ANGIE KATHERINE ARDILA GOMEZ

INFORME
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe luego de
investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las empresas de
Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos establecidos por usted
mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”.
Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe ser
claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la documentación.

1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e
identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y
manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada y disponible
para su uso por parte de todos los usuarios.

2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías,
registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado
desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de crear o
modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento por parte del responsable
del proceso.

3. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de Trabajo y

los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la
revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos los
acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del documento, presenta
para aprobación a la Directora de Recursos Humanos, Representante de la dirección.
3.2 Asistente – Practicante Profesional.
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El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la adecuación de la

presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:
- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente.
- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos
- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la
Intranet.
- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
- Se socialicen los documentos.
- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la
información
- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.
- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento establecido
sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL:

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y

manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de
nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.
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DOCUMENTO
ASOCIADO

Política
Mapa de procesos
Procedimientos -
Instructivos
Manuales - Matrices
protocolos -
programas
Formatos - fichas - Guías

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos que
requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados el líder del
proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de Publicaciones, para su
correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa empleará los
inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o
resultados obtenidos se caracterizan por:
 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al
proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento
al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son
registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar. Son
registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
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La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que
constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a las
modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los
registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando que
se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por
otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran
(historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:
 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del
tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los resultados
de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
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 No conformidades
 Acciones correctivas

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

1 Líder del Elaborar borrador del documento y

Identifica necesidad de proceso enviar por correo a la Directora del
creación o mejora de Departamento de biblioteca con
documento. copia al Profesional de Apoyo de
corrección de estilo par su
respectiva revisión.
2 Corrector de Las correcciones de ortografía y
Revisa la adecuación de
estilo sintaxis se hacen de manera
la documentación
directa en la documentación en los
casos problemáticos para la
interpretación del sentido el
corrector enviara sugerencias y
comentarios al líder del proceso
para que intervenga en el texto
antes de su envió como versión
final l Sistema de Gestión de la
Calidad.
De cualquier manera el corrector
hará llegar al líder del proceso la
documentación revisada.
3 SI Líder del En caso de requerir ajustes en
La
Modifica y envía proceso partes problemáticas para la
documentació
n requiere
nuevamente al interpretación el líder del proceso
ajustes? corrector hara las modificaciones en las
NO partes indicadas por el corrector y
le enviara nuevamente el
documento modificado al
corrector de estilo.
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4 Líder del Enviar por correo al Coordinador

Solicita y justifica
proceso de Salud, Seguridad e Higiene en el
creación, mejora o
anulación de Trabajo con copia a la profesional
documento. de Apoyo del SG-QHSE el formato
solicitud de creación, mejora o
F-SO-OH-12 anulación de documento F-SO-OH-
SOLICITUD DE
CREACION Y
12 junto con el documento
MEJORA O sometido a consideración
1 ANULACION DE
DOCUMENTO (Resultado de la revisión del
corrector de estilo)
5 Profesional de Revisar la solicitud y evaluar la
1 Apoyo SG- necesidad de crear, modificar o
QHSE anular el documento.
Revisa solicitud y
verifica necesidad Auxiliar del SG-
QHSE
6 NO Informa al Coordinador Si es una solicitud de anulación, se
Aprobada líder del del Área de registra y el proceso termina.
proceso Salud, Cuando se considere necesario
Seguridad e define la intervención de un
Higiene en el experto a fin de retroalimentar el
SI Trabajo documento antes de su aprobación
3 final.
Según corresponda se presenta al
Consejo Directivo para que
autorice la creación, mejora o
anulación.
7 Auxiliar del SG- Se diligencia la parte 2 del registro
Registra Aprobación En La Solitud De QGHSE Solicitud de Creación, Mejora o
Creación, Mejora O Anulación De Anulación del Documento F-SO-
Documentos OH-12, marcando la casilla de
aprobado, Diligenciando la fecha
de implementación del cambio.
8 Profesional de Para el caso de creación de
Apoyo SG- documentos se realiza la
Codifica y/o actualiza la versión QHSE respectiva codificación y para
mejora se actualiza la versión.
Auxiliar del SG-
QHSE
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9 Coordinador Al editar los documentos se deben

del Área de registrar las firmas de elaboro,
Salud, reviso y aprobó, si aplica. El
Emite y Aprueba documento
Seguridad e Coordinador del Área de Salud
Higiene en el Ocupacional informa al líder sobre
Trabajo. la aprobación del documento.

Profesional de Una vez firmados los documentos

Apoyo SG- se identifican con Copia No
QHSE. Controlada, se graban en PDF (No
Aplica para formatos) y se adaptan
Auxiliar del SG- en el aplicativo disponible.
QHSE

10 Profesional de Se publican los nuevos

Retira de Intranet los
documentos obsoletos
Apoyo SG- documentos en la Intranet.
QHSE
Al documento físico se le coloca el
sello de original, se archiva en la
carpeta del proceso que
corresponda y se destruye la
versión anterior.

11 Actualiza Listado Profesional de Actualizar Listado Maestro Control

Listado Maestro Apoyo SG- De Documentos F-SO-OH-13
Maestro Control de Control de
de Documentos QHSE.
Documentos
Auxiliar del SG-
QHSE
2
2
12 Coordinador Se comunica al líder que el
del Área de documento se encuentra liberado
Salud, y se autoriza su uso.
Socializa con el líder del
Seguridad e
proceso y/o funcionario que
Higiene en el
realizo solicitud.
Trabajo.
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13 Líder del Informar los cambios de la

Aplica documento en el Proceso documentación a los participantes
proceso correspondiente del proceso.
3
Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar su
FIN
debida aplicación.

5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1
INICIO

2 Coordinador de Los lidere de proceso con

Identificar los registros a Gestión en apoyo del Coordinador del
controlar Salud, Seguridad Área de Salud, Seguridad e
e Higiene en el Higiene en el Trabajo
Trabajo. identifican los registros
incorporados en el Sistema
Líderes de de gestión en Salud,
procesos Seguridad e Higiene en el
Trabajo.
3 Líderes de Enviar por correo al
NO procesos Coordinador de Gestión en
Hay
1 Salud, Seguridad e Higiene en
Solicitud
SI el Trabajo con copia a la
Profesional de Apoyo del SG-
QHSE el formato solicitud de
Creación, Mejora o Anulación
de documento F-SO-OH-12
junto con el documento
sometido a consideración.
4 Coordinador de Revisar la solicitud y evaluar
Revisar solicitudes o
Gestión en la necesidad de crear,
necesidades de registros
Salud, Seguridad modificar o anular el
e Higiene en el documento.
Trabajo.
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5 Coordinador de Si es una solicitud de

Informa al Gestión en anulación, se registra y el
Aprobación líder del Salud, Seguridad proceso termina.
de solicitud e Higiene en el
proceso
o necesidad
de registros
Trabajo. Cuando se considere
necesario define la
intervención de un experto a
fin de retroalimentar el
documento antes de su
aprobación final.

Según corresponda se
presenta al Consejo Directivo
para que autorice la creación,
Mejora o anulación.

6 Se autoriza y controla los

Coordinador de El Coordinador de Gestión en
registros
Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en
Salud, Seguridad el Trabajo actualiza los
e Higiene en el registros que se generaron
Trabajo. cambios o nuevos
documentos relacionados
con la estructura de los
documentos del SG-QHSE.
7 Coordinador de Coordinador de Gestión en
1
Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en
Establecer criterios de Salud, Seguridad el Trabajo establece criterios
control de registro e Higiene en el sobre los registros del
Trabajo. SG.QHSE.
8 Coordinador de Actualizar Listado Maestro
Actualización del Listado
Listado Maestro Maestro de Gestión en Control de Documentos F-SO-
Control de Salud, Seguridad OH-13
Documentos e Higiene en el
Trabajo.

9 Socializa con el líder del Coordinador de Se comunica al líder que el

proceso y/o funcionario que Gestión en documento se encuentra
realizo solicitud. Salud, Seguridad liberado y se autoriza su uso.
e Higiene en el
Trabajo.
1
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10 Líder del Informar los cambios de la

1
proceso documentación a los
participantes del proceso.

Aplica documento en el Socializa el contenido de los

proceso documentos a fin de
correspondiente garantizar su debida
aplicación.

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE

DILIGENCIARLO
F-SO-OH-012 SOLICITUD DE Coordinador de Intranet/Proceso Gestión en
CREACION, Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Higiene en
MEJORA O Seguridad e Higiene en el Trabajo y/o Aplicativo del
ANULACIONNDE el Trabajo/ Líder del Sistema.
DOCUMENTOS Proceso.
F-SO-OH-013 LISTADO Coordinador de Intranet/Proceso Gestión en
MAESTRO Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Higiene en
CONTROL DE Seguridad e Higiene en el Trabajo y/o Aplicativo del
DOCUMENTOS el Trabajo/ Profesional Sistema.
de Apoyo.