Aplicación de Herramientas Gerenciales en la Organización

Actividad Evaluativa. Eje 4

Arisleyda Arrieta Rodríguez

Cristina Castañeda Castaño

Ingrid Maily Ramos Rivadeneira

Especialización Auditoria en Salud, Fundación Universitaria del Área Andina

Grupo O41 - Gestión Organizacional

Dra. Yolly Samara Sandoval Jaimes

Octubre 12, 2020

 INTRODUCCIÓN

El presente trabajo se realiza como continuación del ejercicio académico grupal del eje 2 en el Curso
Gerencia Organizacional en la Especialización Auditoria en Salud de la Fundación Universitaria del Área
Andina. A partir del análisis de la problemática encontrada en el área de odontología de la E.S.E Hospital
San Juan de Dios del municipio de Sonsón, se realiza un diagnóstico, y se aplica la herramienta gerencial
Empowerment para tratar de solucionar los hallazgos encontrados, y de esta manera dar manejo y mejorar
las situaciones descritas.

El Empowerment es el fortalecimiento de la autoridad, es dar autonomía y confianza a los

colaboradores de la organización, y como herramienta gerencial es muy útil para dejar de lado la forma
tradicional de liderar, permitiendo la innovación, la libertad de ideas, el crecimiento personal y laboral, lo
cual genera motivación y un buen clima laboral, indispensables para el éxito de la organización.

Para el área de odontología y en general para el Hospital, sería de gran utilidad aplicar esta
herramienta gerencial, permitiendo que el equipo de trabajo se sienta motivado por un líder que tiene el
conocimiento y las habilidades para llevarlos al éxito.
 OBJETIVOS

o Aplicar una de las herramientas de habilidades gerenciales en el área de odontología de la

E.S.E Hospital San Juan de Dios del municipio de Sonsón.

o Analizar el impacto que la aplicación de dicha herramienta puede tener en el servicio de

odontología de la E.S.E. Hospital San Juan de Dios del municipio de Sonsón.

o Practicar en un ambiente verdadero la implementación de las herramientas de habilidades

gerenciales como una ayuda al conocimiento que, como futuros auditores en salud,
debemos tener en las organizaciones para las cuales trabajaremos.
 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

Breve descripción de la Empresa E.S.E Hospital San Juan de Dios

El Hospital San Juan de Dios está ubicado en el municipio de Sonsón, el cual se encuentra localizado en el
Departamento de Antioquia. Dirección: Calle 16 No 7 – 151.

Misión: En la E.S.E Hospital San Juan de Dios del municipio de Sonsón, estamos comprometidos
con la salud de los sonsoneños, a través del mejoramiento continuo de la calidad, la humanización de los
servicios, promoción de la salud, prevención de la enfermedad, atención a la primera infancia y una amplia
oferta de servicios que responda a las necesidades de la población. Para el logro de tal fin, contamos con un
equipo humano idóneo, que, con sus conocimientos, experiencia y los recursos tecnológicos disponibles,
contribuya al mejoramiento de la atención en salud de los corregimientos, la cabecera municipal, área rural
y la región.

Visión: En el año 2024 seremos una institución prestadora de servicios de salud, ampliamente
reconocida a nivel regional, nacional e internacional, por sus procesos exitosos en la atención de la primera
infancia, telemedicina, parto respetado, consentido y protegido, población vulnerable y del post conflicto.
Contamos con un recurso humano calificado, en proceso constante de crecimiento y motivación y unas
instalaciones físicas adecuadas y equipos de alta tecnología, preparados para ofrecer servicios de mayor
complejidad, en asociación con instituciones del nivel departamental y nacional, buscando sostenibilidad
financiera con gran responsabilidad social.

Área de Odontología: El servicio de Odontología cuenta en la actualidad con 5 odontólogos, 4 de

los cuales se encuentran en la cabecera municipal y el otro se encuentra ubicado en el corregimiento de la
Danta, Magdalena Medio antioqueño. Cuenta además con 2 higienistas orales y 3 auxiliares de consultorio
dental, todos ubicados en la sede principal.

Diagnóstico

Falta de una comunicación efectiva entre el área Gerencial y la Coordinadora del servicio de Salud
Oral.

Hallazgos

Dificultades en el desarrollo de actividades del área de prestación de servicios de salud oral.

 Interrupción frente a la organización de brigadas del área de odontología por parte de la gerente
atribuida al nuevo liderazgo autoritario y centralizado por parte de esta.

Cambios en las contrataciones, según un cronograma que existía previamente, en Salud Oral se ha
impuesto de forma unilateral el personal que la subdirección científica y administrativa han querido, dando
por terminado el contrato a una odontóloga que llevaba más cuatro años en la institución y conocía el rodaje
del servicio, además de ser altamente productiva.

Falta de comunicación con los jefes de las áreas mencionadas. Se ha visto reflejado en una baja de
ánimo de los demás profesionales del área de salud oral, la coorinación del área de salud oral ha expresado
una pérdida de credibilidad y confianza con su equipo de trabajo.

Habilidad Gerencial: Empowerment

El Empowerment, significa empoderamiento, facilitación y dar poder a la gente para decidir y actuar
con responsabilidad y compromiso; en los momentos actuales constituye una herramienta gerencial
fundamental para romper los viejos modelos mentales de liderazgo metacéntrico y autoritario que está
orientado a dirigir y controlar a la gente. Es además una estrategia para transformar las organizaciones
tradicionales, se fundamenta principalmente en un proceso educativo a nuestros colaboradores, es decir
transmitir una nueva cultura inspirada en trasferir valores y conductas para realizar con libertad, iniciativa
y autonomía los roles en el trabajo, en la que pongan en juego su ingenio, iniciativa y creatividad (Edgar
Salva, 2010).

El Empowerment se orienta en otorgar a los trabajadores un mayor poder para fortalecer las condiciones
y acciones necesarias en el desempeño laboral y la actuación personal de cada uno de los trabajadores y por
ende de la empresa. Implica también una nueva filosofía de trabajo en donde las estructuras piramidales se
derrumben para dar paso a una organización más plana en la cual la confianza es uno de los pilares
fundamentales, el Empowerment no constituye una simple delegación de tareas y responsabilidades, si no
aprender a aprender a guiar a la gente a convertirse en “gerentes” de su puesto. (Edgar Salva, 2010).

El primer paso, es la creación de una cultura del empowerment al interior de la organización, en la que
se definan claramente los nuevos valores que se va adoptar en el trabajo tales como por ejemplo: El
compromiso, la lealtad, la solidaridad, compañerismo, la calidad en el trabajo, la responsabilidad.

El segundo paso, es la capacitación de los gerentes como coach, facilitadores y entrenadores, enseñar
nuestros colaboradores a que tengan confianza en sí mismo, en su equipo y en los nuevos enfoques que va
tener el trabajo a partir de hoy, lo que implica asignar valores agregados al trabajo, en el cuál puedan
proponer mejoras significativas, estableciendo un sistema de sugerencias escritas (Kaizen), con las mejores
ideas que deben presentar directamente a su jefe inmediato que permita fortalecer los sistemas, procesos,
métodos de trabajo, en donde el personal sienta que participan y que su opinión es importante.

El tercer paso, los gerentes ya involucrados en la filosofía, deberán constituirse en verdaderos coaches
o facilitadores del cambio de los equipos de trabajo: para dirigir, guiar, apoyar y delegar la transformación
y metamorfosis de la organización, a través de actitudes positivas que permitan: Motivar y entusiasmar a la
gente, comunicar una visión clara del trabajo, articular una dirección precisa, fomentar la comunicación,
inspirar y animar los logros, dar y recibir feedback, inspirar respeto y credibilidad, agradecer el trabajo bien
hecho, asegurar la unidad de los equipos, reconocer premiar la eficacia y otorgando responsabilidades a la
gente, entre otros aspectos.

El cuarto paso, tomar en cuenta que el empowerment, se basa en dos pilares fundamentales: La
capacitación y la confianza, evidentemente la confianza no puede ser obtenida de inmediato, no aparece por
arte de magia, sino que debemos construirla, realizando en primer lugar reuniones periódicas con aquellos
trabajadores que parecen ser más flexibles y más involucrados, a quienes debemos explicar la filosofía del
empowerment y cuál es la responsabilidad de unos y otros frente a la organización. Esto supone
indudablemente un cambio significativo tanto en las actitudes de los gerentes y de la gente para comprender
que somos un solo equipo, lo importante será fidelizar a nuestros colaboradores tal igual como lo hacemos
con nuestros clientes.

El quinto paso, es la formación de equipos de alto rendimiento, quienes estarán a cargo de un coach que
los guíe “invisiblemente”, pues ellos deben iniciar a generar el cambio radical, deberán entonces monitorear
a que la gente vaya poco a poco internalizando los nuevos valores, que se vean reflejados en sus relaciones
interpersonales con sus colegas, colaboradores y superiores, desarrollo de un trabajo sinergético, habiendo
desterrado ya las “islas”, obteniendo mayor compromiso e identificación con la organización, clientes y
proveedores.

Es indispensable establecer reuniones donde puedan hacer feedback de los resultados que se vayan
obteniendo, reconociendo públicamente a aquellos que logren mejor performance, apoyando y orientando a
otros al logro de objetivos laborales y a su desarrollo personal. El resultado que se obtiene es que la
organización, vaya obteniendo un clima de trabajo más abierto, cálido y humano, menos paternalista,
permisible dentro de los linderos de los valores asumidos. En este proceso se requerirá una evaluación
concurrente y posterior de los resultados.

El sexto paso, es establecer un sistema de apoyo y mantenimiento sostenido del clima laboral obtenido,
siendo imprescindible tener “Perseverancia en el propósito” como diría Deming.
 Tal vez en el camino al empowerment se encontrarán éxitos también fracasos, de pronto la gente o los
ejecutivos que hacen de coach, se desmotivan, caigan en la desesperanza, se conviertan en escépticos, de
repente hasta nihilistas, porque lógicamente el ser humano es complejo y diferente unos de otros; frente a
lo cual debemos mantenernos firmes y estoicos, si es que queremos tener realmente una organización para
afrontar exitosamente los demás desafíos del entorno cada vez cambiante y competitivo. “Renovar o morir”

Aplicación de la Herramienta Gerencial Empowerment

En el área de odontología sería muy interesante implementar esta herramienta con la líder del
proceso, ya que le permitiría aplicar todo su conocimiento y experiencia en el mejoramiento del servicio,
tanto para sus usuarios, como para el equipo de trabajo.

La coordinadora del área de odontología puede hacer uso de sus habilidades gerenciales, si desde
la gerencia se fortalece esta herramienta de empoderamiento, porque se tiene el conocimiento, las
competencias y habilidades necesarias para adquirir la autonomía dentro del área, lo cual sería un gran
motivador, no solo para la coordinadora sino también para su equipo de trabajo.

Para aplicar la herramienta Empowerment en el problema de comunicación que tiene el área de

odontología con la gerencia, es la gerencia misma la que debe tomar la iniciativa, teniendo en cuenta que
no tiene el conocimiento suficiente del área por ser nueva en el cargo, mientras que la coordinadora ya tiene
varios años de experiencia y conoce ampliamente el funcionamiento del servicio, es un voto de confianza
que se deberá arriesgar a dar, para no afectar la productividad, que es un indicador que no se debe
comprometer con el cambio de gerencia.

Desde la gerencia se debe fomentar un buen clima laboral y el compromiso con la institución, dejar
de lado la imposición de ideas, permitir que sus colaboradores aporten, creen y tengan iniciativa, esto genera
motivación, logrando satisfacción personal y laboral.

Desde otro punto de vista, si la gerencia no toma la decisión de empoderar a la coordinadora del
área, es ésta quien debe tomar la iniciativa, buscar proactivamente este empoderamiento, argumentando sus
capacidades y competencias en el área, además de su buena relación con el equipo de trabajo. También debe
fomentar con la gerencia una comunicación más asertiva y a su vez, la gerencia debe estar más abierta a
escuchar y reconocer las habilidades que tienen las personas y lo útil que le puede llegar a ser si se le da la
autonomía que necesita para el manejo del área de odontología.

Edgar Eslava (2010) habla de seis pasos para la implementación del Empowerment en una
organización:
 1. Crear la cultura del Empowerment al interior de la organización.
2. Capacitación de los gerentes como coach, facilitadores y entrenadores.
3. Los gerentes ya involucrados en la filosofía deberán constituirse en facilitadores del cambio de los
equipos de trabajo: para dirigir, guiar, apoyar y delegar la transformación y metamorfosis de la
organización.
4. Tener en cuenta que el Empowerment se basa en dos pilares fundamentales: la capacitación y la
confianza.
5. Formar equipos de alto rendimiento, quienes estarán a cargo de un coach que los guíe
“invisiblemente”, pues ellos deben iniciar a generar el cambio radical.
6. Establecer un sistema de apoyo y mantenimiento sostenido del clima laboral obtenido.

Con respecto a la implementación de la herramienta gerencial, esta se debe considerar para toda la
organización ya que permite mejorar las condiciones del equipo de trabajo a través de la confianza, la
motivación, el liderazgo y el trabajo en equipo entre otros.

Como podemos apreciar, son muchas las ventajas competitivas que se pueden ganar con la
implementación de Empowerment en toda la organización a través del establecimiento de esta herramienta
como una política institucional que permite crecer a la organización en conjunto.

Por lo anterior proponemos una serie de actividades que deberían ser consideradas para lograr la
solución de la problemática encontrada, pero así mismo el mejoramiento de muchos procesos que se pueden
volver críticos con el tiempo y que permitirían anticiparlos y prevenirlos.

Teniendo en cuenta que el Empowerment es una excelente estrategia de gestión para equipos que buscan
auto dirigirse y que crea en sus integrantes compromiso, y motivación, exponemos una estrategia que debe
permitir el mejoramiento de la comunicación organizacional en la E.S.E. Hospital San Juan de Dios del
municipio de Sonsón:

1. Verificación de recursos existentes: Es necesario hacer un análisis de los recursos para saber si es
necesario conseguir algo adicional que permita garantizar la implementación de la estrategia sin
contratiempos.
2. Analizar el personal a involucrar: Partimos del hecho de que ya tenemos identificado en primer término
a la coordinadora del servicio de salud oral, pero así mismo, incorporar a los demás líderes, para abarcar
a toda la organización.
 3. Identificar los problemas que se quieren mejorar: A través de una valoración técnica se pueden
establecer cuáles son las problemáticas que se deben intervenir -la comunicación organizacional tal vez
la primera- para saber cómo se debe hacer.
4. Definir los puntos de partida y llegada: para establecer a ciencia cierta de donde se parte y cuáles
5. deben ser los resultados finales.
6. Eliminar las barreras: este debe ser un ejercicio que debe partir en primera instancia del equipo
gerencial, para que puedan desprenderse de todos aquellos prejuicios y predisposiciones que no
permiten un flujo adecuado tanto de la comunicación, como de las relaciones entre los miembros de la
organización permitiendo también el intercambio de información entre los equipos de trabajo con
libertad que les permita desarrolla una buena comunicación.
7. Identificar habilidades ocultas: Realizar una búsqueda de aquellas habilidades que la mayoría de los
empleados no tienen a la vista en la empresa y que les puede permitir potenciar su perfil de líderes lo
que en algunos casos temen los gerentes que son personas empoderadas tomando malas decisiones.
8. Diseñar objetivos individuales: A partir del punto anterior, es buen realizar una construcción individual
de los objetivos y metas que se espera cumplir de cada uno de los involucrados en el proceso. Sería
recomendable hacerlo de forma individual, por las características personales de cada uno, además que
debe potenciar las condiciones individuales a tratarlos como “únicos” en la organización, eso brinda
un carácter mucho más personal en el aspecto motivacional.
9. Crear un adecuado sistema de medición del rendimiento: Este aspecto debe ser fundamental pues se
hace necesario realizar un monitoreo de los avances que se van teniendo en el proceso, además de lo
anterior la medición debe permitir realizar ajustes a los objetivos y las metas propuestas y hacerlas
cumplibles en el tiempo y por cambio en las circunstancias de estas.
10. Exaltación de los logros: Así como es necesario realizar una medición, también es necesario reconocer
los éxitos que se van obteniendo sobre la marcha, ya que esto permite mantener motivado al grupo de
trabajo.
11. Capacitación permanente: Es otro de los aspectos fundamentales en este proceso; mediante un análisis
de necesidades de capacitación se pueden potenciar aquellas habilidades que pueden tener un desempeño
bajo y que mediante la capacitación se pueden mejorar; es bueno realizar una combinación de aspectos
de tipo técnico, con aspectos de tipo personal, para que sienta una capacitación mucho más “integral”
pero se recomienda que no sea cualquier tipo de capacitación que sea un coaching con una buena
intensidad hasta que el colaborador pueda sentir el grado de empoderamiento y un nivel de confianza
para tomar decisiones .
12. Disponer de un margen de error: para que sea más fácil realizar un rediseño de la estrategia y permitir
hacer cambios -en algunos casos- drásticos, para cumplir con las metas finales. Siempre cuando se
trabaja con capital humano, el margen es más amplio, que cuando se realiza en un sistema.
13. Constante retroalimentación: para el caso en particular y el cual es materia de estudio, es fundamental
este último paso. Si lo que se pretende es realmente mejorar la comunicación organizacional, la
retroalimentación se constituye en el pilar fundamental para concluir el proceso de manera exitosa. Acá
se verá reflejada de forma explícita si las barreras y prejuicios pudieron ser vencidos para lograr que la
comunicación fluya de forma efectiva en la organización.
¿Seleccionaron la técnica adecuada?

Analizando la problemática del área de odontología del hospital se puede decir que el grupo de
trabajo escogió la técnica adecuada teniendo en cuenta que el problema se centra en la falta de comunicación
efectiva y autonomía de la misma la cual está impidiendo que se lleven a cabo todas las actividades
propuestas, retrasando los procesos del área, trayendo como consecuencia la desmotivación del grupo de
trabajo, y el Empowerment es una herramienta que busca el empoderamiento y la autonomía del equipo de
trabajo, elevando los niveles de satisfacción.

En este caso sería muy conveniente un coaching complementario para que el nivel de confianza
entre gerente y jefe del área de odontología vaya creciendo hasta que ambos estén seguros de dar y aceptar
autoridad para tomar decisiones, el nivel de capacitación en este caso dependerá del peldaño en que se
encuentre el colaborador en la escala de empoderamiento.

¿Qué se podría mejorar en la aplicación de la técnica?

Consideramos que se podría mejorar su aplicación en el contexto y profundización de esta, ya que

esta herramienta es amplia y su aplicación se puede hacer en muchas dimensiones, teniendo en cuenta que
no es fácil cambiar filosofías, paradigmas y formas de trabajo. También, se debe que conocer muy bien al
colaborador para delegar autoridad o empoderamiento y que este sea capaz de responder a la responsabilidad
delegada, mediante la medición de excelencia y rendimiento, por lo cual es necesario conocer los objetivos
que se quieren lograr, para tratar de llevar al equipo de trabajo a la autonomía y responsabilidad de sus
decisiones, y para que la gerente tenga más tiempo de ser estratégica y menos operativa, porque si todos
operan no hay quien piense y de cierta manera al gerente se le baja la carga de responsabilidad.

¿En que otro contexto es aplicable?

Esta herramienta también se podría aplicar en toda la organización, como estrategia de crecimiento
y fortalecimiento del talento humano.

Teniendo en cuenta que es aplicable en todas las organizaciones que estén dispuestas a empoderar
a sus subordinados o delegar autonomía donde los colaboradores son dueños de su propio trabajo no toda la
organización está dispuesta para hacerlo, ni para todos los puestos de trabajo ya que esta herramienta
estratégica aleja la burocracia y libera a los trabajadores de distracciones innecesarias en sus cargos ya que
los centra en las actividades prioritarias y de alto rendimiento, como beneficio a que sus elementos fortalecen
a las organizaciones y elevan su productividad.

Como ejemplo podríamos resaltar a los almacenes de cadena y a las empresas de servicios que se
les podría aplicar esta herramienta gerencial ya que sus colaboradores no tienen autonomía en el momento
de atender cualquier requerimiento si no está el jefe de área, no se pueden dar soluciones inmediatas a los
clientes porque son políticas rígidas empresariales en las cuales se demora porque van rotando de área en
área o persona encargada.
 CONCLUSIONES

Es fundamental conocer los contextos de las organizaciones en las cuales nos desenvolvemos, ya
que esto nos permite actuar en consecuencia, para aportar en la mejora de lo que una vez detectado deba ser
intervenido.

El conocimiento de múltiples herramientas gerenciales nos permite desde un abordaje integral,

escoger cuál de ellas nos puede servir, según las necesidades de mejora que presente la empresa.

El empowerment es una herramienta gerencial muy conocida y muy exitosa si se sabe implementar
ya que ella nos permite delegar poder y autoridad a los subordinados y de conferirles el sentimiento que son
dueños de su propio trabajo, es garantizar al trabajador de que se confía en que tiene la capacidad y la
habilidad y de él tiene conciencia total de lo que se está haciendo en el trabajo, conociendo los procesos de
principio y fin lo cual permite la autogestión y la autodisciplina para alcanzar logros y metas en las
organizaciones.

La utilidad de los trabajos prácticos en contextos reales permite entender los temas del curso de una
manera mucho más ágil y amena, ya que se trabaja con situaciones que son verdaderas y sus soluciones
pueden generar impactos positivos en las organizaciones donde se desarrollan.

Como futuros auditores en salud, gerentes, administradores, subdirectores, debemos tener las
herramientas necesarias para buscar mejorar los procesos, los climas, la cultura, motivar a los trabajadores
y en general dar un valor agregado a la gestión a través de todas estas útiles herramientas que buscan como
fin último mejorar la prestación de los servicios y productos, allí donde lleguemos.
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