"Culminación de acciones y Declaración de

Gastos"
Programa de Mantenimiento de Locales Educativos

Objetivos del taller:

Orientar a los responsables de de mantenimiento de las IE en los
procedimientos de culminación de acciones y declaración de
gastos – DG.
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0. Recomendaciones iniciales

I. Panel de Culminación de Acciones

II. Declaración de Gastos – DG

III. Recomendaciones finales

0. Recomendaciones Iniciales
Planificación y Programación de Acciones de Mantenimiento
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Recordemos información relevante general

I. Ya hablamos sobre: Retiro de recursos, contratación de servicios y compras e inicio de

ejecución de acciones.

II. DU 021-2021 - Estaciones de lavado de manos: Recordar que no todos los beneficiarios
del programa de Mantenimiento son beneficiarios para estaciones de lavado de manos.

III. La fecha límite para la ejecución de acciones es el 23 de julio, y la del envío del panel de
culminación de acciones, y fecha de comprobantes, es el 04 agosto.

IV. Devolución de recursos: Hasta el 04 de agosto a la cuenta asignada al responsable de

mantenimiento; Después del 04 de agosto a la cuenta PRONIED

V. La comunicación con los especialistas es crucial. Mientras más comunicación y

coordinación tengamos con ellos durante la programación y la ejecución, menos
problemas tendrán nuestras FAM, Paneles y DG.
 El acceso al recurso estará
disponible después de algunos
días hábiles luego de la
verificación de parte del
Especialista UGEL y/o DRE.

Lo recomendable es revisar el
sistema (desde la web o el
celular) para validar que el
recurso ha sido transferido
antes de ir al banco.

Para confirmar que el recurso

está disponible: verificar que la
“Situación de Cuenta” ha
pasado de BLO a ACT.
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Recordemos información relevante general

Planificación de ejecución
• Con un presupuesto ya elaborado y verificado para cada actividad, identificar qué tipo de
comprobante solicitar para cada una.
• Apoyarse en la Comisión Responsable: no únicamente para el visado de documentos, la
ejecución es responsabilidad de toda la comisión.
• Realizar una planificación de las acciones (calendarización o programación) para 1) evitar
aglomeraciones y 2) tener conocimiento y manejo sobre los tiempos, identificando:
- Fechas
- Persona a cargo de la actividad
- Recursos o presupuesto programado
- Tipo de comprobante a conservar
- Puede utilizarse como ejemplo la Matriz de planificación de ejecución de acciones
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Etapas y plazos

designación de actores etapa de programación etapa de ejecución etapa de declaración de gastos

3. apertura de 3. transferencia UGEL

UGEL cuentas de de recursos DRE
IIEE ahorro
Ley de DRE
PPTO 5. retiro de 6. ejecución 7. registro de 7. registro de 8. verificación de
1. NT + 2. designación 2. designación
UGEL monto de acciones de panel de declaración de declaración de
listado de de especialista de responsable DRE transferido mto culminación gastos gastos
locales 23 de julio 23 de julio 04 de agosto 20 de agosto 03 de setiembre
educativos
4. registro 4. aprobación
ficha de acciones ficha de acciones de
de mantenimiento mantenimiento

Nota: únicamente se podrán retirar los

recursos cuando la FAM sea verificada
(aproada) por la UGEL y el estado de la cuenta
en el sistema sea ACT*
 Panel de Culminación de Acciones

Fecha máxima para el registro en el sistema: 04 de agosto

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Panel de Culminación de Acciones (Ficha de término)

• Se habilita cuando el local educativo cuenta con FAM aprobada.

• Se trata del registro fotográfico del proceso de mantenimiento en cada elemento de intervención.
• Este registro consiste en subir las fotografías al sistema con una breve, pero clara, descripción de
la imagen según la intervención efectuada.
• Debe ser cargado en el sistema en formato de imagen (no PDF).
• No hay cantidad límite de fotografías, pero también pueden complementarlas en la DG.
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Panel de Culminación de Acciones (Ficha de término)

Sobre el registro fotográfico:
Para elementos de intervención en mantenimiento:
- El registro fotográfico debe ser por cada elemento de intervención.
- Las fotos deben mostrar a detalle el elemento (tamaño grande)
- Las fotos de los elementos de infraestructura deben ser tomadas desde el mismo ángulo en el
antes – durante – después, para que el proceso de mejora pueda visualizarse.
Para bienes o adquisiciones:
- Fotografías del “antes” deben ser el espacio donde se va a instalar o almacenar la adquisición,
o en su defecto, de las boletas.
- Fotografías del “durante” deben ser durante la compra y el traslado.
- Fotografías del “después” deben ser luego de haber instalado los elementos.
- Para los kits de higiene u otros bienes, deben verse todos los productos:
sacar los elementos de las cajas y/o bolsas.
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Panel de Culminación de Acciones (Ficha de término)

• Recordar que el Panel de Culminación de Acciones debería registrase antes, o a la par

que la DG
• que puedan ir haciéndose registros parciales no significa que la DG pueda ser enviada
a verificación sin Panel de Culminación de Acciones revisado por la UGEL / DRE

• Sobre la Descripción:
- Incluir una descripción detallada de lo que realmente ha cambiado, y cuyo proceso se visualiza en
las fotos.
- Si se han tomado fotos “panorámicas” o de todo el espacio, detallar de manera específica el
elemento intervenido en la descripción.

Por ejemplo…
Programa de Mantenimiento de Locales Educativos

Por ejemplo: adquisiciones

ANTES:
Ambiente seguro en donde se
almacenarán los kits de
higiene
Programa de Mantenimiento de Locales Educativos

Por ejemplo: adquisiciones

ANTES:
Ambiente seguro en donde se
almacenarán los kits de
higiene
Programa de Mantenimiento de Locales Educativos

Por ejemplo: adquisiciones

DURANTE
Proceso de traslado de los kits
de higiene adquiridos
Programa de Mantenimiento de Locales Educativos

Por ejemplo: adquisiciones

DURANTE:
Proceso de almacenamiento
de los elementos del los Kits
de Higiene
Programa de Mantenimiento de Locales Educativos

Por ejemplo: adquisiciones

DESPUES:
Elementos de Kits de Higiene
debidamente almacenados en
un espacio seguro
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Por ejemplo: elementos de interveción

ANTES:
La foto muestra el estado del
techo antes de realizar el
mantenimiento (instalación de
cielo raso) en el Aula de 3ro B.
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Por ejemplo: elementos de interveción

DURANTE:
Se muestra el proceso de instalación
del falso cielo raso como parte del
mantenimiento en el Aula de 3ro B.
Programa de Mantenimiento de Locales Educativos

Por ejemplo: elementos de interveción

DESPUÉS:
Trabajo de instlación de falso cielo raso
del Aula de 3roB terminado.
 Luego de iniciada la ejecución
de acciones podemos empezar
con laAlFicha
culminar la carga(Panel
de Término de
información,
de Culminación revisar el registro
de Acciones).
con
Allí “Vista
selecciona Previa”
“Iniciary silas
todo
Ficha es
Allí
Seleccionaregistraremos
Selecciona la la partida
partida de dela lade
correcto,
Termino”
fotografías seleccionar
(Panel
de ade “Enviar
Culminación
acción
acción quequevas alos
vas avances
registrar
registrar encon
enel el
dePanel,
sus Fichaabrirá
Acciones)
respectivas de
para Termino”.
empezar
descripciones. con
Panel, sese
abrirá unun menú
menú concon
todas
todas lasel
lasregistro
acciones
acciones que que
Con
Mientras ello avanzamos
registrasteculmina el registro
(programaste conen ello,
en de
registraste (programaste la la
Panel
también de Culminación
podemos iniciar de
FAMFAM queque enviaste
enviaste a a la
acciones, elde
Declaración
verificación) cual
para pasa
Gastos:
esa siaya
ser
partida.
verificación) para esa partida.
revisado
cuentas con porlos la Ugel y/o DRE.
vouchers o
comprobantes de pago, puedes
iniciar a registrarlos en el
sistema.
 Declaración de Gastos

Fecha máxima para el registro en el sistema: 20 de agosto

Fecha máxima para el envío del expediente: a determinar por la UGEL y/o DRE
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Declaración de Gastos
TODA DOCUMENTACIÓN, comprobantes de pago, comprobantes de retiros y
comprobantes de devolución (de ser el caso) deberá ser registrada en el sistema y
enviada por mesa de partes para que sea revisada por la UGEL y/o DRE. Recordar
que la Declaración de Gastos tiene 2 partes:
1. Formato de Declaración de Gastos en el sistema:
• Enviado por el responsable al culminar todas las acciones, incluida la devolución de
saldos.
2. Expediente en el sistema y enviado a UGEL y/o DRE
• Subir la información requerida en el sistema.
• Adicional al envío del Expediente por el sistema, se debe enviar el expediente a mesa
de Partes de la UGEL o DRE, según lo indicado por la misma, sea física o virtualmente.
• Recordar que UGEL y/o DRE puede estipular fechas previas a las fechas límites en la
norma para este paso, por lo que los Responsables deben estar atentos a ello.
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Declaración de Gastos
1. Expediente en el sistema y enviado a UGEL y/o DRE
● Debe incluir todos los documentos que permitan sustentar la rendición de los gastos efectuados, a
fin de evitar cualquier irregularidad o inconveniente posterior.
● Si la UGEL y/o DRE solicitará algún requerimiento adicional para la aprobación de la DG en el
sistema, lo comunicará oportunamente a los Responsables, quienes deberán considerarlo en la
presentación del Expediente.
● Estar atentos a las especificaciones que la UGEL y/o DRE comunicó sobre la presentación del
Expediente:
- Medio: Mesa de partes física o virtual
- Horario de atención de la UGEL y/o DRE y de Mesa de Partes
- Fecha anticipada, de corresponder
● Se recomienda dejar una copia fedateada en la UGEL y/o DRE, a fin de archivar/conservar el
expediente original en la IE.
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Declaración de Gastos
Sobre los documentos a presentar
- Tener en cuenta los requisitos para la presentación de documentos (número de firmas),
establecidos por la UGEL y/o DRE
- Pueden ser firmas “digitales” si la UGEL y/o DRE lo permite, las cuales:
- Deben presentarse con cada documento a validar (autorización del firmante por cada documento).
- Deben presentarse con la justificación del firmante que autoriza el uso de su firma (por cada documento).
- Pueden ser una fotografía o escaneo de la firma, legible.

Comisión
Responsable Comisión Responsable CONEI CONEI
- Documentos a presentar a UGEL • Suscribir el Acta del CONEI, para
y/o DRE como parte del su posterior visado por a
expediente, tales como: Comisión Responsable como
- Actas, FAM, Váuchers y parte del Expediente
comprobantes de pago, DG, y
Panel de culminación de
acciones suscritas.
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Organización de documentos
Comprobantes de pago de compras / adquisiciones
● Los comprobantes deben estar a nombre de la IE o el responsable de
mantenimiento.
● Las declaraciones juradas solo están permitidas de manera excepcional en zonas
sin disponibilidad de comprobantes, y con previa coordinación con la UGEL y/o
DRE.
● De haber obtenido un único comprobante para materiales de diversos elementos
de intervención, se deberá especificar el monto de cada material, para
registrarlo en la declaración de gastos.
● Los váuchers y comprobantes no deben presentar enmendaduras, borrones,
tachaduras o correcciones de ninguna índole. Estas las invalidan y son
irremplazables*.
● No deben exceder la fecha límite de emisión según NT: 04 de agosto de 2021.
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Organización de documentos
Ejemplo de boleta de venta:
comprobantes de pago de Isntitución Educativa Señor de los
Milagros de Teusaquillo

compras / adquisiciones

Boletas o Facturas, detallando

insumos, cantidades, precio unitario
(idealmente especificando marca y
demás características), por ejemplo:
● Se aceptarán boletas de venta
eléctrónica o física

OJO: La fecha de emisión debe ser posterior a la autorización

dada por la SUNAT para la emisión de boletas del proveedor.
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Organización de documentos
Comprobantes de pago de mano de obra
● Recibo por honorarios electrónico (RxH)*.
● Estos deben detallar :
 concepto/ acciones,
 área intervenida
 montos desagregados.
● Los comprobantes deben estar a nombre de la IE o el responsable de
mantenimiento.
● Si el proveedor está realizando distintas intervenciones, esto se debe detallar en su
comprobante y los montos deben estar desagregados por cada elemento para
registrarlo en las partidas correspondientes.
● Ejemplo: Pintado de 03 puertas metálicas por 150 soles (50.00 c/u)
Cambio de 02 inodoros por 100 soles (50.00 c/u)

Si se implementaron mejoras en el local educativo con recursos propios de la IE (adicionales a los asignados por el Programa), estos
NOTA:
montos, incluidos en los mismos comprobantes, deben ser declarados en el sistema al momento del registro (en “Observaciones”).
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Organización de documentos

Ejemplo de recibo por

honorario: comprobante de
pago de mano de obra
Si el proveedor está
implementando servicios sobre
elementos de intervención
distintos, su comprobante y INSTALACION DE DOS TOMACORRIENTES (S/, 30,00)

montos deben estar

desagregados por cada
elemento. Por ejemplo:
Si se tuviera una partida distinta
ejemplo colocación de 330.00

tomacorrientes deben ser incluido

330.00
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Organización de documentos
Ejemplo de declaración jurada
De transporte
Solo están permitidas de
manera excepcional en zonas
o medios de transporte sin
disponibilidad de
comprobantes, y con previa
coordinación con la UGEL y/o
DRE.
Consignar los datos
del responsable y
los de la IE
Consignar datos del proveedor
y los datos de la movilidad y
monto
Detallar elementos
transportados
Tomar fotografía del medio de
traslado, en que se visualice la
placa de la movilidad.
Detallar ruta y/o
tramos de transporte
Considerar fecha
máxima de
emisión hasta el
23/07
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Organización de documentos

Ejemplo de acta de CONEI (Anexo N° 05 NT)

Programa de Mantenimiento de Locales Educativos

Aquí debió describirse a qué

Organización de documentos elementos hacen referencia (listar).

Ejemplo acta de conformidad - CONEI (formato opcional propio de la IE)

Programa de Mantenimiento de Locales Educativos
Organización de documentos
En resumen, se debe presentar:
Vouchers del retiro y/o
devolución de recursos
Se debe corroborar que los
montos retirados no
excedan el presupuesto
asignado.
De ser el caso, devolver el
excedente en la cuenta
correspondiente y subir el
voucher de la devolución
(de corresponder según la fecha)
Comprobantes
Si se adquirieron materiales
para distintos elementos de
intervención, se deberán
desagregar montos por cada
uno de estos.
Ingresar toda la numeración
completa, incluido el
número de serie.
Acta de CONEI (Comité Veedor)
RxH Declaración Jurada
Si el proveedor prestó
servicios para varios En caso se trate de un medio
elementos de intervención, de transporte, se debe
su RxH deberá desagregar especificar los tramos, tipo
montos y detalles por cada de vía, los materiales
uno de estos. trasladados, los datos de
quien prestó el servicio.
Debe ser RxH eletrónico.
Programa de Mantenimiento de Locales Educativos

Organización de documentos

Consideraciones finales

● Se recomienda que, de incluir los montos de transporte en los comprobantes, estos deben
presentarse como otro rubro “Transporte” y ser cargado en la partida con mayor incidencia.
● De haber obtenido un único comprobante, ser cuidadoso para identificar la desagregación de
los montos para cada elemento de intervención para la posterior declaración de gastos.
● Se recomienda incluir un “acta de conformidad” del CONEI, en aval de las acciones ejecutadas,
la cual deberá ser unida al acta del CONEI.
● Si se ejecutaron acciones no programadas, se deben presentar las evidencias de la
autorización de cambio de elemento de intervención por parte de UGEL y/o DRE en el
expediente de declaración de gastos (por ello coordinar previamente).
Programa de Mantenimiento de Locales Educativos

Declaración de Gastos
2. Formato de Declaración de Gastos en el sistema:

Recuerda que…
● Se pueden efectuar registros parciales
● Se pueden declarar elementos de intervención no programados en la FAM
● Fecha límite: 20 de agosto (según lo establecido por la ugel)
Procedimiento de Declaración de Gastos
Detalle de documentos
En el sistema En el expediente a Firma de la
Mi Mantenimiento presentar a UGEL Comisión
y/o DRE (02 integrantes)

Váuchers de retiros del BN X X Cada documento

Váuchers de depósito en cuenta en el BN X X Cada documento
Formato de devolución de recursos (de corresponder) ** X X
Comprobantes de pago X X Cada documento
Formato de Declaración de Gastos * X X Al final del formato
Acta del CONEI ** + Acta de conformidad (opcional) X X Al final del formato
Fotografías (3 a más) X X
Acta de compromiso * X
Ficha de Acciones de Mantenimiento (FAM) * X Al final del formato
Panel de Culminación de Acciones X Al final del formato

*el formato puede ser sacado del sistema | ** Según formato de NT

Recomendaciones Finales
Programa de Mantenimiento de Locales Educativos

Recomendaciones finales
● Hacer uso de herramientas para la planificación: Matriz de planificación de
ejecución de acciones: basada en las acciones proyectadas en la FAM

● Se deben conservar todos los vouchers y comprobantes de pago de cada

gasto incurrido en buen estado (no borrones, enmendaduras, etc). Al
recibirlos, hacer una copia y “guardarlos” en la computadora (escaneado o
fotografía + descripción).

● Las actividades se deben ejecutar en cumplimiento de los protocolos de

bioseguridad. Hacer seguimiento con “Ficha de verificación de condiciones
de Bioseguridad”.

● Adquisición de Kits de Higiene previo al inicio de trabajos de

mantenimiento: para asegurar el cumplimiento de protocolos, sin desmedro
de que los trabajadores cumplan sus propios protocolos y tengan sus propios
materiales y EPP.
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Recomendaciones finales
● Evitar hacer uso de otros fondos, préstamos, o fondos personales para la
ejecución. Si los fondos no llegan, consultar con la UGEL y/o DRE y UGM.

● Mantener ordenadas las cuentas: si el responsable ya cuenta con una cuenta

en el BN o recibe fondos por otras intervenciones o programas, no mezclar
los fondos.

● Para la presentación del expediente de DG: Identificar si la UGEL y/o DRE

tiene Mesa de partes física o virtual, cuáles son los días y horarios de
atención y dirección (si es física) o correo (si es electrónica), al margen de su
envío por el sistema.

● Si la UGEL y/o DRE ha establecido requisitos adicionales o nuevas fechas

para la presentación de documentos, debe comunicarlo oportunamente a los
Responsables; los Responsables deben estar atentos a ello.
Programa de Mantenimiento de Locales Educativos

Recomendaciones finales
● Los comprobantes deben estar a nombre de la IE o del Responsable de
mantenimiento, y no deben exceder la fecha de 04 de agosto de 2021.

● Si se ejecutaron acciones no programadas, incluir evidencias de la

autorización de cambio de elemento de intervención de la UGEL y/o DRE.

● La Declaración de Gastos debe incluir todos los documentos adicionales que

permitan sustentar la rendición de los gastos efectuados, a fin de evitar
cualquier irregularidad o inconveniente posterior para el responsable de
mantenimiento.

● Se recomienda dejar una copia fedateada en la UGEL y/o DRE, a fin de que el
responsable de mantenimiento conserve el expediente original, y conservar
una copia del expediente en la IE.

● Seguimiento: Del Especialista al Responsable y del Responsable al Especialista

para hacer el seguimiento al Expediente.
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VI. Preguntas
Programa Nacional de Infraestructura Educativa - PRONIED
Unidad Gerencial de Mantenimiento – UGM

mimantenimiento@pronied.gob.pe
Extra
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Calculo valor del venta

Que valor coloco en la DG cuando en mi comprobate de
compra el IGV viene a parte? Como lo divido entre todos los
insumos adquiridos?
1. Acta de Compromiso firmada por el responsable, obtenida del sistema (Anexo N° 4
NTG).
Que documentos
2. Acta de Representantes de la Comisión Responsable y del Conei. (Anexo N° 5 NTG) . contienen el
3. Ficha de Acciones de Mantenimiento (FAM) Aprobada, firmada por los integrantes
expediente y de
de la Comisión obtenida del sistema de información.
4. Copia(s) del (de los) voucher(s) de retiros del BN realizados durante la ejecución.
donde los
5. Copia(s) del (de los) voucher(s) de depósito de las devoluciones en la cuenta de obtengo
ahorro en el BN realizados durante la ejecución (antes del envió de la DG a la cuenta
aperturada a nombre del responsable, si es posterior es a la cuenta recaudadora).
6. Declaración de Gastos detallada por insumos firmada por los miembros de la
Comisión, obtenida del sistema.
7. Copia de los Comprobantes de Pago (Boletas de venta, recibos por honorarios y/o
declaraciones juradas, según corresponda), que sustenten los gastos en mano de
obra, adquisición de materiales y/o servicios de transporte.
8. Panel de Culminación de Acciones, el cual incluye el registro fotográfico del estado
de la infraestructura antes, durante y después, obtenido del sistema.