Presentado por: Claudia Patricia Urbano Cadena.

Fecha: 15 de Octubre 2020.

INFORME AA2

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un

informe luego de investigar sobre las actividades de “diseño y patronaje”
Que día a día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la
investigación y utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso
de Estudio para documentar el Procedimiento de ¿Diseño y patronaje ¿
Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo
tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un
paradigma de la documentación.

SOLUCION:

1. OBJETIVO: Este procedimiento se establece para efectuar el control, la

elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros. La
empresa Confecciones S.A. dedicadas al diseño y manufactura de
prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada y
disponible para su uso por parte de todos los usuarios.

2. ALCANCE: Aplica para todos los documentos (Manuales, procedimientos,

instructivos, formatos, guías, registros entre otros.)los documentos de
origen externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los
procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de
crear o modificar un documento y finalización con la divulgación del
documento por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este

procedimiento es el coordinador de trabajo y los líderes de proceso de
Gestión.

3.1. Coordinador de trabajo:

Asesora a los líderes de procesos para la gestión, control y
administración del SGC en forma coherente, congruente y
consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio.
 3.2. Asistente – Practicante Profesional:
El Asistente del Área – Practicante Profesional, específicamente
interviene en la adecuación de la presentación de documentos antes
de la revisión para su aprobación.
Apoyo a los líderes de los procesos para garantizar que:
-Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se
aprueben nuevamente.

-Se identifiquen los cambios y el listado de revisión actual de los

documentos.

-Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se

encuentren disponibles en el internet.

-Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

-Se socialicen los documentos.

-Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

-El control de los documentos en medio magnético, con el fin de

preservar y proteger la información.

-Mantener la codificación única, según las directrices que se dan en

este documento.

-Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3. Líderes de procesos: Todos los líderes de procesos son los

responsables de cumplir el procedimiento establecido sobre la
creación, actualización o Anulación de los documentos.

4. PRESISIONES:

4.1. ESTRUCTURA DOCUMENTAL :

La estructura documental del SGC de la empresa CONFECCIONES
S.A. dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se
presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel
superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad
y detalle.
 DOCUMENTOS

Politica

Mapa de Procesos

Procedimientos - Instructivos

Manuales -Matrices

Protocolos - Programas

Formatos -Fichas y Guias

4.2. DISPERSIONES SOBRE REPRODUCCION DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital

de formatos salvo casos que requieran estrictamente su aplicación
impresa. Para estos casos, una vez aprobados el líder de proceso
envía una copia digital al proceso de gestión de publicaciones, para
su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su

aprobación la empresa empleara los inventarios de formatos
impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS :

Los registros son documentos que proporcionan evidencias

objetivas de actividades realizadas o resultados obtenidos se
caracterizan por:
 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y
documentar sus resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la
actividad o la tarea se adecuo al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser
modificados (salvo en cosas especiales) y dejando constancia
de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.
Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estará en
forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en papel como un material
fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos
medios.
La empresa debe garantizar que los registros no puedan ser modificados o que, si
lo son quede constancia de ello y de quien y cuando lo hizo, especialmente
cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros
guardados de forma digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el
caso de los registros impresos y en los registros digitales debe quedar constancia
de quien y cuando lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma
segura y de fácil identificación.
4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR
Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: Se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar
lápiz o tinta lavable.
 Oportunos: Se realiza en tiempo real, para evitar pedida de información por el
paso del tiempo.
 Claros: Debe ser entendible para todos.
 Coherentes: En lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo etc.
 Legible.
 No alterable: No debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores etc.
 Completo: No deben tener espacios en blanco, debe cruzar una raya lo que no
se llena.

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las

actividades o los resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras.
 Procedimiento y análisis de información.
 Almacenamiento y distribución.
  Exámenes realizados.
 Calibración de equipos.
 Abastecimiento y vigencia de los insumos.
 Control de calidad.
 No conformidades.
 Acciones correctivas.

5. DESCRIPCION DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

N
o ACTIVIDAD
INICIO
Revisa la adecuación de la
  documentación
Identifica necesidades de creación
 
o mejora de documento
1 Líder de Proceso
 
2 corrector de estilo para que intervenga en el texto
RESPONSABLE OBSERVACIONES
   
Elaborar borrador del documento y
enviar por correo a la Directora del
departamento de Biblioteca con
copia al profesional de apoyo de
corrección de estilo para su
respectiva revisión.
Las correcciones de ortografía y
sintaxis se hacen de manera directa
en la documentación en los casos
donde la mejora sea evidente. Sin
embargo los casos problemáticos
para la interpretación del sentido el
corrector enviara sugerencias y
comentarios al líder del proceso
antes de su envió como versión final
al sistema de Gestión de la Calidad.
De cualquier manera el corrector
hará llegar al líder del proceso la
documentación revisada.
 La
documentación
requiere ajustes

  En caso de requerir ajustes en

partes problemáticas para la
interpretación el líder del proceso
hará las modificaciones en las
partes indicadas por el corrector y le
enviara nuevamente el documento
modificado al corrector de estilo.
3 Líder de Proceso

Enviar por el correo al Coordinador

de Salud, Seguridad e Higiene en el
trabajo con copia a la profesional de
Apoyo del SG -QHSE el formato
Solicitud de Creación, Mejora o
Anulación de Documento F -SO-OH
4 Líder de proceso -12 junto con el documento
sometido a consideración
(Resultado de la revisión del
corrector de estilo).

 
Profesional de Revisar la solicitud y evaluar la
Apoyo SG -QHSE necesidad de crear, modificar o
Auxiliar del SG anular el documento,
5 -QHSE

 
Si es una solicitud de anulación, se
registra y el proceso termina.
Cuando se considere necesario
define la intervención de u experto
Coordinador del a fin de retroalimentar el
Área de salud, documento antes de su aprobación
6 Seguridad e final. Según corresponda se
Higiene en el presenta al consejo Directivo para
Trabajo que autorice la creación, mejora o
anulación.

 
 Se diligencia la parte 2 del registro
Solicitud de Creación, mejora o
Anulación de DocumentoF-SO-OH-
Auxiliar del SG - 12, marcando la casilla de
7
QHSE aprobado, diligenciando la fecha de
implementación del cambio.

 
Para el caso de creación de
Profesional de documentos se realiza la respectiva
Apoyo SG -QHSE codificación y para mejora se
8
Auxiliar del SG actualiza la versión.
-QHSE
 
Coordinador del Al editar los documentos se deben
Área de salud, registrar las firmas de elaboro,
Seguridad e reviso y aprobó, si aplica. El
Higiene en el coordinador del Área de Salud
Trabajo Ocupacional informa al líder sobre
9 Profesional de la aprobación del documento. Una
Apoyo SG-QHSE vez firmados los documentos se
Auxiliar SG-QHSE identifican con Copia No controlada,
se graban en PDF (No aplica para
formatos) y se adaptan en el
  aplicativo disponible.
Se publican los nuevos documentos
en internet. Al documento físico se
le coloca el sello de original, se
Profesional de archiva en la carpeta del proceso
10
Apoyo SG -QHSE que corresponda y se destruye la
versión anterior.

 
Actualizar Listado Maestro Control
Profesional de de Documentos F-SO-013
Apoyo SG-QHSE
11
Auxiliar del SG-
QHSE
 
Se comunica al líder que el
Coordinador del documento se encuentra liberado y
Área de Salud se autoriza su uso.
12 ,Seguridad e
Higiene en el
Trabajo
 
Informar los cambios de la
13 Líder de proceso documentación a los participantes
  del proceso. Socializa el contenido
de los documentos a fin de
garantizar su debida aplicación.