Seg-Pr-002 Procedimientos de Seguridad Control de Acceso y de Operación

Código : SEG-PR-002
PROCEDIMIENTOS DE Versión: 01
SEGURIDAD CONTROL DE Fecha Revisión: 01 de noviembre 2020
ACCESO Y DE OPERACIÓN
Fecha autorización: 01 de noviembre 2020
Página número: Página 1 de 19
Elaborada por: Revisada por: Autorizada por:
Esnehider Bejarano
Controller General
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIO REVISO FECHA
Firma: 1 de noviembre del

0 Versión Original 2020
Gerente General
Aprobado: ___________________
Gerente General
Nombre: Luigi Torres Galeano
Fecha: noviembre 01 del 2020

1. OBJETIVO
Dar cumplimiento a todas las normas jurídicas, laborales y otras que rigen la actividad,
verificando que los protocolos de seguridad establecidos para la operación logística se
cumplan a cabalidad, prestando importante atención a los requerimientos de seguridad
parametrizados por el cliente, así como también establecer soluciones integrales
facilitando a cada uno de los procesos establecidos en la operación.
1.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Asegurar la aplicación de los procedimientos de seguridad que garanticen la

protección de la mercancía de nuestro cliente en la operación.
 Revisar, evaluar y ejecutar las políticas de seguridad.
 Realizar inspecciones periódicas de seguridad.
 Identificar y trabajar continuamente en el control de los riesgos presentes en la
operación logística.
 Revisar constantemente los procedimientos para ser actualizados de acuerdo con las
necesidades que se generen en términos de Seguridad
2. ALCANCE
Todos los requisitos y procedimientos incluidos en el presente manual son genéricos y
aplicables a todas las áreas, empleados y aliados del negocio que participan directamente
en las operaciones diarias y que se encuentran involucrados en cualquier negociación
acordada previamente con KVELL SAS
3. RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad de la administración, empleados, clientes y proveedores, cooperar
para asegurar la integridad en la operación de la bodega.
4. DEFINICIONES
Precinto: es un Conjunto formado por un flete, cordel o elemento análogo y sello, con un
número de identificación, que dada su naturaleza y características permite controlar
efectivamente la seguridad de las mercancías contenidas dentro de una unidad de carga o
unidad de transporte
5. DESARROLLO
5.1. CONTROL LLAVES
Como medida preventiva y de seguridad, las llaves de acceso que mantienen asegurados
todos los lugares sensibles impidiendo el ingreso de personas no autorizadas, cumplen los
siguientes parámetros
La dirección administrativa del edificio aplica el siguiente control:
a. Para cada cerradura existen dos copias, una de manejo del titular la cual es asignada
con un acta de entrega y la segunda en custodia del área administrativa.
b. Podrá haber copias adicionales siempre y cuando sean autorizadas por la dirección
administrativa y dejando en conocimiento a la Gerencia.
c. El uso de las llaves es personal e intransferible y las copias están totalmente

prohibidas.
d. En caso de pérdida de una de las llaves o sus copias se informa inmediatamente a la

dirección administrativa, quien procederá al cambio de guardas y suministro de una
nueva llave y destrucción de las anteriores.
e. Cada llave deberá estar identificada con un número, no se permite que se detalle el
área, oficina, etc. al que pertenece.
f. Las llaves numeradas se mantendrán en cajilla/llavero que tiene su propia llave para la
apertura por parte de la dirección administrativa y/o la persona asignada por él/ella.
g. La dirección administrativa controla y mantiene bajo su custodia la relación del área,

departamento, oficina y candado a la que pertenece cada llave. Esta lista
permanecerá bajo custodia dentro de la oficina. solamente pueden acceder la
dirección administrativa o la persona asignada por él, y en caso de urgencia por la
gerencia.
5.2. INGRESO FUNCIONARIOS A LAS INSTALACIONES.
Solamente podrán ingresar a las instalaciones de personas que hayan cumplido al 100%
con el proceso de selección establecido por el área de gestión humanos.
El área de gestión humana informa a la dirección administrativa sobre la contratación e

ingreso del nuevo funcionario.
 La dirección administrativa realiza el debido proceso de registro en el lector

biométrico, registrando la huella.
 Por prevención y control, y evitar la propagación del COVID-19 no se
encuentra habilitado.
 La dirección administrativa informa via Mail a la recepción los datos del

funcionario que va ingresar a la compañía
 El área de gestión humana informa al área administrativa cuando una persona sea
desvinculada de la compañía esto con el fin de hacer el proceso de suspensión de
la autorización de ingreso.
 Los ingresos a las instalaciones físicas se podrán realizar únicamente en el horario

laboral establecido en el reglamento interno de trabajo o según lo establecido por
el jefe inmediato.
 Para el ingreso a las instalaciones físicas fuera del horario laboral y/o fines de
semana deberán ser autorizados únicamente por el jefe inmediato por escrito al
área administrativa indicando fecha, horario, área y motivo.
 El funcionario debe portar en lugar visible el documento que lo identifica como

funcionario de la compañía. De no cumplir con este requisito se informará al jefe
inmediato e ingresará cumpliendo el protocolo establecido para visitante.
 Los empleados deberán reportar el ingreso de elementos varios tales como

portátiles, tabletas, productos, entre otros, sean o no de las marcas que maneja la
empresa. Dichos elementos serán registrados en la recepción en el en formato RH-
01
 El funcionario que vaya a retirar de las instalaciones algún elemento no
relacionado a su ingreso debe tener una autorización por escrito de su jefe
inmediato la cual se podrá realizar en el formato anterior.
 Se ha definido que las áreas de bodega son de acceso restringido por lo cual
solamente podrán ingresar el personal autorizado que lleve a cabo sus labores. E).
 No se autoriza el ingreso de funcionarios sin autorización previa del jefe de

operaciones logísticas.
5.2.1. Procedimiento Para Afrontar Personas No Autorizadas :
Para determinar a una persona no autorizada, es fundamental cerciorase de que éste no

posea ningún documento que lo identifique como colaborador o visitante. Una vez
identificada la persona, es probable que no esté autorizado su ingreso dentro de las
instalaciones. Por tanto, se debe abordar e indagar; ¿Si es colaborador de la compañía? ¿A
qué área pertenece? ¿Hacia dónde se dirige? o ¿A quién está buscando? y/o acompañarlo
hasta recepción y comunicar inmediatamente a la dirección administrativa, y/o
administrador de Riesgos.
En caso de mostrar resistencia o violencia por parte del visitante. Se informa

inmediatamente al departamento de Seguridad del complejo empresarial Zona Franca, el
cual tomaran las medidas necesarias para restaurar el orden
Se disponen de controles como:
1. El uso permanente del carné en las instalaciones, tanto para colaboradores como
para visitantes, lo cual permite identificar a la totalidad de las personas que se
encuentran en las instalaciones.
2. El registro al ingreso de las instalaciones.
5.3. Procedimiento ingreso de Visitantes/Clientes:
Para el ingreso de visitantes y clientes al complejo empresarial Zona Franca Bogotá debe
ser autorizado previamente en el sistema PICIZ relacionando el nombre completo de la
persona número de cedula y tiempo de permanencia. Esta autorización es tramitada por
el jefe de operaciones logísticas mediante un correo electrónico realizando la solicitud.
(único autorizado para autorizar ingresos al complejo Zona Franca)
Una vez el visitante o cliente llegue a las instalaciones es atendido en la recepción:
1. El visitante o cliente debe cumplir los protocolos de bioseguridad que son:

 Desinfección de manos y zapatos
 Mantener el Cubre bocas todo el tiempo durante la permanencia en las

instalaciones.
2. El visitante o cliente se registra en el formato RH-01 junto con los equipos o bienes
que sean de su propiedad con el fin de controlar su salida.
3. El visitante o cliente entrega un documento que lo identifique (diferente a la
cedula).
4. La recepcionista entregará una escarapela que lo identificará como visitante
solicitándole que sea portada en un sitio visible.
5. La escarapela lleva un consecutivo en caso de perdida
6. La recepcionista entregará y pedirá al visitante leer y acatar las normas indicadas
en la guía de seguridad.
7. Una vez registrado el visitante o cliente estará en compañía permanentemente del
funcionario de la compañía.
Para el caso de los visitantes que vallan hacer alguna actividad o labor en la bodega
deben:
1. Hacer uso adecuado de los elementos de protección personal Gantes, botas
punteras y casco.
2. Registrase en el formato SEG-FR-021 Planilla Control de Ingreso y Salida
Temporales y Proveedores.
Es obligación de cualquier funcionario informar a su jefe inmediato y/o al departamento

de seguridad cualquier conducta anormal o sospechas que identifique de parte del
visitante.
Si el funcionario de la empresa no conoce al visitante, ni el propósito de su visita, la

recepcionista no le permitirá el ingreso más allá de la recepción y tomará atenta nota del
nombre, la organización a la que dice pertenecer, la descripción de la persona y cualquier
otra información que pueda obtener con cortesía.
Queda prohibido el ingreso de menores de edad a la bodega excepto aquellos casos en

que sean autorizados por la Gerencia y que los menores estén permanentemente
acompañados por el funcionario que solicita el ingreso.
Al ingreso y salida de la bodega los visitantes serán revisados manualmente por el

dispositivo electrónico.
5.3.1. Procedimiento para ingreso de contratistas y/o proveedores
Además de los requisitos establecidos para visitantes, indicados previamente, los

contratistas o proveedores deben:
a. Contar con contrato o solicitud de servicio.
b. La persona encargada de la contratación debe especificar obra, horario y área
en la que se realizarán los trabajos contratados.
c. Todos sus trabajadores deben tener sus elementos de protección personal,
contar con las certificaciones para trabajo en alturas, RUTIE para trabajo en
redes eléctricas y demás que sean requeridas.
d. Demostrar pago vigente de ARL y EPS al ingreso y durante su estadía en las
instalaciones.
e. Todo el personal contratista que ingrese a las bodegas o a las instalaciones.,
deben ser acompañados por personal o en su defecto por personal de la
bodega que realiza dicho acompañamiento desde su ingreso hasta la salida de
las instalaciones.
f. Durante su permanencia en las instalaciones, todo el personal deberá portar
en sitio visible su carné de identificación, esta omisión ocasionará su retiro de
las instalaciones.
g. Los trabajos se deberán realizar dentro del horario normal establecido. Si por
alguna razón especial es necesario trabajar en horas diferentes, deberá
programarse con anticipación la autorización del área encargada.
5.3.2. Procedimiento para verificación e ingreso de Vehículos diferentes a los
relacionados con la cadena de suministro (particulares) :
Para el ingreso de vehículos, con anticipación en la plataforma de PICIZ registra los

siguientes datos:
 Nombre del conductor

 Numero de Cedula
 Placas del vehículo
Los mecanismos de control para el registro del vehículo y la intrusión de paquetes

sospechas, elementos de electrónicos u otros, son responsabilidad del departamento de
seguridad de Zona Franca, y de acuerdo con la Ley 1004/2005, reglamentada a través del
Decreto 383/2007
5.4. Procedimiento para ingreso y salida de mercancía:

El Horario de servicios para las operaciones de bodega en KODO TRADE & COMMERCE
SAS es de 7:30 a 17:30 de lunes a viernes y de 9:00 a 12:00 los días sábados. Para horario
extraordinario se debe informar al área de seguridad indicando las personas y tiempo
requerido.
Para el ingreso de vehículos de carga el departamento de operaciones de KVELL SAS,
informa mediante un correo al jefe de operaciones logísticas de KODO TRADE &
COMMERCE SAS los datos del conductor (nombre completo y numero de cedula) y las
placas del vehículo.
El Jefe de operaciones logísticas, asigna un muelle para realizar el descargue de
mercancía; para dar inicio al proceso de descargue de mercancía es necesario llevar a
cabo las actividades descritas en el numeral 5.22.
Después de ser abierto el muelle el auxiliar de bodega diligencia el formato SEG-FR-001

Formato Verificación Vehículos y unidades de carga. Y realiza una inspección generar de
seguridad con el fin de garantizar la prestación del servicio.
El proceso de cargue de mercancía, los controles de seguridad están estipulados en el
procedimiento “STC-PR-001 Procedimiento de almacén,
5.5.1 Como medida de control y prevención de eventualidades que puedan afectar la
continuidad de la operación.
a. El auxiliar de bodega realiza el conteo de la mercancía a ser despachada en el vehículo.
b. El auxiliar de bodega debe diligenciar y firmar la planilla de despacho una vez
finalizado el cargue.
c. El departamento de operaciones de KVELL SAS, entrega el precinto al jefe de
operaciones logísticas, para que sea instale al vehículo; una vez este se encuentre
cerrado. El control de la entrega de los precintos se registra en el formato SEG-FR-017
Formato control de precintos.
d. El auxiliar de bodega hace registro fotográfico de la operación incluyendo el precinto
instalado en el vehículo.
5.5. Control de Precintos.

a. Los precintos deben ser adquiridos a una empresa debidamente certificada y que
cumpla con las normas internacionales relacionadas con la fabricación de los mismos, y
cumpla con los parámetros de seguridad según el procedimiento PCO-PR-002 Selección y
Evaluación de asociados de negocios.
b. Los precintos deben estar bajo custodia y con acceso restringido.
c. el área de operaciones logística registra en el formato SEG-FR-017 Formato control de
precintos la distribución de cada uno de ellos.
Nota. Su utilización se hace en forma aleatoria y no consecutiva, evitando con ello su
conocimiento numérico e identificación por cualquier persona extraña a su manejo.
5.6. Procedimiento de Requisa para Ingreso a Bodegas:
 El personal que ingresa a las bodegas debe ser revisado corporalmente, con el fin
de verificar que no ingrese elementos sin autorización
 El jefe de operaciones logísticas debe asegurar que no ingrese a la bodega ningún
paquete, maletín, caja, canguros o cualquier componente que permita guardar
algún elemento perteneciente a la bodega.
 No está permitido el ingreso de celulares, Tablet o equipos electrónicos salvo previo correo
de autorización de la administración de riesgos.
 Esta prohibido el ingreso de armas de fuego, salvo las autoridades competentes (Policía
nacional, Sijin, Ejército, Armada, Fuerza Aérea etc..), diligenciar el registro de ingreso
 Los visitantes que laboren en la bodega como por ejemplo personal de Pre inspecciones
5.7. Procedimiento de Requisa para Salida de Bodegas:
 El personal que sale de las bodegas debe ser revisado corporalmente, con el fin de
evitar la sustracción de mercancía en custodia de KVELL SAS.
 Toda persona cuando salga de la bodega deberá sacar los elementos de los
bolsillos en su totalidad, dejándolos sobre el mueble ubicado en cada filtro.
 Todo el personal operativo debe de retirarse el cinturón o reata.
 Los transportistas deben de pasar por el filtro con una sola prenda (camisa y
pantalón) y el guarda de seguridad debe verificar que no estén portando
elementos adicionales a la salida de la bodega.
 Todo el personal se debe retirar el casco de la cabeza, para proceder con la
requisa.
 Todo paquete bolso, maletín, cajas, canguros autorizados deben ser requisados
por el guarda de seguridad al momento de la salida de la bodega.
 El guarda de seguridad realizará la verificación manual de las zonas del cuello,

espalda, puños, pectorales, cintura, piernas y tobillos al momento de efectuar la
requisa en la salida de la bodega.
5.8. Procedimiento para Acceso de Guardas de Seguridad
a) El guarda de seguridad a su ingreso debe portar el carnet en lugar visible.

b) Al ingreso y salida del guarda de seguridad está sujeto a la realización de las
inspecciones corporales realizadas por los guardas de los filtros.
c) Al ingreso y salida de la bodega de almacenamiento, se realizará a la personal
inspección corporal por parte del guarda de seguridad, dentro de la cual el guarda
debe retirar la totalidad de los objetos que porte dentro de los bolsillos, no está
permitido el ingreso de celulares, pueden ingresar chaqueta siempre y cuando
haga parte del uniforme proporcionado por la compañía de vigilancia.
d) Para el ingreso a la bodega de almacenamiento, los guardas, deben custodiar las
maletas, bolsos, ropa de cambio, entre otros; dentro del área de loceras ubicada
en cada bodega.
5.9. Salida de Basuras y Material de Reciclaje
En la bodega de KVELL SAS, se encuentra ubicada estratégicamente el punto de acopio de

residuos sólidos, demarcados e identificados según los lineamientos del plan de gestión
integral de residuos sólidos.
La recolección y disposición final de los residuos sólidos serán conforme a los horarios
establecidos por la administración del complejo empresarial ZONA FRANCA.
Como medida de seguridad se realiza las siguientes actividades:
1. Los residuos sólidos, son separados según su origen.

2. Todas las bolsas de basura y material de reciclaje son revisadas por el guarda de
seguridad con el fin de evitar que en su interior contenga mercancía de la bodega
esta labor se realizara en el muelle 4 en horas de la mañana de lunes a viernes
según la necesidad de la operación, se realizara en compañía de un funcionario de
KVELL SAS cual se encargara de retirar de las bolsas el material para ser
inspeccionado manualmente por el guarda quien contara con un detector de
metales para facilitar la inspección, al finalizar la inspección el material será
traslado por un funcionario de KVELL SAS el cual se encuentra ubicado en la parte
externa del muelle (realizando su salida y posterior ingreso por filtro).
3. Se llevará control mediante formato SEG-FR-023.
4. En el momento que el material de reciclaje sea recogido por la persona que

compra dicho material, se debe verificar con el recibo que entrega el comprador,
la fecha, peso y valor del producto a retirar.
5.10. Procedimiento Manejo de elementos de protección personal (EPP)

a) Es obligatorio la utilización de los EPP por parte de los empleados, contratistas,
proveedores y/o todas las personas que se encuentren en zonas que representan
riesgos.
b) El control de la utilización de los EPP es por los guardas de seguridad.
c) Los guardas de seguridad no permitirán el ingreso a las instalaciones del personal
que no utilice los EPP exigidos en el lugar.
d) El personal que sea detectado dentro de las instalaciones sin los EPP adecuados,
será reportado y retirado de las instalaciones por el personal de seguridad.
e) Los EPP serán entregados a los funcionarios y/o contratistas por medio de un
documento escrito donde el funcionario recibe a satisfacción estos elementos.
f) Se realizarán inspecciones periódicas de los EPP, que quedarán registradas en el
formato respectivo por parte del departamento de gestión humana.
g) Los elementos estipulados y que son de obligatorio uso para el ingreso a la bodega
son: Casco y botas de seguridad.
5.11. Código de ética y anticorrupción.

Se cuenta con un Código de Ética y Anticorrupción Corporativo que es de obligatorio
cumplimiento para todos los empleados. El departamento de gestión humano es el
encargado de velar por la divulgación del mismo.
5.12. Seguridad Física de las instalaciones
Diariamente el departamento de seguridad realiza una inspección a las instalaciones se

registra la evidencia en el formato SEG-FR-010 FORMATO VERIFICACION DE
INSTALACCIONES.
Se cuenta con el procedimiento y protocolos documentados del sistema de alarmas, CCTV

y Control de Acceso
a. Protección del perímetro interno: Conformado por la edificación externa del edificio
que está construida por muros resistentes y ventanas, su ingreso está controlado por una
recepción que la atiende.
b. Protección de perímetro externo: Cuenta con 1 control de acceso vigilado

permanentemente por guardas de seguridad y monitoreado durante 12 horas por el

CCTV, este control se realiza exclusivamente en la bodega.
c. Protección de áreas: El ingreso a la empresa cuenta con una funcionaria de la empresa

la cual atiende la recepción durante las horas hábiles de la operación quien a su vez
realiza los controles y registros correspondientes.
d. Protección de activos: Dentro de las instalaciones existen lugares que están protegidos
por divisiones modulares donde se encuentran activos en general.
e. Puertas La empresa cuenta con puertas que controlan el acceso a las diferentes áreas.
Existen demarcadas las áreas restringidas donde las puertas permanecen aseguradas todo
el tiempo.
f. Salidas de emergencia: La prioridad ante todo es garantizar la salud y la seguridad de

las personas durante la respuesta ante una emergencia, no deberá llevarse a cabo
ninguna acción que infrinja directa o indirectamente este principio.
Se mantiene despejada y sin obstáculos para preservar la vida de las personas en caso de
presentarse una emergencia.
Esta salida está claramente señalizada con el objeto de incrementar su visibilidad para
que en el momento que ocurriese algo inesperado, las personas tomen esta opción para
abandonar la bodega garantizando su seguridad.
La salida de emergencia de la bodega se debe asegurar con un candado, la llave se dejará
en lugar visible para su fácil manipulación. En la mañana la guarda de seguridad procede a
quitar dicho candado para despejar el área y en el momento que se cierre la bodega dicho
candado será colocado nuevamente.
g. Iluminación El área exterior conformada por zonas verdes y parqueaderos de la Zona
Franca cuenta con una adecuada iluminación y las instalaciones de bodega cuentan con
reflectores exteriores para muelles de cargue y descargue que iluminan también el resto
de las instalaciones.
Al interior de las oficinas la empresa cuenta con una iluminación acorde al tipo de
operación que se realiza.
5.13. Empresa de seguridad prestadora del servicio de vigilancia
Zona Franca de Bogotá tiene contratada una empresa de vigilancia, la cual brinda los
servicios de seguridad 24 horas al día los 7 días de la semana y son los responsables de la
protección física de las instalaciones y el control de acceso tanto al centro empresarial
como bodegas donde se encuentran ubicadas las oficinas de la empresa evitando la

intrusión, lo anterior como principal fuente de seguridad perimetral.
Lo que compete a las instalaciones interiores y procesos internos de la operación y/o de

bodega, KVELL SAS cuenta con una contratación vigente con una compañía de seguridad
avalada y certificada por la Súper Intendencia de Vigilancia, quien le presta los servicios
de guardas de seguridad y de operador de medios tecnológicos.
a. PARQUEADEROS
Existe un área de estacionamiento o parqueo de vehículos debidamente señalizado para

el uso de los vehículos que realizan el cargue y descargue de la mercancía.
Se disponen de parqueaderos exclusivos para los empleados. Se mantendrá la zona

protegida por cadenas y candados los cuales serán administrados por cada una de las
personas que tienen asignado parqueadero. En la Sala de control se dispondrá de la copia
de los candados en caso necesario.
Para los visitantes se dispone de parqueaderos con el control de ingreso de la guarda de

seguridad.
5.14. Identificación de zonas Criticas
De acuerdo con la matriz de zonas críticas “MS-02 Matriz de Identificación de Zonas

Críticas” se especifica el área, actividad, el nivel de riesgo; control de acceso y controles
Nuestra empresa cuenta con un sistema electrónico de control de acceso, circuito cerrado
de televisión, alarma y sensores monitoreados por seguridad Selecta.
5.15. Reporte de operaciones y actividades sospechosas
Se han definido como operaciones sospechosas aquellas que por su número, cantidad,
frecuencia o características puedan conducir razonablemente a concluir el que se está
ocultando, encubriendo, asegurando, custodiando, invirtiendo, adquiriendo,
transformando o transportando cualquier tipo de bienes y servicios provenientes de
actividades ilícitas, o cuando se está dando apariencia de legalidad a las operaciones o
fondos vinculados con las misma. Actualmente se mantiene el informe y reporte de
actividades relacionadas con las operaciones que despierten sospecha por la naturaleza y
complejidad de las mismas.
No se requiere que se tenga certeza de que se trata de actividades delictivas, o que las
operaciones realizadas provengan de esas actividades, sino de que estas sean inusuales o
sospechosas, o que se encuentren enmarcadas dentro de los criterios de riesgo a alerta
establecidos en los manuales de procedimiento, o que se estime que las operaciones son
irregulares o extrañas.
5.16. Mecanismos de prevención
Dando aplicación por parte de nuestra empresa al ejercicio de lo establecido por lo

contenido en la Circular Externa No.0170 de 10 de octubre de 2002 emanada de la DIAN,
en los que se indican los procedimientos que debemos seguir como agentes de carga
internacional para prevenir, detectar, controlar y reportar operaciones sospechosas que
puedan estar vinculadas con el lavado de activos, contrabando, tráfico de armas y de
dinero extranjero, al igual que actos terroristas, drogadicción y alcoholismo, éstos dos
últimos en lo que hace referencia a todos los trabajadores de la empresa, asociados con
operaciones de comercio exterior; nuestra empresa, sus directivos, gerentes, empleados,
revisoría fiscal estamos en el deber de colaborar con las autoridades atendiendo los
requerimientos, colaborando y cooperando en la lucha contra los delitos.
Con base en lo anterior, nuestra empresa indaga acerca de los datos personales,
comerciales y financieros que nos permitan establecer quién es, qué hace y a qué se
dedica la actividad comercial de nuestros clientes, manteniendo actualizados nuestros
archivos dentro del conocimiento del mercado.
5.18. Capacitaciones, pruebas de vulnerabilidad y entrenamientos de temas de seguridad
Se cuenta con un programa de capacitación por parte de la empresa de seguridad que
Presta el servicio de vigilancia diseñado para que todo el personal a su ingreso sepa
reconocer, identificar y reportar amenazas y vulnerabilidades sobre actividades ilícitas,
tales como actos de terrorismo y contrabando, en toda la cadena de suministros.
Se tiene contemplado la realización de pruebas de vulnerabilidad como medida
preventiva y disuasiva en relación a los riesgos inherentes propios del negocio y del
mercado logístico y almacenamiento, los cuales KVELL SAS se encuentra directamente
involucrado.
5.19. Protección a los sistemas de tecnología y bases de datos:

Se tiene instalado y se mantiene un software antivirus y anti-espía en los sistemas de
computación, para prevenir la infiltración.
Igualmente se cumplen las disposiciones y normas relativas a proteger la propiedad

intelectual al interior de la empresa.
5.20. Procedimientos de verificación puertas, luces, ventanas y áreas perimetrales.
Dentro de las consignas y labores del personal de seguridad esta realizar la verificación
de las puertas, ventanas y áreas perimetrales determinando si se observa la presencia de
vehículos sospechosos, paquetes o personas y registrarlo en el formato (GS FOR 0010)
destinado para tal fin esto con el propósito de evidenciar posibles falencias o daños en las
instalaciones.
De igual manera si el personal de seguridad observa algún procedimiento sospechoso, se
debe reportar de manera cautelosa y precisa teniendo pleno conocimiento del área o
perímetro donde presta su servicio, así podrá establecer claramente las intenciones si
esta persona o la dependencia a donde se dirige.
5.21. Procedimiento de sistema de circuito cerrado de televisión (CCTV)
5.21.1 Validación, recuperación y tiempo de video:
 Para retroceder o adelantar una grabación se elige monitor, día y hora el cuál se
va a realizar la verificación, el sistema se toma un tiempo de 3 minutos para ubicar
la grabación que queremos ver, al retroceder 1 hora se toma un tiempo de 10
segundos y al adelantar 2 horas se toma un tiempo de 20 segundos.
 Para bajar un video se elige monitor, día y fecha; El video se guarda en la USB que
maneja el centro de control y tarda un tiempo para su descargue de 10 minutos,
entre mayor sea el tiempo de la grabación se tardara más el tiempo de descargue.
 El tiempo de backup de la grabación es de 60 días.
5.22. INSPECCIÓN DE CONTENEDOR
Objetivo
Determinar los procedimientos estándar que debe utilizar en KODO TRADE & COMMERCE
SAS, durante la inspección de contenedores, garantizando que se encuentren APTOS
desde el punto de vista de la seguridad en la cadena de suministros.
Generalidades
 El primer paso, es determinar la clase y tipo de contenedor que va a inspeccionar.
 El segundo paso, es determinar las medidas estándar del contenedor.
 El tercer paso, es conocer las partes y componentes del contenedor.
 El cuarto paso es hacer la inspección física de los puntos vulnerables o susceptibles de haber
sido reestructurados.
Para dar inicio a la inspección del contenedor el jefe de operaciones logísticas debe contar
con los siguientes elementos:
 Formato SEG-FR-001 Formato de verificación de vehículo

 herramienta metálica pequeña para verificar si existen huecos en las partes
metálicas del contenedor
1. Fuera, debajo del contendor (chasis)
 Se realiza Inspección visual antes que el vehículo ingrese a las instalaciones o sean
abiertos los muelles.
 Todas las barras de apoyo deben ser visibles. Las ruedas y llantas se deben ver
normales.
 Si cualquier cosa relacionada al chasis del tráiler parece inusual, avise a su
supervisor acerca de este problema.
2. Puertas Exteriores e Interiores
 Se realiza Inspeccione tanto las puertas interiores como exteriores del tráiler (o las
puertas del contenedor si está trabajando con un contenedor de embarque).
 Verificar que las puertas cuenten con mecanismos de cierre seguros y confiables.
 Sospeche si observa combinaciones de materiales de distintos colores, placas o
reparaciones poco comunes.
 Las placas no deben cubrir las cavidades de las puertas.
3. Lado Derecho.
 Revisión general de la pared lateral derecha.

 Busque cualquier tipo de reparación poco común en las barras estructurales.
 Con la herramienta de mano golpear suavemente las paredes laterales. Escuche y
trate de percibir sonidos que indican huecos.
 Las reparaciones en las paredes interiores del contenedor también deben ser
visible desde el exterior de este.
4. Lado Izquierdo
 Revisión general de la pared lateral derecha.

 Busque cualquier tipo de reparación poco común en las barras estructurales.
 Con la herramienta de mano golpear suavemente las paredes laterales. Escuche y
trate de percibir sonidos que indican huecos.
 Las reparaciones en las paredes interiores del contenedor también deben ser
visible desde el exterior de este.
5. Pared frontal
 Utilice un telémetro, cinta para medir, o cuerda para determinar la longitud del
tráiler.
 Los bloques y canales deben ser visibles y deben estar separados por varias
pulgadas. Todos los orificios de ventilación deberían ser visibles.
Utilice una herramienta para golpear suavemente la pared frontal. Escuche y trate
de percibir sonidos que indican huecos.
6. Techo Interior / Exterior
 El techo interior debe estar a una distancia estándar desde el piso. Los bloques y
canales deben ser visibles.
 Cualquier reparación en el techo interior del tráiler debe ser visible desde el
exterior de este.
 Utilice una herramienta para golpear suavemente el techo interior. Trate de

escuchar sonidos que indican huecos.
7. Piso
 El piso debe ser plano y uniforme, sin plataformas elevadas.
 Sospeche de reparaciones poco comunes, malas reparaciones, o malas soldaduras.

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Asegurar la aplicación de los procedimientos de seguridad que garanticen la

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5.1. CONTROL LLAVES

La dirección administrativa del edificio aplica el siguiente control:

c. El uso de las llaves es personal e intransferible y las copias están totalmente

d. En caso de pérdida de una de las llaves o sus copias se informa inmediatamente a la

g. La dirección administrativa controla y mantiene bajo su custodia la relación del área,

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5.2. INGRESO FUNCIONARIOS A LAS INSTALACIONES.

El área de gestión humana informa a la dirección administrativa sobre la contratación e

 La dirección administrativa realiza el debido proceso de registro en el lector

 La dirección administrativa informa via Mail a la recepción los datos del

 Los ingresos a las instalaciones físicas se podrán realizar únicamente en el horario

 El funcionario debe portar en lugar visible el documento que lo identifica como

 Los empleados deberán reportar el ingreso de elementos varios tales como

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 No se autoriza el ingreso de funcionarios sin autorización previa del jefe de

5.2.1. Procedimiento Para Afrontar Personas No Autorizadas :

Para determinar a una persona no autorizada, es fundamental cerciorase de que éste no

En caso de mostrar resistencia o violencia por parte del visitante. Se informa

Se disponen de controles como:

2. El registro al ingreso de las instalaciones.

5.3. Procedimiento ingreso de Visitantes/Clientes:

Una vez el visitante o cliente llegue a las instalaciones es atendido en la recepción:

1. El visitante o cliente debe cumplir los protocolos de bioseguridad que son:

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 Mantener el Cubre bocas todo el tiempo durante la permanencia en las

Es obligación de cualquier funcionario informar a su jefe inmediato y/o al departamento

Si el funcionario de la empresa no conoce al visitante, ni el propósito de su visita, la

Queda prohibido el ingreso de menores de edad a la bodega excepto aquellos casos en

Al ingreso y salida de la bodega los visitantes serán revisados manualmente por el

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5.3.1. Procedimiento para ingreso de contratistas y/o proveedores

Además de los requisitos establecidos para visitantes, indicados previamente, los

Para el ingreso de vehículos, con anticipación en la plataforma de PICIZ registra los

 Nombre del conductor

Los mecanismos de control para el registro del vehículo y la intrusión de paquetes

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5.4. Procedimiento para ingreso y salida de mercancía:

Después de ser abierto el muelle el auxiliar de bodega diligencia el formato SEG-FR-001

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5.5. Control de Precintos.

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 El guarda de seguridad realizará la verificación manual de las zonas del cuello,

5.8. Procedimiento para Acceso de Guardas de Seguridad

a) El guarda de seguridad a su ingreso debe portar el carnet en lugar visible.

5.9. Salida de Basuras y Material de Reciclaje

En la bodega de KVELL SAS, se encuentra ubicada estratégicamente el punto de acopio de

Como medida de seguridad se realiza las siguientes actividades:

1. Los residuos sólidos, son separados según su origen.

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4. En el momento que el material de reciclaje sea recogido por la persona que

5.10. Procedimiento Manejo de elementos de protección personal (EPP)

5.11. Código de ética y anticorrupción.

5.12. Seguridad Física de las instalaciones