PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: TÉCNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

 Código del Programa de Formación: 134101 V1
 Nombre del Proyecto ( si es formación Titulada)
 Fase del Proyecto ( si es formación Titulada)
 Actividad de Proyecto(si es formación Titulada)
 Competencia: ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: 01 RECONOCER EL DOCUMENTO DE ACUERDO CON EL
ASUNTO, LA NORMA TÉCNICA Y TIPO DE TEXTO.
 Duración de la Guía: 21

2. PRESENTACIÓN

Señor aprendiz, es necesario incorporar la planeción en nuestra producción documental, ya que esta hace
parte de uno de los procesos de la gestión documental, siendo este el pilar para las funciones de los
productores de documentos en físico y digital en las empresas. Se requiere personal idóneo para la
elaboración de documentos organizacionales, los cuales deben cumplir requisitos en su procedimiento de
diseño, formato, su estructura y las condiciones adecuadas para preservarlo en el tiempo de una forma
organizada.
Conocimientos previos:
 Contextualizo el resultado de aprendizaje dando repuestas a los interrogantes
 Podré identificar conocimientos para luego ponerlo en práctica.
 Reconozco el entorno de la empresa.
 Conozco el proceso de la producción documental
Aprendizaje colaborativo: Es fundamental en este proceso, el cual podrá determinar los conceptos y
componentes del documento de archivo.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

 Debo hacer una investigación donde utilizo diferentes conceptos y luego respondo de acuerdo a mi
criterio personal.

¿Qué es el documento?

¿Cuáles son las distintas clases de documentos que existen?

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 Con la ayuda de mi familia, investigo todos los tipos de documentos que se utilizan en mi hogar
como producto de la gestión y actividades personales y familiares.
¿Cuál es la importancia que merecen los documentos desde el entorno familiar?

Consúlte: https://www.youtube.com/watch?v=ej_gkIL-qTo&t=857s
Consejo Internacional de Archivos https://www.ica.org/es/que-es-un-documento-de-archivo
 Debo socializar en la sección sincronica.por teams.

 Ambiente Requerido: Virtual por teams

 Materiales: Referencias bibliográficas
 Tiempo aproximado:3 horas

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3.1. ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE APRENDIZAJES NECESARIOS

PARA EL CONOCIMIENTO (INICIO)

Descripción actividad No. 1 Grupal

Debo conformar grupo de binas (2) aprendices

1. Elaboro un mapa conceptual de la GTC 185 de 2009, donde de cuenta el concepto y clases de
documentos y tipos de texto, que se producen en las organizaciones.
2. En el mismo mapa conceptual, ubique los documentos contables con sus características.
3. Mi instructor enviara la GTC. 185 en la carpeta de material de apoyo.

 Debo socializar en la sección sincronica.por teams. Esta será direccionada por mi instructor.
 Debo subir la evidencia del mapa conceptual a la plataforma de territorium.

 Ambiente Requerido: Virtual por teams

 Materiales: Referencias bibliográficas
 Tiempo aproximado:5 horas

3.2. ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (DESARROLLO)

“Que sé y que necesito saber para llegar a ser”

Descripción actividad No. 1 Individual

GFPI-F-135 V01

1. Debo desarollar un taller practico sobre documentos organizacionales, es evaluable.

2. Mi instructor enviara el taller en la carpeta de material de apoyo.
  Debo subir la evidencia del taller a la plataforma de territorium.

 Ambiente Requerido: Virtual por teams

 Materiales: computador e internet
 Tiempo aproximado:3 horas

3.3. ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO(DESARROLLO) “Hora de aplicar

lo que se”

Descripción actividad No. 1 Individual

1. Debo elaborar documentos organizacionales en soporte físico y digital, teniendo en cuenta la

GTC 185/09, como:

1. Elaboro 3 cartas: Estilo Bloque extremo, bloque y semibloque con sangría

2. Elaboro 2 memorando: Formato de la guía.
3. Elaboro sobres:
2 sobres oficio con ventanilla y sin ventanilla
2 sobres de manila con ventanilla y sin ventanilla

4. Elaboro 2 Actas
5. Elaboro 2 circulares
6. Elaboro 2 certificados
7. Elaboro 2 constancias
8. Elaboro 2 informes ejecutivos, teniendo en cuenta las características de tiempo, modo y lugar.

 Debo subir la evidencia de las cartas e informes a la plataforma de territorium.

 Ambiente Requerido: Virtual por teams

 Materiales: Papel, lápiz y borrador
 Tiempo aproximado: 10 horas

OBSERVACIONES PARA LAS ACTIVIDADES

Tenga en cuenta:

 Señor aprendiz, la metodologia Sena es que usted sea autónomo en su aprendizaje.

 Señor aprendiz usted se debe ceñir a las indicaciones dadas en la descripcion de las actividades de
la guía de aprendizaje, cualquier cambio que se origine se debe informar al instructor antes de
cumplirse el plazo para la entrega de las evidencias tanto individual o grupal.
 Hay actividades grupales e individuales, las cuales se debe llevar a feliz término con el apoyo de
todos los aprendices. GFPI-F-135 V01
 Si elabroa trabajos a mano que sean legibles al subirlos a la plataforma y en la ubicación correcta
de lectura para poder añadir los comentarios.
  Si los trabajos son a mano o en computador aplique todas las técnicas establecidas y conocidas
por usted para la presentación de documentos organizacionales.
 Resulta indispensable recordar el uso de fuentes bibliográficas y web grafías, en caso de que
sea necesario. Evite usar contenidos, fragmentos de textos y parafraseo sin la correspondiente
referencia y cita.
 Cada evidencia que se vaya a subir a la plataforma territorium debe estar descrita y enviada con el
nombre de cada actividad a la que corresponda dichos documentos, esto con el fin de facilitar su
consulta y posterior verificación.
 Las evidencias de las actividades se deben enviar el día y la hora que se encuentra en la
plataforma, de lo contrario no se evaluara su evidencia.
 Listado para elaborar los trabajos grupales.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Observación directa/ Lista de

Identifica el concepto y clases de
documentos y tipos de texto
Evidencias de Desempeño:
Utiliza el documento de chequeo mapa conceptual.
acuerdo con el asunto, la
norma técnica y tipo de
texto.

Resultado de la observación de la Observación directa/ Valoración

participación en las actividades, de producto/ Taller
tanto individual como en equipo,
el respeto, la responsabilidad, la
criticidad, la creatividad. La
autonomía, la tolerancia, el
liderazgo y asertividad en el
trabajo desarrollado.
Observación directa/ /lista de
Evidencias de Producto: chequeo/ Cartas e informe
ejecutivo.
Elaborara las diferentes tipología
prodrucidas en las
organizaciones.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

ARCHIVO ELECTRÓNICO: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos GFPI-F-135

y tratadosV01
archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso
natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos, desde su
producción o recepción, hasta su disposición final.
CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a
título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
COMUNICACIONES OFICIALES: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. (Acuerdo 027 de 2006)

DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información generada, recibida,
almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital;
es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivísticos.
DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de
manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede
leerse o interpretarse por computador.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

Documentación Organizacional. GTC 185:2009. Recuperado Base de datos. https://e-collection-icontec-

org.bdigital.sena.edu.co/normagrid.aspx

Acuerdo 060 de 2001. Archivo General de la Nación. Recuerado

https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-060-de-2001/.

Londoño Mateus, María Claudia. Asistentes y secretarias: ¿profesión de riesgo? Manual para desarrollar tus
habilidades de gestión y comunicación. Madrid, ESPAÑA: FC Editorial, 2016. ProQuest ebrary. Web. 24 July
2017.
Consultar bases de datos sistema de biblioteca Sena E-libro. Acceder con su número de identificación.

http://biblioteca.sena.edu.co/paginas/bases.html

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Gloria Saldarriaga Instructora GFPI-F-135 V01

María Fontalvo Calanche

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor (es)

GFPI-F-135 V01