LINEAMIENTOS PARA DOCUMENTAR EL PROCEDIMIENTO DE DISEÑO Y PATRONAJE

1 OBJETIVO :

Controlar la elaboración , modificación e identificación de los documentos y registros necesarios y

suficientes en el procedimiento de "Diseño y Patronaje" que realiza la empresa CONFECCIONES S.A ,
dedicada al diseño y manufactura de prendar de vestir , con el fin de tener siempre la documentación
requerida actualizada y disponible para el uso de todos los trabajadores.

2 ALCANCE:
Ejercer permanentemente control sobre todos los documentos ( Manuales, procedimientos ,
instructivos , formatos , guías , entre otros) del procedimiento "Diseño Y Patronaje" los cuales son
requeridos para el adecuado desarrollo del proceso y el control del mismo. El procedimiento inicia con l
identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finalización con la divulgación del
documento por parte del responsable del proceso.

3 RESPONSABILIDAD:
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el coordinador de trabajo y los
líderes de procesos de gestión.

3.1 Coordinador de Trabajo:

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión , control y administración del SGC en forma
clara y concisa de tal manera que esté en la capacidad de transmitir de la misma forma de los

3.2 Asistente - Practicante profesional

Facilitará la presentación de los documentos antes de la revisión para su posterior aprobación.

Apoya a los líderes de los procesos a garantizar que:

A .Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y Se aprueben nuevamente para su
posterior divulgación.
B. Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.
C. Se socialicen los documentos.
D.Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
E. El control de los documentos en medio magnetico , con el fin de preservar y proteger la
informalción.
F. Mantener una codificacion única , según las directrices que se dan en este documento.
G. Se mantengan actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de Procesos:

Todos los líderes de procesos serán los responsables de cumplir el procedimiento establecido sobre
la creación , actualización o anulación de los documentos.

4 PRESICIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

 La estructura documental del SGC de la empresa CONFECCIONES S.A. Dedicada lal diseño y
manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura , en donde los documentos de

DOCUMENTO

Política

Mapa de Procesos

Procedimientos - Instructivos

Manuales - Matrices

Protocolos - Programas

Formatos - Fichas y Guías

4.2 PRODUCCIÓN DE FORMATOS

Es de preferencia la presentación y el diligenciamiento de los formatos de manera digital debido a

su seguridad y preservación salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa . Para
estos casos , una vez aprobados el líder enviará una copia en medio digital al proceso de gestión de
publicaciones , para sy correspondiente reproducción.

4.1 REGISTROS

Los registros son los documentos que proporciionan evidencias objetivas de actividades realizadas
o resultados obtenidos en el proceso en mención , se caracterizan por:

A. Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar su resultado.

B. Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o tarea se adecuó al proceso
correspondiente y si se hizo con todas las medidas establecidas.
C. No están sujetos a actualizaciones porqué no deben ser modificados ( salvo casos especiales) y
dejando constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento respectivo.

Los registros de este procedimientos pueden realizarse en miedios impresos o electronicos y estar
en forma digital . Son registros impresos todo lo plasmado en papel , como un material fotográfio o
similar. Son registros electronicos los obtenidos y guardados en este medio.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso delos registros
impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo. Todos
estos deben estar supervisados por el respectivo líder del proceso , garantizando kque queden

4.3.1GARANTÍA DE LOS REGISTROS

Las pruebas que se acepten como registros deben ser :

Oportunos, veraces,permanentes,exactos,claros, coherentes , legibles , no alberados , no tachones
, no enmendaduras y completos es decir no presentar ningún espacio en blanco.
 Oportunos, veraces,permanentes,exactos,claros, coherentes , legibles , no alberados , no tachones
, no enmendaduras y completos es decir no presentar ningún espacio en blanco.

4.3.2USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades de los resultados del
procedimiento de DISEÑO Y PATRONAJE.

- TOMA DE MEDIDAS
- DIBUJOS , FOTOS , Y BOCETOS.
- PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
- CONTROL DE MATERIALES
- CONTROL DE CALIDAD
- NO CONFORMIDADES
- ACCIONES CORRECTIVAS

5 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

ACTIVIDAD RESPONSABLE

INICIO LÍDER DEL PROCESO

IDENTIFICA LA NECESIDAD DE
CREACIÓN O MEJORA DEL
DOCUMENTO.

REVISA LA ADECUACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN. SI

MODIFICA Y ENVÍA
¿LA NUEVAMENTE AL
DOCUMENTACIÓN CORRECTOR
REQUIERE AJUSTES?
NO

F-SO-0H-10
SOLICITUD DE
SOLICITA Y JUSTIFICA
CREACIÓN Y MEJORA
CREACIÓN , MEJORA O
O ANULACIÓN DE
ANULACIÓN
 REVISA SOLICITUD Y
VERIFICA NECESIDAD

NO
INFORMA AL LIDER
APROBADA DEL PROCESO

SI

REGISTRA APROBACION EN LA
SOLICITUD DE CREACION ,
MEJORA O ANULACION DE
DOCUMENTOS.

CODIFICA Y/O ACTUALIZA

LA VERSIÓN

EMITE Y APRUEBA
DOCUMENTO

ACTUALIZA LISTADO
MAESTRO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS

SOCIALIZA CON EL LIDER

DEL PROCESO Y/O
FUNCIONARIO QUE
REALIZO SOLICITUD.

APLICA DOCUMENTO EN EL
PROCESO
CORRESPONDIENTE

FIN

KELLY DIAZ RESTREPO C.C. 1.013.665.754