Cuentas incobrables: características, estimación y ejemplos

Las cuentas incobrables son las cuentas por cobrar que corresponden a

ventas a crédito, préstamos u otras deudas que prácticamente no tienen
posibilidad de ser pagadas por el deudor a la
empresa. Desafortunadamente, no todos los clientes que realizan compras
a crédito pagarán a las empresas el dinero que les adeuda.

Una cuenta puede volverse incobrable por muchas razones, tales como la
quiebra del deudor, la incapacidad de encontrar al deudor, un fraude por
parte del deudor o la falta de documentación adecuada para demostrar que
existe una deuda.

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Cuando se determina que una cuenta por cobrar es incobrable, no se puede

esperar ningún beneficio económico futuro de la misma. Ya no califica para
ser un activo y, por lo tanto, se debe dar de baja de las cuentas.
 Las cuentas incobrables son una pérdida de activos y una disminución en
los ingresos, que se registra como un gasto, conocido como gasto de
cuentas incobrables.

Índice
 1 Vender a crédito
 2 Características
o 2.1 Método de cancelación directa
o 2.2 Método de provisión
 3 Estimación de cuentas incobrables
o 3.1 Método del porcentaje de las ventas a crédito
o 3.2 Método de vencimiento
 4 Cuentas incobrables en el balance general
o 4.1 Cancelación de una cuenta incobrable
 5 Provisión
 6 Ejemplos
o 6.1 Provisión por ventas a crédito
o 6.2 Método de vencimiento
 7 Referencias

Vender a crédito
Se considera que un cierto monto de cuentas incobrables forma parte de
una operación comercial normal.

Esto no debería desalentar a las compañías a vender sus productos a

crédito, porque si las empresas dejan de venderlos a crédito debido al
temor de tener cuentas incobrables, también se rechazarán a buenos
clientes y se perderán muchas oportunidades de venta.
Por tanto, las empresas adoptan sólidas políticas de crédito para maximizar
el beneficio de las ventas a crédito.

Características
El gasto por cuentas incobrables es la cantidad de cuentas por cobrar que
se considera que no son cobrables. La cantidad de cuentas incobrables que
se carga al gasto es el resultado de uno de estos dos métodos:

Método de cancelación directa

Al comprobarse que no será pagada la factura de un cliente específico, el

monto de la factura se carga directamente al gasto de cuentas incobrables.

Por tanto, se elimina una cuenta por cobrar específica de los registros
contables cuando se determina finalmente que es incobrable. La entrada
para el método de cancelación directa es la siguiente:

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Esta entrada reduce el saldo de las cuentas por cobrar del artículo que no
se puede cobrar. El débito va para una cuenta de gastos: Gasto por
cuentas incobrables.

Un principio contable importante es la noción de congruencia. Es decir, los

costos relacionados con la generación de ingresos se deben informar
durante el mismo período contable que los ingresos.

Dado que la empresa puede intentar cobrar el dinero adeudado durante

varios meses, el método de cancelación directa viola el principio de
congruencia, y por tanto no debería utilizarse para valorar las cuentas por
cobrar en los estados financieros.

Método de provisión

Cuando se registran las transacciones de ventas, también se registra un

monto relacionado al gasto de cuentas incobrables, ya que en teoría se
puede determinar el monto aproximado de cuentas incobrables basándose
en resultados históricos.

Esto se registra como un débito en la cuenta de gastos de cuentas

incobrables y un crédito en la cuenta de provisión de cuentas dudosas.

La eliminación real de las cuentas por cobrar no pagadas se lleva a cabo

luego, rebajando el monto en la cuenta de provisión. Esto no es una
reducción de las ventas.

El cálculo del gasto de cuentas incobrables bajo el método de provisión se

puede estimar de varias maneras.

Estimación de cuentas incobrables

Método del porcentaje de las ventas a crédito

Este método estima automáticamente como gasto un porcentaje de las

ventas a crédito, basado en los datos históricos.

Supongamos que una empresa prepara los estados financieros

semanalmente. Su experiencia pasada indica que el 0,3% de sus ventas a
crédito nunca serán cobradas.

Usando el método del porcentaje de las ventas a crédito, la compañía carga

automáticamente el 0,3% de las ventas a crédito de cada semana en los
gastos de cuentas incobrables y lo acredita en la provisión para cuentas
dudosas.

Supongamos que en la semana actual esta compañía vende a crédito

$500.000. Se calcula el gasto por deudas incobrables de $1.500 (0,003 x
$500.000) y se registra la siguiente entrada de diario:

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El método del porcentaje de ventas a crédito se centra en el estado de

resultados y el principio de congruencia. Los ingresos por ventas de
$500.000 se combinan de inmediato con los $1.500 de gastos por cuentas
incobrables.

Si es una empresa nueva, podría calcular sus gastos por cuentas

incobrables utilizando un promedio de la industria, hasta que pueda
desarrollar su propia tasa de experiencia.

Método de vencimiento

Clasifica las cuentas por cobrar en diferentes grupos de vencimiento. De

acuerdo con este método, cuanto más largo sea el período por el cual una
cuenta por cobrar permanece pendiente, menores serán las posibilidades
de su cobro.

La estimación de la provisión para las cuentas dudosas se realiza mediante

un porcentaje de las cuentas por cobrar que se considera incobrable en
cada grupo de vencimiento.

Este porcentaje suele ser diferente para cada grupo de vencimiento y se

estima basado en la experiencia pasada y las condiciones económicas
actuales de las áreas donde la empresa realiza sus operaciones.

El porcentaje incobrable estimado para cada grupo de vencimiento se aplica

al monto total de las cuentas por cobrar en ese grupo para obtener un
monto estimado incobrable del grupo.

Los montos incobrables estimados para todos los grupos de vencimiento se

calculan por separado y se suman para encontrar el monto incobrable total
estimado.

Este monto total incobrable estimado representa el saldo requerido en la

provisión para las cuentas de cobro dudoso al final del período.
Cuentas incobrables en el balance general
Las cuentas por cobrar se conocen como cuentas de control. Esto significa
que el total de todas las cuentas individuales que se encuentren en el libro
auxiliar debe ser igual al saldo total en las cuentas por cobrar.

Las cuentas incobrables se utilizan en la valoración de las cuentas por

cobrar, que aparece en el balance de una empresa.

Cuando un cliente compra a crédito al proveedor, ese monto es colocado

por el proveedor en las cuentas por cobrar. Los términos de pago varían,
pero la mayoría de las compañías  pagan en un plazo de 30 a 90 días.

Si un cliente no ha pagado después de tres meses, el monto se asigna en

las cuentas por cobrar «vencidas». Si pasa más tiempo, el proveedor podría
clasificarla como una cuenta «dudosa».

En este punto, la compañía puede optar por realizar un cargo en el estado

de resultados, en la forma de un gasto de cuentas incobrables.

La cuenta de gasto de cuentas incobrables aparece como un elemento del

estado de resultados, dentro de la sección de gastos operativos de ese
estado financiero.

Cancelación de una cuenta incobrable

La entrada para cancelar una cuenta incobrable solo afecta a las cuentas
del balance: un débito en la provisión para cuentas dudosas y un crédito en
las cuentas por cobrar.

No se registran gastos ni pérdidas en el estado de resultados. Esto es

porque esta cancelación está «cubierta» en las entradas de ajuste
anteriores para el gasto estimado de deudas incobrables.
Provisión
Para compensar el problema del método de cancelación directa, los
contadores han desarrollado diferentes métodos de asignación para
provisionar las cuentas incobrables.

El método de provisión utiliza una estimación de las cuentas incobrables,

también conocido como gasto por cuentas incobrables. Este método no
predice cuáles cuentas individuales se cancelarán.

Por esta razón, el ajuste a las cuentas por cobrar se realiza utilizando una
provisión como contra-cuenta de activos para las cuentas dudosas. Esta
contra-cuenta es conocida como: «Provisión para cuentas incobrables».

Esto permite a las empresas mostrar las cuentas por cobrar en el balance
general tal como: «Valor neto realizable».

Siempre se debería utilizar un método de provisión, excepto en aquellos

casos en que las cuentas incobrables no sean importantes. Se exceptúa
también para efectos fiscales, cuando las normas fiscales estipulen que se
debe utilizar un método de cancelación directa.

Los métodos de provisión generarán el registro de un gasto estimado de

cuentas incobrables en el mismo período que las ventas a crédito
relacionadas. Esto da como resultado una valoración más justa del balance
para las cuentas por cobrar pendientes.

Ejemplos

Provisión por ventas a crédito

El saldo final de las cuentas por cobrar del primer trimestre de la Compañía
A fue $3.867.000. Usando el método del porcentaje de ventas, la Compañía
A determinó que el gasto por cuentas incobrables en el trimestre actual
sería de $16.350 (2% de las ventas a crédito).

El saldo actual en la provisión para las cuentas de cobro dudoso es de

$60.990. La entrada de diario para los gastos por cuentas incobrables
sería:

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El saldo en la provisión para cuentas dudosas sería ahora: $60.990 +

$16.350= $77.340.

El valor neto realizable de las cuentas por cobrar, como se muestra en el

balance de la Compañía A, sería:
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Método de vencimiento

La compañía Fast segmentó sus cuentas por cobrar en cinco grupos de

vencimiento al preparar el siguiente cronograma de vencimiento:

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En base a la experiencia pasada y las condiciones económicas actuales, la

empresa ha determinado el porcentaje de las pérdidas de crédito
acreditadas en cada grupo de vencimiento como sigue:

– Sin vencer: 1%

– 1-30 días vencidas: 3%

– 31-60 días vencidas: 10%

– 61-90 días vencidas: 20%

– Más de 90 días vencidas: 50%

Al final del año 2017, la provisión de cuentas dudosas muestra un saldo en

el balance de $2.000.

Se calcula el monto total estimado de cuentas incobrables. Este es el saldo

requerido en la provisión de cuentas dudosas, en base a la información de
referencia.
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De acuerdo con los cálculos anteriores, el monto total estimado incobrable

al final del año es $2.840. Esto representa el saldo requerido en la
provisión de cuentas dudosas al final del período.

Dado que la empresa ya tiene un saldo acreditado de $2.000 en la

provisión de cuentas dudosas, la entrada de ajuste de fin del año se
realizará por la cantidad de sólo $840 ($2.840 – $2.000):
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Con esta entrada, el saldo en la provisión de cuentas dudosas se

incrementará de $2.000 a $2.840.