INSTRUCTIVO GERENCIAMIENTO

DE VIAJES

1. OBJETIVO
Establecer lineamientos y obligaciones para transporte y movilización de equipos y personal de la
compañía, que aporten a una conducción segura y libre de incidentes en las operaciones de
GRUPO ATLAS
2. ALCANCE
El Gerenciamiento o Administración de viaje, es aplicable en todos los desplazamientos terrestres,
tanto para los vehículos pesados como los livianos de GRUPO ATLAS, en cualquier desplazamiento
que exceda los 15 Km de distancia.
3. DEFINICIONES
Conductor de GRUPO ATLAS: Un conductor de GRUPO ATLAS es una persona que conduce un
vehículo de propiedad de la compañía, alquilado o rentado como parte de sus deberes con la
compañía. Esto excluye a empleados en su desplazamiento hacia su sitio normal de trabajo.
Vehículo de GRUPO ATLAS: Todo vehículo automotor de propiedad, arrendado, alquilado o
contratado por GRUPO ATLAS se define como un vehículo de GRUPO ATLAS
Conducción para los Negocios de la Compañía o Relacionados con el Trabajo: La conducción
relacionada con el trabajo se define como la conducción en ámbito laboral. Todo actividad de
conducción por el personal de la Compañía, incluyendo la asistencia a cursos, conferencias y
eventos organizados por la Compañía, viajes de negocios, visitas a campo o cualquier otra
actividad o presencia esperada por el empleador se define como “Relacionada con el Trabajo” o
“Negocios de la Compañía”, sin tener en cuenta si el vehículo es de propiedad o es arrendado
por la Compañía.
Conducción No Relacionada con el trabajo: La Conducción No Relacionada con el Trabajo es la
que se realiza en un ambiente que no es del trabajo tal como conducir entre lugares no
relacionados con el trabajo, actividades particulares.
Comentarios de Conducción: Es un comentario que hace verbalmente el conductor de lo
que ve, lo que hace, este manejo comentado se usa para evaluar la aplicación como parte del
manejo defensivo y de la prevención de accidentes. Un formato de la evaluación de habilidades
del conductor se realiza por un Entrenador de Conducción siguiendo una lista de verificación de
criterios definidos.
Vehículo Liviano: Todo vehículo automotor que tenga un GVWR (Índice de Peso del Vehículo en
Bruto) o GCWR (Grado de Combinación de Peso Bruto) de menos de 3.500kg.
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Bus: Todo vehículo diseñado para transportar 9 o más ocupantes.

Vehículo Pesado: Todo vehículo automotor que tenga un GVWR (Índice de Peso del Vehículo en
Bruto) o GCWR (Grado de Combinación de Peso en Bruto) mayor o igual a 3.500kg.

4. RESPONSABILIDADES
GERENTE DE OPERACIONES/ADMINISTRADOR:

Es el responsable de la autorización de los desplazamientos de todos los vehículos livianos y pesados en

todos los frentes de trabajo, revisión del sistema de rastreo GPS y reporte.

COORDINADOR/SUPERVISOR DE OPERACIONES

Es el responsable de las autorizaciones y movimientos de los vehículos pesados (CAMIONES, VACUUM,

PLATAFORMAS) y del correcto funcionamiento de los dispositivos del Rastreo Satelital GPS.

JEFE DE MANTENIMIENTO:

Es responsable de todos los vehículos estén operativos; debe estar pendiente de su funcionamiento
mecánico y eléctrico y del Sistema de Rastreo Satelital GPS y autorizaría los movimientos, en caso que no
se encuentre el Coordinador de Operaciones.

SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO:

Es el responsable de mantener los vehículos en buen estado, verificar que el sistema de rastreo funcione
y reportar cualquier anomalía.

JEFE/SUPERVISOR SSA:

Realizarán controles periódicos de los vehículos, de las autorizaciones y del manejo de la información de
este procedimiento.
CONDUCTORES GRUPO ATLAS:
Acatar todas las disposiciones de seguridad y políticas establecidas en este programa, así como
respetar las Leyes de transito establecidas en Ecuador y respetar los límites de velocidad
establecidos por GRUPO ATLAS
Es necesario que todos los conductores reciban el curso de Manejo Defensivo, que aprueben y
que mantengan su documentación habilitante (licencia) vigente.
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5. PROCEDIMIENTO

5.1. CONTROLES FUNDAMENTALES

5.1.1. ENTRENAMIENTO Y CAPACITACION
Todos los conductores de GRUPO ATLAS deben contar con su curso de MANEJO DEFENSIVO
actualizado y tener aprobado la capacitación de una tercera compañía.
 MANEJO DEFENSIVO 1 NIVEL
Capacitación formal solo para conductores de vehículos pesados y livianos, dictada por una
tercera compañía y debe ser aprobada por los participantes, la vigencia del curso es de 2 años.
5.1.2. CINTURONES DE SEGURIDAD
Es obligación de todos los empleados y contratistas de GRUPO ATLAS utilizar los cinturones
de seguridad debidamente ajustados en todo momento cuando conduzcan y deben asegurar
que todos los demás ocupantes del vehículo utilicen sus cinturones de seguridad durante
todo el movimiento del vehículo.
5.1.3. LIMITES DE VELOCIDAD
Los límites de velocidad establecidos y que deben ser conocidos y respetados por todos los
conductores de GRUPO ATLAS:

TIPO DE CARRETERA O VÍA LÍMITE DE VELOCIDAD MÁXIMA

Carretera asfaltada LIVIANO 90 Km/h;
PESADO 60Km/h
Carretera lastrada LIVIANO 45Km/h;
PESADO 30 Km/h
Campamentos y locaciones LIVIANO 20 Km/h;
PESADO 20 Km/h
Zonas pobladas LIVIANO 30 Km/h;
PESADO 30 Km/h
Plataformas petroleras y Rigs LIVIANO 10 Km/h;
PESADO 10 Km/h
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5.1.4. REVISIÓN DE LA NECESIDAD DEL DESPLAZAMIENTO

El uso de un vehículo de GRUPO ATLAS para cualquier actividad distinta a actividades
relacionadas con el trabajo no se permitirá. Los vehículos de GRUPO ATLAS no deben tomarse
para viajes no relacionados con el trabajo o actividades particulares, sin la aprobación del
Administrador/Gerente de Operaciones / Gerente General
Los Aprobadores (Supervisores) a todo nivel deberán indagar la necesidad que haya para todos
los viajes, siempre buscando la forma de prescindir del viaje o de encontrar un medio
alternativo de lograr el objetivo del viaje. Cuando la conducción es inevitable, deben siempre
explorarse alternativas, tales como combinar viajes o usar contratistas de transporte
aprobados, especialmente para los viajes "muy especiales" (transporte de equipo o personal de
GRUPO ATLAS no planeados/no rutinarios).
5.1.5. ESTADO FISICO DEL CONDUCTOR
Cuando se requiera, a todos los Conductores de GRUPO ATLAS deben ser examinados
médicamente antes de manejar un vehículo de la compañía, para asegurar que tengan la
capacidad funcional para manejar un vehículo en forma segura. Dentro de la evaluación se
incluirá un examen de agudeza visual y potenciales desórdenes del sueño.
Los conductores no deben manejar vehículos a menos que hayan descansado las 6-8 Horas y
estén y estén aptos para la conducción:
 Los conductores tendrán derecho a rehusarse a conducir cuando sientan que no han
descansado ni están despiertos totalmente.
 Los conductores deberán parar en un lugar seguro cuando se sientan somnolientos
y descansar hasta que sea seguro conducir.
 Los conductores deberán notificar a la gerencia sobre cualquier cambio en su condición
física o médica respecto a sus funciones. Esto incluye la notificación sobre el uso de
cualquier medicamento prescrito o que tome de otra manera, que pueda afectar su
capacidad para manejar en forma segura.
Esto incluye el uso de drogas de venta sin formula médica y drogas sintéticas que alteren
el estado de alerta del conductor.
Los casos que deben considerarse en esta evaluación incluirán:
 Infracciones por droga y alcohol
 Licencia de conducción suspendida o caducada
 Puntos en la licencia < 15
 Citaciones o choques repetidos
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5.1.6 REGLA DE LAS 16 HORAS

Los trabajadores no conducirán después de haber estado despiertos por más de 16 horas en el
periodo anterior de 24 horas, ósea que no hayan descansado las 8 Horas respectivas.
En viajes más largos o en una situación donde haya un potencial para que se alcance este límite,
el viaje será planeado de manera que el Conductor de GRUPO ATLAS tenga un periodo de
descanso de calidad antes de conducir de nuevo. El plan de viaje puede incluir conductores
extras, alojamientos, paradas, etc.
NOTA: Las siguientes limitaciones y recomendaciones son para los fines de actividades de
conducción únicamente y no se aplican a otras actividades laborales.
5.1.7. DESCANSOS DURANTE LA CONDUCCIÓN
A continuación los tiempos mínimos de descanso por periodo de conducción:
Horas de Periodo de
conducción descanso
2 horas 15 min.

Cada 2 horas de conducción, se debe parar un periodo de descanso de 15 minutos, para

estiramientos, descanso e hidratación.
5.1.8. TELEFONOS CELULARES Y OTROS DISPOSITIVOS MOVILES.
El uso de un teléfono móvil/celular u otro dispositivo móvil habilitada con red mientras esté
manejando, con o sin funcionalidad de manos libres, está prohibido. Estos dispositivos pueden
dejarse prendidos durante un viaje para alertar al conductor sobre llamadas o mensajes
entrantes.
Si se considera necesario responder una llamada, el conductor debe elegir un punto de salida
seguro para hacerlo fuera de la carretera y parar el vehículo en forma completa y segura.
Es obligación colocar las luces de parqueo y tomar las medidas de seguridad pertinentes.
5.2. ESPECIFICACIONES DE LOS VEHICULOS
Todos los vehículos de GRUPO ATLAS estarán acondicionados con base en la evaluación de uso
del mismo, serán mantenidos en orden operativo seguro de acuerdo con las especificaciones del
fabricante y los requisitos legales e incluirán las características de seguridad apropiadas. En
general, deben estar equipados con airbags (livianos), cinturones de seguridad de 3 puntos,
sistemas de frenos en buen estado y rastreo satelital.
 Las camionetas tendrán Roll Bar, dispositivos de rastreo satelital respectivo.
 Los vehículos pesados tendrán sus mantenimientos preventivos al día y rastreo satelital.
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 El uso de cualquier tecnología para transgredir los reglamentos de tránsito (tales como
detectores de radar) está prohibida.
 Los vehículos deben ser mantenidos en condición apta para carretera con un programa
de mantenimiento registro normal.
 Los Vehículos de GRUPO ATLAS tendrán Monitores de Mejoramiento del Conductor
individuales, configurados con el fin de rastrear el desempeño de conducción
individualmente de cada conductor.
 Las calcomanías o etiquetas deben ser adaptados de tal manera que no obstruyan la
visión del conductor ni impidan el uso de cualquier control del vehículo por parte del
conductor.
 No se colocarán adornos dentro de la cabina ni fuera del vehículo que pueda entorpecer
la visión del conductor.
 Toda instrumentación será en unidades de medición local, tal como el velocímetro,
el tanque de gasolina, etc..
 No se permiten llantas re-vulcanizadas en los vehículos livianos de GRUPO ATLAS y en
llantas direccionales de los vehículos pesados.

 5.3. PASAJEROS NO AUTORIZADOS

Pasajeros sin autorización no pueden viajar en los Vehículos de GRUPO ATLAS, salvo cuando lo
soliciten la policía/autoridades locales en caso de una emergencia extrema.
Bajo ningún concepto los conductores pararán a recoger pasajeros ajenos a la operación en
las vías.

5.4. LINEAMIENTOS GENERALES

Los siguientes son los lineamientos para el Gerenciamiento de la administración de viajes internos de
GRUPO ATLAS:
 Para los viajes o desplazamientos fuera de las horas de trabajo, se debe informar a su
Supervisor o Gerente de Operaciones, para llenar el formato administración de viaje.
 Siempre se debe constatar el buen estado mecánico y eléctrico del vehículo.
 Como política de GRUPO ATLAS, siempre se debe circular con las luces bajas encendidas.

 El viaje debe ser planificado para asegurar la llegada al destino propuesto, de preferencia
antes de las 20h00
 El Gerente y/o Coordinador de Operaciones controla mediante el programa las velocidades,
así como también las ubicaciones de los vehículos movimiento.
 Si el viaje o desplazamiento no puede ser completado antes de las 20H00 del mismo día de
salida, el Coordinador/Supervisor o Gerente de Operaciones, debe planificar cual sería el
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punto o lugar a detenerse, descansar y continuar el siguiente día.

 Cada vehículo debe tener como accesorio, mapas actualizados de las zonas donde GRUPO
ATLAS presta sus servicios.
 Se debe planificar con antelación los sitios de parada y descanso.
 Para planificar el siguiente viaje se debe tomar en cuenta los periodos de descanso (mínimo
6- 8 horas) y el trabajo previo que realizo el conductor.
 La conducción o desplazamientos nocturnos no están permitidos; a continuación, las
siguientes excepciones:
a) Para propósitos operacionales críticos
b) Para propósitos de emergencias
c) Por daños mecánico

Si el conductor no se reporta a su llegada dentro de una hora de su tiempo estimado de arribo, se

deberá seguir el siguiente procedimiento:
a) Se debe realizar una confirmación de llegada del conductor y acompañantes, a su lugar de
destino, mediante cualquier medio disponible, siempre y cuando aplique.
b) Si no se pudo verificar la llegada del conductor pasadas las 4 horas, se debe notificar
inmediatamente a Gerente/Coordinador/Administrador de Operaciones para iniciar la
búsqueda.
c) Se iniciara la búsqueda por el GPS y se le ubicará el sitio donde se encuentra, así como también
su trayectoria.
d) De no tener comunicación con el conductor, se enviará un vehículo de rescate al punto.

Cuando los vehículos salgan de los Campamentos, el Gerente/Administrador/Coordinador de

Operaciones debe asegurarse de que las hojas de administración de viaje estén disponibles en su
oficina. (Ver Anexo)
En garita de las Base Coca y Quito deben tener un registro de las salidas de los vehículos.
5.5. EVALUACIONES DE RIESGO Y APROBACIONES
Para la evaluación de riesgos y aprobaciones de los viajes, cada conductor deberá utilizar el
formato “Evaluación y Aprobación de Viajes”
Existen 3 Niveles de Aprobación de Viajes:
Riesgo 1: Riesgo BAJO (puntuación < a 15), viajes rutinarios en donde la distancia, tiempo de
descanso del conductor, condiciones climáticas, condiciones de la ruta, hora del día, etc., no
representan un riesgo significativo para el chofer y sus acompañantes.
APROBADOR: SUPERVISOR OPERACIONES Y MANTENIMIENTO
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Riesgo 2: Riesgo MEDIO (puntuación de 16 a 24), viajes en donde cualquiera de las condiciones
mencionadas en el riesgo 1 están presentes y eventualmente pudieran afectar negativamente la
jornada del viaje.
APROBADOR: COORDINADOR DE OPERACIONES / JEFE DE MANTENIMIENTO / SSA
Riesgo 3: Riesgo ALTO (puntaje > a 25), viajes que deberán ser evitados lo más posible o recurrir
a alternativas diferentes, de manera que los conductores y sus acompañantes no se expongan a
los peligros inherentes la jornada del viaje en cuestión.
APROBADOR: ADMINISTRADOR/GERENTE DE OPERACIONES / GERENTE GENERAL
En todos los casos los Supervisores / Jefes de áreas tiene la responsabilidad de aprobar los
respectivos documentos y de ser necesario impedir la salida si no se prestan las garantías
necesarias de seguridad.

6. REFERENCIAS
 Formato de aprobación de Gerenciamiento de viajes, Código de Referencia: QHSE-R1-
GV-FM-001-01.

7. PIE DE FIRMAS

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Mario Navarrete Paulo Cumbal Marcelo Navas