Programa de Mantenimiento

de Locales Educativos 2022

 Taller sobre la etapa de ejecución de
acciones de mantenimiento en IIEE
Objetivos del taller

• Brindar asistencia técnica a los responsables de mantenimiento de las IIEE

sobre la etapa de ejecución de acciones de mantenimiento.

• Identificar de manera conjunta las dificultades más comunes que

enfrentan.

• Resolver las dudas y consultas respecto a la etapa la ejecución de acciones

y compartir soluciones.
BLOQUE I
Ejecución de acciones del Programa de Mantenimiento 2022
Etapa de ejecución de acciones

Como responsable de mantenimiento, en coordinación con la

Comisión Responsable, contratas los servicios de ejecución de
mantenimiento conforme a lo programado en la FAM
aprobada/verificada y de acuerdo a lo indicado en las asistencia
técnicas realizadas por el PRONIED y por DRE / UGEL.
Guía General “Parámetros de Mantenimiento de la
Infraestructura Educativa”
Guía “Parámetros Específicos de Mantenimiento de Componentes
de la Infraestructura Educativa”

El objetivo de las guías es orientar la realización de actividades

vinculadas al mantenimiento preventivo bajo determinados
parámetros.
 Roles durante la ejecución de acciones

Colaborar en el aspecto técnico y supervisar

el uso de recursos en la jurisdicción
Especialista de
infraestructura
DRE / UGEL

Monitorear /
Ejecución de supervisar el uso
acciones de Comisión de recursos y la
Responsable CONEI
mantenimiento: ejecución de
contratación y Responsable
Mantenimiento
acciones en la IE
pagos
¿Cuándo inicia la ejecución de acciones?

Registro
y envío
de FAM
Retiro del recurso
1. ¿ Cómo saber si ya tengo autorización para el retiro del monto asignado?
Debo verificar en la plataforma MI MANTENIMIENTO:
- El estado de ficha FAM: VERIFICADA
- El estado de cuenta bancaria: CUENTA TRANSFERIDA
- La situación de cuenta: ACTIVO (ACT)

2. ¿En que lugares puedo realizar el retiro del monto asignado?

- Banco: No hay limite de retiro, salvo excepciones de alguna agencia.
- Cajero: S/. 3,000.00 por día.
- Agentes: Depende de la disponibilidad.

3. ¿Puedo retirar el dinero en una o varias transacciones?

Ambos son factibles, depende de la organización como responsable de
mantenimiento.
Recomendaciones retiro del recurso en el BN

1. Verificar en el Sistema el monto asignado a la I.E. antes de realizar el retiro.

2. No retirar los intereses que genera el monto asignado en la cuenta de ahorros.
3. Se puede retirar el monto asignado en una o varias transacciones.
4. Conservar todos los voucher(s) de las transacciones en el BN (retiros y
devoluciones)
5. Si no se utiliza todo el monto retirado, el saldo restante debe ser devuelto.
6. Evaluar todas las posibilidades para retiro y devolución de recursos: ventanilla,
agentes y cajero.
7. Por seguridad: buscar horarios de menor afluencia. Tomar precauciones de
seguridad y cumplir con protocolos sanitarios Covid-19.
 Recomendaciones retiro del recurso en el BN

• Recordar que la cuenta asignada es solo para el uso del Programa de Mantenimiento, no puede
hacer uso de la cuenta de ahorros o de los recursos asignados para fines personales. Ejm: no realizar
depósitos indebidos (ingresos personales, haberes, etc), ni malversar recursos.

• Identificar que la suma de los montos de los vouchers de retiro no exceda al monto asignado de la IE,
porque ello podría significar que ha efectuado el retiro de los intereses de la cuenta bancaria o saldos
anteriores. En caso suceda ello se procede a la devolución del exceso retirado.
 Contratación y compras
COMPROBANTES DE PAGO

Se recibirán comprobantes de pago conforme al reglamento de SUNAT por mano de obra, adquisición de materiales,
bienes y servicio de transportes:

• Mano de obra con Recibo por Honorarios o boletas, detallar en el recibo los servicios prestados por las acciones
y espacios conforme a lo ejecutado. Además de montos desagregados en caso se detallen varios servicios.

• Compra de materiales con boletas o facturas electrónicas, detallar insumos, cantidades, precio unitario, precios
totales, idealmente marca y características.

• Transporte con boleta o factura electrónica, detallar elementos transportados, ruta (punto de inicio y llegada),
tipo de vehículo y datos del transportista.

IMPORTANTE! Infórmate sobre la nueva disposición de SUNAT:

Emisión de comprobantes de pago electrónicos a partir del 01 junio 2022.

 Contratación y compras
El cambio a boletas y facturas electrónicas entrará en
vigencia desde el próximo mes de junio de 2022 acorde
con la SUNAT y será a nivel nacional.

No están obligados a dar boletas ni facturas electrónicas:

Personas naturales con RUC afectos al Nuevo Régimen
Único Simplificado (Nuevo RUS) desde el 31 de diciembre
de 2019.

Todas las demás personas que realicen actividades

comerciales deberán emitir sus facturas o boletas de
manera electrónica.

CONSULTA DE OBLIGADOS DE COMPROBANTES

ELECTRÓNICOS:
https://ww1.sunat.gob.pe/ol-ti-itobligado-
consulta/padronObligadosCPE?action=verConsultaCompr
obanteObligado Para mayor información ingresa a https://cpe.sunat.gob.pe/facturacion-mype
Contratación y compras

COMPROBANTES DE PAGO

• Comprobantes de pago deben estar a nombre de la IE o del responsable de mantenimiento.

• Los comprobantes de pago deben ser visados. Consultar con el especialista de UGEL las firmas solicitadas.

• Los comprobantes de pago (boletas de venta, recibos por honorarios, etc.) de la contratación de mano de
obra, adquisición de materiales y servicios de transporte deben conservarse para el registro de información
en la Declaración de Gastos.

• Consultar con el especialista la recopilación de la información sobre comprobantes de pago, con el

objetivo de elaborar un buen expediente en la declaración de gastos ante la UGEL.
 Contratación y compras

¿Qué es importante tomar en cuenta durante la contratación y compras?

• Usar la Declaración Jurada como última alternativa, solo para casos excepcionales en los cuales
no se puede obtener comprobantes de pago.
La DRE/UGEL verifica y valida el uso de la declaración jurada por lo que se deberá coordinar
previamente.

• El Recibo por Honorarios Electrónicos corresponde a la prestación de servicios profesionales u

oficios, por lo cual su uso debe de corresponder solo a esos casos. Solo existen recibos por
honorarios electrónicos, ya no están en vigencia los recibos físicos que se hacían a mano.

RECUERDA: USA LA DECLARACIÓN JURADA COMO UNA EXCEPCIÓN.

Contratación y compras

¿Qué es importante tomar en cuenta para la etapa de ejecución?

• Familiarízate con el Panel de culminación de acciones, el Sistema Mi Mantenimiento y los

requisitos.

• Registra constantemente la información en el Sistema durante la etapa ejecución.

• Coordina con el especialista DRE / UGEL cómo recopilar los comprobantes de pago y demás
documentos para presentar un buen expediente en la declaración de gastos ante la DRE /
UGEL.
 Etapa de ejecución de acciones
• Los comprobantes de pago (boletas de venta, recibos por honorarios, entre otros) de la
contratación de mano de obra, adquisición de materiales y/o servicios de transporte deberán
almacenarse de manera correcta los comprobantes, sin enmendaduras, correcciones o
tachaduras.

• Para los locales educativos que cuenten con la aprobación de la ejecución de acciones en el
elemento “instalaciones complementarias", la DRE / UGEL deberá realizar la visita de
inspección y supervisión correspondiente hasta el último día del registro de panel de
culminación de acciones.
• Establecer las coordinaciones con el especialista cuando se inicien estas actividades y se logre la
visita de inspección y supervisión.

• Sobre las medidas de prevención en el marco de la emergencia sanitaria, los locales educativos
deben cumplir las disposiciones normativas para el inicio del servicio educativo presencial y/o
semipresencial del año escolar 2022 que apruebe el Minedu y otros sectores, en lo aplicable
para la ejecución de acciones en los locales educativos.
 ¿Qué sucede si no puedo realizar alguna de las acciones
programadas en la FAM verificada?

✓ El Responsable de Mantenimiento puede realizar

otras acciones que permite la FAM.
✓ La nueva acción seleccionada debe de ser
coordinada y validada previamente con el
Especialista de DRE / UGEL asignado a tu IE.
✓Solo se puede cambiar por otras acciones que
permita la FAM a excepción de las contempladas en
”instalaciones complementarias”.
✓La subsanación de este cambio de acciones se
realiza en el panel de culminación de acciones y en
la declaración de gastos.
 ¿Cuáles son los posibles motivos que
permiten el cambio de acciones?

Nuevas necesidades como Atención de necesidades de Limitaciones para contratación

consecuencia de situaciones no mantenimiento por otras de servicios o compras
previstas. fuentes de financiamiento. (de mano de obra, transporte,
Por ejemplo: inundaciones, costo de materiales, otros)
lluvias, etc.
Panel de culminación de acciones
• Es un formato que permite registrar la evidencia fotográfica con los avances del Programa.

• Requiere ser completado con fotografías de los espacios a intervenir antes, durante y una vez
terminados los trabajos en la IE.

Antes Durante Resultado final

Recomendaciones para la completar el panel

• El registro fotográfico se realiza por cada elemento de intervención intervenido y mejorado.

• De igual manera se indicara una breve descripción de cada fotografía indicando la mejora
realizada dentro de la institución educativa.

• Realizar el registro fotográfico constantemente permite disponer de toda la información

necesaria para completar el panel.

REGISTRAR LA INFORMACIÓN PERIODICAMENTE EN EL SISTEMA MI MANTENIMIENTO Y EN LOS

PLAZOS ESTABLECIDOS.
 Ejemplos de fotografías y descripción
ELEMENTOS DE INTERVENCION (INFRAESTRUCTURA)

Fotografía del antes: Fotografía del durante: Fotografía del después:

La foto muestra el estado inicial del techo

antes de realizar los trabajos de instalacion En la fotografia se muestra el proceso de La foto muestra el trabajo terminado sobrbe la
del falso cielo del aula de 3ro. B. instalacion del falso cielo del aula de 3ero B. instalacion del falso cielo del aula de 3ero B.
 Ejemplos de fotografías y descripción
ADQUISICIONES DE KITS DE HIGIENE

Fotografía del antes: Fotografía del durante: Fotografía del después:

La foto muestra el ambiente seguro En la fotografia se muestra el proceso La foto muestra los insumos y artiuclos
donde se almacenarán los insumos y de traslado de los kits de del Kit de higiene almacenados en el
artículos de kits de higiene. higiene adquiridos. local educativo.

Importante: Se pueda visualizar los insumos y artículos adquiridos en su totalidad.

 Ejemplos de fotografías y descripción
ADQUISICIONES DE KITS DE HIGIENE

Fotografía del antes: Fotografía del durante: Fotografía del después:

La foto muestra el ambiente seguro En la foto se muestra que los insumos La foto muestra los insumos y artiuclos
donde se almacenarán los insumos y y articulos de kits de higiene estan del Kit de higiene almacenados en el
artículos de kits de higiene. siendo almacenados local educativo.

Importante: Se pueda visualizar los insumos y artículos adquiridos en su totalidad.

 Ejemplos de fotografías y descripción
TRASLADO DE MATERIALES

Fotografía del antes: Fotografía del durante: Fotografía del después:

La foto muestra la movilidad para el traslado de En la foto se muestra la carga de los La foto muestra la descarga de los materiales
materiales desde el proveedor / tienda hasta la I.E. materiales al vehiculo. en la entrada de la Institucion educativa

Importante: Se registra en el elemento de intervención 22.

Devolución de recursos: saldos no utilizados

El dinero retirado pero no utilizado siempre se deposita en el Banco de la

Nación dentro del plazo para la evaluación y aprobación del expediente de
declaración de gastos.

• Depositar el saldo en la cuenta que se abrió a su nombre en el Banco de la

Nación como responsable del mantenimiento del Programa hasta el 02 de
septiembre de 2022.

• Posterior a esa fecha, las devoluciones se realizan a la Cuenta Corriente del

Pronied. N° 00000-860867 M.EDUCACIÓN PRONIED.

IMPORTANTE! Guardar el voucher de devolución porque se presentara en el

expediente de la Declaración de Gastos. Se recomienda escanear o sacar
copia del documento.
 Devolución de recursos: saldos no utilizados
ANTES DEL VENCIMIENTO DE LA
DEVOLUCION DE SALDOS
(según N.T. hasta 02 de septiembre 2022)
• Depositar el dinero retirado pero no
utilizado en la cuenta de ahorros
abierta a nombre del responsable de
mantenimiento de la IE en el Banco de
la Nación por ser parte del Programa.
DESPUÉS DEL VENCIMIENTO DE
DEVOLUCION DE SALDOS SE DEPOSITA EN
LA CUENTA CORRIENTE DE PRONIED
(según N.T. desde 03 de septiembre 2022)
• Nombre de la cuenta corriente:
M.EDUCACIÓN PRONIED
• N° Cuenta: N°00000-860867
• Registrar formato de devoluciones de
saldos a la cuenta de Pronied + váucher, en
el sistema.
• Saldos no ejecutados + intereses retirados.
Cierre de ejecución de acciones de mantenimiento

• Guíate del cronograma de plazos del Especialista DRE / UGEL asignado a tu IE. A fin de
garantizar el cumplimiento de las etapas del Programa de Mantenimiento 2022, la DRE /
UGEL, están facultadas para establecer un cronograma alternativo para todos los locales
educativos de su jurisdicción.

• Solicita el listado de documentación sobre el contenido del expediente de Declaración de

Gastos a el Especialista DRE / UGEL asignado a tu IE.

De acuerdo a lo indicado por UGEL, el Registro del Panel de culminación de acciones y

Declaración de gastos en el sistema “Mi Mantenimiento” se realizara hasta el 30 de Junio.
BLOQUE II
Ejemplos, diálogo y preguntas
 Preguntas frecuentes
¿Cómo verifico la cuenta activa en el Sistema y los montos asignados para la IE
antes de ir al Banco de la Nación?
• El responsable de mantenimiento debe corroborar
que ya dispone de la cuenta de ahorros “ACTIVA”
(ACT) en el sistema Mi Mantenimiento ingresando
con su usuario y contraseña.
• Retirar solo hasta el monto asignado a la IE, no
retirar los intereses generados por la cuenta de
ahorros.
• Se recomienda tener a la mano el numero de cuenta
asignado al momento de acercarse al BN.

IMPORTANTE! Guardar el voucher de retiro porque

se presentara en el expediente de la Declaración de
Gastos. Se recomienda escanear o sacar copia del
documento.
 Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si la situación de mi cuenta dice bloqueado (BLO) o paralizado (PAR)?

• Las cuentas que se encuentran bloqueadas (BLO)

hasta que se verifique la Ficha FAM en el sistema. El
desbloqueo dura entre 7 a 10 días hábiles desde la
fecha de aprobación de la ficha FAM, caso contrario
informar al especialista.

• Las cuentas que se encuentras paralizadas (PAR)

significa que ha sido paralizada temporalmente por BLO

falta de uso o movimiento en años anteriores, como

responsable deberás acercarte a una agencia del
Banco de la Nación para dicho desbloqueo e iniciar el
retiro del monto asignado.
 Preguntas frecuentes
¿Cómo completar el panel de culminación de acciones en el Sistema?

• Ingresar al sistema de Mi
Mantenimiento con su
usuario y contraseña.

• Seleccionar en el menú
lateral “Panel de
culminación de acciones”.
 Preguntas frecuentes
¿Cómo completar el panel de culminación de acciones en el Sistema?

• Seleccionar la categoría o
rubro donde se agregara
las fotografías y la
descripción.
 Preguntas frecuentes
¿Cómo completar el panel de culminación de acciones en el Sistema?

• Aparecerá la acción de
mantenimiento que
previamente se programo
en la Ficha FAM.

• Seleccionar el icono de
Imagen para registrar las
fotografías.
 Preguntas frecuentes
¿Cómo completar el panel de culminación de acciones en el Sistema?

• Aparecerá el recuadro de
“Registro de Fotos”.

• Seleccionar el botón
“Agregar Nueva foto”.

• Aparecerá el recuadro de
“Nueva foto”.

• Seleccionar el botón
“Adjuntar foto”.
 Preguntas frecuentes
¿Cómo completar el panel de culminación de acciones en el Sistema?

• Aparecerá el recuadro de
Archivos de su PC /
Computadora. Deber
buscar y seleccionar la
fotografía dentro de sus
archivos.

Se recomienda ordenar
sus fotografías según
acción de mantenimiento.
Recordar que el sistema
permite archivos en
formato JPG y PNG.
 Preguntas frecuentes
¿Cómo completar el panel de culminación de acciones en el Sistema?

• Luego aparecerá la
fotografía registrada.

• Seleccionar la Etapa a la
que pertenece la
fotografía: Antes –
Durante – Después.

• Ingresar la descripción de
la fotografía.

• Finalmente seleccionar
“Guardar”.
 Preguntas frecuentes
¿Cómo completar el panel de culminación de acciones en el Sistema?
• Aparecerá el mensaje de
“Se ha registrado
satisfactoriamente”.

• Se podrá visualizar la
información previamente
registrada. Fotografía y
descripción.

• Continuar con el registro

de las fotografías de las
siguientes etapas.
Seleccionar “Agregar
Nueva Foto”.

• En caso se quiera modificar

la fotografía o descripción
se selecciona “Eliminar” y
“Agregar Nueva Foto”.
 Preguntas frecuentes
¿Cómo completar el panel de culminación de acciones en el Sistema?
• Finalmente podrán
visualizar todas las
fotografías registradas.

• El sistema de Mi
Mantenimiento solicita
como mínimo 03
fotografías.

• Sin embargo pueden

colocar mas fotografías con
el fin que el especialista de
DRE / UGEL pueda verificar
a mayor detalle la ejecución
de las acciones.

• Finalmente se cierra la
ventana en la parte
superior.
 Preguntas frecuentes
¿Cómo completar el panel de culminación de acciones en el Sistema?
• Cuando se concluya de
registrar todas las
fotografías seleccionar
“Vista Previa” para
descargar el formato del
Panel de culminación de
acciones en PDF para que
luego pueda ser firmado.

• Finalmente seleccionar
“Enviar Panel de
Culminación de Acciones”
para que el especialista de
DRE / UGEL pueda recibir
la información que han
registrado.
 Preguntas frecuentes
¿Cómo completar el panel de culminación de acciones en el Sistema?

(REGISTRADO)

• Revisar el estado del Panel

de Culminación de Acciones
en la barra superior.

Cuando indique
“REGISTRADO” significa que
el Panel de Culminación ha
sido enviado al especialista
de DRE / UGEL para su
revisión.
 Preguntas frecuentes
¿Cómo completar el panel de culminación de acciones en el Sistema?

(OBSERVADO)

Cuando indique
“OBSERVADO” significa que
el Panel de Culminación
tiene observaciones que hay
que levantar.

• Seleccionar “Editar” para

proceder a realizar los
cambios solicitados por el
especialista de DRE / UGEL.
 Preguntas frecuentes
¿Se puede modificar el elemento de intervención en el Panel de culminación de acciones?

En caso se quisiera modificar la

información de ACCION,
ESPACIO O UNIDAD DE
MEDIDA de un elemento de
intervención, se deberá
seleccionar el icono de lápiz
para realizar las
modificaciones.

IMPORTANTE!
Deberán coordinar primero
con el especialista de DRE /
UGEL la modificación del
elemento de intervención para
tener una autorización previa.
 Preguntas frecuentes
¿Se puede modificar el elemento de intervención en el Panel de culminación de acciones?
En caso se quisiera modificar la
información de ACCION,
ESPACIO O UNIDAD DE
MEDIDA de un elemento de
intervención, se deberá
seleccionar el icono de lápiz
para realizar las
modificaciones.

IMPORTANTE!
Deberán coordinar primero
con el especialista de DRE /
UGEL la modificación del
elemento de intervención para
tener una autorización previa.
 Preguntas frecuentes
¿Es posible agregar elementos de intervención que NO se programaron dentro del
Panel de culminación de acciones?

Es posible, se deberá
seleccionar la categoría
respectiva y dar clic al botón
“Agregar item” para agregar
un elemento nuevo.

IMPORTANTE!
Deberán coordinar primero
con el especialista de DRE /
UGEL la adición del elemento
de intervención para tener una
autorización previa.
 Preguntas frecuentes
¿Es posible agregar elementos de intervención que NO se programaron dentro del
Panel de culminación de acciones?
Se podrá ingresar la
información en las casillas de
concepto, acción, espacio y
unidad de medida, luego dar
clic al botón “Guardar item”.

Luego se podrán agregar las

fotografías.

IMPORTANTE!
Deberán coordinar primero
con el especialista de DRE /
UGEL la adición del elemento
de intervención para tener una
autorización previa.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los errores al momento de registrar el Panel de culminación de acciones?
✓ Fotografías no pertenecen al
elemento de intervención mejorado.
✓ No exista descripción de cada
fotografía.
✓ No seleccionar el botón “Enviar Panel
de culminación de acciones”

RECUERDA:

• Para evitar errores u observaciones

en el registro, se recomienda Revisar
el formato de Panel de culminación
de acciones antes de ser enviado al
especialista de la DRE / UGEL
mediante el sistema.
 Ejemplos de comprobantes de pago
EJEMPLO DE RECIBO POR HONORARIOS ELECTRONICO

Comprobante a nombre de
la IE o del Responsable de
mantenimiento.

SEISCIENTOS CINCUENTA Y 00/100 SOLES

Detalle de acciones o
SERVICIO DE PINTADO DE 03 PUERTAS METALICAS EN AULAS DE 1ER Y 2DO GRADO POR 150 SOLES Y
servicios, área SERVICIO DE PINTADO DE MUROS INTERIORES DE AULAS POR 500 SOLES.
intervenida/cantidad y
montos desagregados.

2022

650.00
(0.00)
 Ejemplos de comprobantes de pago
EJEMPLO DE BOLETA DE VENTA *a partir del 1ero de Junio las boletas deben ser electronicas

00146

Comprobante a nombre de
Institución Educativa Señor de los Milagros de Teusaquillo
la IE o del Responsable de 10 05 2022
mantenimiento.

30 30 und. de plancha galvanizada de de 3.60 m x 50 1500

Detalle de las
caracteristicas del 0.80 m x 0.20 mm de espesor
material, cantidad, precio 10 10 listones de madera de 2x2x12“ 15 150
unitario y precios totales.

1650
DIÁLOGO Y RESOLUCIÓN DE
PREGUNTAS
¿Cuáles son tus consultas sobre la etapa de ejecución?
Enlaces de interés

Guía General “Parámetros de Mantenimiento de la Infraestructura Educativa”

Guía “Parámetros Específicos de Mantenimiento de Componentes de la

Infraestructura Educativa”
Encuesta sobre el desarrollo del Taller

Con el objetivo de mejorar las actividades de asistencia técnica te invitamos a

completar la encuesta de satisfacción sobre este taller, la información
recopilada es anónima.

https://forms.gle/f3KgYgFSkRJ2aonZ9
Cierre

¡Gracias por tu asistencia!

Unidad Gerencial de Mantenimiento – UGM

mimantenimiento@pronied.gob.pe