Actividad de proyecto 2

Actividad de aprendizaje 1: Gestionar la información obtenida en el entorno de

acuerdo con las variables y parámetros requeridos para el desarrollo del flujo de
bienes en la organización

Identificar los sistemas de información en una empresa

La logística en Colombia opera como ciencia a partir de los cambios que se han
presentado en el país, con el fin de internacionalizar la variedad de alimentos, artículos
y productos que se producen al interior de él.

Todas las empresas cuentan con un área de logística para realizar la distribución de
sus productos y/o servicios. Sea grande o pequeña esta área, es vital para competir en
el mercado que hoy en día es tan exigente, además es importante tener en cuenta que
los tiempos de entrega cada vez deben estar más alineados con las necesidades de los
clientes, los costos de transporte deben reducirse y los sistemas de información deben
brindar una amplia gama de opciones que le permita a la empresa conocer
detalladamente todas sus operaciones e igualmente que le facilite a los clientes
acceder a toda la información que necesitan acerca de sus transacciones, por ejemplo
del estado de cuentas por pagar, ubicación de la mercancía, informes de ventas,
programación de recolecciones, entregas, cobertura, servicios especiales, entre otros.

De acuerdo a lo anterior, realice un informe teniendo en cuenta las siguientes

instrucciones:

1. Seleccione una empresa que cuente con buenos sistemas de información de

distribución física (página web, intranet, internet, entre otras) y que le permita tener
acceso a dicha información, si no puede acceder a ninguna, busque en internet la
empresa que va a ser objeto de estudio.

2. Es importante que pueda visualizar los componentes, las actividades y las TIC que
conforman los sistemas de información de la empresa seleccionada.

 El Sistema ERP funciona como Software Financiero, usted podrá tener todas
sus obligaciones y derechos contables al día, cuentas por pagar, cuentas por
cobrar, mantener en orden y supervisión la Información sobre su Estado de
Situación Financiera, Estado de resultados, Estado de Flujo de Efectivo.

 El Software Administrativo para Floristerías se adaptan a a tienda local o

autoservicios. El Programa mejora su organización, administración y atención al
 cliente. Soporta la gestión demás múltiples sucursales o franquicias desde una
sola aplicación.

3. Indique el nombre de la empresa y su actividad económica.

 Decorflores
 Venta de flores para decoración
4. Formule cinco (5) preguntas que le faciliten identificar las actualizaciones de los
sistemas de información, por ejemplo:

 ¿Qué equipos utilizaban cuando empezaron? ¿Qué equipos utilizan

actualmente?

Inician con una planta manual donde había personas que regaban las flores y
las protegían con insecticidas manualmente. En la actualidad poseen una planta
con estrictos parámetros de ingeniería y tecnología de punta formada por áreas
productivas. Área de riego automático. Área de insecticida. Sistema sofisticado
de conservación de las flores. Área de almacenamiento. Soporte y desarrollo
tecnológico.

 ¿Cómo tomaban los pedidos de los clientes cuando empezaron? ¿Cómo lo

hacen en la actualidad?

Inician con la venta puerta a puerta la cual con el tiempo se organizó en grupos
de venta y fueron incluyendo modernos sistemas de implementación de pedidos
en línea.

 ¿Qué herramientas utilizaban antes para hacer informes de compras,

ventas y rotación de inventarios? ¿Qué herramientas utilizan ahora?

-En sus inicios Informes manuales, kardex y libros.

-Actualmente utilizan ERP JD Edwards de Oracle un aplicativo de talla mundial
para integrar sus procesos productivos y administrativos

 ¿Cuántos empleos formo en sus comienzos? ¿Cuántos tiene en la

actualidad?

Decorflores con sede principal en Bogotá empieza en el año 1986 con 80

empleados y en la actualidad tiene 4500 empleado
  ¿Cuáles fueron sus principales productos en venta? ¿en la actualidad
cuantos productos manejan?

Iniciaron con la venta de rosas y claveles,en la actualidad manejan una alta

gama de productos agricolas como el Lilium, la Gerbera, la Alstroemeria, el
Eustoma, el Tulipán, el Gladiolo, la Paniculata (Verde ornamental), el Iris, la
Freesia, las Anémonas, el Anthurium, la Cala, el Liatris y el Cymbidium entre
más de 400 referencia en 8 líneas diferentes de productos

5. Explique de qué manera la empresa ha renovado sus sistemas de información

desde su inicio hasta la actualidad y qué beneficios han experimentado con estos
cambios, para ello utilice el siguiente cuadro comparativo:

Antes Ahora Beneficios

Se realizó una Se controla el El sistema de información

Introducción de la incremento del gasto. adquiere una dimensión
informática en la estratégica en la empresa.
empresa. Se produce la
integración de los Desarrolló de los sistemas de
Las aplicaciones sistemas de información en los niveles
informáticas estaban información existentes superiores de la organización
orientadas a la en las distintas áreas apareciendo los sistemas
mecanización y de la empresa. estratégicos de información.
automatización de los
procesos ordinarios. SE realiza una Mejora Adquiere gran importancia la
y se perfeccionan los creatividad y la innovación
Había escaso gasto sistemas de
en informática y información.
escasa formación del
personal.

6. Busque en la página web de la empresa opciones en las que tenga que realizar
entradas de información, luego inserte el enlace como un hipervínculo y adjunte los
pantallazos de mínimo seis opciones distintas de entrada. Explique para qué sirve
cada una.
https://decorflores.com/
En el inicio podemos encontrar la página para adquirir sus productos

En la tienda podemos encontrar los diferentes catálogos de la empresa y sus

diferentes decoraciones y cantidades.
 En servicios de la compañía se pueden observar los diferentes ítems que la
compañía puede ofrecer a sus clientes.

En contactos se puede encontrar donde está ubicada la compañía y sus diferentes

medios de contacto.

7. Luego investigue acerca de la herramienta intranet:

  ¿Para qué sirve?
Es una red privada dentro de una organización que utiliza tecnología muy
similar a la del Internet la cual permite a sus usuarios buscar, utilizar y
compartir documentos. Las empresas utilizan el Intranet para comunicarse con
sus empleados.
 ¿Cómo se utiliza?
La intranet conecta a los empleados de la compañía con los servidores
mediante una red interna privada. Aunque en la gran mayoría de los casos los
trabajadores están en las propias instalaciones de la empresa, también cabe la
posibilidad de que trabajen de manera remota.
 ¿Quién puede acceder?
La intranet se diseña para compartir información entre los empleadosde una
empresa u organizaciónen tiempo real y de forma sencilla y rápida.

Una Intranet pone a disposición esta información a lo largo y ancho de la

empresa, las 24 horas del día, los 365 días del año, trabajando en la oficina,
estando de viaje o desde la casa haciendo trabajo remoto. Todo bajo un
esquema de seguridad y control de acceso que asegura que cada
persona puede ver únicamente lo que le corresponde.

 ¿Cómo se actualiza la información que se encuentra allí?

La actualización de la información es constante, ya que al dar acceso a los
usuarios esta está en constante cambio

8. Busque información de la herramienta extranet:

 ¿Para qué sirve?

Extranet se define como una red privada que permite la comunicación
para compartir de modo seguro la información de una compañía con
agentes externos: socios, clientes, proveedores, etc. Es por lo tanto, una
extensión de la intranet hacia usuarios externos.

 ¿Cómo se utiliza?
Una extranet es una red privada que utiliza protocolos de Internet, protocolos de
comunicación y probablemente infraestructura pública de comunicación para
compartir de forma segura parte de la información u operación propia de una
organización con proveedores, compradores, socios, clientes o cualquier otro
negocio u organización.
 ¿Quién puede acceder?
La extranet suele tener un acceso semiprivado. Para acceder a la extranet de una
empresa no necesariamente el usuario ha de ser trabajador de laempresa,
pero sí tener un vínculo con la entidad. Es por ello que una extranet requiere o
necesita un grado de seguridad, para que no pueda acceder cualquier
persona. Otra característica de la extranet es que se puede utilizar como una
Intranet de colaboración con otras compañías
  ¿Tiene algún costo?
Una extranet también tiene aspectos negativos, como son los costes de
adquisición del software, aunque no acaban aquí. A los costes vinculados a la
instalación de la red se añaden los costes derivados de su mantenimiento
(actualizaciones de software, copias de seguridad, resolución de problemas).
Además, para que una extranet pueda cumplir su propósito ha de mantenerse en
buen estado, actividad que realizan bien los empleados de la empresa.

 ¿Qué información se puede encontrar?

Ya no se trata únicamente de un sitio informativo que explica la misión, historia e
infraestructura de la empresa, o expone la forma de contactar con ella, lo
que comúnmente se denomina un «sitio institucional» de la empresa, sino de un
espacio en línea donde se pueden incorporar aplicaciones y herramientas
tecnológicas para acelerar los procesos diarios de negocio. Por ejemplo, se
pueden crear aplicaciones para realizar órdenes de compra en forma
automatizada, o bien crear reportes de venta. Además, las Extranet ayudan a
disminuir los costos de operación, debido a que reducen los gastos
administrativos, los de telefonía y papel. Por consiguiente, existe un costo por
actualización y mantenimiento de páginas.

9. Luego de observar cómo funcionan algunas de las actividades de los sistemas de

información de la empresa que eligió, dé respuesta a los siguientes interrogantes:

 ¿Cuáles son las diferencias más importantes entre internet, extranet e intranet?

Procedemos a realizar un cuadro comparativo donde podemos diferenciarlas de

la mejor forma
Acceso Usuarios Información
INTERNET Publico Cualquiera Fragmentada
INTRANET Privado Usuarios de una Propietaria
misma
colectividad
EXTRANET Semi-Publico Colectividades Compartida entre
relacionadas. colectividades

 ¿Cuáles TIC considera usted que utiliza la empresa? Mencione cada una de
ellas de acuerdo a la clasificación en la cadena logística y justifique su
respuesta.

10. Teniendo en cuenta el tema “Justo a tiempo y los sistemas de información”, dé

respuesta a los siguientes interrogantes.

 ¿Por qué cree que es importante el tema de justo a tiempo en la empresa?

Consideramos que el tema de justo a tiempo a impactado a las diferentes industrias
a nivel mundial, debido a la reducción de inversión en inventarios, creando
 posibilidades de incursión en nuevos mercados; es todo un sistema, que
incide en el mejoramiento de la distribución y mejoramiento del
servicio al cliente y no únicamente una ayuda para disminuirlos. El sistema
Justo a Tiempo, es una técnica japonesa que ha demostrado capacidad de
generar mayor ventaja competitiva, partiendo de la premisa: “La eliminación del
desperdicio”. Permite ser aplicada a diferentes áreas y procesos de toda
empresa, además asegura la mejora continua de la calidad de productos y
servicios, al mismo tiempo de adquirir una solidez financiera, dándole a las
empresas una mejor liquidez para ser explotadas en otra área.

 ¿Cree usted que la empresa ha implementado el justo a tiempo en sus

procesos? Justifique su respuesta.
En el caso de la empresa Decorflores, esta aplica JIT en la nueva planta de
riego y cuidado donde cuentan con maquinaria como un Método de
desprendimiento para las flores ya que Deberán darse instrucciones cuidadosas
sobre el método correcto para cortar, retorcer, o tirar, para desprender el cultivo
y debe ser controlado. Con esta estrategia se elimina toda actividad innecesaria
o fuente de despilfarro, por lo que intenta desarrollar el proceso de producción
utilizando un mínimo de materiales, espacio y tiempo.

11. Desarrolle el informe con la herramienta ofimática de su preferencia y envíe el

archivo al instructor a través de la plataforma virtual de aprendizaje.

Ambiente requerido: Ambiente Virtual de Aprendizaje.

Materiales: computador, internet, material de formación “Sistemas de información y

estadística en la Distribución Física Internacional”, materiales complementarios
“Tecnologías de la información aplicadas a la logística”, “Guía para ser más
competitivos a través de la logística” y “Gestión de almacenes y tecnologías de la
información y comunicación (TIC)”, glosario y biblioteca SENA.

Evidencia 6: Informe “Identificar los sistemas de información en una empresa”.

Pasos para enviar evidencia:

1. Clic en el título de la evidencia.

2. Clic en Examinar mi equipo y buscar el archivo previamente guardado.
3. Dejar un comentario al instructor (opcional).
4. Clic en Enviar.
Nota: esta evidencia es de carácter individual. Recuerde revisar la guía de aprendizaje
con el fin de verificar que ha realizado todas las evidencias propuestas, saber cómo
desarrollarlas y entregarlas correctamente.

Criterios de evaluación
 Aplica los principios tecnológicos de los sistemas de información requeridos de
acuerdo con la naturaleza de la información relacionados con el flujo de
información del comportamiento de las variables de los procesos logísticos
específicos de la empresa.

 Diligencia documentos y registra datos en español y en inglés relacionados con

situaciones empresariales de acuerdo con los procesos comerciales y el
desarrollo de los procesos logísticos según el objeto del servicio de información y
la tecnología disponible para el manejo de la información.