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CASO AA2

PAULA ALEJANDRA GÓMEZ VARGAS


QUÍMICA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO 9001
AMPARO LUCERO VILLA ROJAS
2020
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

INTRODUCCIÓN

La documentación de la información es importante, pues con dichos documentos se


estandarizan los procesos, se alcanzan los objetivos de calidad y se controlan las actividades
propuestas de cada operación.

La compañía establece desde el principio el alcance, la política y los objetivos del Sistema
de Gestión de Calidad, teniendo en cuenta que para elaborar estos documentos se debe
conocer los lineamientos de Norma NTC ISO 9001.
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

OBJETIVOS DE CALIDAD

1. Garantizar el cumplimiento de los requisitos y normas de calidad exigidas para los


productos de la empresa en el mercado nacional, según la norma NTC ISO
9001:2015.
2. Mejorar el posicionamiento de la organización y de los productos fabricados en el
mercado nacional permitiendo un mayor liderazgo en estos campos.
3. Diseñar, desarrollar y fabricar nuevos productos, sin olvidar la optimización del
desempeño de los actuales, los cuales serán elaborados con las normas de calidad
exigidas.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de
control de la información documentada ó montar los procedimientos operativos?
Como asesor de calidad en primer lugar elaboraría el procedimiento de control de la
información documentada y posteriormente montaría los procedimientos operativos, ya
que se me facilita manejar las tablas con gráficos mas que los diagramas de flujo para los
procedimientos operativos.
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información
Documentada y justifique su respuesta.
El proceso corresponde a INFORMACION DOCUMENTADA de la norma NTC ISO 9001
numeral 7.5, donde indica el SGC de la organización debe incluir la información
documentada requerida por esta norma internacional y la documentación que cada
organización determina necesaria para la eficacia del SGC.
3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de
la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO
9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de
las siguientes actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios
CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

PROCEDIMIENTO CONTROL DE LA INFOMACIÓN CÓDIGO IN –


DOCUMENTADA 001_2020
ACTIVIDAD CONTROL DE LA INFORMACIÓN VERSIÓN 1
DOCUMENTADA
PROCESO INTELIGENCIA DE LA INFORMACIÓN FECHA 03/07/2020

OBJETIVO Establecer control de la información documentada para hacer de la operación de los


procesos de la empresa Confecciones S.A confiable e idónea.
ALCANCE Desde elaborar, actualizar, modificar o eliminar un documento hasta la publicación o
divulgación del mismo al personal de la empresa Confecciones S.A.
RESPONSABLE Planeación.
1. DEFINICIONES (Términos y siglas)

Aprobación: Posterior a la revisión se valida y se comprueba que los requisitos sean eficaces para ser
aprobada.
Control de cambios: Acción de supervisar y limitar, total o parcialmente una actividad.
Creación: Elaboración, fabricar, producir o transformar algo.
Divulgación: Actividad por el cual se hace accesible un tipo de información, para su conocimiento.
Documento: Información contenía en un medio puede ser magnético o escrito que ilustra acerca de un
hecho, situación o circunstancia.
Identificación: Acto de dar a conocer de manera específica algo.
Información: Datos que informa acerca de algo.
Instructivo: Documento que describe de los detalles de un procedimiento.
Procedimiento: Método para llevar a acabo una acción o proceso.
Registro: Documento que conserva resultados y proporciona evidencia de las actividades realizadas.
Revisión: Posterior a la elaboración, se verifica que la elaboración se encuentre de manera correcta.
Sistema: Conjunto de elementos que interactúan.
Sistema de gestión: Conjunto de elementos de una organización donde se establecen políticas, objetivos,
y procesos.
Sistema de gestión de calidad: Parte del Sistema de Gestión que se encarga de la calidad de la organización.

2. Generalidades

Es necesario documentar los requisitos de la compañía y estandarizar las operaciones para


asegurar la calidad de esta en el cumplimiento de las actividades.
Para realizar la parte documental es necesario conocer la norma NTC ISO 9001 en donde se
relaciona la creación de la información documentada y de esta manera se establecen los
procedimientos que se llevaran a cabo para tal fin.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:


Paula Alejandra Gómez Paula Alejandra Gómez Vargas.
Gestión de la Calidad. Química.
PROCEDIMIENTO CONTROL DE LA INFOMACIÓN CÓDIGO IN –
DOCUMENTADA 001_2020
ACTIVIDAD CONTROL DE LA INFORMACIÓN VERSIÓN 1
DOCUMENTADA
PROCESO INTELIGENCIA DE LA INFORMACIÓN FECHA 03/07/2020

2.1. Identificación de los documentos


Se identifican los documentos mediante siglas de codificación más el año de la realización del documento,
por ejemplo: 2020 y colores para los diferentes tipos de procesos.
La versión del documento iniciara con el número 01. Sin embargo, si el documento aplica a una
modificación o actualización el numero cambiara sumando un número más, por ejemplo: Del 01 al 02.

CODIFICACIÓN
TIPO DE DOCUMENTO SIGLA AÑO DE REALIZACION
Política PO 2020
Objetivos OB 2020
Procedimiento PR 2020
Guía GU 2020
Instructivo IN 2020
Manual MA 2020
Formado FO 2020
Ficha Técnica FT 2020
Registro RE 2020
PROCEDIMIENTO CONTROL DE LA INFOMACIÓN CÓDIGO IN –
DOCUMENTADA 001_2020
ACTIVIDAD CONTROL DE LA INFORMACIÓN VERSIÓN 1
DOCUMENTADA
PROCESO INTELIGENCIA DE LA INFORMACIÓN FECHA 03/07/2020

IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS


PROCESO COLOR
GESTIÓN
DISEÑO Y DESARROLLO
PRODUCCIÓN
ALMACENAMIENTO Y DESPACHO

TIPOS DE PROCESOS
A continuación, se presentan los códigos para cada proceso y tipo de documento. A pesar de que no se
evidencian todas las codificaciones, se deja expresado cada uno de los ejemplos de cómo se codificaría
tratándose de cada tipo de documento.

PROCESO CÓDIGO POLITICA OBJET. PROCED. GUÍA. INST. MANUAL


Gestión GC- PO-GC- OB-GC- PR-GC- GU-GC- IN-GC- MA-GC-
compras 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020
Gestión de GV- PO-GV- OB-GV- PR-GV- GU-GV- IN-GV- MA-GV-
ventas 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020
Gestión GH- PO-GH- OB-GH- PR-GH- GU-GH- IN-GH- MA-GH-
Humana 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020
Gestión GF- PO-GF- OB-GF- PR-GF- GU-GF- IN-GF- MA-GF-
financiera 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020
Crédito y RC- PO-RC- OB-RC- PR-RC- GU-RC- IN-RC- MA-RC-
cartera 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020
Investigación ID- PO-ID- OB-ID- PR-ID- GU-ID- IN-ID- MA-ID-
y desarrollo 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020
Control de CC- PO-CC- OB-CC- PR-CC- GU-CC- IN-CC- MA-CC-
calidad 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020
Auditoría AI- PO-AI- OB-AI- PR-AI- GU-AI- IN-AI- MA-AI-
interna 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020
Materia MP- PO-MP- OB-MP- PR-MP- GU-MP- IN-MP- MA-MP-
prima 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020
Producto PT- PO-PT- OB-PT- PR-PT- GU-PT- IN-PT- MA-PT-
terminado 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020
Servicio ST- PO-ST- OB-ST- PR-ST- GU-ST- IN-ST- MA-ST-
técnico 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020
Atención al AC- PO-AC- OB-AC- PR-AC- GU-AC- IN-AC- MA-AC-
cliente 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020
Control de CD- PO-CD- OB-CD- PR-CD- GU-CD- IN-CD- MA-CD-
despachos 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020 01_2020

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:


Paula Alejandra Gómez Paula Alejandra Gómez Vargas.
Gestión de la Calidad. Química.
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

CONCLUSIÓN

La organización determina la información que se debe documentar en el Sistema de Gestión


de Calidad, dicha documentación sirve para adquirir conocimiento, para determinar la
acción de cada proceso y el alcance de los resultados.
El control de la información documentada orienta para la elaboración del documento con
todos sus parámetros, los cuales son autor, aprobación de los documentos, titulo y
asignación de códigos, versión del documento y sus modificaciones cuando son a lugar y
finalmente la fecha de emisión de los documentos. Los documentos deben ser escritos de
una manera entendible y con ilustraciones para hacerlo más entendible.

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