CÓDIGO Aud-001-2022

NORMATIVIDAD VERSIÓN Dic-2022

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA FECHA DE En proceso

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OBJETIVO Auditar los procesos y estándares de las sucursales

ALCANCE A todas las sucursales

-Arqueo de caja (Sucursales foráneas).

-Realizar inventario de todas las piezas sin excepción, con forme la última
actualización en sistema.

CRITERIOS -Revisar el etiquetado.

-Revisar de manera objetiva cada aspecto de los procesos de ventas,

devolución, cancelación, ordenes de trabajo, garantías, piezas en modo de
separación, notas de crédito, notas provisionales, etc.

A.- Auditorias anuales.

B.- Apertura, movilidad o cierre de sucursales.
APICABLES C.- Cambio o baja de personal.
D.- Por mandato oficial de dirección, gerencia de auditoría.
E.- Por evento de robo o asalto de sucursal.

FECHA DE CREACION DE LA *Fecha de FECHA DE ULTIMA *Fecha de ultima

NORMATIVIDAD implementación ACTUALIZACION actualización
RESPOSABLES
DEL *Nombres de los responsables del departamento de auditoría. (GERENTE,
DEPARTAMENT SUB-GERENTE, COORDINADOR, ETC…
O
Gerente de Auditoria *Nombre de auditor titular.
1.-AUDITORES DE CAMPO
2.-AUDITORES DE CAMPO *Plantilla completa de auditoría.
3.- AUDITORES DE CAMPO
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DOCUMENTOS RELACIONADOS

 CARTA DE NOTIFICACION DE AUDITORIA.

 CARPETA DE AUDITORIA EN SUCURSAL.
 CHECKLIST DE AUDITORIA.
 INFORME DE HALLAZGOS.
 CEDULAS DE INCIDENCIAS.
 CARTA DE COMPROMISO DE PAGO (En caso de faltantes).

ACCIONES CORRECTIVAS MERITORIAS DE CEDULA

1.- Las acciones correctivas halladas en sucursal, son aquellas que corresponden a las incidencias por
malas prácticas en operación, distribución o venta de los artículos exhibidos o resguardados en sucursal.

2.-Dichas cedulas corresponderán a la gravedad de la incidencia, dejando constancia de las mismas para su fecha
de corrección, así como del compromiso adquirido a partir de esta; el auditor de campo determinara la gravedad
de dicha cedula en base a lo descrito por el departamento en dicha normatividad.

3.- La dictaminacion de las cedulas están compuestas por el semáforo de gravedad de las mismas; las cuales se
distribuyen en 3 tipos de cedulas:

A.- CEDULA DE ALTO IMPACTO: Son aquellas que por su naturaleza implica un riesgo o faltante de
mercancía, así como de efectivo faltante en los arqueos dispuestos por el departamento de auditoria; esto no
limita su aplicación para el caso de manipulación de mercancía, daño o cualquier defecto que se desprenda de la
revisión de la misma; su aplicación NO será negociable y se considera falta administrativa por parte del o los
responsables de la tienda y de su inventario.

B.- CEDULAS DE MEDIO IMPACTO: Nos referimos a todas aquellas incidencias que corresponden a una o
varias prácticas que se pueden corregir durante la revisión, estas mismas practicas pueden caer en una posible
cedula de alto impacto; al igual que las cedulas de alto impacto, estas tampoco son negociables a la hora de la
revisión de la sucursal, las posibles acciones meritorias para dicha célula pueden ser las siguientes:

B1.- Mal acomodo de mercancía.

B2.- Mal acomodo de las cámaras de seguridad.
B3.- Vitrinas en mal estado o con fallas en cerraduras.
B4.- Falta de herramientas de trabajo.
B5.- Equipo de cómputo en mal estado o con fallas.
B6.- Mobiliario en mal estado o sin etiqueta de inventario.

*Dichos estos ejemplos no se limitan a las posibles actualizaciones de la normatividad las cuales pueden cambiar
si previo aviso según la versión actualizada por parte del departamento.

C.- CEDULAS DE BAJO IMPACTO: Son acciones que corresponden solo a una falta administrativa y que no
representan mayor riesgo para la operación diaria sin embargo son acciones que se pueden corregir al momento
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de la revisión, dichas cedulas a diferencia de las demás SI son negociables para su aplicación siempre y cuando
se corrija la acción, esto de igual manera quedara en el informe como antecedente de la incidencia; estas cedulas
pueden ser aplicables en las siguientes situaciones:

C1.- Limpieza general de la sucursal en aparadores o vitrinas.

C2.- Error en iluminación, o falta de las misma.
C3.- Mal acomodo o distribución del mobiliario de oficina.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

1.- Presentación del auditor en sucursal

1.1.- Responsabilidad del auditor en campo; el auditor esta facultado con el conocimiento necesario para realizar
las auditorias en sucursal; dichas auditorias serán acreditadas mediante el conocimiento de la “Carta de
notificación de auditoria”, la cual será entregada al encargado de la sucursal para su conocimiento, así como para
darse por enterado del periodo de auditoría.

1.2.- El auditor está facultado para empezar de manera inmediata la revisión empezando por el conteo en físico de
las piezas del inventario según la ultima descarga del sistema del inventario.

1.3.- El personal de la sucursal debe de establecer las medidas necesarias para ejecutar el inventario de tal
manera que no afecte a la operación diaria.

1.4.- El auditor está facultado para hacer la apertura de vitrinas, cajones y tener acceso ilimitado a todas las áreas
sin restricción para la correcta ejecución de la revisión sin contra tiempos, según el “Manual de Auditoria”.

2.- Incidencias durante la auditoria

2.1.- Si durante la revisión, se detectan anomalías como son: piezas dañadas, mal etiquetado, piezas sin etiqueta,
error en la información de la pieza, error en la impresión de la etiqueta, etc., el auditor tomará nota de cada uno de
estas anomalías, y las dejará como antecedentes dentro del informe de cierre, para ello deberá solicitar apoyo al
departamento de inventarios, para solicitar las correcciones debidas.

2.2.- El auditor está facultado para hacer mención de los errores antes mencionados y solicitar a la encargada de
la sucursal sacar dichas piezas de su exhibición de ventas, hasta que se vean corregidas cada una de las posibles
anomalías antes mencionadas.

2.3.- Si la pieza esta dañada de su estado original, deberá ser analizada por el auditor en conjunto con el
departamento de V8 para saber si su condición amerita un reenvió a dicho departamento para su proceso de
corrección o bien si se tratase de una pieza que no tiene compostura se le hará saber a la encargada que de igual
manera se concentrara a V8 para su proceso de fundición y para ello se tomara como pieza fuera del inventario y
se cobrara como marca el libro de ventas a mostrador.
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2.4.- Toda incidencia será plasmada con su respectiva cedula de auditoria como marca el “Manual de Auditoria”, y
estas serán custodiadas por el auditor hasta el final de la revisión para presentárselas a la encargada al cierre de
la misma.

3.- Cierre de auditoria

3.1.- Al final de cada auditoria se revisarán las diferencias encontradas en el misma; para ello se notificará a la
encargada de la sucursal los pendientes que se tienen para su aclaración y/o búsqueda de las mismas.

3.2.- El auditor deberá revisar las notas de ventas de la semana en la cual se tuvo la revisión para descartar
aquellas piezas que se vendieron y que no sean consideradas como piezas faltantes al cierre de la misma.

3.3.- El auditor deberá contar con 2 días hábiles para revisar los movimientos de la sucursal como son: notas de
ventas, argollas, separados, envíos a ATC, envíos a V8, etc. desde la última auditoría realizada y descartar
cualquier movimiento erróneo que provocase un faltante o bien algún error en sistema.

3.4.- El personal de la sucursal contará con 7 días hábiles a partir del término del inventario físico para aclarar y/o
buscar las piezas faltantes, esto deberá ser prioridad para el personal ya que solo se les dará dicha fecha límite
para su aclaración de lo contrario se procederá a la firma del cierre de la auditoria en donde se plasmarán
los faltantes resultantes de la misma.

3.5.- Al termino de cada auditoria se firmará la “Carta Compromiso / Anexos 1” en donde se desglosa las piezas
faltantes, así como los pendientes administrativos que se hallan desprendido de la revisión; el fin de esta carta es
comprometer a todo el personal de la sucursal a la aclaración de dichos faltantes, así como la reparación de
la afectación de los mismos; esta carta se imprimirá en 2 tantos, 1 para anexarla a la carpera de auditorias de la
sucursal y otra para el informe de cierre de auditoría.

4.- Conclusión de Auditoria

4.1.- El auditor dará por terminada la revisión de la sucursal una vez que se hallan realizado todas las firmas en
los formatos de cierre como son: Cedulas administrativas, cartas compromiso, etc.

4.2.- El auditor deberá informar a todos los involucrados como son: Dirección comercial, Gerencia administrativa,
Dirección general y Gerencia de auditoría, vía correo electrónico su informe de cierre, así como los compromisos
pactados para la resolución de cada uno de los pendientes que resultasen en dicha revisión.

4.3.- El auditor deberá dar seguimiento a la resolución de cada uno de los pendientes una vez que la fecha límite
del plazo haya concluido y a su vez dará un informe sobre el avance de las aclaraciones antes mencionadas;
dicho seguimiento será de manera electrónica y por correo electrónico; solo en caso de ser necesario, el auditor
regresara a la sucursal para el propio seguimiento.
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5.- Generación del plan de trabajo anual

5.1.- La planificación de las revisiones se llevarán a cabo en medida de las características de cada una de las
sucursales, así como de los antecedentes que hayan tenido en sus auditorias pasadas.

5.2.- Las auditorias son de manera sorpresiva y solo el personal del departamento tiene el conocimiento del
calendario de las mismas, dicha información no deberá ser divulgada por los auditores por ninguna circunstancia
hacia y para las sucursales.

5.3.- En caso de alguna contingencia fuera del control administrativo como son, asaltos, robos y situaciones de
riesgo será la encargada de la sucursal quien dará aviso al departamento de auditoría, así como al de seguridad
para el resguardo, control y conteo de piezas restantes que aun estén en las sucursales.

5.4.- En caso de que exista por algún motivo algún movimiento de la plantilla actual, como son: bajas de personal,
cambio de oficina, etc., será el departamento de auditoria quien avalara dicho movimiento por medio de una
auditoria; si el inventario es correcto antes y después del movimiento del o de las personas que conforman dicha
plantilla.

5.5.- En caso de que el auditor deba dejar de auditar a alguna sucursal por motivos urgentes en otra sucursal,
deberá informarle a la encargada la momentánea suspensión de la auditoria y dejara constancia del estado actual
de la auditoria, y a su regreso, deberá continuar en donde se quedo para concluir con la misma de manera formal.
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Anexos

 CARTA DE NOTIFICACION DE AUDITORIA.

 CARTA DE SUCURSAL (Carpeta de sucursal).

 CARTA COMPROMISO DE AUDITORIA.

 FORMATO DE CEDULAS

PERSONAS RESPONSABLES DEL PROYECTO

Elaboró Gerencia de auditoria

Nombre Nombre

Firma Firma

Gerencia Comercial Dirección general

Nombre Nombre

Firma Firma