Diapositivas - Ejecución de Acciones de Mantenimiento

Programa de Mantenimiento de Locales Educativos
"Ejecución de acciones de
mantenimiento en II. EE."
Objetivos del taller:

1. Orientar a los responsables de mantenimiento en el
procedimiento de ejecución de acciones de Mantenimiento
2021.
Contenido
• Recomendaciones para la ejecución de acciones

• Fechas clave
• Procedimientos a considerar
• Recomendaciones finales
Recomendaciones para la
ejecución de acciones
Recomendaciones para la ejecución de acciones

Condiciones de bioseguridad
1 Previas
a la ejecución
Promover
comunicaciones
Preferiblemente
cotizaciones por
Disponibilidad de kit
de higiene en el local
Realizar una
programación de
virtuales medios virtuales educativo trabajos
2 Durante
la ejecución Zona de desinfección Seguir un protocolo y Ingreso al personal Respetar el
control de ingreso estrictamente necesario distanciamiento
social
3 Posterior
a la ejecución Preferiblemente Distanciamiento Lavado de manos Desinfección de
pagos electrónicos social al presentar ambientes previo al
firmas uso
Ver Anexo N° 05 de la NT Específica aprobada mediante RM N° 005-2021.

Planificación de ejecución
• Elaborar un presupuesto para cada actividad e identificar qué tipo de
comprobante solicitar para cada una.
• Promover la participación del comité responsable: no únicamente para el
visado de documentos, la ejecución es responsabilidad de toda la comisión.
• Realizar una planificación de las acciones (calendarización o programación)
para 1) evitar aglomeraciones y 2) tener conocimiento y manejo sobre los
tiempos, identificando:
- Fechas
- Persona a cargo de la actividad
- Recursos o presupuesto programado
- Tipo de comprobante a conservar
- Puede utilizarse como ejemplo la Matriz de planificación de ejecución de
acciones

Planificación de ejecución
Matriz de planificación de ejecución de acciones

Fechas clave
Fechas clave
EJECUCIÓN DE ACCIONES DECLARACIÓN DE GASTOS
1 2 3 4 5
UGEL UGEL
DRE DRE
Aprobación de Retiro de Ejecución de Registro panel Registro de Verificación de

FAM recursos acciones de culminación declaración de declaración de
de acciones gastos gastos
Fechas límite 21 de mayo 23 de julio 23 de julio 04 de agosto 20 de agosto 03 de setiembre
Nota: únicamente se podrán retirar los

recursos cuando la FAM sea aprobada por la
UGEL.
Procedimientos a
considerar
1. Retiro de recursos
Recuerda que para el retiro de los recursos es
requisito contar con la FAM VERIFICADA:
• FAM debe priorizar:

1) Mantenimiento en Aulas y SSHH
2) Otros espacios
• Evitar el uso de las unidades de medida “Estimado” y “Global” cuando es posible

presentar las unidades de medida sugeridas en la FAM.
• Recordar a los Responsables que deben tomar fotografías del estado previo a la
realización de los trabajos de mantenimiento y adquisiciones.
Verificar en el sistema que la cuenta está activa (ya
no bloqueada)
• Evaluar todas las posibilidades para retiro y devolución de recursos.

• Buscar horarios de menor afluencia, pero tomando las precauciones
necesarias.
• Recordar que el máximo para retiros diarios en:
• Cajero: S/. 3,000.00
• Agentes: Depende de la disponibilidad de efectivo de los mismos
¿Qué se necesita para poder retirar el recuso?: FAM aprobada
¿Fecha límite para retiro de recursos?: 23 de julio
¿Puedo retirar todo el dinero en una sola transacción?: Sí, pero…

- Si no se utiliza todo el monto, el saldo debe ser devuelto*.
- Retirar únicamente el monto aprobado mediante la FAM (verificar en el

sistema), no intereses.
- Conservar váuchers de todas las transacciones (retiros y devoluciones)
Recuerda que este año habrán 4 intervenciones de Mantenimiento, cada una con montos ya definidos
que deben ser respetados: Mantenimiento, Kits de Higiene, Rutas Solidarias y Estaciones de Lavado de
Manos (DU 021-2021)
2. Ejecución de acciones
Roles durante la ejecución de acciones
Colaborar en el aspecto técnico y supervisar
el uso de recursos en la jurisdicción
Especialista de
infraestructura
UGEL
Ejecución de Monitorear /
acciones de supervisar el uso
mantenimiento:
Comisión
Responsable CONEI de recursos y la
contratación y ejecución de
pagos
Responsable
Mantenimiento
acciones en la IE
Contratación de servicios y compras:
De acuerdo a lo aprobado en la FAM y al Manual de Mantenimiento 2019 (RDE N°
038-2019-MINEDU).
Todos los comprobantes deben estar:

• A nombre de la IE o del Responsable.
• Visados, como mínimo, por 2 miembros de la comisión responsable (*puede variar

según requerimientos de la UGEL).
• Con fecha máxima de 04 de agosto.
Se pueden ir realizando registros parciales de ejecuciones en el sistema, conforme se

ejecuten las acciones.
● El maestro de obra debe disponer de sus propios EPPs y herramientas de
trabajo.
● Recordar la planificación de acciones: programar los trabajos para evitar
aglomeraciones
● Es recomendable disponer de un contrato con el maestro de obra y no efectuar
el pago total por adelantado.
Sobre los comprobantes para contratación de servicios, considerar:

● Recibo por honorarios (RxH) electrónico.
● Los comprobantes deben detallar el concepto/ acciones, área intervenida y montos desagregados. Por
ejemplo:
● Reparación de 30m2 de cobertura de plancha galvanizada.
● Si el maestro de obra está implementando servicios sobre elementos de intervención distintos, su
comprobante debe estar desagregado por cada elemento. Por ejemplo:
● Pintado de 03 puertas
● Pintado de 02 mesas
• Se podrá delegar la adquisición a algún miembro de la Comisión Responsable.
• No adquirir herramientas de trabajo que deben ser provistas por el maestro

de obra.
Sobre los comprobantes para compras, considerar:

● Promover que el comprobante incluya los montos de transporte de materiales.
● Evitar mezclar los montos de materiales de distintos elementos de intervención en un mismo
comprobante.
● De haber obtenido un único comprobante, ser cuidadoso para identificar la desagregación de
los montos para cada elemento de intervención para la posterior declaración de gastos.
Ejemplo comprobante
de pago
Boletas o Facturas, detallando
10 05 2021
insumos, cantidades, precio
unitario (idealmente
especificando marca y demás 30 30 und. De plancha galvanizada de de 3.60 m x 0.80 50 1500
características), por ejemplo: m x 0.20 mm de espesor
● 30 und. de plancha 10 10 listones de madera de 2x2x12“ 15 150
galvanizada de 3.60 m x 0.80
m x 0.20 mm de espesor
● 10 listones de madera de
2x2x12“
1650
• Recomendaciones para la organización de documentos

Vouchers del retiro y/o
Comprobantes RPH Declaración jurada
devolución de recursos
Se deje corroborar que los Si se adquirieron materiales Si el proveedor prestó

En caso se trate de un medio
montos retirados no excedan para distintos elementos de servicios para varios
de transporte, se debe
el presupuesto asignado. intervención, se deberán elementos de intervención,
especificar los tramos, tipo
desagregar montos por cada su RPH deberá desagregar
de vía, los materiales
De ser el caso, devolver el uno de estos. montos y detalles por cada
trasladados, e idealmente
excedente en la cuenta uno de estos
los datos de quien prestó el
correspondiente y subir el Ingresar toda la numeración
servicio.
voucher de la devolución completa, incluido el
(de corresponder según la fecha) número de serie.
Acta de CONEI (Comité Veedor)

Estaciones de lavado de manos – DU N° 021-2021
• 15 757 LE beneficiarios: No son todos los locales beneficiarios de Mantenimiento serán
también beneficiarios de esta intervención.
• Transferencias de S/2400 a la cuenta del Responsable de Mantenimiento para uso exclusivo
de las estaciones de lavado de manos. No podrá ser utilizado para otras intervenciones de
mantenimiento.
• Se mostrará precargada como una partida extra a las ya publicadas (Mantenimiento, Kits
de Higiene, Rutas Solidarias):
1. El monto programado para esta partida, como con las otras, deberá incluir los costos de mano de
obra (instalación), materiales (accesorios) y/o de traslado.
2. De no contar con FAM iniciada, aparecerá en el sistema de manera automática el monto para la
“ESTACIÓN DE LAVADO DE MANOS DU N° 021-2021”.
3. De contar con FAM verificada, se deberán declarar los gastos incurridos en la DG.
Para decidir, junto con la comisión, el mejor tipo de
lavamanos hay que considerar:
• Pueden ser fijos (por ejemplo, cerámica o concreto) o
Lavamanos de
móviles (fibra de vidrio o acero inoxidable) cerámica vitrificada Lavamanos de concreto
• Disponibilidad de agua y desagüe
• Espacio disponible en el local educativo
• Facilidades para realizar los trabajos
• Costos de transporte
• Tipo de productos de la zona
• Nivel o tipo de servicio educativo (tamaño / altura)
Lavamanos Lavamanos de
de fibra de acero
vidrio inoxidable
(puede no requerir instalaciones de agua y
desagüe)
• ¿Se puede implementar estructuras como parte de las estaciones?
🡪 No, no es posible, por ejemplo, contemplar la construcción de techos
o coberturas para las estaciones de lavado de manos con este recurso.
• ¿Se pueden adquirir lavamanos portátiles de diseños / modelos distintos a
los propuestos en las guías?
🡪 Sí, siempre y cuando cumplan con las necesidades de la IE y no se
exceda el recurso transferido.
• ¿Se deben instalar estaciones de lavado de manos aún si la IE no cuenta con
agua de la red pública?
🡪 Sí, hay opciones de tipos de estación de lavado de manos.
• ¿Se pueden hacer tanques o depósitos de agua con el recurso transferido
para las estaciones de lavado de manos?
🡪 No, no con el recurso del DU, pero sí con el recurso del Mantenimiento
Regular.
¿Qué debe comprender una estación
de lavado de manos?
- Pozo de lavado
- Dispensador de agua (grifo, caño)
- Depósito de agua o punto de
agua
- Depósito de agua sucia o desagüe
(los lavaderos móviles pueden no
considerarlo)
- Accesorios.
Estaciones de lavado de manos FAM
• Los LE que no son beneficiarios del DU tienen la posibilidad de instalar, reparar o mantener estaciones
de lavado de manos con los recursos del Mantenimiento regular.
• Esta actividad debe ser programada y registrada en la FAM y seguir el procedimiento estipulado en la NT
sobre Mantenimiento regular.
3. Registro de Panel de Culminación de acciones (ficha de término)
Registro fotográfico:
Antes Durante Resultado final
04 de agosto
A través de Mi Mantenimiento
Detalle de las acciones realizadas
El monto total incurrido por lo ejecutado

deberá coincidir con los comprobantes a presenta en la DG

ejemplo - infraestructura
La foto muestra el antes de realizar los trabajos Se muestra el proceso constructivo del Trabajo terminado del mantenimiento en el falso
de mantenimiento en el falso cielo del aula. mantenimiento en el falso cielo del aula. cielo del aula.
ejemplo - kits de higiene
Ambiente seguro donde se Proceso de traslado de los kits de higiene Kits de higiene almacenados en el local
almacenarán kits de higiene adquiridos educativo.
4. Registro de declaración de gastos

Antes del vencimiento del Después del vencimiento del
registro del Panel de culminación registro del Panel de
de acciones Culminación de acciones
(según N.T. desde 05 de agosto) :
(según N.T. hasta 04 de agosto)
• Depositar a Cuenta Corriente de
Pronied: N° 0000-860867
• Depositar saldos retirados, (M.EDUCACIÓN PRONIED)
pero no utilizados • Registrar formato de
devoluciones
de saldos a la cuenta de Pronied +
• No ingresar al sistema* váucher, en el sistema.
• Saldos no ejecutados + intereses
retirados.
*Igual se sugiere conservar el váucher
• Registrarla al culminar todas las acciones, incluida la devolución

de saldos, hasta el 20 de agosto.
• Al completar el formato y subir la información requerida en el

sistema, se debe:
• Enviar el expediente, de preferencia virtualmente por mesa de partes, a la
UGEL.
• La UGEL puede estipular fechas previas a las fechas límites en la norma
para este paso, pero debe comunicarlas vía DRE y Oficio a la UGM, así
como a los responsables, con anticipación.
• TODO, comprobantes de pago, comprobantes de retiros y

comprobantes de devolución (de ser el caso) debe cuadrar.
* Hacer el ejercicio antes de completar la información en el sistema.
*Recordar que se pueden efectuar registros parciales y que

pueden declarar elementos de intervención no
programados
ejemplo de
declaración de
gastos
mantenimiento
sustento por cada

cambio de monto o
elemento no
programado
desagregación de
montos por
materiales y mano
de obra
preferentemente
comprobantes y RPH
diferenciados por
elemento, pese a ser
un mismo proveedor
4. Registro de declaración de gastos ejemplo de

declaración
de gastos de
kits de higiene
detalle de cada
insumo adquirido.
firmas
registro en expediente mesa de Comisión
4. Registro de declaración de gastos elsistema de partes - UGEL Responsable
Vouchers de retiros del BN X X X

X por cada
Vouchers de depósito en cuenta en el BN X X documento
Formato de devolución de recursos (de corresponder) ** X X
Comprobantes de pago X X X
Formato de Declaración de Gastos* X X X
Acta del CONEI ** + Acta de conformidad (opcional) X X X
Fotografías (3 a más) X X
al final del
Acta de compromiso* X formato
Ficha de Acciones de Mantenimiento (FAM) * X X

Panel de Culminación de Acciones * X X
** Según formato de la NT RM N° 005-2021-MINEDU
*Obtenido del sistema

Sobre las firmas:
- Confirmar con la UGEL los requisitos para la presentación de documentos (número de firmas)
- Pueden ser firmas “digitales” si la Ugel lo permite, las cuales:
- Pueden ser una fotografía o escaneo de la firma, legible.
- Deben presentarse con cada documento a validar (autorización del firmante por cada documento).
- Deben presentarse con la justificación del firmante que autoriza el uso de su firma (por cada documento).
Comisión
Responsable Comisión Responsable CONEI CONEI
- Documentos a presentar a UGEL • Suscribir el Acta de
como parte del expediente, tales representantes de la comisión
como: responsable y el CONEI, para su
- Actas, FAM, Váuchers y posterior visado por a Comisión
comprobantes de pago, DG, y Responsable como parte del
*Panel de culminación de Expediente
acciones.
Recomendaciones finales
● Hacer uso de herramientas para la planificación: Matriz de planificación de
ejecución de acciones: basada en las acciones proyectadas en la FAM
● Se deben conservar todos los vouchers y comprobantes de pago de cada

gasto incurrido en buen estado (no borrones, enmendaduras, etc).
● Se debe tomar fotografías de todo el proceso de mejora de la infraestructura

o adquisiciones (antes, durante y después).
● Las actividades se deben ejecutar en cumplimiento de los protocolos de

bioseguridad. Hacer seguimiento con “Ficha de verificación de condiciones de
Bioseguridad”.
● Adquisición de Kits de Higiene previo al inicio de trabajos de

mantenimiento: para asegurar el cumplimiento de protocolos, sin desmedro
de que los trabajadores cumplan sus propios protocolos y tengan sus propios
materiales y EPP.
● Si los fondos no llegan, consultar con la Ugel y UGM, pero evitar hacer uso de
otros fondos, préstamos, o fondos personales para la ejecución.
● Mantener ordenadas las cuentas: si el responsable ya cuenta con una cuenta

en el BN o recibe fondos por otras intervenciones o programas, no mezclar
los fondos.
● Para la presentación del expediente de DG: Identificar si la Ugel tiene Mesa

de partes física o virtual, cuáles son los días y horarios de atención y dirección
(si es física) o correo (si es electrónica).
● Verificar si la UGEL ha establecido requisitos adicionales o nuevas fechas

para la presentación de documentos.
● Los comprobantes deben estar a nombre de la IE o del Responsable de

mantenimiento, y no deben exceder la fecha de 04 de agosto de 2021.
● Incluir un “acta de conformidad” del CONEI, en aval de las acciones
ejecutadas, la cual deberá ser unida al acta del CONEI en la DG.
● Si se ejecutaron acciones no programadas, incluir evidencias de la
autorización de cambio de elemento de intervención de la UGEL.
● En la Declaración de Gastos, incluir todos los documentos adicionales que

permitan sustentar la rendición de los gastos efectuados, a fin de evitar
cualquier irregularidad o inconveniente posterior para el responsable de
mantenimiento.
● Se recomienda dejar una copia fedateada en la UGEL, a fin de que el

responsable de mantenimiento conserve el expediente original.
● Se recomienda conservar una copia del expediente en la IE.

IV. Preguntas
Programa Nacional de Infraestructura Educativa - PRONIED

Unidad Gerencial de Mantenimiento – UGM
mimantenimiento@pronied.gob.pe
Consignar los datos del responsable de
Ejemplo de mantenimiento (nombre, DNI) y los
datos de la de la IE
declaración (nombre y código de local)
Consignar datos del proveedor

jurada y los datos de la movilidad y
monto
Detallar elementos
transportados
Se recomienda tomar fotografía

del medio de traslado, en que
Solo están permitidas preferentemente se visualice la
de manera placa de la movilidad.
excepcional en zonas o
medios de transporte
sin disponibilidad de
comprobantes, y Detallar ruta y/o
tramos de transporte
previa coordinación
con la UGEL.
Considerar fecha
máxima de
emisión hasta el
23/07

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Matriz de planificación de ejecución de acciones

Aprobación de Retiro de Ejecución de Registro panel Registro de Verificación de

Nota: únicamente se podrán retirar los

• FAM debe priorizar:

• Evitar el uso de las unidades de medida “Estimado” y “Global” cuando es posible

• Evaluar todas las posibilidades para retiro y devolución de recursos.

¿Qué se necesita para poder retirar el recuso?: FAM aprobada

¿Fecha límite para retiro de recursos?: 23 de julio

¿Puedo retirar todo el dinero en una sola transacción?: Sí, pero…

- Retirar únicamente el monto aprobado mediante la FAM (verificar en el

- Conservar váuchers de todas las transacciones (retiros y devoluciones)

Todos los comprobantes deben estar:

• Visados, como mínimo, por 2 miembros de la comisión responsable (*puede variar

• Con fecha máxima de 04 de agosto.

Se pueden ir realizando registros parciales de ejecuciones en el sistema, conforme se

Sobre los comprobantes para contratación de servicios, considerar:

• No adquirir herramientas de trabajo que deben ser provistas por el maestro

Sobre los comprobantes para compras, considerar:

• Recomendaciones para la organización de documentos

Se deje corroborar que los Si se adquirieron materiales Si el proveedor prestó

Acta de CONEI (Comité Veedor)

3. Registro de Panel de Culminación de acciones (ficha de término)

Antes Durante Resultado final

3. Registro de Panel de Culminación de acciones (ficha de término)

Detalle de las acciones realizadas

El monto total incurrido por lo ejecutado

3. Registro de Panel de Culminación de acciones (ficha de término)

ejemplo - kits de higiene

4. Registro de declaración de gastos

4. Registro de declaración de gastos

• Registrarla al culminar todas las acciones, incluida la devolución

• Al completar el formato y subir la información requerida en el

• TODO, comprobantes de pago, comprobantes de retiros y

4. Registro de declaración de gastos

*Recordar que se pueden efectuar registros parciales y que

sustento por cada

4. Registro de declaración de gastos ejemplo de

Vouchers de retiros del BN X X X

Ficha de Acciones de Mantenimiento (FAM) * X X

4. Registro de declaración de gastos

● Se deben conservar todos los vouchers y comprobantes de pago de cada

● Se debe tomar fotografías de todo el proceso de mejora de la infraestructura

● Las actividades se deben ejecutar en cumplimiento de los protocolos de

● Adquisición de Kits de Higiene previo al inicio de trabajos de

● Mantener ordenadas las cuentas: si el responsable ya cuenta con una cuenta

● Para la presentación del expediente de DG: Identificar si la Ugel tiene Mesa

● Verificar si la UGEL ha establecido requisitos adicionales o nuevas fechas

● Los comprobantes deben estar a nombre de la IE o del Responsable de

● En la Declaración de Gastos, incluir todos los documentos adicionales que

● Se recomienda dejar una copia fedateada en la UGEL, a fin de que el

● Se recomienda conservar una copia del expediente en la IE.

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declaración (nombre y código de local)

Consignar datos del proveedor

Se recomienda tomar fotografía

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