, Anwar Aram Propuesta de un plan
de mejora continua para una empresa de jardinería (2005 ). Cholula, Puebla.
http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lad/marcin_g_cs/