C1 – Informe de investigación.

“Sistema de gestión de órdenes”.

PACO´S PIZZA.

Nuevo Laredo, Tamaulipas. 17 de mayo del 2021.

 INFORME DE INVESTIGACIÓN

MARCO METODOLÓGICO

Decidimos optar por este proyecto dada la clara necesidad que la empresa tiene por una
mejora en dicho proceso para poder optimizarlo, y dadas las nuevas tecnologías, les resultaría
mucho más práctico contar con un sistema que cumpla correctamente con la gestión de las
órdenes de los clientes en un equipo de computadora, ahorraría en formularios físicos para
su registro (papel y tinta) y el proceso sería más rápido al calcular directamente el costo total
a pagar por los clientes, incluso podría minimizar el tiempo de espera durante el registro de
la orden si se cuenta con los datos necesarios de órdenes previas.
Para las entrevistas, nos decidimos por consultar con el propietario, dado que es quien conoce
todas las cuestiones alrededor de su negocio y su información desde su apertura, así como
una clara estructura sobre su funcionamiento. Mientras, también entrevistamos al empleado
a cargo de la atención al cliente debido a encontrarse en la estación o módulo que es nuestro
foco de atención, para poder conocer así los requisitos específicos que se necesitan para
registrar las órdenes y cómo es el trato al cliente.
Al ayudante general, porque nos podría contar un poco más sobre sus actividades diarias en
la pizzería y cómo es el entorno en general. Y al repartidor para saber más sobre el proceso
de cobro final.
Así mismo, gracias a las visitas al negocio pudimos contar con una idea más clara de
cómo realizan sus actividades, su espacio para desarrollarlas y el entorno en el que sus
empleados se desenvuelven, al mismo tiempo de la necesidad real de dicho software en su
empresa.
RESULTADOS OBTENIDOS
Se presentarán los resultados obtenidos en las entrevistas con las personas que consideramos
esenciales para el desarrollo de este proyecto.

Propietario
La propietaria de la empresa Ana Laura Ramírez Ferman nos comentó en la entrevista que
llevan 10 años con la empresa en funcionamiento, poco a poco creciendo hasta llegar a ser
una pequeña empresa familiar de Pizzas con servicio a domicilio. Facilitar y mejorar el
proceso de la toma de pedidos es el objetivo que espera con este proyecto ya que,
dependiendo el flujo de clientes del dial, este proceso llega a tomas más tiempo de lo
normal. Quiere un sistema que principalmente almacene adecuadamente las ordenes de los
clientes, así mismo que considere las colonias en las que es posible la entrega a domicilio,
tomando en cuenta también sus costos.

Área de atención al cliente

De acuerdo con el resultado de la entrevista Mónica Michell Roldan Ramírez quien es la
encargada del área de atención al cliente menciona que por lo general se tienen que llenar
formularios físicos para la toma de ordenes entre 8 a 20 veces dependiendo del día. Los
datos que se toman para llenar dichos formularios son: la cantidad de pizzas, los
ingredientes elegidos por el cliente o bien el tipo de pizza, estos dados por la pizzería,
número telefónico, el nombre de la persona que realiza el pedido y el tipo de entrega, si es a
domicilio o que el mismo cliente pase por la pizza al local. En caso de entrega a domicilio se
pedirá también la dirección a la que se tenga que entregar el pedido. Se menciona también
que suelen presentarse errores o problemas al llenar los formularios, ya que los clientes
suelen equivocarse al hacer el pedido ya sea con la dirección, la cantidad de pizzas o la
indecisión de estos. Aunque en algunos casos los mismos empleados confunden el pedido
debido a la mala recepción telefónica del cliente.
Ayudante general
En esta entrevista Michell Gándara Ramírez quien es ayudante general nos comenta que no
todos los empleados conocen todos los procesos, todos tienen tareas especificadas y el
tiempo estimado de la orden a realizar se calcula en base al tiempo que se tarda en producir
una pizza promedio mas la cantidad de pizzas que estén por delante.

Repartidor
Carlos Macedonio Roldan Salinas quien se encarga de entregar las pizzas que son a domicilio
nos cuenta que no es común que tenga problemas con encontrar las direcciones debido a
un mal registro ya que por lo general son clientes que llevan tiempo acudiendo a sus
servicios y ya conocen las direcciones de estos, pero si el empleado la ha registrado mal, casi
siempre es descifrada en base a direcciones ya conocidas anteriormente o se termina por
devolver la llamada para aclarar. El tipo de pago por lo general es en efectivo, pocas veces
piden realizar el pago con tarjeta.

Después de terminar las entrevistas correspondientes y haber realizado su análisis,

concluimos que el proyecto que realizaremos, debe contar con una interfaz mediante la cual
se puedan cumplir los siguientes requisitos:
• Registrar la cantidad de pizzas.
• Registrar los Ingredientes o tipo de pizza.
• Registrar Dirección de entrega.
• Agregar referencias extras para su entrega.
• Calcular el costo total del pedido (añadiendo costo extra dependiendo de la
colonia en la que se encuentre el cliente).
Todas estas especificaciones fueron previstas principalmente de acuerdo al área de atención
al cliente y al mismo propietario de la empresa.
Cualquier otra característica queda al pendiente de los desarrolladores del
proyecto mientras cumpla con dichos requisitos.
Observaciones:
Al visitar la empresa, pudimos realizar las entrevistas correspondientes a las personas
seleccionadas, así como tener una conversación breve con cada uno de sus empleados. Con
esto pudimos comprender mejor la forma en que trabaja la empresa y entender cómo
debería funcionar nuestro software para poder proveerles un buen producto que cumpliera
con sus especificaciones. Priorizaremos claro dichos requisitos, siendo en especial que estos
son los necesarios para contar con un registro adecuado de la orden de los clientes.

Fig.1.- Diagrama sobre las áreas de trabajo de Paco´s Pizza

Proceso actual

Fig.2.- Diagrama general del proceso de orden-entrega del pedido en Paco´s Pizza.
RESUMEN DE LOS SINTOMAS

Los clientes por lo general buscan calidad, tiempos de espera reducidos, un excelente servicio
y apoyo por parte de la empresa. El sistema apoyará de gran manera, siendo una herramienta
de gran utilidad para ayudar a satisfacer estas necesidades de los clientes.

El proceso actual para la toma de pedidos, aunque es un tanto obsoleto puede seguir
funcionando cierto tiempo más hasta obtener el sistema de software. Cabe mencionar y
recalcar que el proceso de la toma de órdenes en la empresa Paco’s Pizza es por medio de
creación de formularios físicos, los cuales se llevan a cabo a mano utilizando papel y tinta, ya
que no cuentan con un sistema de software y un equipo de cómputo para este.
Es por este proceso que se originan ciertos inconvenientes al momento de realizar los pedidos
de las pizas ordenadas por el cliente, en ocasiones se presentan retardos en la toma de dichos
pedidos.

Se puede concluir que nuestro software será de gran apoyo para la empresa, aportando
mucho en varios aspectos. Incluyendo ámbitos como el económico, de operaciones, logística
y organización. Se podría garantizar una buena cantidad de beneficios con este proyecto,
considerando que actualmente tener mejor tecnología aporta más productividad para las
empresas.
AMBITO DEL DESARROLLO
El sistema a realizar beneficia a toda la empresa en general ya que impacta directa o
indirectamente al funcionamiento de esta, pero afecta en específico a aquellos que
interactúen con el sistema directamente, como lo son el propietario, atención al cliente.
Lo que se busca con el sistema es transformar el proceso antiguo de los formularios en físico
a un sistema computarizado que solucione el problema.

Fig.3.-Diagrama de áreas de estudio directo

DEFINICION DEL PROBLEMA
La empresa Paco’s Pizza con el tiempo se ha estado abriendo paso en el negocio de la comida
rápida y dado a conocer a cada vez más y más personas en la ciudad de Nuevo Laredo,
Tamaulipas. Por este motivo es que reciben mayores pedidos en los días de trabajo por lo que
cada vez que se tiene que hacer un formulario físico les es más difícil coordinar y atender
todas las ordenes, esto ralentiza este proceso y en ocasiones hasta pierden ciertos clientes
por este problema y por ende baja la entrada de dinero en el día. Otro de los problemas es
que en caso de que la orden pida servicio a domicilio, al tomar los datos de la dirección llegan
a presentarse errores al escribirlos en los formularios o el cliente se equivoca al dar la
dirección.
Una observación que anotamos en la visita a las instalaciones de Paco’s Pizza es que no
cuentan con un equipo de cómputo en el que instalar el software a realizar por lo que se
tomaría como un problema.
Todo esto se pretende resolver y mejorar con el nuevo sistema de software para hacer más
fácil las tareas de la toma de ordenes hasta la entrega de esta.
OBJETOS Y OBJETIVOS DE SOLUCION
Atención al cliente
Dado que la estación de atención a clientes, es donde se toman los pedidos de los clientes, y
el sentido de nuestro proyecto, analizarlo será uno de nuestros principales enfoques para
conocer cómo se realiza dicho proceso y poder conocer mejor los que nuestro cliente
necesita en dicho software para cumplir su principal función.
El sistema a desarrollar tendrá que tener principalmente lo siguiente:
• Registrar la cantidad de pizzas.
• Registrar los Ingredientes o tipo de pizza.
• Registrar Dirección de entrega.
• Agregar referencias extras para su entrega.
• Calcular el costo total del pedido (añadiendo costo extra dependiendo de la colonia
en la que se encuentre el cliente).
El objetivo en general es analizar, desarrollar e instalar un software que ayude a optimizar
esta área de trabajo en el cual se hacen los pedidos de las ordenes, en el área de atención al
cliente, esto para minimizar el tiempo de dicha acción y recibir más ordenes de manera
eficiente.