Solucion Informe Semana 2

SOLUCION INFORME SEMANA 2
1. OBJETIVOS: Este procedimiento se establece para efectuar el control, La elaboración,

modificación e identificación de los documentos y registros de la empresa
CONFECCIONES S.A. Dedica al diseño manufactura de prendas de vestir con el fin de
tener la documentación actualizada y disponible para el uso por parte de todos los
usuarios.
2. ALCANCE: Aplica para todos los documentos de orden externo que son requeridos para el
adecuado proceso de desarrollo de los procesos. El procedimiento comienza con la
identificación de la necesidad de crear o modificar y termina con la divulgación del
documento por parte del responsable del proceso.
3. RESPONSABILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es

el coordinador de trabajo y líderes de procesos de gestión.
3.1 COORDINADOR DE TRABAJO: Asesora a los líderes de los procesos para la gestión,
control y administración del SGC en forma coherente, congruente y consistente de
acuerdo con la naturaleza de servicio.
3.2 ASISTENTE – PRACTICANTE PROFESIONAL: El asistente del área – Practicante
Profesional, Específicamente interviene en la educación de la presentación de los
documentos antes de la revisión para su Aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:
 Se reciben y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben
nuevamente
 Se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.
 Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran
disponibles en la internet.
 Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificable.
 Se socialicen los documentos.
 Prevenir el uso no intencionado de los documentos obsoletos.
 El control de los documentos en medio magnético, con el el fin de preservar y
proteger la información.
 Se mantengan actualizados los listados maestros.
INFORME REALIZADO POR LUIS CORONEL ORTEGA EL DIA 02 DE MAYO DEL 2020 EN LA
CIUDAD DE SANTA MARTA DEPARTAMENTO DEL MAGDALENA
3.3 LIDERES DE LOS PROCESOS: Todos los líderes de procesos son responsables de
cumplir el procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación de
documentos.
4.PRECISIONES:
4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL: La estructura documental del SGC de la empresa
CONFECCIONES S.A, se dedica al diseño y manu factura de prendas de vestir, de la
forma en que se presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel
superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.
DOCUMENTOS
POLITICAS
MAPA DE PROCESOS
PROCEDIMIENTO- INTRUCTIVOS
MANUALES - MATRICES
PROTOCOLOS – PROGRAMAS
FORMATOS-FICHAS Y GUIAS
4.2 DISPOCIONES SOBRE REPRODUCCION DE FORMATOS: En todo caso se privilegia la

presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos que requieran estrictamente su
aplicación impresa. Para todos casos, una vez aprobados el líder de proceso envía una copia en
medio digital proceso de gestión de publicaciones, Para su correspondiente reproducción.
Aunque la emisión de los documentos se realiza después de su aprobación la empresa empleara

los inventarios de los formatos impresos hasta agotar existencias.
4.3 REGISTROS: Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de
actividades realizadas se caracterizan por:
 Son consecuencias inmediatas de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.

 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad se adecuo al proceso
correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificados y dejando constancia
de todas las circunstancias de cambio. Siguiendo el procedimiento al respecto.
Los registros pueden realizarse en medios impresos y electrónicos, y estar en forma digital. Son
registros impresos todo lo plasmado en papel, Son registros electrónicos los obtenidos y los
guardados de forma digital.
La empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que sí lo son quede
constancia de que sucedió quien lo hizo y cuando lo hizo, especialmente cuando sean
susceptibles a modificaciones. Como es el caso de los registros guardados en forma digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado en caso de los registros
impresos y los digitales deben quedar constancia de quien lo hizo y cuando.
Todos los registros deben estar supervisados por la empresa encargada de esto, Garantizando
que se respeten los procedimientos y queden archivados en forma segura y de fácil identificación.
Por otra Parte, la universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que
así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales , etc.
4.3.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR:
VERACES: debe describir lo que realmente sucedió, pasó o ocurrio.
EXACTOS: debe ser verificado.
PERMANENTES: Se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
OPORTUNOS: Se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del
tiempo.
CLAROS: Debe ser entendible para todos.
COHERENTES: En lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
LEGIBLE.
NO ALTERABLE: No debe tener tachones, enmendaduras, uso de cor rectores, etc.
COMPLETO: No deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
lean.
4.3.2 USO DE REGISTROS:

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear
las actividades o los resultados de los procedimientos.
ALGUNOS DE SUS USOS SON:
 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas
5.DESCRIPCION DEL PROCESO
5.1 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS:
5.2 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Bibliografías:
Para la realización del anterior informe se consultó los siguientes enlaces los cuales le llevaran a
una página web específica que ayudo en la realización de dicho informe al igual que los
materiales de estudio presentados por el tutor/a asignado a esta catedra:
https://advisera.com/9001academy/es/knowledgebase/como-estructurar-la-documentacion-del-
sistema-de-gestion-de-calidad/
https://www.nueva-iso-9001-2015.com/2014/11/iso-9001-documentacion/
http://www.educaguia.com/apuntesde/calidad/documentacion-sistemas-gestion-calidad.pdf
https://www.pymesycalidad20.com/los-documentos-basicos-de-un-sistema-de-gestion-pdf.html
https://www.monografias.com/trabajos97/requisitos-documentacion-sistema-calidad-iso/requisitos-
documentacion-sistema-calidad-iso.shtml
https://www.uniagraria.edu.co/listado-maestro-de-documentos-del-sistema-de-gestion-de-calidad/
https://www.aulafacil.com/cursos/administracion/sistema-gestion-calidad-iso-9001-enfoque-por-
procesos-elaboracion-de-manuales-iso-10013-y-directrices-para-auditoria/documentacion-en-un-
sistema-de-gestion-de-la-calidad-l36575
https://www.google.com/search?
channel=trow2&sxsrf=ALeKk02laFDbXI0F1lGtmkRvTFztXSHjJw:1588439312020&source=univ&t
bm=isch&q=documentos+en+un+sistema+de+gestion+de+calidad&client=firefox-b-
d&sa=X&ved=2ahUKEwjtuMLH1ZXpAhUUmHIEHSXhBeEQsAR6BAgFEAE&biw=1152&bih=728
http://blog.qualidadesimples.com.br/es/2019/03/06/los-mejores-metodos-para-el-control-de-
documentos-en-un-sgc-y-cumplir-con-la-norma-iso-90012015/
http://www.eumed.net/libros-gratis/2011c/991/documentacion%20del%20sistema%20de%20la
%20calidad.html
https://www.isotools.org/2014/11/19/iso-9001-documentar-sistema-gestion-calidad/
https://hederaconsultores.blogspot.com/2009/03/documentos-de-sistemas-de-gestion-iso.html
https://minciencias.gov.co/sites/default/files/ckeditor_files/G102PR01%20Procedimiento
%20elaboraci%c3%b3n%20y%20control%20de%20documentos%20del%20SGC%20V12.pdf
https://repository.unilibre.edu.co/bitstream/handle/10901/11783/Documentaci%C3%B3n%20del
%20Sistema%20de%20Gesti%C3%B3n%20de%20Calidad%20en%20la%20Instituci%C3%B3n
%20Educativa%20Gimnasio%20Santa%20Rosa%20de%20Lima%20en%20la%20Localidad
%20de%20Teusaquillo%20Bogot%C3%A1.pdf?sequence=1
https://repository.unilibre.edu.co/bitstream/handle/10901/11783/Documentaci%C3%B3n%20del
%20Sistema%20de%20Gesti%C3%B3n%20de%20Calidad%20en%20la%20Instituci%C3%B3n
%20Educativa%20Gimnasio%20Santa%20Rosa%20de%20Lima%20en%20la%20Localidad
%20de%20Teusaquillo%20Bogot%C3%A1.pdf?sequence=1
https://sites.google.com/a/cetys.net/sistemas-de-gestion-de-calidad-iso9000/para-ocultar/4-1-
requisitos-generales/4-2-requisitos-de-la-documentacion

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1. OBJETIVOS: Este procedimiento se establece para efectuar el control, La elaboración,

3. RESPONSABILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es

4.2 DISPOCIONES SOBRE REPRODUCCION DE FORMATOS: En todo caso se privilegia la

Aunque la emisión de los documentos se realiza después de su aprobación la empresa empleara

 Son consecuencias inmediatas de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.

4.3.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR:

VERACES: debe describir lo que realmente sucedió, pasó o ocurrio.

EXACTOS: debe ser verificado.

COHERENTES: En lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.

NO ALTERABLE: No debe tener tachones, enmendaduras, uso de cor rectores, etc.

4.3.2 USO DE REGISTROS:

ALGUNOS DE SUS USOS SON:

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